Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Címzetes Fıjegyzıjétıl 2170 Aszód, Szabadság tér 9 Tel: 28/500-666 Fax: 28/400-575 Email: jegyzo.aszod@invitel.hu 3319-17/2009 szám Elıterjesztés Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzat elfogadására Tisztelt Képviselı-testület! Aszód Város Önkormányzat képviselı-testülete elsı ízben 2009 május 21.-én megtartott testületi ülésen tárgyalta a költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló 2008 évi CV törvény /a továbbiakban : Kt./ elıírásai alapján a Polgármesteri Hivatal, valamint az önkormányzat által fenntartott intézmények alapító okiratainak módosítását, valamint a módosításokkal egységes szerkezetbe való elfogadását. Az akkori elıterjesztés már utalt arra, hogy a 2009. január 1-tıl módosított államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998 /XII. 30./ Korm. rendelet /a továbbiakban : Ámr./ részletesen meghatározza a költségvetési szervek szervezeti és mőködési szabályzatának tartalmát. Az Ámr., valamint a Kt. 6. /2/ bek. alapján is figyelemmel az új alapító okiratokra - a költségvetési szervek szervezeti és mőködési szabályzatait felül kell vizsgálni és a fenntartónak 2009. szeptember 30-ig kell elfogadni. A Polgármesteri Hivatal SZMSZ, mint az Önkormányzat SZMSZ-nek 11. sz. melléklete módosításra került, melyet egységes szerkezetbe megtárgyalásra és elfogadásra beterjesztek. A költségvetési szervek vezetıi augusztus végéig kaptak határidıt arra vonatkozóan, hogy a szervezeti és mőködési szabályzatukat terjesszék be, melyek a szeptemberi testületi ülésen kerülhetnek elfogadásra. Melléklet : l db rendelet tervezet 12. sz. melléklet Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal SZMSZ A s z ó d, 2009. augusztus 11. Kissné Kulybus Gizella Jegyzı
ASZÓD VÁROS ÖNKORMÁNYZAT Képviselı-testületének../2009. (IX.1.) ÖR-el valamint 13/2009.(V.21.) ÖR-el módosított 27/2008.(XI.15.) ÖR RENDELETE Helyi önkormányzat Szervezeti és Mőködési szabályzatáról
Aszód Város Önkormányzat Képviselı-testülete a helyi önkormányzat Szervezeti és Mőködési Szabályzatról szóló 27/2008.(XI.-15.) ÖR 11.sz. mellékletét az alábbiak szerint módosítja, s jogérvényesnek mondja ki; 1. A rendelet 38. /6/ bekezdés elsı mondata helyébe az alábbi szövegrész kerül; /6/ a polgármesteri hivatal szervezeti és mőködési szabályzatát a 11. sz. melléklet tartalmazza. /1/ A rendelet a kihirdetés napján lép hatályba. /2/ A kihirdetésrıl a jegyzı gondoskodik. 2. Aszód, 2009. augusztus 17. Sztán István polgármester Kissné Kulybus Gizella címzetes fıjegyzı A rendelet 2009. szeptember 1.-ig kihirdetésre került. Kissné Kulybus Gizella címzetes fıjegyzı 2
11.sz. melléklet ASZÓD VÁROS ÖNKORMÁNYZAT P O L G Á R M E S T E R I H I V A T A L *Szervezeti és Mőködési Szabályzata 11/1.
Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata A Polgármesteri Hivatal SZMSZ-hezéhez tartozó dokumentumok: melléklet, függelékek: 1 sz. melléklet: Alapító Okirat 1 sz. függelék: Polgármesteri utasítás a munkáltatói jogok gyakorlására 1/a sz. függelék: Aszód Város Önkormányzat Jegyzıjének intézkedése a munkáltatói jogok gyakorlásának szabályozásáról 2 sz. függelék: Költségvetési Ellenırzés 2/a sz. függelék: FEUVE 3 sz. függelék: Munkaköri leírás 4. sz. függelék: Munkaügyi Szabályzat 5. sz. függelék: Munkavédelmi Szabályzat 6. sz. függelék: Számítástechnika védelmi, Informatikai Szabályzat 7. sz. függelék: Aszód Város Önkormányzat polgármesterének utasítása a kiadmányozás rendjérıl 7/a sz. függelék: Jegyzıi intézkedés a kiadmányozás rendjérıl 8 sz. függelék: Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Számviteli Politikája a pénzügyi-gazdálkodási szabályzatokkal (pénzügyi irodavezetı) 8/a sz. függelék: Aszód Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal gazdasági szervezeti ügyrendje 9. sz. függelék: Bélyegzı nyilvántartás 10/ sz. függelék: Kulcskezelési nyilvántartás 11 sz. függelék: Szolgálati, Hivatali titok szabályzata 12 sz. függelék: Közszolgálati, Adatvédelmi Szabályzat 13 sz. függelék: Közszolgálati Szabályzat 14 sz. függelék: Tőzvédelmi Szervezeti és Mőködési Szabályzat 15 sz. függelék: Közérdekő adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendje 16 sz. függelék: A polgárok személyes adatainak védelmére szolgáló Szabályzat 17 sz. függelék: Teljesítményértékelési Szabályzat 18. sz. függelék Vagyonnyilatkozatok kezelésére vonatkozó szabályzat 19.sz. függelék Közérdekő adatok közzétételi kötelezettségeinek teljesítésérıl szóló szabályzat 11/2.
Aszód Város Önkormányzata, a helyi önkormányzatokról szóló módosított 1990. évi LXV tv. (továbbiakban Ötv.) 18../1/ bek., a képviselı-testület 27/2008.(XI.15.) ÖR-el megalkotta a Szervezeti Mőködési Szabályzatát ( a továbbiakban SZMSZ) Aszód Város Önkormányzata a helyi önkormányzatokról szóló módosított 1990. évi LXV.tv. 1.. /6/ bek., valamint a 38.. szerint határozza meg az önkormányzat mőködésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátását, a polgármesteri hivatal szervezetét, és annak mőködési szabályzatát az alábbiak szerint állapítjuk meg: 1. A hivatal megnevezése, székhelye: I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A hivatal jogállása, irányítása - ASZÓD VÁROS ÖNKORMÁNYZAT POLGÁRMESTERI HIVATAL - Székhelye: Aszód, Szabadság tér 9. - Nyilvántartási száma: 1/2009. - Alapító okirat kelte: 2009. június 25. - Törzsszáma: 391393 - Alapítás idıpontja: 1990.(52/19990.(XII.13.) ÖKT sz. hat.) 2. A hivatal jogállása: jogi személyiséggel rendelkezı, önállóan mőködı és gazdálkodó költségvetési szerv. A hivatal költségvetési számlaszáma: 12001008-00169993-00100004 A hivatal számlavezetıje: RAIFFEISAEN BANK RT. Alaptevékenységét meghatározó jogszabályok megjelölése: lásd alapító okirat 3./pont - A hivatal a képviselı-testület által létrehozott egységes szerv, feladata a döntések szakmai elıkészítése, a döntések végrehajtásának szervezése, ellenırzése, valamint a testület és tisztségviselık hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyek intézése. (csatolt alapító okirat szerint 1.sz. melléklet) E feladatkörében a polgármester: - irányítja a hivatalt, - a jegyzı javaslatainak figyelembe vételével meghatározza a hivatal feladatait, az önkormányzat munkájának a szervezésében, a döntések elıkészítésében és végrehajtásában, - a jegyzı javaslatára elıterjesztést nyújt be a képviselı-testületnek a hivatal belsı szervezeti tagozódásának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására, - a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét, - gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat a jegyzı és az önkormányzati intézményvezetık tekintetében. A jegyzı vezeti az önkormányzat polgármesteri hivatalát. A jegyzı e feladatkörében: - gondoskodik az önkormányzat mőködésével kapcsolatos feladatok ellátásáról, - a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét, 11/3.
- a jegyzı gyakorolja a munkáltatói jogokat a képviselı-testület hivatalának köztisztviselıi tekintetében. Az irodavezetıi megbízáshoz, felmentéshez, a vezetıi megbízatás visszavonásához, jutalmazáshoz a polgármester egyetértése szükséges. A munkáltatói jogok gyakorlásának részletes szabályait polgármesteri utasítás/jegyzıi intézkedés- az ügyrend. 1sz. 1/a. sz. függeléke tartalmazza. 3. A hivatal belsı szervezeti felépítése, tagozódása A hivatal létszámát, belsı szervezetét a képviselı-testület 52/1990(XII.13.) ÖKT sz. határozatával állapította meg. A hivatal létszáma és belsı szervezeti bıvülése térségi igazgatási feladatok miatt kiegészült, 1997. november 1-tıl, (Gyámhivatal), 1998. január 1-vel (Kistérségi építéshatósági feladatok) valamint 2000. július 1-vel (Okmányiroda). A hivatal a szükséges munkamegosztás céljából az alábbi belsı szervezeti egységbıl áll: A.) igazgatási (hatósági ) iroda A/a.) titkársági, szervezési feladatok: - személyzeti feladatok - testületi munkával kapcsolatos feladatok - választási feladatok - városi ünnepségek elıkészítése - kisebbségi önkormányzat mőködésével kapcsolatos feladatok - nemzetközi kapcsolat A/b.) hatósági feladatok: - jegyzıi hatáskörbe tartozó gyermekvédelmi feladatok - szociális feladatok - lakás- és helyiséggazdálkodási ügyek - szabálysértés - társulással kapcsolatos feladatok B.) pénzügyi iroda - költségvetés - adóügyek C.) mőszaki iroda - ezen belül kiemelt kistérségi építéshatósági feladatok ellátása jogszabályi kijelölés alapján, - településfejlesztés, városrendezés, közterület fenntartással kapcsolatos felszólítások - beruházások - vagyonkezeléssel összefüggı feladatok - kisjavítások, felújítások - telepengedélyek (kistérségi feladat és hatáskör) - vásár-piac engedélyezés (kistérségi feladat és hatáskör) D.) gyámhivatal - a gyermekek védelmérıl és a gyámügyi igazgatásról szóló tv-bıl eredı hatáskörök ellátása, - központi iktatás E.) okmányügyi iroda - anyakönyvvezetés, népesség-nyilvántartás - személyazonosító okmány kiadásával kapcsolatos feladatok, és személyi adatváltozások átvezetése - közúti okmányügyintézés - vállalkozói igazolvány kiadásával kapcsolatos feladatok - útlevél igazolvány kiadásával kapcsolatos feladatok - OEVI, HVI informatikai feladatok bonyolításával kapcsolatos feladatok intézése - közoktatás, közmővelıdés szervezése, koordinálása 11/4.
F.) Költségvetési-Belsı ellenırzés A belsı szervezeti egységek élén az irodavezetık állnak, akik egymással mellérendeltségi viszonyban vannak, és kötelesek együttmőködni a feladatok ellátásában, figyelemmel az Áht., valamint a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló kormányrendelet idevonatkozó elıírásaira Az alábbiak szerint. Polgármester-Alpolgármester Aljegyzı Címzetes fıjegyzı Belsı ellenır- Külsı zési vezetı/felügy.ell. mb. ellenır Igazg./hatósági Pénzügyi Mőszaki Okmányügyi Területi Iroda Iroda Iroda Iroda Gyámhivatal A költségvetési ellenırzést valamint, a folyamatba épített elızetes és utólagos vezetıi ellenırzést (FEUVE) kapcsolatos feladatokat az Ügyrend 2sz. 2/a függeléke tartalmazza. 4. A hivatal létszáma - polgármester 1 fı - jegyzı 1 fı - aljegyzı 1 fı - irodavezetı 4 fı - I-II besorolású köztisztviselı 25 fı - ügykezelı 1 fı - takarító, hivatalsegéd 3 fı 5. A létszám megoszlása az irodák állományi összetétele szerint: megnevezés ir. vez. ügyintézı összesen I. II. polgármester 1 1 jegyzı 1 1 aljegyzı 1 1 felügyeleti/belsı ellenır 1 1 szervezés 1 1 igazgatás 1 1 2 pénzügy+adó 1 1 5 7 mőszak 1 3 2 6 gyámhivatal 1 2 1 4 okmányiroda 1 7 8 polgármesteri hivatal állománya 3 4 8 17 32 takarító 2 Hivatalsegéd, városrendész (GAMESZ alkalmazott) 1,5 Összlétszám: 3 4 8 17 35,5 A hivatal egyes szervezeti egységei (irodák) az irodavezetık irányításával, koordinálásával névre szóló munkaköri leírások alapján végzik feladataikat. (3. sz. függelék) 11/5.
6. hivatal mőködése a.) A hivatal mőködésével köteles elısegíteni és biztosítani - a törvényesség betartását, - a képviselı-testület rendeleteinek, határozatainak végrehajtását, - állampolgári jogok érvényesülését, - ellátni a jogszabályban meghatározott feladatokat, valamit elıkészítı, szervezı, végrehajtó, ellenırzı, szolgáltató hatáskörrel kapcsolatos munkák, - a hivatal Aszód Város Önkormányzata intézményeivel kapcsolatos szervezési, irányítási, ellenırzési feladatok ellátásában részben szakmai segítı tevékenységet folytat b.) A hivatalnak az ügyintézés során biztosítani kell: - az anyagi és az eljárási jogszabályok maradéktalan érvényre juttatását, - hatékony, humánus és gyors ügyintézést, az ügyintézési határidık betartását, - az ügyintézés színvonalának emelését, az ügyintézés jogszabályi kereteken belül történı egyszerősítést, - az ügyfelek szóbeli és írásbeli kultúrált felvilágosítását, - a gyakrabban elıforduló államigazgatási ügyekben az ügyfelek ügyintézési felkészültségét, tájékoztatását, írásban is elısegítı szórólapok, irat és nyomtatványminták biztosítása. 7. A hivatal belsı szervezeti egységeiként mőködı irodák munkájának koordinálását az irodavezetık látják el. Ezen túlmenıen az irodavezetık feladatai: - Gondoskodnak a csoport dolgozóinak feladatkörébe utalt munkák magas színvonalon történı ellátásáról, hatályos jogszabályok alapján. - A térségi feladatot ellátó irodavezetık kapcsolatot tartanak az illetékességi területet érintı települések jegyzıivel, szakelıadóival. - Ellátják az irodák operatív vezetését, a munka irányítását a következık szerint: a.) Összehangolják az iroda tagjainak munkáját - figyelemmel kísérik az ügyintézık munkáját, szakmai segítséget adnak részükre, gondoskodnak az ügyintézési határidık maradéktalan betartásáról, - kiadmányozás elıtt átvizsgálják törvényességi és célszerőségi szempontokból a határozattervezetet, - szükség esetén gondoskodnak csoporton belül a feladatok átcsoportosításáról. b.) Gondoskodnak arról, hogy az ügyirat-kezelési szabályzat elıírásait a csoport minden dolgozója maradéktalanul betartsa. - ellenırzik az ügyintézık ügyirat kezelését, - irattárba helyezés elıtt szükség szerint láttamozzák az ügyiratokat. c.) Gondoskodnak az irodán belül a munkafegyelem betartásáról. - javaslatot tesznek a szabadság kivételére irányuló kérelemhez, gondoskodnak csoporton belül a távol lévı dolgozók helyettesítésérıl, - felelısek azért, hogy a csoport dolgozói maradéktalanul betartsák a munkafegyelemmel kapcsolatos elıírásokat, utasításokat. d.) Rendszeresen ellenırzik az iroda hatáskörébe utalt feladatok végrehajtását, gondoskodnak a csoportmegbeszélések elıkészítésrıl és megtartásáról. e.) Az iroda munkájáról beszámolnak a polgármesternek, jegyzınek. f.) Szervezik az iroda feladatkörét érintı testületi határozatok, döntések végrehajtását. g.) Gondoskodnak az iroda feladatkörével kapcsolatos testületi elıterjesztések elıkészítésérıl. h.) Gondoskodnak arról, hogy a polgármester és jegyzı utasításait a csoport dolgozói maradéktalanul végrehajtsák Az egyes egységek dolgozói munkaköri leírásának elkészítéséért és az abban meghatározott feladatok ellátásáért az egység vezetıje felelıs. 11/6.
II. A HIVATAL MŐKÖDÉSE A polgármesteri hivatal dolgozóinak munkaideje 40 óra. Kijelölt munkahely: Aszód, Szabadság tér 9. sz. alatt lévı hivatali épület. Indokolt esetben túlmunka is elrendelhetı. Ezzel kapcsolatos feladatokat a munkaügyi szabályzat rögzíti. (4.sz. függelék) A munkavédelemmel kapcsolatos feladatokat a 5.sz függelék tartalmazza. A munkaidı kezdete és a munkaidı vége: hétfıtıl-csütörtökig pénteken szombaton 7,30-16 óráig 7,30-13,30 óráig 8,00-12,00 óráig ügyelet A dolgozókat a munkaközi szünet ebédidı- illeti meg, napi fél óra idıtartamra. Az ügyfélfogadás szabályozása: A polgármesteri hivatal ügyfélfogadási idıpontja, rendje: Hétfı 7,30-12,00 12,30-16,00 Kedd 7,30-12,00 - Szerda 7,30-12,00 12,30-16,00 Csütörtök - Péntek 7,30-12,00 12,30-13,30 Területi feladatokat ellátó Gyámhivatal hétfı 8,00-12,00 óráig 12,30-16,00 óráig szerda 8,00-12,00 óráig 12,30-16,00 óráig Mőszaki iroda hétfı 8,00-12,00 óráig 12,30-16,00 óráig szerda 8,00-12,00 óráig 12,30-16,00 óráig Okmányiroda hétfı 8,00-12,00 13,00-15,00 15,30-17,30-ig kedd 8,00-12,00 ügyfélkapu szerda 8,00-12,00 (munkaidı vége:14,00 óra) csütörtök - - péntek 8,00-12,00 - A polgármester fogadóórái: minden hétfın 16,00-18,00 A jegyzı fogadóórái: ügyfélfogadási idıben. A települési képviselıket önkormányzati képviselıi feladatok végzése miatt - soron kívül bármikor, munkaidıben, az önkormányzat intézményeinek vezetıit ügyfélfogadási idın kívül is és lehetıleg egyeztetett idıpontban - fogadni kell. III. A HIVATAL MŐKÖDÉSÉVEL KAPCSOLATOS FELADATOK A hivatal az Önkormányzati Törvény 38. -a alapján ellátja: - az önkormányzat mőködésével, - az államigazgatási ügyek döntésre való elıkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat.(a Ktv.-ben rögzített ügyek tekintetében) 11/7.
1. A képviselı-testület tevékenységégével összefüggésben: - biztosítja a testület mőködésének technikai feltételeit, - közremőködik a hozott döntések elıkészítésében, végrehajtásában, - gondoskodik a szükséges információk beszerzésérıl, rendezésérıl, értékelésérıl és a tervezés különbözı mőveleteinek elvégzésérıl, végsı soron a különbözı döntési javaslatok kialakításáról, - zavartalan mőködéséhez a szükséges belsı nyilvántartásokat és adminisztrációs feladatokat biztosítja, - kivizsgálja az önkormányzati képviselık információit, kérdéseit, a vonatkozó hatályos jogszabályok szerint választ ad, - az önkormányzati képviselıknek a munkájához szükséges tájékoztatást és ügyviteli közremőködést biztosítja, - közérdekő bejelentésre érdemben legkésıbb 15 napon belül választ ad. 2. A képviselı-testület bizottságainak mőködésével kapcsolatban: - a képviselı-testület illetékes bizottságának véleményét kikéri a testületi elıterjesztésekkel kapcsolatban - megadja a bizottság mőködéséhez a szükséges szakmai tájékoztatást, - elısegíti a képviselı-testület bizottságai mőködéséhez kapcsolódó ügyviteli feladatokat. 3. Munkáltatói jogok gyakorlása: A hivatal dolgozói tekintetében a munkáltatói jogokat a jegyzı gyakorolja. - engedélyezi a dolgozók évi rendes szabadságának kiadását, a szabadságolási ütemterv szerint, figyelemmel a hivatal mőködıképességére, - igazolja a dolgozók útiszámláit, - dönt: kinevezésérıl jutalmazásokról kitüntetésekrıl fizetés nélküli szabadság engedélyezésérıl anyagi és fegyelmi felelısségre vonásról. - elkészíti s minısítéseket, teljesítményértékeléseket, a szakmai munka értékelését, - átveszi és összeveti a vagyonnyilatkozatokat 4. A hivatal államigazgatási feladatai: A hivatal köteles a képviselı-testület, a polgármester és a jegyzı államigazgatási (hatósági) hatásköreit az államigazgatási eljárás általános szabályai és a vonatkozó jogszabályi keretek között ellátni. 5. Helyettesítés szabályozása: Az irodavezetık tesznek javaslatot a helyettes személyekre. A helyettesítı dolgozó személyét a jegyzı állapítja meg. 6. Ügyiratkezelés, ügyintézés: A hivatal ügykezelése központosított. Az ügyiratok iktatása, és kezelésük legfontosabb teendıi, az egész szervezetre nézve számítógépes nyilvántartás keretében történik. A hivatalban meglévı számítógépek adatainak védelmére (iktatás mőszaki irodán) a számítástechnika védelmi informatikai szabályzat rendelkezik. (6.sz. függelék) Az okmányügyi iroda informatikai rendszer üzembe helyezésének és leállításának szabályai: - BM utasításokkal összhangban - irodavezetı, vagy megbízottja jelenlétében - hozzáférési jogosultságok, személyes belépést szolgáló kártyák, jelszavak (felhasználó név) és PIN-kódok tárolásának, használatának szabályai, - üzemzavarok jelzésének rendje BM felé PH-ba az ügyfelek számára 11/8.
Az ügyintézı az ügyet a ügyintézési határidın belül köteles elintézni. Az iratkezeléssel kapcsolatos részletszabályokat az iratkezelési szabályzat tartalmazza. (önkormányzat SZMSZ 12.sz. melléklet) 7. A hivatal ügyirat kezelése: A hivatalhoz érkezı küldeményeket a polgármester személyre szólóan címzett küldemények kivételével a jegyzı bontja, majd szignálja. A sürgıs intézkedést igénylı ügyeknél az iratra feljegyzi a sürgıs szót, határidı megjelöléssel. Az induló ügyeknél kötelezıen, már folyamatban lévı ügyeknél szükség esetén feltünteti az iraton a leglényegesebb utasításokat. Nem kell beiktatni a tájékoztató jellegő iratokat, közlönyöket. A hivatalban a kiadmányozás rendje az alábbiak szerint alakul: - a jegyzı feladat és hatáskörének megfelelıen gyakorolja a kiadmányozási jogot, - a gyámhivatalban dolgozók a törvénybıl eredı feladatok, hatáskörök gyakorlása közben önálló kiadmányozási jogot gyakorolnak, - kiadmányozási jog illeti meg az irodavezetıket, - A hivatal dolgozói a munkaköri leírásban maghatározottak szerint gyakorolják a kiadmányozási jogot. - A hivatal egészére vonatkozóan a jegyzı felügyeli az ügyiratkezelés és kiadmányozás rendjét, annak megtartását, és indokolt esetben megteszi a szükséges intézkedéseket. A kiadmányozás rendjének részletszabályait jelen ügyrend 7-7/a. sz. függelék tartalmazza. 8. Utalványozási jog, cégszerő aláírás: A polgármester ha jogszabály eltérıen nem rendelkezik minden kifizetést jogosult utalványozni. Távollétében utalványozási joggal a jegyzı rendelkezik. Az ellenjegyzést a pénzügyi irodavezetı látja el. Cégszerő aláírása a bejelentett személyek és bejelentésben szereplı módon jogosultak. A költségvetés tervezésével, végrehajtásával valamint a pénzgazdálkodással kapcsolatos részletszabályokat a 8-8/a. sz. függelék tartalmazza. 9. Bélyegzı-nyilvántartás, bélyegzık használata: - A jegyzı köteles a polgármesteri hivatalnál használt bélyegzıkrıl, és a hivatal biztonságát szolgáló kulcsokról nyilvántartást felfektetni, azt évenként ellenırizni. A bélyegzıket a nyilvántartás alapján névre szólóan kell kiadni, a bélyegzı lenyomat mellett. 9.sz. függelék tartalmazza. - Köteles gondoskodni a használhatatlan bélyegzık selejtezésérıl, a pénzügyi iroda vezetıjével közösen, a használhatatlanná vált bélyegzık pótlásáról. - A polgármesteri hivatal dolgozói számukra - külön nyilvántartás alapján a kiadott bélyegzıket hivatali munkájukkal kapcsolatos ügyekben használni jogosultak. - Kötelesek a bélyegzıket biztonságos helyen tárolni. - A hivatal biztonságát szolgáló kulcsnyilvántartást a 10 függelék tartalmazza. 10.) A polgármesteri hivatal dolgozóinak kötelességei: - Munkakörében, az állampolgárok részére a szükséges felvilágosítást köteles megadni a legjobb tudása szerint, ügyeiket körültekintıen, gondosan, szakértelemmel, jogszabályok alapján intézni. - A hivatalra vonatkozó rendelkezéseket és munkafegyelmet megtartani, munkakörébe tartozó feladatokat legjobb tudása szerint elvégezni. - Köteles szakmai tudását folyamatosan önképzéssel és továbbképzéseken való ismeretekkel gyarapítani. - Ha munkaköréhez tartozó ügy esetén kizárási ok áll fenn, köteles jelenteni. - Köteles a munkakörébe tartozó munkát képességei teljes kifejtésével az elvárható szakértelemmel és gondossággal végezni. - Indokolt esetben köteles munkakörébe nem tartozó munkát is átmenetileg ellátni. - Köteles munkatársaival együttmőködni, munkát úgy végezni, hogy szakszerő és humánus legyen. - Köteles a szolgálati és hivatali titkot megırizni. A polgármesteri hivatal szolgálati és hivatali titok szabályait a 11. sz. függelék tartalmazza. 11/9.
- Köteles betartani: A Közszolgálati adatvédelmi szabályzatban foglaltakat 12. sz. függelék A Közszolgálati Szabályzat elıírásait 13. sz. függelék A Tőzvédelmi Szabályzat elıírásait 14. sz. függelék A közérdekő adatok megismerésére irányuló igények teljesítési rendjére vonatkozó elıírásokat 15. sz. függelék A polgárok személyes adatainak védelmére vonatkozó elıírásokat 16. sz. függelék Teljesítményértékelési Szabályzat 17. sz. függelék Vagyonnyilatkozatok kezelésére vonatkozó szabályzat 18. sz. függelék Közérdekő adatok közzétételi kötelezettségeinek teljesítésérıl szóló szabályzat 19. sz. függelék IV. ZÁRÓRENDELKEZÉSEK 1. Jelen szabályzat rendelkezéseit, szabályait a jóváhagyás után kell alkalmazni. 2. A hivatali SZMSZ-ben nem szabályozott kérdésekben értelemszerően kell alkalmazni a hatályos jogszabályban foglalt rendelkezéseket. 3. A hivatal szervezeti és mőködési szabályzata az önkormányzati SZMSZ. 11. sz. mellékletét képezi. Az SZMSZ, valamint annak mellékletének és függelékeinek naprakész állapotban tartásáról a jegyzı gondoskodik. Az ügyrendben foglaltak megtartását a jegyzı folyamatosan figyelemmel kíséri, az indokolt változtatásokra a szükséges intézkedéseket megteszi. Sztán István polgármester Kissné Kulybus Gizella címzetes fıjegyzı 11/10.