SZOLNOKI FŐISKOLA. KÜLFÖLDI KIUTAZÁSI SZABÁLYZAT (rektori utasítás) SZOLNOK

Átírás

1 SZOLNOKI FŐISKOLA KÜLFÖLDI KIUTAZÁSI SZABÁLYZAT (rektori utasítás) SZOLNOK 2012

2 SZOLNOKI FŐISKOLA KÜLFÖLDI KIUTAZÁSI SZABÁLYZAT Az SZMSZ-ben biztosított rektori jogkörömnél fogva a külföldi kiutazások rendjét az alábbiak szerint szabályozom. 1. A szabályzat hatálya (1) A szabályzat személyi hatálya kiterjed a Főiskola valamennyi szervezeti egységére és alkalmazottjára és a Főiskolával egyéb jogviszonyban álló személyeknek a Főiskola szervezésében és bonyolításában történő külföldi utazásaira. (2) A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed az alábbi utazásokra: intézményközi együttműködési szerződésen alapuló cserekapcsolat (tudományos, oktatási együttműködés); külföldi konferencián, kiállításon való részvétel; külföldi tanulmányút; pályázat útján elnyert szakmai továbbképzés, ösztöndíj; kapcsolatok kialakítását, bővítését, fejlesztését célzó út; hallgatói toborzás, nemzetközi oktatási vásáron való részvétel. 2. A külföldi kiküldetés megkezdésének feltételei (1) A kiküldetést elrendelheti a Főiskola valamely szervezeti egységének vezetője vagy kezdeményezheti azt a kiküldetésben érdekelt dolgozó. Külföldi utazás abban az esetben kezdeményezhető, ha a kiutazás a Főiskola érdekében áll és indokolt. (2) A kiutazó az engedélyezési eljárást a kiküldetést elrendelő aláírásával ellátott Engedélykérő adatlap külföldi kiutazásokhoz (1. sz. melléklet) űrlap és a kiutazás indokoltságát bizonyító dokumentumok (nyertes pályázat, meghívólevél, konferenciaprogram, kétoldalú szerződés, stb.) benyújtásával indítja el (3) A kiutazó az engedélyezési eljárás keretében az arra illetékes gazdasági főigazgatóval igazoltatja a külföldi kiküldetés pénzügyi fedezetének rendelkezésre állását. (4) A kiutazó a kiküldetést csak az engedélyezési eljárás után kezdheti meg. 3. A kiküldetés engedélyezésére vonatkozó hatáskörök (1) a. A Főiskola dolgozóinak külföldi kiküldetését a rektor engedélyezi. b. A Főiskola rektorának kiküldetését a főtitkár engedélyezi (2) A kiutazási engedélyeket ellenjegyzi a gazdasági főigazgató. A gazdasági főigazgató engedélyét ellenjegyzi a gazdasági osztályvezető. 2

3 SZOLNOKI FŐISKOLA KÜLFÖLDI KIUTAZÁSI SZABÁLYZAT (3) Az aláírt adatlapok másolatait a Nemzetközi Irodában kell leadni, amely az engedélyezett külföldi utazásokról nyilvántartást vezet. 4. Külföldi utazások megszervezése Az engedélyezett utazás megszervezését, lebonyolítását (szállásfoglalás, repülőjegyrendelés, átutalásos kifizetések, stb.) a kiutazó kérésére a tanszéki ügyintézők bevonásával a Nemzetközi Iroda végzi./k. / 5. Az utazás megkezdése előtt szükséges eljárás (1) Az utazási szándékot a kiutazó jelenti be a Kiküldetési adatlap külföldi kiutazáshoz (1. sz. melléklet) és a Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás (2. sz. melléklet) nyomtatványokon. (2) A kiküldött külön a rektor engedéllyel az utazáshoz saját gépjárművét is igénybe veheti. A saját gépkocsi hivatalos célú használatát a kiküldetés engedélyezésével egyidejűleg kell kérni. A kiutazónak a külföldi utazáshoz szükséges Casco és felelősség biztosítással rendelkeznie kell, mert a főiskola a gépkocsiban bekövetkezett kárért anyagi felelősséget nem vállal. (3) A rektor és a gazdasági főigazgató aláírásával ellátott eredeti adatlapot a kiutazó leadja a Gazdasági és Műszaki Igazgatóságon az utazás tervezett megkezdése előtt legalább 2 héttel. (4) Az átutalással fizetendő költségeket a kiutazó kérelme és a megfelelő információszolgáltatása (az átutalás ideje, a bank neve és címe, a bank számlaszáma, IBAN száma, SWIFT kódja) alapján a Gazdasági és Műszaki Igazgatóság átutalja. Ebben az esetben a kiutazást engedélyező adatlapot ezzel egyidőben kell benyújtani. (5) Az engedélyezett készpénzelőleget a kiutazó az utazást megelőző utolsó pénztári napon veszi fel a Főiskola pénztárában. A kiutazó készpénzfelvételi szándékáról 1 héttel a felvétel előtt köteles tájékoztatni a Gazdasági és Műszaki Igazgatóságot, és köteles gondoskodni az előleg kiírásáról és annak aláírattatásáról. (6) A készpénzkifizetések forintban történnek, ennek valutára váltásáról a kiutazó gondoskodik. 6. A kiküldöttet megillető költségtérítések Bármilyen költség csak a Szolnoki Főiskola vagy a kiküldött nevére és címére kiállított számla alapján számolható el. (1) Finanszírozás a. Az elrendelt kiküldetés finanszírozását az elrendelő biztosítja. 3

4 (2) Napidíj SZOLNOKI FŐISKOLA KÜLFÖLDI KIUTAZÁSI SZABÁLYZAT b. A dolgozó által kezdeményezett kiküldetések finanszírozását a főiskola az utazási cél fontossága szerint, a rendelkezésre álló forrásokhoz mérten kizárólag egyéni pályázat vagy kérvény alapján támogatja. a. A napidíj mértéke 15, amely teljes egészében adóköteles, utána az adót a kiutazó fizeti meg. b. A napidíj az utazás során felmerülő étkezés, helyi utazás, és egyéb költségek fedezését szolgálja. A napidíj mellett étkezési költség nem számolható el. c. A napidíj számításánál az indulás és érkezés tényleges időpontja között eltelt időt kell figyelembe venni. Tényleges időpontnak minősül: (3) Utazási költség az országhatár átlépése, légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőző, illetve érkezést egy órával követő idő. A kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a nem teljes napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat úgy, hogy ha fennmaradó tört rész legalább 8 óra, akkor az egész napnak számít. 1 a. Az utazási költség kizárólag eredeti utazási bizonylatok alapján számolható el. b. Az utazási költség a telephely (Szolnoki Főiskola) és a célállomás (célországban szálláshely vagy a rendezvény helyszíne) közötti út megtételére számolható el. c. Ennek értelmében elszámolhatók a célállomásra és onnan haza történő utazás költségei, beleértve a repülőtér/vasútállomás és a szálloda közötti távolság tömegközlekedési eszközzel vagy taxival történő megtételének számlával vagy jeggyel igazolt költségei is. d. Tranzitálás esetén a két állomás közötti út tömegközlekedési eszközzel vagy taxival történő megtételének számlával vagy jeggyel igazolt költsége is elszámolható. e. Az autópályadíj, parkolási díj valamint érkezéskor és elutazáskor a pályaudvar, illetve a repülőtér és a szálláshely közötti utazási költség számla illetve jegy alapján elszámolhatók. f. Ha a kiküldetés saját gépjárművel történik, az üzemanyagköltség és üzemeltetési költségtérítés kiszámításánál a saját gépjármű hivatali használatára vonatkozó szabályok érvényesek, a NAV által közzétett érvényes üzemanyagár, fogyasztási norma és 9 Ft/Km normaköltség alapján. Saját gépkocsi igénybevételéhez ki kell tölteni az erre vonatkozó nyomtatvány (3. sz. melléklet) /2011. (XII. 22.) (XII. 27.) Korm.rendelet A külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről 4

5 SZOLNOKI FŐISKOLA KÜLFÖLDI KIUTAZÁSI SZABÁLYZAT g. A kiutazó köteles minden esetben a költséghatékony megoldásokat keresni és alkalmazni. (4) Szállásköltség Elszámolhatók a szállás számlával igazolt költségei. A szobaáron felüli étkezési költség kötelező reggeli- csak abban az esetben számolható el, ha azt a szobaár tartalmazza, egyéb esetben a napidíj összegéből kerül levonásra. (5) Vízumköltség Elszámolhatók a vízumok számlával igazolt költségei. (6) Részvételi, regisztrációs és bérleti díjak Elszámolhatók a számlával igazolt szemináriumon, konferencián való részvétel illetve kiállítások bérleti díja. (7) Egyéb költségek a. A kiutazónak a külföldi tartózkodása során feladatának elvégzésével kapcsolatban felmerült kiadásai számla alapján, külön engedéllyel elszámolhatók (hivatalos telefon, fax, stb.) b. Személyi biztosítási díj, poggyász- és balesetbiztosítás számla alapján elszámolható. c. /Valuta átváltásával kapcsolatos bankköltség bizonylat alapján elszámolható. / 7. Költségelszámolás (1) A kiutazónak az általa felvett összeggel, a felvételtől számított 30 napon belül el kell számolnia a Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás (2. sz. melléklet) nyomtatvány felhasználásával. Amennyiben a kiutazó önhibájából költségelszámolása a feltüntetett határidőn belül nem történik meg, a következő külföldi kiutazás alkalmából előleg nem vehető fel /utólagos elszámolás történik/. A nyomtatványt minden kiutazó köteles saját maga, a szabályzatnak megfelelően kitölteni, melyhez mellékelni kell a felmerült költségekkel kapcsolatos összes számlát. Az idegen nyelven kiállított számláknak tartalmaznia kell a magyar nyelvű fordítást. (2) Az elszámolás a rektor jóváhagyását követően kerül a Gazdasági és Műszaki Igazgatóságra pénzügyi elszámolásra. (3) A kiutazó köteles az utazás eredményéről szakmai beszámolót írni (4. sz. melléklet), melyet a pénzügyi elszámolással együtt kell benyújtania. (4) A külföldi fizetőeszköz forintra (HUF) történő átszámításánál a kiutazást megelőző hónap 15. napján érvényes MNB hivatalos valutaárfolyamát kell alapul venni. Ha 5

6 SZOLNOKI FŐISKOLA KÜLFÖLDI KIUTAZÁSI SZABÁLYZAT külföldön a valutát ettől eltérő árfolyamon váltják át a helyi valutára, az elszámoláskor ezen árfolyam a külföldi hivatalos átváltó hely bizonylata alapján fogadható el. Az elszámolás forintban történik. 2 (5) Ha az elszámolás eredményeként a kiutazónak visszatérítési kötelezettsége van, a megfelelő összeget az elszámolás leadásával egyidejűleg köteles visszafizetni a kapott pénznemben. (6) Újabb utazás csak az elszámolás lezárása után kezdeményezhető. (7) Ha a két kiutazás között kevesebb, mint 10 nap telik el, a kiutazó a két utazási előleget egyidőben, az első kiutazás megkezdése előtt veheti fel és a második utazás befejezése után a felvételtől számított 30 napon belül köteles mindkét utazásra felvett előleggel elszámolni a főiskola pénztárában. (8) Az aláírt költségelszámolási adatlap és a szakmai beszámoló másolatát a kiutazónak az elszámolás lezárása után a Nemzetközi Irodában le kell adnia. 8. Egyéb rendelkezések (1) Amennyiben a kiutazó kísérőszeméllyel utazik (rokon, családtag) erről a kiutazás előtt köteles tájékoztatni a kiutazás engedélyezőjét. (2) A kísérő személy költségeit a kiutazó köteles fedezni. Jelen szabályzat a mai nappal lép hatályba. 9. Záró rendelkezések Szolnok, december 13. rektor Vonatkozó jogszabályok évi CXVII. törvény A személyi jövedelemadóról évi CXVII. törvény A személyi jövedelemadóról 6

7 SZOLNOKI FŐISKOLA KÜLFÖLDI KIUTAZÁSI SZABÁLYZAT 285/2011. (XII. 22.) (XII. 27.) Korm.rendelet A külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről Mellékletek: 1. sz. melléklet: KIKÜLDETÉSI ADATLAP Külföldi kiutazáshoz 2. sz. melléklet: Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás 3. sz. melléklet: Költségtérítés igénylése saját személygépkocsi igénybevétele esetén 4. sz. melléklet: Általános útibeszámoló 7

8 2. számú melléklet ENGEDÉLYKÉRŐ ADATLAP külföldi kiutazáshoz Név: Beosztás: Lakcím: Útlevél száma: Az utazás időtartama Helye (ország, város, esetleg intézmény) Az utazás módja, útvonala A kiküldetés célja Előkalkuláció a várható költségekről Napok száma Valuta neve Egy napra Valutában Összesen Forintban Fedezeti forrás Napidíj Szállás Részvételi díj Kiutazás Egyéb Összesen Témaszám: Forráskód: Szolnok, kiutazó Engedélyezem:. rektor. gazdasági főigazgató 8

9 A kiküldött Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás 2. számú melléklet A küldő szerv: Sorszám: 1. A kiküldetésre vonatkozó rendelkezések I. KIKÜLDETÉSI UTASÍTÁS Neve: A kiküldetést elrendelő aláírása: Beosztása: Munkáltatója: Milyen osztályú napidíj jár A kiküldetés célja: Dologi kiadás:.%.20..hó.-n aláírás Az utazás módja A kiküldetés helye és időtartama oda vissza Ország Nap Utólagosan engedélyezett eltérések: 20..hó.-n aláírás 2. A felvett előlegek: A bizonylat A felvét A valuta sorszáma kelte kiállításának helye módja neme összege árfolyama Forint Összesen 9

10 2. számú melléklet 3. Visszafizetések A bizonylat A felvét A valuta sorszáma kelte kiállításának helye módja neme összege árfolyama Forint Összesen II. KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS 4. Indulási, érkezési, határátlépési adatok: Honnan Indulás Érkezés A határátlépés Utazás Mikor Hová Mikor időpontja módja hó nap óra hó nap óra nap óra 5. Napidíj elszámolása: Viszonylat Napok száma Felszámítható napidíj valutában Csökkenés v. pótlék A valuta Egy Összesen % összege neme napra Elszámolható A valuta árfolyama Forint Összesen: 10

11 Bizonylat sorszáma 2. számú melléklet 6. Szállásköltség elszámolása: Viszonylat Napok száma Szállásköltség számla szerint valutában Levonandó Elszámolható Valuta neme Egy napra Összesen A valuta árfolyama Forint Összesen: 7. Dologi kiadások elszámolása valutában: Bizonylat sorszáma A felmerülés A valuta helye ideje jogcíme neme összege árfolyama Forint Összesen: 8. Forintban felmerült dologi kiadások: Bizonylat sorszáma A felmerülés jogcíme Forint Egyéb feljegyzések: Összesen (átvitel a 9. táblázat 8. sorába): 11

12 2. számú melléklet III. ELSZÁMOLÁSOK ÖSSZESÍTÉSE ÉS ÉRVÉNYESÍTÉS 9. Forint elszámolás: 10. Valutaelszámolás: Sorszám Szöveg Táblázat hivatk. 1 Elszámolásra 1 / 2 felvett előleg 2 Előleg 1 / 3 visszafizetése 3 Elszámolandó - előleg (1-2) 4 Napidíj II / 5 Forint tételesen összesen Valuta neme Elszámolandó Elszámolt Vissza- valuta fizetendő Többletelszámolás 5 Szállásköltség II / 6 6 Dologi kiadások II/7 és 8 7 Költségek összesen (4-6) 8 Különbözet (7-3) Az elszámolásban valótlan adatok közlése fegyelmi, illetőleg büntetőjogi eljárást von maga után. A kiküldetésben eltöltött idő szükségességét és a feladat elvégzését igazolom:.db melléklet 20 hó..-n Kelt: 20..hó -n.. rektor. A kiküldött aláírása 11. Érvényesítés: Megvizsgáltuk és Ft azaz....forinttal érvényesítjük. Elszámolandó összeg: Ft Kifizetendő: Ft Visszafizetendő:. Ft Kelt:..20 hó..-n Számfejtő: Ellenőr: Utalványozó: 12

13 4. számú melléklet KÖLTSÉGTÉRÍTÉS IGÉNYLÉSE saját személygépkocsi igénybevétele esetén Név Telefon Szervezeti egység Személygépkocsi típusa: Személygépkocsi rendszáma: Lökettérfogat.. cm 3 Üzemanyag fajtája Biztosítás (CASCO kötvény száma) Célország A kiutazás időpontja Útvonal: Belföldi útszakasz (határállomásig és vissza) km Külföldi útszakasz (határállomás és vissza) km Külföldi helyi, illetve helyközi közlekedés. km Nyilatkozat Casco kötvény hiányában: - Kár esetén minden anyagi felelősséget vállalok. kiutazó aláírása Szolnok, kiutazó aláírása Engedélyezem:. 13

14 4. számú melléklet ÁLTALÁNOS ÚTIBESZÁMOLÓ 1. A kiutazó adatai Név Szervezeti egység Esemény Időtartam Kiutazás helye Ország Város Intézmény Fő kontaktszemélyek 5. A kiutazás célja 6. Eredmények 14

15 4. számú melléklet 7. Észrevételek, javaslatok Szolnok, aláírás Megjegyzés: Az 5, 6, 7. pontok részletes taglalása esetén kérjük külön lap igénybevételét. 15