Iratkezelési Szabályzat

Hasonló dokumentumok
A Szent Imre Katolikus Általános Iskola egyedi iratkezelési és iratmegsemmisítési szabályzata

Iratkezelés, szabályzatok. Összeállította: Horváth Józsefné Okl. adószakértő

MESEKERT TERMÉSZETKÖZELI ÓVODA. Iratkezelési szabályzat. Készítette: Szabó Gabriella óvodavezető

Ügyviteli-iratkezelési szabályzat

ÜGYIRAT ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

A Griff Íjász Egyesület Elnökségének 3/2014/( ) ELN. sz. Határozata a Griff Íjász Egyesület Iratkezelési szabályzata

A MAGYAR GYÓGYSZERÉSZI KAMARA PEST MEGYEI SZERVEZETÉNEK IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

I. ÁLTALÁNOS FOGALMAK

ÜGYVITELI ÉS IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

ÜGYIRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Irattári műhelybeszélgetés Iratkezelési szabályzat

SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT

Gyula és Környéke Többcélú Kistérségi Társulás Kistérségi Irodájának. Iratkezelési Szabályzata. Hatályos: március 30.

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

A Körös-szögi Kistérség Többcélú Társulása Kistérségi Irodájának IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

A Diamond Property Care Kft. iratkezelési szabályzata

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

SOLA SCRIPTURA. IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Azonosító kód: SZ19 Verzió: 2. Dátum: Preambulum

Az Újhartyáni Német Nemzetiségi Általános Iskola IRATKEZELÉSI ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

A Hotel Síkfőkút Kereskedelmi és Vendéglátó Kft. - Hotel Síkfőkút*** és Étterem iratkezelési szabályzata

SZEKSZÁRDI I. BÉLA GIMNÁZIUM, KOLLÉGIUM ÉS ÁLTALÁNOS ISKOLA

A BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA SZABÁLYZATA A BÉLYEGZŐK ÉS PECSÉTEK BESZERZÉSÉRŐL, HASZNÁLATÁRÓL ÉS SELEJTEZÉSÉRŐL

Egységes Irat- és dokumentumkezelő rendszer (2016.) Semmelweis Egyetem Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság

A PÓSA UTCAI ÓVODA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

A BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA SZABÁLYZATA A BÉLYEGZŐK ÉS PECSÉTEK BESZERZÉSÉRŐL, HASZNÁLATÁRÓL ÉS SELEJTEZÉSÉRŐL

MTA NYELVTUDOMÁNYI INTÉZET BÉLYEGZŐ HASZNÁLATI SZABÁLYZATA

5. számú melléklet Iratkezelési szabályzat

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Jelen szabályzatban foglaltak alkalmazása a Duna-Mix Kft. teljes vezényelt és polgári alkalmazotti állományára vonatkozóan kötelező.

Szabályzat a bélyegzők használatának rendjéről

I. Függelék A TTK HÖK hivatalos elérhetőségei

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

: Az Ör. 7. számú melléklete helyébe e rendelet melléklete lép. : Ez a rendelet a kihirdetése napján lép hatályba. A rendelet kihirdetve:

A NAGYKANIZSAI ZRÍNYI MIKLÓS - BOLYAI JÁNOS ÁLTALÁNOS ISKOLA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

Az ÓBUDAI EGYETEM SZABÁLYZATA BÉLYEGZŐK és PECSÉTEK BESZERZÉSÉRŐL, HASZNÁLATÁRÓL és SELEJTEZÉSÉRŐL

A Pécsi Tudományegyetem. Szervezeti és Működési Szabályzatának 12. számú melléklete. A Pécsi Tudományegyetem Iratkezelési Szabályzata

BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA. Rektor. BMF-RH-1475/08. Budapest, június 3.

Farkasréti Általános Iskola. Iratkezelési Szabályzata

A Rockenbauer Felsőoktatási Nonprofit Kft. egyedi iratkezelési szabályzata

EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM KOLLÉGIUMI HALLGATÓI RÉSZÖNKORMÁNYZAT IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

NAGYECSED VÁROS JEGYZŐJÉNEK 1/2002. /VI.04./ szabályzata (módosításokkal egységes szerkezetben)

Iratkezelés ellenőrzése, az ellenőrzés részletes feladatai Dr. Kenyeres István Budapest Főváros Levéltára főigazgató Belső Ellenőrök Társasága II.

A Zrínyi Ilona Gimnázium és Kollégium Iratkezelési szabályzata

1. Bevezetés. 2. Értelmezések

Sipkay Barna Kereskedelmi, Vendéglátóipari, Idegenforgalmi Középiskola, Szakiskola és Kollégium

LIPTÁK GÁBOR VÁROSI KÖNYVTÁR. Balatonfüred BÉLYEGZŐ HASZNÁLATI SZABÁLYZATA

A szombathelyi Kutyamenhely Alapítvány BÉLYEGZŐ HASZNÁLATI SZABÁLYZATA

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT költségvetési intézmény részére

A KOMLÓI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL JEGYZŐJÉNEK 4/2017. (III.9.) UTASÍTÁSA a Komlói Közös Önkormányzati Hivatal Iratkezelési Szabályzatáról

Iratkezelési szabályzat

EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM GYÓGYPEDAGÓGIAI FŐISKOLAI KAR GYAKORLÓ ÓVODA ÉS KORAI FEJLESZTŐ IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

A vagyonnyilatkozat őrzéséről és kezeléséről szóló szabályzat Budapest, november

ÜGYVITELI ÉS IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Iktatószám: /2013. Cím: 5300 Karcag, Zádor út 3. Telefon: +36 (59) Honlap:

Ügyviteli és iratkezelési szabályzat

Az előterjesztést a Kormány nem tárgyalta meg, ezért az nem tekinthető a Kormány álláspontjának

A MISKOLCI EGYETEM BÉLYEGZŐINEK KÉSZÍTÉSE, NYILVÁNTARTÁSA ÉS HASZNÁLATA

ÚTMUTATÓ POLGÁRMESTERI MUNKAKÖR ÁTADÁS-ÁTVÉTELÉHEZ

DUNAÚJVÁROSI EGYETEM CÉGSZERŰ ALÁÍRÁS ÉS BÉLYEGZŐHASZNÁLAT, NYILVÁNTARTÁS SZABÁLYZAT

Magyar Idegenforgalmi és Területfejlesztési Közhasznú Egyesület IRATKEZELÉSI ÉS IKTATÁSI SZABÁLYZAT

Általános Iskola. irattárazási szabályzat. Thököly u. 37. Intézmény OM-azonosítója: Önkormányzata

1. Értelmező rendelkezések

Hatályos: május 26-tól

IRATKEZELÉSI ÉS IRATTÁROZÁSI SZABÁLYZAT

BÉLYEGZŐHASZNÁLATI SZABÁLYZAT

SZEGEDI TUDOMÁNYEGYETEM

SZÉCHENYI ISTVÁN TÉRSÉGI INTEGRÁLT SZAKKÉPZŐ KÖZPONT MISKOLC BÉLYEGZŐ NYILVÁNTARTÁS ÉS BÉLYEGZŐKEZELÉSI SZABÁLYZAT

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

TECHNOLÓGIAI ÚTMUTATÓ A KI-, ÉS BESZÁLLÍTÁS SZOLGÁLTATÁS IGÉNYBE VÉTELÉHEZ

ZALA MEGYEI LEVÉLTÁR Zalaegerszeg, Széchenyi tér 3.

Tartalomjegyzék. 4 Irattári terv Záró rendelkezések Mellékletek... 9

Ügyviteli és iratkezelési szabályzat

Iratkezelési szabályzat

Ügyviteli és iratkezelési szabályzat

melléklet SALGÓTARJÁNI MADÁCH IMRE GIMNÁZIUM ÜGYVITELI ÉS IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

Ügyiratkezelési Szabályzat

A Tan Kapuja Buddhista Gimnázium és Általános Iskola. egyedi Iratkezelési szabályzata

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

A Rédei Móra Ferenc Általános Iskola iratkezelési szabályzata (2016. január 1-től)

ÜGYVITELI SZABÁLYZATA IKTATÓSZÁM: JÓVÁHAGYOM: MÁRCIUS 26. OPSZ ELNÖK. Hatálybalépés: január 1. (visszamenőlegesen)

SZEGED MEGYEI JOGÚ VÁROS KÖZGYŰLÉSE Jogi, Ügyrendi és Közbiztonsági Bizottsága Elnöke

1.1. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya

Budapesti Módszertani Szociális Központ és Intézményei Iratkezelési Szabályzat a módosításokkal egységes szerkezetbe foglalva

Diasort hatályosította: Fejesné TaskóTünde, augusztus 15. Ügyviteli munka. Szervezetek tevékenysége

S Ü N I Ó V O D Á K Budapest XII. Németvölgyi út Budapest XII. Orbánhegyi út 18. Tel/fax: OM: Iratkezelési Szabályzat

ÉRTESÍTŐ 2016/28. SZÁM TARTALOM

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

DOKUMENTUMOK ÉS MINŐSÉGÜGYI FELJEGYZÉSEK KEZELÉSE

Budapest XVIII. Kerületi Vörösmarty Mihály Ének-zenei Nyelvi általános Iskola és Gimnázium OM:035322

Kozármisleny Város Polgármesteri Hivatal ÜGYRENDJE

IRATKEZELÉSI ÉS IKTATÁSI SZABÁLYZAT

MISKOLCI EGYETEM HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY ÜGYRENDJE

KÖZPONTI ÉRKEZTETÉSI ÜGYNÖK SZOLGÁLTATÁS (KÉÜ)

SZMSZ 2. sz. függelék. A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata (ügyrend)

A Budapest I. Kerületi Kosztolányi Dezső Gimnázium egyedi iratkezelési szabályzata

SZERVEZETI ÉS MÛKÖDÉSI SZABÁLYZAT

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 2. SZ. MELLÉKLET

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT I. ÁLTALÁNOS FOGALMAK

Átírás:

Iratkezelési Szabályzat Orosháza 2012 1

Tartalomjegyzék I. Általános rendelkezések...3 II. A levél minősítése...3 III. A küldemények átvétele és felbontása...3 IV. A levelek nyilvántartásba vétele...4 V. A levelek irattárba helyezése, irattári kezelés...5 VI. A levelek selejtezése...6 VII. Egyéb iratkezelési feladatok...6 1. számú melléklet...7 2

I. Általános rendelkezések Készült: A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. (VI. 30.) törvény, valamint a minisztériumok és az országos hatáskörű államigazgatási szervek iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 40/1998. (III. 6.) Korm. rendelet alapján. A szabályzat a Justh Zsigmond Városi Könyvtár (a továbbiakban könyvtár) levelek és postai küldemények átvételének, iktatásának, nyilvántartásának, tárolásának szabályait rögzíti. Levélnek kell tekinteni és e szabályzatban előírt módon kezelni az intézmény valamennyi szervezeti egységéhez érkezett küldeményeket. Nem kell levélnek tekinteni a rendszeresen kapott hivatalos lapokat (közlönyöket), propagandaanyagokat, munkaügyi nyilvántartásokat, mutatványszámokat, meghívókat. II. A levél minősítése 1. Az államtitkok körbe, illetve szolgálati titok körbe tartozó adatot tartalmazó levelet minősíteni kell. 2. Államtitkot illetve szolgálati titkot tartalmazó iratnak minősül az, amit a könyvtárvezető annak minősít. 3. Az államtitkot tartalmazó iratot "szigorúan titkos", a szolgálati titkot tartalmazó iratot pedig "Titkos" jelöléssel kell ellátni. A minősítési jelöléssel egy időben fel kell tüntetni a minősítés időbeli hatályát, ha az nem lehetséges "visszavonásig" jelölést kell feltüntetni. A minősítés időbeli hatályát az iktatólapon is jelezni kell. 4. A minősítés érvényességi időpontjának lejártát követően az irat minősítése külön intézkedés nélkül megszűnik. Ezt követően az iratot az általános szabályok szerint kell kezelni. III. A küldemények átvétele és felbontása 1. A levelek, küldemények átvétele 1.1. A könyvtár címére vagy annak munkatársai nevére postán vagy kézbesítővel érkező iratokat vagy küldeményeket csak könyvtáros veheti át. 1.2. A küldemények átvételével megbízott, úgynevezett postai meghatalmazással rendelkező dolgozó feladata minden munkanapon 10 óráig a bérelt postafiók kiürítése (a küldemények postahivatalban történő átvétele), az átvett postaanyag zárható táskában történő hiánytalan beszállítása és átadása az olvasószolgálatos könyvtáros részére. A postai meghatalmazás kiadásáról és nyilvántartásáról a könyvtárigazgató köteles gondoskodni. 1.3. A küldeményeket átvevő személy köteles ellenőrizni, hogy: - a címzés alapján jogosult-e a küldeményt átvenni, - az átadási okmányban és a küldeményben lévő iktatószám azonos-e, - az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlen-e, - az iraton jelzett mellékletek meg vannak-e. 1.4. Ha sérült vagy felbontott levél, küldemény érkezik, akkor arra az átvevő "sérülten érkezett" vagy "felbontva érkezett" jelzést köteles rávezetni. 3

1.5. A postahivataltól történő átvétel során az ajánlott, tértivevényes és csomagküldemények sérülése vagy a tapasztalt egyéb rendellenességet a posta alkalmazottjával a postakönyvbe be kell íratni. 1.6. A téves címzés vagy helytelen kézbesítés következtében érkezett küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges vissza kell küldeni a feladónak. 1.7. A tértivevénnyel érkezett küldemény átvételénél a kézbesítés igazolására szolgáló rovatot ki kell tölteni és a tértivevényt a feladónak vissza kell küldeni. 2. A küldemény felbontása 2.1. A könyvtár címére érkezett leveleket - a névre szóló küldemények kivételével a könyvtárigazgató bonthatja fel. 2.2. A névre szóló küldeményeket minden esetben felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani. 2.3. Amennyiben a névre szóló sk. jelöléssel ellátott küldemény a szervezetet érintő hivatalos iratot tartalmaz, a címzett azt felbontás után tartozik iktatás, illetve nyilvántartásba vétel céljából azonnal a könyvtárigazgatóhoz eljuttatni. 2.4. A levelek, küldemények felbontása során ellenőrizni kell, hogy az irat és annak mellékletei hiánytalanul megérkeztek-e, az észlelt hiányt a felbontást végző dolgozónak az iratra rá kell vezetni. 2.5. A "titkos" és szigorúan titkos" jelzésű leveleket csak a könyvtárigazgató bonthatja fel. 2.6. A levél téves felbontásakor, valamint abban az esetben, ha a felbontás után derül ki, hogy az irat a titkos ügykezelés szabályai szerint kezelendő, a borítékot újra le kell zárni. A felbontás tényét a levél borítékján "tévesen felbontva" jelzéssel, keltezéssel és aláírással kell ellátni, majd a címzetthez továbbítani. 2.7. Ha a levél határidőben történő továbbításához jogkövetkezmény fűződik (pályázati, fizetési, fellebbezési határidő stb), vagy ha a küldő adatait csak a borítékról lehet megállapítani, a borítékot minden esetben az irathoz kell rögzíteni. IV. A levelek nyilvántartásba vétele 1.1. A küldeményeket és a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó leveleket iktatni kell. Kivételt képeznek a visszaérkezett tértivevények, hivatalos lapok, propaganda és reklám célokat szolgáló kiadványok, munkaügyi nyilvántartások. 1.2. A levelek iktatása sorszámos rendszerben történik. Minden levélnek numerikus sorrendben iktatószámot (sorszámot) kell adni. A sorszámot minden évben 1-gyel kell kezdeni, a sorszám második, / jel utáni részének az adott évszámnak kell lenni, és megszakítás nélkül kell folytatni az év végéig (pl. 1/2012). 1.3. A leveleket - a hivatali okokból szükséges soron kívüli iktatástól eltekintve - az érkezés napján, de legkésőbb a következő munkanapon iktatni kell. 1.4. A szervezethez érkezett, iktatásra kötelezett leveleket a könyvtárigazgató sorszámmal látja el. A sorszámot a levél első oldalára úgy kell elhelyezni, hogy írást ne fedjen és rovatait pontosan ki lehessen tölteni. 1.5. A levelek iktatására az év kezdetén egy újonnan nyitott elektronikus dokumentumot kell használni. (1. számú melléklet) Az elektronikus dokumentum elérése a helyi hálózaton: file:///halozat/kozos/csaba/levelek/levelek.ods Az elektronikus dokumentumot minden év végén a könyvtárvezető nyomtatja ki, aláírásával és bélyegzővel hitelesíti, majd iktatja a lefűzött levelek mellé. 1.5. A levél sorszámozásával egyidejűleg és azzal megegyezően az elektronikus dokumentum- 4

ba be kell jegyezni - a sorszámot, - a levél keltét, - a feladó/címzett nevét, - a levél tárgyát. 1.6. A levél tárgyának meg kell egyeznie az eredeti levelen feltüntetett tárggyal, ha az nincs, az ügy tárgyát legjobban jellemző szavakat kell tartalmaznia. V. A levelek irattárba helyezése, irattári kezelés 1. A könyvtárban működő irattárak: 1.1. kézi irattár az igazgató irodájában, mely a tárgyévi és a tárgyévet megelőző 3 év iratanyagát tárolja, 1.2. központi irattár a raktárban, mely a régebbi iratanyagot őrzi. 2. A levél kézi irattárba helyezése 2.1. A további érdemi intézkedést nem igénylő, sorszámmal ellátott leveleket a kézi irattárba kell helyezni. 2.2. A levelet irattárba helyezése előtt a könyvtárigazgató köteles átvizsgálni abból a szempontból, hogy - a kezelői utasítások végrehajtása megtörtént-e, - az elektronikus dokumentumban fel van-e sorolva valamennyi levél. 2.3. A postán tértivevénnyel küldött levelek irattári példányait csak akkor szabad irattárba helyezni, ha az átvételt igazoló tértivevény visszaérkezett és az irathoz való csatolása megtörtént. 2.4. A leveleket az irattári sorszámok növekvő sorrendjében kell lefűzni. 2.5. A kézi irattárban a leveleket műanyag borítású mappákban kell tárolni. Minden mappafedélre rá kell vezetni - az iktatás évét, - a mappában elhelyezett levelekhez tartozó elektronikus dokumentum kinyomtatott, bélyegzővel és aláírással hitelesített példányát. 3. A levél központi irattárba helyezése 3.1. A tárgyévet megelőző 3 évnél régebbi keletű, teljes naptári év leveleit a központi irattárba kell elhelyezni a raktárban. A kézi irattár érintett leveleinek raktárba történő elhelyezését a könyvtárigazgató köteles elvégezni a tárgyévet követő év március 31-ig. 3.2. A raktárban a leveleket külön-külön kell kötegelni (dobozokban elhelyezni) és minden kötegen (dobozon) fel kell tüntetni az irattári jelet. 4. Az irattár működése 4.1. Az irattárat tűz, víz és külső behatolás ellen védetté kell tenni. 4.2. Az irattárból ügyiratot kiadni csak hivatalos használatra, maximum 30 napra lehet. 4.3. Más szerv (esetleg személy) részére betekintés céljából iratot kölcsönözni csak az igazgató engedélyével lehet. 4.4. A kivett anyagokat - legkésőbb - a visszaadásra megjelölt határnappal vissza kell adni az irattár részére. A visszaadási határidő letelte után rendkívüli esetben - az engedélyezőtől hosszabbítást lehet kérni. 4.5. Amennyiben az ügyirat a visszaadásra megjelölt határidő leteltéig nem érkezett vissza, az 5

ügyirat visszaadását a könyvtár vezetőjének sürgetni kell. 4.6. Az irattárból kivett levelet csak az iratanyag teljességének ellenőrzése után lehet irattárba helyezni. VI. A levelek selejtezése 1. A könyvtár iktatott leveleit nem szabad selejtezni. VII. Egyéb iratkezelési feladatok 1. Iratok kezelése a könyvtár megszűnése esetén 1.1. A könyvtár megszűnése esetén, annak vezetője köteles gondoskodni az iratok további elhelyezéséről. 1.2. Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, vagy helyette új szervet létesítenek, iratait a feladatot átvevő szerv irattárába kell elhelyezni. 1.3. Ha a szerv jogutód nélkül szűnik meg, feladatait más szerv sem veszi át, az iratok elhelyezéséről a felügyeleti szerv gondoskodik az illetékes levéltár bevonásával. 2. A hiányzó, illetve elvesztett iratok ügyének rendezése 2.1. Az ügyirat elvesztése, jogtalan megsemmisítése, hiánya munkajogi felelősségrevonást illetve fegyelmi büntetést von maga után. 2.2. Az ügyirat elvesztésének, jogtalan megsemmisítésének, eltűnésének okát és körülményeit - az irat eltűnésének észlelésétől számított 3 napon belül a könyvtárigazgatónak ki kell vizsgálnia. 3. Bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések 3.1. A könyvtárban címeres körbélyegzőt a hivatalos kiadványokra, a kiadmányozási jogkörrel rendelkezők sajátkezű aláírásához, illetve a másolatok hitelesítéséhez, valamint a küldemények lezárásához és átvételéhez lehet használni. 3.2. Tilos üres lapokat, ki nem töltött nyomtatványokat bélyegzővel ellátni, illetve a másolatot hitelesíteni, ha azt a könyvtárigazgató még nem írta alá. 3.3. A bélyegző használója felelős a bélyegző rendeltetésszerű használatáért és biztonságos őrzéséért. Ezért a bélyegzőt - csak hivatali munkájával kapcsolatban használhatja, - a hivatali idő befejezése után illetve a hivatali helyiségből való távozáskor köteles elzárni, - munkaviszony megszűnésekor köteles az ügykezelőnek visszaadni, - ha elvesztette (vagy az valami oknál fogva eltűnt), köteles a fenntartónak azonnal jelenteni. Orosháza, 2012. szeptember 30. Buzai Csaba könyvtárigazgató 6

file:///halozat/kozos/csaba/levelek/levelek.ods 1. számú melléklet Iktatószám Kelt Címzett Levél tárgya 1/2012 2/2012 3/2012 4/2012 5/2012 6/2012 7/2012 8/2012 9/2012 10/2012

file:///halozat/kozos/csaba/levelek/levelek.ods Iktatószám Kelt Feladó Levél tárgya 1/2012 2/2012 3/2012 4/2012 5/2012 6/2012 7/2012 8/2012 9/2012 10/2012