Ú TM U T A TÓ AZ ÚTRAVALÓ Ö S ZTÖ NDÍJPRO G RAM ELLENŐ R ZÖ T T A D A TRÖ G ZÍ TÉSI FELÜLETÉNEK K EZELÉSÉHEZ 2 0 1 3 / 2 0 1 4 Az Útravaló Ösztöndíjprogram a https://utravalo.emet.gov.hu/esely_2013 címen érhető el. R E GI S ZTRÁCIÓ Az első belépést megelőzően a Bejelentkezés oldalon az e-mailben kapott regisztrációs kóddal és a közoktatási intézmény OM azonosítójával az intézmény vezetőjének a közoktatási intézményt regisztrálnia szükséges a rendszerben. Ehhez a Regisztráció feliratra szükséges kattintani. A regisztrációs kód a Közoktatási Információs Rendszerben az Intézmény adatai ban megadott vezetői e-mail címre került megküldésre. A Regisztráció oldalon a következő adatokat kérjük megadni: - a Regisztrációs kód mezőben az e-mailben megküldött 6 számjegyű kódot - az OM kód mezőben a közoktatási intézmény 6 számjegyű OM azonosítóját.
A fenti adatok rögzítése után az Adatok ellenőrzése gombra kattintva a rendszer ellenőrzi a regisztráció szabályszerűségét. Az ellenőrzés után megjelenő regisztrációs oldalon kérjük, hogy a regisztráló intézményvezető adja meg azt a Bejelentkezési nevet és azt a Jelszót (legalább 6 karakterűnek kell lennie!), amit a későbbiekben használni kíván. Kérjük, hogy a bejelentkező névnél a regisztráló intézményvezető teljes nevét adja meg. A közoktatási intézményt regisztráló folyamat a Regisztráció gomb megnyomásával zárul.
B E J E L ENTKEZÉS A sikeres regisztráció után a rendszer Bejelentkezés oldala jelenik meg, ahol a regisztráció során megadott felhasználó névvel és jelszóval, valamint a közoktatási intézmény OM azonosítójával lehet belépni a rendszerbe a Bejelentkezés gombra kattintva. A DM I NI S ZTRÁCIÓ Ú J F ELH AS ZNÁLÓ Az Adminisztráció / Felhasználók kezelése menüpont alatt az intézményvezető jogosult új felhasználó(k) rögzítésére. A rendszer használata során három felhasználói csoportot különböztetünk meg: - Intézményvezető: az első regisztráló, aki jogosult a másik két csoportba tartozó felhasználók adminisztrálására és a pályázatok zárására. Közoktatási intézményenként egy intézményvezető jogosultsággal rendelkező felhasználó lehet. - Intézményi adminisztrátor: jogosult a közoktatási intézmény (székhelyi és tagintézményi) pályázati adatainak rögzítésére és szerkesztésére. - Tagintézményi adminisztrátor: csak a hozzárendelt telephelyeken rögzített tanulók és mentorok adatait rögzítheti és szerkesztheti. Az Új felhasználó rögzítése gombra kattintva az alábbi adatok megadásával rögzíthető az új felhasználó: - Felhasználó név: az új felhasználó által a későbbiekben használni kívánt név. Kérjük a becenevek, és az iskola megnevezések használatát kerüljék. - Teljes név: a felhasználó teljes neve. - E-mail cím: a felhasználó saját e-mail címe, amelyre a rendszer használatához szükséges jelszót a rendszer megküldi. - Jogosultsági csoport: Intézményi adminisztrátor vagy Tagintézményi adminisztrátor választható. - Tagintézmény: amennyiben a jogosultsági csoportnál Tagintézményi adminisztrátor jogosultságot adtak meg, a felhasználóhoz telephelyet kell választani.
Az új felhasználó rögzítése a Mentés gomb megnyomásával zárul. Az új felhasználó a rendszerbe az Új felhasználó rögzítése során megadott felhasználói névvel, a rögzítés során megadott e-mail címre megküldött jelszóval, valamint a közoktatási intézmény OM azonosítójával léphet be. Az új felhasználó sikeres rögzítése után ismételten a Nyitólap jelentkezik. A Nyitólapon a pályázat lebonyolításához kötődően aktuális hírek jelennek meg, melyet a Támogatáskezelő frissíti. Az oldal jobb oldalán található az a Dokumentumtár, ahol szerződéskötéssel, változások bejelentésével, záróbeszámoló elkészítésével kapcsolatos sablonok, útmutatók találhatók. Az oldalon a Nyitóhír alatt az intézmény pályázataival kapcsolatos hibalisták is láthatóak lesznek, ezek javítása nélkül a pályázatok nem zárhatóak.
A Nyitólap fejlécén (amely innentől minden oldalon ugyanaz) ekkor megjelennek a következő információk: A Felhasználó jelölés alatt az aktuálisan belépett felhasználó teljes neve és mellette zárójelben a bejelentkezéshez használt felhasználói neve látható. Alatta a Csoport címszónál pedig a felhasználó csoportja jelenik meg. Az Aktuális intézmény alatt az aktuálisan kiválasztott intézmény látható. Az Aktuális telephely alatt az aktuálisan kiválasztott telephely adatai láthatók (ha létezik). Egy másik telephely választásához a Telephelyválasztás gombra kattintva jelenik meg egy lista, ahol a telephely kiválasztható. A fejléc jobb felső sarkában található a Kilépés gomb, melyre kattintva a felhasználó kiléphet a rendszerből. Alatta szerepel a Kiléptetés: ÓÓ:PP:MM visszaszámláló, amely az automatikus kiléptetés időpontját mutatja.
A D A TRÖ G ZÍ TÉS Az Adatrögzítés menüpontra kattintva van lehetőség rögzíteni az intézményi, mentori és tanulói adatokat. Az Adatrögzítés / Intézményi adatok kezelése menüpont alatt az intézményvezető vagy az intézményi adminisztrátor szerkesztheti az intézmény pályázattal kapcsolatos adatait. Az Intézményi törzsadatokat a rendszer a Közoktatási Információs Rendszer adatbázisából emeli át, azok módosítására a közoktatási intézménynek nincs lehetősége. Kérjük, ellenőrizzék az adatok helyességét. Amennyiben az intézményi törzsadatokban változás történt, a pályázat lezárását megelőzően e-mailben (lásd publikus e-mail címek listáját a www.emet.gov.hu oldalon) a változást jelző adatlap aláírt, lepecsételt másolatát beszkennelve vagy postai úton írásban kérelmezzék az adatváltozás átvezetését a Támogatáskezelőnél az 1381 Budapest, Pf.: 1411. címen. A változás bejelentéséhez szükséges dokumentum elérhető az adatrögzítési felület Nyitólap/Dokumentumtárában.
Az Intézményi pályázati adatok és a 2013/2014. tanévhez kötődő intézményi adatok rögzítésénél kérjük, hogy valamennyi mezőt töltsék ki. A pályázat rögzítése során lehetőség van arra, hogy a Mentés gombra kattintva hiányos adatokkal mentsék el az űrlapot, vagy a már rögzített adatokat később módosítsák, de a pályázat csak az összes kötelező mező kitöltésével lesz zárható. A hiányzó mezők kitöltésére a Nyitólapon található hibalista figyelmeztet.
Az Adatrögzítés / Mentori adatok kezelése menüpontban van lehetőség a mentori pályázati adatok rögzítésére, illetve a már rögzített mentori adatok szerkesztésére vagy a mentori adatlap törlésére. Az Új mentor rögzítése gombra kattintva a felhasználók rögzíthetik a mentori adatokat. A mentor 11 számjegyű oktatási azonosítójának megadásával, majd az Adatok importálása gombra kattintással lehetőség van a Közoktatási Információs Rendszerben megadott pedagógus alapadatok átemelésére. Az átemelt adatok szerkeszthetőek, javíthatóak. Figyelem! Kérjük, hogy a mentor személyes adatainak helyességét ellenőrizzék le! A mentori adatok rögzítése során lehetőség van arra, hogy a Mentés gombra kattintva hiányos adatokkal mentsék el az űrlapot, de az alábbi három mező kitöltése már az első alkalommal kötelező: - Mentor teljes neve, - Születési dátum, - Adóazonosító jel. Figyelem! A rendszer ellenőrzi, hogy az adóazonosító jel megfelel-e a születési dátumnak, és csak olyan adóazonosító jelet fogad el, amely az adóazonosító jel képzés szabályának megfelel. A hiányzó mezők kitöltésére a Nyitólapon található hibalista figyelmeztet, a pályázat hibás vagy hiányos mentori adatokkal nem zárható. Amennyiben a pályázatot benyújtó mentor nem kizárólag a munkáltató közoktatási intézményben kíván pályázatot benyújtani, úgy a munkáltató közoktatási intézmény az érintett mentor adatainak, és az érintett közoktatási intézmény nevének és OM azonosítójának megadásával jogosult felkérni (emailben) a Támogatáskezelőt arra, hogy az érintett mentor adatlapjához a megnevezett intézmény is hozzáférjen. Ebben az esetben a megnevezett intézmény a mentori adatok szerkesztésére nem jogosult, csak a pályázat szerkesztésénél veheti fel saját pályázatába a mentort, és hozzákapcsolhatja a mentor által mentorálandó tanuló(ka)t. Figyelem! A rendszer ellenőrzi, hogy egy mentor legfeljebb 5 tanulót mentorálhat (beleértve a továbbfutásra jelölt tanulókat is).
Az Adatrögzítés / Tanulói adatok kezelése menüpontban van lehetőség a tanulói pályázati adatok rögzítésére, illetve a már rögzített tanulói adatok szerkesztésére vagy a tanulói adatlap törlésére. Az Új tanuló rögzítése gombra kattintva a felhasználók rögzíthetik a tanulói adatokat. A tanuló 11 számjegyű oktatási azonosítójának megadásával, majd az Adatok importálása gombra kattintással lehetőség van a Közoktatási Információs Rendszerben megadott tanulói alapadatok átemelésére. Az átemelt adatok szerkeszthetőek, javíthatóak. Figyelem! Kérjük, hogy a tanuló személyes adatainak helyességét ellenőrizzék le! A tanulói adatok rögzítése során lehetőség van arra, hogy a Mentés gombra kattintva hiányos adatokkal mentsék el az űrlapot, de az alábbi három mező kitöltése már az első alkalommal kötelező: - Tanuló teljes neve, - Születési dátum, - Oktatási azonosító jel. Amennyiben a tanuló, a pályázat benyújtásakor már rendelkezik adóazonosító jellel, kérjük a tanulói űrlapon tüntessék fel a pályázó adóazonosító jelét is. Amennyiben a tanuló nem rendelkezik adóazonosító jellel, a nem rendelkezik adóazonosító jellel felirat előtti kis négyzetet kell kijelölni (pipát kell tenni). Figyelem! A rendszer ellenőrzi, hogy az adóazonosító jel megfelel-e a születési dátumnak, és csak olyan adóazonosító jelet fogad el, amely az adóazonosító jel képzés szabályának megfelel. A hiányzó mezők kitöltésére a Nyitólapon található hibalista figyelmeztet, a pályázat hibás vagy hiányos tanulói adatokkal nem zárható. A tanulóhoz telephely is megadható, így ha az intézményvezető vagy az intézményi adminisztrátor rögzít valamelyik telephelyhez tartozó tanulót, akkor az adott telephely tagintézményi adminisztrátora is szerkesztheti majd az adatait.
P Á LYÁZAT NYITÁS, T A N ULÓ - M E NTO R P ÁROK KIEJLÖ L ÉS E, ZÁRÁS A Pályázat menüpontra kattintva van lehetőség a felületen pályázatot nyitni, tanuló-mentor párokat kijelölni és a pályázatot lezárni. A Pályázat / pályázat nyitás menüpontban van lehetősége az intézményvezetőnek pályázatot indítani. Csak olyan pályázat indítható, amely a közoktatási intézmény feladatellátásának megfelel. A pályázat nyitása az alprogram nevére kattintással történik. Pályázat indításakor a rendszer egy négy számjegyű sorszámot generál, amely sorszám egyben a pályázat regisztrációs kódja is (ez lesz később a pályázat azonosító kódja). Ameddig egy pályázathoz semmilyen adat nem kerül rögzítésre, a művelet visszavonható.
A Pályázat / Tanuló-mentor párok kijelölése menüpontban az elindított pályázatokhoz rendelhetők a pályázatot benyújtani kívánó tanuló-mentor párok. A menüpontban a Pályázat kiválasztása gombra kattintva választható ki, hogy mely pályázathoz kívánnak tanuló-mentor párokat rögzíteni. A gomb megnyomása után két oszlop jelenik meg, bal oldalon a mentorok, jobb oldalon a beosztandó tanulók. Mindkét oldalon a Kereső gomb segítségével szűkíthető a korábban már rögzített mentorok vagy tanulók listája.
A tanuló mentor pár összerendezése során meg kell keresni a tanuló nevét, majd a tanuló nevére kattintva, a gombot folyamatosan lenyomva, rá kell húzni a tanulót jelölő dobozt a megfelelő mentor dobozára, majd felengedni a gombot (drag and drop módszer). Ha a művelet sikerült, a tanuló kikerül a tanuló listából, és a mentor dobozában jelenik meg. A tanuló-mentor párok összerendezése során lehetőség van a már létrehozott kapcsolat megszüntetésére a tanuló neve mellet található gomb használatával. Figyelem! Kizárólag az Út a középiskolába alprogram esetében a 2013/2014-es tanévben csak az tanuló nyújthat be pályázatot, akinek a 2012/2013-as tanév végi tanulmányi átlaga eléri a 3.50-et. A program engedi a tanulói adatok rögzítését - mivel nincs még alprogramhoz kijelölve a tanuló-, illetve a tanuló-mentor párok összerendelését is, azonban figyelmeztet arra, ha a tanuló tanulmányi eredménye nem felel meg a pályázat kiírásának, pályázatot sem enged ilyen adatokkal lezárni. A Pályázat / pályázat lezárása menüpontban van lehetősége az intézményvezetőnek a pályázat lezárására. A pályázatok külön-külön is zárhatóak. Figyelem! Pályázatot csak az intézményvezetői jogosultsággal rendelkező felhasználó zárhat le, és csak abban az esetben, ha a pályázatban szereplő összes mentor és tanuló adata helyes és az intézményi alapadatokban sincs hiányzó adat.
Figyelem! A pályázat lezárása után a pályázat nem nyitható vissza, a pályázati adatok nem módosíthatóak. A pályázat sikeres lezárása után a rendszer jelzi, hogy mely pályázatok dokumentumainak nyomtatására van lehetőség. A pályázati anyagot az ellenőrzött adatrögzítési felület automatikusan generálja a pályázat lezárásakor és tartalmazza a pályázat azonosításához szükséges alapadatokat (pályázó intézmény neve, székhelye, OM azonosítója, a pályázat regisztrációs száma, a pályázat vonalkódja). A rendszer a pályázati anyag minden lapját ellátja a pályázat vonalkódjával (bal felső sarokban) és az egyes pályázati űrlapokat az adott űrlap vonalkódjával (jobb felső sarokban). A kinyomtatandó pályázat ikonjára kattintva a rendszer megkezdi a pályázati anyag PDF formátumú generálását. A rendszerből kinyomtatott pályázati anyag az alábbi dokumentumokból áll: - pályázati fedlap; - intézményi űrlap; - intézményi nyilatkozatok; - tanulói űrlap(ok); - tanulói nyilatkozat(ok); - szülői (törvényes képviselői) nyilatkozat(ok); - mentori űrlap(ok); - mentori nyilatkozatok.
Figyelem! A kinyomtatott pályázati anyagot a megfelelő aláírásokkal és bélyegzővel kell ellátni, majd a pályázati felhívásban meghatározott kötelező mellékletekkel (0. és 8. számú mellékletek) postai úton is el kell juttatni az Emberi Erőforrás Támogatáskezelő címére. Figyelem! A roma származásról történő önkéntes nyilatkozat esetén a helyi, vagy a területi, vagy az Országos Roma/Cigány Önkormányzat ajánlását a pályázati felhívás 8. sz. mellékletében található formanyomtatványon szükséges benyújtani. Sikeres pályázást kívánunk!