INTERCERT MINŐSÍTŐ ÉS TANÚSÍTÓ KFT.

Átírás

1 INTERCERT MINŐSÍTŐ ÉS TANÚSÍTÓ KFT. InterCert-SZ-02 A szabályzatban található valamennyi információ az tulajdona, mely nem használható fel üzleti vagy más célra az ügyvezető igazgató előzetes írásbeli engedélye nélkül. Kiadás: 18. Dátum: /21

2 I. A szabályzat célja, alkalmazási területe A szabályzat az irányítási rendszerek minősítési, tanúsítási, tevékenységének időtartamát határozza meg. Az a tanúsítási tevékenységek ellátásáról jogilag érvényesíthető megállapodást köt az ügyféllel, szerződés formájában, melynek jelen szabályzat annak elválaszthatatlan része. A szerződés az ügyfél tanúsítandó irányítási rendszerének alkalmazási területére és általa felölelt minden telephelyre kiterjed. II. Rendelkező hivatkozások Évszámmal ellátott hivatkozások esetén csak a megjelölt kiadás alkalmazható. Évszám nélküli hivatkozás esetén a hivatkozott dokumentum legutolsó kiadása alkalmazandó, minden módosítással együtt. Az alább hivatkozott dokumentumok nélkülözhetetlenek a jelen szabályzat alkalmazásához: MSZ EN ISO/IEC :2016 MSZ ISO/IEC TS 17023:2014 NAR-IAF MD 1 NAR-IAF MD 5 NAR-IAF MD Bevezetés 0.1. Kezdeti audit Tanúsító (kezdeti) audit esetén az audit idő pontos meghatározása (1. szakasz + 2. szakasz) bármely ügyfél esetében a kérelem felülvizsgálatának egy integrált része az InterCert-E01 eljárás szerint Kötelezettség és útmutatás Jelen szabályzat kötelező rendelkezéseket tartalmaz és útmutatást ad az részére, hogy a különböző méretű és bonyolultságú, széles körű tevékenységet folytató ügyfelek auditálásához a szükséges audit idő meghatározza, mely során az irányítási rendszerek audit idejének meghatározása egységes módszerrel történik Audit idő azonosítása Az azonosítja az audit időt a tanúsító (kezdeti) audit 1. és 2. szakaszára, felügyeleti auditokra, megújító (újratanúsítási) auditokra, rendkívüli auditokra, utó auditokra minden egyes meglévő és lehetséges ügyfél esetén Keret az audit idő meghatározásához Jelen szabályzat kötelezően keretet ad az irányítási rendszerek helyes audit idejének meghatározásához, figyelembe véve az auditált ügyfél sajátosságait. Kiadás: 18. Dátum: /21

3 0.5. Alkalmazás a tanúsítási rendszerekhez A jelen szabályzat elemei felhasználhatóak minden tanúsítási rendszerhez Elegendő audit idő Jelen szabályzat alapján egy meghatározott auditra szánt idő elegendő az ügyfél irányítási rendszer auditjának tervezéséhez, teljes és eredményes megvalósításához. 1. Meghatározások Jelen szabályzatban nem tárgyalt követelmények tekintetében az II. pontban (Rendelkező hivatkozások) szereplő szabályozások az iránymutatóak. Irányítási rendszer tanúsítási rendszer Az irányítási rendszerhez kapcsolódó megfelelőség értékelési rendszerek, melyekre ugyanazon követelmények meghatározottak, továbbá ugyanazon szabályok és eljárások vonatkoznak. Az audit időtartama Az auditidő azon része, amelyet audittevékenységek elvégzésére fordítottak a nyitóértekezlettől a záróértekezletig. Audit(or) nap Az auditor nap időtartama általában 8 óra, ami nem tartalmazhatja az utazási időt. A személyzet tényleges létszáma A személyzet tényleges létszáma az összes teljes munkaidőben foglalkoztatottakból áll a tanúsított területen belül beleértve minden egyes műszakban dolgozókat. A létszámnak tartalmaznia kell: a nem állandó személyzet (pl.: szerződéses dolgozó), és rész munkaidős személyzetet a tanúsított területen belül. Figyelembe véve a személyzet tényleges létszámának kiszámítását. Kockázat kategória (csak MIR esetében) MIR esetében, három kategórián alapulnak, függve azon kockázatoktól, amelyek az ügyfélszervezet termékének vagy szolgáltatásának hibájából alapszanak. Ezen kockázatok lehetnek magasak, közepesek és alacsonyak. Magas kockázatú tevékenységek (pl.: nukleáris, orvosi, gyógyászati, élelmiszer, építés) általában több auditidőt igényelnek. Közepes kockázatú tevékenységek esetében (pl.: egyszerű gyártás) valószínűleg átlagos időre van szükség a hatékony audit lefolytatásához, alacsony kockázat esetén pedig kevesebb idő szükséges. Komplexitás kategóriák (csak KIR esetében) A környezetközpontú irányítási rendszereknél a szervezet környezeti tényezői jellegének, számának és súlyosságának komplexitás kategóriáján alapul, amelyek alapvetően befolyásolják az auditori időt. Kombinált audit A kombinált audit egy szervezet irányítási rendszerének kettő, vagy több audit kritérium rendszer / szabvány szerinti egyszerre történő auditálása. Kiadás: 18. Dátum: /21

4 Integrált irányítási rendszer Integrált irányítási rendszer keletkezik, ha egy szervezet egyetlen egy irányítási rendszert használ a szervezeti feladatok kezelésére, úgy, hogy kielégítse egynél több irányítási rendszerszabvány követelményeit. Rendszertulajdonos Egy meghatározott tanúsítási rendszer kifejlesztéséért és fenntartásáért felelős személy vagy szervezet. Tanúsítási rendszer Irányítási rendszerekhez kapcsolódó megfelelőségértékelési rendszer, melyekre ugyanazok az előírt követelmények, meghatározott szabványok és folyamatok érvényesek. Ügyfélszervezet Egy irányítási rendszert üzemeltető jogi személy vagy annak egy meghatározott része. Állandó helyszín Egy ügyfélszervezet (fizikai vagy virtuális) elhelyezkedése, ahol tartósan munkát végez vagy szolgáltatást nyújt. Virtuális helyszín Virtuális helyszín az, ahol az ügyfélszervezet munkát végez, vagy szolgáltatást nyújt használva egy on-line környezetet, amely lehetővé teszi a személyzet részére, hogy folyamatokat hajtsanak végre, fizikai helyszínre való tekintet nélkül. (Nem tekinthető virtuális helyszínnek az, ahogy a folyamatokat fizikai környezetben kell végrehajtani - pl.: raktározás, gyártás, fizikai vizsgálati laboratórium, fizikai termékek installálása vagy javítása. Az audit idő kalkuláció szempontjából egy virtuális helyszín - pl.: vállalati intranet egy külön helyszínnek tekintendő.) Ideiglenes helyszín Ideiglenes helyszín az (fizikai vagy virtuális), ahol az ügyfélszervezet egy konkrét munkát végez vagy szolgáltatást nyújt egy korlátozott időtartamra, és amelynek nem célja az állandó helyszínként való működés. Audit idő (normaidő) Az ügyfélszervezet irányítási rendszere teljes és eredményes auditjának megtervezéséhez és megvalósításához szükséges idő. Irányítási rendszert tanúsító auditok időtartama Az auditidő azon része, amelyet audittevékenységek elvégzésére fordítottak a nyitó értekezlettől a záró értekezletig. (Az audit tevékenységek általában a következőket foglalják magukban: nyitó értekezlet levezetése, dokumentumátvizsgálás elvégzése az audit közben, kommunikáció az audit során, kísérők és megfigyelők szerepének és felelősségeinek meghatározása, információk gyűjtése és igazolása, az audit megállapításainak létrehozása, az audit következtetéseinek elkészítése, a záró értekezlet levezetése.) Kiadás: 18. Dátum: /21

5 2. Alkalmazás 2.1. Auditidő Auditidő tartalma Mindenfajta auditnál az auditidő magába foglalja az ügyfél helyszínén (fizikai vagy virtuális) töltött összes helyszíni időt és azt az időt, amit a helyszínen kívül az auditterv készítésére, dokumentum átvizsgálásra, az ügyfél személyzetével történő kommunikációra és a jelentés megírására kell fordítani Audit időtartama Az audit időtartamnak nem szabad lecsökkennie úgy, hogy a teljes helyszínen töltött audit idő kevesebb legyen az 1. sz. táblázatban és a 3. sz. táblázatban feltüntetett idő 80%-ánál. Ez vonatkozik a tanúsítási, felügyeleti és megújító (újratanúsítási) auditokra Audit időtartamának korrekciója Utazást nem tartalmazza az irányítási rendszer auditok helyszíni időtartama Auditor nap(ok) Alap időszükséglet Az 1. sz. táblázat és a 3. sz. táblázat mutatja az auditor napokban számított audit időtartamokat 8 órás munkanapokkal számolva Kalkuláció tervezési szakasza A tervezési szakaszban megállapított auditor napok számát nem szabad úgy lecsökkenteni, hogy munkanaponként több órával történik a számolás. Ugyanakkor szempont lehet a műszakban végzett tevékenységek ellenőrzése, amelynek következtében egy munkanapban további munkaórák szükségesek Kalkuláció kerekítése Amennyiben a kalkuláció után tizedes szám képződik, a napok száma a következő fél naphoz igazítandó (pl.: 3,3 audit nap kalkuláció eredménye 3,5 nap, 3,2 audit nap kalkuláció eredménye 3 nap) A hatékony audit biztosítása A hatékony audit biztosítása érdekében figyelembe van véve az audit csoport összetétele és mérete. Kiadás: 18. Dátum: /21

6 2.3. A személyzet tényleges létszámának kalkulációja Ügyfélszervezet személyzetének tényleges létszáma Az auditálandó szervezet tényleges létszámát kell alapul használni az audit időtartamának kiszámításához. Az ügyfélszervezet személyzetének tényleges számának meghatározása tartalmazza a részmunkaidőben foglalkoztatott dolgozókat és a szakterülethez részlegesen kapcsolódó dolgozókat, akik műszakban dolgoznak, az adminisztratív és bármely irodai alkalmazott kategóriák, ismétlő folyamatokat és a nagy számú szakképzetlen személyzet foglalkoztatását Indoklás Az ügyfélszervezet személyzetének tényleges számmeghatározás-indoklása elérhető az InterCert Kft-nél Részmunkaidőben foglalkoztatott dolgozók és a területhez részlegesen kapcsolódó dolgozók A ledolgozott munkaóráktól függően a részmunkaidős dolgozók és területhez részlegesen kapcsolódó dolgozók lecsökkenthetők vagy növelhetők és átalakíthatók a teljes munkaidőben dolgozókéval egyenértékűvé (pl.: 10 részmunkaidős dolgozó 4 óra/nap munkája egyenértékű 5 teljes munkaidőben foglalkoztatottéval) Területen belüli ismétlődő folyamatok Amikor az ügyfélszervezet személyzetének nagy százaléka folytat/ellát bizonyos tevékenységet/pozíciót, mely ismétlődőnek tekinthető (pl.: takarítás, biztonság, szállítás, értékesítés, telefonos ügyfélszolgálat, stb.) a tényleges létszám csökkentése engedélyezett, mely összefüggő valamint következetesen alkalmazott az ügyfélszervezeten belül a tanúsítás területén belül. A csökkentéshez kapcsolódó módszerek úgy kerülnek dokumentálásra az InterCert-E01 eljárás szerint, hogy bármely tevékenység/pozíció kockázatának megfontolását is tartalmazza Műszakban foglalkoztatott munkavállalók Az, a jelen szabályzat alapján, úgy határozza meg az audit időtartamát és időütemezését, mely a legjobb lesz az irányítási rendszer eredményes bevezetésének értékeléséhez az ügyfél tevékenységének teljes területére, beleértve a normál munkaórán kívüli és különböző műszakeltolódások auditjának szükségességét. Erről az ügyféllel a kijelölt auditcsoport vezető egyezik meg Ideiglenes szakképzetlen személyzet Normál esetben az alacsony technológia szinttel rendelkező esetben használandó, ahol ideiglenesen jelentős számban szakképzetlen személyzetet alkalmazhatnak, hogy helyettesítsék az automatizált folyamatokat. Ezen körülmények miatti csökkentés a tényleges személyzetben megtehető, de a folyamatok megfontolása sokkal fontosabb, mint az alkalmazottak száma. Az indoklás feljegyzésre kerül. Kiadás: 18. Dátum: /21

7 3. Módszertan az audit időtartamának meghatározásához 3.1. Tanúsítási audit időtartama A tanúsítási audit (1.+2. szakasz) időtartam számításának alapjaként használt módszer az 1. sz. táblázaton, az 1. sz. ábrán, a 2. sz. táblázaton, a 3. sz. táblázaton, a 4. sz. táblázaton, az 5. sz. táblázaton alapul. A személyzet tényleges számán kívül a környezetközpontú irányítási rendszerekre vonatkozóan a 3. sz. táblázat, a 4. sz. táblázat és az 5. sz. táblázat a szervezet környezeti komplexitásával is foglalkozik Megfelelő szorzók használata Megfelelő szorzót használva (5. fejezet, 6. fejezet) ugyanazokat a táblázatokat és értékeket lehet használni alapként a felügyeleti auditok és a megújító auditok audit időtartamának kiszámításához Megfelelő audit idő biztosítása Az jelen szabályzattal biztosítja a megfelelő audit idő meghatározását az ügyfél folyamatainak auditálásához. Tapasztalatok azt mutatják, hogy az alkalmazottak számán kívül az eredményes auditok elvégzéséhez szükséges idő más tényezőktől is függ. Ezeket a tényezőket a 8. fejezet szabályozza részletesen Rendelkezések figyelembe vétele A jelen szabályzat felsorolja azokat a rendelkezéseket, amelyeket ajánlott figyelembe venni egy audit teljesítéséhez szükséges idő meghatározásához. Ezeket és egyéb tényezőket is megvizsgál az a szerződés átvizsgálási folyamat során, valamint az 1. szakasz után és a teljes tanúsítási ciklus után és a megújításkor (újratanúsítás), hogy milyen potenciális hatással vannak az audit időre, tekintet nélkül az audit típusára. Ezért az 1. sz., 2. sz., 3. sz., 4. sz., 5. sz. táblázatok, az 1. sz., a 2. sz. ábrák, amelyek a személyzet tényleges száma és a komplexitás közötti kapcsolatot mutatják be, nem elkülönítve vannak használva. Ezek a táblázatok és ábrák keretet adnak a további audit tervezéséhez és az audit időtartam kiigazításához minden fajta audit esetében Útmutatás (kivéve környezetközpontú irányítási rendszer) Az 1. sz. táblázat, a 2. sz. táblázat és az 1. sz. ábra (kivéve környezetközpontú irányítási rendszer) útmutatást ad az alap audit idők kiigazítására és keretet biztosít egy olyan folyamatra az audit tervezéséhez azáltal, hogy azonosítható legyen az összes műszakban dolgozó alkalmazottak tényleges és teljes számán alapuló kiindulási pont Útmutatás környezetközpontú irányítási rendszerhez A környezetközpontú irányítási rendszereknél az auditidő a szervezet alkalmazottainak tényleges számára és abban az ipari szektorban jellemző szervezet környezeti tényezőinek jellegére, számára és súlyosságára van alapozva. a 3. sz. táblázat, a 4. sz. táblázat, 5. sz. táblázat keretet biztosít a megfelelő folyamatra, amelynek felhasználása megfelelő az audit tervezéséhez. Kiadás: 18. Dátum: /21

8 Az irányítási rendszer auditidőt azután módosítani lehet a jelentős tényezők alapján, amelyek egyedileg vonatkoznak az auditálandó szervezethez Audit időtartam meghatározása Az audit időtartam meghatározásához a kiinduló pont az alkalmazottak tényleges létszáma alapján kerül azonosításra, majd ez kerül kiigazításra az auditálandó ügyfélre vonatkozó jelentős tényezők, kockázatok alapján és az egyes tényezőknél, kockázatoknál a növelő vagy csökkentő tényezőket súlyozva az alapszám módosításával. Minden esetben az audit időtartamának kiszámításáról (beleértve a módosításokat) feljegyzés készül az InterCert-E01 eljárás szerint. Az biztosítja, hogy az audit időtartam bármilyen variációja sem veszélyezteti az audit hatékonyságát. Ahol a termék előállítás vagy a szolgáltatás folyamata műszakos rendben történik, az egyes műszakok auditálásának ideje az egyes műszakokban végzett folyamatokról és az ügyfél által bemutatott szabályozási szinttől függően kerül meghatározásra. A hatékony audithoz legalább egy műszak auditálásra kerül. Ha nem kerül auditálásra minden műszak (pl.: kiesnek az átlagos irodai munkaidőből), akkor annak indoklása dokumentált Audit időtartam az auditorjelöltekre, szakértőkre vonatkozóan A meghatározott audit időtartam nem tartalmazza az auditorjelöltek (betanuló auditorok) és a műszaki szakértők idejét Audit idők csökkenthetősége Az audit időtartamának csökkentése nem haladhatja meg az 1. sz. táblázatban és a 3. táblázatban megállapított idők 30%-át. (Nem alkalmazható több telephely mintavételezéses alapon történő auditálásához azok egyes helyszíneinél, ahol a helyszínek mintavétele megengedett. Ebben a helyzetben korlátozott számú folyamatok vannak jelen a helyszíneken és az irányítási rendszer szabványo(ok) összes követelményeinek teljesülése ellenőrzésre kerül.) 4. Kezdeti irányítási rendszer tanúsító auditok (1. szakasz + 2. szakasz) 4.1. Audit idő a helyszínen Az irányítási rendszer auditidő meghatározásakor, ami magában foglal helyszínen kívül végzett kombinált tevékenységet (2.1. fejezet szerint), a teljes helyszínen töltött audit időtartama nem lehet kevesebb, mint a 3. fejezet alapján kalkulált audit idő 80%-a. Amennyiben a tervezéshez és/vagy az audit jelentés megíráshoz többlet időhöz van szükség, ez nem indokolja az irányítási rendszer tanúsító auditok helyszínen töltött audit időtartam csökkentését Alap audit idő Az 1. sz. táblázat (kivéve környezetközpontú irányítási rendszer esetén) valamint a 3. sz. táblázat (csak környezetközpontú irányítási rendszer esetén) kiinduló pontként szolgál egy kezdeti tanúsítási audit (1. szakasz + 2. szakasz.) időtartamának felméréséhez, meghatározásához irányítási rendszerszabványok auditjánál. Kiadás: 18. Dátum: /21

9 4.3. Audit idő indoklása Az audit idő meghatározását az feljegyzi az InterCert-E01 eljárás szerint. Ezen kalkulációk részleteket tartalmaznak a tanúsítás teljes területének lefedéséhez leosztott időről Audit idő elérhetősége Az az ügyféllel kötött szerződés részeként, az audit idő meghatározását és indoklását az ügyfél szervezet részére elérhetővé teszi Távoli auditálási technikák A tanúsítási audit alkalmazhat távoli auditálási technikákat, melyek lehetnek: interaktív weben történő együttműködés, web értekezlet, telekonferencia, a szervezet folyamatainak elektronikus igazolása. Ezek a tevékenységek azonosításra kerülnek az audittervben és az ezekre a tevékenységekre eltöltött idő az irányítási rendszer audit teljes audit időtartamának a kiegészítésének lehet tekinteni. Ha az olyan audittervet készít, amelynél a táv auditálási tevékenység több, mint 30%- át teszi ki a tervezett helyszíni audit időtartamának, megindokolja azt és feljegyzi az InterCert-E01 eljárás szerint. (Az irányítási rendszer tanúsító audit időtartama az egyedi helyszínekre megállapított auditori időre vonatkozik. A távoli helyszínek elektronikus auditjait távauditoknak kell tekinteni, még, ha az elektronikus auditot fizikailag az ügyfél szervezet helyszínén fizikailag, vagy virtuálisan történik. Távauditálási technikák alkalmazása esetén nem hagyható el a szervezet évenkénti fizikai felkeresése, ahol egy fizikai helyszín létezik.) 4.6. Kombinált audit Kombinált audit esetén a szabályozás a 14. fejezet szerint történik. 5. Felügyelet 5.1. Időtartam Az első hároméves tanúsítási ciklus során egy adott szervezet számára a felügyelet időtartamának arányosnak kell lennie a tanúsítási auditra (1.+2. szakasz) eltöltött idővel. A felügyeletre évente eltöltött idő az 1/3-a a tanúsítás auditra eltöltött időnek. Az ügyfél, tanúsítással kapcsolatos naprakész adatainak hozzáférhetőnek kell lenniük minden egyes felügyeleti audit tervezésekor. A tervezett felügyeleti auditok időtartama időről időre át van vizsgálva, de legalább minden felügyeleti audit előtt és a megújító auditkor mindig, hogy figyelembe lehessen venni a szervezetben bekövetkezett változásokat, az irányítási rendszer érettségét. Kiadás: 18. Dátum: /21

10 Az audithoz kapcsolódó bizonyítékok felülvizsgálatáról, beleértve az audit idő bárminemű kiigazítása feljegyzésre kerül az InterCert-E01 eljárás szerint Kombinált audit Kombinált audit esetén a szabályozás a 14. fejezet szerint történik. 6. Tanúsítás megújítása 6.1. Időtartam A tanúsítás megújító audit időtartamát az auditálandó szervezet legfrissebb információi alapján kell kiszámítani. Ez rendes körülmények között 2/3-a annak az időnek, ami a szervezet tanúsítási auditjához (1.+2. szakasz) szükséges, ha a tanúsítási audit a tanúsítvány megújítás időpontjában kerül végrehajtásra. Az audit időtartamának figyelembe kell vennie az irányítási rendszer teljesítmény átvizsgálásainak eredményét. Az irányítási rendszer teljesítményének átvizsgálása a megújító (újratanúsítási) auditoknál önmagában nem az audit idő része Kombinált audit Kombinált audit esetén a szabályozás a 14. fejezet szerint történik. 7. Egyénileg kezelt második, és az azt követő tanúsítási ciklusok Az nem alkalmaz egyénileg kezelt második, és azt követő tanúsítási ciklusokat. Az audit idők az 5. fejezet és 6. fejezet szerint kerülnek meghatározásra. 8. Tényezők az audit időtartamának pontosításához 8.1. További tényezők, amelyeket szükséges figyelembe venni, de nem kizárólagosan Az irányítási rendszer audit idejét növelő a. Bonyolult logisztika, mely egynél több épületet vagy helyet foglal magában, ahol a munkát végzik (pl.: külön kell auditálni a tervezőközpontot). b. Különböző nyelven beszélő alkalmazottak (tolmácsok szükségessége vagy annak akadályozása, hogy egyes auditorok önállóan dolgozzanak). c. Az alkalmazottak létszámához viszonyítva nagyon nagy helyszín (pl.: egy erdő). d. Nagyfokú szabályozás (pl.: élelmiszer, gyógyszer, repülés, nukleáris energia, stb.). e. Rendkívül összetett folyamatokat lefedő rendszer, vagy relatíve nagyszámú egyedi tevékenység. f. Olyan tevékenységek, amelyek az ideiglenes helyszínek meglátogatását igénylik, hogy megerősítésre kerüljön az állandó helyszín(ek) tevékenységei, amelyeknek irányítási rendszere a tanúsítás alá esik. g. Kiszervezett funkciók és folyamatok. Kiadás: 18. Dátum: /21

11 Az irányítási rendszer audit idejét növelő (kivéve környezetközpontú irányítási rendszer esetében) a. Magas kockázatúnak tekintendő tevékenységek (2. sz. táblázat) Az irányítási rendszer audit idejét növelő (csak környezetközpontú irányítási rendszer esetében) b. A terület érzékenységi besorolása az ipari kategóriánál (eltér az ipari használattól) magasabb. c. Az érdekelt felek észrevételei. d. Közvetett tényezők, amelyek szükségessé teszik az audit idő növelését. e. A szektorra vonatkozó további vagy szokatlan környezeti tényező vagy szabályozott feltételek. f. Környezeti balesetek és hatások miatti kockázat (vagy valószínűleg felmerülő kockázat), melyek incidensek, balesetek, és lehetséges vészhelyzeti szituációk, korábbi környezeti problémák miatt következtek be, ahol az auditálandó szervezet közreműködik Az irányítási rendszer audit idejét csökkentő a. Az auditálandó ügyfél nem felelős a tervezésért vagy egyéb szabvány elemek nem tartoznak az alkalmazási területébe (csak minőségirányítási rendszer esetében). b. Az alkalmazottak számához viszonyítva nagyon kis munkahely (pl.: csak egy irodaház). c. Az irányítási rendszer érettsége. d. Az auditálandó ügyfél irányítási rendszerének előzetes ismerete. e. Az auditálandó ügyfél felkészültsége a tanúsításra. f. Magas szintű automatizáltság. g. Az alkalmazottak egy része házon kívül dolgozik (pl.: értékesítők, gépkocsivezetők, szerviz tevékenységet ellátó munkatársak, stb.) és tevékenységük megfelelőségét alapvetően a feljegyzések átvizsgálásával lehet auditálni. h. Alacsony kockázatúnak tekintett tevékenységek (2. sz. táblázat, 4. sz. táblázat, 5. sz. táblázat). Alacsony komplexitású tevékenységek lehetnek: A folyamatok, melyek hasonlóak vagy ismétlődőek (pl.: csak szervizelés). Az összes műszakban végzett alacsony komplexitású egyenértékű tevékenységek megfelelő bizonyítékkal szolgálnak arra, hogy minden műszakban egyenértékű teljesítményt nyújtanak. Az alkalmazottak nagy hányada ugyanazt az egyszerű feladatot végzi. Ismétlődő folyamatok a területen belül (ahol a munkavállalók ismétlődő tevékenységeket végeznek). Az auditálandó ügyfél rendszerének, folyamatainak és termékeinek/szolgáltatásainak minden jellemzői figyelembevételre kerülnek és szükség szerint kiigazítások történnek azokon a tényezőkön, amelyek indokolhatják a több vagy kevesebb auditor időt a hatékony audithoz. A növelő tényezőket ellensúlyozhatják a csökkentő tényezők. Csökkentő tényező minden auditálandó ügyfél és minden kalkuláció esetén egyszer használható. Az integrált irányítási rendszerek audit időtartamának kalkulációja meghatározása a 14. fejezet szerint történik. Kiadás: 18. Dátum: /21

12 9. Ideiglenes helyszínek 9.1. Auditprogram Olyan esetekben, amikor az auditálandó szervezet termékeit vagy szolgáltatásait ideiglenes helyszíneken szolgáltatja, az ilyen helyszíneket az audit programnak tartalmaznia kell Kiválasztott helyszínek mintája Az ideiglenes helyszínek a nagyobb beruházási helyszínektől a kisebb szolgáltató/szerelési helyszínekig terjedhetnek. A helyszínek meglátogatásának szükségessége és a mintavétel nagysága az irányítási rendszereknél a hibák kockázatértékelésén alapul, hogy ellenőrizhetők legyenek a folyamatok, a termékek és szolgáltatások, illetve a környezetközpontú irányítási rendszernél, hogy ellenőrizhető legyen a környezeti tényezők és a szervezet működésével kapcsolatos hatások. A kiválasztott helyszínek mintájának reprezentálni kell az ügyfél felkészültségi szükségleteinek területét és a szolgáltatás változatait tekintetbe véve a méreteket és a tevékenységek típusait és a folyamatban lévő projektek különböző szakaszait (valamint környezetközpontú irányítási rendszernél a velük kapcsolatos környezeti tényezőket és hatásokat) Módszerek, alternatívák Az ideiglenes helyszínek helyszíni auditját a szokásos módon kell elvégezni. Azonban a következő módszerek alternatívaként figyelembe vehetőek néhány helyszíni audit során: Interjúk és helyzetértékelő megbeszélések az ügyfél szervezettel és/vagy annak vevőjével személyesen vagy telekonferencia útján. Az ideiglenes helyszín tevékenységéről szóló dokumentáció átvizsgálás. Távhozzáférés az elektronikus helyszínekhez, ahol feljegyzéseket és egyéb információkat találni, amelyek érintik az irányítási rendszer és az ideiglenes helyszínek értékelését. Videó, telekonferencia és egyéb technológiák használata, amely lehetővé teszi a hatékony audit távlefolytatását Audit módszer dokumentálása Mindegyik esetben az audit módszert teljes mértékben dokumentálni kell és meg kell indokolni annak hatékonyságát. 10. Több telephelyes irányítási rendszer audit ideje Megállapítás Több telephelyen működő irányítási rendszer esetében szükséges a megállapítás, akkor is ha a mintavétel megengedett és akkor is ha nem. A több telephelyes szervezet olyan szervezet, amely rendelkezik megjelölt központi funkcióval, ahol bizonyos tevékenységek tervezése, ellenőrzése és irányítása folyik, illetve helyi irodákkal vagy fiókokkal, telephelyekkel, ahol ezen tevékenységeket részben, vagy egészben végzik. Kiadás: 18. Dátum: /21

13 10.2. Mintavétel nem megengedett Ott, ahol a mintavétel nem megengedett több telephelyes tanúsítás esetében az egyes helyszínek audit időtartama kiszámításának kiinduló pontja az 1. sz. táblázatban, a 2. sz. táblázatban, 3. sz. táblázatban, 4. sz táblázatban, 5. sz táblázatban, az 1. sz. ábrában foglaltak szerint történik. Ezeket az időket azonban csökkenteni lehet olyan helyzetek figyelembe vételével, amikor bizonyos irányítási rendszerfolyamatok nem vonatkoznak az adott helyszínre és azok a központi irányító hely elsődleges feladata Mintavétel megengedett Ott, ahol a mintavétel megengedett több telephelyes tanúsítás esetében az egyes helyszínek audit időtartama kiszámításának kiinduló pontja az 1. sz. táblázatban, a 2. sz. táblázatban, 3. sz. táblázatban, 4. sz. táblázatban, 5. sz. táblázatban, az 1. sz. ábrában, 2. sz. ábrában foglaltak szerint történik. A mintának az alábbiakban leírt tényezők alapján részben szelektívnek kell lennie, részben nem szelektívnek, és a kiválasztás eredményeként a különböző telephelyek reprezentatív mintáját kell kapni, nem kizárva a mintavételezés véletlenszerűségét. A teljes idő nem kevesebb, mint ami a működés mérete és komplexitása alapján kalkulálásra kerül, ha minden munkát egy telephelyen végeznének. A minta legalább 25%-át véletlenszerűen kell kiválasztani. A központi irodát minden évben vizsgálni kell. Az alább felsorolt kitételeket figyelembe véve a maradékot úgy kell kiválasztani, hogy a tanúsítvány érvényességi ideje alatt a telephelyek közötti különbségek a lehető legnagyobbak legyenek. A telephelyek kiválasztása többek között a következő szempontok alapján történhet: a telephelyi belső auditok és vezetőségi átvizsgálások vagy korábbi tanúsítások eredményei, panaszok feljegyzései és más helyesbítő vagy megelőző intézkedések vonatkozó területei, a telephelyek méretének jelentős változásai, változások a műszakbeosztásokban és a munkafolyamatokban, az irányítási rendszer összetettsége illetve a telephelyeken végzett folyamatok, az előző tanúsító audit óta történt változtatások, az irányítási érettsége és a szervezet ismerete, környezetvédelmi kérdések illetve a környezetközpontú irányítási rendszerhez kapcsolódó tényezők és hatások mértéke, kulturális, nyelvi és szabályozási különbségek, földrajzi elhelyezkedés. A tanúsítási audit éves minta mérete a több telephelyes szervezetekre vonatkozóan egyenlő a távoli telephelyek számának négyzetgyökével, egész számra, felfelé kerekítve (y= x). A felügyeleti audit éves minta mérete a több telephelyes szervezetekre vonatkozóan egyenlő a 0.6 együtthatóval megszorzott távoli telephelyek számának négyzetgyökével, egész számra felfelé kerekítve (y=0.6 x). Kiadás: 18. Dátum: /21

14 A megújító audit éves minta mérete a több telephelyes szervezetekre vonatkozóan egyenlő a távoli telephelyek számának négyzetgyökével, egész számra felfelé kerekítve (y= x). Amennyiben az irányítási rendszer több mint három éve hatékonyan működik, a minta mérete csökkenthető 0.8 együtthatóval (y=0.8 x). 11. A kívülről biztosított funkciók és folyamatok ellenőrzése (kiszervezés) Auditbizonyíték Ha egy auditálandó szervezet valamely funkciója egy részét kiszervezi, akkor az az InterCert-E01 eljárás szerint megszerzi az auditbizonyítékot, hogy az auditálandó szervezet hatékonyan meghatározta az ellenőrzés típusát és kiterjedését, annak érdekében, hogy biztosítsa, hogy a külsőleg nyújtott funkciók vagy folyamatok nem hatnak hátrányosan az irányítási rendszer hatékonyságára, beleértve a szervezet képességét, mely szerint következetesen megfelelő terméket és szolgáltatást nyújt az ügyfeleknek, vagy ellenőrzi a jogi követelményeknek való megfelelőség érdekében a környezeti szempontokat és kötelezettségeket Értékelés Az auditálja és értékeli az ügyfél irányítási rendszerének eredményességét minden általa végzett tevékenységre, és azon kockázatokat, mely hatással van céljaira, az ügyfelekre és megfelelőségi követelmények teljesítésére. Ez tartalmazhatja az eredményesség mértékére vonatkozó visszajelzések gyűjtését. Bár nem elvárt a beszállító irányítási rendszerének auditálása, figyelembe véve, hogy ez nem része a szervezet irányítási rendszer területének, csak a beszállítói tevékenység kontrollja, és nem a tevékenység teljesítménye kerül értékelésre. A kockázat ezen értelmezése alapján kiegészítő audit időt kell meghatározni. Kiadás: 18. Dátum: /21

15 12. A minősítésre fordított normaidő meghatározása irányítási rendszerek esetében (kivéve környezetközpontú irányítási rendszer) Az audit időtartama Az alkalmazottak 1+2 szakasz tényleges létszáma (napok) 1-5 1, , >10700 és így tovább 1. számú táblázat Kapcsolat az alkalmazottak tényleges létszáma és az audit időtartama között (csak tanúsító audit esetén) Kiadás: 18. Dátum: /21

16 A szervezet megoszlása >>> InterCert-SZ-02 Nagy és egyszerű Több helyszínes Kevés folyamat Ismétlő folyamatok Kis munkaterület Nagy és komplex Több helyszínes Sok folyamat Nagy alkalmazási terület Saját folyamatok Felelős a tervezésért Kiinduló pont az auditor idő táblázat alapján Kevés folyamat Kis alkalmazási terület Ismétlő folyamatok Kicsi és egyszerű Sok folyamat Felelős a tervezésért Nagy alkalmazási terület Sajátos folyamatok Kicsi és komplex A szervezet rendszerének komplexitása >>> 1. számú ábra A komplexitás és audit időtartam közötti kapcsolat Kockázati kategória Magas kockázat Amikor a termék vagy a szolgáltatás hibája gazdasági katasztrófát okoz, vagy kockázatot visz az életben. Közepes kockázat Amikor a termék vagy szolgáltatás hibája sérülést vagy betegséget okoz. Alacsony kockázat Amikor a termék vagy szolgáltatás hibája nem valószínűen fog sérülést vagy betegséget okozni. Példa kockázati kategóriákra (de nem kizárólagosan) Élelmiszer Gyógyszeripar Légi jármű Hajóépítés Teherhordó elemek és szerkezetek Komplex építési tevékenység Elektromos és gáz berendezések Orvosi és egészségügyi szolgáltatás Halászat Nukleáris fűtőanyag Vegyszerek Kémiai termékek és rostok Nem teherhordó alkatrészek és szerkezetek Egyszerű építési tevékenységek Alapvető fém és koholt termék Nem-fémes termékek Optikai eszközök Szabadidős és személyi szolgáltatások Textil és ruházat Pép/kása Papír és papír termékek Kiadói tevékenység Irodai szolgáltatás Oktatás Kiskereskedelem Hotelek és éttermek 2. számú táblázat Kockázati kategória Kiadás: 18. Dátum: /21

17 nagy közepes alacsony korlátozott InterCert-SZ A normaidő meghatározása környezetközpontú irányítási rendszerek esetében Az alkalmazottak tényleges létszáma Az audit időtartama 1+2 szakasz (napok) ,5 2,5 2, , ,5 3, ,5 4,5 3, , ,5 3, , , , , , , , >10700 és így tovább 3. számú táblázat Kapcsolat az alkalmazottak tényleges létszáma, a komplexitás és az audit időtartama között (csak tanúsító audit esetén) Kiadás: 18. Dátum: /21

18 Komplexitás kategória Nagy Közepes Alacsony Korlátozott mértékű Egyedi esetek Üzleti szektor Bányászat és kőbányászat Olaj és gázkitermelés Textilek és ruhák festése Papírgyártás, pépesítés része, beleértve a papír újrahasznosítás feldolgozást Olajfinomítás Vegyszerek és gyógyszerek Nyersanyagok fémek Nem-fém anyagok feldolgozása és gyártása, beleértve a kerámiát és cementet Szénalapú elektromos áramtermelés Állami építkezés és lebontás Veszélyes és nem veszélyes hulladékkezelés Szennyvíz és csatornavíz kezelés Halászat/mezőgazdaság/erdészet Textilek és ruházat kivéve festés Fadeszkák gyártása, fa és fatermék kezelés/impregnálás Papírgyártás és nyomtatás, kivéve a pépkészítést Nem-fém feldolgozás és termelés beleértve üveg, agyag, mész, stb. Fémgyártású termékek felületi vagy vegyi alapú kezelés Üres nyomtatott áramkör lapok gyártása az elektronikai iparban Közlekedési eszközök gyártása Nem-szén alapú elektromos áram termelés és elosztás Gáztermelés, tárolás és elosztás (megjegyzés: a kitermelés nagy komplexitású) Vízelvonás, tisztítás és elosztás beleértve a folyó kezelést (megjegyzés: ipari szennyvíz kezelés nagy komplexitású) Fosszilis tüzelőanyag nagykereskedelem és kiskereskedelem Élelmiszer és dohány feldolgozás Közlekedés és szállítás vízen, levegőben és földön Kereskedelmi ingatlanügynökség, ingatlankezelés, ipari tisztítás, higiéniás tisztítás, száraztisztítás általában mint általános üzleti szolgáltatás része Újrahasznosítás, komposztálás, hulladéklerakás (nem veszélyes hulladéké) Technikai tesztelés és laboratóriumok Egészségügy/kórházak/állatorvoslás Szabadidős szolgáltatások és személyi szolgáltatások szállodák/éttermek kivételével Szállodák/éttermek Fa és fatermékek, kivéve fadeszkák gyártása, fa kezelése és impregnálása Papírtermékek, kivéve nyomtatás, pépkészítés és papírgyártás Gumi és műanyag fröccsöntés, formálás és összeszerelés kivéve gumigyártás és műanyag alapanyagok, melyek vegyszerek részei Hideg és meleg formázás, fémelőállítás, kivéve felületi kezelés és egyéb vegyi alapú kezelések és nyersanyagok Általános gépgyártási összeszerelés kivéve felületi kezelés és egyéb vegyi alapú kezelés Nagykereskedelem és kiskereskedelem Elektromos és elektronikai felszerelések összeszerelése, kivéve az üres nyomtatott áramkör lapok gyártása Társasági tevékenységek és vezetés, holding társaságok központja és vezetése Közlekedés és szállítás menedzsment szolgáltatás, aktuális járműpark nélkül Telekommunikáció Általános üzleti szolgáltatás, kivéve kereskedelmi ingatlanügynökség, ingatlankezelési, ipari tisztítás, higiéniás tisztítás, száraztisztítás Oktatási szolgáltatások Nukleáris Nukleáris áramtermelés Nagy mennyiségű veszélyes hulladéktárolás Közigazgatás Helyi hatóságok Szervezetek környezetileg érzékeny termékekkel vagy szolgáltatásokkal Pénzintézetek 4. számú táblázat Példák az üzleti szektorok és a környezeti tényezők komplexitás kategóriái közötti kapcsolatra Kiadás: 18. Dátum: /21

19 Komplexitás kategória Nagy Közepes Alacsony Korlátozott Speciális A környezeti tényezők komplexitás kategóriái Környezeti tényező jelentős jelleggel és súlyossággal (tipikusan gyártó vagy feldolgozó típusú szervezetek, számos környezeti tényező jelentős hatásokkal). Környezeti tényező közepes jelleggel és súlyossággal (tipikusan gyártó vagy feldolgozó típusú szervezetek, néhány környezeti tényező jelentős hatásokkal). Környezeti tényező korlátozott jelleggel és súlyossággal (tipikusan összeszerelő típusú szervezetek, kevés jelentős tényezővel). Környezeti tényező, korlátozott jelleggel és súlyossággal (irodai tevékenység) ezek az audit tervezési stádiumban további és egyedi megfontolást igényelnek. 5. számú táblázat Környezeti tényezők komplexitás kategóriái 14. A minősítésre fordítandó normaidő meghatározása kombinált auditok esetében Kombinált auditnál: külön ki kell kalkulálni az audit időt minden egyes irányítási rendszerszabvány esetére, alkalmazva a korrekciós tényezőket, ki kell számolni az alap időtartamot a részidők összegzésével a kombinált audit időtartamának meghatározására, az alap időtartamot korrigálni kell, figyelembe véve a tényezőket, melyek csökkentik (2. sz. ábra), vagy növelik a kombinált auidt időtartamát, melynél figyelembe kell venni a következőket: o több irányítási rendszerszabványban jártas, kompetens auditorok rendelkezésre állása és alkalmazása (csökkentő), o a szervezet irányítási rendszerének integráltsági foka (csökkentő), o a szervezet személyzetének képesség válaszolni olyan kérdésekre, melyek több mint egy irányítási rendszerszabványt érintenek (csökkentő), o a kombinált audit összetettsége, összevetve egyetlen irányítási rendszeren végzett audittal (növelő), tájékoztatni az ügyfelet arról, hogy kombinált audit időtartama az ügyfél által deklarált rendszer integráció alapján került meghatározásra, és ha ez utólag tévesnek bizonyul, módosítani szükséges. Korrekciós tényezők figyelembe vételével a kombinált audit időtartamának általában 20%-os csökkentésre lehetőség van. Kombinált audit során célszerű megvizsgálni, egy az egyik irányítási rendszerszabvány szerinti nemmegfelelőség hatását a többi irányítási rendszerszabvány szerinti rendszer működésére. Minden nemmegfelelőségre nézve eltérésjelentést kell készíteni, figyelembe véve az egyes rendszer irányítási szabványok követelményeit. Az a személy, aki dönt a helyesbítések és a helyesbítő tevékenység elfogadhatóságáról, legyen kompetens mindazok az irányítási rendszerszabványok területén melyekre kiterjed a nemmegfelelőség. Kiadás: 18. Dátum: /21

20 Integráltság foka % InterCert-SZ-02 Kezdeti audit és tanúsítás során az információ terjedjen ki: a szervezet irányítási rendszerének integráltsági fokára, a szervezet személyzetének alkalmasságára, hogy a kombinált audit által lefedett irányítási rendszerszabványokkal kapcsolatos kérésekre válaszolni tud. Át kell vizsgálni és szükség szerint módosítani kell az audit időtartamát az audit első szakasza során megállapított rendszer integráltsági foka alapján, ha a rendszer integráltság foka nincs összhangban az ügyfél által közölt adatokkal. Integrált irányítási rendszer jön létre, ha egy szervezet egyetlen irányítási rendszert használ, melynek jellemzői: vezetőségi átvizsgálások, amelyek áttekintik a teljes üzleti stratégiát és tervet, belső auditok integrált megközelítése, a politika és célok integrált megközelítése, rendszer eljárások integrált megközelítése, integrált dokumentációs rendszer, ideértve a munkautasításokat is, jól kidolgozott szintig, ahogy célszerű, fejlesztési tevékenységek (helyesbítő tevékenységek, mérés és folyamatos fejlesztés) integrált megközelítése, egyesített irányítási rendszertámogatás és felelősségek. A fenti kritériumok teljesülése alapján és a 2. sz. ábra alkalmazásával kell meghatározni az integráltság %-os fokát Alkalmasság kombinált audit végrehajtására % 2. számú ábra Kombinált audit időtartamának lehetséges csökkentése %-ban. Kiadás: 18. Dátum: /21

21 Auditorok alkalmasságának kalkulálása kombinált audit végrehajtására %-ban: 100((X 1-1)+(X 2-1)+(X 3-1)+ (X n -1)) Z(Y-1) Ahol: X 1,2,3, n Y Z azoknak a szabványoknak a száma melyekre az n-edik auditor kvalifikált az alkalmazási területre, a kombinált audit által lefedett területen a kombinált audit által lefedett irányítási rendszerszabványok száma az auditorok száma Kombinált auditok esetén külön irányítási rendszer szabványok szerinti tanúsítványokat állítunk ki. Ha egy rendszerirányítási szabvány szerinti tanúsítás felfüggesztésre vagy visszavonásra kerül, meg kell vizsgálni, nem érintettek-e az egyéb irányítási rendszerszabványok és tanúsítványok. 15. Az ár meghatározása A szolgáltatásunk árát az alábbiak szerint határozzuk meg: ÁR = ( normaidő x audit napidíj ) + költségek Korrekciós tényezők figyelembe vételével a normaidő 30%-kos eltérésére lehetőség van. Kiadás: 18. Dátum: /21