A HUMÁNERŐFORRÁS-FEJLESZTÉSI OPERATÍV PROGRAM IDŐKÖZI ÉRTÉKELÉSE. Horizontális témák részfeladat. Zárójelentés Egyeztetett változat

Átírás

1 A HUMÁNERŐFORRÁS-FEJLESZTÉSI OPERATÍV PROGRAM IDŐKÖZI ÉRTÉKELÉSE Horizontális témák részfeladat Zárójelentés Egyeztetett változat április 30. 7

2 Tartalom 1 BEVEZETÉS ELŐZMÉNYEK A PROJEKT CÉLJA A részfeladat célja Megbízó által elvárt eredmények VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ Bevezetés Módszertani eszközök A horizontális szempontok érvényesülésének jelenlegi helyzete Javaslatok EXECUTIVE SUMMARY Introduction Methodological tools Present status of the emergence of horizontal aspects Proposals PROJEKTVÉGREHAJTÁS A PROJEKT MENETE Projektindító megbeszélés Projektindító jelentés benyújtása Dokumentumelemzés A horizontális referensekkel folytatott interjúk Monitoring munkatársakkal és előértékelőkkel folytatott fókuszcsoportos interjúk Kérdőíves megkeresés a kedvezményezettek felé A kedvezményezettekkel folytatott interjúk Záró workshop VÉGREHAJTÁS ÉS ÜTEMEZÉS A HORIZONTÁLIS SZEMPONTOK ELEMZÉSE KAPCSÁN FELMERÜLT MÓDSZERTANI PROBLÉMÁK HELYZETFELTÁRÁS ÉS HELYZETELEMZÉS DOKUMENTUMELEMZÉS Az Esélyegyenlőségi Útmutató HEFOP-központú értékelése A Környezeti Fenntarthatósági Útmutató HEFOP központú értékelése További pályázati dokumentumok elemzése (pályázati útmutató, GYIK, honlap) AZ INTÉZMÉNYRENDSZER MUNKATÁRSAIVAL FOLYTATOTT INTERJÚK A horizontális referensekkel folytatott interjúk A monitoringot végzőkkel folytatott fókuszcsoportos interjúk tapasztalatai A KEDVEZMÉNYEZETTEKTŐL NYERT INFORMÁCIÓKBÓL KÖVETKEZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK Az Esélyegyenlőségi útmutató mennyire nyújt megfelelő útmutatást az esélyegyenlőségi szempontok gyakorlati érvényesítéséhez? A Fenntartható fejlődés útmutató mennyire nyújt megfelelő útmutatást a környezeti fenntarthatóság szempontjainak érvényesítéséhez? A HEFOP pályázati programokban támogatott projektek mennyire és milyen eszközökkel érvényesítik a horizontális szempontokat? A projektek szintjén milyen eltérések vannak az esélyegyenlőségi szempontok érvényesítésében a három terület (nemek közti esélyegyenlőség, romák és fogyatékossággal élők esélyegyenlősége) vonatkozásában? A projektek megvalósítása során milyen mértékben vonják be az érintett csoportok szervezeteit, hogyan, mely fázisokban, milyen szereppel, milyen mélységben? Konkrét esetekben milyen szerepe van a roma szervezeteknek, a fogyatékos emberek szervezeteinek és a nőszervezeteknek a projektek végrehajtásában? A szervezetek részvétele mennyire alapszik valódi partnerségen, vagy mennyire csupán formális részvételen?... 62

3 3.3.6 Milyen projekttevékenységek, tevékenységtípusok segítik, segíthetik leginkább a horizontális szempontok érvényesülését az egyes intézkedések, illetve az egyes projektek szintjén? JAVASLATOK A KEDVEZMÉNYEZETTEKET SEGÍTŐ SZOLGÁLTATÁSOK Javaslatok a horizontális útmutató javítására HORIZONTÁLIS JÓ GYAKORLATOK A jó gyakorlat ismérvei A jó gyakorlatok általános ismérvei A jó gyakorlatok specifikus ismérvei Jó gyakorlatok példák A jó gyakorlatok kiemelésének javasolt mechanizmusa JAVASLATOK A HORIZONTÁLIS VÁLLALÁSOKAT MÉRNI KÉPES INDIKÁTORRENDSZERRE Puha indikátorok, puha eredmények Puha eredmények Puha indikátorok A puha eredmények mérésének fontossága További szempontok a horizontális indikátorok meghatározásához Környezeti indikátorok meghatározásának javasolt módszertana MELLÉKLETEK MEGBESZÉLÉSEK, WORKSHOPOK EMLÉKEZTETŐI Projektindító jelentés emlékeztető Záró workshop emlékeztető A HORIZONTÁLIS REFERENSEKKEL FOLYTATOTT INTERJÚK EMLÉKEZETŐI HEFOP IH interjú emlékeztető OMAI interjú emlékeztető ESZA Kht. interjú emlékeztető STRAPI interjú emlékeztető A MONITORINGOT VÉGZŐKKEL FOLYTATOTT FÓKUSZCSOPORTOS INTERJÚK EMLÉKEZTETŐI HEFOP IH interjú emlékeztető OMAI interjú emlékeztető ESZA Kht. interjú emlékeztető STRAPI interjú emlékeztető A KEDVEZMÉNYEZETTEKKEL FOLYTATOTT INTERJÚK EMLÉKEZTETŐI KÖTHÁLÓ (KÖRNYEZETI TANÁCSADÓ IRODÁK HÁLÓZATA) IRODÁK ELÉRHETŐSÉGE ZÖLD PONT IRODÁK ELÉRHETŐSÉGEI... 98

4 1 Bevezetés Jelen tanulmány a Humánerőforrás-fejlesztési Operatív Program időközi értékelése keretében zajló Horizontális témák részfeladat zárójelentésének egyeztetett verziója. A tanulmány feltárja az esélyegyenlőség és a környezetvédelem, mint minden projekt esetében kötelező szempont, horizontális elv érvényesülését a pályázatokban és a megvalósuló projektekben. Ezek kapcsán javaslatot fogalmaz meg a pályázókat segítő szolgáltatások (mindenekelőtt az esélyegyenlőségi és környezeti fenntarthatósági útmutató) továbbfejlesztésével kapcsolatban, megnevezi a horizontális vállalások teljesülését egyértelműbben igazoló (indikátor)rendszert, valamint a példamutatás, a jó gyakorlatok kiemelésének rendszerére is javaslatot tesz. E hármas cél elérése érdekében a jelentés a következő szerkezeti egységekből épül fel: 1. fejezet: bemutatja a projekt előzményeit, célját, az elvárt eredményeket, valamint tartalmazza a magyar és angol nyelvű vezetői összefoglalót. 2. fejezet: áttekinti az értékelési projekt menetét, ütemezését, valamint az értékelés módszertanát, a feladat végrehajtása során felmerült módszertani nehézségeket és azok megoldásait. 3. fejezet: a horizontális elvek érvényesítésével kapcsolatos jelenlegi pályázói (és intézményi) gyakorlat bemutatása, a részletes értékelő helyzetfeltárás, ami ahhoz szükséges, hogy a tanulmány következő fejezetében HEFOP-specifikus javaslatokat tehessünk. A helyzetfeltárás a módszertani elemek mentén halad, elkülönítve a dokumentumelemzésből, az intézményi szereplőkkel folytatott interjúkból és a kedvezményezetti megkeresésből származó megállapításokat. A helyzetfeltáró feladat ilyetén történő bontását az indokolja, hogy a különböző szereplők véleménye néhol egymásnak ellentmondó. 4. fejezet: a javaslatok megfogalmazása, a szakmai ajánlatban foglalt bontásnak megfelelően négy alfejezetre tagolódik: az útmutató javítására, a jó gyakorlatok beazonosítására és kiemelésének módjára, a lehetséges horizontális indikátorrendszerre és az egyéb felmerülő anomáliákra vonatkozó javaslatokra.

5 1.1 Előzmények A Humánerőforrás-fejlesztési Operatív Program és EQUAL Program Irányító Hatóság nyílt közbeszerzési eljárást írt ki a Humánerőforrás-fejlesztési Operatív Program időközi értékelése tárgyában. A feladatok elvégzését az EX ANTE Tanácsadó Iroda nyerte el. Az időközi értékelés a programvégrehajtás három hangsúlyos vetületére koncentrált: A szerződéskötés kockázatainak elemzése; A horizontális szempontok érvényesülése a HEFOP programjaiban; Indikátorelemzés. Jelen dokumentum a horizontális szempontok érvényesülését vizsgáló elemzés (horizontális témák) részfeladat zárójelentése. 1.2 A projekt célja Megbízó az ajánlattételi felhívásban az alábbi elvárásokat fogalmazta meg a projekttel kapcsolatban: Hosszú távon: Olyan értékelési módszertan jöjjön létre, amely bejáratott alkalmazásaival képes a fejlesztési programok tervezését, megvalósítását és utólagos értékelését tudományos alapossággal, azonban a mindenkori igényeknek megfelelő gyakorlatiassággal támogatni. Rövid távon: Az értékelés segítse elő a jelenleg futó OP jobb megvalósítását, Támogassa a végrehajtás tapasztalatainak strukturált összegzését, Nyújtson támogatást a as tervezési időszak tervezéséhez A részfeladat célja A szakmai ajánlatban a részfeladat céljának az alábbi három fő komponensét jelöltük meg: A horizontális elvárások kapcsán a pályázók irányába nyújtott segítő szolgáltatások (kiemelten pályázati kiírások, horizontális útmutatók, ügyfélszolgálat, GYIK) értékelése, javaslatok megfogalmazása a továbbfejlesztésre, A pályázók projektjeiben, a horizontális témákhoz kapcsolódó kérdésekre adott válaszok elemzése, jó gyakorlatok kiemelése, valamint módszertan kidolgozása a jó gyakorlatok azonosítására és terjesztésére, Javaslat megfogalmazása a horizontális vállalások érvényesülését nyomon követni képes indikátor- és monitoring rendszerre Megbízó által elvárt eredmények javaslatok megfogalmazása a horizontális útmutatók pályázó-barát átdolgozására,

6 a jelenleg futó HEFOP projektekben fellelhető jó gyakorlatok bemutatása (a horizontális témákban), valamint módszertani útmutatást nyújtása a jó gyakorlatok későbbi azonosítására és terjesztésére; javaslatok megfogalmazása a horizontális szempontok érvényesülését mérni képes indikátor- és monitoring rendszerre, megoldási javaslatok megfogalmazása bármely feltárt hiányosság vagy probléma vonatkozásában.

7 1.3 Vezetői összefoglaló Bevezetés Jelen fejezet a Humánerőforrás-fejlesztési Operatív Program időközi értékelésének horizontális szempontok érvényesülésével foglalkozó záró jelentésének vezetői összefoglalója. A tanulmány célja, hogy bemutassa a horizontális elvek érvényesülésének jelenlegi helyzetét a HEFOP intézkedéseiben és ebből következően javaslatokat tegyen a pályázókat e területen segítő útmutatókhoz, szolgáltatásokhoz kapcsolódóan. További cél volt javaslatok megfogalmazása a horizontális jó gyakorlatok kiemelésére és a pályázók horizontális vállalásait mérni képes indikátorrendszerre Módszertani eszközök Az értékelés során a következő módszertani eszközöket alkalmaztuk: Dokumentumelemzés (Horizontális útmutatók, pályázati kiírások és útmutatók, honlapok, GYIK-ek, a pályázók horizontális kérdésekre adott válaszai) Interjúk horizontális referensekkel Fókuszcsoportos interjúk (a KSZ-ek monitoringot és előértékelést végző munkatársaival) Kérdőíves megkeresés a kedvezményezettek felé Kedvezményezetti interjúk A dokumentumelemzés során az Esélyegyenlőségi és a Környezeti Fenntarthatósági Útmutató, illetve a pályázói válaszok voltak az elemzés középpontjában. A pályázói válaszokból főként az útmutatók pályázói értelmezésének helyességére, a pályázók szemléletére kaptunk visszajelzést. Az IH és a KSZ-ek horizontális referenseivel folytatott interjúk során a horizontális szempontok intézményen belüli fontosságát, a pályázati rendszerben betöltött szerepét, az új horizontális útmutatók elfogadottságát, a pályázók horizontális válaszainak általános színvonalát, a jó gyakorlatok kiemelésének esetlegesen meglévő eljárásait térképeztük fel. A fókuszcsoportos interjúk inkább a monitoringot végző munkatársakra irányultak. Az interjúk célja annak feltárása volt, hogy milyen különbségek léteznek esélyegyenlőség és környezeti fenntarthatóság tekintetében az egyes intézkedések, alintézkedések között; valamint, hogy a pályázatban tett horizontális vállalások hogyan valósulnak meg a gyakorlatban. A kedvezményezettek részére megküldött kérdőív segítségével főképp arra kerestük a választ, hogy mennyire tartják fontosnak a horizontális elveket, használhatónak tartják-e az új útmutatókat, kellett-e (és ha igen, akkor milyen) segítséget igénybe venniük a kérdések megválaszolásához, valamint hogyan tudták a pályázatban tett vállalásaikat a gyakorlatba átültetni. A személyes interjúk a kérdőívekből nyert válaszok mentén haladtak, azon intézkedések kedvezményezetteit is elérve, ahol a kérdőívekre alacsonyabb arányban válaszoltak.

8 1.3.3 A horizontális szempontok érvényesülésének jelenlegi helyzete 1. A horizontális útmutatók használhatóságának elemzése Az Esélyegyenlőségi és a Környezeti Fenntarthatósági Útmutató, valamint a hozzájuk csatlakozó dokumentumok (pályázati kiírás és útmutató, honlapok, GYIK-ek) elemzését követően a következő jellemzőket emeltük ki: Különösen az esélyegyenlőségre igaz, hogy a téma Magyarországon még viszonylag újdonságnak számít, ezért pontosabb, gyakorlatiasabb magyarázatára van szükség. Viszont éppen az esélyegyenlőségi útmutatóból hiányzik leginkább a szemléletformálásra, a meggyőzésre való törekvés: adós marad a miértekkel, nem ismertet érveket, állapotokat, hatásokat, nem ír olyat, amivel a pályázó igazán azonosulhatna. A szemléletformálás az intézményrendszeri interjúkon is felmerült: a komplex megközelítés szükségességét hangsúlyozta az interjúalany, amibe képzés, a pályázók más csatornákon történő elérése is beletartozik. És mindennnek ki kell egészülnie a gateway-elv, a horizontális témákból való kötelező minimum-pontszám elérésének további szigorú alkalmazásával is, hogy ezáltal is a témát komolyan vegyék a pályázók. A szemléletformálás hiányából következik, hogy az útmutatók szemlélete meglehetősen mechanikus. A legfőbb érvük, hogy a horizontális elvek alkalmazásával Uniós források lehívására nyílik lehetőség. Ez a megközelítés természetes módon alakítja ki a pályázókban azt a hozzáállást, hogy a horizontális szempontokat az Unió egy újabb bürokratikus elvárásának vegyék. Ez a mechanikus szemlélet a kedvezményezetti interjúkon is előkerült: a pályázók azt kérték, hogy legyen még alaposabb, az egyes alternatívákat, beruházásokat, fejlesztéseket, sőt termékeket konkrétan megnevező útmutató. Ez a felvetés jól tükrözi a pályázók az útmutató szemléletével megegyező mechanikus gondolkodását, melynek ráadásul további erősítését várják. Ezt a kedvezményezetti felvetést azonban nem gondoljuk támogathatónak. (Szakmailag sem egyértelmű az egyes (pl. környezeti) alternatívák megítélése, az összehasonlító elemzések is sokszor tudományos vitákba torkollanak, s nem lehet igazságot tenni. Ráadásul, ami jó megoldás lehet az egyik helyen, az máshol már korántsem az.) A környezeti útmutató csakúgy, mint az esélyegyenlőségi olyan moduláris szerkezetben készült, hogy az összes pályázó megtalálja benne a projektjére vonatkozó részt. A projektspecifikus útmutatás azonban több HEFOP intézkedésnél kevésnek bizonyul: a környezeti útmutató nem kellőképpen HEFOP-specifikus, melynek oka, hogy a HEFOPra a közvetett környezeti hatások a jellemzőek. Az IH, KSZ munkatársakkal folytatott interjún megerősítést nyert ez a felvetés: HEFOP-, sőt intézkedés-specifikus útmutatókra lenne szükség: amely minél több konkrét példát, felszínre került jó gyakorlatot tartalmaznak így összegezhető a véleményük. Maga a HEFOP, ezen belül az egyes intézkedések, azok pályázati kiírásai jellemzően az esélyegyenlőségi célcsoportok valamelyikére irányulnak. Vélhetően ennek tudható be, hogy adott pályázat kiírásakor nyilvánvalónak és egyértelműnek tekintik, hogy a horizontális szempontok szinte automatikusan teljesültek az intézkedés megfogalmazásával és a pályázat kiírásával. Így a horizontális szempontokra nem irányul külön figyelem, pedig korántsem biztos, hogy a projekt automatikusan teljesíti az esélyegyenlőség / környezetvédelem komplex szempontrendszerét. A kedvezményezetti válaszokból, valamint a pályázók horizontális kérdésekre adott válaszaiból az derült ki, hogy a pályázók a projektmenedzsment, a szervezet területén kevéssé érvényesítik a kedvezményezettek a környezeti és esélyegyenlőségi szempontokat, túlzottan a projekt szintjén gondolkodnak. Ezt a szervezet szintjén való gondolkodást jobban kell hangsúlyozni azon projektek esetében, ahol a tevékenység szintjén nehezebb az érvényesítés.

9 2. A jó gyakorlatok beazonosítása és kiemelése kapcsán tett megállapítások A horizontális jó gyakorlatok kiemelésének gyakorlatához értelemszerűen csak az intézményrendszer munkatársaitól nyerhettünk információkat. Általános összefoglalásként az jelenthető ki, hogy nincsenek meg az objektív kritériumai annak, hogy mi tekinthető jó gyakorlatnak; a monitoringot végzők összehasonlítása jelenti az egyedüli támpontot. Ebből következően a jó gyakorlat kiemelésének sincs meg a bejáratott, mechanikus, szabályozott kiemelési módja. Az eddigi ilyen jellegű törekvések inkább kampányszerűek voltak. A kedvezményezetti megkeresésekből és a horizontális válaszaik áttekintéséből viszont az derült ki, hogy noha a pályázói válaszok minősége igen nagy szórást mutat, de léteznek kiemelésre méltó, jó gyakorlatok. 3. A horizontális szempontokhoz használt indikátorok A helyzetfeltárás során bizonyítást nyert, hogy kimondott horizontális indikátorokat a pályázók nem használnak. A leggyakrabban használt férfi / női megbontás nem elégséges a nemek közti esélyegyenlőség vizsgálatához, hiszen azt már nem mondja meg a mutató, hogy a szervezet / a projekt egyes szintjein is egyforma arányban vannak-e képviselve a férfiak és a nők, megegyezik-e fizetésük, stb. Főként a kedvezményezettek részéről, de az intézményrendszeren belüli interjúk során is felmerült, hogy a roma célcsoport bevonásának igazolása igen nehézkes alkotmányos jogot sért, ha a bevonandó személyt származásáról nyilatkozatra kényszerítjük; a helyi CKÖvel való együttműködés ennek igazolására pedig alapvetően csak kisléptékű, helyi szintű projekteknél lehetséges. A pályázók gyakran csak a törvénybe foglalt minimumot teljesítik az intézményrendszer munkatársai szerint. Ez nagy hiányosság, hiszen a horizontális elvárások lényege éppen az, hogy túlmennek a jogszabályi elvárásokon. 4. Egyéb megállapítások, szemléletbeli problémák, gyakorlati nehézségek Az interjúk során erőteljesen érezhető volt az a jelenség valamennyi érintett tehát horizontális referensek, monitorozók, előértékelők (és a pályázók) részéről, hogy a horizontális szempontok érvényesíthetőségét mintegy összemossák adott intézkedés, pályázat fő célkitűzésével és tartalmával. Azaz: az ERFA jellegű intézkedéseknél a fenntarthatósági szempontok evidens és egyszerű érvényesíthetőségét jegyzik meg, míg ESZA-típusú intézkedések esetében az esélyegyenlőségi szempontok evidenciájára utalnak. Ez azonban egyáltalán nem evidens, egyik szempontból sem. A közbeszerzési kiírás során szempontként igen nehéz megjeleníteni, mondjuk a romák által sűrűn lakott vidékek esetében azon vállalkozások preferálását, amelyek romákat is alkalmaznak (ehhez azonban a közbeszerzési törvény módosítása lenne szükség). A környezeti szempontok érvényesítése a közbeszerzésekben, a zöld közbeszerzés kivitelezhetőbb lenne, ám ennek gyakorlata sem elterjedt. A kedvezményezetti megkeresésekből kiderült, hogy a kedvezményezettek 2/3-a igénybe vett külső segítséget a horizontális megfeleléshez, de ezen kedvezményezettek közül csak 4-8% fordult a horizontális referenshez problémájával. A pályázók az esélyegyenlőségi célcsoportokat magas arányban, de a környezetvédelemmel foglalkozó szervezeteket csak igen kis számban vonják be a projektjeikbe.

10 Több kedvezményezett is megjegyezte, hogy maga az intézményrendszer sem eléggé példamutató a területen, hiszen például egyszerre követelnek környezettudatosságot és a jelentések több példányban történő, nagy terjedelmű, papíralapú leadását Javaslatok A horizontális elvek érvényesítése kapcsán két szcenárió játszódhat le, a pályázó, kedvezményezett, de akár az előértékelő is kétféle utat járhat be. Mechanikus megfelelés Szándék Gondolat Cselekvés Eredmény Az egyik út a mechanikus megfelelésé márpedig a túlzott standardizálás minden célcsoport esetében ide vezet. Ez az út azonban vakvágány, a horizontális szempontoknak való megfelelés követelményét ugyan formailag kipipálja, de a valóságban azok érvényesüléséhez nem járul hozzá. A másik út a szemléletformálásé, ami sokkal hosszabb és nehezebb is. A megfelelési szándékot itt a gondolkodás kell, hogy kövesse, hogy kialakuljanak azok az ötletek, gondolatok, amelyek specifikusan alkalmazhatóak, majd cselekvés által megvalósíthatóak, amellyel elérhet bizonyos eredményeket. Ez lenne a helyes út, amely valódi és fenntartható hatást produkál. 1. A kedvezményezetteket segítő szolgáltatások Az útmutatók önmagukban nem elégségesek a horizontális szempontok érvényesülésének támogatására, csak egy összetettebb támogató rendszer részeként. Az útmutató javításától önmagában még nem várható jelentős előrelépés, csak akkor, ha ezt más támogató funkciók fejlesztése is megerősíti. A komplex megközelítést az alábbi ábra szemlélteti:

11 K é pz é s Referensek El o é rt é kel o k Monitorok Kedvezm é nye - zettek Szeml é let - form á l ó akci ó k D í jak M é dia Ú tmutat ó k Kiigaz í t á sok, tov á bbfejleszt é s Testre szabott elektronikus verzi ó Horizont á lis elvek é rv é nyes ü - l é s é nek t á mogat á sa Tapasztalat - csere Int é zm é nyrend - szeren bel ü l Kedvezm é nye - zettek k ö z ö tt EQUAL Referensek J ó gyakorlatok gy u jt é se, k ö zz é t é tele Akt í v seg í ts é gny ú jt á s Hozz á f é r é s Az inform á ci ó hoz val ó hozz á f é r é s c é lcsopotrra szabott technik á inak kialak í t á sa Az alábbiakban e rendszer elemeit mutatjuk be. 1. A támogató rendszer fejlesztésének fontos pontja lenne a horizontális témákért felelős referensek megerősítése, munkájuk sokkal intenzívebb tartalommal való feltöltése.: Egyrészt a projektszintű jó gyakorlatok gyűjtésének koordinálói, menedzserei kell legyenek. A pályázóknak és a projekteket végrehajtó kedvezményezetteknek a horizontális referenseknek aktív segítséget kell nyújtaniuk. Mindehhez természetesen szükséges a referensi kapacitások minőségi és mennyiségi fejlesztése. 2. Az információkhoz, útmutatáshoz és más támogató funkciókhoz való hozzáférés fejlesztése szintén elengedhetetlen elem. Ennek egyrészt megjelenik egy fizikaitechnológiai dimenziója, másrészt fontos a tartalmi, formabeli dimenziója is: a szükséges információt az adott célcsoport számára kezelhető formában, érthető nyelvezettel, testre szabottan kell eljuttatni. Elengedhetetlenek a személyes, egyedi kommunikációra épülő elemek. A tájékoztató kiadványoknak papíralapú formában is szükséges megjelenniük, mivel egyes pályázói csoportok esetében szélesebb kör elérése biztosítható ily módon. Fontos továbbá azon szervezetek, szakértők elérhetőségének közzététele, akik a pályázó (kedvezményezett) részére szakmai segítséget tudnak nyújtani. (Például esélyegyenlőség területén Esélyek Háza, Egyenlő Bánásmód Hivatal; környezetvédelem kérdésében a KÖTHÁLÓ vagy a Zöld Pont Irodák hálózata.) 3. A tapasztalatcsere a horizontális elvek újszerű jellege miatt lehet rendkívül hatásos támogató elem. Ennek különböző célcsoportok esetében különféle dimenziói jelenhetnek meg: Az egyik típusú tapasztalatcsere az intézményrendszeren belül zajlik. Itt az előértékelők, monitoringot végzők, horizontális referensek oszthatják meg tapasztalataikat, megfigyeléseiket, javaslataikat, egy-egy KSZ-en belül, illetve OP- és KTK szinten is.

12 A tapasztalatcsere hasznos eszköz a kedvezményezettek között is. Ennek egyik működőképes, de közvetett formája a jó gyakorlatok feltárása és megosztása. Az intézményrendszer feladata itt egyrészt az ilyen késztetés felébresztése a szemléletformáló akciók által, másrészt a kezdeményezések felkarolása és támogatása. Mind az intézményrendszeren belül, mind a kedvezményezetti körben a tapasztalatcsere egyik igen fontos, és mindezidáig nagyrészt kiaknázatlan terepe az EQUAL Program. Az EQUAL-nek alapeleme a mainstreaming, vagyis a tapasztalatok beépítése a szakpolitikai gyakorlatba, amelynek egyik elsődleges célterülete éppen a HEFOP. 4. Az alapvetések között is kiemeltük, hogy a horizontális szempontok érvényesítésének feladata elsősorban szemléletformálási feladat. A szemléletformálásban leghatékonyabbak a PR-jellegű akciók lehetnek. Sikeresnek bizonyult e témakörben például a KTK IH kezdeményezése a horizontális szempontok érvényesítéséért járó díjak kapcsán. A szemléletformálás egyik fontos aspektusa az intézményi példamutatás, hitelesség. Szükséges, hogy a pályázó felé megfogalmazott elvárásoknak az intézményrendszer is feleljen meg sőt, mutasson ebben jó példát, azaz az útmutatóban megfogalmazottak az intézményen belül is érvényesüljenek. A tényleges szemléletformálásnak egyik fontos alappillére a gateway-elv következetes alkalmazása a horizontális vállalások értékelésére. 5. A képzés szintén fontos eleme e támogató funkcióknak. A felkészítéseknek nem elsősorban a horizontális kérdésekkel kapcsolatba kerülő munkatársakra (előértékelők, monitoring munkatársak, valamint a KSZ-ek és az IH munkatársai) kell vonatkoznia. Ez a csoport sokkal jobban célozható, részvételük biztosítása lényegesen egyszerűbb, és a megoldás jóval költséghatékonyabb is, mint a kedvezményezettek képzése. 6. Az útmutatókkal a következő pont külön foglalkozik. 2. Javaslatok a horizontális útmutató javítására Szükséges az útmutatók mechanikus szemléletének oldása, a szemléletformálásra kell a hangsúlyt helyeznie. Szükséges, hogy az útmutatók: Elmagyarázzák a horizontális elveket (mit jelent a fenntarthatóság, mitől több mint a környezetvédelem; mit jelent az esélyegyenlőség, mitől több mint a diszkriminációmentesség). Bemutassák, hogy miért fontosak ezek az elvek, milyen negatív hatásokkal kell számolni, ha ezeket nem érvényesítik. Meggyőzzék az olvasót az elvek helyességéről, fontosságáról. E két hangsúlyos ponton felül a további változtatások szükségesek az útmutatókban: Komplex szemlélet erősítése: A horizontális szempontok érvényesítésének a célja a gondolkodtatáson keresztül történő szemléletformálás, az, hogy pozitív tevékenysége ne álljon meg a projekt határainál. Ennek érdekében az útmutatónak hangsúlyoznia kell: o az életciklus szemléletet: A horizontális szempont érvényesítése ne csak a projektidőszakra terjedjen ki, hanem a továbbiakban is maradjon meg. o a szervezeti szinten tett vállalásokat: A projektben érintett szervezeti egységnél működő gyakorlat idővel az egész szervezetre vonatkozzon.

13 Előrelépés, meghaladás: Az eddigiekből látható, és az útmutatóban explicite megjelenítendő, hogy a horizontális vállalások erősen szubjektívek. A minimálisan elvárt, kötelező elemeket a jogszabályok előírják azok betartása kötelezettség, nem horizontális vállalás. Ez utóbbi az egyén, a szervezet szubjektív döntése, annak fényében, hogy hol tart a horizontális elvek alkalmazásában. Ennek jegyében nagyon fontos annak a rögzítése is, hogy az eredendően valamelyik horizontális szempontra kiírt intézkedésben is lényeges az adott horizontális szempont érvényesítése. Például az esélyegyenlőségi vállalás egy esélyegyenlőség orientált projektben sem hagyható el! Jogszabályi követelmények megjelenítése: Az útmutatónak érthetően megfogalmazva ismertetnie kell, hogy melyek azok a jogszabályi előírások, melyek alkalmazása kötelező, ennél fogva horizontális vállalásként csak az ezeket meghaladó tevékenységek fogadhatók el. Tanúsítványok megjelenítése: Az előző ponttal párhuzamosan mi nem tekinthető horizontális vállalásnak, abban is segítséget kell nyújtani a pályázónak, hogy mi tekinthető annak. Ennek jó eszköze a kapcsolódó tanúsítványok (pl. Zöld munkahely, Családbarát munkahely, stb.) felsorolása. Ezek orientálhatják a pályázó gondolkodását, kiindulópontként szolgálhatnak. Moduláris felépítés: Ennek még hangsúlyosabb érvényesítésével a pályázónak nem kellene az egész útmutatót végigolvasnia, ugyanakkor nagyobb biztonsággal lehetne megtalálni a tényleg fontos szempontokat. Elektronikus szűrés: Előző pontnak továbbfejlesztése lehetne az útmutatók olyan elektronikus változatának elkészítése, amely néhány célzott kérdéssel irányítaná a felhasználót, és csak a számára valóban releváns útmutató-részeket mutatná meg. Közvetlen / közvetett környezeti hatások hangsúlyozása: A HEFOP általános útmutatót szét kellene bontani, közvetlen (építés) és közvetett (képzés, foglalkoztatás, stb.) hatásokkal járó tevékenységekre. 3. Javaslatok a horizontális jó gyakorlatok azonosítása és kiemelése kapcsán Fontosnak tartjuk, hogy a horizontális szempontok érvényesítési lehetőségének egyensúlyban kell lenni az adott projekt tevékenységével. Egy horizontális szempont érvényesítése akkor megfelelő, ha valóban illik a kérdéses tevékenységhez. Ennek megfelelően lehetnek olyan projektek, ahol nagyon sok lehetőség kínálkozik, s olyanok, ahol kevés. Az a projekt, ahol több a lehetőség, az nem jobb, mint az, ahol kisebb a lehetőség. A jó gyakorlatok ismérveit a következőképpen határoztuk meg: Az útmutató szempontrendszerének megfelelő: a jövőben esetleg magának az útmutatónak is részét képező a jó gyakorlat tár nem mondhat ellent az útmutatóknak, hiszen célja nem alternatívák felkínálása (vagy a pályázók összezavarása), hanem az útmutatók használatának megkönnyítése, megértésük elősegítése. Mindkét horizontális szempontból legalább átlagos értékelést kapott: Szakmailag nem elfogadható, hogy olyan projekt szolgáljon példaként, ha az egyik horizontális szempontnak való megfelelése meg oly tökéletes is, amelyik a másik szempont szerint kifejezetten gyenge. Adaptálható: A jó gyakorlat ne építsen olyan projektspecifikus szempontokra, körülményekre, amelyek miatt az eredeti kontextusából kiragadva (vagyis egy másik projektbe illesztve) már nem használható.

14 Innovatív: A jó gyakorlat tár áttekinthetőségének megőrzése érdekében, adott mennyiségű jó gyakorlat elérése után fokozottan ügyelni kell a példák további gyűlésének korlátozására, ekkor az innovativitás is szűrési feltétel lehet. A jó gyakorlatok kiemelésének javasolt mechanizmusa Előértékelő Monitoring szakértő Horizontális referens Partnerségi testület Jó tevékenység Jó gyakorlat Beillesztett jó gyakorlat Igazolt jó gyakorlat 1. A jó gyakorlat legelőször a projekt értékelése során tűnik ki. Az előértékeli megjelöli horizontális vállalást, mint szerinte pozitív példát, potenciális jó gyakorlatot, jó tevékenységet. 2. A monitoring látogatás előtt a monitoring szakértő értesül róla, hogy mely projektek esetében lehetnek jó gyakorlatok. A látogatás során megvizsgálja, hogy az eltervezett jó gyakorlat valóban működik-e, és amennyiben igen, úgy ezt belefoglalja a jelentésébe. 3. A jó gyakorlatok kiemelésének koordinálása alapvetően az IH horizontális referensek feladata. A horizontális referensek végzik a projektek ismertetett szűrését. 4. Ahhoz, hogy a példa bekerüljön a jó gyakorlat tárba, a horizontális témákban illetékes szakmai testületek (a HEFOP-ban a Monitoring Bizottságban jelen lévő partnerségi testületek) jóváhagyása szükséges. A mechanizmus egyik lényegi gondolata, hogy csak azok a jó gyakorlatok kerüljenek a jó gyakorlat tárba, melyek legalább a fenti négy lépcsőt végigjárják. Így elkerülhető, hogy elméletileg jónak tűnő, de a gyakorlatban valami miatt nem megvalósítható példák terjedjenek. Hátránya viszont a módszernek, hogy a programvégrehajtás első szakaszában a jó gyakorlat tár nem töltődik. Ez azonban áthidalható, mivel a horizontális szempontokkal kapcsolatos kérdések hangsúlyozottan átnyúlnak a programozási időszakokon. 4. Javaslatok a horizontális vállalásokat mérni képes indikátorrendszerre A horizontális vállalások mérésének módszertanára az ún. puha indikátorok alkalmazását javasoljuk. Ezek az indikátortípusok nem elégítik ki a SMART kritériumokat, azonban jól használhatók olyan, nehezen számszerűsíthető tényezők mérésére, mint a horizontális témák. A puha indikátorok alkalmazására jó példa az alsó tagozatos általános iskolások értékelése; ma már ez nem csak érdemjegyekkel történhet, hanem szöveges leírással is. A környezeti indikátoroknak egységes európai rendszere van, amelyet az Európai Környezetvédelmi Ügynökség dolgozott ki. Ehhez illeszkedve egy egyszerűsített sémát javasolunk, amelynek célja a módszeres tervezésre való nevelés, a szemléletformálás. Számunkra az a lényeges, hogy Számunkra tehát a terhelés indikátor fontos, azaz hogy milyen környezetet érő terhelések keletkeznek egy-egy tevékenység kapcsán, s azok mennyire jelentősek. Azaz a projektnek

15 azt kellene bemutatnia, hogy milyen terhelések várhatók a tevékenység megvalósítása esetén. Esetünkben az indikátorok másik, alkalmazásra javasolt csoportja a válaszindikátorok lehetnek, amelyek bemutatják, a környezetterhelés csökkentése érdekében tett intézkedéseket. A környezeti vállalás végrehajtása természetesen csak úgy ellenőrizhető, ha a válasz indikátorokat a pályázatban bekérjük; egy környezetre vonatkozó táblázatba rendezve az információkat. A monitoringnak ezeknek a terheléscsökkentő intézkedéseknek a megvalósulására kell irányulnia. Közvetlen terhelés Intézkedés, válasz indikátor Eredmény indikátor Közvetett terhelés Intézkedés, válasz indikátor Eredmény Indikátor Tevékenység 1 Tevékenység 2 Tevékenység n

16 1.4 Executive summary Introduction This chapter is the executive summary of the final report on the emergence of horizontal aspects, which has been carried out in the frame of mid-term evaluation of the Human Resource Development Operational Programme (HRDOP). The goal of this study is to represent the present status of the emergence of horizontal principals in the measures of HRDOP, and to make proposals related to guides and services which help the applicants on this field. A further goal has been to make proposals for highlighting horizontal best practices and for an indicator-system which is able to measure the horizontal commitments of the applicants Methodological tools In the course of the evaluation, we used the following methodological tools: Document analysis (horizontal guides, callings for tender, tender guides, websites, FAQs, the applicants answers for horizontal questions) Interviews with horizontal rapporteurs Focus-group interviews (with the monitoring and pre-evaluator staff of the IBs) Questionnaires to the beneficiaries Interviews with beneficiaries In the course of document analysis, Guide for Equal Opportunities, Guide for the Environmental Sustainability and the answers of the applicants were in the center of the evaluation. From the answers of the applicants, we got feedback especially from the correctness of understanding the guides, and from the approach of the applicants. In the course of the interviews with the horizontal rapporteurs of the MA and the IBs, we have mapped the importance of horizontal aspects within the institutional system, the role of it in the tendering system, the acceptance of the new horizontal guides, the general level of the applicants horizontal answers and the possibly existing procedures of highlighting the best practices. Focus-group interviews were rather concentrated on the monitoring staff. Goal of the interviews were to recover that what kind of differences exist in point of equal opportunities and environmental sustainability among the single measures, sub-measures, as well as how the horizontal commitments are realized in practice. With the help of the questionnaires sent to the applicants, we tried to find out that how important they think the horizontal principles, whether they find the new guides useful, whether they asked for help in order to answer the questions, as well as how they adapted their commitments to practice. Personal interviews went along by the answers learnt from the questionnaires. With these personal interviews we could reach the beneficiaries of those measures, too, where answers had arrived back in smaller rates.

17 1.4.3 Present status of the emergence of horizontal aspects 1. Assay of the usefulness of horizontal guides After analyzing the Guide for Equal Opportunities and the Guide for Environmental Sustainability, as well as their related documents (calling for tender, tender guide, websites, FAQs), we have highlighted the following features: It is true, especially in the point of equal opportunities, that the issue is a relative novelty in Hungary; hence, it is necessary to explain it more accurate and more practical. However, efforts for forming approach, for conviction are missing the most, right from the guide for equal opportunities. The issue of forming approach also emerged on the interviews made with the actors of the institutional system: the interviewee highlighted the necessity of complex approach which involves trainings and reaching applicants via other channels, too. Furthermore, all of this should be complemented by the further strict use of the gateway principle, too, which is the obligatory reach of a minimum score in the horizontal issues; in order the applicants take serious the issue. It comes from the lack of forming approach that the approach of the guides is fairly mechanical. Their topmost argument is that the applicant has the possibility for the drawdown of European sources by the use of horizontal principals. This approach naturally shapes such an attitude in the applicants that they reckon the horizontal principles as another bureaucratic expectation of the EU. This mechanical approach emerged on the interviews with the beneficiaries, too: applicants requested that it should be a guide which is more profound, and which names tangibly the single alternatives, investments, developments, moreover products. This posing, which corresponds to the approach of the guide, well mirrors the mechanical mind of the applicants, moreover they expect to strengthen it. However, we do not think this posing supportable. (The judgment of the single (e.g. environmental) alternatives is not obvious even among experts; comparative studies also often end in academic debates, and there is no single truth. Additionally, a solution which can be good at one project, it can be far from good at another.) The environmental guide, as well as the guide for equal opportunities, was made in such a modular system in which all of the applicants can find a part that refers to their project. However, project-specific guide seems to be not enough in the case of several measures of HRDOP: the environmental guide is insufficiently HRDOP specific, of which reason is that in the case of HRDOP, indirect environmental impacts are the typical. This posing has been confirmed on the interview with the staff of the MA and the IBs: there should be HRDOP specific, moreover measure specific guides which contain the more examples and outcropped best practices; thus their opinion could be summarized. The HRDOP itself, and within it the single measures, their callings for tender characteristically aim at either of the equal opportunities target-groups. Presumably this is the reason why, at calling of the certain tender, it seems to be obvious and unequivocal that horizontal aspects have been almost automatically realized by framing the measure and the calling for tender. From the answers of the beneficiaries, as well as from the answers of the applicants on the horizontal questions, it emerged that applicants poorly enforce the environmental and equal opportunities aspects in the field of the project management and the organization, they think overly on project level. Thinking on organizational level must be more highlighted in the case of those projects at which enforcement is more difficult on the level of activities.

18 2. Statements relating to identification and highlighting best practices Information for the practice of highlighting the horizontal best practices can be got in implicitly only from the staff of the institutional system. As a general summary, it can be stated that there are no objective criteria of what can be reckoned as best practices; the only base is the comparisons of the monitoring staff. Hence, there are no routinish, mechanical, ruled methods of highlighting best practices. Efforts for this were rather campaign-like in the past. However, from the answers of the beneficiaries and the applicants, it cleared up that although the answers show a very big deviation there are best practices that are worth to highlight. 3. Indicators used for horizontal aspects In the course of exploring the situation, it was proved that the applicants do not use typical horizontal indicators. The most often used men/women partition is not enough for the review of equal opportunities between the sexes, because the indicator does not show whether the sexes are represented in the same rate on organizational / project level, their salaries are equaled, etc. It emerged, especially on the side of the beneficiaries, but also in the course of the interviews with the actors of the institutional system, that verifying the involvement of the Roma targetgroup is very difficult; it offends constitutional rights, if the person, who is wished to be involved, is forced to make a statement on his / her ancestry; cooperation with the local Gipsy Minority Local Government for the verification of this is basically possible only at local level projects. According to the staff of the institutional system, applicants often fulfill only the minimum demanded by law. This is a great deficiency, because the essence of horizontal expectations is right to go beyond the legal expectations. 4. Other statements, problems in the approach, practical difficulties In the course of the interviews, it was very appreciable that every stakeholder i.e. the horizontal rapporteurs, monitors, pre-evaluators and also the applicants makes the enforceability of horizontal aspects run into the main objectives and content of the certain measure. Namely, at the ERDF-type measures they mentioned the evident and easy enforceability of the sustainability aspect; while in the case of ESF-type measures, they referred to the obviousness of the equal opportunities aspect. However, these are far from evident, from none of the aspects. In the course of an invitation for public procurement, it is very difficult to represent as an aspect the preference of those enterprises which employ Roma people, for example in the case of such areas that are densely populated by Roma people. (For this, the public procurement act should be changed.) Enforcement of environmental aspects in public procurements, the so called green public procurement could be carried out more easily, but neither its practice is widespread. It emerged from the answers of the applicants that two-third of the applicants resorted outer assistance for the horizontal correspondence, and only 4-8% of these applicants had applied to the horizontal rapporteur with its horizontal problems. Equal opportunities target-groups are involved in high rate but organizations dealing with environmental are involved only in low number into the projects. A number of applicants remarked that either the institutional system itself do not set examples in this field, because for example they require environmental-consciousness and the handle-in of the reports in several paper-based copies in the same time.

19 1.4.4 Proposals 1. Services that assist to the recipients The guides alone do not enough for the assistance of the enforcement of horizontal aspects; they are effective only as part of a complex support system. Significant headway can be expected only in that case, if it is strengthened by other supporting functions beside the improvement of the guide. The following diagram presents the complex approach: Training Rapporteurs Pre-evaluators Monitors Beneficiaries Approach-forming actions Fees Media Guides Adjustments Improvement Customized electronic version Support of the emergence of horizontal aspects Experience exchange Within the institutional system Among beneficiaries EQUAL Rapporteurs Collection, issuance of Best practices Active assistance Gateway Development of target-group customized technics of the access to information Hereinafter, we represent the element of this system. 1. Strengthening of rapporteurs who are liable for the horizontal issues and loading their job with a more intensive content would be an important point of the development of the institutional system: On the one hand, collection of project-level best practices should have coordinators, managers. On the other hand, horizontal rapporteurs must provide active assistance to the applicants and the beneficiaries who implement the projects. For these, however, qualitative and quantitative development of the rapporteur capacity is a must. 2. Development of the access to information, guides and other support functions are also a crucial element. On the one hand, it has a material-technological dimension; on the other hand, its content and formal dimension is also important: the necessary information must be passed to the certain target-group in a handleable form, with an articulate and targetgroup customized style. The personal elements, which are built on single communication, are crucial.

20 Information brochures need to be issued on a paper-based form, too, because in the case of some applicant groups, reaching a larger range of them could be possible by these brochures. Furthermore, disclosure of the availability of those organizations and experts that can provide professional assistance to the applicants is also important. 3. Experience exchange can be an extraordinarily effective supporting element because of the newness of the horizontal principals. Its different dimensions can show up, in the case of different target-groups: One type of experience exchange happens within the institutional system. Here, within the frame of a single IB, as well as on OP level and CSF level, pre-evaluators, monitors and horizontal rapporteurs can share their experiences, observations, proposals. Experience exchange is a useful instrument among the beneficiaries, too. One of its operable but indirect forms is disclosing and disseminating of best practices. In terms of this, duty of the institutional system on the one hand is to arouse the willingness by approach-forming actions, on the other hand, to take up and support the initiatives. The EQUAL Programme is one of a crucial important but not utilized field of experience exchange both within the institutional system and the circle of beneficiaries. A base element of the EQUAL is the mainstreaming, that is to build the experiences in the policy practice, of which primary objective is the HRDOP. 4. The task of the enforcement of horizontal aspects is primarily an approach-forming task. PR type actions can be the most effective in forming the approach. For example, the initiative of the CSF MA in this field, that gave prizes for the enforcement of the horizontal aspect, was very successful. An important aspect of forming the approach is authenticity and setting examples by the institutions. The institutional system must also correspond with the expectations drawn-up towards the beneficiaries; moreover it has to show good examples, i.e. the content of the guide must be used within the institutional system. One important keystone of the approach-forming is the consequence use of the gateway-principle for the evaluation of the horizontal undertakings. 5. Training is also an important element of this supporting function. Coaching should be focused primarily on those staff (pre-evaluators, monitors, as well as the staff of IBs and the MA) that comes into contact with horizontal questions. This group can be aimed at better than the beneficiaries, and ensuring their participation is easier and more costefficient than training the beneficiaries. 6. Next phase separate deals with the guides. 2. Proposals on the improvement of the horizontal guide It is necessary to undo the mechanical approach of the guides; the accent should be on approach-forming. It is necessary that the guides: Explain the horizontal principals (what does sustainability mean, from what it means more than environmental protection; what does equal opportunities mean, from what it means more than anti-discrimination). Present that why these principles are important, what kind of negative impacts must be counted on, if these principles are not enforced. The guides should convince the reader of the correctness and importance of these principals. Beyond these two stressful points, further changes are necessary in the guides:

21 Strengthening of complex approach: The goal of the enforcement of horizontal aspects is approach-forming through make thinking; that its positive activity should not stop at the borders of the project. Hence, the guides must highlight: o the life-cycle approach: Enforcement of the horizontal aspect should be go on after the implementation period of the project. o engagements undertaken on organizational level: Practices that operates at the project-concerned organizational unit should be expanded to the whole organization. Presentation of legal requirements: The guide must present clearly formulated that what legal regulations are obligatory to use, thus only such activities can be accepted as horizontal undertaking which exceed these legal regulations. Presenting certificates: In line with the previous what can not be accepted as horizontal undertaking, the applicants should get assistance on what can be considered as horizontal undertakings. A good tool of it can be setting out the related certificated (e.g. Green working place, Family-friend workplace, etc.) These may orient the thinking of the applicant; these can be a good base. Modular build-up: With its more accentuated enforcement, applicant should not need to read the whole guide, and the really important aspects could be found much easier. Electronic screening: An improvement of the previous point should be the preparation of such an electronic version of the guides which would lead the user with some aimed question, and would show only the really relevant parts of the guide. Accentuating direct / indirect environmental aspects: HRDOP General Guide should be divided to direct (building) and indirect (training, employment, etc.) impact attendant activities. 3. Proposals for identifying and highlighting best practices We reckon important that opportunities for the enforcement of horizontal aspects should be in balance with the activities of the project. Enforcement of a horizontal aspect is good, if it is really match with the activity in question. Thus, there can be projects at which there are more opportunities and there can be projects at which there are fewer opportunities. A project at which there are more opportunities is not better than a project with fewer opportunities. We determined the criteria of best practices as follows: It is appropriate to the aspects of the guide: the best practice collection, which may be the part of the guide itself in the future, can not contradict to the guides, since its goal is to facilitate the use of the guides and to assist their understanding. It got at least ordinary rating: It is not acceptable that such a project would be an example of which appropriation to one of the aspects is perfect, but its appropriation to the other aspect is expressly weak. Adaptable: A best practice should not build on such project-specific aspects, conditions which are not usable in another context (i.e. in the case inserting it into another project). Innovative: In behalf of saving the perspicuity of the best practice collection, after reaching a certain number of best practices, it is necessary to limit the collecting of the examples; thus innovative approach can be a filter condition.

22 Proposed mechanism for highlighting best practice Pre-evaluator Monitoring expert Horizontal rapporteur Partnership body good activity best practice inserted best practice justified best practice 1. Best practice - is at first - found during evaluation of the project. The pre-evaluator marks the horizontal commitment as according to his opinion a positive example, a potential best practice, a good activity. 2. Before the monitoring visit, the monitoring expert is informed about which projects can be good examples. During the visit the expert checks whether the planned best practice actually works or not, if yes, then he includes it in his report. 3. Coordination of highlighting best practices is mainly the task of the horizontal rapporteur of the MA. The horizontal rapporteur executes the known filtering of the projects. 4. In order for the best practice to be included, it is necessary to obtain the approval of the professional bodies competent in horizontal subjects (within the HRDOP these are the partnership bodies which consist the Monitoring Committee). 5. One essential thought regarding to the mechanism is that only those best practices should be included into the best practice collection, which have gone through, at least, the above mentioned four steps. This way we can avoid the possibility of circulating theoretically best practices, which do not work in practice. At the same time, disadvantage of this method is that the best practice collection is not filled up during the first stage of program execution. This, however, is superable, since questions related to the horizontal aspect spans over the programming period. 4. Proposals for an indicator system capable of measuring horizontal commitments. As methodology of measuring horizontal commitments we propose the application of the socalled soft indicators. These types of indicators do not fulfill the SMART criteria, but can be well used in measuring factors difficult to put into a numeric form, such as horizontal subjects. A good example of applying soft indicators is the evaluation of lower class primary school pupils: nowadays, this can be done not only with grades but by an evaluation text as well. Environmental indicators have a unified European system, which has been worked-out by the European Environment Protection Agency. In conformity with this, we propose a simplified scheme, of which objective is the training for methodology planning as well as the way of approach. 22

23 Thus, the burden indicator is important for us, which is during an action, what kind of environmental burdens occur and how significant are those. In other words, the project must demonstrate what kind of burdens can be expected in case of realization of the activity. In our case, another proposed group of indicators can be the so-called answer indicators, which show the provisions made for decreasing the burden of the environment. Execution of environmental commitment can obviously be inspected only if in the tender, we request for information to the environment arranged in a table. Monitoring should be aimed at realization of provisions made for decreasing the burden of the environment. Direct strain Measure, answer indicator Result indicator Indirect strain Measure, answer indicator Result indicator Activity 1 Activity 2 Activity n 23

24 2 Projektvégrehajtás 2.1 A projekt menete Projektindító megbeszélés A projekt végrehajtása január 26-án kezdődött el. Ekkor került sor a szakértők és a Megbízó képviselőinek első egyeztetésére, a projektindító megbeszélés keretében. A megbeszélésen, illetve az azt követő levelezések során az Értékelést Irányító Csoporttal együttműködve finomhangoltuk és véglegesítettük a projekt ütemezését és a megvalósítás módszertani kereteit. Az ütemterv végleges változatát február 1-én fogadta el az Értékelést Irányító Csoport. A projektindító megbeszélés emlékeztetőjét a jelentés 5.1 Megbeszélések, workshopok emlékeztetői melléklete tartalmazza Projektindító jelentés benyújtása A projektindító jelentést (inception report) február 21-én nyújtottuk be. A jelentés, többszöri egyeztetés után, március 2-án nyerte el végső formáját. A projektindító jelentés legfontosabb részei: A kiinduló helyzet aktualizálása (a horizontális szolgáltatások aktuális állapota a HEFOP rendszerében: a projektindító jelentés leadásáig elvégzett dokumentumelemzés eredményei). Az értékelés módszertana: tartalmazta a kutatási és elemzési szempontrendszert, vagyis: a horizontális referensekkel folytatandó interjúk vázlatát, az előértékelőkkel és monitoring munkatársakkal folytatandó fókuszcsoportos interjúk vázlatát, a kedvezményezettekkel folytatandó interjúk vázlatát, valamint a kedvezményezettek részére megküldött kérdőíveket. Az információk forrásai: a dokumentumelemzésbe bevont dokumentumok köre, az interjúalanyok megjelölése, valamint a kérdőíves mintavétel szempontjai. Projekt ütemezése Projektmenedzsment: a Megbízóval való kommunikáció formái, az Értékelést Irányító Csoport tagjainak és elérhetőségének rögzítése, egyéb operatív kérdések. 24

25 2.1.3 Dokumentumelemzés A dokumentumelemzés keretében szakértőink az alábbi dokumentumokat tekintették át: Esélyegyenlőségi Útmutató, Környezeti Fenntarthatósági Útmutató, pályázati kiírások és útmutatók, honlapok, GYIK-ek, nyertes pályázatok horizontális kérdésekre adott válaszai. A dokumentumelemzés a fenti források közül az Esélyegyenlőségi és Környezeti Fenntarthatósági Útmutatót, illetve a pályázói válaszokat állította a középpontba. Az útmutatókat azért, mivel ezek javításával kapcsolatos javaslattétel a Megbízó által rögzített feladat volt, illetve ezek a források azok, melyek értelemszerűen a legtöbb információt adják a pályázónak a horizontális elvek megvalósításához. A többi forrás vizsgálata azt szolgálta, hogy azok összhangban vannak-e a két útmutató szemléletével, illetve mennyire segítik ezen túlmenően a pályázók tájékozódását a horizontális elvárások terén. A pályázói válaszok azért érdemeltek kitüntetett figyelmet, mert vizsgálatukkal több fontos kérdésre is választ kaphattunk: az útmutatók pályázói értelmezésének helyességére, a pályázók esélyegyenlőség- és környezet-központú szemléletére, az esetlegesen vállalt horizontális indikátorok körére. Mivel az ún. tömegpályázatok esetében a szakértők mindössze néhány pályázatból kiolvashatnak minden információt és jó gyakorlatot, ami a teljes (al)intézkedést jellemzi, ezzel szemben a kis létszámú kedvezményezettel bíró intézkedéseknél az ugyanilyen arányú merítés kevésnek bizonyulhat, ezért a pályázati anyagokon az IH végezte el az első irányítottan véletlenszerű kiválasztást, majd az így megszűrt adatokat adta tovább szakértőink részére A horizontális referensekkel folytatott interjúk Az IH és a KSZ-ek horizontális referenseivel folytatott interjúk során a horizontális szempontok intézményen belüli fontosságát, a pályázati rendszerben betöltött szerepét, az új horizontális útmutatók elfogadottságát, a pályázók horizontális válaszainak általános színvonalát, a jó gyakorlatok kiemelésének esetlegesen meglévő eljárásait térképeztük fel. Az interjúkat az alábbi ütemezésben folytattuk le: február 28-án Ferenczi Andreával, az ESZA Kht. horizontális referensével, március 1-jén Murányi Péterrel, a STRAPI horizontális referensével, március 2-án Tóth-Szegedi Attilával és Balogh Gáborral, az OMAI horizontális referenseivel, március 3-án Hárs Veronikával, a HEFOP IH horizontális referensével. Az interjúk emlékeztetői a jelentés 5.2 A horizontális referensekkel folytatott interjúk emlékezetői melléklete. 25

26 2.1.5 Monitoring munkatársakkal és előértékelőkkel folytatott fókuszcsoportos interjúk Az eredeti projektterv szerint a fókuszcsoportos interjúk elsődleges célcsoportját az előértékelők jelentették volna. Tőlük azt szerettük volna megtudni, hogy milyen minőségűek a horizontális kérdésekre adott válaszok, mik a típushibák, a legjobb gyakorlatok, stb. A Megbízó javaslatára az interjúk fókuszát inkább a monitoringgal foglalkozókra irányítottuk, és az előértékelők másodlagos szerepet kaptak. Az interjúk célja így annak a feltárása lett, hogy milyen különbségek léteznek esélyegyenlőség és környezeti fenntarthatóság tekintetében az egyes intézkedések, alintézkedések között; valamint, hogy a pályázatban tett horizontális vállalások gyakorlatban történő megvalósítása során milyen nehézségekkel küzdenek a kedvezményezettek. Szakmai KSZ-enként egy-egy fókuszcsoportos interjúra került sor, az alábbi ütemezéssel: március 8-án a STRAPI intézkedésvezetőivel és vezető monitoring munkatársával, március 20-án az OMAI intézkedésvezetőivel és megbízott külső monitoring szakértőivel, március 21-én az ESZA Kht által megbízott külső monitoring szakértőkkel és értékelőkkel. Az interjúk emlékeztetői a jelentés 5.3 A monitoringot végzőkkel folytatott fókuszcsoportos interjúk emlékeztetői melléklete Kérdőíves megkeresés a kedvezményezettek felé A kedvezményezettek részére megküldött kérdőív segítségével elsősorban arra kerestük a választ, hogy mennyire tartják fontosnak a horizontális elveket, használhatónak az új útmutatókat, kellett-e és ha igen, milyen segítséget igénybe venniük a kérdések megválaszolásához, valamint hogyan tudták a pályázatban tett vállalásaikat a gyakorlatba átültetni. A feldolgozás kezdetéig a kiküldött kérdőívek közül 66 kérdőív érkezett vissza, ami HEFOP szinten megfelel az előzőleg célul kitűzött 10%-os mintavételhez. Intézkedésszinten az arányok a következőképp alakultak: HEFOP 1.1 intézkedés: 14 db (70%) HEFOP 1.3 intézkedés: 6 db (25%) HEFOP 2.2 intézkedés: 17 db (47%) HEFOP 2.3 intézkedés: 2 db (3%) HEFOP 4.2 intézkedés: 21 db (47%) HEFOP 4.3 intézkedés: 4 db (44%) HEFOP 4.4 intézkedés: 2 db (67%) 26

27 2.1.7 A kedvezményezettekkel folytatott interjúk A kérdőíves megkérdezés alapozta meg a kedvezményezettekkel folytatandó interjúkat. Szakértőink meghatározták azokat a kérdéseket, melyeket személyesen is fel kellett tenniük a kedvezményezetteknek, a kép teljessé tétele érdekében. A személyes interjúk során főként az esélyegyenlőség és a környezetvédelem, mint horizontális elvárás fontosságára, illetve a megvalósítás során e téren nyert tapasztalatokra kérdeztünk rá. Az eredeti projektindító jelentésben rögzített projektterv szerint összesen 10 interjúra került volna sor. Azonban több KSZ kapcsolattartó többszöri kérésre sem adta meg a kiválasztott intézkedés potenciális interjúalanyairól szóló információkat, így ezek az interjúk a feszes projektütemezés miatt végül elmaradtak. A lefolytatott interjúk a következő intézkedésekhez kapcsolódtak: HEFOP 2.3 intézkedés (3 interjú), HEFOP 3.1 intézkedés (1 interjú), HEFOP 4.1 intézkedés (2 interjú) Záró workshop Az április 13-én megtartott záró workshopon szakértőink ismertették a jelentés legfontosabb megállapításait, következtetéseit, tanulságait, javaslatait, majd a jelen lévők szakmai műhelymunka keretében megvitatták a jelentést. A workshop emlékeztetőjét a jelentés 5.1 Megbeszélések, workshopok emlékeztetői melléklete tartalmazza. 27

28 2.2 Végrehajtás és ütemezés A projekt menetének ütemezését a Megbízóval egyeztettük. Ennek eredményeként alakult ki az alábbi ábrában bemutatott projektterv. A kék színű csíkok a főfeladatokat jelölik. Ezek időintervallumát a MEX Projektmenedzsment Szoftver automatikusan számolja: az alábontott feladatok uniója. A zöld és piros csíkok a konkrét feladatelemek. A zöld szín aránya a feladat elvégzésének százalékos mértékét mutatja 1 (ha 100%, akkor a teljes csík zöld). A függőleges narancssárga csíkok a mérföldkövek. A mérföldkő feladat csíkjának vége narancssárgára színezett (annak érdekében, hogy amennyiben több feladat záró dátuma megegyezik, úgy is egyértelmű legyen, hogy melyik jelent mérföldkövet). A feladatelemek csíkjai közötti fekete vonalak az egymásra épüléseket jelölik (kritikus utak: a feladatelem végrehajtása csak akkor kezdődhet meg, ha egy korábbi már teljesen lezárult). A projekt mérföldkövei: 1. A projektindító jelentés véglegesítése március Javaslatok módosítása a záró workshop alapján április Zárójelentés véglegesítése április A projekt első szakasza a projektindító jelentés (inception report) benyújtásával zárult. 2. A következő szakasz a záró jelentéshez érkezett első észrevételek (Értékelést Irányító Csoport, vizsgálatban részt vevő munkatársak) átvezetésével zárul. Ennek határideje záró WS időpontjához számított egy hét. (április 20.) 3. A projektzárásra a zárójelentés szélesebb körű (például Monitoring Bizottság) véleményezése, és az észrevételek átvezetése után kerül sor (április 30.). 1 A százalékos mutatók a záró jelentés első verziójának leadásakor (2006. április 7.) érvényes értékeket mutatják. 28