Az Apor Vilmos Katolikus Főiskola Kiküldetési szabályzata

Átírás

1 Az Apor Vilmos Katolikus Főiskola Kiküldetési szabályzata július 31.

2 T A R T A L O M J E G Y Z É K A szabályzat hatálya... 3 A belföldi kiküldetések rendje... 3 A belföldi kiküldetések költségelszámolása... 4 A külföldi kiküldetések rendje... 5 A külföldi kiküldetések költségelszámolása... 6 Nem munkaviszonyban állók részére elszámolható költségtérítések szabályai... 7 Vegyes rendelkezések sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet

3 Az Apor Vilmos Katolikus Főiskola szabályzata a bel- és külföldi kiküldetések rendjéről A kiküldetéssel összefüggő eljárási szabályokat a személyi jövedelemadóról szóló évi CXVII. törvény (továbbiakban: Szja tv.), továbbá a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló élelmezési költségtérítéséről szóló 278/2005. (XII. 20.) kormányrendelet, valamint a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII. 22.) kormányrendelet szabályozza. (1) A szabályzat személyi hatálya kiterjed: A szabályzat hatálya 1. a) Valamennyi, a Főiskolával munkaviszonyban álló személyre, b) valamint a Főiskolával munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyekre (megbízási vagy vállalkozási szerződés keretében), (2) A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed: a) belföldi kiküldetésre a személyi jövedelemadóról szóló törvény meghatározása szerint1 b) külföldi kiküldetésre a személyi jövedelemadóról szóló törvény meghatározása szerint2 A belföldi kiküldetések rendje 2. (1) Belföldi kiküldetés alanya munkaköri kötelezettségének teljesítéséhez kapcsolódóan kiküldetési utasítás és költségelszámolás alapján - csak a Főiskolával munkaviszonyban álló dolgozó lehet. Így külföldi vendég professzorokat, PhD hallgatókat, megbízási jogviszonyban foglalkoztatottakat nem lehet belföldi kiküldetésbe küldeni, a megbízási jogviszony, vagy egyéb szerződés keretében felmerült költségeiket az Szja tv. szerinti önálló tevékenység szabályai szerint kell elszámolni. (2) A belföldi kiküldetést a munkairányítás, munkaszervezés tekintetében jogosult vezető rendeli el, és meghatározza az utazás célját, időtartamát, útvonalát, költségtérítését és az ahhoz szükséges adatokat. (3) Belföldi kiküldetések esetében a nyomtatvány-forgalmazóknál kapható belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás formanyomtatványt (1. sz. melléklet) kell kitölteni. A nyomtatványt a kiküldő szervezeti egységnek kell beszereznie. (4) A belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolást két példányban kell kiállítani a kiküldetés megkezdése előtt, és azt a munkáltatói jog munkairányítás, munkaszervezés tekintetében jogosult vezetőnek kell aláírnia. Az első példányt a szükséges mellékletekkel (közlekedési, szállás és egyéb költségekről szóló számlákkal) együtt kell a Gazdasági Hivatalba küldeni a kiküldetés befejezését követő 8 munkanapon belül. A tőpéldányt a Gazdasági Hivatal (továbbiakban: GH), a második példányt a kiküldöttnek 6 évig meg kell őriznie adóellenőrzés céljából. 1 Belföldi kiküldetés (kirendelés): a munkáltató által elrendelt, a munkaszerződésben rögzített munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzés. 2 Külföldi kiküldetés: a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelme megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében a Magyar Köztársaság területén kívüli (a továbbiakban: külföld) tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás, ideértve különösen a külszolgálatot és az azzal összefüggő utazást. 3

4 (1) Előleg-igénylés és elszámolás: A belföldi kiküldetések költségelszámolása 3. a) A kiküldetésekhez útielőleg igényelhető, melyet az aláírt és megfelelően kitöltött kiküldetési utasítás és költségelszámolás bemutatásával a GH-n lehet igényelni, a kiküldetés megkezdését megelőző 8. munkanapon. b) Az útielőleg folyósítására házipénztárból, vagy átutalással kerül sor. c) Előleg folyósítása esetén a kiküldetés befejezését követően a kiküldetést igazoló vezető aláírásával ellátott, és a mellékletekkel felszerelt kiküldetési utasítás és költségelszámolást 8 munkanapon belül kell a GH-ba továbbítani az elszámolás végett. d) Amennyiben a kiküldöttnek többlet- költségtérítés jár a korábban felvett útielőleghez képest, annak térítésére átutalással, vagy házipénztárból kerül sor. e) Az útielőleg esetleges többletét az igazolt költségekhez és a napidíjhoz képest a GH által történt elszámolás alapján annak kézhezvételét követő 3 napon belül a házipénztárba kell befizetni. f) Útielőleg folyósítása esetén további útielőleg csak abban az esetben igényelhető, ha a felvett előleggel a kiküldött hiánytalanul elszámolt. (2) A munkavállalót megillető költségtérítések: a) Élelmezési költségtérítés i. A kiküldetésben lévő munkavállalónak az élelmezéssel kapcsolatos többletköltségek fedezésére a kiküldetés tartamára élelmezési költségtérítés (napidíj) jár. A belföldi napidíj mértéke 500 Ft/nap, melyet nem kell számlával igazolni. ii. Nem fizethető napidíj, ha a kiküldetés időtartama nem éri el a 6 órát, illetve ha az étkezést a munkáltató a kiküldetés helyszínén biztosítja. Ha a szállodai számla a kötelező reggelit tartalmazza, akkor a napidíjat 20%-kal csökkenteni kell. b) Utazási költségtérítés i. vasúton történő utazás esetében a II. osztályú, teljes áru menetjegy téríthető, ii. autóbuszon történő utazás költségeinek a megtérítése, iii. személygépkocsival történő utazás esetén a költségelszámolás alapja az útnyilvántartás (5. sz. melléklet). A fizetett költségtérítés nem haladhatja meg a ténylegesen megtett, igazolt, elszámolható kilométerek után gépjármű fogyasztási normája alapján, az NAV által közzétett üzemanyagárral számított üzemanyag-költséget és kilométerenként 9 Ft normaköltséget. A kiküldetések során csak a saját vagy közeli hozzátartozó tulajdonában lévő személygépkocsi használható. A felmerült költségek elszámolásához szükséges a forgalmi engedély és a kötelező biztosítás befizetését igazoló szelvény másolata. c) Egyéb költségtérítés i. Egyéb költségként elszámolható 1. a helyi közlekedési költség (kivéve a magáncélú közlekedés) 2. szállás költség d) Nem számolhatók el a személyes szükséglet kielégítését szolgáló kiadások pl. gyógyszer, ital, hotel mini bár, ruházat. 4

5 e) A belföldi kiküldetés során felmerült egyéb költségek kizárólag a Főiskola nevére szóló számla alapján számolhatók el. A külföldi kiküldetések rendje 4. (1) A külföldi kiküldetés alanya a Főiskolával munkaviszonyban álló magánszemély vagy munkaviszonnyal nem rendelkező, megbízási szerződés keretében foglalkoztatott magánszemély lehet. A vendégprofesszorok, a hallgatói jogviszonnyal rendelkező magánszemélyek, abban az esetben vehetnek részt a Főiskola által elrendelt külföldi kiküldetésben, amennyiben rendelkeznek olyan bizonylattal, amely igazolja, hogy a Főiskola érdekében merül fel az utazás. (2) Főiskolai szintű kezdeményezésű hivatalos kiküldetés a Főiskola képviseletében megvalósuló, az illetékes testületei által elfogadott vagy illetékes vezetője által jóváhagyott program szerint i. a társ-, illetve partnerintézmények meglátogatása, ii. az egyes nemzetközi szervezetek vezető testületeiben a Főiskola hivatalos képviselete, iii. egyéb, különösen a Főiskola szempontjából fontos tanácskozáson való részvétel illetve intézmény meglátogatása. iv. a Főiskola képviselete nemzetközi konferenciákon, rendezvényeken. (3) Egyéni kezdeményezésű hivatalos kiküldetések különösen: a nemzetközi kongresszusokon, konferencián, workshopon előadás tartása vagy a nyomtatott programban feltüntetett plenáris vagy szekció-előadáson, workshopon elnöki poszt betöltése. (4) Egyéni kezdeményezésű hivatalos kiküldetés engedélyezése kérelem és a hozzá csatolt meghívólevél alapján történik. (5) Mind a Főiskolai, mind az egyéni kezdeményezésű hivatalos külföldi kiküldetésekre megfelelő engedélyezés alapján kerül sor. A hivatalos főiskolai kiküldetést a rektor engedélyezi. (6) A kiküldött magánszemély közvetlen felettesei a hivatalos kiküldetésekről szemeszterenként írásban beszámolnak a rektornak. (7) A Főiskola képviseletében megvalósuló hivatalos kiküldetések az utazási keret terhére finanszírozhatók. (8) A kiküldetés engedélyezéséről rendelkező irat az alábbiakat tartalmazza: a) a kiküldetés idejét, időtartamát, helyét b) a kiküldött által ellátandó feladatot c) a kiküldött távolléte alatti helyettesítésének módját d) az adott utazással kapcsolatos, főiskolai forrásból finanszírozott költségek típusa(i)t, a forrás(ok) megjelölését e) a kiküldetéssel kapcsolatos szakmai beszámolás rendjét (pl. szóbeli tájékoztatás, írásbeli útjelentés) és határidejét. (9) A külföldi kiküldetést a 2. sz. mellékletben található kiküldetési utasítás és költségelszámoláson kell elrendelni és a közvetlen vezető aláírásával, valamint az elszámolandó költségekről szóló számlákkal együtt kell egy példányban a GH-ba megküldeni. A második példányt a kiküldöttnek 6 évig meg kell őriznie adóellenőrzés céljából. (10) A külföldi kiküldetés pénzügyi (költség- és jövedelem-) elszámolását a GH a 3. sz. melléklet szerinti adatlapon végzi. 5

6 A külföldi kiküldetések költségelszámolása 5. (1) A külföldi kiküldetéshez útielőleg igényelhető a kiküldetés megkezdését megelőzően legkésőbb 8 munkanappal, melyet a Főiskola a kiküldött bankszámlájára forintban történő átutalással teljesít. Ehhez a Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás című nyomtatványon az 1. és 2. pont megjelölt részeinek kitöltésével, a várható úti és szállás költség, valamint egyéb kiadások, illetve a várható váltási árfolyam figyelembevételével forintban kifejezve kell a bruttó pénzösszeget megigényelni. Ezen a nyomtatványon kérhető a napidíj előleg is, de a napidíjat terhelő adókat a kifizetés előtt le kell vonni, és csak a nettó összeg adható át a kiküldetésben résztvevőnek. (2) Útielőleg folyósítása esetén további útielőleg csak abban az esetben igényelhető, ha a korábban felvett előleggel a kiküldött hiánytalanul elszámolt. (3) A kiutazáshoz szükséges valutát a kiutazó vásárolja, illetve a külföldön felmerülő költségeket bankkártyával is kiegyenlítheti. A valutaváltásról szóló bizonylatot, valamint a bankkártya külföldi használatát igazoló bizonylat másolatát a kiküldetési utasítás és költségelszámoláshoz kell csatolni. Akkor is így kell eljárni, ha a kiküldött maga előlegezi meg a költségeit, útielőleget nem igényel. (4) A külföldön felmerült és valutában kifizetett költségeket a felhasznált valuta bankbizonylattal igazolt forint-értékével kell átszámítani. Ha az átváltási árfolyamot a kiküldött nem igazolja, akkor a kiadás felmerülését megelőző hónap 15. napján érvényes MNB devizaárfolyamon kell forintra átszámítani. (5) A kiküldöttet megillető költségtérítések: a) Napidíj a megszerzés napját megelőző hónap 15. napján érvényes MNB devizaárfolyam alapulvételével kell forintra átszámítani. A napidíj összege a kiutazó étkezéseinek fedezetére szolgál, így annak igénybevétele esetén a kiküldetésben résztvevő étkezéséről szóló számla nem számolható el. i. A kiküldetés tényleges időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. A tényleges időpont megállapítása szempontjából az országhatár átlépését, légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, illetőleg az érkezést követő egy órát hozzáadva kell alapul venni azzal, hogy a kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a tört napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat. ii. Ha a maradék órák száma eléri a 8 órát, akkor ezt is egész napként kell figyelembe venni. Ha a maradék órák száma 8 óránál kevesebb, akkor azt figyelmen kívül kell hagyni. iii. Az ugyanazon a naptári napon kezdődő, ismétlődő, 24 óránál rövidebb, egymást követő kiküldetések esetén az időtartam meghatározására választható az előzőek szerinti időtartamok egybeszámítása azzal, hogy 1. légi és vízi út esetén, az együttesen számított utak között az érkezés utáni és az újabb indulás előtti egy-egy óra csak akkor vehető figyelembe, ha az érkezés szerinti időpont és az újabb indulás szerinti időpont között legalább két óra eltelik; 2. ha az együttesen számított utak között az érkezés és az újabb indulás között eltelt idő nem több mint két óra, akkor ez az időtartam is kiküldetésnek minősül. b) Utazási költségtérítés i. vasúton történő utazás esetében a II. osztályú, vagy 50% kedvezményt tartalmazó I. osztályú menetjegy téríthető meg. ii. autóbusz menetjegy költségeinek térítése. iii. repülőn történő utazás esetében a turista osztályú menetjegy téríthető iv. személygépkocsival történő utazás esetén a költségelszámolás alapja az útnyilvántartás (4. sz. melléklet). A fizetett költségtérítés nem haladhatja meg a ténylegesen megtett, igazolt, 6

7 elszámolható kilométerek után gépjármű fogyasztási normája alapján, az NAV által közzétett üzemanyagárral számított üzemanyag-költséget és kilométerenként 9 Ft normaköltséget. A kiküldetések során csak a saját vagy közeli hozzátartozó tulajdonában lévő személygépkocsi használható. A felmerült költségek elszámolásához szükséges a forgalmi engedély és a kötelező biztosítás befizetését igazoló szelvény másolata. c) egyéb költségtérítés i. helyi közlekedési költség, ii. részvételi, regisztrációs költség, iii. vízum díj, iv. személyi biztosítási díj, poggyász- és balesetbiztosítás díja, v. szállás költség, vi. a hivatali feladatok elvégzésével kapcsolatosan felmerült kiadások (pl.: hivatalos telefon, fax, fénymásolás díja), vii. indokolt esetben taxi költség. (6) A felmerült költségek igazolására a Főiskola nevére és címére kiállított számla fogadható el. Nem munkaviszonyban állók részére elszámolható költségtérítések szabályai 6. (1) Költségtérítésben részesülhetnek a Főiskolával munkaviszonyban nem álló magánszemélyek, akik a Főiskolával megbízási, vállalkozási szerződést kötöttek. (2) Külföldi konferencián való részvételét a Főiskola akkor finanszírozhatja, ha az utazásra vonatkozó dokumentumokból és körülményekből egyértelműen megállapítható, hogy az utazás a Főiskola érdekében, a Főiskola megbízásából történt. (3) A kapott összeg egyéb jövedelemnek minősül. (4) A hivatali, üzleti utazással kapcsolatos költségek csak a Főiskola nevére és címére szóló számlák ellenében fizethetők ki. (1) A szabályzat részét képező mellékletek: Vegyes rendelkezések 7. i. 1. sz. melléklet: Belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás ii. 2. sz. melléklet: Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás iii. 3. sz. melléklet: Külföldi kiküldetés elszámolás iv. 4. sz. melléklet: Útnyilvántartás (2) Jelen szabályzat július 31-én lép hatályba és visszavonásig érvényes. Fülöpné dr. Erdő Mária rektor 7

8 1. sz. melléklet, 20 Belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás I. KIKÜLDETÉS! UTASÍTÁS neve: beosztása: szolgálati helye: állandó lakhelye: kiküldetésének helye: A kiküldött együtt utazik (név):, szolgálati beosztása::, szolgálati beosztása::, szolgálati beosztása::, szolgálati beosztása:: Utazzék el 20, -hó -n a fent megjelölt helységekbe -hoz. A kiküldetés célja:. Az utasításban foglaltaknak legkésőbb -ig tegyen eleget és eljárásának eredményét jelentse. Igénybe vehető közlekedési eszköz:. (A rendszámú gépjármű tulajdonát képezi.) A fenti rendszámú, saját tulajdonban tevő gépjármű igénybevételét - a mellékelt gazdaságossági számítás és az esedékes Casco biztosítási díj befizetésének igazolása alapján - engedélyezem. 8

9 , 20 év hó -n engedélyező aláírása Az Kiadási pénztárbizonylat utalványozott előleg összege sorszáma Előleg nyilvántartás tételszáma az bélyegzője a kiküldő szerv és aláírása A kiküldött neve: szolgálati beosztása: Ft, azaz forint előleg átvételét utólagos elszámolási kötelezettség mellett elismerem. számla terhére kifizethető engedélyező kiküldött aláírása B. Sz. ny r. SZ. - Pátria Nyomda Rt (Dfsz ) Megrendelhető: Pátria Rt.-Nyomell Budapest, Szent István tér 4. Telefon:

10 II. KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS Indulás hó, honnan nap óra, per c Érkezés hó, hová nap óra, per c Közlekedési eszk öz Megtett km Utazási k ö l t s é g Utazási és szállásköltség együtt: Mellékletek: d b utazási jegy d b A kiküldetésben eltöltött idó helyi közl. szükségességét és a kiküldetés jegy teljesítését igazolom d b 20 szállodai _ Napidíj napra á Ft Le: kötelező reggeli miatt napra Ft 20%-a Marad elszámolható napidíj A költségelszámolás végösszegét felvettem, egyidejűleg az útielőleget visszafizettem: 20 Összesen: Összes költség Le: útielőleg Kifizetendő Visszafizetendő Összes költség (a Ft betűvel) f Ellenőrizte: Útielőleg visszafizetés bevételi pénztárbizonylatának sorszáma; Kiküldetési költség kifizetés kiadási pénztárbizonylat ának sorszáma: 10

11 2. sz. melléklet A kiküldő szervezet: KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSI UTASÍTÁS ÉS KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS I. KIKÜLDETÉSI UTASÍTÁS 1. A kiküldetésre vonatkozó rendelkezések: A kiküldött neve: Az utazás oda: beosztása: módja vissza: munkáltatója: A kiküldetés ország: Útlevél száma helye, időtartama nap: Adóazonosító jele: Helyközi utazásra Kiküldetés célja jogosult Témaszám: Utólagos engedélyezett eltérések: A kiküldetés elrendelő aláírása: Kelt: aláírás aláírás 2. Felvett előlegek A bizonylat A felvét A valuta kiállításának sorszám kelte helye módja neme összege árfolyama Forint Fedezet: Kötelezettség váll. száma: GH. aláírása Gazdasági igazgató aláírása 11

12 II. Költségelszámolás 3. Indulási, érkezési, határátlépési adatok Indulás Érkezés A határátlépés időpontja honnan utazás mikor hová mikor módja hó, nap óra, perc hó, nap óra, perc nap óra, perc 4. Napidíj-elszámolás Ország Napok napidíj valutában A valuta Forint száma valuta neme egy napra összesen árfolyama netto brutto 5.Szállásköltség-elszámolás A bizonylat Ország Szállásköltség a számla szerinti valutában A valuta Forint sorszám napok száma valuta neme egy napra összesen árfolyama 12

13 6. A dologi kiadások elszámolása valutában A A felmerülés A valuta Forint bizonylat sorszám helye ideje jogcíme neme összege árfolyama 7. Forintban felmerülő dologi kiadások Bizonylat sorszáma A felmerülés jogcíme Forint Bizonylat sorszáma A felmerülés jogcíme Forint A kiküldött aláírása: 13

14 3. sz. melléklet Külföldi kiküldetés elszámolás Dolgozó neve: Adóazonosító jele:.. Munkahelye:.. 1. Kapott előleg:.. 2. Számlával igazolt költség.:. 3. Napidíj:. 4. Adatok az SZJA számításához a) Kiküldetés időtartama:..tól ig nap b) 1 napi napidíj devizában:. c) Napidíj összesen devizában d) Előző hónap 15. Napján érvényes MNB árf.: e) Adózás szempontjából számított napidíj összege forintban.:.. Különbözet: (1-2-3).. Vác,.év.hó..nap Bérszámfejtés: GH aláírás Napidíj összege:.. Adóköteles rész: Levonandó SZJA:. Vác,.év.hó nap. bérszámfejtés 14

15 4. sz. melléklet Szervezeti egység: Költség elszámoló neve: Beosztása: Adóazonosító jele:.. Útnyilvántartás Gépjármű rendszáma: Gépjármű Típusa:.. év.hónap nap Alapnorma: l/100 km Sorszám Utazás időpontja Útvonal Honnan Hová Utazás Célja Megtett kilométer Megjegyzés. az utazást elrendelő aláírása a költségtérítésre jogosult aláírása Igazolta:.. Utalványozta:.. Dátum: Dátum:. 15