Irat- és dokumentumkezelés elosztott, szolgáltatás alapú SaaS modellekben GRID és Cloud irányok előnyei és hátrányai E-Group ICT zrt. Tihanyi Péter Garami Gábor NETWORKSHOP Debrecen 2010 április 8. 4. Alkalmazásfejlesztési és üzemeltetési technológiák
Irat- és dokumentumkezelési alapok Az ERMS (Electronic Records Management System) és az EDMS (Electronic Document Management System) funkcionalitása átfedő EDMS megengedőbb ERMS szigorúbb, de mindenképpen szabályozottabb EDMS: nem kész dokumentumok verziókezelés törlés ERMS: kész iratok nem változhatnak definit megőrzési idő
Irat- és dokumentumkezelési alapok
Irat- és dokumentumkezelési alapok HSM rendszer
Irat- és dokumentumkezelési funkcionalitás Rendszerezés (alapfeladat): Kulcsszavak, metaadatok, indexértékek hozzárendelése Kategóriákba, osztályokba sorolás Rendszertan, taxonómia alkalmazása Kézi és automatikus (pl. Autonomy) Flex mezők: EDMS Szigorú szabályrendszer (mezők között üzleti logika): ERMS Szabadszöveges indexelés/keresés: főleg EDMS EDMS: mindig létezik dokumentum-objektum, amit ellátunk indexjellemzőkkel ERMS: általában csak indexek vannak és ezekből jönnek létre a különféle állapotú irat-objektumok (érkeztetés -> küldemény, iktatás -> irat, stb.) Visszakeresés: egyszerű/összetett - feltétek elmentése (ÉS/VAGY kapcsolatokkal)
Irat- és dokumentumkezelési funkcionalitás Összetett objektumok: EDMS: tetszőleges struktúrájú összetett konglomerátum, amelyet innentől kezdve a rendszer egy egységként kezel szülő-gyerek mellérendelt, statikus dinamikus interdokument link-nek is nevezik intradokument (hyper) link: ilyenkor a rendszer nem kezeli egy egységként az összekapcsolt objektumokat ERMS: szigorú szabályok és előírások szerint: összetett ügy(irat, iratpéldány) objektum (különösen főszám-alszám típusú iktatás esetén) Főszámok között: előzményezés, csatolás
Irat- és dokumentumkezelési funkcionalitás Verziókezelés check-in/check-out: gyakorlatilag csak az EDMS-ben létező tulajdonság (ha az ERMS-ben tárolt objektum változik, az már egy másik entitás) az egyébként azonos indexekkel jellemezhető, de tartalmukban különböző dokumentumokra vonatkozik hogy egyszerre csak egy felhasználó módosíthasson, erre szolgál a check-out/check-in funkcionalitás (zárolás / felszabadítás).
Irat- és dokumentumkezelési funkcionalitás Életciklus kezelés: EDMS: státuszállapotokat lehet definiálni, amelyekből az átmeneteket belső workflow biztosítja, ezt maga a felhasználó hozza létre ERMS: jól definiált szabályok és törvényi előírások alapján általában beégetett, a felhasználó által meg nem változtatható funkcionalitás. Ezt a funkciót ki lehet bővíteni ún. Notification Service-zel is, azaz a dokumentum meghatározott állapotáról valamilyen jelzés érkezik a felhasználóhoz (e-mail, SMS, stb.).
Irat- és dokumentumkezelési funkcionalitás Életciklus kezelés ERMS:
Irat- és dokumentumkezelési funkcionalitás Életciklus kezelés ERMS:
Irat- és dokumentumkezelési funkcionalitás Dokumentumok megjelenítése: tipikusan EDMS funkcionalitás: op.rendszer szinten (ezt tudja az ERMS is) saját viewer (200+ típus) megjegyzések, annotációk, layeres hozzáfűzése Hang- kép- videóállományok kezelése streaming (DAM, DRM) bevitel (speciális aleset: capturing alrendszer: OCR, ICR, OMR, FR) Dokumentumok tárolása: szofisztikált módon az archiváló rendszereknél (HSM -> automatikus médium-váltások a megőrzési ciklusnak megfelelően) adatbázisban az ERMS is tudja (blob)
Iratkezelési előírások 1995. évi LXVI. törvény (Levéltári Törvény) 2001. évi XXXV. Törvény (Elektronikus Aláírási Törvény) 335/2005. Kormány Rendelet 24/2006. (IV.29.) BM-IHM-NKÖM együttes Rendelet 13/2005. IHM rendelet (papír hiteles elektronikus iratmásolat) 7/2005. (VII.18) IHM Rendelet (digitális archiválás) 20/2004. (IV.21) PM Rendelet (e-számla) ISO15489-1:2001 szabvány MoReq EU ajánlás
A rendszer felépítése, konfigurálása Külső vállalat irányítási rendszerek, egyéb munkafolyamatok
edox rendszer funkciói
Munkafolyamat
Munkafolyamat
Mennyi idő alatt lehet bevezetni egy irat- és dokumentumkezelő rendszert? Attól függ, hogy mennyire érett a szervezet a bevezetésre Interjúk a kulcsfelhasználókkal, igényfelmérés Folyamatszabályozási konzultáció Követelményspecifikáció, rendszertervezés (jogszabályi és felhasználói követelmény harmonizáció) Testre szabás szoftver fejlesztés Telepítés, konfigurálás Szervezeti egység modellezés, irattári terv, felhasználói szerepek Bevezetési támogatás Átalánydíjas szupport
Mit akarunk megoldani? Cloud a Hype ciklus tetején, biztonsági kockázatai jelenleg nem ismertek Outsourcing viszonylag szabályozott
Mit akarunk megoldani? Reagálási, adaptációs képesség növelése - adaptáljuk a környezet (törvényi, jogszabályi, kapacitás igények) változását Költségek csökkentése - ez ugye egyre aktuálisabb nap mint nap, kérdés, hogy lehet-e ez mindenáron minden határon túl fokozni Hatékonyság növelése fontos, de lehet-e mindent elektronikus folyamatokkal kiváltani? Mutatók optimalizálása tudjuk és ismerjük, hogy maga a rendszer belső folyamatai milyen kulcs mutatók mentén működnek/működjenek (KPI Key Performance Indicator)
Outsourcing, SaaS Hosszú távú szerződés és döntés alapján lépünk Teljes folyamatokat helyezünk ki külső szolgáltatóhoz Általában eszközeinket és alkalmazottainkat is transzferáljuk Szolgáltatási szint megállapodásokkal rögzítjük az elvárt minőséget (SLA) Általában egyedi, testre szabott konstrukciók Szoros együttműködés szükséges a szolgáltatóval SAS70, ISO29001 szabványok és ajánlások, amelyek biztosítják az adattárolással, adatbiztonsággal kapcsolatos alapelveket
Cloud Informatikai kapacitást bérlünk igény szerint Kizárólag hálózati hozzáféréssel érhető el Helyfüggetlenül, azaz nem tudjuk, hogy hol van, hol vannak az On-Demand erőforrásaink Használattal arányos költséggel Megosztott erőforrásokat használunk (CPU, hálózat, szerverek, tárolók, alkalmazások, szolgáltatások) Gyors és rugalmas kapacitásmenedzsment Szabványos konstrukciók állnak rendelkezésre Minimális interakció a szolgáltatóval többé kevésbé határolt, jól definiált interfészek homokozó
Összehasonlítás Adatközpont Ismert helyszínek Hardver redundancia Fizikai és virtuális erőforrások Statikus (korlátok) Komplexitás jellemzi alacsony absztrakciós szint Megosztott háttértár Cloud Ismeretlen helyszínek Szoftver redundancia Virtuális erőforrások Rugalmas Szabványosság jellemzi magas absztrakciós szint Replikált, redundáns háttértár
Mennyibe kerül a rendszer bevezetése? Egyszeri beruházás (CAPEX) Szolgáltatás, havi díj alapú működés (OPEX) Vegyes modell Szempont Házon belül Outsourcing Cloud Ráfordítás CAPEX OPEX OPEX Cashflow Előre fizetjük meg Éves vagy havi díj Használattal arányos Pénzügyi kockázat Előre bevállalt Éves vagy havi szinten elkent Eseti Számvitel, nyereség/veszteség Költség és értékcsökkenés Költség Költség Mérleg Eszközök - -
Kockázatok Hol vannak az adataink Bizalmas adatok hol vannak Mi van még a Outsorcing környezetben, Cloud felhőben Milyen előírások vonatkoznak a környezetre, adatainkra, adatszolgáltatásainkra Biztonságos adatmegsemmisítés Hálózati védelem Adatközpontok, Cloud védelme komplexitás VPN, SSL elérés DDoS, tűzfalak, IDS/IPS Az eltérő szolgáltatási modellek eltérő biztonsági kockázatokat eredményeznek érdemes kivárni a Cloud Hype végét
Kérdések és válaszok, további információ Tihanyi Péter Garami Gábor E-Group Web: www.egroup.hu