etr where ver yo u are.etr Hallgatói tájékoztató
Kedves Elsőéves hallgatónk! Szeretnénk megkönnyíteni az Ön számára az etr tanulmányi rendszer használatbavételét, amelyet az ország több egyeteme sikerrel alkalmaz a hallgatói tanulmányokkal és adminisztrációval kapcsolatos ügyintézés elektronikus támogatására. A következő néhány oldalon összefoglaljuk a rendszerrel kapcsolatos legfontosabb információkat, valamint röviden bemutatjuk a leggyakrabban használt eszközöket, funkciókat. Tartalom Mi az az etr?... 3 Belépés az etr-be... 4 Kurzusfelvétel... 5 Vizsgajelentkezés... 8 Szakosodás... 10 Beállítások... 12 2
Mi az az etr? Az ETR (Egységes Tanulmányi Rendszer) egy olyan elektronikus nyilvántartás, amelyben az egyetem az oktatással, oktatásszervezéssel kapcso latos adatokat tárolja. Ezekre az adatokra épülve a rendszer különböző szolgáltatásokat biztosít tanulmányi ügyintézőknek, oktatóknak és hallgatóknak. A rendszert az országban jó pár felsőoktatási intézmény használja, többek között az Eötvös Loránd Tudományegyetem, a Pécsi Tudományegyetem és a Szegedi Tudományegyetem. Ebben a rendszerben a hallgatók nyomon követhetik tanulmányaik alakulását, tárgyakat (kurzusokat) vehetnek fel, megtekinthetik órarendjüket, vizsgára jelentkezhetnek, minor képzést vagy szakirányt választhatnak, üzeneteket fogadhatnak a rendszer webes felületein keresztül. Alaprendszerként az ETR olyan egyetemi szolgáltatásokat lát el adat okkal, mint a Coospace, amely az egyetemi tanulmányok során a kapcsolat - tartás és kommunikáció egyik elsődleges eszköze, vagy a Modulo, amely az e-ügyintézést támogatja az intézményben webes űrlapok (pl. beirat kozási lap) biztosításával. 3
Belépés az etr-be A rendszert a http://www.tr.pte.hu címen érheti el, amely biztonságos adatkapcsolatot felépítve az ETR login oldalára továbbítja a kérést. Az ETR-be az egyetemen kapott egyedi azonosító kódjával (EHA kód) és a hozzá tartozó, szintén az egyetemtől kapott jelszóval léphet be. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy az ETR megfelelő használatához böngészőjében a felugró (pop-up) ablakok használatát a weboldalon engedélyeznie kell, bizonyos műveletek esetében ugyanis ezek használata megkerülhetetlen. Belépés után a képernyő bal oldalán az egyetemi hirdetőtáblára feltett hirdetéseket olvashatja, jobb oldalon a rendszerben nyilvántartott elérhetőségi adatait látja. A rendszerből küldött üzenetek az itt feltüntetett e-mail címre fognak megérkezni. Az e-mail cím módosításához kattintson az elérhetőségi adatok alatt megjelenő adatok módosítása linkre. Az események felirat alatt olyan üzenetek fogadják, amelyeket webes üzenetként továbbítottak az Ön számára. A rendszerben nyilvántartott személyes adatait a felső menüsorban található Adataim menüben tudja megtekinteni. Ez magában foglalja a pénzügyi adatok nyilvántartását is, azaz a menü funkcióin keresztül nyomon tudja követni tartozásait, az átutalt ösztöndíjakat vagy az Ön tartozásairól kiállított számlákat. 4
Kurzusfelvétel A különböző jelentkezési folyamatok a féléves tanulmányok szervezésének legfontosabb időszakai. A Jelentkezések menüpontban alapvetően kétféle műveletet tud elvégezni: kurzusra jelentkezést és vizsgára jelentkezést. A menüsor Kurzusfelvétel menüpontjában tudja felvenni az adott félévben hallgatni kívánt tárgyakat (kurzusokat). A kurzusfelvételi műveletekre csak az ún. Kurzusfelvételi időszakban van lehetősége, melynek idejét a képzés karán állítják be. Kurzust felvenni a webes felületen csak a kurzusfelvételi időszakban lehet! A már meghirdetett kurzusok megtekintése azonban a kurzusfelvétel kezdete előtt is lehetséges (amennyiben a kar láthatóvá teszi a kurzusokat), ez segít - het a kurzusfelvétel előzetes tervezésében. Az ETR-ben a tanulmányok nyilvántartása ún. képzéseken történik, egyes szakokhoz elég egy képzést elvégezni, más szakok esetében a szak elvégzése moduláris jelleggel több képzés teljesítését kívánja meg. A képernyő jobb oldalán kell kiválasztania a képzést, amelyikhez kurzusokat kíván felvenni. Az oldal tetején azt is látja, hogy a kiválasztott képzés melyik szakjához kapcsolódik, illetve azt, hogy a kiválasztott képzésben az adott félévben milyen az Ön hallgatói státusza (állapot). Vannak olyan hallgatói státuszok, amelyek nem teszik lehetővé a kurzusfelvételt (pl. a passzív állapot). Ha Ön úgy találja, hogy a rendszerben nyilvántartott státusz nem megfelelő, forduljon az illetékes kar tanulmányi hivatalához. 5
A kurzusfelvétel négy módon történhet: ajánlat alapján mintatanterv alapján tanterv alapján keresés alapján Ajánlat alapján egy olyan választéklistát lát, amely a kari beállítások alapján a meghirdetett kurzusok egy részét tartalmazza, figyelembe véve az Ön képzését, évfolyamát, korábbi teljesítéseit stb. Mintatanterv alapján a meghirdetett kurzusokat képzésének szakirányai és a tárgy ajánlott féléve alapján szűrheti le. A tanterv alapú kurzusfelvételben képzésének ETR-ben nyilvántartott tantervi struktúráját látja, legfelső szintjén a képzés egyes szakirányai (ún. ösvények), alatta a képzés mérföldkövei és ezeken belül a képzés tantárgyai, tárgyelemei jelennek meg. Azok a tantervi egységek, amelyeket a tanulmányai során már teljesített, zöld színben jelennek meg. A fastruktúrában ki tudja jelölni azokat a tárgyelemeket, amelyekben kurzust kíván felvenni (ha van az adott tárgyelemben meghirdetett kurzus). Keresés alapján is tud a meghirdetett kurzusok között válogatni az oktató nevére, névtöredékére, a kurzus kódjára vagy címére keresve. Bármelyik irányból indította is a kurzusfelvételét, egyszerre tetszőlegesen több kurzust kiválaszthat felvételre. A felvétel gomb megnyomása után a rendszer a kari beállításoknak megfelelően kiértékeli a kurzusfelvételt és amennyiben az ellenőrzések nem találnak hibát, a kurzus felvétele megtörténik. Ellenkező esetben hibaüzenetben megjelenik a kurzus felvétel sikertelenségének oka. Az előfeltételek és ellenőrzések tartalmának meghatározása a kari tanulmányi adminisztráció hatáskörébe tartozik. 6
A felvett kurzusok megjelennek a Kurzusfelvét el menüpont induló oldalán, itt van lehetősége a kurzusfelvételi időszakban a kurzus leadására a felvett kurzus sorában látható ikonra kattintással. A kurzusfelvételek csak akkor jutnak érvényre, ha a kurzusfelvételét minden képzésén (ahol vett fel kurzust) lezárja. A lezárás során olyan kari ellenőrzések futnak, amelyek a teljes kurzusfelvétel együtt ellenőrzik. A kurzusfelvétel lezárását a Kurzusfelvétel menüpont főoldalán megjelenő lezár gombbal tudja elvégezni. Ne felejtse el minden képzésén a kurzusfelvételét lezárni még a kurzusfelvételi időszak vége előtt! A lezáratlan kurzusfelvételek később megakadályozzák, hogy a felvett kurzusokon vizsgára jelentkezhessen. Korábbi féléveinek kurzusfelvételét a Tanulmányok menü Kurzusaim menüpontjában tudja áttekinteni. Ebben a menüpontban a félévet kiválasztva az adott félév összes kurzusfelvételét látja. A listában a kurzusokkal kapcsolatos kommunikációs funkciók elérésére is lehetősége van, mint a Kurzusfórum, Kurzus mail, Infosheet. A Kurzusfórum a kurzus résztvevői számára biztosított fórum funkció. A Kurzus mail segítségével az oktató vagy a kurzus hallgatói e-mail üzenetet küldhetnek egymásnak, amennyiben a részt vevők e-mail címe a rendszerben ismert. Az Infosheet-en keresztül az oktató félévközi értékeléseket tehet közzé úgy, hogy minden érintett hallgató csak a saját értékelését látja. 7
Vizsgajelentkezés A félév végén a tanszékek a felvett kurzusokra vizsgaalkalmakat hirdetnek meg. Az ETR-en keresztül Önnek lehetősége van a meghirdetett időpontok közül a megfelelőre jelentkezni. A vizsgára jelentkezés funkció szintén a Jelentkezés menüben érhető el, a Vizsgára jelentkezés menüpontban. Az oldal jobb felső része ebben az esetben is az alapparaméterek beállí tására alkalmas, vizsgajelentkezés esetében azt a szakot kell kiválasztania, amelynek felvett kurzusain vizsgára kíván jelentkezni. A vizsgajelentkezés oldalon négy fülön navigálhat az egyes funkciók között. Az első két fülön tudja elvégezni vizsgajelentkezéseit, a vizsganaptárban azoknak a vizsgáknak az időpontját tekintheti meg, amelyekre eddig jelentkezett, az eredmények fülön pedig az adott félévben szerzett jegyeiről kaphat információt. Ha a kurzusok irányából közelíti meg a vizsgajelentkezést, akkor kód szerinti sorrendben a kiválasztott szakon felvett kurzusait látja, és a kódok melletti ikonra kattintva lenyitva látja a kurzushoz meghirdetett vizsgaidőpontokat. Az egyes időpontok mellett megjelenő műveleti linkekre tudja a feljelent - kezést egy-egy időpontra elvégezni, amennyiben az adott időpontra a feljelentkezés engedélyezett. Ha valamelyik időpontra van már jelentkezése és a lejelentkezés még lehetséges, a lejelentkezést az előbbiekben említettekhez hasonló módon tudja végrehajtani. A fel- vagy lejelentkezés sikeréről felugró ablak tájékoztatja. A Kurzusok nézetben arra is lehetősége van, hogy egy kurzus egyik vizsgaidőpontjáról átjelentkezzen egy másik időpontra. Ehhez az adott kurzus kódjára kell kattintania, amelynek hatására egy felugró ablakban megjelenik a kurzus néhány alapadata és egy táblázatban a hozzá meghirdetett vizsgaidőpontok. 8
Ha valamelyik időpontra van már jelentkezése és az időpontról a lejelentkezés engedélyezve van, akkor a megjelenik az felirat. Átjelentkezéshez első lépésben kattintson erre a feliratra. Ha van a kurzuson még olyan időpont, ahol a feljelentkezés engedélyezett, akkor ezek mellett az felirat jelenik meg. A feliratra kattintva az átjelentkezés folyamat megkezdődik. Ha a vizsgaidőpontok felől végzi el a műveletet, akkor egy alapértelmezés szerint kurzuscímekre rendezett listában, tud egyszerre több időpontra feljelentkezést megkísérelni vagy egyszerre tud bizonyos időpontokról lejelent - kezni, másokra pedig feljelentkezni (ahol a fel- vagy lejelentkezés engedélyezve van). A listát tetszőlegesen rendezheti bármelyik oszlop (pl. akár a vizsgák időpontja) szerint az oszlopfejlécre kattintva. Az is előfordulhat, hogy az oktató olyan vizsgát ír ki, amelynél eleve felveszi Önt a vizsgalapra. Az ilyen vizsgalapokat teljesítéslapok -nak nevezzük. Az oktatók elsősorban akkor használják, ha egy közös vizsgaalkalom (pl. zárthelyi dolgozat) van, ahol minden hallgatónak kötelező megjelenni, vagy a teljesítés a vizsgaidőszak során folyamatos (pl. dolgozatok beadásával történik) és nincs értelme külön időpontok meghirdetésének. Az is előfordul, hogy egy-egy vizsgát vagy teljesítéslapot időpont nélkül hirdet - nek meg az időpont meghatározásának nehézsége miatt (pl. a fenti említett folyamatos teljesítés esetén). A vizsgaidőpontok listájában a teljesítéslapra vonatkozó jelentkezései is természetesen láthatóak. 9
Szakosodás Sok egyetemi szak esetében alapképzésben (de gyakran mesterképzésben is) a felvételi eljárás csak részben határozza meg a képzés tartalmát, mivel a diploma megszerzéséhez a felvett képzésen belül szakosodni, más szakirány felé orientálódni kell. Ha valaki például mesterképzésben tanári szakpáron kívánja folytatni tanulmányait, ehhez alapképzésben minor képzés felvételével meg kell alapoznia a második tanár szak felvételét. A választott szakirányra, minor képzésre stb. bekerülés során a tanszékek az elbírálási folyamat részeként döntenek arról, hogy melyik hallgató melyik programra kerülhet be. Az ETR-ben a folyamat támogatására a felvételi rendszerhez hasonlóan működő szakosodás funkciót alakítottunk ki. Ebben a hallgató választhat a felajánlott programok közül és jelentkezéseit sorba rendezheti, így a felvételihez hasonlóan lesz 1. helyen, 2. helyen stb. megjelölt jelentkezése. A kis-felvételi eljárás szabályait mindig az érintett karokon dolgozzák ki, beleértve, hogy egy hallgató hány helyre jelentkezhet, egy jelentkezésében egyszerre maximum hány programot jelölhet meg mekkora kreditértékben. A jelentkezést Ön az Ügyintézés menü Jelentkezés szakosodásra menüpontjában tudja végrehajtani. A felső paraméter sávban szokás szerint ki kell választania, hogy melyik képzésén kíván szakosodni (melyik félévben). Amennyiben a képzésen szakosodási időszak van (ezt a karon állítják be), akkor megjelennek azok a jelent - kezési típusok, amelyekben valamilyen programot kell választani a képzés teljesítéséhez (elképzelhető például, hogy párhuzamosan két jelentkezés is fut: az egyik a minor képzések felvételére, a másik specializáció választásra már amennyiben ez a kettő nem zárja ki egymást). Az adott jelentkezési típusnál az is meg van adva, hogy hány sorrendezett jelentkezés lehetséges, egy-egy jelentkezésben felvett programok kreditszáma minimum és maximum mennyi lehet, illetve, hogy egy jelentkezés minimum és maximum hány program felvételét jelenti. 10
Az Új jelentkezés gombra kattintva lehet megtekinteni, hogy az adott képzésben az adott jelentkezés típusban a kar milyen programok felvételét ajánlotta. Ezek közül lehet egy jelentkezésbe a kar által meghatározott számút beleválogatni (jellemzően jelentkezésenként egyet) a lista utolsó oszlopában megjelenő Hozzáad gomb megnyomásával. A jelentkezés az összeállított jelentkezési csomagon a Mentés gomb megnyomásával történik. Ilyenkor lefutnak azok az ellenőrzések, amelyeket a kar a jelentkezési szabályok alapján határozott meg. Sikeres jelentkezés esetén a választott program(ok) bekerülnek a jelentkezési sorrend következő helyére. A jelentkezések sorrendjén utólag is tud még módosítani (a jelentkezési időszakon belül), az egyes jelentkezések mellett megjelenő Fel, Le gombok segítségével. 11
Beállítások A rendszerben több olyan beállítást lehet tenni, amelyek az egyes oldalak gyors elérését vagy a rendszer egyes funkcióinak testreszabását teszi lehetővé. Erre alapvetően a Beállítások menü funkciói alkalmasak. A menüben négyféle művelet elvégzésére van lehetősége: 1) Elérhetőségi adatok beállítása, módosítása 2) Üzenetküldés beállításai 3) Webes felület indítási beállításai 4) Jelszó módosítás Az egyes funkciókat az oldal tetején megjelenő fülek segítségével érheti el. Az elérhetőségi adatok beállítása a levelezési cím, mobil telefonszám, saját weblap és e-mail cím beállításait jelenti. Utóbbi megadása azért különösen fontos, mert a rendszer több, Önt érintő esemény bekövetkeztekor (pl. jegy beírásakor) automatikusan generál üzenetet, amelyet az itt megadott e-mail címre próbál elküldeni. Hasonlóképpen a tanulmányi adminisztráció vagy az oktató is ezen a címen éri el Önt a legkönnyebben különböző információkkal. Fontos kiemelni, hogy megadhat publikus és nem publikus e-mail címet. Amennyiben az előbbit választja, akkor a rendszerben szereplő többi szereplő számára az e-mail címe kereshetővé válik. Ez esetenként hasznos lehet, pl. az oktató közvetlenül a megadott címre is tud e-mail üzenetet küldeni. Az üzenetküldés beállításaiban azt tudja szabályozni, hogy milyen típusú üzeneteket kíván fogadni vagy letiltani a rendszerből. A kérhető üzenetek száma és típusa intézményi beállításoktól függ, mint ahogyan az is, hogy kérhető- e egy adott üzenettípusból e-mail vagy sms jellegű üzenet. Az indítási beállítások funkciónál azt tudja szabályozni, hogy alapértelmezésben milyen nyelven jelenjen meg a webes felület belépés után, mi legyen az 12
alapértelmezett főmenü (ha hallgatóként és oktatóként vagy dolgozóként is van joga a rendszerhasználathoz), illetve mi jelenjen meg gyorselérési menüpontként a webes felület tetején (a menüsor alatt) a Kedvencek sávban. A Kedvencek sáv: A jelszó megváltoztatása menüpontban tudja belépési jelszavát megváltoztatni. A megadható jelszavak köre (minimum karakterszám, jelszó komplexitás) az intézmény biztonsági házirendjének beállításaitól függ, de az adatok biztonsága érdekében mindenképpen érdemes minél komplexebb jelszót megadni..etr wherever you are 13