15. napirendi pont Megtárgyalja: Oktatási, Kulturális és Sport Bizottság Szám.: 01/878/2011. GYŐR-MOSON-SOPRON MEGYE SOPRONI LEVÉLTÁRA IGAZGATÓJÁNAK BESZÁMOLÓJA AZ INTÉZMÉNY TEVÉKENYSÉGÉRŐL TÁJÉKOZTATÓ AZ INTÉZMÉNY ÉRDEKVÉDELMI HELYZETÉRŐL Határozati javaslat Győr-Moson-Sopron Megye Önkormányzatának Közgyűlése elfogadja Győr-Moson- Sopron Megye Soproni Levéltára igazgatójának, az intézmény tevékenységéről szóló beszámolóját. A levéltár érdekvédelmi helyzetéről szóló tájékoztatást tudomásul veszi.
Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltárának beszámolója a 2009. január 1. és 2010. november 25. közötti tevékenységről 1. Bevezető Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára 2008-ban számolt be utoljára átfogóan az intézmény tevékenységéről. Ezért a jelen beszámoló 2009. január 1-jétől a 2011. november 25-ig terjedő időszakot fogja át. A levéltárak az önkormányzati szféra legrégibb intézményei mai fogalomhasználattal közgyűjteményei. Mind a vármegyei, mind a városi levéltárak eredete, gyökerei a középkorra nyúlnak vissza. Sopron vármegye egykori nemeskéri vármegyeházában 1738-ban alakítottak ki önálló levéltári helyiségeket, majd a megyeszékhely Sopronba költözését (1786) követően, 1794-től, a levéltáros fizetéses vármegyei állás lett. Hasonló folyamat ment végbe 1923-ban a leggazdagabb törvényhatósági levéltár -ként ismertetett Sopron város esetében is. Itt az első biztosan datálható levéltári segédlet egy 1469-es jegyzék (Registrum). A folyamatos iratrendezések a 17. századtól követhetőek; önálló levéltári helyiségek kialakítására 1760-ban került sor, majd az 1780-as évek rendezései során létrejött az esküt tett, önálló levéltárosi állás. Bár a törvényhatósági levéltárak lehetőségeik függvényében 1945 előtt is gyűjtötték (vásárolták) a védett magániratokat, 1945 után az intézmények területi illetékességet kaptak, így az adott területen keletkezett jogi- és magánszemély, illetve testület történeti iratainak gyűjtésére, védetté nyilvánítására kaptak jogosítványt. A két törvényhatósági levéltár állományát 1950-ben összevonták. Így jött létre a fenti intézmény, amely több szervezeti változást követően 1993. január 1-jétől Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltáraként gazdaságilag, szervezetileg önállóan működik. Az intézmény Sopron város és a történeti Sopron vármegye iratanyagát őrzi, így 1918-ig az egykori kismartoni, nagymartoni, felsőpulyai szolgabírói járások iratanyagát, miképpen 1950-ig az ekkor döntően Vas megyéhez csatolt csepregi járás iratait is. Az intézmény gyűjtő- és illetékességi területe Sopron város, az egykori soproni, kapuvári, csornai járások területe. A levéltárak Janus-arcú, tudományos- és közigazgatási feladatokat ellátó intézmények, amelyeknek törvény szerinti feladatuk az iratanyag szakszerű megőrzése, védelme, rendezése, feltárása, segédlettel történő ellátása, az ehhez kapcsolódó tudományos munka végzése, az eredmények lehetőség szerinti közzététele, a kutató- és ügyfélszolgálat ellátása. Az intézmény szakmai működésének jogi kereteit a Köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény és az ennek végrehajtási utasításaként szolgáló 10/2002. (IV. 15.) NKÖM rendelet szabályozza. 2. Tárgyi-személyi feltételek A Soproni Levéltár három épületben működik. Központi épülete a Polgármesteri Hivatalban található (Sopron, Fő tér 1.), ahol döntően a városi iratanyag került elhelyezésre. Ennek egyedülálló gazdagságát jelzi a közel 5000 db Mohács előtti oklevél, a telekkönyvek 1480-tól, a tanácsülési jegyzőkönyvek 1533-tól, kamarási számadások 1528-tól, polgárkönyvek 1535-től, hagyatéki leltárak 1600-tól kezdődő sorozata. A Fő tér 5. alatt döntően vármegyei, illetve települési önkormányzati iratanyag található. Az 1999- ben átadott Csatkai utcai raktárban 2200 folyóméternyi irat tárolására nyílt lehetőség, mely döntően mára betelt. 2
A Soproni Levéltár súlyos iratátvételi és raktározási gondokkal küzd, ezek részleges enyhítését jelenthette volna - az intézményi beszámolókban 2008-tól megjelenő - negyedik telephely lehetősége, a Dorfmeister/Jégverem u.-i iskolaépület levéltári célú átvétele. Ennek raktári berendezéséhez 2010 során az intézmény 8 millió Ft értékben polcok beszerzésére sikerrel pályázott a Nemzeti Erőforrás Minisztériumhoz. A polcok beépítése 2011 februárjában megtörtént. Az épület levéltári kezelésbe kerülésével kapcsolatos tárgyalások a megyei önkormányzat és Sopron Megyei Jogú Város között szünetelnek. A tárgyidőszak legnagyobb szabású korszerűsítései: 2009-ben befejeződött a Fő tér 1. sz. alatti villamoshálózat felújítása (1.177.206,-Ft), elkezdődött a számítógépes hálózat új csillagpontos rendszerének kialakítása (666.200,- Ft), melyeknek befejezése (441.000,- Ft), a 2009. évi pénzmaradványból engedélyezve, 2010-ben megtörtént. Általánosan elmondható, hogy a tárgyidőszakban az intézmény gazdálkodását a korábbi éveknél is feszítőbb takarékosság jellemezte és jellemzi. 2011. évben - a korábbi években végrehajtott létszámcsökkentések miatt más megoldást kellett keresni az újabb kényszerű költségelvonások megoldására. Ez az általános, mindenkire érvényes két hónapos fizetetlen szabadság intézménye volt. 2011. június 1-jével a Fenntartó április 22-i döntésének megfelelően intézményvezetői váltásra került sor. Dr. Turbuly Éva helyett Dr. Dominkovits Péter vezeti az intézményt, aki a zavartalan működés segítésére korábbi szakmai referenciái jelentős részét is megőrizte. A fizetetlen szabadság kényszerűen kialakult intézménye miatt ez év júniusától az intézmény folyamatos napi működésének biztosítása a korábbinál intenzívebb szervezést, a belső munkák átcsoportosítását kívánja meg. A jól képzett főlevéltárosok és a levéltárkezelők hivatástudatának, szakmaszeretetének köszönhetően, biztosított a teljesítőképessége határán álló intézmény működése. A levéltár létszáma 14 fő, amelyből 6 fő tudományos munkatárs és 6 fő szakalkalmazott. A gazdasági területen 1 fő, egyéb területen szintén 1 fő munkatárs dolgozik. Az év során megürült státuszokat folyamatosan az intézmény működési hiányára kell fordítanunk. A 2011. évben a tudományos munkatársak közül Csekő Ernő Budapesten, D. Szakács Anita Pécsett PhD doktori programban vesz részt. Dominkovits Péter 2011. november 3-i vizsgával az akkreditált 30 órás vezetőképző tanfolyamot végezte el. 3. A levéltár szakmai munkája 3.1. Gyűjtőterületi munka, anyaggyarapodás, állományvédelem Az intézmény gyűjtő- és illetékességi területébe a tárgyidőszakban 189 iratképző szerv tartozott. Míg 2009-ben 21 iratképzőnél, 2010-ben 17 iratképzőnél végzett az intézmény irattárellenőrzést. 2011-ben a szervellenőrzés döntő részét összehangoltuk a Győr-Moson- Sopron Megyei Kormányhivatal iratkezelési ellenőrzésével, amelynek során 4 intézményt vizitáltunk közösen. Mindegyik alkalommal különös figyelmet szenteltünk a települési önkormányzatok irattáraira. 2009-ben 25 iratképző szerv 82 selejtezési jegyzőkönyvét, 2010-ben 27 iratképző szerv 69 selejtezési jegyzőkönyvét, 2011. november 25-ig pedig 24 iratképző szerv 61 selejtezési jegyzőkönyvét záradékoltuk. 2009. december 31-én az intézmény 5.814 ifm, 2010. december 31-én pedig 5.882,78 ifm-nyi iratanyagot őrzött. 2009-ben 65,41 ifm, 2010-ben 73,89 ifm volt az iratgyarapodás mennyisége. Így 2011. december 31-re az intézményben őrzött iratanyag nagysága minden bizonnyal meghaladja a 6000 ifm-t. Az iratátvételek során 54,19 ifm átvételére került sor, illetve november 30-i lezárulással folyamatban van a Soproni Földhivatal 3
1994 1995. évi iratanyagának az átvétele. A 2010. évi iratátvételek között a Soproni Földhivatal, a soproni Családsegítő Intézet, Sopron M. J. Város PH-a, és a Bősárkányi PH, jelentették a legnagyobb tételeket. A 2011. évi átvételek során pedig a Rábacsanaki PH, az Iváni PH, a Soproni Járási Bíróság, a Kapuvári Építőipari Szövetkezet átvett iratai jelentették a legnagyobb tételeket. A 2009. évi pályázaton nyert 1.950.000,- Ft-ból négy kora újkori városi kamarási számadáskönyv és négy db 19. századi tervrajz restaurálása készült el. Az e területet is érintő költségelvonások miatt 2010-ben pályázati kiírásra nem került sor. 2011 tavaszán meghirdetett Nemzeti Kulturális Alap állományvédelmi pályázatán az intézmény 568.750,- Ft-ot nyert a kamarási számadáskönyvek és tervrajzok folyamatos restaurálására, melynek megvalósítása és elszámolása 2012 tavaszán esedékes. 3.2. Iratrendezés, selejtezés, segédletkészítés A 2011. szeptember 14-ei szakfelügyelői ellenőrzés is elismeréssel szólt Németh Ildikó főlevéltáros vezette munkacsoport munkája, amely az új fondszerkesztési elvek alapján, konkordancia jegyzékkel kiegészített fondjegyzéket eredményezett. Az intézményi rendezések nagyságrendje a folyamatos költségelvonások okozta kényszerű megoldások miatt 2007-től csökkent. Míg 2009-ben 165 ifm-nyi, addig 2010- ben 130 ifm-nyi iratrendezés rendezés történt. A lehetőségek függvényében folyamatos a selejtezés és rendezés a középszintű községi tanácsok, és a darabszintű Személyek fond-főcsoportokban. Az elektronikus alapú nyilvántartás, az e-archivum adatállományának feltöltésében a tárgyidőszakban nagyon szerény előrelépés történt. Látványos javulás a fondjegyzék tapasztalatain alapuló új munkaszervezéstől várható, amely remélhetően 2012 derekától már beindulhat. A segédletkészítés és közreadás egy új formájára kapott lehetőséget az intézmény a 2011. évi őszi pályázattal, amelyen 700.000,- Ft egyszeri, vissza nem térítendő támogatást nyert a Mária Terézia kori úrbéri tabellák digitalizálására, ez alapján adatbázis építésre, annak a honlapon történő megjelentetési kötelezettségével. 3.3. Kutató- és ügyfélszolgálat, könyvtár Az intézmény 2009-ben 234 kutatót közülük 29 külföldi fogadott 953 kutatási esetben. 2010-ben 234 kutató, 1134 esettel fordult meg az intézmény kutatótermében. 2011. november 25-ig 195 kutató 734 kutatási esettel fordult a Soproni Levéltárhoz. A kutatási esetek csökkenő száma mögött a digitális technika elterjedése is meghúzódik. A kutatókkal történő szakmai konzultáció (referensek szerepe), az iratanyagok előkészítése, reponálása, a három telephelyen nagyon jelentős kapacitást, olykor logisztikai szervezést kíván. Az intézmény aktaforgalma 2009-ben 857, 2010-ben 982, 2011. november 25-ig 925 db akta volt, amely egyértelműen az intézmény megkeresettségében a tartós növekedést mutatja. A Soproni Levéltár Könyvtára korlátozottan nyilvános szakkönyvtár, gyarapodása 2009-ben 133 mű volt, melynek döntő többsége ajándék és kiadványcsere révén került a könyvtárba. 2010-ben a könyvtár 71 művel gyarapodott. 2010 őszén a Soproni Levéltár a Nemzeti Kulturális Alaptól 300.000,- Ft-os pályázati támogatást nyert a könyvtári állomány bővítésére, melynek révén 60 kötet, négy évfolyam folyóirat pótlólagos és folyamatos beszerzésére került sor. A gyors végrehajtás révén az intézmény indulni tudott a 2011. őszi hasonló pályázati kiíráson is, amelyen 350.000,- Ft értékű pénzügyi támogatást nyert szakkönyvek, szakfolyóiratok, CD-k, DVD-k megvásárlására. 4
2011 októberétől a 2009-ben beszerzett BiblioBase integrált számítógépes könyvtári nyilvántartás adatbevitele a korábbinál intenzívebb mértékben történik. 3.4. Közművelődés Az intézmény munkatársai folyamatosan részt vesznek a különböző kulturális egyesületek, civil szervezetek munkájában (pl. Krisch András: Scarbantia Társaság, Corvinus Kör, Turbuly Éva: Corvinus Kör), ahol előadásokat, könyvbemutatókat tartanak, vagy kiállításokat nyitnak meg. Az intézményben 2009-ben 5 alkalommal (kb. 149 fő), 2010-ben 3 alkalommal (kb. 78 fő), került sor iskolai csoportok fogadására. 2011-ben 2 alkalommal (kb. 52 fő) nyári táborozáson részt vevő diákokat fogadtunk a Fő tér 5. alatti épületben, és az intézmény feladatait mutattuk be. A tárgyidőszakban az intézmény a különböző fenntartású soproni közgyűjtemények összefogásával és a Soproni Tudós Társaság támogatásával minden esztendőben, a Tudomány Napja közelében megrendezi az ún. Közös Közgyűjteményi Napot. Az intézmény 2011. november 14-én a Soproni Bormarketing Kézműves Műhely, Nonprofit Bt.-vel közösen együttműködve, a város és a térség fő profiljaira, a szőlészetre, borászatra, a turizmusra tekintettel, bortörténeti előadásokat szervezett. Az előadók a Fenntartó két intézménye, a levéltár és a múzeum együttműködését is jelezték (Krisch András főlevéltáros, Kücsán József főmuzaológus). Az intézmény 2011. december 8-án még egy programot szeretne lebonyolítani; Sopron és a magyar-osztrák diplomácia a 20. században címűt, amelynek keretében két előadás (Tóth Imre múzeum-igazgató, és Gecsényi Lajos nyugalmazott MOL főigazgató) hangzik majd el. 3.5. Tudományos munka, kiadványozás A Soproni Levéltár munkatársai 2009 2010 között, illetve 2011. november végéig, szerzőként, szerkesztőként több önálló kötetet, tanulmányt, forrásközlést, rendezvény- és könyvismertetést publikáltak. Az intézmény a tárgyidőszakban hagyományos papír alapon és CD-Rom verzióban egy speciális kiadványt jelentetett meg (2010), illetve két hagyományos kötetet, Sopron belváros háztulajdonosainak (15 20. szd.) a kézikönyvét, illetve az 1990-es évek városi regeszta köteteit (1996, 1997) folytatta az 1570-es évtized feldolgozását. Részletezve: - Dávid Ferenc Goda Károly Thirring Gusztáv: Sopron belvárosának házai és háztulajdonosai 1488 1939. Sopron, 2008. [2009.] - Sopron, Magyar várostörténeti atlasz; 1.) Öá.: Jankó Ferenc Kücsán József Szende Katalin, közr. még: Dávid Ferenc Goda Károly Kiss Melinda. Sopron, 2010. - D. Szakács Anita: Sopron város tanácsa bírósági jegyzőkönyveinek regesztái III. 1570 1579. Sopron, 2011. Az intézmény több tudományos munkatársa 1997-től folyamatosan részt vesz a Soproni Szemle szerkesztési munkálataiban, illetve szerzőként van jelen. A 2009 2011 közötti tárgyidőszakban az intézmény tudományos munkatársai (Csekő Ernő, Dr. Dominkovits Péter, Dominkovitsné Szakács Anita, Dr. Krisch András, Dr. Németh Ildikó, Dr. Turbuly Éva) helyi és országos szakfolyóiratokban, intézményi évkönyvekben rendszeresen jelentették meg tanulmányaikat, írásaikat. 5
3.5. Nemzetközi és szakmai kapcsolatok Folyamatos a kapcsolattartás a többi levéltárral, különösen a megye és a tágabb régió önkormányzati fenntartású, valamint szak- és magánlevéltáraival, valamint a megyei múzeumi szervezet soproni és győri intézményeivel. Ez megnyilvánul pl. közös kiállítások és konferenciák szervezésében. (2011: új kapuvári állandó kiállítás, Nyugatmagyarországi Egyetem Levéltára Népszavazás kiállítása, a Rábaköz Honismereti Kutatóinak 1. konferenciáját) Hasonlóképpen folyamatos a kapcsolattartás a két levéltáros egyesülettel. Az intézmény tudományos munkatársai rendszeresen részt vesznek a tágabb térség levéltári rendezvényein, ott gyakran előadásokat tartanak. Az intézmény rendszeres hazai és korlátozott mértékű külföldi kiadványcserét folytat (ausztriai levéltárak), tagja az ICA Önkormányzati Levéltárak szekciójának, és jelenleg is tagja a középkori egyházi vonatkozású oklevelek digitalizálását célul tűző Monasterium programból kinőtt ICARUS digitalizálási programnak. A mai Magyarország egyik leggazdagabb vidéki levéltáraként jellemezhető Győr- Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára. A mai nehéz gazdasági helyzetben azonban szűkös pénzügyi kerettel, infrastrukturális fejlesztésre szorulva, státuszhiányosan működik. Ugyanakkor munkatársai, a főlevéltárosi és a kezelői kar jó szakmai munkájának, sokak áldozatkészségének köszönhetően a napi működés szakmai feladatait e nehéz években is teljesíti az intézmény, és ahogy látható, erőt adó sikereket is ér el. Működésünk, eredményeink egyaránt a Fenntartó lehetőség szerinti támogatásának, az esetleges, sikeres pályázati támogatásoknak, e munkatársi körnek köszönhető; köszönet érte! Sopron, 2011. november 25. Dr. Dominkovits Péter sk. igazgató 6
1. sz. melléklet Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltárának érdekvédelmi helyzete Minthogy Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára 15 főnél kevesebb közalkalmazottat foglalkoztató intézmény, ezért ez év eleji újjáalakulással egy fő közalkalmazotti képviselő megválasztását kellett megtenni, ami 2011. február 25-i jelölést követően 2011. február 28-i választással történt meg. A Soproni Levéltár közalkalmazottjai egyhangúlag Csekő Ernő főlevéltárost választották meg az intézmény közalkalmazotti képviselőjévé. Az intézményben KKDSZ tagok is vannak, 2008-tól a KKDSZ helyi ügyvivővel működő reprezentatív szakszervezet az intézményben, amely szervezetileg a hasonló és eltérő fenntartójú más soproni közgyűjteményekhez a soproni Széchenyi István Városi Könyvtárban működő KKDSz alapszervezet része. 2011. június 30-tól ügyvivőjének a tagság Dr. Németh Ildikó főlevéltárost választotta. Az elkövetkező időszak jelentős feladatát az intézmény új Kollektív Szerződésének a kidolgozása jelenti, melynek a kidolgozása 2011. december 31-i határidővel folyamatban van. Sopron, 2011. november 25. Csekő Ernő sk. közalkalmazotti képviselő 7