Tátrai Orsolya DE Neveléstudományok Intézete Andragógia Tanszék
Arany Edit Hajnal Tamás Kőrössy Zoltán Nagy Gábor Novák László Novák Zsuzsa Tomecskó Erika (2002): Üzleti rendezvényszervezés I. Titkok és trükkök. Budapest, B+V Lap és Könyvkiadó. Faragó Hilda (2004): Idegenforgalmi rendezvények és kongresszusok szervezése. Budapest, Képzőművészti Kiadó. Nagy László (1991): Nagyrendezvények és kongresszusok szervezése. Budapest, Víva Kft. Pusztai János (2005): Konferenciaszervezés. Székesfehérvár, KJF.
1. A konferenciaturizmus elméleti alapjai 2. A konferencia események típusai 3. A konferenciák személyi háttere 4. A konferenciaszervezés folyamata 5. A konferenciaszervezés sajátos feltételei 6. A konferenciák világához kapcsolódó hazai és nemzetközi szervezetek 7. A konferenciaturizmus tendenciái 8. Protokoll a konferenciák világában
Történeti áttekintés Konferencia Turizmus Hivatásturizmus: MICE - M (meetings = ülések) - I (incentives = incentív utak) - C (Congresses, Conventions = konf., kongr.) - E (exhibitions = kiállítások)
2. A konferencia események típusai Rendezvények típusai - Kiegészítő - Tudományos - Társadalmi, politikai - Állami - Üzleti - Kulturális - Egyéni, családi
Konferenciák 1) Hivatalos jellegű rendezvénytípusok ÜLÉSEK ELŐADÁS KEREKASZTAL FÓRUM KIÁLLÍTÁS
KONFERENCIA KÖZGYŰLÉS KONGRESSZUS (1-2) MUNKACSOPORT BRAINSTORMING WORKSHOP PANELVITA
PLENÁRIS ÜLÉS SAJTÓTÁJÉKOZTATÓ POSZTERSZEKCIÓ SZEMINÁRIUM SZIMPÓZIUM
TELEKONFERENCIA / VIDEÓKONFERENCIA TESTÜLETI ÜLÉS TRÉNING
2) Étkezéssel egybekötött rendezvénytípusok - Álló alkalmak Fogadás Buffet-dinner Koktélpatry Garden party Egy pohár pezsgő - Ültetéses alkalmak Díszétkezés Munkaebéd/munkavacsora Villásreggeli
3) Egyéb rendezvények Bál, estély, fesztivál, gála, show stb.
I. SZERVEZŐK a) PCO (Professional Congress Organizers)
b) MP (Meeting Planner) az ülés megrendelője egy személy vagy csoport/testület, megbízásban áll c) Szakmai szervezőbizottság Tagjai a szakma prominens képviselői. Feladatai: - téma, időpont, üléstípusok meghatározása, - kiegészítő rendezvények típusának meghatározása, - szakmai előkészítés: előadók kiválasztása, felkérése - PCO kiválasztása, megbízása, - folyamatos ellenőrzés.
d) Közreműködők - hostok, hostessek - tolmácsok, fordítók (konszekutív, szinkron, fülbesúrgó) - Helyszíngazdák (konferencia szálloda) e) Szolgáltatók - Szállás (szállodák, hotelek, panziók, kollégiumok stb.) - Étkezés (éttermek, kiszállítók) - Utazás (közlekedési cégek) - Kiegészítő programok (cégek, intézmények, társaságok, művészek stb.) - Megjelenés, nyilvánosság (grafikus, nyomda, fotós, PR cég, reklámügynökség, sajtó stb.) - Technikai feltételek (hang, fény, biztonság, eszközök)
II. MEGBÍZÓK - Állami szféra (szerv, intézmény szakmai szervezet, testület stb.) - Vállalkozói szféra (egyén, cég, vállalat stb.) - Civil szféra (egyesület, alapítvány, szövetség stb.)
III. RÉSZTVEVŐK - Hallgatóság - Előadók - VIP vendégek - Média - Közreműködők, szolgáltatók - Szervezők
I. Tervezés III. Lebonyolítás II. Szervezés IV. Utómunkálatok
I. Tervezés (1) Környezettanulmány PEST-analízis (politikai-jogi, gazdasági, szociális és technikai környezet felmérése) (2) Belső erőforrások elemzése SWOT elemzés (erősségek, gyengeségek, lehetőségek, veszélyek) (3) Szervezőbizottság szakmai szervezőbizottság felállítása (4) Brief összeállítása
BRIEF Kérdés (9) Ki? Mit? Miért? Kinek? Hol? Mikor? Mivel? Hogyan? Miből? A BRIEF tartalma A konferencia szervezője A konferencia neve A konferencia célja A konferencia célcsoportja A konferencia helye A konferencia időpontja A konferencia programjai (fő tartalmi elemek) A konferencia nyilvánossága (előzetes marketingterv) A konferencia költségterve (előzetes költségterv)
Ütemterv A konferencia részletes forgatókönyve HATÁRI DŐ TEVÉKENYSÉG SZERVEZÉS Belső kommunikáció kialakítása (stáblista feladatkörök, feladatok, ülések, megbeszélések, kapcsolattartás rendje) Részletes programterv (folyamatosan alakul) Logisztika szolgáltatók és közreműködők szervezése (utazás, szállás, étkezés, helyszín, biztonság, dekoráció, nyomda, előadók, fellépők) - árajánlatok kérése, opciós foglalás, végleges foglalás/szerződés Engedélyek beszerzése (ANTSZ, tűzvédelem, rendőrség, önkormányzat stb.) Marketingterv kidolgozása és megvalósítása (marketing-mix elemei) Költségterv kialakítása (tervezett költségek, tényleges költségek nyomon követése, szponzorkeresés) Folyamatos ellenőrzés A megvalósítás részletes forgatókönyvének összeállítása FELELŐ S
HATÁRI DŐ TEVÉKENYSÉG LEBONYOLÍTÁS napok pontos megjelölésével UTÓMUNKÁLATOK FELELŐ S Utólagos kifizetések Költségvetési elszámolás Köszönőlevelek Sajtókövetés Értékelés Beszámolók
III. Lebonyolítás FORGATÓKÖNYV Időpont Helysz ín Program/ tevékenység Szervezői feladatok Tárgyi feltételek Műszaki feltételek Felelős (ök) Megjegyzések 08.00 DAB Helyszín előkészítése Stáb eligazítás forgatók. Laci Termek külön Helyszín(ek) berendezése virág, reg.csom. projektor lap top hosszabbító 09.00 DAB fsz. Résztvevők fogadása Reg.csom. kiosztása mappa, kitűző stb. Részvételi díjak beszedése jelenléti ív,számlatömb stb. Termek külön Folyamatos helyszínbizt. Tech. és eszk. bizt., szellőztetés projektor lap top hosszabbító Kapcsolattartás (szervezők) Szolg. fogadása, kifizetése Közreműk.fogadása, kifizetése Adott helysz. Kiegészítő programok Koordinálás Zárás Pakolás, takarítás
Pénzügyi feladatok: IV. UTÓMUNKÁLATOK - utólagos kifizetések, átutalások rendezése, - a költségvetéssel való elszámolás. Marketinghez kapcsolódó feladatok: - utómédia, - sajtókövetés (tv, rádió, internet, nyomtatott sajtó). Köszönőlevelek: résztvevőknek, meghívottaknak, szponzoroknak. Értékelés: - megrendelő szervező között, - szervezői stábon belül.
a) HELYSZÍNEK Konferencia termek - Nagyság szerint: nagyterem, kisterem, üléstermek. - Szellőzés, fűtés, légkondicionálás. - Világítás (természetes, mesterséges fény, sötétíthető). - Technika: színpadtechnika, audiovizuális eszközök, műszaki szakemberek.
ISKOLAPADOS ELRENDEZÉS SZÍNHÁZI SZÉKSOROS ELRENDEZÉS
U ALAKOS ELRENDEZÉS BANKETT ELRENDEZÉS
Konferencia szállodák Szállás + étkezés + konferencia termek + egyéb szolgáltatások
b) Étkeztetés Ebéd Érkezés Kávészünet Állófogadás
Árajánlat kérése - Megrendelő (fejléc), rendezvény neve, időpontja, létszám, étkezések típusa + ételek típusa, fizetés formája, ÁFA-val Hivatalos levél forma! Opciós foglalás - Az az időpont, ameddig lehetőség van a szolgáltatás díjmentes lemondására. Megrendelés - A szolgáltatás és az ár véglegesítése.
c) Speciális szervezői feladatok Nyilvánosság! - Felhívás + jelentkezési lap kiküldése (v.) REKLÁM tevékenység - Jelentkezés feltételei: absztrakt, resume + részvételi díjak befizetése. - Jelentkezési határidő! visszajelzés, összesítés (megrendelések véglegesítése). - A program (előadókkal, beosztással) véglegesítése résztvevők értesítése. - Előadók! előadások anyagának (tanulmányoknak) bekérése. - Konferenciakötet szerkesztése nyomdai munkálatok. - Konferenciakötetek kipostázása.
Szakmai szervezőbizottság és szervezők Saját (belső) szakmai megbízó PCO-val - saját rendezvény - pályázás útján - BRIEF - BRIEF alapján részletes terv Lebonyolítás! - Regisztráció! - regisztrációs csomag, - jelenléti ív, - részvételi díjak helyszínen való befizetése (számlázás), - információk!
(1) Magyar Turizmus Zrt. (1994 - )
Tulajdonos: Magyar Állam Magyar Fejlesztési Bank Felépítése: - Vezérigazgatóság - Igazgatóságok - Marketing Igazgatóság (promóció, E-marketing, piac-és termékmenedzsment, kutatás) - Hálózati Igazgatóság (belföldi koord., külképviseleti koord., rendezvény iroda) - Magyar Kongresszusi Igazgatóság - Gazdasági Igazgatóság + Tourinform hálózat (144)
Feladatok: - Magyarország arculatépítése, imázsjavítás, ismertség növelése itthon és külföldön, - piacra juttatás segítése, - regionális együttműködések segítése, - marketingkommunikációs tevékenység, - turisztikai információk biztosítása. Szeptember 27. a Turizmus Világnapja!
HCB (Hungarian Convention Bureau) - MKI
2001-től a Magyar Turizmus Zrt. szervezeti egysége! Nonprofit szervezet! Feladatai: - Kiadványok készítése - Adatgyűjtés és szolgáltatás - Háttéranyagok gyűjtése, adatbázis - Kapcsolattartás nemzetközi szervezetekkel - Közreműködés továbbképzésekben - Javaslattevés beruházásokra
PARTNERKERESŐ FUNKCIÓ: - szállodák, helyszínek, szervező irodák, incentive programok, éttermek)
HÁTTÉRANYAGOK: - statisztikák, tanulmányok, szakmai kiállítások, kongresszusi naptár, szaklapok, web-könyvtár, továbbképzések)
ICCA (International Congress and Convention Association Kongresszus- és Konferenciaszervezők Nemzetközi Szövetsége) Titkársága: Amszterdam (1964-től) A legátfogóbb nemzetközi szervezet 7 kategória: - Utazási irodák - Légitársaságok - Kongresszus- és kiállítás-szervezők - Állami irányító hivatalok és testületek - Kongresszusi központok és irodák - Szállodák - Egyéb szállítók és szolgáltatók LEGNAGYOBB KONFERENCIA ADATBANK (9000 rendezvény története, infói)! MKI tagja!
UIA (Union of International Associations Nemzetközi Szervezetek Szövetsége) Titkársága: Brüsszel Adatbázis és statisztikai elemzések Nemzetközi szervezetekről szóló kötetek.
A résztvevők költése ott tartózkodás alatt (4 nap átlagosan) Kb. 3-4-szerese a költés a szabadidős turizmusnak! Szállodai szoba 52 % Szállodai étterem 10 % Más étterem 12 % Szolgáltatások 5 % Szórakozás 5 % Vásárlás 8 % Helyi közlekedés 5 % Egyéb 3 %
EURÓPA 5.134 esemény 57.3 % ÁZSIA 1.305 esemény 14.6 % AMERIKA 1.824 esemény 20.4 % AUSZTRÁLIA 264 esemény 2.9 % AFRIKA 426 esemény 4.8 % Összesen : 8.953 esemény 100 % (UIA adatok alapján) EURÓPA 3.082 esemény 58 % AMERIKA 957 esemény 18 % ÁZSIA 956 esemény 18 % AUSZTRÁLIA 192 esemény 4 % AFRIKA 128 esemény 2 % Összesen: 5.315 esemény 100 % (ICCA adatok alapján)
Nemzetközi ülések megoszlása a kontinensek között (Forrás: UIA)
Vezető konferencia országok (UIA ranglista 2005) 2000 2001 2002 2003 2004 2005 1. USA 1227 1064 1145 1068 1080 1039 2. Franciaország 801 627 565 647 552 590 3. Németország 626 500 481 487 491 410 4. Egyesült Királyság 662 464 505 420 377 386 5. Olaszország 493 420 371 437 336 382 6. Spanyolország 387 343 392 376 361 368 7. Hollandia 341 8. Ausztria 230 231 243 274 279 314 9. Svájc 244 240 256 322 302 268 10. Belgium 373 306 313 283 282 242 11. Kína 164 159 231 216 23. Magyarország 138 98 97 101 128 117
Vezető konferencia országok (ICCA ranglista) 2000 2001 2002 2003 2004 2005 1. USA 284 208 225 232 288 376 2. Németország 208 160 144 161 272 320 3. Spanyolország 161 140 177 220 267 275 4. Egyesült Királyság 224 148 151 177 196 270 5. Franciaország 183 139 118 123 204 240 6. Hollandia 181 197 7. Olaszország 146 142 101 146 170 196 8. Ausztrália 166 133 119 117 145 164 9. Ausztria 82 81 73 111 129 157 10. Svájc 151 20. Magyarország 56 36 59 57 78 97
A nemzetközi ülések nagysága (Forrás: ICCA) Átlagos létszám 687 fő
Nemzetközi konferenciák időtartama Konferenciavárosok ranglistája: 1. Szingapúr, 2. Párizs, 3. Brüsszel, 4. Bécs, 5.Barcelona, 6. Tokio, 7. Szöul, 8. Budapest, 9. Koppenhága, 10. London (ICCA ranglista: Konferenciaszám alapján)
MAGYARORSZÁG Jellemzők
(2009) Nemzetközi konferenciák (2010): Budapest 71% Pécs 6,7% Sopron 3% Szeged 3% Balaton-vidék 2,6% Debrecen, Eger, Győr stb..
Konferenciák helyszínei
A világ legnagyobb szállodaláncai 1. Intercontinental (GB) 3532 532 701 2. Cendant (USA) 6396 520 860 3. Marriott (USA) 2564 469 218 4. Accor (Francia) 3973 463 427 5. Choice (USA) 4987 403 806 6. Hilton (USA) 2226 354 312 7. Best Western (USA) 4097 308 131 92. Danubius Hotels 61 9 600 148. Corinthia Hotels 23 6 230 183. Hunguest Hotels 29 4 785
Csúcsidőszakok: - május-június - szeptember-október Átlagos időtartam:
FOGALMAK A hivatalos érintkezés szabályaira, rendjére, formaságaira az etikett és a protokoll megnevezést használják. Illem: A társadalmi érintkezés, a jó modor, az udvariasság szabályai /Magyar értelmező kéziszótár / Etikett: francia eredetű kifejezés ( etiquette ) - Az (előkelő) társasági érintkezés formáinak megszabott rendszere. /Magyar Értelmező Kéziszótár/ - Az udvariassági szabályok, illemszabályok összessége. /Idegen szavak szótára/ Protokoll: görög eredetű szó ( protosz + kolla ) A hivatalos kapcsolatok írott és íratlan szabályainak, szokásainak és formaságainak összessége. /Magyar nyelv értelmező szótára /
1)Diplomáciai protokoll Hivatalos nemzetközi kapcsolatok viselkedéskultúrája. A protokoll nemzetközi gyakorlata a diplomácia területén alakult ki. 2)Állami protokoll Az államfő, a kormányfő, a kormány tagjai és a kormánytag jellegű funkciót betöltő vezetők hivatalos tárgyalásainak,találkozóinak, utazásainak szervezése és lebonyolítása. 3)Vállalati protokoll Szervezetek (kisvállalatok, nagy cégek) protokolláris tevékenysége, amely többek között a szervezet kapcsolati hálójától, jellegétől, pénzügyi lehetőségeitől is függ.
A viselkedéstechnika elemei Magatartás: a munkában, magánéletben, másokkal való érintkezésben végzett, erkölcsi jelentéssel bíró cselekedetek összessége. Magatartásunk (másokhoz való viszonyunk) a VISELKEDÉSen keresztül jut kifejezésre. 1) Passzívák: azok a mozzanatok, amelyek cselekvő közreműködésünk nélkül is jellemzik illemtani kulturáltságunk, protokollismereteink színvonalát. 2) Aktívák: azok az elemek, amelyek megnyilvánulásához cselekvő közreműködésünkre, megszólalásunkra, valamilyen interakcióra van szükség.
PASSZÍVÁK Jellem, Lelkiismeret, Megjelenés, fellépés, öltözködés, Illedelmesség, jó modor, Udvariasság, Előzékenység, Figyelmesség, Tapintat, Pontosság, Szerénység, Türelem, Önuralom. AKTÍVÁK Köszönés, kézfogás, kézcsók, Meghajlás, Tegezés, magázás, Bemutatás, bemutatkozás, Társalgás, beszédmodor, Partnerség, Testbeszéd, testhangok. - öröklött tulajdonságok - finomíthatók, fejleszthetők - megtanulhatók, beépülhetnek az ember viselkedéskultúrájába
Köszönés A legáltalánosabb és leggyakoribb érintkezési forma. Kialakult szabályai: - A szóbeli formula a nemzetközi hivatalos kapcsolatokban - szinte kizárólag a napszakhoz (találkozáskor), - illetve a viszontlátásra utaláshoz (elváláskor) kapcsolódik. - Előre köszön: férfi a nőnek, fiatalabb az idősebbnek, beosztott a főnöknek, a belépő a bentlévőnek. A köszönést elmulasztani vagy nem viszonozni egyértelmű sértés!!!!! A régi bonyolult formalitásoktól megmaradt a fejbiccentés, a könnyű meghajlás, férfiaknál a kalapemelés és a felállás, a kézfogás, az ölelés és a csók, (hölgyeknek) a kézcsók.
Felállás A felállás szabályai az előreköszönés szabályaihoz hasonlítanak: a férfiak, ha nőt köszöntenek, a fiatalabbak, ha idősebbet, a beosztott, ha a főnökét köszönti Kézfogás Az üdvözlés egyik legrégebbi formája (a fegyvertelenség, a barátság jelképe). Szabályai ellentétesek a köszönésével!! aki előre köszön, annak meg kell várnia, amíg a másik kezet nyújt, a kézfogás egyszerű, rövid, határozott mozdulat.
Bemutatkozás Harmadik fél segítsége nélkül való ismeretkötés. - Hivatalos látogatás alkalmával (előzetes bejelentés esetén): a meglátogatott fél titkárságán elegendő a név és a cég bemondása (hogy a titkárnő azonosítani tudja az illetőt) a partner az előzetes bejelentés alapján tudja, kivel áll szemben, így a bemutatkozás formális, lehetőleg névjegycserével, utána azonnal a hivatalos témára lehet térni. Az előzetes bejelentés nélküli látogatást lehetőleg kerülni kell. - Társaságban (fogadáson ) ha nem találunk ismerőst: férfi is, nő is odaléphet más magányos ácsorgóhoz - köszönés, bemutatkozás, a vállalat vagy a foglalkozás megjelölése.
Bemutatás Valakit bemutatnak valakinek. Kétoldalú tárgyalásokon: a delegációvezető (először a fogadó) a kölcsönös üdvözlés után bemutatja a delegáció tagjait, rang és név szerint. Társaságban a házigazda mutatja be vendégét a korábban érkezetteknek. Bárki bemutathatja egymásnak saját ismerőseit, vagy megkérheti ismerősét, hogy mutassa be ismerősének. Kit mutatnak be kinek? a férfit a nőnek, a fiatalabbat az idősebbnek, az alacsonyabb rangút a magasabb rangúnak, ha a fogadást valakinek a tiszteletére rendezik, annak mutatják be a meghívottakat. Rövidség és célszerűség! Először mindig annak a nevét mondják, akinek a másikat bemutatják. Utána bemutatási formula, majd a bemutatott neve.
- Testápolás - Hajviselet - Smink, parfüm, körmök - Fogak Öltözködés JÓLÁPOLTSÁG ÖLTÖZKÖDÉS Mindig az alkalomhoz igazodik, az ünnepélyesség foka szerint rangsorolják, eszerint különböztetik meg az öltözetet is: 1) Hivatalos öltözet (nincs ünnepi jellege) 2) Alkalmi öltözet: informális, félünnepélyes, ünnepélyes. 3) Speciális alkalmi ruhák (kirándulás, sport, stb.)
Férfiaknál: hagyományos öltöny; galléros, kézelős ing; nem túl harsány nyakkendő, díszzsebkendő; sötét színű zakóhoz illő zokni; tiszta, ragyogóra fényesített fekete félcipő; esztétikus küllemű textilzsebkendő. Nőknél: a váll legyen mindig fedett; elengedhetetlen a harisnya; vezető pozíciójú nőknél kosztüm, kiskosztüm, kétrészes kosztüm, nadrágkosztüm; kiegészítők használata, amelyek megfelelnek a nők egyéniségének.
a) Informális alkalmi (=formális, hivatali) Férfiaknál: egyszínű öltöny Nőknél: blúz, szoknya, kosztüm b) Félünnepélyes alkalmi Férfiaknál: sötét árnyalatú öltöny Nőknél: kosztüm c) Ünnepélyes alkalmi Férfiaknál: fekete öltöny + fehér ing + szürke nyakkendő Nőknél: hosszú ruha, kosztüm, blúz, magas sarkú cipő
Külön előírás szerint: BLACK TIE WHITE TIE
Kellékei: névjegy, meghívó, ajándék, virág NÉVJEGY (klasszikus, hivatalos, közös, diplomáciai, idegen nyelvű)
MEGHÍVÓ A meghívónak tartalmaznia kell: (- a meghívó személy rangját, nevét) - a meghívás tényét, - az alkalom jellegét, - az alkalom idejét, - programot - más tudnivalókat.