1 ELSZÁMOLÁSI ÚTMUTATÓ ÉS ELLENŐRZÉSI TÁJÉKOZTATÓ AZ FKA-KT-47/2007 számú, 3736 programkódú DOBBANTÓ az egyéni ütemterven alapuló, a szakképzést előkészítő évfolyamok tartalmi fejlesztése és az intézményi megvalósítás támogatása pályázati programhoz
2 TARTALOMJEGYZÉK Általános ismertető 3 1. Költségvetési terv elkészítése 4 2. Pénzügyi elszámolás elkészítése 5 2.1. Költségnemenkénti analitikus és összesítő kimutatások 5 2.2. Összesítő elszámolás 7 2.3. Elszámolási határidők 7 3. Jellemzően fölmerülő költségek 8 4. Mellékletek 11
3 Általános ismertető A pályázati program célja, a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. Törvény által szabályozott szakiskolai gyakorlati oktatás, pályaorientáció, szakmai előkészítő ismeretek és alapozó elméleti és gyakorlati oktatás, valamint szakközépiskolai szakmai orientáció, elméleti és gyakorlati szakmacsoportos alapozó oktatás keretében folytatott gyakorlati képzés beleértve a párhuzamos képzés elméleti és gyakorlati képzését- fejlesztése. A program megvalósításához szükséges költségvetési forrást utólagos elszámolási kötelezettséggel a Fogyatékos Személyek Esélyegyenlőségéért Közalapítvány (1134 Budapest, Tüzér u. 33-35.) biztosítja (továbbiakban: Támogató) az oktatási intézmények (továbbiakban: szakiskolák) részére. Az egyedi együttműködési szerződésekben foglaltak szerint, a fejlesztési terv, a támogatható tevékenységek és a megadott költségvetési táblázat alapján a szakiskolák költségvetési tervet készítenek a pályázati támogatás ütemezéséről és felhasználásáról. A vissza nem térítendő támogatás összegét és annak felhasználásának és beszámolásának feltételeit az egyedi támogatási szerződések tartalmazzák a benyújtott és jóváhagyott költségvetési tervek alapján. Az együttműködési és a támogatási szerződés alapján elkészített intézményi fejlesztési terv és az arra épülő, a program megvalósításához biztosított támogatási összeg felhasználásának költség-és ütemterve szerint az előírt fordulónappal és határidőre a szakiskolák elszámolást kötelesek készíteni. Az analitikus és a szintetikus kimutatásokat a jelen útmutatóban foglaltak figyelembevételével kell összeállítaniuk.
4 1. UKöltségvetési terv elkészítése: Az egyéni ütemterven alapuló, a szakképzést előkészítő évfolyamok tartalmi fejlesztése és az intézményi megvalósítás támogatása pályázati program megvalósítása céljából a szakiskola költségvetési tervet köteles készíteni. A jóváhagyott költségvetési terv a támogatási szerződés elválaszthatatlan részét képezi. A költségvetési terv benyújtásának határideje: 2009. március 01. A költségvetési tervet áttekinthető, érthető, rendezett formában kell elkészíteni. Az összehasonlíthatóság és az azonos értékelési elvek és a költségcsoportosítás érdekében a költségvetési terv sémáját a Támogató kötelezően előírja. (Költségvetési terv minta 1. sz. melléklet). A költségvetési terv összeállítása során, az előirányzatot az alábbi megosztásban kötelező elkészíteni: 1. Személyi jellegű költségek : 40 % 2. Dologi költségek és eszközberuházások: 60 % Összesen: 100 % A személyi jellegű költségek esetleges pénzmaradványa a dologi költségekre és eszközbeszerzések javára előzetes bejelentés és annak jóváhagyása mellett átcsoportosítható. Az átcsoportosítás félévente, a pénzügyi elszámolás benyújtásával egyidejűleg történhet, a módosított költségvetési terv csatolásával együtt. A dologi költségek és az eszközbeszerzések esetleges pénzmaradványai a személyi jellegű költségek javára nem csoportosíthatóak át! UFinanszírozási üzemterv: Az utólagos elszámolási kötelezettséggel juttatott támogatás folyósítása a következők szerint történik: Folyósítási határidő Összeg 1. Ütem 2009.04.15. 7.000.000,- Ft 2. Ütem 2009.10.15. 3.000.000,- Ft 3. Ütem 2010.04.15. 3.000.000,- Ft 4. Ütem 2010.10.15. 3.000.000,- Ft 5. Ütem 2011.04.15. 2.000.000,- Ft A szakiskola a költségvetési terv benyújtásával egyidejűleg nyilatkozik arról, hogy az előirányzatban foglalt kifizetések tekintetében az intézményi közbeszerzési szabályzatuknak megfelelően járnak el. A közbeszerzési nyilatkozatot az alábbiakban előírt határidőkben benyújtott pénzügyi elszámolásokkal egyidejűleg, az elszámolásokban közölt kiadások vonatkozásában kell csatolni. A közbeszerzési nyilatkozatot a támogatási szerződést aláíró személy, vagy meghatalmazottja hitelesíti. Amennyiben a szakiskola él a meghatalmazás lehetőségével, az aktuális elszámoláshoz az erről készült megbízást is csatolnia kell. (Közbeszerzési nyilatkozat 2. sz. melléklet)
5 A támogatási szerződésben foglaltak szerint, a támogatás jogosulatlan igénybevétele esetére a szakiskola a támogatási szerződésben visszavonhatatlanul hozzájárul ahhoz is, hogy a Támogató irányában jelentkező visszafizetési kötelezettsége teljesítésének 15 napon túli késedelme esetén a Támogató bármely bankszámlájára azonnali beszedési megbízást nyújtson be követelése érvényesítésére. 2. UPénzügyi elszámolás elkészítése: A program megvalósításához biztosított támogatási összeg felhasználásának költség-és ütemterve szerint az előírt fordulónappal és határidőre a szakiskolák pénzügyi elszámolást kötelesek készíteni. Kizárólag a Támogatási szerződésben megjelölt tevékenységhez közvetlenül kapcsolódó költségek számolhatóak el! A pénzügyi elszámolás a költségvetési terv szerint bontásban, a támogatás terhére elszámolt költségeknek a felhasználás jogcíme szerinti, (szerződések, számlák és egyéb bizonylatok alapján) kiadási költségnemenként összesített kimutatását tartalmazza. Ezen kívül az elszámolásban külön fel kell tüntetni az addig kifizetett, a szerződéssel lekötött és szabad pénzmaradványt, valamint esetlegesen fennmaradt kintlévőségek keletkezésével és érvényesítésével kapcsolatos, releváns körülményeket, intézkedéseket. A pénzügyi elszámolás részletesen tartalmazza a kifizetések alapjául szolgáló bizonylatokat (számlák, személyi jellegű kifizetések összesítő kimutatásai, egyéb bizonylatok, bankkivonatok), azaz analitikákat, valamint ezek tematikus összesítését, vagyis a szintetikus kimutatásokat. UA pénzügyi elszámolás két részből áll: 2.1. Költségnemenkénti analitikus kimutatások és számlaösszesítő 2.2. Összesítő elszámolás (költségnemenkénti főösszesen) (Költségnemenkénti analitikus kimutatás és számlaösszesítő 3. sz. melléklet) (Összesítő elszámolás minta 4. sz. melléklet) 2.1. UKöltségnemenkénti analitikus és összesítő kimutatások: A szakiskoláknak a költségvetési támogatásról számlákkal kell elszámolniuk. A számlákon a vevő neve és címe rovatban a szakiskola neve és címe kell, hogy szerepeljen!!! A tartalmi szempontokon túl csak azok a számlák fogadhatóak el és alkalmasak a pénzügyi elszámolásra, melyek a 2007. évi CXXVII. Áfa törvény X. fejezetében (Számlázás) foglalt rendelkezéseknek megfelelnek.
6 Főszabályként a számla kötelező adattartalma (169. ): a) a számla kibocsátásának kelte; b) a számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja; c) a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának adószáma, amely alatt a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítette; d)..; e) a termék beszerzőjének, szolgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének neve és címe; f) az értékesített termék megnevezése, annak jelölésére a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján az e törvényben alkalmazott VTSZ., továbbá mennyisége, illetőleg a nyújtott szolgáltatás megnevezése, annak jelölésére a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján az e törvényben alkalmazott SZJ, továbbá mennyisége, feltéve, hogy az természetes mértékegységben kifejezhető; g) a számla teljesítésének kelte, ha az eltér a számla kibocsátásának keltétől; h) az adó alapja, továbbá az értékesített termék adó nélküli egységára, illetőleg a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, valamint az alkalmazott árengedmények, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza; i) az alkalmazott adó mértéke; j) az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését e törvény kizárja; k) adómentesség esetében, valamint abban az esetben, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett, jogszabályi hivatkozás, vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása ka) mentes az adó alól; vagy kb) után a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője az adófizetésre kötelezett; l)..; m) Utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetében jogszabályi hivatkozás, vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a XV. Fejezetben meghatározott különös szabályokat alkalmazták; n)..; o)..; Külföldi számlák befogadása esetében a külföldi szállító honossága szerint érvényes számlakibocsátási szabályok érvényesülnek. Ez esetben az idegen nyelvű számlákra szabatosan megfogalmazva kell ráírni annak magyar nyelvű tartalmát. Az elszámoláshoz számlaösszesítőt kell csatolni, amely tartalmazza a programhoz tartozó számlákat, illetve az azzal egyenértékű bizonyító erejű (belső-, külső) számviteli bizonylatokat, valamint azok pénzügyi teljesítésének bizonylatait a költségvetési terv szerinti költségcsoportosításban. A számlaösszesítő minimum kötelező tartalmi elemeire a 3. sz. melléklet ad iránymutatást. A számlaösszesítőn belül, az azonos költségnemhez tartozó számlákat, ill. bizonylatokat felmerülésük időrendi sorrendjében kell fölvezetni és a számlaösszesítő szerinti sorszámmal ellátni. A számlákhoz közvetlenül csatolni kell a kifizetésüket igazoló bankbizonylatot, vagy pénztári bizonylatot. (Össze kell tűzni.)
7 A szakiskola a költségvetési terv felhasználása során fölmerül számlákat és bizonylatokat saját pénzügyi nyilvántartásán belül elkülönítetten köteles nyilvántartani. Köteles továbbá könyvelését oly módon kialakítani, hogy a folyósított támogatás és annak felhasználása a számvitelben utólag is visszakereshető és lekérdezhető legyen. (Projektszámos könyvelés, 6-os, 7-es számlaosztály alkalmazása, stb.) Elkülönített analitikus és főkönyvi nyilvántartás. 2.1.1. A szakiskola a benyújtott számla eredeti példányára köteles rávezetni az alábbi szöveget: A 3736/1.-15. programkódú támogatási szerződés alapján az FSZK felé. Ft elszámolva. 2.1.2. Az elszámoláskor az 1. pontban megjelölt kiegészítéssel ellátott számla hiteles másolatát (az eredetivel megegyező, dátum, aláírás, bélyegző) kell a Támogatónak benyújtani. A számla eredeti példányát a szakiskola köteles megőrizni és azt kérésre bármely ellenőrzés során bemutatni. 2.1.3. Az 50.000,- Ft értékű szolgáltatási számlák (tehát nem termékbeszerzés) mellé csatolni kell a számlázás alapjául szolgáló szerződés vagy megrendelés hiteles másolatát. 2.1.4. Amennyiben a kifizetésre banki átutalással kerül sor, úgy az elszámoláskor a számlához a banki átutalás bizonylatának hiteles másolatát is csatolni kell. 2.1.5. Amennyiben a kifizetésre készpénzzel kerül sor, úgy az elszámoláskor a számlához a kiadási pénztárbizonylat hiteles másolatát is csatolni kell. 2.1.6. a Támogató felé benyújtott elszámolási bizonylatokat a támogatási szerződést aláíró személy, vagy meghatalmazottja hitelesítheti. Amennyiben a szakiskola él a meghatalmazás lehetőségével, az aktuális elszámoláshoz az erről készült megbízást is csatolnia kell. A 2.1.1. és 2.1.2. pontban foglalt előírások betartásának megkönnyítése végett célszerű az 5. sz. mellékletben feltüntetett bélyegzők alkalmazása. 2.2. UÖsszesítő elszámolás:u A költségnemenkénti számlaösszesítő végösszegét a költségvetési összesítő elszámolás megfelelő rovatába kell átvezetni és a tervszámot tartalmazó oszlop mellett tényadatként feltüntetni, az eltérést pedig mind abszolút összegben, mind százalékosan a harmadik oszlopban megadni. Az összesítő elszámolást a 2.1.6. pontban foglaltak szerint kell hitelesíteni. 2.3. UElszámolási határidők: A pályázati program utólagos elszámolási kötelezettséggel, megvalósulási szakaszonként előfinanszírozott. A finanszírozási és megvalósulási ütemterv szerint az időszaki pénzügyi elszámolások határideje a következő:
8 Elszámolás fordulónapja Elszámolás benyújtásának határideje I. 2009. augusztus 31. 2009. szeptember 15. II. 2010. február 28. 2010. március 16. III. 2010. augusztus 31. 2010. szeptember 15. IV. 2011. február 28. 2011. március 16. V. 2011. augusztus 31. 2011. szeptember 30. 3. UJellemzően fölmerülő költségek: 3.1. USzemélyi jellegű költségek:u A pályázati programban résztvevő pedagógusok részére felhasználási szerződés alapján kifizetett megbízási díjak. A felhasználási szerződés a szerzői jogvédelem alá tartozó olyan tanulmányok írására, módszerek kidolgozására, szakfordításra, alkotói szerkesztő munka végzésére terjed ki, melyek a Dobbantó program megvalósítása során a módszertan aktív alkotói folyamatának eredményeként jönnek létre és alkalmasak arra, hogy a program további bevezetése során felhasználhatóak legyenek. A felhasználási szerződés alapján történő személyi jellegű kifizetések során a mindenkor hatályos adó-és járuléktörvények szerint kell eljárni és az e fejezet alá tartozó költségvetési keretnek a vonatkozó adó-és járulékkötelezettségeket is tartalmazniuk kell. 3.2. UDologi költségek:u 3.2.1. Szakértői költségek: Esetlegesen fölmerülő olyan szakmai költségek, melyek nem tartoznak az educoachok és a változást segítő mentorok tevékenységével összefüggő költségek közé. Ezek lehetnek például konfliktuskezelő és kommunikációs tréningek szakmai költségei, valamint kooperációs technikák oktatásával összefüggő tevékenységek költségei. Ezen szakmai költségeket csak a Támogató előzetes jóváhagyásával lehet a költségvetési terv részeként szerepeltetni, elszámolni. 3.2.2. Fordítás, tolmácsolás: Szakmai rendezvényeken élőbeszéd tolmácsolása, szakmai szövegek fordítása során felmerülő költségek. 3.2.3. Szakmai rendezvények saját szervezésű lebonyolítása: Ezen tevékenységek során elszámolhatóak: - terembérleti díjak, - hangosítási, eszközbérleti, technikai feltételek biztosításával kapcsolatos költségek,
9 - reprezentációs költségek (a reprezentációs költségek elszámolásainak feltételeit lásd 3.2.5. pontban), - útiköltség megtérítése a rendezvényen résztvevő diákok és tanárok részére (az útiköltség térítés elszámolási szabályait lásd a 3.2.4. pontban). Rendezvényszervezési szolgáltatást, mint önálló szakmai szolgáltatást elszámolni nem lehet! 3.2.4. Utazási költségtérítés: A/ A szakmai konferenciákon, tapasztalatcseréken, diákrendezvényeken való részvétel biztosítása végett számolhatóak el az utazási költségek. Ezek lehetnek: - helyközi utazási költség (vasúti közlekedés, távolsági busz, stb.), az elszámoláshoz csatolni kell az utazási jegyet és a számlát is, - helyi utazási költség akkor, ha azt helyközi utazással együtt veszik igénybe, az elszámoláshoz a helyi utazási jegyet kell csatolni, - csoportos személyszállítás, - kiküldetési rendelvény alapján saját tulajdonú személygépkocsi után a törvényben megengedett mértékű költségtérítés, az elszámoláshoz a kiküldetési rendelvényt kell csatolni. B/ Indokolt esetben a diákok munkahelyre utaztatásának és a kísérő tanárok utazásának költsége az A/ pontban foglaltak szerint. 3.2.5. Reprezentációs költség: Szakmai rendezvényeken, konferenciákon, konzultációkon, diákfoglalkozásokon biztosított étkezések, kávé-üdítő költségei. A/ Egésznapos rendezvény esetében 1 étkezés, és 2 alkalommal kávé-üdítő, sütemény biztosítása max. 2.000,- Ft/fő/nap összegben. B/ Félnapos rendezvény esetében 2 alkalommal kávé-üdítő, sütemény biztosítása max. 500,- Ft/fő/félnap összegben. 3.2.6. Nemzetközi szervezet tagdíja: Az E2C- Europe tagsági díja számolható el ilyen jogcímen. 3.2.7. E2C-Europe nemzetközi szakmai konferenciákon, diáktalálkozókon, diáktáborokon való részvétel költsége: A fölmerülő részvételi költségek közül elszámolható: - kiutazási költség a 3.2.4. pontban leírtak figyelembevételével értelemszerűen, - külföldi szállásköltség számla ellenében, - ellátási költség, melyet a Támogató előzetes jóváhagyásával lehet a költségvetési terv részeként szerepeltetni, elszámolni. 3.2.8. Kulturális és sportprogramok költsége:
10 A diákok közösségi összetartását, kulturális érdeklődését, és egészséges életmód iránti igényük elősegítését célzó művelődési és sportprogramok, kirándulások költsége. 3.2.9. Nyomtatvány, irodaszer költség: A program megvalósulása során fölmerülő papírköltség, írószerek, festékkazetták, nyomtatókazetták, egyéb irodaszerek költsége. 3.2.10. Kommunikációs, prezentációs költségek: A programot és a szakiskolát bemutató hirdetések költsége, kommunikációs költségek, weblap fejlesztés. 3.3 UEszközbeszerzések (beruházások):u A Dobbantó osztály tantermének felszereléséül szolgáló eszközök beszerzési költsége. Ezen eszközök különösen: - mobilizálható padok és asztalok, - kézikönyvtár kialakítása a tanteremben, - számítógépek, monitorok, perifériák, internet csatlakozás kiépítése (a havi előfizetési költség nem számolható el), - operációs rendszerek, oktatást segítő szoftverek, - multifunkciós irodatechnikai eszközök (fénymásoló, szkennelő, nyomtató), - audio-vizuális eszközök (CD lejátszó, DVD, TV, video, projektor, digit fényképezőgép), - tárolóeszközök, szekrények, - kuckósarokba szőnyegek, párnák, nyitott könyvespolcok, egyéb diákkomfortot támogató eszközök, - zeneeszközök - egészalakos tükör, - információs tábla, - bordásfal, - növények, akvárium, - konyha (étkezőasztal, székek, konyhabútor, esetleg mikro sütő, vagy tűzhely), - könyvek, - sporteszközök, sportfelszerelések. A tanterem felszereléséül szolgáló eszközök kizárólag a Dobbantó program során használhatóak, azoknak mindenkor a tanteremben kell rendelkezésre állniuk a diákok számára!
11 DOBBANTÓ - KÖLTSÉGVETÉSI TERV 2009-2011 2009. 2010. 2011. Sorszám Költség megnevezése Összesen I. félév II. félév I. félév II. félév I. félév 1. Személyi jellegű költségek (megbízási díjak, járulékok) 1.1. Felhasználási szerződés alapján kifizetett megbízási díjak 1.2. Kapcsolódó járulékok 2. Dologi költségek 2.1. Szakértői költségek 2.2. Fordítás, tolmácsolás 2.3. Szakmai rendezvények saját szervezésű lebonyolítása 2.4. Utazási költségtérítés 2.5. Reprezentációs költség 2.6. Nemzetközi szervezet tagdíja 2.7. E2C-Europe nemzetközi konferenciák, diáktalálkozók költsége 2.8. Kulturális és sportprogramok költsége 2.9. Nyomtatvány, irodaszer költség 2.10. Kommunikációs, prezentációs költségek 3. Eszközbeszerzések (beruházások) 3.1. Eszközbeszerzések (beruházások) 1. sz. melléklet
12 Közbeszerzési nyilatkozat Alulírott, a képviselője (meghatalmazottja) ezúton nyilatkozom, hogy a FKA-KT-47/2007 számú, 3736/1.-15. programkódú Dobbantó pályázati program megvalósítása során intézményünk közbeszerzési szabályzatában foglaltak szerint jártunk el, a Közbeszerzésekről szóló 2003.évi CXXIX. Törvény rendelkezései szerint. Dátum.... aláírás 2. sz. melléklet
13 Költségnemenkénti analitikus kimutatás és számla összesítő Összesítő elszámolás költségsorához Sor- Számlakibocsátó Számla Kiállítás Termék v. szolgáltatás Számla összege szám neve sorszáma dátuma megnevezése Bruttó Ft 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. Összesítő elszámolás.költségsora Összesen 3. sz. melléklet
14 DOBBANTÓ - ÖSSZESÍTŐ ELSZÁMOLÁS 2009. I. FÉLÉV 2009.03.01. - 2009.08.31. ADATOK ELTÉRÉS Sorszám Költség megnevezése TERV TÉNY % ÖSSZEG 1. Személyi jellegű költségek (megbízási díjak, járulékok) 1.1. Felhasználási szerződés alapján kifizetett megbízási díjak 1.2. Kapcsolódó járulékok 2. Dologi költségek 2.1. Szakértői költségek 2.2. Fordítás, tolmácsolás 2.3. Szakmai rendezvények saját szervezésű lebonyolítása 2.4. Utazási költségtérítés 2.5. Reprezentációs költség 2.6. Nemzetközi szervezet tagdíja 2.7. E2C-Europe nemzetközi konferenciák, diáktalálkozók költsége 2.8. Kulturális és sportprogramok költsége 2.9. Nyomtatvány, irodaszer költség 2.10. Kommunikációs, prezentációs költségek 3. Eszközbeszerzések (beruházások) 3.1. Eszközbeszerzések (beruházások) 4. sz. melléklet
15 A 3736/1.-15. programkódú támogatási szerződés alapján az FSZK felé.ft elszámolva. Az eredetivel megegyező hiteles másolat. Dátum:. Aláírás:. P.H. 5. sz. melléklet