A MISKOLCI EGYETEM HIVATALOS KÜLFÖLDI UTAZÁSOK ÉS VENDÉGFOGADÁSOK SZABÁLYZATA

A MISKOLCI EGYETEM HIVATALOS KÜLFÖLDI UTAZÁSOK ÉS VENDÉGFOGADÁSOK SZABÁLYZATA Miskolc, 2015

7.9. sz. Egyetemi szabályzat A MISKOLCI EGYETEM HIVATALOS KÜLFÖLDI UTAZÁSOK ÉS VENDÉGFOGADÁSOK SZABÁLYZATA A MISKOLCI EGYETEM SZENÁTUSÁNAK 212/2015. SZ. HATÁROZATA Készült 8 példányban sorszámú, változás átvezetésére kötelezett példány.

Kiadásért felelős: rektor Kiadja a Miskolci Egyetem ME Sokszorosító Üzeme Nyomdaszám: Re- /2015. ME Miskolc-Egyetemváros, 2015. A szabályzat gondozásáért felelős: tudományos és nemzetközi rektorhelyettes

Tartalomjegyzék Fejezetszám F e j e z e t c í m Oldal szám Változat szám Bevezetés dátuma I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. Általános rendelkezések Napidíj Szállásdíj Útiköltség Részvételi díj Egyéb rendelkezések Külföldi ösztöndíjas tanulmányútra történő utazás Külföldi vendégek fogadása Záró rendelkezések Vonatkozó jogszabályok Mellékletek 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 11

MISKOLCI EGYETEM Oldalszám: 5 I. fejezet ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK (1) A szabályzat személyi hatálya kiterjed: 1. a) az Egyetem közalkalmazottaira, az egyetemmel egyéb munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyekre, b) az Egyetem azon hallgatóira, akik az Egyetemmel megbízási vagy hallgatói munkaszerződést, doktorandusz szerződést kötnek, továbbá akik pályázati forrás terhére az Egyetem szervezésében utaznak külföldre. (2) A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed: a) külföldi kiküldetésekre, valamint külszolgálatra az Szja. törvény meghatározása szerint, b) az alapító okiratban meghatározott tevékenységekkel kapcsolatos hivatalos külföldi utazásokra, c) alkalmazotti, hallgatói érdekképviseleti tevékenység ellátásával kapcsolatos hivatalos külföldi utazásokra, d) együttműködési szerződésen alapuló cserekapcsolatra, külföldi szakmai konferencián és kiállításon való részvételre, e) külföldi tanulmányútra, f) pályázat útján elnyert szakmai célú külföldi utazásokra. (3) Külföldi kiküldetés: magánszemélyeknek a jövedelme megszerzése érdekében, ill. a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében Magyarország területén kívüli tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás, ideértve különösen a külszolgálatot és az azzal összefüggő utazást. (4) A nemzetközi utazásszervezés a központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó kiemelt terméknek minősül. A nemzetközi utazásokkal és külföldi vendégek fogadásával kapcsolatos alábbi tételek beszerzése a központosított közbeszerzési portálon keresztül történik, amelynek használatára a Tudományos és Nemzetközi Rektorhelyettesi Titkárság (továbbiakban: TNRT) munkatársa, az intézményi nemzetközi utazásszervező (továbbiakban: NUSZ) jogosult. Ide sorolandó: Hagyományos és diszkont repülőjegy és kapcsolódó szolgáltatások. Nemzetközi utazáshoz kapcsolódó termékek és szolgáltatások (így különösen: szállás, nemzetközi busz- és vasúti jegy, hajó- és kompjegy, utazáshoz kapcsolódó biztosítások, repülőtéri transzfer-szolgáltatások, vízumügyintézés, autóbérlés, konferencia regisztrációval kapcsolatos szolgáltatás). Egyénileg ezeket a szolgáltatásokat beszerezni, ezekre a szolgáltatásokra utólag elszámolást benyújtani nem lehet. (5) A hivatalos külföldi utazás engedélyeztetésének, valamint a nemzetközi utazáshoz kapcsolódó termékek és szolgáltatások beszerzésnek a folyamatát a 8. mellékletben szereplő ábra szemlélteti. (6) A hivatalos külföldi utazást és vendégfogadást az Egyetem magasabb vezető beosztású alkalmazottai és a rektori irányítás alá tartozó gazdálkodási egységek vezetői esetén a rektor, a kancellár irányítása alá tartozó gazdálkodási egységek vezetői esetében a kancellár engedélyezi. A szabályzat hatálya alá tartozó más személyek esetén a rektor, illetve a

MISKOLCI EGYETEM Oldalszám: 6 kancellár mint a munkáltatói jogkör gyakorlói az engedélyezési jogot a gazdálkodási egységek vezetőire átruházzák. (7) Hivatalos külföldi utazások és vendégfogadások esetén a kancellár amennyiben nem engedélyező a kiküldött, illetve a vendégfogadó beosztására tekintet nélkül, egyetértési jogot gyakorol. (8) Az egyetértési jog gyakorlása előtt a kancellár az engedélykérelmet átadhatja szakmai véleményezésre a rektorhoz. (9) A 1. sz. mellékleten szerepelnie kell a közvetlen munkahelyi vezető aláírásának is. A költségek fedezetének forrását és a kifizetés jogcímét meg kell jelölni és a kötelezettségvállalási rendszerben előírt dokumentumokat (igénylési lapokat) csatolni kell. Mellékelni kell továbbá a rendezvény, program, illetve a meghívás dokumentációját, valamint az utazás 3. sz. mellékletben foglalt kritériumoknak megfelelően elkészített szöveges indoklást is. Az aláírt engedélykérelmet az utazó a TNRT-re adja le. (10) A 1. sz. melléklet nem időben ajánlottan az utazást megelőző 15 munkanappal való beérkezése, valamint hiányos, pontatlan vagy nem egyértelmű kitöltéséből adódó nehézségekért a TNRT-t felelősség nem terheli. Ez utóbbi esetben az 1. sz. kérelem hiánypótlásra visszaküldésre kerül a kérelmezőhöz. Az 1. sz melléklet formai ellenőrzését követően a NUSZ a dokumentumokat kancellári egyetértési jog gyakorlására amennyiben nem a kancellár az engedélyező megküldi a Kancellária Hivatalba. (11) A központosított közbeszerzés hatálya alá nem tartozó tételek (így például: napidíj, saját gépjármű használata) elszámolásánál kancellári egyetértés esetén a Bér- és Munkaügyi Osztály a továbbiakban: BMO számfejtése és a Pénzügyi Osztály a továbbiakban: PO érvényesítése után az utazó, illetve a vendégfogadó forintban kapja meg az általa megelőlegezett összeget. Az utazás, illetve vendégfogadás utólagos engedélyezésére nincs mód, az engedély nélkül felmerült költségek az utazót, illetve a vendégfogadót terhelik. (12) Projektek esetében a projektszerződés határozza meg az utazásra fordítható keretet. Projektből történő utazásnál a pénzügyi adatok és a felhasználási jogcím helyességéért a projektvezető felelős. II. fejezet NAPIDÍJ 2. (1) A napidíjra jogosultak körét, kifizetésének feltételeit, továbbá a napidíj mértékét rektorikancellári utasítás szabályozza. III. fejezet SZÁLLÁSDÍJ 3. (1) A külföldi szállás nemzetközi utazásszervezési, központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó kiemelt terméknek minősül. A központi közbeszerzésen keresztül az előírt fizikai feltételeknek megfelelő ajánlat beérkezésének hiányában a saját kereséssel talált javaslatot

MISKOLCI EGYETEM Oldalszám: 7 a központi közbeszerzési partnerek számára passzív foglalásnak minősülő ajánlatkérési felhívással továbbítja a NUSZ. (2) A központosított közbeszerzésben megrendelt külföldi szállás igénybevétele esetén az esetlegesen a helyszínen, az utazó által fizetett idegenforgalmi adó utólag, a Miskolci Egyetem nevére és címére kiállított számla ellenében elszámolható. IV. fejezet ÚTIKÖLTSÉG 4. (1) A hivatalos külföldi utazáshoz a 4. számú melléklet alapján nem egyetemi tulajdonú gépjármű is igénybe vehető, melynek hivatalos célú használatát a hivatalos külföldi utazás engedélyezésével egyidejűleg kell kérni. Az utazónak a gépjárműre külföldre is érvényes felelősségbiztosítással kell rendelkeznie. A kérelemhez csatolni kell a forgalmi engedély és a gépjárművet vezető jogosítványának másolatát. (2) Abban az esetben, ha a gépjármű az utazó vagy a házastársa tulajdonában, illetve használatában van ekkor az utazó az üzembentartó az üzemanyagköltség mellett az üzemeltetési költség (kopásköltség) is elszámolható. Ha az utazó nem a saját vagy házastársa tulajdonában lévő gépjárművet használja, úgy csatolni kell a gépjármű használatát engedélyező nyilatkozatot, s ebben az esetben csak az üzemanyagköltség számolható el. (3) Az üzemanyagköltség és az üzemeltetési költségtérítés kiszámításánál a vonatkozó hatályos jogszabályban foglaltak az irányadók (a Szabályzat kibocsátásakor aktualizált 60/1992. (IV. 1.) Korm. rend szerinti normák). (4) A gépjárműhasználaton és az egyéb központosított közbeszerzésen kívüli esetlegesen felmerülő külföldi útiköltség (érkezéskor és elutazáskor a pályaudvar/repülőtér és a szálláshely közötti utazási költség, valamint autópályadíj, parkolási díj) a fedezeti forrástól függetlenül kizárólag az Egyetem nevére és címére kiállított számla alapján számolható el. (5) Az útiköltség forintban számolható el. V. fejezet RÉSZVÉTELI DÍJ 5. (1) A részvételi díj a központosított közbeszerzésben megjelölt nemzetközi utazáshoz kapcsolódó szolgáltatásnak minősül. Ennek értelmében a hivatalos külföldi utazás egyéb vonatkozó tételeinek megfelelően történik a kezelése.

MISKOLCI EGYETEM Oldalszám: 8 VI. fejezet EGYÉB RENDELKEZÉSEK 6. (1) Az utazás/vendégfogadás elmaradásának tényét az utazó/fogadó írásban köteles haladéktalanul bejelenteni a munkahelyi és az engedélyező vezetőnek, továbbá a TNRTnek. Ennek másolatát a TNRT megküldi a Kancellária Hivatalnak és a PO-nak tájékoztatás és a szükséges intézkedések céljából. (2) A hivatalos külföldi utazásból történő hazatéréstől számított 8 munkanapon belül az utazónak el kell számolnia. Az elszámoláshoz a 6. sz. mellékletet kell kitölteni, és az eredeti bizonylatokkal fordítással ellátva, valamint a 3. sz. melléklet alapján elkészített beszámolóval együtt a TNRT-re kell leadni. (3) A költségelszámolást a NUSZ, a szakmai beszámolót az engedélyező ellenőrzi, mindezt a TNRT megküldi a kancellárnak amennyiben nem engedélyező egyetértési jog gyakorlása céljából. (4) A kancellári egyetértéssel lezárt és a TNRT-re visszaküldött dokumentumokat a NUSZ megküldi a BMO és PO részére. A pénzügyi elszámolás során esetlegesen keletkező különbözet pénzügyi rendezése a PO feladata. VII. fejezet KÜLFÖLDI ÖSZTÖNDÍJAS TANULMÁNYÚTRA TÖRTÉNŐ UTAZÁS 7. (1) Külföldi ösztöndíjas tanulmányúton résztvevőnek minősül az a magánszemély, aki államés kormányközi egyezmény, magyar állami ösztöndíj, külföldön működő magyar intézményben rendelkezésre álló tanulmányi lehetőség, magyar intézmény külföldi féllel kötött külön megállapodása alapján, illetve nemzetközi szervezet vagy más hazai illetve külföldi szerv által biztosított keretből, nemzetközi szervezetnél vagy külföldi szervnél, pályázat elnyerésével vagy megbízás alapján magánkezdeményezésre részesül ösztöndíjban. (2) Az engedélyezett tanulmányút időtartamára az Mt 55. (1) bek. j) pontja alapján mentesül az ösztöndíjas a munkavégzési kötelezettség alól. Az ösztöndíjas tanulmányútra egyebek mellett a Kollektív Szerződés rendelkezései az irányadóak. (3) Ösztöndíjas tanulmányút esetén napidíj nem igényelhető. (4) Az ösztöndíjas tanulmányút 90 napot meg nem haladó időtartamára az ösztöndíjast távolléti díj illetheti meg. A ösztöndíjas tanulmányút esetén a 7. sz. melléklet szerinti Távolléti kérelem elkészítése is szükséges. A 7. sz. mellékletet az 1. sz. melléklethez csatolva kell leadni. A távolléti díjat a munkáltatói jogkör gyakorlója engedélyezi, a kancellár egyetértési jogot gyakorol, amennyiben nem ő a munkáltatói jogkör gyakorlója. Távolléti díj fizetése esetén a külföldi ösztöndíjas tanulmányúton résztvevőnek és a munkáltatónak külön megállapodást kell kötniük. (5) A 90 napon túli ösztöndíjas tanulmányút esetén fizetés nélküli szabadság engedélyezését kell igényelni a munkáltatói jogkör gyakorlójától.

MISKOLCI EGYETEM Oldalszám: 9 VIII. fejezet KÜLFÖLDI VENDÉGEK FOGADÁSA 8. (1) Külföldi vendégek meghívására, fogadására vonatkozó engedélyt a szolgálati út betartásával, a 2. sz. melléklet szerint kell kérelmezni. (2) A külföldi egyetemekkel kötött szerződések esetében mindig az ott rögzített megállapodások szerint történik a költségek megosztása. (3), Meghívás esetén a vendégeket a kísérői költség keretén belül számla alapján étkezési költségtérítés illetheti meg. A 2. sz. melléklet kitöltése és 30 nappal a beutazó érkezése előtt a TNRT-re való eljuttatása minden beutazó esetében kötelező. (4) Külföldi vendég fogadása esetén a gépjármű üzemanyagköltségének az elszámolása 4. - ban leírt előírások és az 4. sz. melléklet adatai alapján történhet. (5) A vendég egyetemi kísérője az engedélyezett max. 10 napra számított, max. napi 10 000 Ft kísérői kerettel eredeti számlával bizonylatolva utólag számol el (pl.: belépőjegyek, étkeztetés, ajándékkönyv, stb.). (6) Ha az egyetemi szintű együttműködési szerződéshez kapcsolódóan valamely kar/tanszék konkrét munkatervet is készít, annak egy másolati példányát el kell juttatni a TNRT-re. (7) Vendégfogadásnál a vendég elutazását követően 8 munkanapon belül a vendégfogadónak a tényleges felhasználás alapján eredeti bizonylatokkal el kell számolnia. Az elszámolást a TNRT-re kell leadni. Az esetleges járulékos költségek az adott keretet utólag terhelik, a jövedelemtartalmat a BMO határozza meg. IX. fejezet ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 9. (1) Ha egyes pénzügyi forrásokhoz (pl.: alapítványok, projektek) kapcsolódó szerződések a hivatalos külföldi utazásokra, illetve vendégfogadásokra más szabályozást alkalmaznak, akkor ezen szabályzatot megelőzően, elsődlegesen azok rendelkezései irányadóak. (2) Jelen szabályzat a./2015. sz. Szenátusi határozattal elfogadott rendelkezéseket tartalmazza, mely 2015. július 1. napján lép hatályba. Ezzel egy időben hatályon kívül helyezi a 20/2006. sz. Szenátusi határozattal elfogadott és többször módosított, a Miskolci Egyetem Hivatalos Külföldi Utazások és Vendégfogadások Szabályzatát, valamint a nemzetközi utazásokkal és külföldi vendégfogadásokkal kapcsolatos új eljárási szabályokról szóló, 3/2013. sz. rektori utasítást. Miskolc, 2015. július 1. Prof. Dr. Torma András rektor a Szenátus elnöke

MISKOLCI EGYETEM Vonatkozó jogszabályok Oldalszám: 10 2012. évi I. törvény A Munka Törvénykönyvéről 1992. évi XXXIII. törvény A közalkalmazottak jogállásáról 1995. évi CXVII. törvény A személyi jövedelemadóról 2000. évi C. törvény A számvitelről 2007. évi CXXVII. törvény Az általános forgalmi adóról 2011. évi CVIII. törvény A közbeszerzésről 60/1992. (IV. 1.) Korm. r. A közúti járművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag és kenőanyagfogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről 168/2004. ( 25.) Korm. rendelet A központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről 285/2011. (XII. 22.) Korm. r. A külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről 445/2013. (XI.28.) Korm. r. A harmadik országbeli állampolgárok magyarországi foglalkoztatásának nem összevont kérelmezési eljárás alapján történő engedélyezéséről, az engedélyezési kötelezettség alóli mentességről, a fővárosi és megyei kormányhivatal munkaügyi központjának az összevont kérelmezési eljárásban való szakhatósági közreműködéséről, valamint a Magyarországon engedélymentesen foglalkoztatható harmadik országbeli állampolgárok magyarországi foglalkoztatásának bejelentéséről, és a munkabér megtérítéséről 14/2012. (VI. 8.) NFM utasítása Az országosan kiemelt termékekre vonatkozó állami normatívákról http://www.nav.gov.hu/print/nav/ado/megallapodasok_egyezsegek/taj_121210.html A kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmények

MISKOLCI EGYETEM Mellékletek, nyomtatványok Oldalszám: 11 1. sz. Adatlap és engedélykérelem hivatalos külföldi utazáshoz 1/a. sz. Kiegészítő adatlap, Igazolás 2. sz. Engedélykérelem külföldi vendég fogadására 3. sz. A kiküldetés indokoltságát alátámasztó dokumentum, illetve az úti beszámoló (eredmény adatlap) tartalmi elemei 4. sz. Engedély és elszámolás saját gépjármű hivatalos célú használatához 5. sz. A hivatalos külföldi utazás elszámolásához kapcsolódó kivonatos számla-/ bizonylatfordítás 6. sz. Külföldi kiküldetés költségelszámolása 7. sz. Távolléti kérelem 90 napot meg nem haladó ösztöndíjas tanulmányút esetén 8. sz. A hivatalos külföldi utazás és vendégfogadás engedélyezésének, továbbá a nemzetközi utazásszervezéshez kapcsolódó szolgáltatások intézményi beszerzésének folyamatábrája A kiutazáshoz/vendégfogadáshoz szükséges nyomtatványok a http://www.uni-miskolc.hu (Dokumentumok/Szabályzatok/ egyéb szabályzatok vagy a Nemzetközi kapcsolatok/ útmutatók) honlapról letölthetők.

1. sz. melléklet Oldalszám: 12 1. sz. melléklet ADATLAP ÉS ENGEDÉLYKÉRELEMKÉRELEM HIVATALOS NEMZETKÖZI UTAZÁSHOZ A kiutazás zavartalan előkészítése érdekében kérjük, hogy az Adatlapot és Engedélykérelmet a megfelelő mellékletekkel együtt az utazás előtt 15 munkanappal szíveskedjen a Tudományszervezési és Nemzetközi Rektorhelyettesi Titkárságra eljuttatni. Az egyetemi bértörzsben nem szereplők (hallgatók, PhD-hallgatók, nem ME-dolgozók) esetében a Szabályzat 2/A. számú melléklete is kitöltendő! A napidíjat 100 %-ban járulékok terhelik! A napidíj jogcímhez csak egy forrás tartozhat! UTAZÓ ADATAI úti okmány szerinti név születési hely, idő úti okmány tipusa úti okmány száma úti okmány kiállitási helye úti okmány lejárata lakcim mobiltelefonszám munkahelyi telefonszám e-mail cime státusz Kar/Intézet/Egység UTAZÁS ADATAI utazás helye (ország, város) intézmény/rendezvény megnevezése utazás célja indulás napja (éééé.hh.nn.) visszaérkezés napja (éééé.hh.nn.) napok száma összesen: UTAZÁS KÖLTSÉGEINEK RÉSZLETEI témaszám becsült összeg tényleges összeg NAPIDIJ ÖSZTÖNDIJ - SZÁLLÁS RÉSZVÉTELI DIJ ÚTIKÖLTSÉGEK repülőjegy APEX-biztositás reptéri transzfer (egyirányú/retúr) n/k vonatjegy (város-város) n/k buszjegy (város-város, nem helyi) EGYÉB KÖLTSÉGEK vízumügyintézés BBP

Oldalszám: 13 1. sz. melléklet autópályadíj EGYÉB DOLOGI KÖLTSÉGEK Az utazó aláírásával az alábbiakról nyilatkozik: NUSZ aláírása, dátum Nyilatkozom, hogy előző külföldi útjaimhoz kapcsolódóan minden elszámolási kötelezettségemnek eleget tettem. Hozzájárulok, hogy a fenti kiküldetésemmel összefüggésben felmerülő személyi jövedelemadó-előleg és egyéb járulékok, valamint a kiküldetéssel kapcsolatos esetleges túlfizetés munkabéremből/ösztöndíjamból levonásra kerüljenek. A fizetendő részvételi díj teljes ellátást tartalmaz / nem tartalmaz*. A megfelelő dokumentumo(ka)t csatoltam.... kiutazó aláírása, dátum A kiküldetés szükségességét igazolom: intézetigazgató / tanszékvezető aláírása, dátum Rektor/Kancellár/Gazdálkodási egység vezetőjének véleménye: Engedélyezem - Nem engedélyezem*... rektor/kancellár/gazdálkodási egység vezetőjének aláírása, dátum Kancellár véleménye: Egyetértek Nem értek egyet**... kancellár aláírása, dátum * A jelen szabályzat 1. (6) bekezdésében meghatározott, engedélyezésre jogosult vezető. ** Amennyiben nem a kancellár az engedélyező. AZ ADATLAP A HTTP://WWW.UNI-MISKOLC.HU (DOKUMENTUMOK/SZABÁLYZATOK) )HONLAPRÓL LETÖLTHETŐ

Oldalszám: 14 1/a. sz. melléklet 1/a. sz. melléklet Kiegészítő adatlap külső személyek hivatalos külföldi utazásához (akik az egyetemi bértörzsben nem szerepelnek: hallgatók, doktoranduszok, a ME-mel szerződéses kapcsolatban állók) Utazó neve:... Utazás helye, ideje:... 1. Születési név:... 2. Születési hely:... 3. Anyja neve:... 4. TAJ-száma:... 5. Adóazonosítójel:... 6. Állampolgársága:... 7. Banki adatok (Bank, bankszámlaszám, IBAN, SWIFT):...... Melléklet: Adónyilatkozat (letölthető a www.nav.hu weboldalról, illetve igény esetén a BMO-ról beszerezhető.) Miskolc, 20...... aláírás IGAZOLÁS nappali tagozatos doktorandusz hallgatók részére legalább 30 napos hivatalos külföldi utazás esetén Igazolom, hogy....(név)... évfolyamos doktorandusz hallgató a fenti időpontban és helyen részképzésen vesz részt. A részképzés ideje és a külföldi képzés során végzett munka a doktori programba beszámít. A kint tartózkodása idején részére az ösztöndíj folyósítható. Miskolc, 20......... témavezető a Kar Tudományági Doktori Tanácsának elnöke

2. sz. melléklet Engedélykérelem külföldi vendégek fogadására Oldalszám: 15 2. sz. melléklet Külföldi vendég Neve/beosztása: Munkahelye (ország, intézmény): Itt-tartózkodásának időtartama: -tól -ig; nap Célja: Meghívó/fogadó Kar/intézet/tanszék: Szakmai felelős neve/telefonszáma: Tartózkodási költségek: 1. Szállás:... napra 2. Útiköltség:.... 3. Kísérői költség:...napra...,-ft 4. Egyéb költség: A költségek fedezeti forrása: 1.Keret, témaszám......... 2.Keret, témaszám:........ 3.Keret, témaszám:... 4.Keret, témaszám:........... 5.Keret, témaszám:... Dátum:... tanszékvezető/intézetigazgató aláírása, dátum Rektor/Kancellár/Gazdálkodási egység vezetőjének véleménye: Engedélyezem - Nem engedélyezem*... aláírás, dátum Kancellár véleménye: Egyetértek - Nem értek egyet**... aláírás, dátum A fogadás zavarmentes adminisztratív előkészítése csak abban az esetben biztosított, ha a pontosan kitöltött adatlap a megfelelő mellékletekkel együtt az utazás előtt 15 munkanappal a Tudományszervezési-és Nemzetközi Rektorhelyettesi Titkárságra beérkezik. A bekeretezett részbe csak akkor lehet írni, ha a költségfedezet biztosított. Az adatlap a http://www.uni-miskolc.hu (Dokumentumok/Szabályzatok) honlapról letölthető. * A jelen szabályzat 1. (6) bekezdésében meghatározott, engedélyezésre jogosult vezető. ** Amennyiben nem a kancellár az engedélyező.

Oldalszám: 16 3. sz. melléklet 3. sz. melléklet A hivatalos külföldi utazás indokoltságát alátámasztó dokumentum, illetve az úti beszámoló (eredmény adatlap) tartalmi elemei A célhatározást tartalmazó indokolás tartalmi elemei: 1. A rendezvény szervezője 2. A rendezvényen résztvevők köre 3. Az utazó szerepe a rendezvényen 4. A részvétel szakmai előzménye 5. Az utazó személy tematikus felkészültsége 6. Az utazó személy igazolt nyelvismerete 7. A részvétel szakmai célja 8. A részvétel kapcsolatépítési célja 9. A részvétel intézményi jelentősége 10. Az itthoni rendszeres feladatok átszervezése Az eredményességi úti beszámoló tartalmi elemei: 1. A teljesített feladat dokumentációja 2. A teljesített feladat eredménye 3. A feladatba bekapcsolódott partnerek 4. A szakmai konzultációk résztvevői 5. A szakmai konzultációk témái 6. Az új kapcsolatok adatai 7. Az eredményesség intézményi jelentősége 8. Költségfedezeti megfelelőség

Oldalszám: 17 4. sz. melléklet 4. sz. melléklet Engedély és elszámolás saját gépjármű hivatalos célú használatához Név, beosztás: Intézet/Tanszék: Bankszámlaszám: Kiküldetés helye: Kiküldetés időtartama: -tól -ig nap/hó Nevezett részére saját személygépkocsi igénybevételét engedélyezem az alábbi útvonalon: A személygépkocsiban utazó személyek száma:. fő A fedezeti forrás témaszáma: Miskolc, 20. Az utazó nyilatkozata: Kijelentem, hogy saját kérésemre veszem igénybe a személygépkocsit külföldi utazásomhoz és a célországra érvényes kötelező gépjármű felelősségbiztosítással rendelkezem. Tudomásul veszem, hogy a személygépkocsi igénybevételével összefüggő, a személygépkocsiban keletkező bármilyen károsodás bekövetkezte esetén a Miskolci Egyetemet mint kiküldő/a hivatalos külföldi utazást engedélyező szervezetet semmilyen kártérítési vagy kártalanítási felelősség nem terheli... utazó Rektor/Kancellár/Gazdálkodási egység vezetője* A saját gépjármű hivatalos célú használatával kapcsolatos költségek elszámolásával egyetértek nem értek egyet kancellár** II. ELSZÁMOLÁS - Átalány szerinti számításhoz és számla alapján történő elszámolásnál üzemanyagfogyasztás elszámolásához Gépjármű típusa: Frsz.: Megtett út összesen:..(km) Átalány sz. üzemanyag-norma: (l/100 km) Üzemanyag fajtája:. (.Ft/l) Szállított személyek száma:.. fő Sorszám Név Beosztás 1. 2. 3. Költségszámítás Távolság (térkép szerint) Fogyasztás (norma szerint) Üzemanyagköltség Üzemeltetési költségtérítés összkm-re (9.-Ft/km) Összes költség Belföld + külföld...km... l... Ft... Ft... Ft Miskolc, 20.. számfejtő aláírása... utazó aláírása * A jelen szabályzat 1. (6) bekezdésében meghatározott, engedélyezésre jogosult vezető. ** Amennyiben nem a kancellár az engedélyező.

Oldalszám: 18 5. sz. melléklet 5. sz. melléklet A hivatalos külföldi utazás elszámolásához kapcsolódó kivonatos számla- / bizonylatfordítás** Számla / bizonylat (sor)száma:. Számla / bizonylat kiállító (cég) neve, címe:... Igénybevevő(k) neve:.. Igénybevétel időpontja, időtartama:..-tól..-ig,.. nap Igénybevevő személyek száma: A számla tartalma:. A számla végösszege: Fizetés módja: készpénz / bankkártya * Az elszámolandó összeg. a... témaszámot terheli.* Dátum:.. Kiküldött aláírása * megfelelő aláhúzandó / kitöltendő ** a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény értelmében

Oldalszám: 19 6. sz. melléklet 6. sz. melléklet Külföldi kiküldetés költségelszámolása A kiküldő szervezet: Ikt.sz: I. KIKÜLDETÉSI ADATOK A kiküldetésre vonatkozó rendelkezések Kiküldött1 neve: szül. helye, ideje: beosztása: adóazonositó jele: Az utazás módja A kiküldetés helye és időtartama oda vissza ország nap bankszámlaszáma: A kiküldetés célja: II. NAPIDIJELSZÁMOLÁS Indulási, érkezési, határátlépési adatok Indulás Érkezés A határátlépés időpontja honnan utazás módja mikor mikor hova hó, nap óra, perc hó, nap óra, perc nap óra, perc Napidíj elszámolása Ország napok száma egy napra Felszámítható napidíj (forint) összesen Elszámolható összeg (forint) III. KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS (KIZÁRÓLAG ENGEDÉLLYEL!!!!) Szállásköltség utólagos elszámolása A bizonylat sorszáma Ország szállás pénzügyi adatai Elszámolható napok száma valuta neme egy napra összesen összesen:

Oldalszám: 20 6. sz. melléklet Valutában felmerült dologi kiadások utólagos elszámolása A bizonylat sorszáma A felmerülés A valuta helye ideje jogcíme neme összege összesen: Dátum:.. kiküldött aláírása A kiküldetésben eltöltött idő szükségességét és a feladat elvégzését igazolom. Dátum: rektor/kancellár/gazdálkodási egység vezetőjének aláírása*. kancellár aláírása** ÉRVÉNYESITÉS KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS A VALUTA elszámolható összege neme árfolyama HUF Kifizetendő: Dátum: Utalványozó: Ellenőr:. * A jelen szabályzat 1. (6) bekezdésében meghatározott, engedélyezésre jogosult vezető. ** Amennyiben nem a kancellár az engedélyező.

Oldalszám: 21 7. sz. melléklet I. A kiutazó adatai: 7. sz. melléklet Távolléti kérelem 90 napot meg nem haladó ösztöndíjas tanulmányút esetén ( Szabályzat VII. pontja!) Név, beosztás: Szervezeti egység: A kiküldetés helye: /ország/ intézmény A tanulmányút idejére az ösztöndíjat biztosítja. államközi egyezmény* kormányközi egyezmény * magyar állami ösztöndíj * külföldön működő magyar intézményben rendelkezésre álló tanulmányi lehetőség * nemzetközi szervezet * más külföldi szerv * más hazai szerv * A kint tartózkodás időpontja: - tól - ig időtartama: nap/hónap Külföldi illetmény: Itthon érvényes fizetési osztály és fizetési fokozat alapján járó besorolási havi illetménye: Ft /Az összeget a Bér- és Munkaügyi Osztálynak le kell igazolnia/ Családját magával viszi-e: Indoklás, megjegyzés: A kint tartózkodás időtartamára távolléti díj kifizetését kérem. Miskolc, 20 II. Önálló tanszék vezetője/szervezeti egységvezető javaslata: Javaslom/Nem javaslom Indoklás, megjegyzés: Miskolc, 20 III. Munkáltatói jogkör gyakorlójának engedélye:* kiutazó aláírása P.H. -------------------------------------------------------------- tanszékvezető/szervezeti egységvezető aláírása Engedélyezem/Nem engedélyezem a távolléti díj biztosításával. Indoklás, megjegyzés: Miskolc, 20 P.H. munkáltatói jogkör gyakorlójának az aláírása

Oldalszám: 22 7. sz. melléklet IV. Kancellár egyetértése:* Egyetértek/Nem értek egyet a távolléti díj biztosításával. Indoklás, megjegyzés: Miskolc, 20 P.H. kancellár aláírása Tájékoztató: Amennyiben illetmény folyósítására nem kerül sor, szolgálati időt csak a TB-vel kötött megállapodás alapján szerezhet. Kapják: kiutazó tanszékvezető/intézetigazgató dékán személyi nyilvántartás (Rektori Hivatal) Bér-és Munkaügyi Osztály Kancellária Hivatal TNRT * Amennyiben nem a kancellár az engedélyező.

Oldalszám: 23 8. sz. melléklet 8. sz. melléklet A hivatalos külföldi utazás engedélyeztetésének, a nemzetközi utazáshoz kapcsolódó termékek és szolgáltatások beszerzésének folyamata Az utazó az engedélyező által aláirt Engedélykérelemmel, a kitöltött Utazást alátámasztó dokumentumokkal és a hozzávetőleges költségekre kiállított köt.váll. lappal elindítja az utazási termékek beszerzését a TNRTmunkatársnál. A TNRT-munkatárs az utazó együttműködésével beszerzi a termékeket/szolgáltatásokat a KEF-portálon, majd az Engedélykérelmen feltünteti a tényleges költségek et. A TNRT-munkatárs a nem központosított közbeszerzés alá eső (például személygépkocsi használata) utazási termékek esetén elkészíti a kifizetési dokumentumokat, az utazást rögzíti a nemzetközi programban, majd a szükséges dokumentumokat eljuttatja azok felhasználási helyére (Pénzügyi Osztály, BMO, MonDoc-on keresztül pedig az utazónak és az illetékes egységeknek). Az utazást követően az utazó elkészíti az Úti beszámolót, szükség esetén kitölti a hivatalos külföldi utazás költségelszámolását, s azt leadja tartalmi ellenőrzés céljából a TNRT-re. A TNRT-munkatárs ellenőrzi a dokumentumokat, majd továbbítja azokat az illetékes egységekhez, illetve az utazást a nemzetközi programban lezárja és irattározza. Ezzel párhuzamosan a beérkező utazási számlákat a TNRT-munkatárs leigazolás céljából eljuttatja az illetékesekhez, s miután azokat visszakapja, a teljesitésigazolással együtt továbbítja kiegyenlítésre a Pénzügyi Osztályra.