CORVINA 4 KATALOGIZÁLÁSI KÉZIKÖNYV
Tartalomjegyzék ÁBRAJEGYZÉK... 3 BEVEZETÉS... 5 1. MARC, REKORD... 5 2. BELÉPÉS A RENDSZERBE, BEJELENTKEZÉS, JOGOSULTSÁGOK... 6 2.1 KONFIGURÁLÁS... 6 3. A FELHASZNÁLÓI FELÜLET... 7 4. MENÜSOR... 9 4.1 CORVINA... 9 4.2 REKORD... 10 4.3 SZERKESZTÉS... 12 4.4 AUTHORITY... 15 4.5 BEÁLLÍTÁSOK... 17 4.6 SÚGÓ... 19 5. ESZKÖZSOR... 20 6. SZERKESZTÉSI TUDNIVALÓK... 21 6.1 KIJELÖLÉS... 21 6.2 TÖRLÉS... 21 6.3 LÉTREHOZÁS, KIVÁGÁS, MÁSOLÁS, BEILLESZTÉS... 22 6.4 SPECIÁLIS KARAKTEREK... 23 6.5 TÁBLÁZATOK... 24 6.5.1 Cella másolása... 24 6.5.2 Táblázatok rendezése... 24 7.... 25 7.1 REKORD BETÖLTÉSE... 25 7.2 ÚJ REKORD LÉTREHOZÁSA... 29 7.3 SABLON LÉTREHOZÁSA... 30 7.4 TÁJÉKOZTATÓ ADATOK SZERKESZTÉSE (REKORDFEJ FÜL)... 31 7.4.1 Az űrlap kitöltése... 32 7.5 NEVEK, CÍMEK, KAPCSOLATOK FÜL... 33 7.5.1 Az űrlap kitöltése... 34 7.6 KIADÁS, TERJEDELEM FÜL... 40 7.6.1 Az űrlap kitöltése... 40 7.7 PÉLDÁNYADATOK SZERKESZTÉSE (PÉLDÁNYOK FÜL)... 45 7.7.1 Új példány létrehozása... 46 7.7.2 A példányszerkesztő űrlap kitöltése... 47 7.7.3 Példányadatok módosítása... 47 7.7.4 Példányok törlése... 47 7.7.5 Példányok átmozgatása másik rekordhoz... 48 7.7.6 Letiltások, előjegyzések... 48 7.8 REKORD ÁTEMELÉSE, MENTÉSE... 49 7.8.1 Exception munkafájlok... 50 7.8.2 Átemelés... 51 7.9 REKORD TÖRLÉSE... 53 7.10 REKORD ELVETÉSE... 53 7.11 MŰVELETEK AUTHORITY REKORDOKKAL... 54 7.11.1 Authority ellenőrzés... 54 7.11.2 Feloldás... 55 7.11.3 Authority rekordok kezelése... 56 7.11.4 Authority rekordok keresése... 57 7.11.5 Authority rekordok szerkesztése... 58 7.11.6 Authority rekordok helyettesítése... 65 7.11.7 Authority rekordok beszúrása... 66 7.11.8 Authority rekordok cseréje... 68 7.11.9 Authority rekord törlése... 69 7.12 BIBLIOGRÁFIAI REKORDOK ÖSSZEVONÁSA... 70 2
Ábrajegyzék 1. ábra. Bejelentkezés... 6 2. ábra. Felhasználói felület... 7 3. ábra. Kapcsolódás adatbázishoz... 9 4. ábra. Kilépés... 9 5. ábra. A mentés helye... 11 6. ábra. Módosított rekord elvetése... 11 7. ábra. Új egyedi azonosító hozzárendelésének megerősítése... 12 8. ábra. Érvénytelen almezőkód... 13 9. ábra. Üres almezőtartalom... 13 10. ábra. Authority rekordok kezelése... 15 11. ábra. Authority beszúrása... 16 12. ábra. Authority cseréje... 17 13. ábra. Mintaként való betöltés megkérdezése... 17 14. ábra. Feloldatlan mező a háttérfájlban... 18 15. ábra. A szerkesztőablak megjelenésének beállítása... 19 16. ábra. Eszközsor... 20 17. ábra. Információ nem aktív ikonról... 20 18. ábra. Diakritikus jelek... 23 19. ábra. Speciális karakterek... 23 20. ábra. Fájl kiválasztása... 25 21. ábra. Betöltés helyi fájlból... 26 22. ábra. Betöltés adatbázis munkafájljából... 26 23. ábra. Adatbázisok kiválasztása az OPAC modulban... 27 24. ábra. Keresés online katalógusokban... 28 25. ábra. Rekord tartalmának megtekintése... 29 26. ábra. Új rekord létrehozása... 30 27. ábra. Rekord elvetése mentés nélkül... 30 28. ábra. Mentés sablonként... 31 29. ábra. Egy lehetséges könyvsablon... 31 30. ábra. Rekordfej fül (könyv dokumentumtípus)... 32 31. ábra. Nevek, címek, kapcsolatok fül... 33 32. ábra. Teljes lista ikon... 34 33. ábra. Teljes lista - tárgyszó típusa... 35 34. ábra. Listából ikon... 35 35. ábra. Authority választás listából... 36 36. ábra. Rekord keresése rekordkapcsolathoz... 36 37. ábra. Kapcsolat típusának kiválasztása... 37 38. ábra. Nevek űrlapos szerkesztése/szerkesztése űrlapon... 37 39. ábra. Figyelmeztetés kötelező adatok hiányakor... 37 40. ábra. Címek szerkesztése űrlapon... 38 41. ábra. Tárgyszó szerkesztése űrlapon... 38 42. ábra. Kapcsolat és kapcsolt rekord típusa... 39 43. ábra. Új kapcsolódó rekord szerkesztéséhez megnyíló katalogizáló ablak... 39 44. ábra. Kiadás, terjedelem fül... 41 45. ábra. Teljes lista ikon... 42 46. ábra. Teljes lista - megjegyzések... 42 47. ábra. ISBN vagy ISSN szerkesztése űrlapon... 43 48. ábra. Megjelenés helyének szerkesztése űrlapon... 43 49. ábra. Elektronikus lelőhely szerkesztése űrlapon... 44 50. ábra. Sorozati adatok szerkesztése űrlapon... 44 51. ábra. A Példányok fül munkaablaka... 45 52. ábra. Rekord elvetése módosítás nélkül... 46 53. ábra. Példányszerkesztő ablak új példány létrehozásakor... 46 54. ábra. Kilépés a példányszerkesztőből változtatás nélkül... 47 55. ábra. Példány törlésének megerősítése... 48 56. ábra. Példány átmozgatása másik rekordhoz... 48 57. ábra. A mentés helye... 49 58. ábra. Mentés online katalógusba és a MOKKÁ-ba... 49 59. ábra. Exception munkafájlok... 50 60. ábra. Átemelés helyi fájlba fájlnév megadása... 51 61. ábra. Átemelés helyi fájlba kiválasztott helyi fájl... 52 3
62. ábra. Átemelés adatbázis munkafájljába... 52 63. ábra. Már létező azonosító az adatbázisban... 53 64. ábra. Módosított rekord elvetése... 53 65. ábra. Feloldatlan besorolási adatok... 54 66. ábra. Feloldatlan besorolási adatok feloldásra javasolt authority rekordokkal... 55 67. ábra. Sikeres authority ellenőrzés... 56 68. ábra. Új authority rekord létrehozása... 57 69. ábra. Mezők kiválasztása authority rekordok keresésekor... 57 70. ábra. Szerkesztendő authority rekord... 58 71. ábra. Teljes lista - rekord státusza... 59 72. ábra. Authority rekord Rekordfej fül... 60 73. ábra. Authority rekord Authority fül... 61 74. ábra. Törlés megerősítése... 61 75. ábra. Figyelmeztetés kötelező adat hiányakor... 62 76. ábra. Teljes lista ikon... 62 77. ábra. Teljes lista - személynév típusa... 62 78. ábra. Tételfej vagy utaló szerkesztése... 63 79. ábra. Új tételfej vagy utaló szintje és típusa... 63 80. ábra. A rendezésből kihagyandó karakterek száma... 64 81. ábra. Testületi vagy rendezvénynév típusa... 64 82. ábra. Személynév típusa... 64 83. ábra. Több tételfej az authority rekordban... 65 84. ábra. Authority rekordok összevonásának megerősítése... 65 85. ábra. Authority rekordok kezelése... 66 86. ábra. Authority beszúrása... 67 87. ábra. Authority beszúrása több lehetséges mező... 67 88. ábra. Egységesített alak beszúrása 5XX hívójelű utaló esetén... 68 89. ábra. Authority rekordok cseréje... 68 90. ábra. Authority rekord törlése... 69 4
Bevezetés MARC, REKORD A Corvina 4 katalogizálási kézikönyv gyakorlati ismereteket nyújt a gyakorlott és a kezdő felhasználók számára is. Igyekeztünk a program működésével kapcsolatos összes fontos tudnivalót összegyűjteni, a katalogizáló munka megkönnyítése érdekében. 1. MARC, rekord Az adatokat a Corvina rendszer adatbázisokban, MARC (Machine-Readable Cataloging) rekord formátumban tárolja. A hazai könyvtárak a HUNMARC és a USMARC formátumot 1 is használják (a program lehetőséget ad mindkettő alkalmazására). Kétféle rekordtípus létezik: bibliográfiai rekord és authority rekord. A bibliográfiai rekordok tartalmazzák az egyes dokumentumok különböző adatait, pl. szerző, cím, kiadó neve, sorozat címe, ISBN szám, stb. Authority rekordokban a bibliográfiai rekordok ún. besorolási adataihoz készült, azok kereshetőségét biztosító egységesített alakokat tárolja a program, pl. személyneveket, testületi neveket, eredeti címeket, tárgyszavakat, stb. Az OPAC-ban történő kulcsszavas keresés eredménye bibliográfiai rekordokból álló lista, a böngészés során pedig authority rekordok között lehet keresni. Minden MARC rekord mezőkből áll, az egyes mezőket pedig egy három számjegyből álló karaktersorozat, a hívójel azonosítja (000-999). A MARC rekord mezőit három nagyobb csoportra osztjuk: hívójel rekordfej 000 tájékoztató adatmezők 001-009 bibliográfiai adatmezők 100-999 Minden bibliográfiai adatmező két indikátorpozíciót tartalmaz a hívójel után, amelyet egy két karakteres almező-azonosító követ. Az indikátorhelyek kitöltését a szabvány határozza meg. Minden bibliográfiai adatmező tartalmaz legalább egy almezőt. Az almező-azonosító első karaktere $ (piros színnel kiemelt dollárjel), második karaktere (ugyancsak pirossal megjelenítve) a latin abc kisbetűje, vagy arab számjegy. HUNMARC esetén a második karakter nagybetű is lehet. A két azonosító karaktert követi az almező tartalma, szóköz nélkül. A bibliográfiai és az authority rekordok belső szerkezete azonos. 1 A MARC formátum (ISO 2709-1981) alapján kidolgozott adatcsereformátumok. Az Egyesült Államokban használt USMARC az egyik alapja a ma legelterjedtebb MARC21-nek. A HUNMARC a hazai bibliográfiai adatcsereformátum. 5
BELÉPÉS A RENDSZERBE, BEJELENTKEZÉS, JOGOSULTSÁGOK 2. Belépés a rendszerbe, bejelentkezés, jogosultságok A katalogizáláshoz két modulra van szükség: az OPAC modulra és a Katalogizáló modulra. Az OPAC modul a már létrehozott rekordok keresésére ad lehetőséget, a Katalogizáló modul segítségével pedig rekordokat szerkeszthet, menthet és törölhet. Mindkét modul a neki megfelelő ikonon történő dupla egérkattintással indítható el. Az OPAC modult bárki használhatja azonosító és jelszó nélkül. A Katalogizáló modul használatakor, ha adatbázisban szeretne rekordot szerkeszteni, menteni, akkor azonosítóra és jelszóra van szükség. Hogy pontosan ki milyen munkát (pl. rekord mentése, példányadat módosítása, stb.) végezhet a modulon belül, azaz milyen munkafolyamathoz van jogosultsága, azt az adminisztrációs modulban lehet beállítani. A katalogizáló munka szempontjából nincs jelentősége annak, hogy melyik modult indítja el először. A Katalogizáló modulban a Rekord/Betöltés/online katalógusból menüpontra kattintva nyithat OPAC-ot is, illetve ha az OPAC modult használja, és szeretné betölteni a katalógusban megtalált dokumentum rekordját, akkor a Szerkesztés gombra kattintva elindul a Katalogizáló modul. Az első rekord betöltéséhez a Katalogizáló modul futtatása során tehát csak egyszer meg kell adnia az azonosítóját és a jelszavát (1. ábra). 2.1 Konfigurálás 1. ábra. Bejelentkezés A Katalogizáló modul működését befolyásoló bizonyos paramétereket a program konfigurálásakor lehet megadni. A konfigurálást rendszergazda végezheti. 6
3. A felhasználói felület A FELHASZNÁLÓI FELÜLET Címsor Menüsor Eszközsor (Ikonsor) Szerkesztő -terület Állapotsor 2. ábra. Felhasználói felület Címsor: az Ablak menüt, a modul rövidített nevét és verziószámát, az aktuális adatbázis nevét, a méretező gombokat és a bezáró gombot tartalmazza. Menüsor: a programban végrehajtható parancsok listáját tartalmazó legördülő menükből áll. Egyes parancsokhoz, a gyorsabb munkavégzés érdekében, az eszközsoron megjelenő ikonok, vagy gyorsbillentyűk is tartoznak. Az ilyen menüpontok neve mellett, a legördülő listában, megtalálható a nekik megfelelő ikon, illetve billentyűkombináció. Eszközsor: a leggyakrabban használt parancsoknak megfelelő ikonokat tartalmazza. Szerkesztőterület: a felhasználó munkaterülete, ahol az egyes fülekre kattintva, különböző szerkesztési lehetőségek állnak rendelkezésre. MARC fül: a munkaterület két részre osztott. Az alsó rész a teljes MARC rekordot tartalmazza, a fejlécben pedig külön megjelennek a rekordfej és a tájékoztató adatmezők bizonyos adatai. Ezek az adatok attól függően változhatnak, hogy milyen típusú rekordot (könyvet, folyóiratot, kottát, térképet, authority-t, stb.) szerkeszt. Űrlap fülek: a MARC rekord adatainak bizonyos részét mutatják, űrlap formátumban. Használatukkal a rekord adatai általában legördülő listából kiválasztva adhatók meg. Az űrlap kitöltése mindig egyenértékű a MARC fül munkaterületein történő szerkesztéssel. Mindegy tehát, hogy hol hajtja végre a módosítást, mindkét esetben az aktuális MARC rekord bizonyos adatait változtatja meg. A program konfigurálásától függ, hogy az űrlap fülek közül melyek jelennek meg. Rekordfej fül: munkaterület a rekordfej és tájékoztató adatmezők űrlapos szerkesztéséhez. Nevek, címek, kapcsolatok fül: munkaterület a nevek, a címek, a tárgyszavak és a rekordkapcsolatok űrlapos szerkesztéséhez. Kiadás, terjedelem fül: munkaterület a kiadás, a terjedelem, az ISBN vagy ISSN, a megjegyzések és a sorozati adatok űrlapos szerkesztéséhez. 7
A FELHASZNÁLÓI FELÜLET Példányok fül: munkaterület a rekord példányadatainak űrlapos szerkesztésére. (Részletesebben lásd 7.5 fejezet.) Állapotsor: első sora megmutatja, hogy mentés után hová fog kerülni a rekord. Ez lehet online katalógus, munkafájl, vagy helyi fájl. Második sora a kijelölt adatmező rövid leírását és a rekord státuszát (módosított/nem módosított) tartalmazza. 8
4. Menüsor MENÜSOR 4.1 Corvina Kapcsolódás adatbázishoz (3. ábra) 3. ábra. Kapcsolódás adatbázishoz Adatbázis: az aktuális adatbázis, ahová bejelentkezik. Legördülő listából választhatja ki. Azonosító: felhasználói azonosító a kiválasztott adatbázisba való bejelentkezéshez. Jelszó: jelszó a kiválasztott adatbázisba való bejelentkezéshez. Ha az OK gombra kattint, akkor a program kapcsolódik a kiválasztott adatbázishoz, és ellenőrzi az azonosítót és a jelszót. Ha létezik a megadott azonosító, és helyes a hozzá megadott jelszó, akkor a továbbiakban a katalogizáló modul az így azonosított felhasználó jogosultságai szerint ad lehetőséget az egyes szerkesztési műveletek végrehajtására a kiválasztott adatbázisban. A Katalogizáló modult használhatja úgy is, hogy a Bejelentkezés adatbázisba ablakban a Mégsem gombra kattint, az azonosító és a jelszó megadása nélkül. Ebben az esetben is be tud tölteni rekordot a Katalogizáló modulba, de menteni csak helyi fájlba tud (lásd 7.1 és 7.8 fejezetek). Ha mégis szeretne adatbázisba (online katalógusba, vagy munkafájlba) menteni, akkor itt, a Corvina/Kapcsolódás adatbázishoz menüben pótolhatja a bejelentkezést, megadhatja azonosítóját és a jelszavát. Új szerkesztő A Katalogizáló modul lehetőséget ad arra, hogy párhuzamosan több szerkesztőablakkal is dolgozni tudjon. Erre például akkor lehet szüksége, ha egyik rekordból a másikba mezőket, almezőket szeretne átmásolni. Kilépés A szerkesztőablak bezárása, illetve ha ez az utolsó nyitott Corvina-felület a Corvina programból történő kilépés (4. ábra). 4. ábra. Kilépés 9
MENÜSOR 4.2 Rekord Új rekord Új MARC rekord létrehozása. (Részletesebben lásd 7.2 fejezet.) Betöltés Rekord betöltése a számítógépen tárolt helyi fájlból, az adatbázis munkafájljából, online katalógusból. (Részletesebben lásd 7.1 fejezet.) Konverzió A USMARC formátumban betöltött rekord átalakítása HUNMARC formátumra, és fordítva. Figyelem! Adatbázisból való betöltéskor szükség esetén automatikus konverzió történik (lásd 7.1 fejezet) Átemelés Ezzel a művelettel adhatja meg azt a helyet, ahová majd a rekordot menteni szeretné. A megadott hely megjelenik az állapotsorban. Az átemelés történhet: a számítógépen tárolt helyi fájlba, az adatbázis munkafájljába, online katalógusba. Mentés sablonként Egy tetszőleges MARC rekord mintát (sablont) menthet el a SAJÁT SZÁMÍTÓGÉPÉRE. Minden dokumentumtípushoz külön sablont rendelhet. A továbbiakban, ha a Rekord/Új rekord menüpontot használja, akkor a szerkesztőterületen a megadott típusnak megfelelő sablon jelenik meg. Olyan MARC rekordot érdemes elmenteni sablonként, ami az adott dokumentumtípusban leggyakrabban előforduló mezőket tartalmazza. (Részletesebben lásd 7.3 fejezet.) 10
MENÜSOR Mentés A rekord mentése az állapotsorban megjelenő helyre (5. ábra). A mentés helye 5. ábra. A mentés helye (Részletesebben lásd 7.8 fejezet.) Törlés A rekord törlése. Adatbázisban lévő rekord csak akkor törölhető, ha nem rendelkezik példányadatokkal. (Részletesebben lásd 7.9 fejezet.) Elvet A rekord szerkesztésének befejezése az esetleges módosítások elmentése nélkül. Ha a rekordon nem változtatott, azaz állapota nem módosított, akkor a műveletet automatikusan elvégzi a program. Ha a rekord módosított, akkor az elvetéssel elvesznek a változtatások, ezért végrehajtásához megerősítésre van szükség (6. ábra). 6. ábra. Módosított rekord elvetése 11
MENÜSOR 4.3 Szerkesztés Az itt található műveletek nagy része értelemszerűen csak a MARC fül szerkesztőterületén használható. Új egyedi azonosító Ezzel a menüponttal új rekordazonosítót rendelhet a szerkesztés alatt álló rekordhoz. A rekordazonosító a bibliográfiai rekordot az adatbázisban egyértelműen azonosító karaktersorozat. Nem lehet két azonos rekordazonosító egy adatbázisban. A rekordazonosítót a program generálja, a felhasználó nem szerkesztheti. Figyelem! A művelet végrehajtásával egy példányok nélküli másolat rekord keletkezik. Az eredeti rekord változatlan marad, a hozzá kapcsolt példányokkal és beszerzési információkkal együtt. Új egyedi azonosító hozzárendeléséhez megerősítést kér a program, és ekkor adhatja meg azt is, hogy elmenti-e a régi azonosítót a 035-ös mezőbe (7. ábra). Kivágás 7. ábra. Új egyedi azonosító hozzárendelésének megerősítése A kijelölt szövegrész kivágása. A kijelölt rész vágólapra kerül, az eredeti helyéről törlődik. Másolás A kijelölt szövegrész másolása. A kijelölt rész vágólapra kerül, és az eredeti helyén is megmarad. Beillesztés A vágólap tartalmának beszúrása a kurzor helyére. A vágólap tartalmát mindig az utoljára kiadott Kivágás vagy Másolás művelet határozza meg. Figyelem! A mezőre, almezőre vagy rekordra kiadott kivágás, illetve másolás műveletek is változtatják a vágólap tartalmát. Visszavonás Az utoljára kiadott szerkesztési parancs visszavonása. A művelet annyiszor ismételhető, ahány szerkesztési műveletet végzett a rekordon mentés nélkül. Újra A már visszavont szerkesztési műveletek ismételt elvégzése. A művelet annyiszor ismételhető, ahány visszavonás műveletet végrehajtott mentés nélkül. 12
MENÜSOR Új mező A kurzorral kijelölt mezővel megegyező új, üres mezőt hoz létre az eredeti alatt, indikátorok nélkül, egy kötelező almezővel. Ugyanezt eredményezi az ENTER billentyű leütése is. SHIFT-ENTER használatakor az új mező a kijelölt mező fölé kerül. A mezők hívójelük szerint automatikusan számsorrendbe rendeződnek. Mező létrehozásánál a program automatikusan beszúr egy almező-azonosítót ($ + betű vagy szám). Mező másolása A kijelölt mező másolása. A mező vágólapra kerül, és az eredeti helyén is megmarad. Figyelem! A művelet elvégzéséhez elég, ha a kurzor az adott mezőben található, nincs szükség teljes kijelölésre. Mező beszúrása A vágólapon található mező beszúrása. A vágólap tartalmát mindig az utoljára kiadott Kivágás vagy Másolás művelet határozza meg. Teljes mező csak akkor található a vágólapon, ha előtte Mező kivágása, vagy Mező másolása műveletet hajtott végre menüponttal, vagy gyorsbillentyűvel. Mező kivágása A kijelölt mező kivágása. A kijelölt mező vágólapra kerül, az eredeti helyéről törlődik. Figyelem! A művelet elvégzéséhez elég, ha a kurzor az adott mezőben található, nincs szükség teljes kijelölésre. Új almező Egy új almezőt azonosító $ karaktert (piros színnel kiemelt dollárjelet) szúr be a kurzor helyére. Figyelem! Ha a beszúrt $ karaktert szám vagy betű követi, akkor azt a program úgy tekinti, mint az új almező azonosítójának második karakterét, és ugyancsak kiemeli pirossal. A program hibaüzenetet küld, ha a $-t követő karaktert a program nem tudja értelmezni (8. ábra), vagy üres az almező tartalma (9. ábra). 8. ábra. Érvénytelen almezőkód 9. ábra. Üres almezőtartalom Almező másolása A kijelölt almező másolása. Az almező vágólapra kerül, és az eredeti helyén is megmarad. A kijelölt almezőt világoskék háttérrel kiemeli a program. Figyelem! A művelet elvégzéséhez elég, ha a kurzor az adott almezőben található, nincs szükség teljes kijelölésre. 13
MENÜSOR Almező beszúrása A vágólapon található szövegrész beszúrása a kurzor helyére. A vágólap tartalmát mindig az utoljára kiadott Kivágás vagy Másolás művelet határozza meg. Ez a menüpont ugyanazt a műveletet hajtja végre, mint a Szerkesztés/Beillesztés. Almező kivágása A kijelölt almező kivágása. A kijelölt almező vágólapra kerül, az eredeti helyéről törlődik. A kijelölt almezőt világoskék háttérrel kiemeli a program. Figyelem! A művelet elvégzéséhez elég, ha a kurzor az adott almezőben található, nincs szükség teljes kijelölésre. Rekord másolása A szerkesztés alatt álló rekord másolása. A rekord tartalma vágólapra kerül, és az eredeti helyén is megmarad. Figyelem! A művelet elvégzéséhez elég, ha a kurzor az adott rekordban található, nincs szükség teljes kijelölésre. Rekord beszúrása A vágólapon található rekord beszúrása a kurzor helyére. A vágólap tartalmát mindig az utoljára kiadott Kivágás vagy Másolás művelet határozza meg. Teljes rekord csak akkor található a vágólapon, ha előtte Rekord másolása műveletet hajtott végre menüponttal, vagy gyorsbillentyűvel. A szerkesztési műveleteket végrehajthatja gyorsbillentyűk segítségével is, néhányat pedig az eszközsor ikonjaival is elvégezhet. Kivágás Másolás Beillesztés Visszavonás Újra Új mező Mező másolása Mező beszúrása Mező kivágása Új almező Almező másolása Almező beszúrása Almező kivágása Rekord másolása Rekord beszúrása CTRL X CTRL C CTRL V CTRL Z CTRL Y F3, ENTER, SHIFT ENTER F5 F6 F8 SHIFT F3 SHIFT F5 SHIFT F6 SHIFT F8 CTRL F5 CTRL F6 14
MENÜSOR 4.4 Authority A menü részletesebb leírása a 7.11 fejezetben található. Authority rekordok kezelése A megjelenő párbeszédablakban szerkesztheti, összevonhatja, törölheti az aktuális adatbázis authority rekordjait, vagy új authority rekordot hozhat létre (10. ábra). Authority ellenőrzés 10. ábra. Authority rekordok kezelése A katalógusban az úgynevezett besorolási adatok feladata az, hogy lehetővé tegyék a rekordok rendezését és visszakeresését. A besorolási adat tehát a bibliográfiai rekordok rendező eleme, általában a következő hívójelű mezők tartalma: 100, 110, 111, 130, 240, 400, 410, 411, 440, 600, 610, 611, 630, 650, 651, 700, 710, 711, 730, 800, 810, 811, 830. A besorolási adat részei: rendszó, egyéb elem és kiegészítő adat. A besorolási adatnak azt a részét, amelyik a rendezés szempontjából elsődleges, rendszónak nevezzük. A dokumentumokban az egyes adatok többféle változatban szerepelhetnek, ezért a besorolási adatokat általában egységesített formában kell megadni ahhoz, hogy egyértelműen azonosíthatók legyenek a katalógusban. Az egységesítés a besorolási adatok rögzített formában történő tárolása. A Corvina rendszer az egységesített adatokat authority rekordokban tárolja. Authority ellenőrzéskor a program átvizsgálja, hogy az authority fájlokban tárolt egységesített alakok között létezik-e már olyan, amelyik megegyezik a szerkesztés alatt álló bibliográfiai rekord egyes besorolási adataival. Ha az authority fájlokban megtalálja a rekordban szereplővel megegyező egységesített alakot, akkor azzal automatikusan feloldja, azaz az authority rekordhoz hozzárendeli a bibliográfiai rekordot. Azokat a besorolási adatokat, amelyekhez nem talál megfelelő egységesített alakot, egy új ablakban jeleníti meg, feloldatlan mezőként. 15
MENÜSOR A feloldás részletes leírása a 7.11.2 fejezetben található. Authority beszúrása A megjelenő párbeszédablakban kereshet az aktuális adatbázis authority rekordjai között és beszúrhat közülük bármennyit a szerkesztés alatt álló rekordba. Ha egy beszúrásra kijelölt authority rekord több mezőbe is kerülhet a rekordban, akkor listából választhatja ki a megfelelő mező hívójelét (87. ábra). A beszúrás mellett itt is lehetősége van az authority rekordok szerkesztésére és új authority rekord létrehozására (11. ábra). Authority cseréje 11. ábra. Authority beszúrása A szerkesztés alatt álló rekordban kijelölt, authority ellenőrzés alá eső mező tartalmát cseréli le a megjelenő párbeszédablakban kijelölt authority rekord adataival (12. ábra). A csere mellett itt is lehetősége van az authority rekordok szerkesztésére és új authority rekord létrehozására. 16
MENÜSOR 12. ábra. Authority cseréje 4.5 Beállítások Szerkesztő Ebben a menüpontban megváltoztathatja a MARC és a Példányok fül szerkesztőterületének megjelenítését (15. ábra). Háttérszín, Betűszín, Betűtípus, Betűméret: MARC fül. Figyelem! Bizonyos diakritikus jelek csak a FreeMono betűtípus használatával válnak láthatóvá. Mintaként való betöltés megkérdezése: ha bejelöli, akkor rákérdez a program, hogy egy rekord online katalógusból való betöltésekor adjon-e új rekordazonosítót, vagy nem (13. ábra). 13. ábra. Mintaként való betöltés megkérdezése 17
MENÜSOR Feloldás háttér authority-vel: mentéskor, illetve authority ellenőrzéskor lehet hatása, ha a rekordban található besorolási adatok között van olyan, amit a helyi authority fájlban nem talál meg a program, de a háttérfájlban 2 igen. Ha bejelöli ezt a négyzetet, akkor a háttérfájlból is automatikus lesz az authority feloldás (lásd 7.11.2 fejezet), ha nem jelöli be, akkor a csak háttérfájlban megtalálható besorolási adatokat tartalmazó mezőket feloldatlanként kilistázza a program (14. ábra). 14. ábra. Feloldatlan mező a háttérfájlban 2 A háttérfájlban találhatók azok az elkészült authority rekordok, amelyekhez nem kapcsolódik bibliográfiai rekord. 18
MENÜSOR 949 almezők a példányszerkesztő ablakban: a Példányok fül használatakor, a példányszerkesztő ablakban megjelenő almezők azonosítója, és azok sorrendje (15. ábra). Alapértelmezés szerint az összes lehetséges almező-azonosítót tartalmazza. Egyedi igényeknek megfelelően szerkeszthető, átírható. Az eredeti állapotot az (Alapértelmezett érték) ikonnal állíthatja vissza. 15. ábra. A szerkesztőablak megjelenésének beállítása Adatbázisok A Katalogizáló modulban elérhető adatbázisok adatai. 4.6 Súgó Tartalomjegyzék Részletes leírás a Katalogizáló modul és az OPAC modul használatáról, keresési lehetőséggel. 19
5. Eszközsor ESZKÖZSOR Az eszközsor a leggyakrabban használt parancsoknak megfelelő ikonokat tartalmazza (16. ábra). Mentés Elvet Másolás Visszavonás Nagyítás Új rekord Törlés Kivágás Beillesztés Ismét Kicsinyítés 16. ábra. Eszközsor Az éppen nem aktív ikonok szürkék, az aktív ikonok élénkebben látszanak. Ha a kurzort rövid ideig egy ikon fölött mozdulatlanul tartja, akkor megjelenik a vele végrehajtható művelet neve, és esetleg további információk például arról, hogy miért nem aktív az ikon (17. ábra). 17. ábra. Információ nem aktív ikonról 20
6. Szerkesztési tudnivalók SZERKESZTÉSI TUDNIVALÓK A program ablakait általában szabadon méretezheti. Az eszközsor két utolsó ikonjával beállíthatja a szerkesztőablak karaktereinek méretét. A beállítás az OPAC modul megtekintő ablakára is érvényes lesz, és kilépés után is megőrzi a program. (Nagyítás) (Kicsinyítés) A szerkesztési műveletek végrehajtása előtt ki kell jelölni a rekordnak azt a részét, amelyikre a művelet vonatkozik. 6.1 Kijelölés Karaktersorozat: egér bal gombjával, vagy a SHIFT billentyűt lenyomva tartása mellett, a kurzormozgató billentyűkkel. Almező: dupla kattintás. Mező: háromszoros kattintás. Rekord: négyszeres kattintás. Teljes mezőre, almezőre, vagy rekordra vonatkozó művelet elvégzéséhez elég, ha a kurzor az adott mezőben, almezőben, vagy rekordban található. 6.2 Törlés Kijelölés után általában tetszőleges karaktersorozat törölhető a DEL, illetve a BACKSPACE billentyűkkel. Kivételt képeznek a rekordfej és a tájékoztató adatmezők bizonyos adatai, illetve a mezők hívójele, és indikátorai. Ezekben az esetekben csak felülírással lehet adatot módosítani. Természetesen minden kivágás művelet is törli a szerkesztőterületről a kijelölt karaktereket. A rekord egy kijelölt részére vonatkozó kivágás, másolás, illetve beillesztés műveletek általában az egér jobb gombjának a kijelölés fölötti megnyomásával is elérhetők. Az ilyenkor megjelenő ablakot gyorsmenünek nevezzük. 21
SZERKESZTÉSI TUDNIVALÓK 6.3 Létrehozás, kivágás, másolás, beillesztés Új Kivágás Másolás Beillesztés karaktersorozat CTRL-X Gyorsmenü/Kivágás Szerkesztés/Kivágás CTRL-C Gyorsmenü/Másolás Szerkesztés/Másolás CTRL-V Gyorsmenü/Beillesztés Szerkesztés/Beillesztés CTRL + hívójel mező F3 ENTER (kijelölt alá) SHIFT-ENTER (kij. fölé) F8 Szerkesztés/ Mező kivágása F5 Szerkesztés/ Mező másolása F6 Szerkesztés/ Mező beszúrása Szerkesztés/ Új mező almező bal SHIFT + almező betűjele/száma SHIFT-F3 Szerkesztés/ Új mező SHIFT-F8 Szerkesztés/ Almező kivágása SHIFT-F5 Szerkesztés/ Almező másolása SHIFT-F6 Szerkesztés/ Almező beszúrása rekord Lásd 7.2 fejezet. CTRL-F5 Szerkesztés/ Rekord másolása CTRL-F6 Szerkesztés/Rekord beszúrása A mezők hívójelük szerint automatikusan számsorrendbe rendeződnek. Mező létrehozásánál a program automatikusan beszúr egy almező-azonosítót ($ + betű vagy szám). A CTRL billentyű lenyomva tartása mellett a numerikus billentyűzeten kell begépelni a hívójel három számjegyét. 22
SZERKESZTÉSI TUDNIVALÓK 6.4 Speciális karakterek Rekordok szerkesztésekor szüksége lehet olyan speciális karakterek bevitelére is, amelyeket nem tud közvetlenül a billentyűzetről begépelni. Diakritikus jelek (betű fölé vagy alá helyezett mellékjelek) beszúrása (18. ábra): Gépelje be azt a karaktert, amelyik fölé vagy alá mellékjelet szeretne beszúrni, nyomja meg a CTRL 0 billentyűkombinációt, a megjelenő listában egérrel, vagy a kurzormozgató billentyűkkel jelölje ki a megfelelő karaktert, ha kurzormozgatókkal választott, akkor nyomja meg az ENTER billentyűt! 18. ábra. Diakritikus jelek További speciális karakterek (19. ábra): CTRL-SPACE billentyűkombináció. Figyelem! A billentyűzetről begépelt dollár jel almező-azonosítóként (piros dollár jel) jelenik meg. Ha nem almező-azonosítóként szeretne dollár jelet beírni, akkor is a CTRL-SPACE billentyűkombinációt kell használnia. A speciális karakterek láthatósága függ a Beállítások/Szerkesztő menüpont ablakában megadott betűtípustól. Egyes betűtípusok esetén bizonyos karakterek helyett egy téglalap ( ) jelenik meg. Figyelem! Bizonyos diakritikus jelek csak a FreeMono betűtípus használatával válnak láthatóvá. 19. ábra. Speciális karakterek 23
SZERKESZTÉSI TUDNIVALÓK 6.5 Táblázatok 6.5.1 Cella másolása A Katalogizáló modul táblázataiban található cellák tartalmát vágólapra másolhatja, és a modul szerkesztőterületein bárhová beillesztheti. A művelet végrehajtása: 1. Kattintson az egér jobb gombjával a másolandó cella fölött! (Gyorsmenü) 2. Megjelenik a felirat. 3. Kattintson az egér bal gombjával a feliratra! A cella tartalma a vágólapra kerül. 4. Helyezze a kurzort abba a pozícióba, ahová a cella tartalmát másolni szeretné! 5. Illessze be a vágólap tartalmát! (CTRL-V, Gyorsmenü/Beillesztés, (Beillesztés) ikon, vagy Szerkesztés/Beillesztés menüpont.) 6.5.2 Táblázatok rendezése A Katalogizáló modulban megjelenő táblázatok (például lekeresett rekordok, példányok, authority rekordok listája, stb.) fejléccel vannak ellátva. Az egyes oszlopnevekre kattintva lehetősége van a táblázat rendezésére. Rendezés egy szempont szerint Kattintson a táblázat fejlécén a rendezés alapjául szolgáló oszlop nevére! Első kattintás: rendezés növekvő sorrendben. Jele: Második kattintás: rendezés csökkenő sorrendben. Jele: Harmadik kattintás: eredeti (nem rendezett) állapot visszaállítása. Rendezés több szempont szerint Rendezze a táblázat adatait egy szempont szerint, majd a CTRL billentyű lenyomva tartása mellett, ugyanazzal a módszerrel, hajtsa végre a többi szempont szerinti rendezést. 24
7. Munkafolyamatok 7.1 Rekord betöltése Rekord/Betöltés Bibliográfiai rekordot a Rekord/Betöltés menüponttal tud a szerkesztőlapra betölteni. A betöltés három helyről történhet: a számítógépen tárolt helyi fájlból, az adatbázis munkafájljából, online katalógusból. Betöltés helyi fájlból Rekord/Betöltés/helyi fájlból A Rekord/Betöltés/helyi fájlból menüponttal a saját számítógépén tárolt rekordok valamelyikét töltheti be. A rekordot tároló helyi fájlok kiterjesztése általában.marc,.mrc vagy.mnb. A párbeszédablakban a Fájl kiválasztása gombra kattintva egy újabb ablak jelenik meg (20. ábra). Itt kell megadni a fájl helyét és nevét. A kiválasztás után kattintson a Megnyitás gombra! 20. ábra. Fájl kiválasztása A kijelölt fájlban található rekordok egy listában jelennek meg. Innen kell kiválasztania a megfelelőt, és a Betöltés gombra kattintani (21. ábra). Figyelem! A fájl kiválasztása + gombra kattintás mindkét esetben helyettesíthető dupla kattintással. 25
Betöltés adatbázis munkafájljából 21. ábra. Betöltés helyi fájlból Rekord/Betöltés/adatbázis munkafájljából A bibliográfiai rekordok ideiglenes tárolására munkafájlokban van lehetőség, amelyeket a Rekord/Betöltés/adatbázis munkafájljából menüponttal érhet el. A munkafájlok az adatbázisban vannak, használatukhoz be kell jelentkezni. Az aktuális adatbázis neve a munkaablak felső részén látható (22. ábra). A munkafájlokat minden bejelentkezett felhasználó láthatja, a teljes tartalmukkal együtt. A kijelölt munkafájlban található rekordok egy táblázatban jelennek meg. Innen kell kiválasztania a megfelelőt, és a Betöltés gombra kattintani. Figyelem! A fájl kiválasztása + gombra kattintás helyettesíthető dupla kattintással. A táblázat adatai az oszlopnevekre történő kattintással rendezhetők (lásd 6.5.2 fejezet). A munkafájlok listája mellett található két ikonnal új munkafájlt lehet létrehozni, és munkafájlt lehet törölni, ha van hozzá jogosultsága. 22. ábra. Betöltés adatbázis munkafájljából 26
Betöltés online katalógusból Rekord/Betöltés/online katalógusból A Rekord/Betöltés/online katalógusból menüpont a Corvina OPAC modulját indítja el. Az Adatbázisok gombra kattintva kijelölheti azt az adatbázist, amelyben keresni szeretne. Több adatbázis kijelöléséhez tartsa lenyomva a CTRL billentyűt (23. ábra)! 23. ábra. Adatbázisok kiválasztása az OPAC modulban A keresési kulcsszavak megadása után, a Keresés gombra kattintva egy táblázatban jelennek meg a találatok, azaz a feltételeknek megfelelő rekordok. Egy bibliográfiai rekord tartalmának megtekintéséhez jelölje ki a táblázat megfelelő sorát, és kattintson a Megtekintés a(z) gombra! Ha egy megtekintő ablak már nyitva van, nem szükséges azt bezárnia újabb találat megnyitásához: a Megtekintés a(z) gomb melletti rádiógombok segítségével további megtekintő ablakot nyithat, összesen hármat. (24. ábra). Figyelem! A fájl kiválasztása + gombra kattintás helyettesíthető dupla kattintással. A táblázat adatai az oszlopnevekre történő kattintással rendezhetők (lásd 6.5.2 fejezet). A keresésre és a megtekintésre vonatkozó részletesebb leírást a Corvina OPAC kézikönyve tartalmazza. 27
24. ábra. Keresés online katalógusokban A rekordot megtekintheti Rövid, Normál, Hosszú, Cédula, MARC, USMARC, HUNMARC és XML formátumban, és a Szerkesztés gombra kattintva töltheti be szerkesztésre (25. ábra). A megjelenő fülek és sorrendjük a program konfigurálásától függ. Figyelem! Betöltéskor automatikus átemelés történik az aktuális adatbázisba. Ha HUNMARC rekordokat tartalmazó adatbázisból tölt be egy rekordot szerkesztésre, az aktuális adatbázis pedig USMARC rekordokat tartalmaz, akkor a program az átemeléssel együtt automatikusan USMARC-ra konvertálja a betöltött rekordot, és fordítva. Ha betölt egy rekordot online katalógusból, akkor tovább szerkesztheti, vagy csak mintaként használhatja egy új rekord létrehozásához. Ez utóbbi esetben új rekordazonosítót kell kérnie a Szerkesztés/Új egyedi azonosító menüponttal. Csökkenti a tévedés lehetőségét, ha betöltéskor mindig rákérdez a program az új azonosító létrehozására (13. ábra). Ehhez jelölje be a Beállítások/Szerkesztő párbeszédablakában a Mintaként való betöltés megkérdezése négyzetet (15. ábra)! 28
25. ábra. Rekord tartalmának megtekintése 7.2 Új rekord létrehozása Rekord/Új rekord Ha egy adott dokumentumról még egy könyvtár sem készített rekordot, amit átvehetne, akkor új rekordot kell létrehoznia a Rekord/Új rekord menüponttal, vagy az megjelenő párbeszédablakban meg kell adnia, hogy USMARC vagy HUNMARC szabvány szerint szeretne dolgozni, bibliográfiai vagy authority rekordot szeretne létrehozni, kér-e automatikus átemelést adatbázisba, kér-e új azonosítót? (Új rekord) ikonnal. A Ha bibliográfiai rekordot hoz létre, akkor ki kell választania a feldolgozandó dokumentum típusát (például könyv, folyóirat, térkép, stb.). Ha teljes listát szeretne kapni a lehetséges dokumentumtípusokról, akkor kattintson a (Teljes lista ) ikonra! Ekkor az összes lehetőség megjelenik. A táblázat egy kódot is tartalmaz, ami a rekord 000 hívójelű mezőjének 6. és 7. pozíciójában található két betűből áll. (könyv esetén ez például am). Ha authority rekord létrehozását kéri, akkor meg kell adnia, hogy névként, tárgyszóként vagy címként lesz-e használható (26. ábra). 29
. 26. ábra. Új rekord létrehozása Abban az esetben, ha a szerkesztőablakban van már egy módosított rekord, akkor annak mentés nélküli elvetéséhez megerősítést kér a program (27. ábra). 27. ábra. Rekord elvetése mentés nélkül Új bibliográfiai és authority rekord létrehozásakor mindig az adott számítógépen tárolt sablont jeleníti meg a Katalogizáló modul (lásd 7.3 fejezet). Ha még nem hozott létre sablont, akkor egy bibliográfiai adatmezőket nem tartalmazó rekordot kap. 7.3 Sablon létrehozása Rekord/Mentés sablonként A Katalogizáló modulban lehetősége van arra, hogy tetszőleges MARC rekord mintát (sablont) mentsen el a saját számítógépére. Minden dokumentumtípushoz külön sablont rendelhet. A továbbiakban, ha a Rekord/Új rekord menüpontot használja, akkor a szerkesztőterületen a megadott típusnak megfelelő sablon jelenik meg. Olyan MARC rekordot érdemes elmenteni sablonként, ami az adott dokumentumtípusban leggyakrabban előforduló mezőket tartalmazza, célszerű továbbá az adott adatbázisban használatos kötelező adattartalmakat (pl. a katalogizálás forrása, a feldolgozó könyvtáros azonosító kódja, stb.) is itt rögzíteni. A művelet végrehajtása: 1. Hozzon létre egy új rekordot (lásd 7.2 fejezet)! 2. Szerkessze meg a sablont! 3. Töltse ki a fejléc szükséges adatait, és írja be a szerkesztőterületre az adott dokumentumtípusban leggyakrabban előforduló mezőket (29. ábra)! 4. Kattintson a Rekord/Mentés sablonként menüpontra! A program csak megerősítés után menti el sablonként az adott rekordot (28. ábra)! 30
28. ábra. Mentés sablonként 29. ábra. Egy lehetséges könyvsablon 7.4 Tájékoztató adatok szerkesztése (Rekordfej fül) A rekordfej és a tájékoztató adatmezők tartalmának űrlapos szerkesztését a Rekordfej fül teszi lehetővé. Egy-egy beviteli mező előtt mindig megjelenik a neki megfelelő magyar elnevezés, és általában a hívójel és pozíció, amire vonatkozik (30. ábra). Az űrlap kitöltése mindig egyenértékű a MARC fül munkaterületein történő szerkesztéssel. Mindegy tehát, hogy hol hajtja végre a módosítást, mindkét esetben az aktuális MARC rekord bizonyos adatait változtatja meg. Figyelem! A program konfigurálásától függ, hogy a Rekordfej fül megjelenik-e a Katalogizáló modulban, tartalma pedig a rekord és a dokumentum típusától függően változik. A kézikönyv USMARC példákat tartalmaz. HUNMARC rekordok feldolgozásakor bizonyos hívójelek és almezőkódok eltérhetnek a példákban szereplőktől. 31
7.4.1 Az űrlap kitöltése Néhány esetben be kell gépelnie a megfelelő adatot (például eredeti leíró intézmény, megjelenési év), de általában legördülő listából kell választania. Ha a legördítő nyíl melletti (Teljes lista ) ikonra kattint, akkor teljes listát kap az adott helyre beírható adatokról. A lista rendezhető táblázatban jelenik meg, és tartalmazza a lehetséges értékek megnevezését és kódját. A szürke hátterű beviteli mezőket csak a legördülő listát használva töltheti ki. A fehér hátterű beviteli mezőkbe (például ország, nyelv) be is gépelheti a kívánt érték megnevezését vagy kódját. Amikor továbblép, akkor a program automatikusan átírja a kódot a hozzárendelt megnevezésre. Teljes lista Legördítő nyíl Billentyűzetről begépelendő Kóddal is megadható 30. ábra. Rekordfej fül (könyv dokumentumtípus) 32
7.5 Nevek, címek, kapcsolatok fül 31. ábra. Nevek, címek, kapcsolatok fül A bibliográfiai adatok közül a nevek, a címek, a tárgyszavak és a rekordkapcsolatok tartalmának űrlapos szerkesztését a Nevek, címek, kapcsolatok fül teszi lehetővé. A megfelelő adatok táblázatos formában jelennek meg a szerkesztőterületen, a táblázatok címe tartalmazza az adattípus megnevezését és a hozzá tartozó mezők hívójelét (31. ábra). Nevek [100, 110-111, 700, 710-711] Címek [130, 240, 243, 245,730, 740] Tárgyszavak [600, 610-611, 630, 650-651, 653, 655-658, 680, 690-693, 695-696, 699] Rekordkapcsolatok [760, 762, 765, 767, 770, 772-777, 780, 785-787] A táblázatok sorait az oszlopnevekre kattintva, egy vagy több (CTRL) szempont szerint rendezheti (lásd 6.5.2 fejezet). 33
Az űrlap kitöltése mindig egyenértékű a MARC fül munkaterületein történő szerkesztéssel. Mindegy tehát, hogy hol hajtja végre a módosítást, mindkét esetben az aktuális MARC rekord bizonyos adatait változtatja meg. Figyelem! A program konfigurálásától függ, hogy a Nevek, címek, kapcsolatok fül megjelenik-e a Katalogizáló modulban. A kézikönyv USMARC példákat tartalmaz. HUNMARC rekordok feldolgozásakor bizonyos hívójelek és almezőkódok eltérhetnek a példákban szereplőktől. 7.5.1 Az űrlap kitöltése Bizonyos esetekben, értelemszerűen be kell gépelnie a megfelelő adatot (például személy, testület neve, cím), de sokszor legördülő listából kell választania. A szürke hátterű beviteli mezőket csak a legördülő listát használva töltheti ki. A táblázatok melletti ikonokkal módosíthatja a táblázatok tartalmát. Ha kijelöl egy sort a táblázatban, akkor megváltozik az ikonok aktivitása és az ikon által megjelenített párbeszédablak kitöltöttsége. Kijelölés nélkül Új név, cím tárgyszó (kitöltetlen) Inaktív Inaktív Új kapcsolódó rekord létrehozása (típus kitöltetlen) Rekord keresése OPAC modul Kijelöléssel Új név, cím tárgyszó (kitöltött a kijelölésnek megfelelően) Szerkesztés (kitöltött a kijelölésnek megfelelően) Törlés Új kapcsolódó rekord létrehozása (típus kitöltetlen) Rekord keresése OPAC modul A táblázatok sorait dupla kattintással is betöltheti szerkesztésre. Egyszerre több sort is törölhet a táblázatokból úgy, hogy kijelöli őket a CTRL billentyű lenyomva tartása mellett, és ezután kattint a A ikonnak többféle funkciója van: (Törlés) ikonra. 1. legördítő nyíl mellett, Teljes lista felirattal (32. ábra): 32. ábra. Teljes lista ikon rákattintva teljes listát kap az adott helyre beírható adatokról, a lista rendezhető táblázatban jelenik meg, és tartalmazza a lehetséges értékek megnevezését és kódját (például tárgyszó típusa, 33. ábra), a kiválasztás egy kattintás + OK gombbal, vagy dupla kattintással hajtható végre; 34
33. ábra. Teljes lista - tárgyszó típusa 2. szöveges beviteli mező mellett, Listából felirattal (34. ábra): 34. ábra. Listából ikon rákattintva az Authority cseréje ablak jelenik meg (35. ábra), az adott típusnak megfelelően szűrt listával (név, cím vagy tárgyszó, stb., 69. ábra), ha a neki megfelelő beviteli mező üres, akkor a lista elejére, ha nem üres, akkor a beírt karaktersorozathoz abc sorrendben legközelebbi authority rekordra ugrik, keresse meg a beszúrni kívánt besorolási adatot (lásd 7.11.4 fejezet), és jelölje ki, majd kattintson a Cserél gombra! A csere mellett itt is lehetősége van az authority rekordok szerkesztésére és új authority rekord létrehozására. 35
35. ábra. Authority választás listából 3. Rekordkapcsolatok táblázat mellett Rekord keresése felirattal (36. ábra): 36. ábra. Rekord keresése rekordkapcsolathoz elindítja az OPAC modult, ahol kereshet az aktuális adatbázisban, ha megtalálta a megfelelő kapcsolódó rekordot, akkor a Betöltés gombra kattintva meg kell adnia a kapcsolat típusát (37. ábra), ellenőrizheti, illetve javíthatja a rekord azonosítóját és címét, az OK gombra kattintva a rekord bekerül a kapcsolódó rekordok listájába. 36
Nevek [100, 110-111, 700, 710-711] 37. ábra. Kapcsolat típusának kiválasztása Az (Új, Új másolat) és a (Szerkesztés) ikonnal megnyíló párbeszédablakban megadható, illetve módosítható a név típusa, maga a név, a közreműködés módja, és az, hogy elsődleges névként kerüljön-e a rekordba (38. ábra). 38. ábra. Nevek űrlapos szerkesztése/szerkesztése űrlapon A kötelező adatok kitöltésére figyelmezteti a program (39. ábra). 39. ábra. Figyelmeztetés kötelező adatok hiányakor 37
Címek [130, 240, 243, 245,730, 740] Az (Új, Új másolat) és a (Szerkesztés) ikonnal megnyíló párbeszédablakban megadható, illetve módosítható a cím tételtípusa, a főcím, a dokumentumtípus, az alcímek és a szerzőségi adatok (40. ábra). 40. ábra. Címek szerkesztése űrlapon A kötelező adatmezők kitöltésére figyelmezteti a program (39. ábra). Tárgyszavak [600, 610-611, 630, 650-651, 653, 655-658, 680, 690-693, 695-696, 699] Az (Új, Új másolat) és a (Szerkesztés) ikonnal megnyíló párbeszédablakban megadható, illetve módosítható a tárgyszó típusa, és maga a tárgyszó (41. ábra). 41. ábra. Tárgyszó szerkesztése űrlapon A kötelező adatmezők kitöltésére figyelmezteti a program (39. ábra). 38
Rekordkapcsolatok [760, 762, 765, 767, 770, 772-777, 780, 785-787] Az (Új kapcsolódó rekord létrehozása) ikonnal megnyíló párbeszédablakban megadhatja a kapcsolat és a rekord típusát (42. ábra), majd az OK gombra kattintással egy új katalogizáló ablak nyílik, ahol megszerkesztheti az új kapcsolódó rekordot (43. ábra). 42. ábra. Kapcsolat és kapcsolt rekord típusa 43. ábra. Új kapcsolódó rekord szerkesztéséhez megnyíló katalogizáló ablak A (Rekord keresése) ikonnal rekordot kereshet az OPAC modulban, a (Szerkesztés) ikonnal pedig a kapcsolat típusa, a kapcsolt rekord azonosítója és címe módosítható (37. ábra). A kötelező adatmezők kitöltésére figyelmezteti a program (39. ábra). 39
7.6 Kiadás, terjedelem fül A bibliográfiai adatok közül a kiadás, a terjedelem, az ISBN vagy ISSN, a megjegyzések és a sorozati adatok tartalmának űrlapos szerkesztését a Kiadás, terjedelem fül teszi lehetővé. A kiadás, terjedelem, méret, illusztráció és melléklet adatokat be kell gépelnie a megfelelő beviteli mezőbe. Kiadásjelzés [250 $a] Terjedelem [300 $a] Illusztráció [300 $b] Méret [300 $c] Melléklet [300 $e] A többi adat táblázatos formában jelenik meg a szerkesztőterületen, a táblázatok címe tartalmazza az adattípus megnevezését és a hozzá tartozó mezők hívójelét (44. ábra). ISBN-ek [020] vagy ISSN-ek [022] Kiadási adatok [260] Megjegyzések [500-502, 504-508, 510-511, 513-516, 518, 520-522, 524-526, 530, 533-536, 538, 540-542, 544-547,550, 552, 555-556, 561-563, 565, 567, 580-581,583-586, 590-599] Elektronikus lelőhelyek [856] Sorozatok [490, 830] A táblázatok sorait az oszlopnevekre kattintva, egy vagy több (CTRL) szempont szerint rendezheti (lásd 6.5.2 fejezet). Az űrlap kitöltése mindig egyenértékű a MARC fül munkaterületein történő szerkesztéssel. Mindegy tehát, hogy hol hajtja végre a módosítást, mindkét esetben az aktuális MARC rekord bizonyos adatait változtatja meg Figyelem! A program konfigurálásától függ, hogy a Kiadás, terjedelem fül megjelenik-e a Katalogizáló modulban. A kézikönyv USMARC példákat tartalmaz. HUNMARC rekordok feldolgozásakor bizonyos hívójelek és almezőkódok eltérhetnek a példákban szereplőktől. 7.6.1 Az űrlap kitöltése Bizonyos esetekben, értelemszerűen be kell gépelnie a megfelelő adatot (például megjegyzés szövege, sorozat címe), de sokszor legördülő listából kell választania. A szürke hátterű beviteli mezőket csak a legördülő listát használva töltheti ki. A táblázatok melletti ikonokkal módosíthatja a táblázatok tartalmát. Ha kijelöl egy sort a táblázatban, akkor megváltozik az ikonok aktivitása és az ikon által megjelenített párbeszédablak kitöltöttsége. Kijelölés nélkül Új ISBN, kiadási adatok, stb. (kitöltetlen) Inaktív Inaktív Kijelöléssel Új ISBN, kiadási adatok, stb. (kitöltött a kijelölésnek megfelelően) Szerkesztés (kitöltött a kijelölésnek megfelelően) Törlés 40
A táblázatok sorait dupla kattintással is betöltheti szerkesztésre. Egyszerre több sort is törölhet a táblázatokból úgy, hogy kijelöli őket a CTRL billentyű lenyomva tartása mellett, és ezután kattint a (Törlés) ikonra. 44. ábra. Kiadás, terjedelem fül 41
A legördítő nyíl melletti (Teljes lista ) ikonra kattintva teljes listát kap az adott helyre beírható adatokról (45. ábra). a lista rendezhető táblázatban jelenik meg, és tartalmazza a lehetséges értékek megnevezését és kódját (például tárgyszó típusa, 46. ábra), a kiválasztás egy kattintás, majd OK gombbal, vagy dupla kattintással hajtható végre; 45. ábra. Teljes lista ikon 46. ábra. Teljes lista - megjegyzések 42
ISBN-ek [020], ISSN-ek [022] Az (Új, Új másolat) és a (Szerkesztés) ikonnal megnyíló párbeszédablakban megadható, illetve módosítható a dokumentum ISBN vagy ISSN száma, ára, valamint a törölt vagy érvénytelen ISBN-ek, illetve ISSN-ek (47. ábra). Kiadási adatok [260] 47. ábra. ISBN vagy ISSN szerkesztése űrlapon Az (Új, Új másolat) és a (Szerkesztés) ikonnal megnyíló párbeszédablakokban megadhatók, illetve módosíthatók a dokumentum kiadási adatai, például a megjelenés helye, a kiadó neve, a kiadás éve, stb. (48. ábra). 48. ábra. Megjelenés helyének szerkesztése űrlapon Megjegyzések [500-502, 504-508, 510-511, 513-516, 518, 520-522, 524-526, 530, 533-536, 538, 540-542, 544-547,550, 552, 555-556, 561-563, 565, 567, 580-581,583-586, 590-599] Az (Új, Új másolat) és a (Szerkesztés) ikonnal megnyíló párbeszédablakokban megadható, illetve módosítható a megjegyzések típusa és szövege (45. ábra, 46. ábra). 43
Elektronikus lelőhelyek [856] Az (Új, Új másolat) és a (Szerkesztés) ikonnal megnyíló párbeszédablakokban megadható, illetve módosítható a dokumentum elektronikus elérési lehetősége (49. ábra). Sorozatok [490, 830] 49. ábra. Elektronikus lelőhely szerkesztése űrlapon Az (Új, Új másolat) és a (Szerkesztés) ikonnal megnyíló párbeszédablakokban megadhatók, illetve módosíthatók a sorozati adatok (50. ábra). 50. ábra. Sorozati adatok szerkesztése űrlapon 44
7.7 Példányadatok szerkesztése (Példányok fül) A bibliográfiai rekordok példányadatait a Példányok fül használatával rögzítheti, módosíthatja vagy törölheti. Ez a fül csak akkor jelenik meg a Katalogizáló modulban, ha már az aktuális adatbázisba mentette, és onnan újra betöltötte a rekordot. A munkaablakban egy táblázat jeleníti meg a dokumentum példányait, és megmutatja a kijelölt példányhoz tartozó letiltásokat és előjegyzéseket (51. ábra). A táblázat sorai a rekord 949-es hívójelű mezőinek, oszlopai pedig a 949-es mező almezőinek felelnek meg. A táblázat sorait az oszlopnevekre kattintva, egy vagy több (CTRL) szempont szerint rendezheti (lásd 6.5.2 fejezet). Rendezés növekvő sorrendben 51. ábra. A Példányok fül munkaablaka A táblázat jobb oldalán tálható négy ikonnal létrehozhatja, szerkesztheti, törölheti és átmozgathatja más rekordhoz a kijelölt példányokat. A példányokon végrehajtott változtatások csak akkor válnak véglegessé, ha a (Mentés) ikonra kattint, vagy a Rekord/Mentés menüpontot használja. Így már a bibliográfiai rekord mentését megelőzően rögzítésre kerülnek a példányok módosításai az adatbázisban, és visszakereshetővé válnak az OPAC-ban. Ha mentés nélkül próbálja meg elvetni a rekordot, akkor a program figyelmezteti, hogy el fognak veszni a változtatások (52. ábra). 45