31-87-1/2007. A SZEGEDI FEGYHÁZ ÉS BÖRTÖN SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA Megállapította: Szeged, 2007. július 13. Csapó József bv. dandártábornok intézetparancsnok Jóváhagyom: Budapest, 2007. 08.08. Csere László bv. vezérőrnagy a büntetés-végrehajtás országos parancsnoka SZEGED, 2007.
2 ELSŐ RÉSZ ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK I. FEJEZET AZ INTÉZET JOGÁLLÁSA, ALAPADATAI ÉS SZERVEZETÉNEK FŐ VONALAI I. Cím Az Intézet jogállása 1.)A Szegedi Fegyház és Börtön (a továbbiakban: Intézet) jogi személyiséggel rendelkező, önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, mely az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium felügyelete alatt, és a költségvetési középirányító jogkörrel rendelkező Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága szakfelügyelete alatt látja el alapfeladatait. II. Cím Az Intézet alapadatai 2.) Az Intézet a) neve: Szegedi Fegyház és Börtön, b) székhelye: 6724 Szeged Mars tér 13., c) alapító okiratának kelte, száma: 1997. július 16., d) törzskönyvi száma, PIR törzsszáma: 752105 e) tevékenységi köre: ea) a KSH szakágazati besorolás alapján: 75.23 Igazságügy eb) a költségvetési szakágazati rend alapján: 752340 Büntetés-végrehajtási tevékenység f) alapító okiratának száma és kelte: 20/1997.(VII.8.) IM rendelet g) létesítési éve: 1884. h) kincstári számlaszáma: 10028007-01393338-00000000 i) államháztartási egyedi azonosító száma: 050896 j) ÁFA alanyisága: ÁFA alany k) adóazonosító száma: 15752105-2-51 l) alapfeladatainak ellátásának pénzügyi forrása: la) a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága által jóváhagyott költségvetési támogatás, valamint a lb) saját bevételek: a fogvatartottak tartási költséghez való hozzájárulása, a fogvatartottak foglalkoztatásából keletkező bevételek, a dolgozók által fizetett térítési díjak (étkezésre kötelezettek befizetése, lakbér, a szolgálati lakásokhoz nyújtott közüzemi szolgáltatás díja), a dolgozók által igénybevett szolgáltatások (magáncélú telefonálás, gépjármű magáncélú igénybevétele) térítési díja, helyiség bérbeadásából keletkező díjbevétel, felesleges készletek értékesítéséből keletkező árbevétel, a dolgozók kártérítési befizetései, továbbszámlázott szolgáltatás államháztartáson kívülre, valamint a saját bevételek ÁFA tartalma,
3 m) állami alapfeladatként ellátandó alaptevékenysége, rendeltetése: külön kijelölés által meghatározott körben ma) az előzetes letartóztatással, mb) a felnőtt korú férfi elítéltek fegyház és börtön fokozatú szabadságvesztéssel, mc) a férfi elítéltek életfogytig tartó szabadságvesztésével, továbbá md) az elzárással összefüggő büntetés-végrehajtási feladatok ellátása. n) gazdálkodási jogköre: a részére jóváhagyott költségvetési előirányzatok felett teljes jogkörrel rendelkező, önállóan gazdálkodó költségvetési szerv. o) előirányzat feletti rendelkezési jogosultság: önálló kincstári ügyfél p) hozzárendelt, részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervvel nem rendelkezik, q) kisegítő, kiegészítő, valamint vállalkozási tevékenységet nem folytat. r) telephelye: Szegedi Fegyház és Börtön II. Objektuma 6724 Szeged Dorozsmai út 25-27. s) felügyeleti szerve: Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium t) szakfelügyeletet ellátó költségvetési középirányító szerve: Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága (BVOP), 1054 Budapest V., Steindl Imre u. 8. III. Cím Az intézet szervezete és irányítási rendje 3.) Az Intézet szervezeti felépítését a 125.) pont tartalmazza. 4.) Az Intézet önálló szervezeti egységei az osztályok, valamint a parancsnok közvetlen alárendeltségébe tartozó belső ellenőr, a jogtanácsos, a nyomozó fegyelmi tiszt, a munka- és tűzvédelmi vezető. 5.) Az Intézet szervezeti egységeinek feladatköreit a 126-142.) pontok rendelkezései tartalmazzák. 6.) Az Intézet vezetőinek pénzügyi, gazdálkodási felelősségét és hatáskörét, illetve a kötelezettségvállalás rendjét a 143-147.) pontok rendelkezései tartalmazzák. 7.) Az Intézetnél vagyonnyilatkozat-tételre kötelezettek körét, a vagyonnyilatkozatok tételével, kezelésével, adatvédelmével kapcsolatos szabályokat a 148-159.) pontok rendelkezései tartalmazzák. 8.) A feladatellátás költségvetési keretek közt tartásának szabályait az 144-147.) pontok rendelkezései tartalmazzák. II. FEJEZET AZ INTÉZET VEZETÉSE ÉS AZ ÜGYINTÉZŐK I. Cím Intézetparancsnok
4 9.) Az intézetet az igazságügyi és rendészeti miniszter által kinevezett intézetparancsnok (a továbbiakban: parancsnok) egyszemélyi felelős vezetőként vezeti. 10.) A parancsnok a jogszabályok, az állami irányítás egyéb jogi eszközei, valamint a büntetésvégrehajtás országos parancsnokának törvényben meghozott döntéseinek keretei között vezeti és irányítja az intézetet. 11.) A parancsnok a jogszabályok, valamint a felügyeleti szervek rendelkezései végrehajtására intézkedéssel állapítja meg az egyes rendszeresen ismétlődő tevékenységek végrehajtásának szakmai, technikai, eljárási szabályait. 12.) A parancsnok az intézet személyi állományának szolgálati elöljárója illetve felettese, állományilletékes parancsnoka - szervezetszerű helyettesei kivételével - az Intézet hivatásos állományának, valamint az intézet állományából a Nagyfa-Alföld Mezőgazdasági és Vegyesipari Kft-hez (Nagyfa- Alföld Kft.) tartósan vezényelt hivatásos állománynak. 13.) A parancsnokot a parancsnokhelyettes I. helyettesíti. A parancsnok-helyettes I. akadályoztatása esetén külön kijelölt megbízott helyettesíti. 14.) A parancsnok a költségvetési szerv vezetőjeként kialakítja és működteti az Intézet belső pénzügyi ellenőrzési rendszereit, biztosítja a rendszerek működéséhez szükséges szervezeti, tárgyi és személyi feltételeket. II. Cím Parancsnokhelyettesek 15.) A parancsnokhelyettesek a parancsnok közvetlen irányítása mellett vezetik az alárendeltségükbe tartozó szervezeti egységek vezetőit, azok tevékenységét irányítják és ellenőrzik. 16.) A parancsnokhelyettes I. az intézet székhelyén (I. objektum) felügyeli, ellenőrzi és szakmailag irányítja a hatáskörébe utalt szolgálati feladatokat, így különösen: a fogvatartás biztonságával, a fogvatartottak kezelésével, nevelésével -, továbbá az intézet mindkét objektumára kiterjedően az egészségügyi ellátással, valamint a fogvatartottak nyilvántartásával, a lelkészi és a pszichológusi feladatok ellátásával kapcsolatos tevékenységet. 17.) A parancsnokhelyettes II. az intézet telephelyén (II. objektum) felügyeli, ellenőrzi és szakmailag irányítja a hatáskörébe utalt szolgálati feladatokat, így különösen: a fogvatartás biztonságával, a fogvatartottak kezelésével, nevelésével, továbbá az intézet mindkét objektumára kiterjedően a fogvatartottak előállításával, és szállításával kapcsolatos tevékenységet. 18.) A parancsnokhelyettes I.-t az intézetparancsnok, a parancsnok-helyettes II.-t a parancsnokhelyettes I. helyettesíti. III. Cím
5 Gazdasági vezető 19.) A gazdasági vezető a parancsnok közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett vezeti az intézet gazdasági szervezetét, felügyeli és ellenőrzi az intézet szakmai szervezeti egységei gazdálkodási tevékenységét. 20.) A gazdasági vezető gyakorolja azokat a jogokat és kötelezettségeket, melyet jogszabály a gazdasági vezető részére meghatároz. 21.) A gazdasági vezető felügyeli, ellenőrzi és szakmailag irányítja a hatáskörébe utalt gazdálkodási feladatok végrehajtását, így különösen: az Intézet gazdálkodásával, annak pénzügyi-számviteli elszámolásával, az ellátással, a költségvetési foglalkoztatással kapcsolatos tevékenységet. A vezetői és a munkafolyamatba épített ellenőrzés keretében figyelemmel kíséri a gazdasági-pénzügyi folyamatokat, gazdasági intézkedéseket tesz, az Intézet szakmai szervezeti egységei gazdasági munkájához iránymutatást ad. 22.) Az Intézet gazdasági szervezete a Gazdasági Osztály. A Gazdasági Osztály szervezeti felépítését a pénzügyi-gazdálkodási feladatok ellátásáért felelős személyek által ellátandó feladatokat, a vezetők és más dolgozók feladat-, hatás- és jogkörét az osztály ügyrendje tartalmazza. 23.) A gazdasági vezető részletes feladatait, helyettesítésének rendjét a munkaköri leírás tartalmazza. IV. Cím Osztályvezető, osztályvezető-helyettes 24.) Az Intézet osztályvezetője a jogszabályok, a felügyeleti szervek rendelkezései és a parancsnoktól vagy a parancsnokhelyettestől kapott utasítás és iránymutatás alapján szakmailag irányítja és vezeti az osztályt. Szakmailag előkészíti az osztály feladatkörébe tartozó belső rendelkezések koncepcióit, elkészíti azok tervezetét. Biztosítja az osztályon az ügyintézés szakszerűségét, az ügyintézési határidők betartását. 25.) Az osztályvezető meghatározza az osztály munkatervi feladatait, elkészíti az osztály ügyrendjét, gondoskodik a munkaköri leírások elkészítéséről, szervezi és ellenőrzi a munkatervben-, valamint vezetői által esetileg meghatározott feladatok végrehajtását. Gondoskodik az általa irányított szervezeti egység ellenőrzési rendszere kialakításáról, annak eredményes működéséről és az ellenőrzések tapasztalatai hasznosításáról. Végrehajtja a munkatervben, a munkaköri leírásban előírt, és a felettesei által esetileg meghatározott ellenőrzési feladatait. 26.) Az osztályvezető gyakorolja a vezetése alatt álló osztály feladatköréhez kapcsolódó hatásköröket és döntési jogköröket. Hatáskörének gyakorlását beosztottaira átruházhatja, az átruházás azonban nem érinti az osztály munkájáért való felelősségét. Ellátja mindazon ügyeket, amelyeket felettes vezetője állandó vagy ideiglenes jelleggel a feladat- és hatáskörébe utal. 27.) Az osztályvezetőt távolléte, tartós akadályoztatása esetén az osztályvezető-helyettes vagy a kijelölt munkatárs helyettesíti.
6 28.) Az osztályvezető-helyettes az osztályvezető irányításával végzi a tevékenységét. Az osztályvezetőhelyettes az osztályvezető szervezetszerű helyettese, annak távolléte esetén az osztályvezető hatáskörében jár el, vezeti az osztályt, valamint végzi a feladatkörébe tartozó feladatokat. V. Cím Vezetői közvetlenek 29.) Az intézet belső ellenőre, jogtanácsosa, nyomozó-fegyelmi tisztje, munka- és tűzvédelmi vezetője (a továbbiakban: vezetői közvetlenek) a jogszabályok, a felügyeleti szervek rendelkezései és a parancsnoktól kapott utasítás és iránymutatás alapján, munkaköri leírás, valamint a feladatkör jellegétől függően az Intézet munkaterve szerint önálló szakmai feladatkört lát el. Felelős a saját tevékenységéért, valamint az Intézet jogszabályokban, rendelkezésekben előírt feladatainak teljesítéséért. 30.) A vezetői közvetlenek szakmailag előkészítik a feladatkörükbe tartozó belső rendelkezések koncepcióit, elkészítik azok tervezetét, biztosítják a feladatkörükbe tartozó ügyintézés szakszerűségét és az ügyintézési határidők betartását. 31.) A vezetői közvetlenek a feladatkörüktől függően gondoskodnak az ellenőrzési rendszer kialakításáról, működtetéséről és az ellenőrzés tapasztalatainak hasznosításáról, végrehajtják ellenőrzési feladataikat. 32.) A vezetői közvetlenek gyakorolják a feladatkörükhöz szükséges hatásköröket és döntési jogköröket, távollétükben, illetve tartós akadályoztatásuk esetén őket a parancsnok által kijelölt munkatárs helyettesíti, vagy a helyettesítésről a parancsnok más módon intézkedik. VI. Cím Csoportvezető, vezető nevelő, műhelyvezető, raktárvezető 33.) A csoportvezető, a vezető nevelő, a műhelyvezető, a raktárvezető irányítja az alárendeltségébe tartozó csoport, műhely, raktár, stb. tevékenységét, valamint a munkatervben, ügyrendben, munkaköri leírásban részére megállapított feladatokat - a vezetőjétől kapott útmutatás és a határidők figyelembevételével - a jogszabályok, rendelkezések, az ügyviteli szabályok, szakmai előírások ismeretében és megtartásával önállóan végzi. 34.) A csoportvezető, a vezető nevelő, a műhelyvezető, a raktárvezető felelős saját- és alárendeltjei tevékenységéért, valamint az általa irányított alegység, csoport, műhely, raktár, stb. feladatainak teljesítéséért. VII. Cím Kiemelt főreferens, kiemelt főelőadó, főelőadó, nevelő, előadó, segédelőadó 35.) A kiemelt főreferens, a kiemelt főelőadó, a főelőadó a munkatervben, a munkaköri leírásban részére megállapított, illetve az elöljárója illetve vezetője által rá osztott feladatokat - a
7 kapott útmutatás és a határidők figyelembevételével - a jogszabályok, rendelkezések, valamint az ügyviteli szabályok ismeretében és megtartásával, a részére meghatározott ügykörben önállóan végzi. Felelős a saját tevékenységéért, valamint az Intézet jogszabályokban, rendelkezésekben előírt feladatainak teljesítéséért. 36.) A kiemelt főreferenst és a (kiemelt) főelőadót osztályvezetője javaslatára a parancsnok kiadmányozási joggal ruházhatja fel. 37.) A nevelő, az előadó, a segédelőadó a részére megállapított feladatokat a jogszabályok, rendelkezések ismeretében a munkaköri leírás és a vezetőjétől kapott utasítás szerint látja el. VIII. Cím Technikus, szakmunkás, raktáros, gépkocsivezető 38.) A technikus, a szakmunkás a raktáros, a gépkocsivezető a részére megállapított feladatokat a tevékenységére vonatkozó szakmai előírások, szabványok ismeretében, a munkaköri leírás és a vezetőjétől kapott utasítás szerint látja el. 39.) A technikus, a szakmunkás a raktáros, a gépkocsivezető felelős a rábízott anyagok eszközök megőrzéséért, rendeltetésszerű használatáért, karbantartásáért. IX. Cím Orvos, főápoló, egészségügyi szakdolgozó 40.) Az orvos a feladatait a jogszabályok, szakmai előírások betartásával, a gyógykezelés sikerét szem előtt tartva, a humanizmus szellemében, önállóan látja el. Felelős a hozzá beosztott egészség-ügyi szakdolgozók gyógyító tevékenysége irányításáért és ellenőrzéséért. 41.) A főápoló a feladatait a szakmai előírások, rendelkezések, a felettesétől kapott utasítás, valamint a munkaköri leírás szerint végzi. Felelős a hozzá beosztott egészségügyi szakdolgozók szakmai tevékenysége irányításáért és ellenőrzéséért, valamint gazdálkodási feladatai ellátásáért. 42.) Az egészségügyi szakdolgozó a feladatait a szakmai előírások, rendelkezések, a munkaköri leírás, valamint az orvostól kapott utasítás szerint látja el. X. Cím Pszichológus, lelkész 43.) A pszichológus a feladatát a parancsnokhelyettes I. közvetlen alárendeltségében a szakmai előírások és a munkaköri leírás alapján, a humanizmus szellemében, vizsgálatait a fogvatartott önkéntességére és együttműködésére alapítva szakmailag önállóan látja el. 44.) A lelkész a feladatát a parancsnokhelyettes I. közvetlen alárendeltségében a szakmai előírások és a munkaköri leírás alapján, a vallási és lelkiismereti szabadság szellemében, a büntetés-
8 végrehajtási szervezettel együttműködő egyházakkal és más felekezetekkel, szervezetekkel való együttműködésben, szakmailag önállóan látja el. XI. Cím Biztonsági tiszt, főfelügyelő, felügyelő 45.) A biztonsági tiszt részletes feladatait, hatás- és jogkörét a jogszabályok, szabályzatok, utasítások, intézkedések, valamint a munkaköri leírás tartalmazza. 46.) A főfelügyelő, a felügyelő a feladatait a jogszabályok, a szabályzatok, az őr-, illetve a szolgálati utasítás, a munkaköri leírás és az elöljárójától kapott parancs szerint látja el. III. FEJEZET AZ INTÉZET MŰKÖDÉSE ÉS DÖNTÉS-ELŐKÉSZÍTŐ RENDSZERE I. Cím Az Intézet működésével kapcsolatos általános rendelkezések Az intézet képviselete és kapcsolatrendszere 47.) Az Intézetet a parancsnok képviseli. Ezen jogkörét - jogszabályban meghatározott kivételtől eltekintve - munkatársaira átruházhatja. 48.) Az Intézet a működése érdekében a jogszabályok keretei között, hatáskörében együttműködik a bíróságokkal, ügyészségekkel, a rendvédelmi és közigazgatási szervekkel, valamint a fogvatartás körülményeinek figyelemmel kísérésére, a szabadulás után a társadalomba való beilleszkedés elősegítésére, a karitatív tevékenység végzésre, továbbá az egyéb büntetés-végrehajtási feladatok segítésére alakult börtönmissziókkal és társadalmi szervezetekkel, alapítványokkal és személyekkel. A munkavégzés általános szabályai 49.) Az Intézet szervezeti egységei az országos parancsnok által jóváhagyott munkaterv, és a parancsnok által jóváhagyott ügyrend szerint végzik tevékenységüket. 50.) Az Intézet valamennyi munkatársa köteles a feladatok végrehajtásában együttműködni. 51.) A szervezeti egységek közötti kapcsolatrendszer kialakításáért és működéséért az adott szervezeti egységek vezetői felelősek. Az Intézet munkaterve
9 52.) Az Intézet munkatervét naptári félévenként ütemezi. A munkaterv tartalmazza a tárgyidőszakra vonatkozó prioritásokat, az elvégzendő feladatokat, a megvalósítandó projekteket, a feladat végrehajtásának határidejét és a végrehajtásért felelős szervezeti egység megnevezését. A kiadmányozás 53.) A kiadmányozás az arra feljogosított munkatársnak az ügy érdemi elintézésére vonatkozó eljárási rendelkezése 54.) A kiadmányozás magában foglalja: a) az intézkedés szóbeli vagy írásbeli jóváhagyásának, b) az érdemi döntés meghozatalának, c) az írásbeli intézkedés irattárba helyezésének jogát. 55.) A parancsnok az Intézet hatáskörébe tartozó valamennyi ügyben általános kiadmányozási joggal rendelkezik. Távolléte vagy akadályoztatása esetén kiadmányozási jogát a helyettesítését ellátó parancsnokhelyettes, illetve ezzel megbízott munkatárs gyakorolja a helyettesítés keretei között. 56.) A szervezeti egységek vezetői kiadmányozási joggal feladat- és hatáskörük keretei között rendelkeznek. 57.) Az vezetői közvetleneket és önálló ügyintézőket (kiemelt főreferens, főelőadó) meghatározott ügykörben a parancsnok kiadmányozási joggal ruházhatja fel. Az ügyintézés szabályai 58.) Az Intézetbe beérkező ügyiratokat a beérkezéstől számított 30 napon belül kell elintézni. Ez alól kivételt képez az olyan ügyirat melynek elintézésére jogszabály, a Szervezeti és Működési Szabályzat, a parancsnok, vagy a rendkívüli sürgősség igénye más határidőt állapít meg vagy tesz szükségessé. 59.) A határidőket napban, kivételesen órában kell megállapítani. 60.) Az ügyiratok elintézési határidejére vonatkozó utasítást - helyettesítésük keretei között - az Intézet vezető beosztású munkatársai adhatnak. A határidő módosítására a határidő megállapítója jogosult. 61.) Az egyes ügyek intézésére vonatkozó Intézeten belüli határidőket úgy kell megállapítani, hogy az Intézetre kötelező jogszabályban előírt határidő tartható legyen. Az Iratkezelési szabályok 62.) Az Intézet iratkezelésére a büntetés-végrehajtási szervezet Iratkezelési Szabályzata (a
10 továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) rendelkezéseit kell alkalmazni. A helyettesítés rendje 63.) Szabadság vagy betegség esetén az Intézet valamennyi vezető állású dolgozója köteles helyettesítéséről gondoskodni. 64.) A vezető távollétében a kijelölt személy a távollévő jogkörében jár el. A helyettesítés a munkáltatói jogkör gyakorlására nem terjed ki. 65.) A parancsnok valamint a parancsnok-helyettesek helyettesítése rendjéről jelen SZMSZ 13.) és 18.) pontjai rendelkeznek. 66.) Az egyes szervezeti egységeken belül a helyettesítésre az ügyrend, valamint a munkaköri le-írásban foglaltak az irányadók, vagy esetenként az osztályvezető dönt. Az ügyek átadása-átvétele 67.) Szervezeti vagy személyi változás esetén gondoskodni kell az ügyek és ezekhez tartozó ügyiratok átadás-átvételéről. 68.) Az átadás-átvétel rendjét az átadó és/vagy átvevő munkatárs felett a munkáltatói jogkört gyakorló vezető állapítja meg. 69.) Az átadás-átvételről jegyzőkönyvet kell készíteni és azt az átadónak és az átvevőnek alá kell írnia. II. Cím Az irányítás egyéb eszközei 70.) Az irányítás egyéb eszközei a belső rendelkezések, melyeket elsősorban a jogszabályok, a felügyeleti szerv rendelkezései helyi sajátosságoknak megfelelő gyakorlati végrehajtása szabályozására lehet kiadni. Olyan feladata végrehajtására is lehet belső rendelkezést kiadni, amelyről magasabb szintű szabályozás nem rendelkezik. 71.) A belső rendelkezéseket szükség szerint, de legalább évenként felül kell vizsgálni. 72.) Az intézet belső rendelkezései: a) a parancs, b) az intézkedés, c) a szabályzat, d) a működési rend (munka- és ügyrend, szolgálati utasítás, őrutasítás, munkaköri leírás, biztonsági melléklet, stb.).
11 73.) Az intézet működésére vonatkozó legfontosabb belső rendelkezéseket, tárgykör szerinti felsorolás szerint a 121. pont tartalmazza. Parancs 74.) A parancs a parancsnok által kiadott, a büntetés-végrehajtási tevékenység irányításának, a feladatok meghatározásának, a testületi rend és fegyelem biztosításának alapvető általában egyedi - eszköze, amely meghatározza: a) a fegyveres rendvédelmi tevékenységgel kapcsolatos feladatokat, b) az egyes fontosabb eseti feladatokat, c) a személyi állományra vonatkozó döntéseket Intézkedés 75.) Az intézkedés a parancsnok által kiadott, a feladatok végrehajtásának meghatározásának, a végrehajtás feltételeinek biztosításának eszköze, mely valamely ismétlődően vagy állandóan, folyamatosan teljesítendő feladat gyakorlati végrehajtását szabályozza, a) a jogszabályokban, a felügyeleti szerv rendelkezéseiben meghatározott feladatok végrehajtása, b) az irányítás és vezetés körébe tartozó feladatok meghatározása és végrehajtása, c) a szakmai tevékenység ellátásához szükséges személyi és anyagi feltételek biztosítása érdekében. Szabályzat 76.) A szabályzat melyet parancs, vagy intézkedés mellékleteként kell kiadni - egységes rendszerbe foglalt előírásokat tartalmaz az Intézet egészére, vagy egyes területeire, amelyben: a) az intézet szervezetét és működését meghatározó alapvető szabályokat, b) a szakmai feladatok ellátásának alapvető helyi szabályait, c) az anyagok gazdálkodásával, a fegyverzet és technikai eszközök üzemeltetésével, karbantartásával, javításával kapcsolatos szakmai technikai szabályokat kell megállapítani. Ügyrend 77.) Ügyrendben melynek elkészítéséért a szervezeti egység vezetője felelős, és amelyet a parancsnok hagy jóvá - kell meghatározni, a) az intézet önálló szervezeti egységei (osztályai) szervezetét és működését meghatározó alapvető szabályokat, b) az állandó bizottságok hatáskörét, eljárási és működési rendjét, c) az ügyfélfogadást ellátó alegységek (raktárak, ügykezelői iroda, irattár, stb.) működési rendjét. Szolgálati utasítás, őrutasítás 78.) Szolgálati-, illetve őrutasításban melyek tartalmi követelményeit országos parancsnoki intézkedés szabályozza - kell meghatározni az Intézet biztonsági rendszerének leírásában meghatározott szolgálati helyeken és őrhelyeken teljesítendő feladatok ellátása rendjét. A szolgálati-, illetve az őrutasítás elkészítésért az adott szervezeti egység vezetője felelős, azt a parancsnok jóváhagyásával lehet kiadni.
12 Munkaköri leírás 79.) A munkaköri leírás melynek elkészítése, szükség szerinti módosítása a dolgozó közvetlen vezetőjének a feladata, és annak tartalmi követelményeit országos parancsnoki intézkedés szabályozza -, tartalmazza különösen: a) a dolgozó munkaköri besorolását, b) a szervezeti hovatartozást, c) a munkakör és a feladatkör megnevezését, illetve a munkaköri feladatok tételes felsorolását, d) egyes munkakörök betöltéséhez szükséges képesítési követelményeket, e) a szakmai képzésre vonatkozó előírást, f) a függelmi kapcsolatot, g) a helyettesítés rendjét, h) vezetői munkakör betöltése esetén az utasítási, ellenőrzési jogköröket, i)a kiadmányozási jogosultságot. 80.) A munkaköri leírás biztonsági mellékletében kell meghatározni - a hivatásos jogviszonyban állók mellett - a közalkalmazotti jogviszonyban állók biztonsági feladatait is. 81.) A munkaköri leírást és a biztonsági mellékletet a munkakör átadását vagy módosítását követő 8 napon belül át kell adni a dolgozó részére. 82.) A munkaköri leírást és a biztonsági mellékletet a munkakör szerinti szervezeti egység vezetőjét közvetlenül irányító vezető (parancsnok, vagy parancsnokhelyettes) hagyja jóvá. III. Cím Az Intézet döntés-előkészítő és információs rendszere 83.) A szakmai irányító, és ellenőrzési munkával kapcsolatos jelentősebb elvi és gyakorlati kérdések megtárgyalása, koncepciók kialakítása, döntések előkészítése és ismertetése, beszámoltatás, tájékoztatás, koordináció, továbbá értékelés érdekében az Intézetben értekezleti és információs rendszer a) napi parancsnokhelyettesi beszámoltatás, b) heti vezetői értekezlet, c) heti egyeztető értekezlet, d) heti parancsnoki beszámoltatás, e) osztályvezetői értekezlet f) egyéb (követő) értekezletek g) a szervezeti egységek napi munkaértekezletei h) állományértekezlet i) a szervezeti egységek értekezletei (osztályértekezlet, szakasz-értekezlet) j) a biztonsági-, és fogvatartási szakterület koordinációs értekezlete k) a nevelők szakmai értekezlete, l) az intézet elektronikus információs rendszere formájában működik. Napi parancsnokhelyettesi beszámoltatás 84.) A Napi parancsnokhelyettesi beszámoltatás
13 a) a munkaterv szerinti időpontban, illetve a parancsnok rendelkezése szerint, b) az I.-II. Objektumban történik, c) vezetése az adott objektum parancsnokhelyettesének feladata, d) résztvevői a parancsnokhelyettesek alá közvetlenül rendelt beosztásban lévő osztályvezetők, e) napirendje ea) napi jelentések megtétele, eb) vezetők tevékenységének egyeztetése, ec) tájékoztatás. Heti vezetői értekezlet 85.) A heti vezetői értekezlet a) a munkaterv szerinti időpontban, illetve a parancsnok rendelkezése szerint, b) az I. Objektumban történik, c) vezetése a parancsnok feladata, d) résztvevői: da) parancsnokhelyettesek, db) gazdasági vezető, dc) osztályvezetők, dd) Nagyfa-Alföld Kft. biztonsági vezetője, de) gazdasági osztályvezető-helyettesek, df) kiemelt főreferens, dg) jogtanácsos, dh) belső ellenőr, di) nyomozó-fegyelmi tiszt, dj) munka- és tűzvédelmi vezető, dk) energetikai és környezetvédelmi főelőadó, dl) a sajtóügyek vitelével megbízott személy, dm) lelkész, dn) állandó meghívottként: - Nagyfa-Alföld Kft. ügyvezető igazgatója, e) napirendje: ea) az előző hét jelentősebb feladatai végrehajtásának értékelése, eb) a résztvevők heti tevékenységének egyeztetése, ec) a hét főbb feladatai, ed) a napi feladatok egyeztetése. Heti egyeztető értekezlet 86.) A heti egyeztető értekezlet a) a munkaterv szerinti időpontban, illetve a parancsnok rendelkezése szerint, b) az I. Objektumban történik, c) vezetése a parancsnok feladata, d)résztvevői: de) gazdasági vezető df) titkársági osztályvezető, dg) személyügyi és szociális osztályvezető
14 dh) informatikai osztályvezető di) jogtanácsos dj) belső ellenőr dk) fegyelmi-nyomozótiszt dl) munka- és tűzvédelmi vezető dm) sajtóügyek vitelével megbízott személy. e) napirendje: ea) a hét jelentősebb feladatai végrehajtásának értékelése, eb) a résztvevők tevékenységének egyeztetése, ec) a főbb feladatok megjelölése, egyeztetése, ed) a napi feladatok egyeztetése. Heti parancsnoki beszámoltatás 87.) A heti parancsnoki beszámoltatás a) a munkaterv szerinti időpontban, illetve a parancsnok rendelkezése szerint, b) a II. Objektumban, c) a parancsnok vezetésével történik, d) résztvevői: da) parancsnokhelyettesek db) gazdasági vezető dc) továbbá az esetlegesen felmerülő feladatok függvényében - a parancsnok rendelkezése szerint - a közvetlen parancsnoki irányítás alatt álló osztályok vezetői, e) napirendje: az I. és II. Objektum együttműködésének aktuális tapasztalatai, és a II. Objektumban végzett aktuális szakterületi feladatok áttekintése, jelentések megtétele, tájékoztatás Osztályvezetői értekezlet 88.) Az osztályvezetői értekezlet a)a munkaterv szerinti időpontban, illetve a parancsnok rendelkezése szerint b) az I. Objektumban, c) a parancsnok vezetésével történik, d) résztvevői: da) a heti vezetői értekezlet résztvevői db) meghívottak: - Nagyfa-Alföld Kft. ügyvezető igazgatója - közalkalmazotti tanács elnöke - szakszervezet tisztségviselője e) napirendje a munkaterv által meghatározott, különösen: ea) a vezetői döntések megalapozása érdekében az intézet egészét-, illetve fontosabb területeit érintő előterjesztések megvitatása, eb) beszámoltatás, tájékoztatás, koordináció. 89.) Az egyéb (követő) értekezletek Egyéb (követő) értekezletek
15 a)a munkaterv, illetve a szervezeti egységek vezetői által meghatározott időpontban és helyen tartandók, b) vezetői az 84)-88) pontban felsorolt értekezleteken, beszámoltatásokon résztvevő osztályvezetők, c) résztvevői: a) a szervezeti egységek munkatársai d) napirendje: da) az 84)-88) pontban felsorolt értekezleteken, beszámoltatásokon meghatározott feladatok, elhangzott tájékoztatások, döntések, értékelések ismertetése, db) a végrehajtás megszervezése, dc) a saját hatáskörben hozott döntések, feladatok, utasítások ismertetése. Szervezeti egységek napi munkaértekezletei 90.) A szervezeti egységek napi munkaértekezletei a)a munkaterv, illetve a szervezeti egységek vezetői által meghatározott időpontban és helyen tartandók, b) vezetése az osztály vezetőjének feladata, c) résztvevői: ca) az osztály vezetője által kijelölt, az osztályon dolgozó munkatársak d) napirendje: da) beszámolás az előző munkaértekezleten meghatározott feladatok végrehajtásáról, a végrehajtás értékelése, db) feladatok meghatározása és megszervezése, dc) döntések, utasítások, feladatok, értékelések ismertetése, tájékoztatás, konzultáció. Állományértekezlet 91.) Az állományértekezlet a) munkatervben, a BVOP által meghatározott-, illetve a parancsnok rendelkezése szerinti időpontban, b) az I. Objektumban, c) a parancsnok vezetésével tartandó, d) résztvevői: da) az intézet berendelt állománya db) meghívottak e) napirendje: ea) az intézet tevékenységének átfogó értékelése, eb)a kiemelt jelentőségű feladatok ismertetése, ec) tájékoztatás. Szervezeti egységek értekezletei (osztályértekezlet, szakaszértekezlet) 92.) A szervezeti egységek értekezletei (osztályértekezlet, szakaszértekezlet) a) az osztály munkatervében illetve a vezető által meghatározott indokolt esetben, a BVOP vonatkozó rendelkezései szerint b) a vezető döntése szerinti helyen,
16 c) az osztály vezetőjének vezetésével tartandók, d) résztvevői: da) az osztály, illetve szakasz állománya db) meghívottak e) napirendje: ea) az osztály, szakasz tevékenységének értékelése, eb)feladatok meghatározása, tájékoztatás, ec) beszámoltatás. A biztonsági és büntetés-végrehajtási szakterület koordinációs értekezlete 93.) A biztonsági és a büntetés-végrehajtási szakterület koordinációs értekezlete a) a vezető döntése szerinti helyen és időben, általában havonta, b) a parancsnokhelyettes vezetésével tartandó, c) résztvevői: a) a biztonsági és a büntetés-végrehajtási osztályok berendelt munkatársai d) napirendje: da) a fogvatartottak őrzésével, felügyeletével, ellenőrzésével, kezelésével kapcsolatos feladatok összehangolása az intézet objektumai, valamint a biztonsági és büntetés-végrehajtási osztályok között, db) értékelések, döntések, utasítások ismertetése, feladatok meghatározása. Nevelők szakmai értekezlete 94.) A nevelők szakmai értekezlete a)a vezető döntése szerinti helyen és időpontban, általában kéthavonta, b) a parancsnok vezetésével tartandó, c) résztvevői: ca) parancsnokhelyettesek cb) vezető nevelők cc) nevelők cd) szociális előadók ce) pszichológusok cf) meghívottak d)napirendje: da) a fogvatartottak kezelésével, nevelésével kapcsolatos feladatok összehangolása, egységes gyakorlat, követelménytámasztás kialakítása, db) értékelés, tájékoztatás. Biztonsági feladatot ellátók eligazítása 95.) A biztonsági feladatot ellátók eligazítása a) folyamatos, váltásos szolgálati rendszerben dolgozók esetén főszabály szerint a munkatervben, egyéb esetben külön intézkedés-, illetve szolgálatszervezés szerint meghatározott időpontban, b) az I-II. Objektumban, c) a biztonsági tiszt vezetésével tartandó, d) résztvevői: a szolgálatba lépő állomány,
17 e) napirendje: az eligazításon ismertetni kell: ea) az előző szolgálat ellátásának tapasztalatait, eb) a tudomásra jutott rendkívüli esemény tanulságait, ec) az eligazításon résztvevők szolgálati beosztását (ki, mikor, hol, milyen szolgálatot teljesít, mikor van a váltás) ed) a fogvatartottak őrzésével felügyeletével, ellenőrzésével kapcsolatos lényeges változtatásokat, ee) a fogvatartottakra vonatkozó lényeges információkat, ezek esetleges változását, ef) a személyi állományt érintő lényeges információkat. Az Intézet elektronikus információs rendszere 96.) Az elektronikus rendszer felhasználásával a szakmai munkát és a szakmai személyközi kapcsolatokat segítő közérdekű illetve a szakmai munkát segítő információk közzététele történik, amely különösen a kihirdetett jogszabályokról, a kiadott intézkedésekről és egyéb rendelkezésekről, valamint a személyi állományban bekövetkezett változásokról történő tájékoztatásra terjed ki. IV. Cím Az Intézet bizottságai 97.) A vezetői munka segítése, a vezetői döntések szakmai megalapozása, illetve a külön rendelkezésekben meghatározott feladatok ellátása érdekében az Intézetben bizottságok működnek állandó vagy ideiglenes jelleggel. A bizottságok vezetőjét és tagjait - eltérő rendelkezés hiányában - a parancsnok jelöli ki. 98.) Állandó bizottságok a) Befogadási és Foglalkoztatási Bizottság b) Szociális Bizottság c) Közbeszerzési Bizottság, melyek feladatkörét és működési szabályait a parancsnok által jóváhagyott külön ügyrendjük és éves munkatervük tartalmazza. 99.) Eseti bizottságok kiemelt jelentőségű szakmai feladat ellátására, eseti feladatok elvégzésére, vizsgálat lefolytatására a parancsnok, a parancsnokhelyettesek bizottságot hozhatnak létre. Az eseti bizottság összetételét, feladatát, működési szabályait a létrehozó vezető határozza meg, a bizottság megbízatása ellenkező rendelkezés hiányában a feladat elvégzéséig tart. IV. FEJEZET AZ INTÉZET ELLENŐRZÉSI RENDSZERE 100.) Az Intézet által végzett ellenőrzések rendszere magában foglalja: a) az Intézet szakmai tevékenysége ellenőrzését, b) az Intézet belső pénzügyi ellenőrzést. I. Cím
18 Szakmai ellenőrzés 101.) Az Intézet által végzett szakmai ellenőrzés a szolgálati feladatok ellátásának rendszeres ellenőrzésére terjed ki. Az ilyen ellenőrzések feladata, hogy az előírások és az elvárások a végrehajtással való összevetésével értékelést adjon a végrehajtás szabályosságáról és hatékonyságáról, mutasson rá a munkavégzés kedvező jegyeire, tárja fel a végrehajtást akadályozó tényezőket, a céloktól való eltérés okait, és a vezetés-irányítás számára tegyen javaslatot a hiányosságok felszámolására, a tevékenység fejlesztésére. 102.) Az Intézet szakmai tevékenysége ellenőrzését a) vezetői ellenőrzések, valamint a b) a munkafolyamatokba épített a dolgozók által végzett ellenőrzések útján teljesíti. 103.) Az Intézet szakmai ellenőrzésének rendszeréről és részletes szabályairól a tárgy szerinti országos parancsnoki intézkedés végrehajtására kiadott intézkedés rendelkezik. Az Intézet Munkaterve mellett szerepelteti a szakmai ellenőrzések ütemezését és felelőseit tartalmazó Ellenőrzési tervét. II. Cím Belső pénzügyi ellenőrzés 104.) Az Intézet belső pénzügyi ellenőrzésének elemei: a) folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, b) belső ellenőrzés. Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés 105.) A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) az Intézet gazdálkodásáért felelős szervezeti egységek által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer. 106.) A FEUVE rendszer feladata, hogy biztosítsa az Intézet rendelkezésre álló költségvetési források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos hatékony és eredményes felhasználását. 107.) A FEUVE rendszer létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a pénzügyminiszter által közzétett irányelvek figyelembevételével a parancsnok gondoskodik. 108.) Az Intézet FEUVE rendszerét és részletes szabályait jelen SZMSZ 1. sz. melléklete szabályozza. 109.) A parancsnok köteles szabályozni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, elkészíteni az ellenőrzési nyomvonalat, kockázatelemzést végezni és kockázatkezelési rendszert működtetni az Intézetben.
19 Belső ellenőrzés 110.) A belső ellenőrzés független, tárgyilagos, bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az Intézet működését fejlessze és eredményességét növelje. 111.) A belső ellenőrzés az Intézet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az Intézetben folyó költségvetési gazdálkodás tevékenység kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát. 112.) A belső ellenőrzés feladatainak ellátása érdekében elemzéseket készít, információkat gyűjt és értékel, ajánlásokat, javaslatokat tesz a parancsnok számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan, azonban e javaslatok végrehajtása, vagy más intézkedések kezdeményezése kizárólag a parancsnok felelősségi körébe tartozik. 113.) Az Intézet belső ellenőrzését a parancsnok közvetlen alárendeltségébe tartozó, a szakmai és költségvetési tevékenységet végző szervezeti egységektől feladatkörileg elkülönülten működő belső ellenőr végzi a parancsnok közvetlen irányításával. Feladatait az SZMSZ 113.) pontja tartalmazza. 114.) A belső ellenőr a tevékenységét a kockázatelemzés alapján készített, a parancsnok által jóváhagyott stratégiai éves ellenőrzési terv alapján végzi. 115.) A belső ellenőrzési tevékenység és az ellenőrzések végrehajtásának részletes szabályait a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003.(XI.26.) Korm. rendelet (Ber.), a nemzetközi belső ellenőrzési standardok, továbbá a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók és kézikönyv minta figyelembevételével elkészített, a parancsnok által jóváhagyott belső ellenőrzési kézikönyv tartalmazza. V. FEJEZET AZ ÁLLAMI, ILLETVE SZAKMAI ÜNNEPEK MEGEMLÉKEZÉSE RENDJE 116.) Az Intézetben az állami ünnepekről ünnepség, gyűlés, kiállítás, műsor, koszorúzás stb. keretében, illetve más egyéb -az ünnep jellegéhez méltó - módon kell megemlékezni. 117.) Az Intézet szakmai ünnepségei: a) Bv. Szervezet Napja, b) Pedagógusnap, c) Semmelweis Nap. 118.) Az Intézet kegyeleti ünnepségei az Intézet hősi halottai évfordulóin történő megemlékezések. 119. Az ünnepségeket, kegyeleti megemlékezéseket méltó környezetben, az alkalomhoz illő és az intézeti hagyományoknak megfelelő formában kell lebonyolítani.
20 120.) Az intézeti dolgozók kitüntetéseit, egyéb elismeréseit lehetőleg az állami ünnepek vagy szakmai napok alkalmából tartandó ünnepségeken kell átadni. VI. FEJEZET AZ INTÉZET SZEREVEZETI MŰKÖDÉSÉRE VONATKOZÓ LEGFONTOSABB KÜLÖN SZABÁLYOK 121.) Az Intézet működésére és az ott dolgozó hivatásos állományú bv. testületi tagokra valamint a közalkalmazottakra vonatkozó legfontosabb külön szabályzatok, parancsnoki intézkedések tárgyöre: a) közalkalmazotti szabályzat, b) iratkezelési (ügykezelési) szabályzat, c) informatikai biztonsági szabályzat, d) munkavédelmi szabályzat, e) a nem dohányzók védelme érdekében a dohányzóhelyek kijelölése, f) munkahelyi sugárvédelmi szabályzat, g) tűzvédelmi szabályzat, h) belső ellenőrzési kézikönyv, i) az Intézet belső szakmai ellenőrzése, j) a személyi állomány munkarendje, k) a szervezeti egységek ügyrendjei, l) az állandó bizottságok ügyrendjei, m) az instruktori rendszer működtetésének szabályozása, n) a kiadmányozás rendje, o) a bélyegzők használatának rendje, p) a munkakörök átadás-átvételi rendje, q) az eligazítások végrehajtása, r) gazdálkodási és számviteli szabályzatok így különösen: ra) közbeszerzési szabályzat, rb) bizonylati szabályzat, bizonylati album, rc) eszköz és készletgazdálkodás rendje, rd) műhelyek működésének, elszámolásának rendje re) számviteli politika, rf) értékelési szabályzat, rg) az Intézet pénzforgalmának és pénztári pénzkezelésének szabályai, rh) az Intézet számlarendje, ri) leltározási szabályzat, rj) a személyi állománynak nyújtható szolgáltatások, rk) étkezési hozzájárulás, illetve természetben nyújtott étkeztetés biztosítása, rl) albérleti díj hozzájárulás folyósítása, rm) a helyi- és helyközi közlekedési bérlet elszámolása.
21 MÁSODIK RÉSZ AZ INTÉZET IRÁNYÍTÁSI RENDJÉNEK, SZERVEZETI FELÉPÍTÉSÉNEK SZABÁLYAI VII. FEJEZET AZ INTÉZET IRÁNYÍTÁSI RENDJE 122.) A parancsnok közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezeti egységek: a) parancsnok-helyettes I. objektum, b) parancsnok-helyettes II. objektum, c) Titkársági Osztály, d) Személyügyi és Szociális Osztály, e) Gazdasági Osztály, f) Informatikai Osztály, g) belső ellenőr, h) jogtanácsos, i) nyomozó-fegyelmi tiszt, j) tűz- és munkavédelmi vezető. 123.) A parancsnok-helyettes közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezeti egységek: a)biztonsági Osztály (I. objektum), aa) központi szolgálatszervezési csoport b) Büntetés-végrehajtási Osztály (I. objektum), c) Nyilvántartási Osztály, d) Egészségügyi Osztály, e) lelkész, f) pszichológus. 124.) A parancsnok-helyettes közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezeti egységek: a) Biztonsági Osztály (II. objektum), b) Büntetés-végrehajtási Osztály (II. objektum).
22 125.) Az intézet szervezeti felépítésének ábrája I. Cím Az Intézet szervezeti felépítésének ábrája Parancsnok Gazdasági Osztály Parancsnok-helyettes (I. objektum) Parancsnok-helyettes (II. objektum) Belső ellenőr Titkársági Osztály Biztonsági Osztály (I. objektum) Biztonsági Osztály (II. objektum) Jogtanácsos Személyügyi- és Szociális Osztály Büntetés-végrehajtási Osztály (I. objektum) Büntetés-végrehajtási Osztály (II. objektum) Nyomozó- és Fegyelmi tiszt Informatikai Osztály Nyilvántartási Osztály Munka- és Tűzvédelmi vezető Egészségügyi Osztály Lelkész Pszichológus 126.) A Szervezeti egységek VIII. FEJEZET AZ INTÉZET SZERVEZETI EGYSÉGEINEK FELADATAI I. Cím Az intézet szervezeti egységeinek közös feladatai
23 a) folyamatosan figyelemmel kísérik a szervezeti egység munkáját meghatározó jogszabályok, rendelkezések végrehajtását, elkészítik a szakterületüket érintő belső rendelkezések koncepcióit, illetve tervezetét, b) javaslatot készítenek a szakterületük működéséhez szükséges pénzkeret tervezésére, gazdálkodnak a jóváhagyott keretösszeggel, c) szakterületük vonatkozásában végzik a bejelentések, kérelmek és panaszok kivizsgálását, d) előkészítik a felügyeleti és az irányító szervhez felterjesztendő szakterületi adatszolgáltatásokat, jelentéseket, előkészítik az Intézet éves önértékelő jelentése összeállításához szükséges szakmai anyagokat, e) szervezik, nyilvántartják és ellenőrzik a szervezeti egység állományába tartozók szolgálatteljesítését, nyilvántartják a szolgálatteljesítési idejüket, a szabadságaikat és egyébmunkahelyi távolléteiket, megállapítják az illetménypótlékokra jogosító szolgálati időt, végzik az ezekkel kapcsolatos adatszolgáltatást, f) az Intézeti napi létszámjelentéshez adatot szolgáltatnak, g) elkészítik, és naprakészen tartják a szervezeti egység, illetve a szakterület magasabb készültségbe helyezési, valamint minősített időszaki feladattervét, h) feladataik szakszerű végrehajtása érdekében egymással együttműködnek, egymást tájékoztatják. i) szakszerűen kezelik és karbantartják a szervezeti egységfeladatai ellátásához részükre átadott eszközöket, anyagokat, j) figyelemmel kísérik a szakterületükre vonatkozó feladatellátását biztosító polgári jogi szerződések, együttműködési megállapodások érvényességét, gondoskodnak azok szükséges szakmai, koncepcionális előkészítésről, k) az intézkedések rövid leírását és a végre nem hajtott intézkedések okát tartalmazó nyilvántartást vezetnek belső ellenőrzési jelentésekben megtett javaslatok hasznosulásáról és azok nyomon követéséről, továbbá e tárgyban beszámolót készítenek a Ber. 29/A. rendelkezése szerinti határidőben. II. Cím Az intézet egyes szervezeti egységeinek különleges tevékenységi körei Titkársági Osztály 127.) A Titkársági Osztály a) végzi és koordinálja az intézet működésével, tevékenységével összefüggő szervezési feladatokat, b) gyűjti az Intézet szervezeti egységeinek munkatervét, összeállítja az Intézet féléves munka-tervét, javaslatot tesz annak szempontrendszerére, figyelemmel kíséri a munkatervben meghatározott feladatok végrehajtását, c) végzi a parancsnok vagy magasabb elöljárók vezetésével tartott, az Intézet egészének működését meghatározó értekezletek munkaterv szerinti előkészítését, az értekezleteken hozott döntésekről emlékeztetőt készít, azt az értekezlet vezetőjének jóváhagyásra előterjeszti, gondoskodik az emlékeztetők BVOP-ra külön szükséges felterjesztéséről, figyelemmel kíséri az értekezleten hozott vezetői döntések végrehajtását, d) végzi és szervezi az Intézetben az ügyirat-kezelési, titokvédelmi feladatok teljesítését, felügyeli a szervezeti egységek vonatkozásában a minősített és nyílt iratok készítésére, nyilvántartására és selejtezésére, valamint a minősített adatok védelmére vonatkozó alapvető szabályok betartását,
24 e) gondoskodik az Intézet iratanyagai előírás szerinti megőrzéséről, selejtezéséről, együttműködik a Csongrád Megyei Levéltárral, f) gondoskodik az intézet hivatalos bélyegzőivel kapcsolatos szabályozás elkészítéséről, g) figyelemmel kíséri az Intézet jelentési és adatszolgáltatási rendszerének működését, a tapasztalatok alapján kezdeményezi a rendszermódosítást, koordinálja az ezzel kapcsolatos tevékenységet, h) gondoskodik a feladatkörét érintő belső rendelkezések tervezetei elkészítéséről, gondoskodik a belső rendelkezések véleményezéséről, jóváhagyásra előterjesztéséről, a parancsnok által jóváhagyottak kihirdetéséről, nyilvántartásáról, számítógépes jogtárba való beviteléről, valamint azok évenként gyűjteményes formában való megjelentetéséről, szervezi a belső rendelkezések évenkénti felülvizsgálatát, i)ellátja a szakmai belső ellenőrzési rendszer működtetésével és az intézet törvényességi ellenőrzésével kapcsolatban felmerülő feladatokat, j) közreműködik a nemzeti ünnepek, szakmai napok méltó megemlékezésének megszervezésében, gondoskodik a meghívottak értesítéséről, k) szervezi az Intézetben a sajtó és tömegtájékoztatási, valamint PR tevékenység ellátásában, az Intézet munkájára vonatkozó sajtóinformációk figyelését, gyűjtését, szemlézését, elemzését, l) közreműködik az intézet közleményeinek a helyi sajtó felé történő kiadásában és az Intézet által szervezett sajtótájékoztató megszervezésében, m) döntésre előkészíti a sajtókérelmeket, a sajtókérelmekről nyilvántartást vezet, kapcsolatot tart a médiával, n) döntésre előkészíti a szakmai vagy tudományos jellegű kutatási kérelmek engedélyezését, az intézet egészének megjelenését jelentő előadások, kiállítások, valamint egyéb rendezvények megtartását, a parancsnoki hatáskört meghaladó kérelmeket felterjesztésre előkészíti, o) az intézeti szintű rendezvények megtartásával kapcsolatos feladatokat lát el, a parancsnoki hatáskört meghaladó kérelmeket felterjesztésre előkészíti, p) gondoskodik az Intézet belső kiadványai megjelentetéséről, a bv. szervezet évkönyve összeállításához az intézet tevékenységéről adatokat szolgáltat, r) figyeli az Intézeti tevékenységhez kapcsolódó pályázati kiírásokat, koordinálja a pályázatokkal kapcsolatos előkészítő tevékenységet, ebben együttműködik az intézet érintett szakterületeivel, s) biztosítja a parancsnok részére a klasszikus titkársági feladatok ellátását. Személyügyi és Szociális Osztály 128.) A Személyügyi és Szociális Osztály a) ellátja az Intézet személyügyi és munkaügyi feladatait, szervezi az Intézet oktatási és szociális tevékenységét, valamint ellátja a Nagyfa-Alföld Mezőgazdasági és Vegyesipari Kft hivatásos állományú tagjai vonatkozásában a személyügyi feladatokat, b) vezeti az Intézet állományszervezési táblázatát, előkészíti és végrehajtja a szervezeti felépítést módosító döntéseket, az állománytábla betöltött és betöltetlen álláshelyeiről naprakész nyilvántartást vezet, c) ellátja az Intézet bér- és létszámgazdálkodása munkaügyi feladatait, d) vezeti a parancsnok munkáltatói jogkörébe tartozók személyügyi alapnyilvántartását, biztosítja az adatok kezelésének törvényességét, e) előkészíti a parancsnok hatáskörébe tartozó személyzeti és munkáltatói döntéseket, f) előkészíti a személyi állomány elismerésével kapcsolatos döntéseket, előterjesztéseket,
25 g) ellátja a jogszabályokban és jelen SZMSZ-ben meghatározott, a vagyonnyilatkozatok tételével, kezelésével és adatvédelmével kapcsolatos feladatokat, h) előkészíti elkészíti az Intézet személyügyi- és szociális munkatervét, i) a személyi állomány vonatkozásában ellenőrzi a képesítési követelmények érvényesülését, elkészíti az Intézet képzési és továbbképzési tervét, szervezi és ellenőrzi ennek végrehajtását, j) előkészíti a tanulmányi szerződések megkötését, azokról nyilvántartást vezet, figyelemmel kíséri, illetve ellenőrzi a tanulmányi szerződésben foglaltak teljesülését, k) tervezi az Intézet személyi állománya utánpótlását, ellátja az ezzel kapcsolatos feladatokat, felügyeli az instruktori rendszerműködését, l) javaslatot tesz a szociális gondoskodásra fordítható keret kidolgozására és felhasználására, előkészíti, javaslattal jóváhagyásra felterjeszti a családalapítási támogatásban részesülők kérelmét, m) ellátja a munkáltatói kölcsönigények véleményeztetésével és felterjesztésével kapcsolatos feladatokat, n) ellenőrzi a szociális juttatást, a támogatást igénylőknél a feltételek meglétét, előkészíti a parancsnok szociális, és a kegyeleti döntéseit, felterjesztéseit, gondoskodik azok költségtérítéseinek végrehajtásáról, o) szervezi és nyilvántartja a személyi állomány családos és gyermek, bel- és külföldi üdültetését, p) szervezi a szociális rendezvények, szakmai napok, valamint a kegyeleti megemlékezések bonyolítását, q) szervezi a hivatásos állomány fizikai- és pszichikai állapotfelmérését, ellenőrzi azok végrehajtását, r) végzi a szolgálati igazolványok, a MÁV igazolványok kiadását, érvényesítését, cseréjét, visszavonását, s) figyelemmel kíséri a hivatásos állomány teljesítmény-követelményei meghatározásával és a teljesítményértékelésekkel kapcsolatos feladatok határidős végrehajtását, t) szervezi, illetve ellátja a személyi állomány szakmai képzésével, oktatásával kapcsolatos feladatokat. u) ellátja az intézet megtartó képességével kapcsolatos feladatokat. Gazdasági Osztály 129.) A Gazdasági Osztály a) elkészíti, és jóváhagyásra előterjeszti az Intézet számlarendjét, számlatükrét, számviteli politikáját, kialakítja a gazdasági tevékenységek folyamatába épített vezetői ellenőrzésrendjét, b) végzi az Intézet pénzügyi, számviteli feladatait, könyveli az Intézet pénzforgalmát, a pénzügyi kötelezettségekről és a követelésekről, a kötelezettség vállalásokról folyamatos nyilvántartást vezet, gondoskodik azok teljesítéséről és behajtásáról, c) végzi az Intézet adóbevallással kapcsolatos feladatait, vezeti a pénzügyi hatóságok által előírt nyilvántartásokat, adatot szolgáltat a kincstár, az adóhatóság, valamint a felügyeleti szervek részére, d) tervezi és elkészíti az Intézet költségvetését, biztosítja az Intézet működése pénzügyi és anyagi feltételeit, teljesíti az Intézet pénzügyi kötelezettségeit, intézkedik a kintlévőségek behajtására, e) elkészíti az Intézet költségvetési beszámolóját, időközi mérlegjelentését, f) ellenőrzi az Intézet gazdálkodási tevékenységét, feldolgozza, elemzi- és értékeli a pénzügyi-, gazdálkodási számadatokat, mutatókat, folyamatosan figyelemmel kíséri az Intézet likviditási helyzetét, g) elkészíti és kibocsátja a számlákat, működteti a letéti- és a költségvetési házipénztárt, h) ellátja az Intézet illetmény- és létszámgazdálkodása pénzügyi feladatait, nyilvántartja és könyveli a személyi állományjuttatásait, tartozásait,