TÁMOP-5.4.2-12/1 Központi szociális információs fejlesztések projekt Örökbefogadási Rendszer (ÖFR) Felhasználói kézikönyv Az örökbe fogadni szándékozók alkalmassági vizsgálata verziószám 0.1 2013.december 20.
Tartalomjegyzék 1. Bevezetés... 3 2. A rendszer elérése... 4 3. Szerepkörök, menüpontok... 4 3.1. Szerepkörök... 4 3.2. Menüpontok... 4 4. Bejelentkezés kijelentkezés, alapvető működési jellemzők... 5 4.1. Bejelentkezés... 5 4.2. Kijelentkezés... 6 4.3. Alapvető működési jellemzők... 6 5. Örökbe fogadni szándékozók alkalmassági vizsgálat folyamatának indítása... 8 6. Saját feladataim... 49 7. Folyamatok... 50 8. Törzsadatok... 51 8.1. Ügyfelek... 51 8.2. Orvosok... 52 8.3. Tanfolyamok... 54 9. Formanyomtatványok... 55 Kérdéseiket, észrevételeiket a ofr@nrszh.hu e-mail címen, vagy munkanapokon, munkaidőben hívható telefonos ügyfélszolgálatunk 1/ 510 0797 telefonszámán várjuk.
1. Bevezetés A Központi szociális információs fejlesztések című kiemelt projekt (a továbbiakban: TÁMOP-5.4.2-12/1 projekt) átfogó célja egy olyan rendszer jogiigazgatási megalapozása, kifejlesztése és bevezetése, amely a pénzbeli támogatások, valamint a szociális szolgáltatások, gyermekjóléti és gyermekvédelmi ellátások finanszírozásának és forráselosztásának korszerű feladatellátását biztosítja. A TÁMOP-5.4.2-12/1 projekt keretében kialakításra kerülő Országos Szociális Információs Rendszer (a továbbiakban: OSZIR) egyik alapvető célja, hogy a szociális, gyermekjóléti és gyermekvédelmi ágazati működés átláthatósága, hatékonysága javuljon, korszerűbbé váljon, integrált informatikai rendszerekkel támogatott legyen, és biztosítsa a papírmentes ügyintézés kereteit. A projektelem feladata összetett: az örökbefogadások előkészítésével kapcsolatos nyilvántartási rendszer fejlesztése, országos bevezetése; a Területi Gyermekvédelmi Szakszolgálatok elektronikus nyilvántartási és adminisztrációs rendszerének korszerűsítése, a fővárosi és megyei adatbázisok összekapcsolása; valamint a gyermekvédelmi hatósági és szakmai eljárásrendek, ügyvitel korszerűsítése és elektronizálása. Jelen dokumentum a fenti projekthez kapcsolódóan az Örökbefogadási Rendszer (ÖFR) első fázisában megvalósuló Az örökbe fogadni szándékozók alkalmassági vizsgálata folyamathoz ad részletes felhasználói útmutatást. FIGYELEM! Jelen dokumentum nem helyettesíti a kapcsolódó jogszabályok ismeretét, és nem célja az egyes szakmai fogalmak értelmezése!
2. A rendszer elérése Az elektronikus felület a Mozilla Firefox böngészőre lett optimalizálva, mely legfrissebb változata az internetről ingyenesen letölthető: http://www.mozillaeurope.org/hu/firefox. Más böngészőkkel előfordulhat hibás megjelenítés, megnyitás, mentés. Javasoljuk, frissítsen a legújabb Firefox verzióra. Fontos, hogy ugyanazon a gépen egy időben csak egy kérelem kitöltésére kerüljön sor. Ez azt jelenti, hogy a Firefox-ot csak egy példányban lehet megnyitni és egy megnyitott Firefox-ban sem szabad a felületet több fülön megnyitni! Az egyszerre több, nyitott böngészőben történő adatrögzítés adatvesztést vonhat maga után. A rendszerbe időkorlátot építettük be, mely azt jelenti, hogy amennyiben a belépést követő 30 percig nem történik adatfelvitel a rendszerben, akkor ismételten be kell jelentkezni a korábbi munka folytatásához. Figyelem! A rendszerből való kilépés nem jelent automatikus mentést! FONTOS, hogy soha ne halassza a kérelem benyújtását az utolsó pillanatra, tekintettel az internet kapcsolatban esetlegesen felmerülő kimaradásokra. A rendszer a következő weboldalon érhető el: https://orokbefogadas.nrszh.hu 3. Szerepkörök, menüpontok 3.1. Szerepkörök A rendszerhez az alábbi szerepkörrel rendelkező felhasználók férnek hozzá: TEGYESZ tanácsadó pszichológus gyámhivatali ügyintéző 3.2. Menüpontok A rendszer felhasználói a hozzájuk rendelt szerepköreik alapján a következő menüstruktúrát látják: Nyitólap a rendszerrel kapcsolatos hírek forrása. Bejelentkezés után ez az alapértelmezett rendszerképernyő. Munkafolyamat kérelem feldolgozása, folyamatban lévő kérelmek, saját feladatok Formanyomtatványok folyamatindítás nélkül elérhető nyomtatványok letöltése Törzsadatok - a rendszer ügyfelei törzsadatainak szerkesztésére szolgáló rendszermenü
4. Bejelentkezés kijelentkezés, alapvető működési jellemzők A rendszer elérésének megadása után automatikusan a bejelentkező képernyő lesz látható. A rendszert azonosítatlan felhasználó nem használhatja, minden felhasználónak kötelező egy felhasználó névvel és jelszóval rendelkeznie. 4.1. Bejelentkezés A rendszerbe való bejelentkezéshez kattintsunk a fenti linkre. A link az alábbi nyitólapra vezet minket: A bejelentkezés lépései: 1. Kattintson az egérrel a Belépés megnevezésre a jobb felső sarokban. 2. Felhasználónév mezőben adja meg egyéni felhasználónevét. 3. TAB billentyűvel lépjen át, vagy az egérrel kattintson a Jelszó mezőbe. 4. Adja meg a felhasználónévhez tartozó jelszót. 5. Kattintson a Belépés gombra vagy üssön Entert. Bejelentkezés után a felhasználó szerepkörének megfelelő menüpontok jelennek meg a képernyőn. A bejelentkezett felhasználó neve a képernyő jobb felső sarkában lesz látható.
Amennyiben a felhasználó a bejelentkezésekor hibás adatokat ad meg (akár a felhasználónév, akár a jelszó tekintetében), akkor ezt a felület az alábbi hibaüzenetben jelzi: 1. ábra: Bejelentkezés hibaüzenet Adja meg újra a felhasználó nevét és a hozzá tartozó jelszót, majd kattintson a Belépés gombra vagy üssön Entert. 4.2. Kijelentkezés Ha befejezte a munkáját a rendszerben, a képernyő jobb felső sarkában a felhasználó neve melletti Kijelentkezés linkre kattintva tudja elhagyni a rendszert. A rendszer új verziója már nem léptet ki automatikusan, ha bejelentkeztünk, de hosszabb ideig nem használjuk a rendszert. Ennek ellenére célszerű minden alkalommal menteni (minden képernyő bal alsó sarkában található a Mentés gomb), amikor akármilyen rövid időre is megszakítjuk a munkát, vagy amikor valamennyi adatot már bevittünk! 4.3. Alapvető működési jellemzők A folyamattörténetben mindig megtekinthető, hogy mikor milyen folyamatlépéseken ment keresztül az ügy és azokat ki végezte el. Megjegyzések A megjegyzések funkcióban az ügy folyamatával kapcsolatos üzeneteket rögzíthetünk, azonban ezek nem helyettesítik az ügyviteli eljárási lépéseket!
A felületeken az egyes gombok és jelölések funkciója: Ellenőrzés: Hatására lefutnak a beépített ellenőrzések (Javasoljuk gyakori használatát!) Hiba esetén a felület piros betűvel ad visszajelzést, hogy melyik adatmezők javítása szükséges, vagy mely adat hiányzik. FONTOS! Az ellenőrzés nem jelenti az adatok mentését is! Az Ellenőrzés gomb mindegyik űrlapon látható, megnyomásával az összes fülön rögzített adat ellenőrzésre kerül. Mentés: az űrlapok adatai tárolásra kerülnek (kilépés után is), később a kitöltés bármikor folytatható. Javasoljuk gyakori használatát! A Mentés gomb mindegyik űrlapon látható, megnyomásával az összes fülön rögzített adat mentésre kerül. (A mentés funkció nem vonja maga után az ellenőrzést.) Űrlapok: A szükséges adatok több űrlapon csoportosítva kerültek elhelyezésre. Az egyes űrlapok váltásakor az adatok nem vesznek el, de véglegesen csak a mentést követően lesznek tárolva. A kiválasztott aktív űrlap eltérő színnel van jelölve a többihez képest. Kötelező mezők: A felületen bizonyos mezők kitöltése kötelező (ezek kitöltésének hiányában nincs lehetőség a Kérelem benyújtására). A kötelező mezők a felületen az adatdoboz mellett piros csillaggal vannak megjelölve. Kitöltést segítő funkciók: Az adatmezők között szerepelnek olyan cellák, amelyek elősegítik az adatbevitelt és kitöltéskor már társítják az adathoz tartozó értéket. A felületen a piros csillaggal jelzett mezők kitöltendőek, ide kell beírni az adatokat a Kérelem kitöltése során. Az adatok beírásához kattintson a kitölteni kívánt cellába. Az adatmezők közötti váltás a tabulátor billentyűvel, vagy az egér használatával lehetséges. Legördülő menük: A szabadszöveges adatbevitelen túl a választási lehetőség legördülő menü használatával történik. Jelölő mező: A Kérelem csak akkor adható be, ha a pályázó az előírt helyeken a megadott feltételeket elfogadta és ezt a jelölő dobozban elhelyezett pipával megjelölte. FONTOS! A bizonytalan internetkapcsolatból fakadó esetleges adatvesztés elkerülése érdekében a kitöltés közben használja gyakran a mentés gombot!
5. Örökbe fogadni szándékozók alkalmassági vizsgálat folyamatának indítása A főmenüben vigye az egér mutatóját a Munkafolyamat elnevezésű menüre, az alatta lenyíló almenüből válaszza ki az Alkalmassági vizsgálat/megújítás indítása funkciót és klikkeljen rá. 2. ábra: Örökbefogadásra alkalmasság folyamat indítása Az Alkalmassági vizsgálat/megújítás indítása funkciót választva megjelenik az Örökbefogadás új alkalmassági vizsgálat vagy megújítás folyamatának indítása elnevezésű felület, amelyen el lehet kezdeni az ügyfél Kérelmét feldolgozó eljárást. A TAJ folytatólagos begépelését követően lehetőség van Előzmények keresésére. Ehhez a TAJ, ill. a további adatok begépelését követően kattintson az Előzmények
keresése gombra. Amennyiben az ügyfél már nyújtott be kérelmet az örökbe fogadásra való szándék vonatkozásában, vagy alkalmassági vizsgálata elutasításra került az illetékes TEGYESZ eljárásában, akkor a nyilvántartó rendszerben beemelésre kerülnek az ügyfél adatai a hiányzó mezőkbe, valamint az Előzmények keresése gomb alatti mezőben látható az ügyfél és a hozzá kapcsolódó folyamat státusza, eredménye, hatálya. Amennyiben a nyilvántartásban rögzített ügyfél alkalmasságának megújítása a szándékunk, úgy kattintson a kék színű Alkalmasság megújítás indítása gombra. Ha az előzményezés lefuttatása során a felület alsó sorában a Még nincs előzményezés futtatva vagy nincs előzmény üzenet jelenik meg, úgy új ügyfélként szükséges felvezetni a Kérelmező adatait. Ehhez írja be a TAJ-t, a születési családi
és utónevet, a születési helyet és az időt, az anyja születési családi és utónevét, valamint a kérelmező nemét a megfelelő mezőkbe. Amennyiben új Kérelem kerül benyújtásra, úgy kattintson az Új alkalmassági vizsgálat indítása gombra. A megjelenő felület fejlécében láthatja az eddig bevitt adatokat, a kérelmező ügyfél nevét, ill. a technikai azonosítót. A Kérelem benyújtásának dátuma, ill. az Örökbefogadás módja mezők még üresek, tekintettel arra, hogy ezek az információs adatok még nincsenek rögzítve. Az alkalmassági vizsgálathoz ezen a felületen szükséges rögzíteni az Eljárás adatokat: Örökbefogadás módja legördülő menüből kiválasztható,
Országos keresés engedélyezése automatikusan Igen státuszban van, A Személyes tájékoztató és a kérelem benyújtásának időpontja az adatrögzítés napja, melyet a rendszer automatikusan beemel. Az Örökbe fogadni szándékozó személyek személyi adatai közül, amelyeket a kezdőlapon, az előzményezés során kitöltött, automatikusan átemelésre kerülnek. Amennyiben házaspár szándékozik örökbe fogadni, úgy az adat mezők egymás mellett helyezkednek el. A bal oldali az örökbe fogadni szándékozó anya, a jobb oldali az örökbe fogadni szándékozó apa. Ezen a felületen az alábbi (csillaggal jelölt) adatok kitöltése kötelező: TAJ; 9 számjegyből álló azonosító, folyamatos gépeléssel bevihető Családi név; szöveges mező Utónév; szöveges mező Születési családi név; szöveges mező Születési utónév; szöveges mező Születési hely; szöveges mező Születési dátum; adatbevitel esetén kiemelten fontos az év- hó- nap adatok közé és végére pontot rakni, az alábbiak szerint: xxxx.yy.zz. Amennyiben nincs pont a karakterek elválasztására, úgy a rendszer hibát fog jelezni, és nem enged tovább a folyamatban. Anya születési családi név; szöveges mező Anya születési utónév; szöveges mező Állampolgársága; legördülő menüből kiválasztható Családi állapota; legördülő menüből kiválasztható Neme; legördülő menüből kiválasztható Iskolai végzettsége; legördülő menüből kiválasztható Foglalkozása; szöveges mező
A Telefon és Email adatok megadása nem kötelező, de a kapcsolattartás során hasznos lehet. Az adatok rögzítése után legördítjük a felületet az egér gördítő gombjával, majd a további adatokat is rögzítjük.
Lakóhely mezőbe a Lakcímkártyán szereplő állandó lakcím rögzítése szükséges: Irányítószám begépelése közben egy legördülő menüből tudjuk kiválasztani a helyes számot, majd a nyilvántartás automatikusan beemeli az irányítószámnak megfelelő települést, ill. országot. Közterület neve; szöveges mező Közterület jellege; legördülő menüből kiválasztható Házszám, emelet, ajtó; szöveges mező. Az Életvitel szerinti tartózkodási helyhez másol, valamint Közös levelezési címhez másol gomb megnyomásával az állandó lakcím adatai automatikusan átemelődnek. A Közös levelezési címhez másol gomb természetesen csak házaspárok általi örökbefogadási szándék esetében releváns. Az Egészségügyi állapotra vonatkozó adat mező kitöltése kötelező; ez az ügyfél által, saját magát egészségesnek vagy nem egészségesnek valló adatok rögzítésére szolgál. (A háziorvosi vizsgálat eredménye itt még nem releváns.) Amennyiben minden csillaggal jelölt adat kitöltésre került, kattintson az Ellenőrzés gombra. Ezzel leellenőrizheti, hogy az adatok kitöltése teljes körű-e, vagy hiányos/téves. Amennyiben a rendszer hiányosságot vagy tévedést észlel az adatrögzítés kapcsán, úgy azt piros színnel jelzi a felületen, két helyen: a felső menüsor alatt, piros színnel,
valamint magát a mezőt is piros színnel jelzi, ahol az adatok korrekciója szükséges: Amennyiben minden adat rögzítésre került, kattintson a Mentés gombra, majd a Kérelem adatainak rögzítése kék gombra, alul.
A Kérelem adatainak rögzítését követően az alábbi képernyő látható: A nyilvántartó rendszer automatikusan a Szereplők fülre lép, de bármelyik fül kitöltésével folytatni lehet a kitöltést. A Szereplők fülön szükséges rögzíteni az eljárásban részt vevő személyeket, ill. az illetékes Gyámhivatalt. Az illetékes szakszolgálat a korábbi IDM regisztrációk mentén került beállításra az ügyintézők és pszichológusok számára. Az Örökbefogadási tanácsadó, valamint a Pszichológus szöveges mezőkbe az illetékes kollégák nevét rögzíteni szükséges.
A Háziorvos mezőben a név begépelésekor legördülő menüből kiválasztható a háziorvos neve. A Gyámhivatal szöveges mező kitöltése is szükséges. A Gyámhivatali ügyintéző szöveges mezőt csak abban az esetben szükséges kitölteni, ha ismert az ügyintéző.
A következő menüpont kitöltése következik a felső menüsorban, a Vagyoni helyzet fül: Itt szükséges megadni az alábbi adatokat (csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező): Lakáshasználat jogcíme; legördülő menüből kiválasztható Lakás komfortfokozata; legördülő menüből kiválasztható Lakás szobaszáma; szöveges mező Lakásban együtt élők száma; szöveges mező Az Életvitel szerinti tartózkodási hely adatok automatikusan átemelésre kerültek.
Jövedelem havi netto összege; szöveges mező, ahol szükséges kitölteni a pénznemet is Jövedelem forrása; be kell jelölni az ügyfélre jellemző aktuálisan érvényes mezőt. Amennyiben az Egyéb kerül kiválasztásra, megjelenik egy szabad szöveges mező, amelybe folyó szöveggel szükséges beírni a jövedelem forrását. Az adatok rögzítését követően, amennyiben az Ellenőrzés gombra kattintunk, úgy a fenti menüsor összes fülére elvégzi a program az ellenőrzést, így elégséges és ajánlott!- a Mentés gomb használata. Az Elvárások menüpontban az örökbe fogadni szándékozó gyermekkel kapcsolatos elképzeléseinek, elvárásainak rögzítése szükséges.
A Gyerekek száma szöveges mező, ide az örökbe fogadni szándékozó által örökbe fogadni kívánt gyermekek számát szükséges beírni. A Gyermekenkénti elvárások mezőben, 1., 2., 3., stb számokkal felsorolásra kerülnek az örökbe fogadni szándékozott gyermekekre vonatkozó életkori sajátosságok. FONTOS! Az Évtől és Hónaptól, ill. Évig és Hónapig mezők kitöltése, valamint a Nemre vonatkozó adatok kitöltése kötelező. A Minden igényelt gyermekre egyaránt vonatkozó elvárások szöveges mezőbe az örökbe fogadni szándékozó által, a gyermek korával, nemével kapcsolatos egyéb elvárások rögzíthetők. Amennyiben nincs elvárás, úgy a Nincs szót szükséges beírni. Ez nem kötelezően kitöltendő mező, de támogató információt tartalmaz a várakozás, valamint az engedélyezés folyamatának gyorsítására vonatkozóan, így ajánlatos kitölteni. Az Egészségi állapota mező kitöltése egy háromfokú legördülő listából történhet. A Családi háttérben előforduló betegségek, állapotok, valamint a Gyermek aktuális állapota mezők pontozással tölthetők ki, a Kérelmező szándékának megfelelően. Alap esetben minden érték Kizáró státusszal került beállításra. A mezők kitöltésének megerősítésére szükséges bepipálni A részletes elvárások kitöltését megerősítem gombot.
Az adatok rögzítését követően, amennyiben az Ellenőrzés gombra kattintunk, úgy a fenti menüsor összes fülére elvégzi a program az ellenőrzést, így elégséges és ajánlott!- a Mentés gomb használata. A fenti menüsorban a Család fülön az örökbe fogadni szándékozó családjában nevelkedő gyermekekre vonatkozó adatokat szükséges rögzíteni az Új gyermek hozzáadása gomb megnyomásával. Amennyiben az örökbe fogadni szándékozónak nincsen saját gyermeke, abban az esetben itt nem szükséges adatokat fölvinni. FONTOS! A Vagyoni helyzet fülön megadott Lakásban együtt élők számának koherensnek kell lennie a Család fülön megadott adatokkal. (Pl.: Amennyiben egy házaspár és egy gyermek közösségébe kívánnak örökbe fogadni egy gyermeket, úgy a Lakásban együtt élők száma: 3, a Család fülön pedig egy gyermekre vonatkozóan jelenik meg a kitöltendő adatmező.)
Az adatok rögzítését követően, amennyiben az Ellenőrzés gombra kattintunk, úgy a fenti menüsor összes fülére elvégzi a program az ellenőrzést. Ezen a felületen további adatrögzítés nem szükséges, így az Ellenőrzés gomb használata ebben a fázisban ajánlott! Az ellenőrzést követően mentsük a rögzített adatokat a Mentés gomb használatával. A továbblépés előtt az Iratok fülön szükséges létrehozni a Kérelem nyomtatványt, vagy amennyiben az ügyintéző nem kívánja a rendszer által felkínált iratsablont használni, úgy lehetősége van az irat scannelt formátumban rendszerbe való feltöltésére. Ezt a Csatolt fájl menüpontban a + Fájl kiválasztása gombra kattintva teheti meg. Amennyiben a rendszer által felkínált iratsablon kívánja használni, úgy az Új irat rögzítésére kattintunk, majd az Irat típus/sablon legördülő menüben ki kell választani a Kérelem iratot. A képernyő bal alsó sarkában az Irat előnézet generálása gombra kattintva megjelenik egy szerkeszthető felület, melyben a nyilvántartó rendszerben
már rögzített adatokkal feltöltött Kérelem látható. Az irat szerkesztése MS Office Wordnek megfelelő funkciók mentén került kialakításra, így az illetékes ügyintézőknek lehetőségük van a generált Kérelem szerkesztésére is. Ha a Kérelem iraton minden adat kitöltése helyes, elkészítjük az iratot az Irat elkészítése gomb segítségével. Ekkor a Rögzített iratok listáján látható a Kérelem, mely tovább szerkeszthető a Szerkesztés gombra kattintva, ill. a Véglegesít gombra való kattintás révén az irat véglegesítése történik. A ekkor újra kell kezdeni az iratgenerálási folyamatot. ikonra kattintva törölhető az irat, A Kérelem űrlap rögzítését követően a Nyilatkozat háziorvosi vélemény kéréséhez iratot készítjük el vagy töltjük föl scannelt formátumban. A nyilvántartó rendszer csak abban az esetben enged tovább, amennyiben mindkét irat vagy elkészítéssel vagy scannelt formátumban rendelkezésre áll a rendszerben.
FONTOS! Amennyiben házaspár kíván örökbe fogadni gyermeket, úgy ebből a nyilatkozatból az iratot mindkét fél részére külön szükséges elkészíteni. A Kérelem, a Nyilatkozat háziorvosi vélemény kéréséhez iratok után szükséges elkészíteni vagy scannelt formátumban feltölteni a Háziorvos megkeresése iratot is. Ha házaspár kíván örökbe fogadni, akkor mindkét fél vonatkozásában. Amennyiben minden irat feltöltésre került, kattintson az Alkalmassági vizsgálat elindítása gombra. Amennyiben valamelyik munkalapon hiányos az adatfeltöltés, vagy bármilyen hibát érzékel a rendszer, piros színnel jelöli a hiányzó adatok helyét. Ebben
az esetben visszatérünk a piros színnel jelzett munkalapra, és javítjuk vagy kitöltjük a hiányzó adatokat. Ha minden adatot rendben talál a rendszer, az Alkalmassági vizsgálat elindítása gombra kattintva a háziorvosi vizsgálat, a pszichológiai vizsgálat vagy a környezettanulmány jelenik meg a képernyőn, mivel ezek a vizsgálatok párhuzamosan történnek. Jelen kézikönyvünkben először az alábbi képernyő jelenik meg: Szükséges az iratgenerálás módszerével a Háziorvos által kitöltendő nyomtatványt elkészíteni, vagy a rendszerbe scannelt formátumba feltölteni. Lehetőség van az iratgenerálás során egy Háziorvos sürgetése iratot is elkészíteni, amennyiben az vizsgálat ideje ezt indokolttá teszi. A háziorvos által visszaküldött nyomtatvány alapján ezen az űrlapon szükséges kitölteni a vizsgálat időpontját, ill. a Háziorvosi szakvélemény örökbe fogadni
szándékozó személyről felületen a legördülő menüből kiválasztani a vizsgálat eredményére vonatkozó adatokat. Amennyiben bármelyik paraméter tekintetében az Igen válasz kerül kiválasztásra, úgy az örökbe fogadni szándékozó nem alkalmas. Természetszerűleg, amennyiben házaspár kíván örökbe fogadni, úgy mindkét személy vonatkozásában szükséges ezt az űrlapot kitölteni. A teljes adattartalom az Ellenőrzés gombbal ellenőrizhető, piros színnel vagy hibaüzenettel jelez a rendszer. Pótoljuk vagy javítsuk az esetlegesen jelzett hiányosságokat, majd a Vizsgálat lezárása gombra kattintva tovább léphetünk a rendszerben a pszichológiai vizsgálat funkcióra. A Háziorvosi vizsgálat lezárását követően a Pszichológia vizsgálat következik. Az iratok fülön elkészítjük a Tájékoztatás pszichológiai vizsgálat időpontjáról iratot. A pszichológiai vizsgálatra vonatkozóan kitöltjük a vizsgálat időpontját, helyét, az alkalmasság/alkalmatlanság eredményét, majd elmentjük a bevitt adatokat.
A Rögzített iratok listájában az alábbi iratokat láthatja: A Vizsgálat lezárása gombra kattintva a Környezettanulmányról való tájékoztatás, és a vizsgálat eredményének rögzítése a következő feladat.
A környezettanulmány helyszíne kapcsán az Életvitel szerinti tartózkodási hely adatokból automatikusan átemelésre került, azonban rögzíteni szükséges a környezettanulmány időpontját. Az óra megadása nem kötelező, a folyamat tovább léptethető, azonban az ügyintézők számára a hatékony munkavégzést, tervezést segíti, ha a rendszerben láthatják, hogy mely ügyfélhez mikor szükséges menniük.
Az iratok fülön lehetőség van egy értesítő levél generálására a Tájékoztatás környezettanulmány időpontjáról nevű sablon révén, ill. maga a Környezettanulmány generálására az alábbiak szerint: Az iratok elkészítése vagy scannelt formátumban való felcsatolását követően Ellenőrzés gomb (piros színű jelzés esetén korrekció), Mentés gomb, majd amennyiben teljes a vizsgálati eredményre vonatkozó adatfeltöltés, úgy Vizsgálat lezárása gombra kattintunk.
A három alkalmassági vizsgálat lezárását követően a szakszolgálat elkészíti javaslatát az örökbe fogadni szándékozók alkalmasságára/alkalmatlanságára vonatkozóan. A Vélemények összegzése fülön minden vizsgálati adat automatikusan átemelésre került, a szakszolgálat örökbefogadási tanácsadójának a képernyő alsó részében található A kérelmező személy(ek) örökbefogadásra alkalmasnak javasoltak mezőben szükséges a legördülő menüből kiválasztania, a szakszolgálat pozitív vagy negatív javaslatát, majd a Javaslat tervezet elkészítése gombra kattintva léphetünk tovább.
Az alkalmassági vizsgálatok eredményének ismeretében rögzíteni kell a rendszerben a gyermekekkel kapcsolatos javaslatot. Korábban, az örökbe fogadni szándékozó által megadott gyermekkel kapcsolatos elvárások automatikusan átemelésre kerülnek, azonban az örökbefogadási tanácsadó itt módosíthatja ezeket a vizsgálati eredmények függvényében. Javaslatot kell tenni továbbá az örökbe fogadni szándékozó személyek alkalmasságára/ alkalmatlanságára (két személy esetén azt vizsgálni, hogy az érintett személyek közösen alkalmasak-e). A TEGYESZ javaslat fül kitöltését követően az Irat fülön szükséges elkészíteni az örökbe fogadni szándékozó személy(ekk)el a javaslati tervet megismertető iratot. Alkalmasság esetén a Nyilatkozat az örökbefogadásra való alkalmasságra vonatkozó véleményekről elnevezésű irat a legördülő menüben, melyben az örökbe fogadni szándékozó nyilatkozik arról, hogy a szakszolgálat véleményét megismerte,
és azt elfogadja/nem fogadja el. Alkalmatlanság esetén a Nyilatkozat alkalmatlanság esetén iratot szükséges elkészíteni. Szükséges továbbá elkészíteni a Gyámhivatalnak javasolt alkalmasság és ügyfél értesítés iratot, amennyiben a vizsgálati eredmények negatívan zárultak, úgy a Gyámhivatalnak javasolt alkalmatlanság és ügyfél értesítés iratot. Ezt követően a Gyámhivatal felé megküldhető a TEGYESZ javaslat postai úton.
Amennyiben a vizsgálati eredmények szerint alkalmas az örökbe fogadni szándékozó, úgy kattintson a Tanfolyamon való részvétel gombra, amennyiben a vizsgálatok negatív eredményt hoztak, és alkalmatlan az ügyfél, úgy kattintson az Alkalmatlansági javaslat vizsgálata gombra, ehhez a képernyő aljára kell gördítenie a felületet. Az alkalmatlansági javaslat vizsgálat esetén a felső menüsorban megjelenik a Gyámhatósági döntés, melyben az illetékes Gyámhivatal adatai automatikusan átemelésre kerültek, a Gyámhivatal ügyintézője pedig olvasási funkcióval láthatja a
korábban rögzített adatokat. Az olvasási funkció azt jelenti, hogy látja a bevitt adatot, de azon módosítani nem tud. Jelenleg a Gyámhatóság nem rögzít adatot a nyilvántartó rendszerben, így az alkalmatlanságról szóló határozatot a szakszolgálat munkatársának szükséges scannelt formátumban föltölteni a nyilvántartó rendszerbe.
Amennyiben a vizsgálati eredmények alapján az örökbe fogadni szándékozó alkalmas, és a Tanfolyamon való részvétel gombra kattintottunk, úgy az alábbi képernyőt láthatjuk: A Tanfolyamok fül legördülő menüjéből válasszuk ki az aktuális tanfolyamot, majd kattintsunk a Részt vesz ezen gombra, így a tanfolyamhoz kapcsolódó adatok átemelésre kerülnek a Tanfolyam, amin a részvétele tervezett adatokhoz. Ezután az Irat fülön szükséges az Értesítés tanfolyamról irat elkészítésére, amennyiben postai úton történik az örökbe fogadni szándékozó tájékoztatása. (A nyilvántartó rendszer későbbi fejlesztési szakaszában lehetőség lesz a telefonon történő értesítés
rögzítésére egy Megjegyzés mezőben, jelenleg kötelező az irat elkészítése, a rendszer nem engedi a továbblépést.)
Amennyiben az örökbe fogadni szándékozó elvégezte a tanfolyamot, rögzíteni szükséges a tanfolyam regisztrációs számát és szükséges a tanúsítvány feltöltése is. Értelemszerűen, amennyiben házaspár kíván örökbe fogadni gyermeket, úgy minden folyamatot duplán szükséges elvégezni; két tanfolyamon való részvételt rögzítünk, két értesítő iratot generálunk, két regisztrációs számot rögzítünk, és két tanúsítványt töltünk föl a nyilvántartó rendszerbe.
Házaspárok örökbe fogadó szándéka esetén, az adatokkal feltöltött képernyőn az alábbi felület látható: Amennyiben minden adat kitöltésre került, és az Ellenőrzés gomb lenyomása után nincs piros színnel jelzett hiba vagy hiányosság, úgy a Mentés gombbal mentse el a bevitt adatokat, majd kattintson a Tanácsadás, egyeztetés gombra.
A pozitív alkalmassági vizsgálati eredmények, ill. a sikeres tanfolyam elvégzését követően az alábbi képernyő látható: Az Elvárások fülön a rendszer automatikusan átemeli az örökbe fogadni szándékozó szülő gyermekkel kapcsolatos elvárásaira vonatkozó adatait. Amennyiben a TEGYESZ javaslata ettől eltérő, itt lehetősége van módosítani azt.
A Tanfolyamon való részvétel fülre szintén átemelésre kerültek a korábbi fázisban rögzített adatok: Az Iratok fülön elkészíteni szükséges az alkalmasság megállapításához kapcsolódó iratokat, úgymint: Nyilatkozat a szakszolgálat javaslatának megismeréséről, melyben az örökbe fogadni szándékozó nyilatkozik, hogy a TEGYESZ javaslatát megismerte s azt elfogadja/nem fogadja el, Nyilatkozat az örökbefogadásra való alkalmasságra vonatkozó véleményről, melyben az örökbe fogadni szándékozó nyilatkozik, hogy az alkalmassági vizsgálat eredményei alapján hozott szakszolgálati javaslatot megismerte s azt elfogadja/nem fogadja el, Gyámhivatalnak javasolt alkalmasság és ügyfél értesítés: a gyámhatóság felé megküldendő szakszolgálati javaslathoz kapcsolódó formalevél, melyet postai úton megküldeni szükséges az illetékes gyámhatóság felé a vizsgálati eredményeket alátámasztó iratokkal, úgymint: a kérelmet, a környezettanulmányt, a pszichológiai vizsgálat eredményét, az örökbefogadás előtti tanácsadás és a felkészítő tanfolyam
elvégzését igazoló iratot, a háziorvosi/szakorvosi igazolásokat, az örökbe fogadni szándékozók nyilatkozatát. Amennyiben mindhárom, alkalmassági javaslathoz kapcsolódó szakszolgálati irat elkészült, kattintson a Javaslat a Gyámhivatal számára gombra.
Amennyiben új alkalmassági vizsgálat/ok lefolytatására van szükség, úgy a nyilvántartó rendszerben rögzíteni szükséges azokat. Erre itt lehetősége van, ha az Új alkalmassági vizsgálat indítása gombra kattint. A megjelenő képernyőn a legördülő menüből válassza ki, mely vizsgálatot szeretné újra elindítani: Ebben az esetben a kiválasztott alkalmassági folyamathoz kapcsolódóan újra rögzíteni szükséges a vizsgálati eredmény/ek adatait. Ha új alkalmassági vizsgálat lefolytatása nem indokolt, a Javaslat a Gyámhivatal számára gombra kattintva a vélemények összegzésének és a javaslat elkészítésének folyamata következik. A következő képernyő három menüpontból álló felületének első kitöltendő munkalapja a Javaslat a Gyámhivatalnak fülön, az Alkalmasságra vonatkozó javaslat gyámhivatal felé történő továbbításának időpontja. FONTOS! A dátumok rendszerben való rögzítése során kiemelten fontos az év- hó- nap adatok közé és végére pontot rakni, az alábbiak szerint: xxxx.yy.zz.
A Vélemények összesítése fülön a három vizsgálat eredményének adatai automatikusan átemelődtek a korábban kitöltött vizsgálati adatok mentén, módosításuk itt nem lehetséges:
Az Iratok fülön szükséges elkészíteni az iratsablon segítségével, vagy scannelt formátumban feltölteni a Gyámhivatalnak javasolt alkalmasság és ügyfél értesítés dokumentumot. FONTOS! A dátumok rendszerben való rögzítése során kiemelten fontos az év- hó- nap adatok közé és végére pontot rakni, az alábbiak szerint: xxxx.yy.zz. Az irat elkészítése, vagy feltöltése után kattintson a képernyő aljára gördítve az Eljárás az alkalmassá nyilvánításról kék gombra.
A folyamat következő lépésében a szakszolgálat tanácsadójának rögzítenie kell a gyámhatósági döntés adatait, a Gyámhatósági döntés fülön. (A Személyi adatok, Vagyoni helyzet, Elvárások, TEGYESZ javaslat, Család, Szereplők, Vélemények összesítése fülek automatikusan átemelésre kerültek, így ezek kitöltése nem szükséges.) A Gyámhatósági döntés fülön az örökbe fogadni szándékozó számára örökbe adható gyermekre vonatkozó adatokat kell rögzíteni. Az örökbe fogadni szándékozó szülő által megadott gyermekkel kapcsolatos elvárások automatikusan átemelésre kerültek, azonban a gyámhatóság ettől eltérő ajánlása nyomán az adatok módosíthatók.
Ezután az Iratok fülön fel kell tölteni a gyámhatósági határozatot az alábbiak szerint: Ezután az iratgenerálás segítségével a legördülő menüből kiválasztva készítse el az Értesítés nyilvántartásba vételről dokumentumot, majd kattintson a Határozat az alkalmasságról gombra:
A következő munkalapon összesítve látható a Kérelem benyújtásától kezdődően az alkalmassági eljárás ügymenetének egyes tevékenységeihez kapcsolódó időpontjai. Rögzíteni szükséges a gyámhatósági határozat jogerőre emelkedésének dátumát, majd a rögzítést követően kattintson az Alkalmassá nyilvánítás gombra. Az alkalmassági vizsgálat itt lezárul, az Alkalmassá nyilvánítás gombbal az örökbe fogadni szándékozó bekerült a nyilvántartó rendszerbe.
6. Örökbe fogadni szándékozók alkalmassági vizsgálat folyamatának megszüntetése A Megszüntetés funkció a Saját feladataim listáján az érintett kérelemhez kapcsolódó Megszüntetés feladat megnyitásával végezhető el. A megszüntetéshez ki kell tölteni az összes kötelező mezőt és fel kell csatolni vagy el kell készíteni a megszüntetés okához tartozó iratot. A megszüntetés okát legördülő listából lehet kiválasztani: Megszüntetés kérelemre Amennyiben van olyan vizsgálat, amelyik negatív, az örökbe fogadni szándékozó kérheti, hogy a TEGYESZ az eljárást szüntesse meg. Ezeken kívül az örökbe fogadni szándékozó az eljárás bármelyik szakaszában kérheti a vizsgálatok megszüntetését egy írásbeli nyilatkozat benyújtásával. Megszüntetés hivatalból Ha az örökbe fogadni szándékozó nem működik együtt, a TEGYESZ hivatalból megszüntetheti az eljárást.
Ha a kérelmet technikai okok miatt vissza kell vonni, akkor a Megszüntetés hivatalból okot kell megadni. 7. Saját feladataim Az Örökbefogadási Nyilvántartó Rendszer Főoldalán, a Munkafolyamat fül, Saját feladataim lapján, az illetékes szakszolgálaton dolgozó örökbefogadási tanácsadó által elindított, folyamatban lévő, vagy lezárt alkalmassági vizsgálatok érhetők el. A képernyőt legördítve a keresőmezők után listázott formában jelennek meg a rendszerben már rögzített örökbe fogadni szándékozó ügyfelek, valamint az alkalmassági folyamat aktuális státusza. A TAJ szám, név, és egyéb adatok kitöltése ismeretében megkereshető az ügyfél, és az alkalmassági folyamat rögzítése a legutóbbi mentett állapottól folytatható tovább.
8. Folyamatok A Munkafolyamat fül Folyamatok lapján lehetőség van különböző szűrők beállítása révén keresni az örökbe fogadni szándékozókra a rendszerben. Lehetséges a szabad szöveges mezőkbe beírt adatokra rákeresni, ill. a legördülő menükben az alábbi szűrési beállítások mentén kereshetünk a rendszerben: Státusz alapján: folyamatban lévő vagy lezárt ügy, Eredmény alapján: alkalmatlan, alkalmas, visszavont eljárás Iskolai végzettség szerint Megye szerint
9. Törzsadatok 8.1. Ügyfelek A Törzsadatok fül, Ügyfelek munkalapján az örökbe fogadni szándékozó adatainak kitöltése révén lehetőség van keresést indítani a rendszerben. Itt a képernyő alján listázásra kerül minden, az adott illetékességi területhez tartozó örökbefogadási tanácsadó örökbe fogadni szándékozó ügyfele. Amennyiben az itt található adatmezők kitöltése után az adott ügyfelet nem találja meg a nyilvántartó rendszerben, akkor új alkalmassági vizsgálat indításával az adatokat föl kell vinni a nyilvántartó rendszerbe. Ehhez a képernyő aljára kell görgetnie, és ott az Új ügyfél felvétele gombra kattintson.
8.2. Orvosok A Törzsadatok fül Orvosok munkalapján található, az alkalmassági vizsgálatban közreműködő háziorvosok/szakorvosok adatbázisa. A nyilvántartó rendszerbe az alkalmassági vizsgálatban részt vevő háziorvosok/szakorvosok adatbázisa feltöltésre került, így lehetőség van a jelölt paraméterek mentén történő keresésre. Amennyiben a keresés a mezők kitöltése után nem hozott eredményt, úgy az Új orvos felvétele gombra kattintva fölvezethetjük az örökbe fogadni szándékozó alkalmasságát vizsgáló háziorvos/szakorvos adatait.
A háziorvosi/szakorvosi alkalmassági vizsgálat adatainak rögzítése során a háziorvos személye ebből az adatbázisból kerül átemelésre.
8.3. Tanfolyamok A Törzsadatok fül a Tanfolyamok lapján az alkalmassági folyamathoz kapcsolódó tanfolyamok rögzítése vagy a nyilvántartó rendszerben már rögzített tanfolyamokra való keresés tehető meg. Az alkalmassági folyamathoz kapcsolódó tanfolyam rögzítése ebből az adatbázisból kerül átemelésre az örökbe fogadni szándékozó tanfolyamhoz rendelése során.
10. Formanyomtatványok A Formanyomtatványok fülön a Gyermek egészségi állapotára vonatkozó dokumentum, üres Kérelem, a háziorvosi/szakorvosi vélemény kérésére vonatkozó nyilatkozat letöltése lehetséges.