KIKÜLDETÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 . SZ. FÜGGELÉK KIKÜLDETÉSI SZABÁLYZAT GULYÁS PÁL KÖZÉPISKOLAI KOLLÉGIUM (0 Debrecen, Sumen u..) OM azonosító: 09 Érvényes től határozatlan időre, visszavonásig illetve módosításig Készítette: Barabás Attiláné igazgató Debrecen

2 TARTALOMJEGYZÉK TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS 1. ALAPELVEK 1.1. A SZABÁLYZAT CÉLJA, TARTALMA 1.. A SZABÁLYZAT SZEMÉLYI HATÁLYA 1.. A KIKÜLDETÉS ELRENDELÉSE 1.. A KIKÜLDETÉS MEGHATÁROZÁSA 1.. A KIKÜLDETÉS PÉNZÜGYI FORRÁSA. A BELFÖLDI KIKÜLDETÉS.1. A BELFÖLDI KIKÜLDETÉSEK RENDJE.. A BELFÖLDI KIKÜLDETÉSEK ELSZÁMOLÁSA..1. A kiküldetési előleg.. A BELFÖLDI KIKÜLDETÉSBEN RÉSZTVEVŐT MEGILLETŐ KÖLTSÉGTÉRÍTÉSEK..1. Belföldi utazási költségtérítés... Saját tulajdonú személygépkocsi használata... Egyéb költségtérítés. A KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉS.1. A KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉS RENDJE.. A KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSEK KÖLTSÉGELSZÁMOLÁSÁNAK RENDJE..1. Kiküldetési előleg.. A KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉS SORÁN FELMERÜLŐ KÖLTSÉGTÉRÍTÉSEK..1. Külföldi kiküldetési napidíj... A szállásköltség... Gépjárműköltség... Egyéb költség... Elszámolható egyéb költségek.. KÜLFÖLDI UTAZÁSI KÖLTSÉGTÉRÍTÉS..1. Egyéb költségtérítés.. ÚTI JELENTÉS. A SZABÁLYZAT HATÁLYOSSÁGA 1 1 BEVEZETÉS A helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény 80. (1) bekezdése általi felhatalmazással Az államháztartás működésének rendjét szabályozó 9/009. (XII.19.) Korm. rendelet 0. () c) pontja rendelkezik arról, hogy a költségvetési szerveknek kötelező szabályozni a belföldi és külföldi kiküldetések elrendelésével, lebonyolításával, elszámolásával kapcsolatos feladatokat. Ennek alapján alkotta meg DMJV Közgyűlése a /00. (XII.18.) Kh. Határozatát, amelynek II./1 bekezdését a1külföldi kiküldetések rendjéről szóló szabályzat alapelveinek meghatározásáról szóló 181/011. (VI. 0.) önkormányzati határozattal módosította. Fentiek, valamint a Munkatörvénykönyvéről szóló 199. évi XXII. törvény a Közalkalmazottak jogállásáról szóló 199. évi XXXIII. törvény a Személyi jövedelemadóról szóló 199. évi CXVII. törvény a Belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló élelmezési költségtérítéséről szóló 78/00. (XII.0.) Kormányrendelet a Külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 168/199. (XII.7.) Kormányrendelet 1

3 figyelembe vételével az intézmény kiküldetési rendjét a következők szerint határozom meg. 1. ALAPELVEK A SZABÁLYZAT CÉLJA, TARTALMA A kiküldetési szabályzat készítésének célja, hogy biztosítsa a Gulyás Pál Középiskolai Kollégiumban a belföldi és külföldi kiküldetéssel kapcsolatos feladatok szabályszerű végrehajtásának rendjét. A szabályzat a kiküldetéssel kapcsolatban a következő feladatokhoz tartalmaz kötelező előírásokat a kiküldetés elrendelése a kiküldetéssel kapcsolatos költségek elszámolása 1.. A SZABÁLYZAT SZEMÉLYI HATÁLYA A szabályzat személyi hatálya csak az intézménnyel határozatlan idejű közalkalmazotti jogviszonyban álló dolgozókra vonatkozik. 1.. A KIKÜLDETÉS ELRENDELÉSE A belföldi és külföldi kiküldetést a költségvetési szerv szervezeti felépítésének megfelelően, a munkáltatói jogkör gyakorlására jogosult vezető rendeli el. Az elrendelő személy határozza meg az utazás célját, időtartamát, költségtérítését és az ahhoz szükséges adatokat. A kiküldetést kezdeményezheti az elrendelő, de kezdeményezheti a kiküldetésbe rendelt alkalmazott is. 1.. A KIKÜLDETÉS MEGHATÁROZÁSA A Gulyás Pál Középiskolai Kollégiumban kiküldetésnek minősül az intézményen kívül, de a város területén belül történő munkavégzés, amely jelenleg az anyagbeszerzési feladatokra korlátozódik jelenleg ugyan nem létező, de esetleg a későbbiekben külső forrás rendelkezése állásra esetén megkötendő határon belüli és határon túli együttműködési szerződésen alapuló cserekapcsolat egyedileg, speciálisan ilyen céllal és külső forrásból szerveződő szakmai konferencián, továbbképzésen, pedagógiai kiállításon vagy tanulmányi úton való részvétel a Továbbképzési Szabályzatban meghatározott célokkal összhangban álló, - az intézmény szakmai pedagógiai igényeinek megfelelő területre meghirdetett és a finanszírozást is biztosító - külső pályázat útján elnyerhető szakmai célú továbbképzés, ösztöndíj A Hátrányos helyzetű tanulók Arany János Tehetséggondozó Programja kertében szervezett szakmai konferencia, Országos Tanévnyitó, szakmai értekezlet és továbbképzés Nem tartoznak a Kiküldetési Szabályzat hatálya alá az Arany János Tehetséggondozó Programban résztvevő tanulók számára szervezett belföldi és külföldi tanulmányi utak. Ezen alkalmakkor a csoportvezető nevelőtanárok a tanulókíséreti, tanulófelügyeleti és programszervezői feladataikat - az Arany János programon belüli csoportvezetői feladatra történő megbízásuk mellett - túlmunka keretében látják el. A tanulmányi utak során munkát végző pedagógusok túlóra díjazásának szabályait az intézmény Szervezeti és Működési Szabályzatának mellékletét képező Kollektív Szerződés tartalmazza. 1.. A KIKÜLDETÉS PÉNZÜGYI FORRÁSA költségvetési támogatás kiküldetéssel megvalósuló feladatra kiírt pályázaton elnyert pénzösszeg Hátrányos helyzetű tanulók Arany János Tehetséggondozó Programja költségvetése. A BELFÖLDI KIKÜLDETÉS Belföldi kiküldetés a munkáltató által elrendelt, a munkaszerződésben rögzített munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzés.. 1. A BELFÖLDI KIKÜLDETÉSEK RENDJE A belföldi kiküldetés alanya csak olyan, az intézménnyel határozatlan idejű közalkalmazotti jogviszonyban álló személy lehet, akinek a belföldi kiküldetéshez kapcsolódó feladata a munkaköri kötelezettségének teljesítéséhez közvetlenül kapcsolódik. A pedagógus munkakörben alkalmazott dolgozókon kívül ebbe a körbe kizárólagosan az anyagbeszerző feladatokat ellátó, jelenleg a gondnoki munkakörben foglalkoztatott dolgozó, a saját gépkocsi használattal összefüggő üzemanyag elszámolása révén tartozik. Belföldi kiküldetés elrendelése a Tóth Árpád Gimnázium Gazdasági Egység által aktuálisan használatos,

4 kereskedelmi forgalomban kapható, jelenleg Belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás B r. sz. Pátria Nyomda Zrt. (D 0) számú formanyomtatványon vagy a TÁG Gazdasági Egység által egyedileg készíttetett x lapos Kiküldetési rendelvény nyomtatványon történik. A Belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás nyomtatványt a kiküldetés megkezdése előtt kell kitölteni, és azt a kiküldetést elrendelőnek alá kell írni. A bizonylat-nyomtatványt a szükséges mellékletekkel (közlekedési, szállás és egyéb költségekről szóló számlákkal) együtt a Tóth Árpád Gimnázium Gazdasági Egység ügyintézőjéhez a kiküldetés teljesülését követő 1 héten belül kell eljuttatni. A kiküldetés a közalkalmazotti jogviszonyban álló személyre nézve különösen beosztására, képzettségére, korára, egészségi állapotára, vagy egyéb körülményeire tekintettel aránytalan sérelemmel nem járhat. Nem kötelezhető beleegyezése nélkül más helységben végzendő munkára a nő terhessége megállapításának kezdetétől gyermeke hároméves koráig, vagy a gyermekét egyedül nevelő férfi, a gyermeke éves koráig... A BELFÖLDI KIKÜLDETÉSEK ELSZÁMOLÁSA..1. A kiküldetési előleg A belföldi kiküldetéshez a költségek finanszírozására előleg igényelhető, melyet a Tóth Árpád Gimnázium Gazdasági Egység belső szabályzata szerinti nyomtatvány kitöltésével lehet igényelni. A kiküldetési előleg felvételére készpénzben történő felvétel útján kerülhet sor. Amennyiben a kiküldöttnek többlet költségtérítés jár a korábban felvett kiküldetési előleghez képest, annak megtérítése szintén készpénzben történő kifizetéssel valósulhat meg. A kiküldetési előleg esetleges többletét elszámoláskor a pénztárba vissza kell fizetni. Kiküldetési előleg folyósítása esetén további előleg csak abban az esetben igényelhető, ha a felvett előleggel a kiküldött hiánytalanul elszámolt. A kiküldetési előleg elszámoltatása során figyelemmel kell lenni a Tóth Árpád Gimnázium Gazdasági Egység által alkalmazott Pénzkezelési Szabályzatában foglaltakra is... A BELFÖLDI KIKÜLDETÉSBEN RÉSZTVEVŐT MEGILLETŐ KÖLTSÉGTÉRÍTÉSEK..1. Belföldi utazási költségtérítés Vasúton és autóbuszon történő utazás esetén egyaránt megtérítendő a számlával és a menetjeggyel valamint az IC vagy egyéb pótjeggyel igazolt útiköltség teljes összege.... Saját tulajdonú személygépkocsi használata A Tóth Árpád Gimnázium Gazdasági Egység vonatkozó szabályozása és fentiekben megnevezett használatban levő nyomtatványok szerint történik a költségtérítés.... Egyéb költségtérítés a kiküldetéssel kapcsolatban felmerülő helyi közlekedési költség szállás költség parkolási díj A belföldi kiküldetés során felmerülő egyéb költségtérítés körébe tartozó költségek kizárólag a Tóth Árpád Gim názium Gazdasági Egység által meghatározott intézményi névre és címre /Tóth Árpád Gimnázium (Gulyás Pál Középiskolai Kollégium) 0 Debrecen, Szombathi István u. 1./ szóló számla alapján számolhatók el. Nem számolhatók el a belföldi hivatalos kiküldetés során a személyes szükséglet kielégítését szolgáló kiadások, így az orvosi költség, gyógyszer, szeszesital, ruházat.. A KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉS Külföldi kiküldetés az intézmény tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelemszerzéssel együtt járó, a Magyar Köztársaság területén kívüli (a továbbiakban: külföldi) tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás.. 1. A KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉS RENDJE A külföldi kiküldetés alanya az intézménnyel határozatlan idejű közalkalmazotti jogviszonyban álló, pedagógus munkakörben foglalkoztatott dolgozó lehet. A külföldi kiküldetést a Tóth Árpád Gimnázium (továbbiakban TÁG) Gazdasági Egység által aktuálisan használandó Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás nyomtatványon kell elrendelni, amelyet a munkáltatói jogkört gyakorló vezető aláírásával igazol. A kiküldetési rendelvényt valamint az elszámolandó

5 költségekről szóló számlákat együtt kell a gazdasági ügyintézőnek a TÁG Gazdasági Egységéhez eljuttatni. Külföldi kiküldetést az azt alátámasztó bizonylat alapján lehet elrendelni. (Ez lehet konferenciára történő meghívás, testvér-város vagy partner-intézmény meghívólevele, a külföldi kiküldetést lehetővé tevő pályázati leírás vagy egyéb dokumentum.).. A KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSEK KÖLTSÉGELSZÁMOLÁSÁNAK RENDJE A külföldi hivatalos kiküldetés költségeinek fedezetére történő valutavásárlás, valamint a devizaszámláról való valutafelvétel során a devizakorlátozások megszüntetéséről, valamint egyes kapcsolódó törvények módosításáról szóló 001. évi XCIII. törvény előírásait kell alkalmazni. A külföldi pénznemben keletkezett bevételt, felmerült kiadást, valamint bármely bizonylaton külföldi pénznemben megadott, az adó mértékének meghatározásához felhasznált adatot a Magyar Nemzeti Bank (a továbbiakban: MNB) hivatalos devizaárfolyamának, olyan külföldi pénznem esetében, amely nem szerepel az MNB hivatalos devizaárfolyam-lapján, az MNB által közzétett, euróban megadott árfolyam alapulvételével kell forintra átszámítani. A külföldi pénznemről történő átszámításhoz bevétel esetében a bevételszerzés időpontjában, kiadás esetében a teljesítés időpontjában érvényes árfolyamot kell alkalmazni...1. Kiküldetési előleg A külföldi kiküldetéshez a kiküldetés megkezdését megelőzően kiküldetési előleg igényelhető. A kiküldetési előleget a TÁG Gazdasági Egység pénztárában lehet felvenni. Ehhez a TÁG Gazdasági Egység által használt Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás című nyomtatvány megfelelő részeinek kitöltésével, - a várható úti és szállás költség valamint egyéb kiadások, illetve a várható váltási árfolyam figyelembevételével, - forintban kifejezve kell a bruttó pénzösszeget megigényelni. A külföldi napidíj előleg kifizetéséből SZJA előleget kell levonni. Az intézmények nyilatkoztatnia kell a kiküldött személyt a bevétellel szembeni elszámolható költséghányadról és a levonandó SZJA előleg mértékéről. A kiutazáshoz szükséges valutát a kiutazó is megvásárolhatja, illetve a külföldön felmerülő költségeket bankkártyával is kiegyenlítheti. A valutaváltásról szóló bizonylatot, valamint a bankkártya külföldi használatát igazoló bizonylat másolatát a kiküldetési utasítás és költségelszámoláshoz kell csatolni. Akkor is így kell eljárni, ha a kiküldött maga előlegezi meg a költségeit, azaz útielőleget nem igényel. Amennyiben a kiküldöttnek többlet költségtérítés jár a korábban felvett kiküldetési előleghez képest, annak megtérítése átutalással vagy készpénzben történő kifizetéssel történhet meg. A kiküldetési előleg esetleges többletét a TÁG Gazdasági Egység pénztárába az elszámolással egyidejűleg vissza kell fizetni. Kiküldetési előleg folyósítása esetén további előleg csak abban az esetben igényelhető, ha a felvett előleggel a kiküldött hiánytalanul elszámolt... A KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉS SORÁN FELMERÜLŐ KÖLTSÉGTÉRÍTÉSEK..1. Külföldi kiküldetési napidíj A külföldi napidíj összege a kiutazó étkezéseinek fedezetére szolgál, így annak igénybevétele esetén a kiküldetésben résztvevő az intézmény felé saját étkezéséről számlát nem nyújthat be. A külföldi kiküldetési napidíj a kiküldött személynél adóköteles jövedelemnek minősül. A külföldi napidíj teljes összege bevétel, a kiküldött a személyi jövedelemadó bevallásában számol el a nevére szóló számla alapján az étkezéssel felmerült költségeivel. Ha számlával nem rendelkezik a kiküldött személy, akkor az összes bevétel adóköteles jövedelem lesz. Nem számolható el napidíj, ha a kiutazó teljes ellátásban részesül. A külföldi kiküldetés esetén fizetendő napidíj összegét Debrecen Megyei Jogú Város Közgyűlése a /00. (XII.18.) Kh. határozatának II./1 pontjában határozta meg. A hatályos szabályozás szerint a napidíj összege maximum Euró/nap összeg lehet, azzal együtt, hogy eltérő devizanem esetén az átszámítást MNBárfolyamon kell elvégezni. A napidíj összegét a kiküldetés időtartama és a külföldön kapott ellátás figyelembevételével kell megállapítani. A kiküldetés tényleges időtartamába az indulás szerinti időpontot megelőző 1 óra, illetve az érkezést követő 1 óra beszámítható. A kiküldetés idejét napokra kell átszámítani, a törtnapok, ha a 8 órát meghaladják, egész napnak számítanak. Ha a törtrész kevesebb, mint 8 óra, de legalább óra, akkor erre az időre 0%-os napidíj jár. Ha a kiküldött külföldi tartózkodása során térítésmentes élelmezésben részesül, részére az egyébként járó napidíj 0%-át, reggeli esetén a napidíj 90%-át kell megállapítani.

6 ... A szállásköltség Ennek mértékét tapasztalati adatok alapján a takarékossági elvek fokozott érvényesítésével kell megállapítani, számla alapján történő elszámolási kötelezettséggel. Díjtalan elszállásolás esetén a kiküldötteket a szállásköltség nem illeti meg. A kiutazók szállásköltségre előlegként a napidíj 10%-át (90 USD/nap), illetve ennek a napi árfolyamon számított EURO összegét kapják meg utólagos elszámolással.... Gépjárműköltség A valutában téríthető mértékét a hatályos jogszabályok figyelembevételével, a magántulajdonban lévő gépjárművek igénybevételével, valamint a szolgálati gépjármű használatánál üzemanyag-vásárlásra, továbbá a szolgálati gépjárművel történő kiutazás során a felmerült, biztosító által meg nem térített költségekre kell megállapítani. Az elszámolást útnyilvántartással kell igazolni, amelyhez mellékelni kell az üzemanyagárat és a javítást igazoló számlát.... Egyéb költség Az előre nem tervezhető, indokolt dologi kiadások fedezeteként a kiküldöttek részére az összesen folyósított napidíj 0%-os mértékének megfelelő összeget lehet megállapítani, számla alapján történő elszámolási kötelezettség mellett.... Elszámolható egyéb költségek utazási költség célországon belül helyközi járatra és városi tömegközlekedési eszközre utazáshoz kapcsolódó biztosítások hivatali célból felmerült telefon-telefax költség repülőtéri illeték parkolási díj, autópálya, alagút, úthasználathoz kötődő egyéb illetékek, díjak.. KÜLFÖLDI UTAZÁSI KÖLTSÉGTÉRÍTÉS A külföldi utazási költségtérítés szabályai megegyeznek a..1;..;..;..; és... pontokban leírtakon túl azzal, hogy repülőn történő utazás esetében a turista osztályú menetjegy téríthető meg. Vonaton, hajón, kompon történő utazás esetében II. osztályú vagy turista osztályú menetjegy téríthető meg, mely magában foglalja a hálókocsi, kabin árát is...1. Egyéb költségtérítés A külföldi hivatalos kiküldetés során csak a kiküldetéssel kapcsolatosan felmerülő költségek számolhatók el, így különösen a kiküldetés célját képező konferencia részvételi, regisztrációs költsége vízum díj helyi közlekedési költség személyi biztosítási díj, poggyász- és balesetbiztosítás díja a hivatali feladatok elvégzésével kapcsolatosan felmerült kiadások, így a hivatalos telefon, telefax díja A felmerült költségek igazolására külföldi küldetés esetén is kizárólag a TÁG Gazdasági Egység által meghatá rozott intézményi névre és címre /Tóth Árpád Gimnázium (Gulyás Pál Középiskolai Kollégium) 0 Debrecen, Szombathi István u. 1./ kiállított számla fogadható el. Az idegen nyelven kiállított, illetve befogadott idegen nyelvű bizonylaton azokat az adatokat, megjelöléseket, melyek a megbízható, valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez szükségesek, - a könyvviteli nyilvántartásban történő rögzítést megelőzően magyarul is fel kell tüntetni... ÚTI JELENTÉS Minden külföldi utazásról hazatérő kiküldöttnek maximum héten belül úti jelentést kell készítenie és azt a kiküldetést elrendelő munkáltató részére át kell adnia, vagy részére el kell juttatnia. Az úti-jelentésnek a munkáltató nevére és címére történő megküldése a kiküldött feladata.. A SZABÁLYZAT HATÁLYOSSÁGA 6

7 Jelen szabályzat a től határozatlan időtartamra készült, így visszavonásig illetve módosításig érvényes. A vonatkozó törvények, rendeletek illetve egyéb jogszabályok változása esetén a szabályzat módosítását kötelezően el kell végezni. Debrecen, Barabás Attiláné igazgató 7