Felhasználói Kézikönyv 1 ElitCONTO 2015 Felhasználói Kézikönyv ElitCONTO könyvelő rendszerhez (c) Niara SOFTWARE Niara Kft. SOFTWARE NiaraSOFTWARE (G) DOKUMENTÁCIÓ ES-Xpress (Niara) A programot és a dokumentációt a Niara Kft. részéről szerzői jog védi, ezért a szoftver és annak alkotórészei, valamint a dokumentáció másolása, sokszorosítása, terjesztése a fent említett szerző tudta és beleegyezése nélkül tilos.
Felhasználói Kézikönyv 2 TARTALOM A KÉZIKÖNYV HASZNÁLATA... 4 MŰKÖDÉSI FELTÉTELEK... 5 A PROGRAM TELEPÍTÉSE... 5 A PROGRAM INDÍTÁSA... 6 A PROGRAM AKTIVÁLÁSA... 7 A KÖNYVELÉS BIZTONSÁGI MENTÉSE... 8 A PROGRAM HASZNÁLATA... 8 ÉRTÉKELÉS NYOMTATÓRA VAGY KÉPERNYŐRE... 8 KÖNYVELÉS... 10 ÚJ KÖNYVELÉS KEZDÉSE... 10 Az új cég megnevezésének megadása... 10 A könyvelési forma megadása... 11 Az ÁFA fizetés módjának megadása... 11 Vevő számlák, szállító számlák... 12 A Bank és Pénztár egyenleg mezők kitöltése.... 12 KÖNYVELÉS... 15 AUTOMATIKUS NYITÁS A KETTŐS KÖNYVVITELBEN... 16 EGY ÚJ KÖNYVELÉSI TÉTEL KITÖLTÉSE... 16 AUTOMATIKUS KONTÍROZÁS... 17 GYORSKONTÍROZÁS... 18 AUTOMATIKUS ÁFA SZÁMOLÁS... 18 SEGÉDLET AZ EGYSZERES KÖNYVVITELHEZ... 20 A 45 napos ÁFA figyelése a Pénztárkönyv, Naplófőkönyv rendszerben... 20 A 30 napos időhatár figyelése a Bevételi nyilvántartás rendszerben... 22 KARBANTARTÁS A KÖNYVELÉSBEN... 25 STORNO... 25 KÖNYVELÉS ZÁRÁS... 27 AUTOMATIKUS ZÁRÁS A KETTŐS KÖNYVVITELBEN... 27 FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS... 28 FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS MENETE... 34 A VALUTA/DEVIZA KEZELÉS... 35 A Valuta/Devizanemek megadása, javítása... 35 A Valuta/Deviza árfolyamok megadása, karbantartása... 35 Deviza - Forint vagy Forint - Deviza átszámítás... 35 A Valuta/Devizanemek megadása, javítása könyvelés közben... 36 A Valuta/Deviza árfolyamok megadása, karbantartása könyvelés közben... 36 AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA... 36
Felhasználói Kézikönyv 3 LISTÁZÁS ÉS ÉRTÉKELÉS... 37 ÁFA SZÁMFEJTÉS, ÁFA ELSZÁMOLÁS... 38 SZÁMLATÜKÖR ÉS GYŰJTŐKÓD LISTA... 38 JELSZÓ... 40 HOZZÁFÉRÉSI SZINTEK ÁLLÍTÁSA... 42 A NYOMTATÓ KEZELÉSE... 43 A PROGRAM MŰKÖDÉSE HÁLÓZATBAN... 44 MELLÉKLET... 45 KÖTELEZŐ SZÁMLASZÁMOK... 45 A SZÁMLASZÁMOK MEGBONTÁSA (Kettős könyvvitel)... 46 GYŰJTŐKÓDOK KIALAKÍTÁSA (Egyszeres könyvvitel)... 47 Segédlet a nyitáshoz (Egyszeres könyvvitel)... 48 Segédlet a záráshoz (Egyszeres könyvvitel)... 50 Gyűjtőkódok a naplófőkönyvben... 54 Segédlet a gyűjtőkódokhoz... 54 Pénztárkönyvi Összesítés (Egyszeres könyvvitel)... 55 PK2015 típusú Pénztárkönyv... 55 T.504/S típusú Pénztárkönyv... 56 A.504-UJ/I típusú Pénztárkönyv... 57 Információ a pénzügyi helyzetről (Egyszeres könyvvitel)... 58 Általános ÁFA számfejtés (Egyszeres könyvvitel)... 60 Bolti ÁFA számfejtés (Egyszeres könyvvitel)... 61 Általános ÁFA elszámolás (Kettős könyvvitel)... 62 Bolti ÁFA elszámolás (Kettős könyvvitel)... 63 Éves beszámoló MÉRLEGE... 65 Éves beszámoló EREDMÉNYKIMUTATÁSA... 65
Felhasználói Kézikönyv 4 A KÉZIKÖNYV HASZNÁLATA A program használatához részben szükséges a használt operációs rendszer ismerete, és feltételezzük a programot használó könyvelési ismereteit is. Az alábbiakban felsoroljuk a kézikönyvben használatos jelölés rendszer értelmezését. Szögletes zárójelbe zárt szövegrész mindig a számítógép billentyűzetén elhelyezkedő valamelyik billentyűt vagy a képernyőn lévő nyomógombot jelenti: A következő billentyűk a klaviatúra jobboldali részén találhatók: [Jobbra], [Balra], [Fel], [Le] [Home] ( Elejére ) [End] ( Végére ) [PgUp] ( Lapozás Fel ) [PgDn] ( Lapozás Le ) [Ins] ( Beszúrás, Felülírás váltó ) [Del] ( Törlés ) A [BackSpace] ( Törlés ) a billentyűzet jobb felső részén elhelyezkedő szürke billentyű 'BackSpace' vagy /és/ ' <-- ' felirattal és jellel ellátva. Az [ENTER] a [BackSpace] alatt található nagyméretű billentyű 'RETURN' vagy 'ENTER' felirattal. Az általánostól eltérően, a sokkal könnyebb és gyorsabb kezelhetőség érdekében, a programban az adatbeviteli mezők közötti mozgás a [Fel] [Le] [TAB] [ENTER] billentyűk segítségével is történhet. Az [ESC] billentyű legtöbbször a billentyűzet bal felső sarkán elhelyezkedő billentyű. Jelentése mindig az aktuális program helyzetből történő kilépés, menekülés. Az [F1]... [F10] a billentyűzet bal oldalán vagy a billentyűzet felett található funkció billentyűk. Az általánostól eltérően, a sokkal könnyebb és gyorsabb kezelhetőség érdekében, a programban bizonyos műveleteket a funkció billentyűk segítségével is elvégezhetünk. A [CTRL -...] mindig a 'Ctrl' feliratú billentyű és valamely más billentyű egyidejű lenyomását jelenti. A [CTRL] billentyűt lenyomva tartjuk, ezután a másik billentyűt pedig leütjük. Pl.: [CTRL-W] jelentése, a [Ctrl] billentyűt lenyomva tartjuk, és a [W] billentyűt pedig megnyomjuk. A [Kiemelt] betű a képernyőn megjelent menükben monokróm monitoron aláhúzott betű, színes monitoron aláhúzott, piros vagy világos színű betű. ( Monokróm VGA-n más árnyalatú betű. ) Ezzel a betűtípussal a billentyűzeten keresztül beírandó szövegeket és a felhasználói kézikönyv egyéb elemeit jelöljük.
Felhasználói Kézikönyv 5 A menürendszer és a program egyéb elemeit a felhasználói kézikönyvben ilyen típusú szöveg testesíti meg. MŰKÖDÉSI FELTÉTELEK A program minimális hardver és szoftver igénye: - Számítógép: IBM AT 486 vagy IBM PS/2 vagy ezekkel kompatibilis. - Tároló: 256MB központi memória, 50 MB winchester - Monitor: Monokróm VGA vagy színes VGA, SVGA stb. - Operációs rendszer: WINDOWS 95, 98, ME, WINDOWS NT 4.0, 2000, XP, Vista, 7, 8 - Egyéb: Billentyűzet. - Nyomtató: EPSON ESC/P(2), IBM Proprinter, HP PCL-3, HP PCL-5-6 kompatibilis. A program ajánlott hardver és szoftver igénye: - Számítógép: IBM kompatibilis, Pentium II - Pentium 4 vagy Athlon processzorral, illetve ezekkel kompatibilis számítógép. - Tároló: 256-4096 MB RAM; winchester adatfüggő: 1000 könyvelési tételenként 1 Mb. (Magába foglalva a könyvelési adatok hely igényét és a futás közbeni program adatok kiírását is. Így hálózaton figyelembe kell venni az egy időben futó programok számát is.) - Operációs rendszer: WINDOWS 95, 98, ME, NT 4.0, Windows 2000, XP, Vista, 7, 8 - Egyéb: Billentyűzet. - Legalább A4-es lapot kezelő nyomtató megfelelő kapcsoló állással (lásd: NYOMTATÓ FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV) vagy Windows kompatibilis nyomtató. A PROGRAM TELEPÍTÉSE Amennyiben Ön nem rendelte meg a program helyszíni telepítését, vagy nem a számítógéppel együtt vásárolta, akkor az üzembe helyezést az adathordozón található TELEPIT.EXE programmal végezheti el, az alábbiak szerint: 1. Tegye be a telepítő CD-t a megfelelő helyre a számítógépbe. 2. Indítsa el a CD-n lévő TELEPIT.EXE programot. 3. A feltett kérdésekre válaszolva és elvégezve a kért műveleteket telepítse a programot. FIGYELEM! A telepítés útvonalát NE változtassa meg! (Igény esetén a meghajtó betűjele megváltoztatható.) A már egyszer telepített rendszerre még egyszer ne telepítse a programot. (Az újra telepítést csak akkor szabad elvégezni, ha az előzőleg már telepített programot TELJESEN letörölte.)
Felhasználói Kézikönyv 6 A művelet végén az installáló rendszer közli, hogy az üzembe helyezés sikeres volt-e, vagy valamilyen hiba fordult elő az installálás közben. Windows 95 és Windows 98 esetén, egyedi gépen és a számítógépes hálózaton be kell állítani a közösen megnyitható fájlok számát. Ezt a hálózati operációs rendszert szállító cégtől kell kérni, ha nincsenek ilyen ismereteik. A program indítása: A PROGRAM INDÍTÁSA A Windows Start Minden program ElitCONTO 2015 menüpont alatt indíthatjuk el alapesetben a programot. A szoftvert telepítés után a lemezcsomagban található telepítő kóddal aktiválni kell. A program aktiválásával kapcsolatos további információ a telepítő kódot tartalmazó leírásban található. Az Irattár Paraméterek menüpontnál beállíthatjuk a képernyőn és az eredmény listákon megjelenő felhasználó megnevezését (saját cégünk elnevezését). Ha egy számítógépben több meghajtón is van ElitCONTO program, akkor mindig csak a legutoljára telepített program indul el (például a C: és D: meghajtó közül a C:-n lévő program indul el, ha azt telepítettük utoljára). (Ha a program új könyvelési tétel felvitelekor 0. sorszámot ad, akkor az indexfájlok megsérültek. Ekkor az Irattár Az indexfájlok javítása menüpontot kell kiválasztani.)
Felhasználói Kézikönyv 7 A PROGRAM AKTIVÁLÁSA Telepítés után a programot a telepítő kóddal aktiválni kell. A telepítő kód a lezárt lemezcsomagban található. Aktiválás nélkül a program megnéző üzemmódban használható. Az aktivált program csak az aktiválást végző számítógépen működőképes. Tehát ha egy aktivált programot átmásolunk egy másik számítógépre, akkor azon a számítógépen a program nem használható. Az aktivált program regisztrálását az operációs rendszer újra telepítése vagy a winchester formázása tönkre teheti, ezért ilyen tevékenységek után a programot újra aktiválni kell. Hálózatos működés esetén először a szerveren kell az aktiválást elvégezni, utána pedig a kliensgépeken. A kliensgépeken a szerveren elvégzett aktiválás segítségével regisztrálhatjuk be a programot az Irattár Program aktiválás Program aktiválás kliens számítógépen menüpontban. Ha a kliensgépeken is elvégezzük az aktiválást, akkor a szerveren (vagy a hálózatban) már nem kell futnia egy másik programnak ahhoz, hogy a kliensgépen is használhassuk a programot. Lejárt telepítő kód esetén az ügyfélszolgálat biztosít egy aktiváló kódot, amely a program által generált (az adott számítógépre jellemző) egyedi azonosító kód alapján készül el. Az aktiváló kód csak azon a számítógépen használható, amelynek azonosítója alapján az adott aktiváló kód készült. Aktiváló kódot az ügyfélszolgálat mindig csak a jogosultság megfelelő ellenőrzése után adja ki. További információ a telepítő kódok és az aktiváló kódok használatáról és működéséről a lemezcsomagban elhelyezett leírásban található.
Felhasználói Kézikönyv 8 A KÖNYVELÉS BIZTONSÁGI MENTÉSE Könyvelésünkről időnként célszerű külső adathordozóra biztonsági másolatot készíteni, melyet a következőképpen tehetünk meg: 1. Kapcsoljuk be a számítógépet. 2. Csatlakoztassunk egy külső adathordozót a számítógéphez. 3. A Windows Start Futtatás menüjébe írjuk be: ment15 4. Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. 5. Kövessük a program utasításait a képernyőn, adjuk meg a szükséges adatokat. 6. Ha a lementés elkészült, akkor írjuk rá az adathordozóra a lementés dátumát. (Lehetőség van a lementett adatok visszatöltésére is, ekkor is a fentiek szerint járjunk el azzal a különbséggel, hogy a ment15 helyett a tolt15 utasítást írjuk be.) Ezen lementési forma minden cég 2015-ös adatát lementi egyszerre, egy másolatot készít a winchesteren lévő adatokról. Olyan gyakran mentsen, hogy két lementés között lekönyvelt anyag elvesztése könnyen pótolható legyen. (Pl. naponta, hetente, havonta stb., attól függően, ahogy Ön megítéli.) Ha egy cég adatait akarja lementeni, ezen programmodul külön megvásárolható a több gép közötti adathordozó (Export-import rendszer) illetve az ügyfél számára készült megnéző rendszerekkel együtt. A PROGRAM HASZNÁLATA ÉRTÉKELÉS NYOMTATÓRA VAGY KÉPERNYŐRE A program eredménylistáit kétféleképpen tekinthetjük meg. 1. Alapesetben a listák nyomtatóra készülnek. Ha tehát például egy összesítőt készítünk el, akkor a program azt a nyomtatóra listázza. 2. Az egyes értékelések előtt bármikor változtathatjuk, hogy az értékelés NYOMTATÓRA vagy KÉPERNYŐRE történjen: 2A. Válasszuk ki a menürendszerben az Irattár Paraméterek Értékelés Nyomtatóra vagy az Irattár Paraméterek Értékelés Képernyőre menüpontot. A menüpontok mellett a jel mutatja meg, hogy az értékelés eredménye hova kerül. Ha az értékelés KÉPERNYŐRE történik, akkor a teljes listát természetesen nem láthatjuk egyszerre, ezért a kurzormozgató nyilak segítségével lépegethetünk a listán belül, amennyiben az
Felhasználói Kézikönyv 9 értékelés beállított nyomtatási kimenete karakteres nyomtató. Windows grafikus nyomtató használatakor a KÉPERNYŐRE történő értékelés esetén a nyomtatandó lista grafikus képét láthatjuk laponként, melyek között a megfelelő nyomógombokkal mozoghatunk. Ha a program azt az üzenetet küldi képernyőre történő kiértékelés estén, hogy a Kiértékelés eredménye nem fér el a memóriában, akkor egy beépített segédprogrammal nézhetjük meg az eredmény listát (amennyiben az értékelés beállított nyomtatási kimenete karakteres nyomtató). A program tehát két teljesen különböző nyomtatási és képernyőn történő lista megtekintést tesz lehetővé. Az egyik a karakter alapú (ha a beállított nyomtató típusa karakteres), a másik a grafikus (ha a beállított nyomtató típusa Windows grafikus nyomtató). Grafikus nyomtatásnál a listák oldalai képként (grafika) készülnek el, így olyan Windowsos nyomtatókon is ki lehet nyomtatni, melyek csak Windows alól használhatók, mivel nincs beépített Nyomtató Parancsnyelvük. Grafikus nyomtatásnál bármilyen nyomtatón történjen is a nyomtatás a lista szinte mindig hasonló formában jelenik meg. Karakteres nyomtatásnál különböző nyomtatóknál más és más formában jelenik meg a lista, mivel az Irattár Paraméterek menüpontban beállított nyomtató vezérlőnyelv segítségével vezérli a program a nyomtatót, és mivel a különböző nyomtatók nyomtató vezérlőnyelve más és más lehetőségeket tartalmaz, ezért a program mindig a lehetőségeket figyelembe véve alakítja ki a listákat. A karakter alapú lista előállítása és nyomtatása (mátrix, tintasugaras nyomtatók) sokkal gyorsabb, mint a grafikus listáé, Pentium 200 MHz-es processzor esetén. Gyorsabb számítógép esetén a sebesség különbség csökken, a nyomtató sebessége nyomtató függő.
Felhasználói Kézikönyv 10 KÖNYVELÉS ÚJ KÖNYVELÉS KEZDÉSE MENETE: 1. Az új cég adatainak beírása (Név, Adószám, Könyvelési forma,...). 2. A program automatikusan létrehozza az új cég számlatükrét (kettős könyvvitel esetén: az alapszámlatükör alapján) ill. gyűjtőkód listáját (egyszeres könyvvitel esetén: az alap-gyűjtőkód lista alapján). 3. Az új cég könyvelésének megnyitása. 4. Könyvelés. Azok a felhasználóink, akik az előző évben is bejegyzett felhasználóink voltak, a tárgyévben (a közölt időpontig) jogosultak rendszerkövetéses (az előző évi program tovább fejlesztett és a hatályos törvények szerint aktualizált) programot vásárolni, mely többek közt annyiban tér el a normál kereskedelmi forgalomban lévő változattól, hogy az előző évi rendszerből adatokat (cégadatokat, számlatükröket, gyűjtőkódokat, automatikus kontírozási információkat, folyószámla és partner adatokat, stb.) lehet áthozni a tárgyévi rendszerbe. Válasszuk ki a menürendszerben a Könyvelés Egy új cég adatainak beírása menüpontot. Ha Önnek nem korlátlan céges változatú rendszere van, akkor csak bizonyos határok között nyithatunk újabb könyveléseket és ha többre van szükségünk, mint ami a beállítás, forduljunk a gyártóhoz, vagy a forgalmazóhoz. Ezen paraméterek értékei a program futása alatt az Irattár menüpontban láthatók a képernyőn. Ha a megengedett számú könyvelésen túl újabbakat próbálunk nyitni, akkor a [ Nem lehet újabb cég adatait felvinni... ] üzenetet kapjuk. Ezután töltsük ki az aktuális cég adattábláját. A kitöltésnél legalább A cég megnevezése és az Adószáma sort ki kell tölteni. Az új cég megnevezésének megadása A Cég Megnevezése sor kitöltése: írjuk be a cég megnevezését. Az adatbeviteli mező után ha megjelenik a [v] nyomógomb: az előző év ügyféllistájából választva (ha van előző évi lista) a program kitölti a cég adattábláját, így nem kell a már beírt adatokat újra begépelnünk. Itt nyílik lehetőség az előző évi számlatükör/gyűjtőkód lista és automatikus kontírozási adatbázis áthozatalára is. (Az előző évi rendezetlen folyószámla tételeket és a partner adatokat a Könyvelés Feladásos vagy Előző évi folyószámla Előző évi rendezetlen tételek automatikus feladása menüpontban hozhatjuk át. )
Felhasználói Kézikönyv 11 A könyvelési forma megadása A Könyvelési forma sorának kitöltése: ha a Könyvelési forma mezőhöz érünk a cégadatok kitöltésekor, akkor a [v] nyomógomb hatására egy ablakban megjelennek a választási lehetőségek. Attól függően, hogy az adott cégnek milyen a könyvelési formája, a [Fel] [Le] billentyűk segítségével válasszuk ki a megfelelő könyvelési formát, majd nyomjuk meg az [TAB] billentyűt. Úgy is választhatunk a felkínált lehetőségek közül, hogy megnyomjuk az 1, 2, 3 billentyűk valamelyikét. Ha nekünk egyik lehetőség sem tetszik, akkor üssük le az [ESC] billentyűt, ezután mi tölthetjük ki tetszőlegesen az adott mezőt, az alábbiak figyelembe vételével: Az első karakternek egy számnak kell lennie. Ezek után ez jelenti az adott cég könyvelési formáját (1= Kettős könyvvitel, 2=Egyszeres könyvvitel (Naplófőkönyv), 3=Egyszeres könyvvitel (Pénztárkönyv), 4=Egyszeres könyvvitel (Bevételi nyilvántartás). A szám után tetszőleges betűk következhetnek. Kitöltési példák: 1. Kettős könyvvitel 2. Naplófőkönyv 3. Pénztárkönyv 4. Bevételi nyilvántartás Az ÁFA fizetés módjának megadása Az ÁFA fizetés módja sor kitöltése: a megjelenő ablakban láthatjuk, hogy milyen ÁFA fizetési módok közül választhatunk. A [Fel] [Le] billentyűk segítségével válasszuk ki a cégnek megfelelő módot, majd nyomjuk meg az [TAB] billentyűt. Az ÁFA fizetési módok közül úgy is választhatunk, hogy az A, B, N betűk valamelyikét megnyomjuk a billentyűzeten. Ha nekünk egyik lehetőség sem tetszik, akkor üssük le az [ESC] billentyűt, ezután mi tölthetjük ki tetszőlegesen az adott mezőt, az alábbiak figyelembe vételével: Ide egy karaktert írhatunk be melyek az adott cég ÁFA fizetés módját jelentik. Ezek a következők lehetnek: A B N Általános ÁFA Bolti ÁFA Nincs ÁFA Az ÁLTALÁNOS ÁFÁ-t akkor válasszuk, ha a cég az általános szabályok szerint ÁFA fizetési mód szerint fizeti az ÁFÁ-t (Adóbejelentkezési lap). BOLTI ÁFÁ-t akkor jelöljük ki, ha az adott cég bolti kiskereskedelemmel foglalkozik. Azért kell megadnunk az ÁFA fizetés módját minden cégnél, hogy ha majd: A) Egyszeres könyvvitel esetén a Nyilvántartás Meghatározott ÁFA Számfejtés
Felhasználói Kézikönyv 12 B) Kettős könyvvitel esetén az Analitika ÁFA elszámolás a Főkönyvből menüpontnál az adott cég ÁFA számfejtését akarjuk elvégeztetni, akkor a programnak tudnia kell, hogy a különböző módok közül éppen melyiket kell alkalmaznia. Azért, hogy programunk megfelelően számolja a különböző ÁFA fizetési módok esetén is az ÁFÁ-t, ezért bizonyos könyvelési szabályokat be kell tartanunk. Ezen szabályokat a MELLÉKLETben a KÖTELEZŐ SZÁMLASZÁMOKnál tekinthetjük meg. A Naplók listázása Könyvelési vagy Idő sorrendben mező kitöltése. Ha ezen adatbeviteli mezőbe K betűt írunk, akkor a vegyes, bank, pénztár és tárgyidőszaki naplók könyvelési, ha I betűt, akkor idő sorrendben listázódnak. Vevő számlák, szállító számlák Itt adhatjuk meg a rendszer által vevőnek és szállítónak tekintendő számlaszámokat. A legelső számlaszám a fő vevő és szállító számlaszám (pl.: 311, 454). Ha a program automatikusan könyvel vevőt vagy szállítót, akkor ezeket a számlaszámokat használja. A fő számlaszámot a további felsorolásban szereplő számlaszámokkal együtt a rendszer arra is használja, hogy megállapítsa, az adott könyvelési tétel vevő vagy szállító tétel-e. Egyszeres könyvvitel esetén az itt megadott számlaszámokat a program a számlázó rendszerektől kettős könyvviteli formában kapott feladások egyszeres könyvviteli formává történő átalakításakor használja fel. A Bank és Pénztár egyenleg mezők kitöltése. Kitöltési példák: -- Kettős könyvvitel: Pénztár egyenleg figyeltetése: -- Pénztár egyenleget növelő: T Számlaszám: 381 -- Pénztár egyenleget csökkentő: K Számlaszám: 381 Bank egyenleg figyeltetése: -- Bank egyenleget növelő: T Számlaszám: 384 -- Bank egyenleget csökkentő: K Számlaszám: 384 Ha több pénztár vagy bank számlaszámunk van, akkor a figyelni kívánt számlaszámát írjuk be a megfelelő helyre. Kettős könyvvitelnél elegendő a növelő tételt megadni, a program ebből már tudja a számla csökkentő tételt is. Ezt kihasználva a csökkentő tétel helyére más számlaszámot is megadhatunk, mint a növelő számla: pl.: növelő tételnek beírhatjuk K91, csökkentőnek T51, melynek eredményeképpen a 91-es árbevétel és az 51-es költség számla különbségének alakulását figyelhetjük a képernyőn.
-- Egyszeres könyvvitel: Pénztár egyenleg figyeltetése: -- Pénztár egyenleget növelő: T Számlaszám: 3811 -- Pénztár egyenleget csökkentő: K Számlaszám: 3812 Felhasználói Kézikönyv 13 Bank egyenleg figyeltetése: -- Bank egyenleget növelő: T Számlaszám: 3841 -- Bank egyenleget csökkentő: K Számlaszám: 3842 Ha több pénztár vagy bank számlaszámunk van, akkor a figyelni kívánt számlaszámát írjuk be a megfelelő helyre. Egyszeres könyvvitelnél (mivel a gyűjtőkód 4. pozíciója megadja, hogy a kód Tartozik vagy Követel oldalon lehet) a T,K betűket nem kötelező megadni. A pénztár és a bank egyenleg számolása géptípustól függően 0.01-1 másodperc / 100 könyvelési tételenként. Nagy adatállomány esetén ezért mindig csak azt célszerű gyűjtetni a programmal, amire feltétlenül szükségünk van (pl.: ha bank forgalmat könyvelünk, akkor a pénztár egyenleg figyeltetését kapcsoljuk ki az Irattár Cégadatok karbantartása menüpontnál: Pénztár, Bank egyenleg képernyőn megjelenjen (I/N): N) Ha adatbevitel közben a [Kilép] nyomógombot választjuk, akkor az aktuális beírt adatok elvesznek, a program visszalép a hívó menübe. Az adatbevitelt úgy tudjuk befejezni, hogy az [Adatfelvétel] nyomógombot választjuk. Következőkben egy kérdés jelenik meg a képernyőn: Az adatok megfelelnek? Ha nemmel válaszolunk, folytathatjuk az adatbevitelt (az [N] billentyű lenyomása vagy a [<--] [-->] gombok segítségével a megfelelő válasz kijelölése, majd az [ENTER] billentyű lenyomása). Ha igennel válaszolunk (az [I] billentyű lenyomása vagy a [<--] [-->] gombok segítségével a megfelelő válasz kijelölése, majd az [ENTER] billentyű lenyomása), és adataink megfelelőek, azok rögzítésre kerülnek a számítógépben. Abban az esetben, ha olyan adószámot írtunk be, amely már létezik a nyilvántartásunkban, akkor az Ilyen cég már van... üzenetet kapjuk, és az elmentendő cég adatait javíthatjuk tovább. A program ellenőrzi, hogy nem akarjuk-e túllépni a számunkra megengedett számú és könyvelési formájú céget. Ellenkező esetben a Nincs engedélyezve újabb ilyen könyvelési formájú cég felvitele... üzenetet kapjuk, és az elmentendő cég adatait javíthatjuk tovább. Ha adataink minden feltételnek megfeleltek, akkor azok rögzítésre kerülnek a számítógépben. Új cég létrehozásakor könyvelési formától függően vagy az alap-számlatükör (kettős könyvvitel esetén) vagy az alap-gyűjtőkód lista (egyszeres könyvvitel esetén) egy másolata lesz az új cég számlatükre ill. gyűjtőkód listája.
Felhasználói Kézikönyv 14 Ha például az alap-számlatükörben módosítunk, akkor az nem lesz hatással az eddig létrehozott cégek számlatükreire. Azonban ha a módosítás után hozunk létre egy céget, akkor már az új alap-számlatükör másolódik át az új cég számlatükrének. Az egyes cégek számlatükrének vagy gyűjtőkód listájának módosítása nincs hatással más cégekére. A új cég hozzáférési szintje 1 lesz, tehát minden felhasználónak rendelkezésére áll. A cég(ek) hozzáférési szintjének állítása az Irattár Hozzáférési szintek állítása menüpontnál lehetséges. A felhasználó(k) jogosultságát az Irattár Jelszó Hozzáférési jog változás menüpontnál állíthatjuk be. Ha valamelyik felhasználónak a hozzáférési joga kisebb, mint egy cég hozzáférési szintje, akkor annak adatait az adott felhasználó nem használhatja. Hozzáférési jogok és szintek állításának csak a Jelszavas Belépési Rendszer használatakor van értelme (tehát ha programunk úgy indul, hogy kéri a belépési jelszavunkat).
Felhasználói Kézikönyv 15 KÖNYVELÉS Válaszuk ki a menürendszerben egyszeres könyvvitel esetén a kettős könyvvitel esetén a Könyvelés Pénztárkönyv, Naplófőkönyv és Bevételi nyilvántartás könyvelés Könyvelés VEGYES és folyószámla könyvelés Könyvelés VEGYES és folyószámla könyvelés Könyvelés BANK és folyószámla könyvelés Könyvelés PÉNZTÁR és folyószámla könyvelés menüpontok közül a nekünk megfelelőt. Ha Ön olyan számlázó rendszerrel rendelkezik, amelyik képes feladást küldeni a könyvelő rendszernek és amennyiben Ön megvásárolta a megfelelő könyvelő program modult, akkor a Könyvelés Más Rendszer Feladásának Lekönyvelése menüpontban egy ellenőrzési folyamat után automatikusan le tudja könyvelni a kapott adatokat a program. A menürendszerben ne keressük a napló nyitás menüpontot, mert ezt a program automatikusan kezeli. Tehát ha létrehozunk egy új céget és elkezdünk könyvelni, akkor a program felismeri, hogy ennek a cégnek még nem volt könyvelve, ezért a vegyes naplónál a nyitásra áll rá. Következő lépésként AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA fejezet alapján jelöljük ki az a céget, amellyel dolgozni szeretnénk. Abban az esetben ha csak a vegyes naplót használjuk (egyszeres könyvvitel), akkor csak a Pénztárkönyv, Naplófőkönyv, Bevételi nyilvántartás könyvelés vagy a VEGYES és folyószámla könyvelés menüpontot választhatjuk ki, ellenkező esetben a Csak a Vegyes naplót használhatja ez a cég... üzenetet kapjuk. A program alapvetően két védelmi rendszerrel kerül forgalomba: 1. Kulcslemezes adatvédelmi rendszer (A könyvelési adatokhoz csak a kulcslemezzel rendelkező felhasználó(k) férhet(nek) hozzá: ld.: A program indítása című fejezeténél). 2. Határidős rendszer (program bérlet esetén a program működési ideje korlátozva van). Ha a program beépített határidős védelmet tartalmaz, és könyvelésünk átlépte a megengedett dátum értéket, abban az esetben a könyvelésünket nem folytathatjuk. A képernyőn A program működési határideje lejárt... üzenetet kapjuk. Ebben az esetben először győződjünk meg róla, hogy véletlenül nem írtuk-e el a könyvelésben a dátum értékeket (Például: következő évi dátum). Elírás
Felhasználói Kézikönyv 16 esetén a karbantartás menüpontban javítsuk ki a hibás dátum értékeket. A határidő tényleges lejárta esetén forduljunk a programfejlesztő céghez, annak meghosszabbítása érdekében. Ha a főkönyv már le van zárva, a könyvelést természetesen nem folytathatjuk, ebben az esetben A főkönyv már le van zárva... üzenetet kapjuk. A VEGYES könyvelés első tétele lesz a nyitó tétel (és csak az első tétel lehet!), a program ezt külön kezeli. Ezen kézikönyv MELLÉKLET része tartalmaz segédletet az egyszeres könyvviteli könyvelés nyitásához és zárásához. Bevételi nyilvántartás esetén, ha nem vezetjük a bank és a pénztár forgalmat, akkor egy speciális nyitó tételt kell alkalmazni: a nyitó tétel felvitelekor az automatikus kontírozási listából válasszuk ki a Nyitó tétel sort, összegnek pedig írjunk be például 1 Ft-ot. Ez a tétel így nem számít bele a könyvelésbe, mivel nyilvántartási gyűjtőkódokat tartalmaz csak. AUTOMATIKUS NYITÁS A KETTŐS KÖNYVVITELBEN A könyvelő rendszer kettős könyvviteli része automatikusan meg tudja nyitni és le tudja zárni a könyvelést. Az automatikus nyitást az alábbiak szerint végezhetjük el: Minden könyvelés 1. tétele a nyitó tétel. A nyitó tétel kitöltése közben a Szöveg mező után található [v] nyomógombra kattintva megjelennek az Automatikus kontírozás tételei, mely lista végén az Automatikus nyitás lehetőséget kell kiválasztani. A rendszer a nyitást a cég előző évi könyvelésének zárásából készíti el. Amennyiben a rendszer az előző évi könyvelést megtalálja, a könyvelt céget be tudja azonosítani (adószám azonosság), valamint az előző évi könyvelés már le van zárva, akkor az Automatikus nyitás kiválasztása után megjelenik egy képernyő, ahol megadhatjuk az átalakítandó számlaszámokat. Következő lépésként a megadott számlaszámok figyelembevételével rendszer kitölti a nyitó tételt, amelyet a szokásos [F10] billentyűvel rögzíthetünk. A nyitó tételt tetszőlegesen módosíthatjuk. A Vegyes könyvelésnél az 1. számú könyvelési tételre állva közvetlenül módosíthatjuk azt vagy a Szöveg mező után található [v] nyomógombra kattintás után a listában az Automatikus nyitás lehetőséget kiválasztva a meglévő nyitó tételt felülírhatjuk. EGY ÚJ KÖNYVELÉSI TÉTEL KITÖLTÉSE A könyvelés alapesetben idősorosan (a könyvelési tételeket növekvő idősorrendben könyveljük le) történik. A képernyő felső részén látható az aktuális cég megnevezése és adószáma. Alatta a könyvelési napló megnevezése látható: Vegyes, Bank, Pénztár. Töltsük ki az adott könyvelési tételt. A könyvelési tétel sorszámát a program automatikusan adja. (Adatfelvitel közben a sorszám csak tájékoztató jellegű! Ha a könyvelés sorszáma 0, akkor a programban a logikai adatbázisok
Felhasználói Kézikönyv 17 megsérültek, ezért az indexfájlokat javítani kell: ehhez a programban az Irattár Az indexfájlok javítása menüpontot kell kiválasztani.) Írjuk be a könyvelés dátumát. Ha a már könyveltünk az adott tétel beírása előtt az aktuális cégre, akkor a könyvelés, az esemény dátumát, a bizonylatszámot és a szöveg bejegyzést felajánlja a program. Ha megfelelnek az adatok, akkor az aktuális mezőre érve nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ellenkező esetben javítsuk ki az adatokat igényünk szerint. Ha egy új könyvelés első tételét írjuk, akkor először töltsük ki a Könyvelés Dátuma mezőt. Például írjuk be: 2015.01.01 A beírandó karakter sorozat a: 20150101 a dátum tagolását a program végzi. Hibás vagy értelmezhetetlen dátumot a program nem fogad el (pl.: a 2015.02.31 dátum esetén adatfelvétel előtt a rendszer üzenetet küld részünkre, hogy javítsuk ki a hibát. Ugyanígy írjuk be az Esemény/Teljesítés Dátumát is valamint az egyéb adatbeviteli mezőket. FIGYELEM! Az esemény dátuma egyszeres könyvvezetésnél a számla kiegyenlítésének dátuma, kettős könyvvitel esetén a teljesítés dátuma. Töltsük ki a Bizonylat Száma mezőt is, melybe nyolc karaktert írhatunk. Egyszeres könyvvitelnél ezen a mező utáni [v] nyomógombot megnyomva a nyilvántartási és a 45 napos tételek közül választhatunk. A Szöveg mezőben a Nyitó tételek szövegnek kell szerepelnie (most, mivel könyvelést nyitunk), melyet nem javíthatunk, a program átlép rajta. Ha már megnyitottuk könyvelésünket, és az aktuális naplóba már legalább egy tételt beírtunk, akkor a Könyvelés Dátuma, Esemény Dátuma, Bizonylat Száma, Szöveg adatbeviteli mezőket a program felajánlja. Ha a folyószámlát könyvelésből vezetjük és a könyvelésből történő folyószámla könyvelés be van kapcsolva akkor egy további adatbeviteli mezőt is kitölthetünk: A tételhez kapcsolódik Folyószámla adat? (I/N). Ha az aktuális könyvelési tétel folyószámlát is érint, akkor az I, különben az N betűt írjuk be. Könyvelésből történő folyószámla vezetés menetét a FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS fejezetnél tekinthetjük át. Az adatbeviteli mezők közötti mozgás a [Fel] [Le] [TAB] [ENTER] billentyűk segítségével történik. Tetszőlegesen módosítsuk az adatokat. AUTOMATIKUS KONTÍROZÁS A szöveg mezőn állva a [v] nyomógombot megnyomva előre elkészített gazdasági események közül választhatunk. (Az automatikus kontírozási listát a Számlatükör Egy Cég Automatikus Kontírozása menüpontnál bővíthetjük, illetve módosíthatjuk.)
Felhasználói Kézikönyv 18 GYORSKONTÍROZÁS Könyvelés közben a szöveg mezőbe a * (csillag) jel után beírjuk a kontírtétel sorszámát. Például: ha a szöveg mezőbe a *14 -et írjuk, majd megnyomjuk az [Enter] vagy a [Lenyíl] billentyűt, akkor ennek hatására az automatikus kontírozási listában a 14-es sorszámmal jelölt minta kontírtétel adatai beíródnak az aktuális könyvelési tételbe. A TARTOZIK és a KÖVETEL oszlopok kitöltése. Az ÁFA% megadása (ill. ha a deviza könyvelés be van kapcsolva, akkor a Deviza mező), a Folyószámla adatok, stb. kitöltése után nyomjuk meg a [TAB] vagy a [Le] billentyűt. A program ekkor rááll a TARTOZIK oszlop első sorára. Írjuk be a megfelelő számlaszámot illetve gyűjtőkódot (továbbiakban számlaszám), vagy válasszuk ki a megfelelőt a számlatükörből (gyűjtőkód listából) az adatmező utáni [v] nyomógombbal, majd nyomjuk meg a [Le], [ENTER] vagy a [TAB] billentyűt. A számlaszámoknak hat pozíció áll rendelkezésre. Azért, hogy programunk megfelelően számolja a különböző ÁFA fizetési módok esetén is az ÁFÁ-t, ezért bizonyos könyvelési szabályokat be kell tartanunk. Ezen szabályokat a MELLÉKLETben a KÖTELEZŐ SZÁMLASZÁMOKnál tekinthetjük meg. A könyvelési formától függően a táblázatban az oszlopok megnevezése változik. 1. könyvelési forma esetén (kettős könyvvitel) a TARTOZIK és a KÖVETEL oszlopok első oszlop megnevezése Számla, 2., 3. és 4. könyvelési forma esetén (egyszeres könyvvitel) Rovat. A megfelelő számlaszám beírása után gépeljük be a TARTOZIK összeget is. A szám beírásakor annak tagolása megszűnik. Például begépeljük, hogy 1234. Ha ezután megnyomjuk a [Le], [ENTER] vagy a [TAB] billentyűt. A szám beírása után választhatunk, hogy a TARTOZIK oszlopot írjuk tovább vagy a KÖVETEL oszlopban folytatjuk az adatok beírását. Általános érvényű az oszlopok kitöltésekor, hogy a [Le], [ENTER] vagy a [TAB] billentyűt nyomjuk meg a szám összeg beírása után, akkor a beírást ugyan abban a sorban folytathatjuk addig, amíg az aktuális sort kitöltöttük. Ha az egér segítségével más mezőkre állunk, akkor az adatbevitelt a másik oszlopban is folytathatjuk. AUTOMATIKUS ÁFA SZÁMOLÁS Például: a TARTOZIK vagy a KÖVETEL oszlop első sorába írjuk be az összeget. Most ne az [ENTER] vagy a [Le] billentyűvel lépjünk tovább, hanem nyomjuk meg az [ÁFA számolás] vagy a
Felhasználói Kézikönyv 19 billentyűzeten az [F5] nyomógombot, melynek hatására ( a már korábban kiválasztott ÁFA százalék hatására a program automatikusan beírja a nettó és az ÁFA összegeket a másik oldalra. ÁFA számolást akkor is végeztethetünk a programmal ha a TARTOZIK vagy a KÖVETEL oldalra már írtunk be összegeket, ebben az esetben azonban a már beírt összegek felülíródnak! Ha végeztünk az adatok beírásával, akkor nyomjuk meg az [Adatfelvétel] nyomógombot vagy az [F10] billentyűt. Az adatok ezután egy ellenőrzés sorozat és egy biztonsági kérdés után rögzítésre kerülnek. ( Az adott számlaszám vagy gyűjtőkód meg van e nyitva; ha igen, lehet e rá könyvelni; a tartozik-követel forint és deviza összeg egyezik-e. Lásd később. ) A képernyő alsó részén láthatóak a nyomógombok: [Adatfelvétel] [F10] -- Az eddig beírt adatok ellenőrzés utáni elmentése adathordozóra. [Ismétlődő] [F8] -- Az adatfelvétel után az új könyvelési tétel nem lesz üres, így nagy, hasonló adattömegeket tudunk rögzíteni (az új (a következő) könyvelési (vagy folyószámla) tétel adatai nem lesznek törölve, hanem az előző értékekkel azonos lesz. Használata akkor célszerű, ha sok hasonló könyvelési tételt kell felvinni egymás után (pl. több ÁFA kulcsos számla)). Több ÁFA kulcsos számlát több könyvelési tételben kell rögzíteni, mivel egy könyvelési tételhez egy ÁFA kulcsot lehet megadni. [Kilépés] [ESC] Kilépés adatfelvétel nélkül. Az adatfelvétel előtti ellenőrzés. A program adatfelvétel előtt a következőket ellenőrzi: - A beírt számlaszámok és gyűjtőkódok meglétét az aktuális cég számlatükrében vagy gyűjtőkód listájában. Ha a program nem találja meg a keresett számlaszámot vagy gyűjtőkódot, akkor a következő üzenetet küldi: Ezt a gyűjtőkódot nem találom... vagy Ezt a számlaszámot nem találom... - Ha 2-es, 3-as vagy 4-es könyvelési formával dolgozunk, akkor a TARTOZIK oldalon (gyűjtőkód) a 4. pozíció csak 1-es lehet, a KÖVETEL oldalon (gyűjtőkód) a 4. pozíció csak 2-es lehet. Ha az előbbi feltételek nem teljesülnek, akkor a program a felhasználónak a következő üzeneteket küldi: A TARTOZIK oldalon a 4. pozíció csak 1-es lehet... vagy A KÖVETEL oldalon a 4. pozíció csak 2-es lehet... - A TARTOZIK és a KÖVETEL oldalnak egyenlőnek kell lennie, ellenkező esetben a A TARTOZIK és a KÖVETEL oldal nem egyenlő... felirat jelenik meg a képernyőn és a program kijelzi a két oldal összegének különbségét is ; - Ha nem töltöttük ki az adott könyvelési tételt, akkor a Nincs Adat... üzenetet kapjuk. - Abban az esetben, ha valamelyik sort hibásan töltöttük ki (pl. az aktuális sorba számlaszámot írtunk, de összeget nem), akkor a következő üzenetet kapjuk, ahol XX a hibás sor számát jelöli: Hibásan van kitöltve a(z) XX. sor... Az adatfelvitel az összes naplóformánál azonosan működik.
Felhasználói Kézikönyv 20 SEGÉDLET AZ EGYSZERES KÖNYVVITELHEZ A 45 napos ÁFA figyelése a Pénztárkönyv, Naplófőkönyv rendszerben Ha Ön folyószámlát is vezet (vevő, szállító nyilvántartás), javasoljuk, hogy a folyószámla vezetése a vevőszámlák esetén (előírás és a kiegyenlítés is) a vegyes könyvelésből történjen. Szállító számlák esetén a program mellé adott segédlet alapján válasszuk ki a 3 módszer alapján a nekünk megfelelőt (I. Hagyományos; II. Teljesítéskor levonható ÁFA; III. Bolti ÁFA miatti nyilvántartásos). Egyszeres könyvvitel esetén a fizetendő ÁFÁ-t akkor kell szerepeltetni az ÁFA bevallásban és nyilvántartásban, ha az adott bevétel számla kiegyenlítésre került, vagy a teljesítéstől számított 45 nap eltelte után a számla még nem került kiegyenlítésre. Az árbevételt (ÁFA nélküli összeget) csak az összeg befolyásakor kell bevételnek tekinteni. Figyelem a nem készpénzes számlák nyilvántartásba vétele a 45 napos figyelés céljából, folyószámla vezetés esetén és normál könyvelés esetén is ugyanúgy (azonos gyűjtőkódokra könyvelve) történik. Természetesen folyószámla vezetésekor az ahhoz szükséges plusz információkat be kell írni. Nem készpénzes számlákat a következőképp kell nyilvántartásba venni a 45 napos ÁFA figyelés céljából: 1. Nyomja meg a szöveg mező utáni [v] nyomógombot, mely után megjelennek az automatikus kontírozásra kijelölt tételek. 2. Válassza ki a megfelelő könyvelési tételt. (A tétel automatikusan kikontírozódik.) 3. Javítsa át a Tartozik és a Követel oldal gyűjtőkódjainak 4. pozícióját (a 4. pozíció a Tartozik oldalon '3', a Követel oldalon '4' legyen) vagy nyomja a meg a [Nyilv. tétel] nyomógombot vagy a [SHIFT-F6] billentyűkombinációt. 4. Írja be a bruttó összeget a megfelelő oldalra, majd a bruttó összegen állva nyomja meg az [ÁFA számolás] nyomógombot vagy az [F5] billentyűt. 5. Az [Adatfelvétel] nyomógombbal vagy az [F10] billentyűvel rögzítse a könyvelt tételt. 45 napon belüli kiegyenlítés esetén nyilvántartásba vett tétellel következő a teendő: 1. Válassza ki a bizonylat szám mező utáni [v] nyomógombot. Ezután a képernyőn megjelennek a nyilvántartásba vett tételek. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program.
Felhasználói Kézikönyv 21 2. Válassza ki a megfelelő tételt, és nyomja meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer ezután automatikusan lemínuszolja a kiválasztott nyilvántartási tételt, és automatikusan elvégzi a bevétel számla normál módon történő könyvelését (felajánlja a könyvelési tételt, melyet az [Adatfelvétel] nyomógomb használatával rögzíthetünk). 45 napon belüli részkiegyenlítés esetén nyilvántartásba vett tétellel a következő a teendő: 1. Válassza ki a bizonylat szám mező utáni [v] nyomógombot. Ezután a képernyőn megjelennek a nyilvántartásba vett tételek. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program. 2. Válassza ki a megfelelő tételt, és nyomja meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer ezután automatikusan lemínuszolja a kiválasztott nyilvántartási tételt és elvégzi a bevétel számla normál módon történő könyvelését (felajánlja a könyvelési tételt). Mivel részkiegyenlítésről van szó az összeget át kell írni a részkiegyenlítés összegére, és az [ÁFA számolás] billentyűvel a bruttó összegből vissza kell számoltatni az ÁFÁ-t és az ÁFA alapot. 4. A számla ki nem egyenlített részét vegyük nyilvántartásba a korábban már leírt módon a számlán feltűntetett teljesítés dátumával. Ez a tétel a folyószámla könyvelése esetén sem érintheti a folyószámla könyvelést, mivel a teljes összeg már korábban előírásra került. 45 nap után a ki nem egyenlített, illetve 45 napon belül részkiegyenlített számlák fennmaradó részének könyvelése, ÁFA nyilvántartás készítése, nyilvántartásba vett tétel esetén: A rendszer automatikusan figyeli a 45 nap leteltét és automatikusan végzi az ÁFA nyilvántartásban az ÁFA szerepeltetését. (Automatikusan lekönyveli a 45 napos tételeket.) A nyilvántartásba nem vett, 45 napon belül ki nem egyenlített számla könyvelése a helyes ÁFA nyilvántartás elkészítése miatt: 1. Nyomja meg a szöveg mező utáni [v] nyomógombot, mely után megjelennek az automatikus kontírozásra kijelölt tételek. 2. Válassza ki a megfelelő könyvelési tételt. 3. A Tartozik és a Követel oldal gyűjtőkódjait módosítsa az alábbiak szerint: a 4. pozíció a Tartozik oldalon '3', a Követel oldalon '4', kivéve ÁFA, ahol a 4. pozíció '2') vagy nyomja meg az ÁFA tétel nyomógombot vagy üsse le a [SHIFT-F8] billentyűkombinációt.
Felhasználói Kézikönyv 22 4. Írja be a bruttó összeget a megfelelő oldalra, majd a bruttó összegen állva nyomja meg az [ÁFA számolás] billentyűt. 5. Az [Adatfelvétel] nyomógomb használatával rögzítse a könyvelt tételt. A nyilvántartásba vett számla 45 nap után történő kiegyenlítése: 1. Nyomja meg a szöveg mező utáni [v] nyomógombot, ezzel tudjuk elvégezni a keresést. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program. 2. Válasszuk ki a megjelenő listából a bizonylatszám és az összeg alapján a kiegyenlítésre kerülő tételt. Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer automatikusan elvégzi a tétel könyvelését. A tétel kiegyenlítését a rendszer úgy könyveli, ahogy Ön előírta (ha pénztár, akkor pénztár, ha bank, akkor bank bevételként). Kérjük figyelje, hogy a pénz arra a kódra folyt-e be amit Ön eredetileg megadott. Amennyiben ez megváltozott, akkor módosítsa a gyűjtőkódot. A 30 napos időhatár figyelése a Bevételi nyilvántartás rendszerben Ha Ön folyószámlát is vezet (vevő, szállító nyilvántartás), javasoljuk, hogy a folyószámla vezetése a vevőszámlák esetén (előírás és a kiegyenlítés is) a vegyes könyvelésből történjen. Bevételi nyilvántartás esetén a kiállított számlán szereplő összeg a kibocsátásától számított 30. napon akkor is bevétel, ha azt a vevő nem fizette meg a számla kibocsátójának. Nem készpénzes számlákat a következőképp kell nyilvántartásba venni a 30 napos figyelés céljából: 1. Nyomja meg a szöveg mező utáni [v] nyomógombot, mely után megjelennek az automatikus kontírozásra kijelölt tételek. 2. Válassza ki a megfelelő könyvelési tételt. (A tétel automatikusan kikontírozódik.) 3. Ha az automatikus kontírozású tétel nem nyilvántartási kódokat tartalmaz, akkor vagy nyomja a meg a [Nyilv. tétel] nyomógombot vagy a [SHIFT-F6] billentyűkombinációt, melynek hatására megtörténik a nyilvántartásba vételi kódokra az átírás (A 4. pozíció a Tartozik oldalon '3', a Követel oldalon '4'). 4. Írja be a bruttó összeget a megfelelő oldalra. Ha az összeget a Tartozik oldalra írta be, akkor az összeg az adatbeviteli mezőről történő ellépés után átírásra kerül a Követel oldalra is. A Tartozik és a Követel oldal 1. sorának összegét az [F5] billentyű segítségével lehet a másik oldalra átíratni. 5. Az [Adatfelvétel] nyomógombbal vagy az [F10] billentyűvel rögzítse a könyvelt tételt.
Felhasználói Kézikönyv 23 30 napon belüli kiegyenlítés esetén nyilvántartásba vett tétellel következő a teendő: 1. Válassza ki a bizonylat szám mező utáni [v] nyomógombot. Ezután a képernyőn megjelennek a nyilvántartásba vett tételek. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program. 2. Válassza ki a megfelelő tételt, és nyomja meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer ezután automatikusan lemínuszolja a kiválasztott nyilvántartási tételt, és automatikusan elvégzi a bevétel számla normál módon történő könyvelését (felajánlja a könyvelési tételt, melyet az [Adatfelvétel] nyomógomb használatával rögzíthetünk). 30 napon belüli részkiegyenlítés esetén nyilvántartásba vett tétellel a következő a teendő: 1. Válassza ki a bizonylat szám mező utáni [v] nyomógombot. Ezután a képernyőn megjelennek a nyilvántartásba vett tételek. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program. 2. Válassza ki a megfelelő tételt, és nyomja meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer ezután automatikusan lemínuszolja a kiválasztott nyilvántartási tételt és elvégzi a bevétel számla normál módon történő könyvelését (felajánlja a könyvelési tételt). Mivel részkiegyenlítésről van szó, az összeget át kell írni a részkiegyenlítés összegére, és az [F5] billentyűvel a Tartozik vagy a Követel oldalon szereplő összeg gyorsan átiratható a másik oldalra. 4. A számla ki nem egyenlített részét vegyük nyilvántartásba a korábban már leírt módon a számlán feltűntetett dátummal. Ez a tétel a folyószámla könyvelése esetén sem érintheti a folyószámla könyvelést, mivel a teljes összeg már korábban előírásra került. 30 nap után a ki nem egyenlített, illetve 30 napon belül részkiegyenlített számlák fennmaradó részének könyvelése a bevételek közé, nyilvántartásba vett tétel esetén: A rendszer automatikusan figyeli a 30 nap leteltét és automatikusan lekönyveli bevételnek a 30 napos tételeket. A nyilvántartásba nem vett, 30 napon belül ki nem egyenlített számla könyvelése a bevétek közé: 1. Nyomja meg a szöveg mező utáni [v] nyomógombot, mely után megjelennek az automatikus kontírozásra kijelölt tételek. 2. Válassza ki a megfelelő könyvelési tételt.
Felhasználói Kézikönyv 24 3. Nyomja meg az [Árbev. tétel] nyomógombot vagy a [Shift-F8] billentyűkombinációt, melynek hatására megtörténik a nyilvántartásba vételi és a normál bevételi kód(ok)ra az átírás (A 4. pozíció a Tartozik oldalon pénz- vagy értékforgalom esetén '3', a Követel oldalon bevétel esetén '2'). 4. Írja be a bruttó összeget a megfelelő oldalra, majd a bruttó összegen állva nyomja meg az [F5] billentyűt, hogy az összeg a másik oldalra is átíródjon. 5. Az [Adatfelvétel] nyomógombbal vagy az [F10] billentyűvel rögzítse a könyvelt tételt. A nyilvántartásba vett számla 30 nap után történő kiegyenlítése: 1. Nyomja meg a szöveg mező utáni [v] nyomógombot, ezzel tudjuk elvégezni a keresést. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program. 2. Válasszuk ki a megjelenő listából a bizonylatszám és az összeg alapján a kiegyenlítésre kerülő tételt. Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer automatikusan elvégzi a tétel könyvelését. A tétel kiegyenlítését a rendszer úgy könyveli, ahogy Ön előírta (ha pénztár, akkor pénztár, ha bank, akkor bank bevételként). Kérjük figyelje, hogy a pénz arra a kódra folyt-e be amit Ön eredetileg megadott. Amennyiben ez megváltozott, akkor módosítsa a gyűjtőkódot.
Felhasználói Kézikönyv 25 KARBANTARTÁS A KÖNYVELÉSBEN Munkánk során előfordulhat, hogy valamilyen okból elhibázzuk az adatfelvitelt és a hibás adatokat mentjük el a számítógépbe. A program a könyvelési hibák korrigálása miatt tartalmazza a karbantartás menüpontokat. A könyvelésben természetesen nem javíthatunk tetszőlegesen. Ha felvisszük az adatokat, utána célszerű azonnal ellenőrizni azokat és az esetleges hibákat ki kell javítani. A javítás mindig csak az aktuális hónapban történhet. Tehát ha egy hónap könyvelését már befejeztük és a következő hónapot elkezdtük, akkor az előző hónap adataihoz már nem nyúlhatunk hozzá alapesetben. Ha előző hónapot akarunk javítani a program a Nem Lehet Javítani... üzenetet adja, akkor nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. FIGYELEM! Ha a könyvelésből történő folyószámla könyvelést is végzünk, akkor bizonyos típusú program változatoknál karbantartáskor az összes folyószámla tétel rendezetlen lesz. Értékelés előtt a program természetesen újra összerendezi a számla előírásokat és kiegyenlítéseket, ezért a karbantartás után az Analitika menüpontban rendeztessük össze a számla előírásokat és kiegyenlítéseket, mivel ezután könyveléskor számla kiegyenlítés esetén a számlaszámon állva és a [Le] billentyűt megnyomva már valóban a rendezetlen tételek közül választhatunk. STORNO Ha a javítási kísérletünkre a program a Nem Lehet Javítani... üzenetet adja, akkor a hibásan bevitt könyvelési tételt akár úgy is kijavíthatjuk, hogy a rossz tétel adatait: 1. átforgatva (TARTOZIK lesz a KÖVETEL és fordítva) vagy 2. mínusz előjellel írjuk ismét be, majd utána a jó helyesbítő tételt rendesen könyveljük le. A javítást az alábbiak szerint végezhetjük el: 1. A menürendszerben válasszuk ki a Karbantartás a VEGYES és a folyószámla könyvelésben A BANK és a folyószámla könyvelés karbantartása Javítás a PÉNZTÁR és a folyószámla könyvelésben menüpontok közül a nekünk megfelelőt. A Pénztárkönyv, Naplófőkönyv és a Bevételi nyilvántartás karbantartása a Karbantartás a VEGYES és a folyószámla könyvelésben menüpont alatt történik. 2. AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA menüpont szerint válasszuk ki azt a céget, amelynek az adataiban javítani szeretnénk.
Felhasználói Kézikönyv 26 3. Ha az adott cég aktuális naplójában nincs könyvelési tétel, akkor a Nincs javítható adat... felirat jelenik meg a képernyőn. 4. Adatbázis hiba, áramkimaradás, üzemzavar, illetéktelen személy módosítása az adatbázisban a Nem tálálom az adott könyvelési tételt (ÖsszeGyűjt)... üzenetet vonja maga után. Ha a program üzenet nélkül kiszáll a javításból, akkor ez szintén az előbb felsorolt okok valamelyikére vezethető vissza, de a program nem tudta azonosítani a hiba eredetét, ezért a rendszer összeomlás elkerülése végett felfüggesztette az aktuális program modul működését. 5. Következőkben megtekinthetjük a beírt adatokat. A [Keresés] gombbal történő keresés esetén, például ha az összeg vagy számlaszám rovatokat üresen hagyjuk, az üresen hagyott mezőre nem keres a program. (pl. ha csak összeget írunk, az azonos összegek között kereshetünk előre vagy hátra, vagy ha csak számlaszámot, pl. 311-et, akkor a vevők között kereshetünk előre és hátra.) Javítás esetén a KÖNYVELÉS fejezetben leírtak szerint módosíthatjuk az adatokat. A hiba korrigálása és az adatok elmentése után (ha több tételt nem kívánunk javítani) nyomjuk meg a [Kilépés] gombot, melynek hatására visszatérhetünk a hívó menübe.