NEMZETI AKKREDITÁLÓ TESTÜLET Nemzeti Akkreditálási Rendszer IAF Kötelező Dokumentum az ISO/IEC 17021-es szabvány alkalmazása az integrált irányítási rendszerek auditjára vonatkozóan NAR - IAF MD 11:2013 2013. december
IAF MD 11:2013 Nemzetközi Akkreditálási Fórum Oldal 2/14 International Accreditation Forum, Inc. IAF Mandatory Document IAF MANDATORY DOCUMENT FOR THE APPLICATION OF ISO/IEC 17021 FOR AUDITS OF INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEMS Issue 1 Version 2 (IAF MD 11:2013)
IAF MD 11:2013 Nemzetközi Akkreditálási Fórum Oldal 3/14 A Nemzetközi Akkreditációs Fórum (IAF) részletezi a feltételeket azon testületek akkreditálásához, amelyek megfelelőség-értékelési szolgáltatásokat nyújtanak, és az ilyen akkreditáció elősegíti a tevékenységet és csökkenti az igényt a többszörös tanúsítás iránt. Az akkreditáció csökkenti az üzleti kockázatot és biztosítja a vevők számára, hogy az akkreditált megfelelőség-értékelő testületek (Conformity Assessment Bodies, CAB) felkészültek az akkreditált alkalmazási területükön belüli munka elvégzésére. Az olyan akkreditáló testületektől (Accreditation Bodies, AB), - amelyek az IAF tagjai - és az akkreditált CAB-ektől megkövetelik, hogy betartsák a vonatkozó nemzetközi szabványokat és a szabványok következetes alkalmazására készült kötelező IAF dokumentumokat. Az IAF többoldalú elismerési megállapodást (MLA) aláíró Akkreditáló Testületeket rendszeresen értékelik egy kijelölt értékelő csapat által, hogy biztosítsák az akkreditálási programjaik bizalmasságát. Az IAF MLA felépítése és a területek az IAF PR 4-ben vannak részletezve Az IAF MLA felépítése és jóváhagyott normatív dokumentumok. Az IAF MLA-t 5 szintre bontották le: az 1. szint meghatározza a kötelező kritériumokat, melyeket minden Akkreditáló Testületnek alkalmaznia kell (ISO/IEC 17011). A 2. szint tevékenységeinek és a 3. szint megfelelő normatív dokumentumainak kombinációját az MLA fő területeinek hívjuk, és a 4. szint (ha alkalmazható) és az 5. szint vonatkozó normatív dokumentumainak kombinációját az MLA al-területeinek hívjuk Az MLA fő területei olyan tevékenységeket tartalmaznak, mint pl.: terméktanúsítás és kapcsolódó kötelező dokumentumok pl.: ISO/IEC 17065. A megfelelőség-értékelő testületek által kiállított tanúsítványok a fő területeken egyenértékűnek minősülnek. Az MLA al-területei megfelelőség értékelési követelményeket tartalmaznak, mint pl.: ISO 9001 és rendszer specifikus követelmények, ahol alkalmazható, pl.: ISO TS 22003. A megfelelőség-értékelő testületek által kiadott tanúsítványok az al-területeken egyenértékűnek minősülnek. Az IAF MLA a tanúsítás piaci elfogadásához szükséges bizalmat teremti meg. Egy bizonyos szabvány vagy séma szerinti tanúsítással rendelkező szervezetet vagy személyt, amelyet egy IAF MLA-t aláíró AB akkreditált, világszerte elismerik, ami elősegíti a nemzetközi tevékenységét.
IAF MD 11:2013 Nemzetközi Akkreditálási Fórum Oldal 4/14 Kiadás száma: 1 Készítette: IAF Műszaki bizottsága Kelt: 2012. augusztus 21. Jóváhagyták: IAF tagok Kelt: 2012. december 17. Kiadás kelte: 2013. június 25. Alkalmazás kelte: azonnal Információt ad: Elva Nilsen, IAF titkárság Telefon: 1+613 454-8159 Email: secretary@iaf.nu
IAF MD 11:2013 Nemzetközi Akkreditálási Fórum Oldal 5/14 Bevezetés az IAF kötelező dokumentumokhoz Az ajánlott ( should ) kifejezést használjuk ebben a dokumentumban, hogy jelezzük, hogy az a szabvány követelményeknek való megfelelés elismert eszköze; a tanúsító testületnek (CAB) eleget tehet ezeknek a követelményeknek egyenértékű módon, feltéve, ha ezt az akkreditáló testület (AB) felé bizonyítani tudja. E dokumentumban a kell ( shall ) kifejezést használjuk ott, ahol a vonatkozó szabvány követelményei kötelezőek.
IAF MD 11:2013 Nemzetközi Akkreditálási Fórum Oldal 6/14 Tartalomjegyzék 0. Bevezetés 7 1. Definíciók 7 2. Alkalmazás 8 3. Kezdeti audit és tanúsítás 11 4. Felügyeleti és újratanúsítási tevékenységek 11 5. Felfüggesztés, szűkítés, visszavonás 11 Melléklet 1 - Az audit idő csökkentése 12
IAF MD 11:2013 Nemzetközi Akkreditálási Fórum Oldal 7/14 alkalmazásához az integrált irányítási rendszerek ellenőrzéséhez Ennek a dokumentumnak az alkalmazása kötelező az ISO/IEC 17021-es szabvány szerint működő a Tanúsító Testületek számára az Integrált Irányítási Rendszer (IMS) auditálásának tervezéséhez és végrehajtásához. 0. Bevezetés 0.1. Ez a dokumentum követelményeket nyújt az ISO/IEC 17021 szabvány alkalmazásához az Tanúsító Testületeknek az Integrált Irányítási Rendszer (IMS) audit tervezésére és végrehajtására, és adott esetben, a szervezet(ek) irányítási rendszerének tanúsításához két vagy több audit kritérium rendszer/szabvány szerint. Az MSZ EN ISO/IEC 17021 szabvány minden pontja továbbra is érvényes, és jelen dokumentum nem helyettesíti a szabvány bármely követelményét. 0.2. Jelen dokumentum nem alkalmazható az ISO 9001 ágazat-specifikus szabványokhoz. 0.3. Megjegyzendő, hogy a dokumentum végén levő melléklet szintén része a követelményeknek és aszerint kezelendő. 1. Definíciók Jelen dokumentum szándéka szerint az alábbi definíciókat alkalmazza: 1.1. Integrált Irányítási rendszer audit: egy szervezet irányítási rendszerének egy időben végzett auditja két vagy több audit kritérium rendszer/szabvány szerint. 1.2. Integrált Irányítási rendszer: egyetlen irányítási rendszer a szervezeti teljesítmény sokrétű szempontjainak kezelésére annak érdekében, hogy egynél több irányítási rendszer szabvány követelményeinek feleljen meg egy adott integráltsági szinten. Az irányítási rendszerek tartománya a minden egyes auditkritérium/szabvány szerinti különálló irányítási rendszerek összességét jelentő kombinált rendszerektől, a közös rendszerdokumentációt, irányítási
IAF MD 11:2013 Nemzetközi Akkreditálási Fórum Oldal 8/14 rendszer elemeket és felelősségeket tartalmazó integrált irányítási rendszerekig terjedhet. 1.3. Integráltság foka: az a szint, amelyhez a szervezet egyetlen irányítási rendszert alkalmaz a szervezeti teljesítmény sokrétű szempontjainak kezelésére annak érdekében, hogy egynél több irányítási rendszer szabvány követelményeinek feleljen meg. Az irányítási rendszerre vonatkozó integráció legyen képes integrálni a dokumentációt, a megfelelő irányítási rendszer elemeket és felelősségeket kettő vagy több auditkritérium/szabvány vonatkozásában Megjegyzés: Az auditkritérium alatt a megfelelőségértékelés és tanúsítás alapjául alkalmazott irányítási rendszer szabványok (pl. ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 20000, ISO 22000, ISO/IEC 27001. stb.) értendők 2. Alkalmazás 2.1. A Tanúsító Testületnek biztosítania kell a következőket: 2.1.1. Az audit program meghatározásában az integrált rendszer(ek) integráltság fokát figyelembe vették. 2.1.2. Az audit tervek lefednek minden egyes irányítási rendszerszabványhoz/előíráshoz rendelhető területet és tevékenységeket, melyek lefedik az audit területet és azokat a kompetens auditorokhoz rendelik. 2.1.3. Az audit csoport egésze fedje le a kompetencia követelmények minden szakterületét. Szükséges, hogy a Tanúsító Testület által létrehozott audit csoport kompetenciája lefedje az Integrált Irányítási Rendszer területeit az összes tanúsítási rendszer szabványra/előírásra nézve. 2.1.4. Az auditot egy csoportvezető irányítja, aki legalább egy auditált szabványra/előírásra rendelkezik kompetenciával.
IAF MD 11:2013 Nemzetközi Akkreditálási Fórum Oldal 9/14 2.1.5. Elegendő időt határoznak meg, hogy teljeskörűen és hatékonyan tudják megvalósítani a szervezet irányítási rendszerének auditját az irányítási rendszer szabványok / előírások szerint, melyek lefedik az audit területét. 2.1.5.1. Az audit idő meghatározásakor az Integrált Irányítási Rendszer auditnál két vagy több irányítási rendszerszabvány esetén, pl. A+B+C - a Tanúsító Testületnek a következők szerint kell eljárnia: a) Külön meg kell határozni az audit időt minden egyes irányítási rendszerszabvány esetére (alkalmazva az összes vonatkozó tényezőket, melyeket a kapcsolódó dokumentumok és /vagy az egyes szabványok alkalmaznak, pl:: IAF MD 5, ISO/TS 22003, ISO/IEC 27006) b) Ki kell számolni a kezdeti időt (T) a részidők összegzésével az Integrált Irányítási Rendszer audit időtartamának meghatározására (pl.: T = A + B + C) c) A kezdeti időt korrigálni kell, figyelembe véve a tényezőket, melyek növelhetik vagy csökkenthetik az audit időtartamát (lásd Melléklet 1) A csökkentő tényezők magukba foglalják az alábbiakat, de nem kizárólagosan: i. A szervezet irányítási rendszer integráltsági foka; ii. iii. A szervezet személyzetének reagálási képessége olyan kérdésekre, melyek több mint egy irányítási rendszerszabványt érintenek; és Kompetens auditorok rendelkezésre állása az audithoz több mint egy irányítási rendszer szabványban / előírásban.
IAF MD 11:2013 Nemzetközi Akkreditálási Fórum Oldal 10/14 A növelő tényezők magukba foglalják az alábbiakat, de nem kizárólagosan: i. Az Integrált Irányítási rendszer auditjának összetettsége, összevetve egyetlen irányítási rendszeren végzett auditokkal. d) Az ügyfél tájékoztatása arról, hogy az Integrált Irányítási rendszer audit időtartamának meghatározása az ügyfél irányítási rendszerének integráltsági foka alapján történt. Ez későbbiekben szükség szerint módosulhat a megfelelőség eredményei alapján az audit első szakaszában és az azt következő auditokon. 2.1.5.2. Az Integrált Irányítási Rendszer auditjának eredményezheti az időtartam növelését, de ahol ez csökkentést eredményez, a csökkentés nem haladhatja meg a kezdeti idő (T) 20%-át (2.3 b) 2.1.5.3. A kezdeti időhöz képest a csökkentés vagy növekedés indoklását dokumentálni kell. 2.2. Az érvényes alkalmazandó dokumentumokat (pl.: IAF Kötelező Dokumentumok) - melyek az irányítási rendszer szabványokhoz / előírásokhoz kapcsolódnak - figyelembe kell venni az Integrált Irányítási Rendszerek audit programjának és tervének készítésénél. 2.3. Minden irányítási rendszerszabvány területéhez tartozó, alkalmazható követelményeket auditálni kell. 2.4. Az auditjelentéseket lehet integrálni vagy különválasztani, az irányítási rendszer auditjának szempontjából. Minden jelentésben szereplő észrevételnél biztosítani kell a nyomonkövethetőséget az alkalmazott irányítási rendszerszabvány(ok)hoz. 2.5. A Tanúsító Testületnek meg kell vizsgálnia az egyik irányítási rendszerszabvány szerinti nem megfelelőség hatását egy másik irányítási szabvány(ok) szerinti rendszer működésére vonatkozóan.
IAF MD 11:2013 Nemzetközi Akkreditálási Fórum Oldal 11/14 3. Kezdeti audit és tanúsítás 3.1. Kérelmezés A kérelemnek információkat kell tartalmazni az integráltság fokára vonatkozóan, beleértve a dokumentumok integráltsági fokát, irányítási rendszer elemeket és felelősségeket (lásd: Melléklet 1.). 3.2. Audit első szakasza Az audit első szakasza során, az audit csoportnak meg kell vizsgálnia az Integrált Irányítási Rendszer integráltsági fokát. A Tanúsító Testületnek meg kell vizsgálnia és szükség esetén módosítania kell az audit időtartamát, melyet már a kérelemben benyújtott információk alapján meghatározott. 4. Felügyeleti és újratanúsítási tevékenységek A Tanúsító Szervezetnek meg kell vizsgálnia, hogy az integráltság foka változatlan marad-e a tanúsítási cikluson keresztül, ami biztosítja, hogy a megállapított audit időtartam továbbra is alkalmazható. 5. Felfüggesztés, szűkítés, visszavonás Ha a tanúsítást egy vagy több irányítási rendszer szabvány /előírás alapján felfüggesztették, szűkítették vagy visszavonták, a Tanúsító Testületnek ki kell vizsgálnia ennek a hatását a többi irányítási rendszer szabványra/előírásra vonatkozóan. alkalmazása az integrált irányítási rendszerek auditjára vonatkozóan dokumentum vége.
IAF MD 11:2013 Nemzetközi Akkreditálási Fórum Oldal 12/14 Melléklet 1 - Az audit idő csökkentése Melléklet 1 Idő csökkentése 1. sz.. ábra Melléklet 1 Audit idő csökkenése 100 80 0 5 5 10 15 20 Integráltság foka % 60 0 5 5 10 15 15 40 0 5 5 10 10 10 20 0 5 5 5 5 5 0 0 5 0 5 0 0 0 20 40 60 80 100 Alkalmasság kombinált audit végrehajtására % 1. sz ábra: Az integrált audit időtartamának lehetséges csökkentését ábrázolja %-ban, a következők függvényében: Függőleges tengely: a szervezet irányítási rendszerének integráltsági foka (lásd lent), amibe beleértendő annak megfontolása, hogy az auditált személyek mennyire képesek több területet érintő kérdésekre válaszolni. Egy Integrált Irányítási Rendszer
IAF MD 11:2013 Nemzetközi Akkreditálási Fórum Oldal 13/14 eredménye, amikor egy szervezet egyetlen irányítási rendszeren belül kezeli az üzletvezetés különféle vonatkozásait. Ennek jellemzői az alábbiak, de nem kizárólagosan: 1. Egy integrált dokumentációs rendszer, ideértve a munkautasításokat is, jól kidolgozott szintig, ahogy célszerű; 2. Vezetőségi átvizsgálások, melyek áttekintik a teljes üzleti stratégiáit és tervet; 3. Belső auditok integrált megközelítése; 4. Politika és célok integrált megközelítése; 5. Rendszer eljárások integrált megközelítése; 6. A fejlesztési mechanizmusok (helyesbítő és megelőző tevékenység, mérés és folyamatos fejlesztés) és 7. Egyesített irányítási rendszertámogatások és felelősségek. A Tanúsító Testületnek kell meghatároznia az integráltság fokának százalékos mértékét, a szervezet irányítási rendszerének a fenti kritériumok teljesülése alapján. És Vízszintes tengely: annak a mértéke, hogy az egyes audit csoport tagok az alábbi képlet szerinti kvalifikációval rendelkeznek (az arányt 100-zal kell szorozni azért, hogy elérje a százalékos mértéket): 100((X1-1) + (X2-1) + (X3-1) + (Xn-1)) Z(Y-1) Ahol, X1, X2, X3 Xn azoknak a szabványoknak a száma, melyekre az n-edik auditor kvalifikált az alkalmazási területre, az integrált audit által lefedett területen; Y: az integrált audit által lefedett irányítási rendszerszabványok száma; Z: auditorok száma.
IAF MD 11:2013 Nemzetközi Akkreditálási Fórum Oldal 14/14 Példa: Integrált auditot végző csoport tagjainak száma 3, és három irányítási rendszerszabványt vizsgálnak. Egy auditor mindhárom, a második két, a harmadik pedig egy irányítási rendszerszabvány szerint kvalifikált. A vízszintes tengelyen megjelölendő százalékos érték: 100((3-1) + (2-1) + (1-1) 3(3-1) = 50,0% Kijelölt auditorok a meglevő (több szabványra vonatkozó) kompetenciájukkal hatékonyságot érhetnek el, és ez-által a lehetséges audit időt csökkenthetik a fenti képletnek megfelelően. Ezek tartalmazzák: 1. Megtakarított idő egy nyitó és egy záró értekezlet miatt; 2. Megtakarított idő egy integrált audit jelentés készítéssel; 3. Megtakarított idő optimalizált logisztikával; 4. Megtakarított idő az audit csoport értekezleteken; és 5. Megtakarított idő a közös elemek egyidejű, pl. dokumentáció vizsgálatával. További információ Jelen vagy egyéb IAF dokumentumokról további információ esetén lépjen kapcsolatba az IAF tagjaival vagy az IAF titkársággal. Az IAF tagjaival való kapcsolat felvételhez tekintse meg az IAF weboldalát: http://www.iaf.hu Titkárság: Telefon: +1 613 454-8159 Email: secretary@iaf.hu