Állománycsökkentés
Tartalomjegyzék 1. Állományapasztás szempontjai 3 2. Törlési jegyzékek készítése és a selejtezés munkafolyamatai 4 2.1. Meglévő példányok selejtezése 4 2.1.1. Törlési jegyzék nyomtatása 9 2.2. Elvesztett példányok selejtezése 14 3. Kézi jegyzék készítése 16 2
1. Állományapasztás szempontjai A dokumentumok törléséről mindig az adott szaktájékoztató dönt, ez alól kivételt képeznek az elhasználódott dokumentumok, amiket azonnal kivonunk az állományból. A dokumentumok többféle szempont szerint kerülhetnek törlésre: 1. Tervszerű állományapasztás címén (leginkább a tartalmilag elavult dokumentumok kerülnek ide, illetve a fölös példányok.) 2. Elhasználódás címén 3. Pénzben megtérített (amiket az olvasó elveszített, de nem vette meg, hanem a dokumentum gyűjteményi értékét fizette ki.) 4. Behajthatatlan követelés (a bíróság által is behajthatatlan dokumentumok) Törlésekhez kapcsolódó jogszabályok, rendeletek: - Elavult: Tervszerű állományapasztás címén 3/1975. VIII.17./KM-PM. sz. rendelet 15. - Elhasználódott: Elhasználódás címén 3/1975. VIII. 17./KM-PM sz. rendelet 18. - Olvasó elvesztette: Pénzben megtérített 3/1975. VIII. 17./KM-PM sz. rendelet 21. - Egyéb: Behajthatatlan követelés 3/1975. VIII. 17./KM-PM sz. együttes utasítás 3
2. Törlési jegyzékek készítése és a selejtezés munkafolyamatai Az állomány menü sorból kiválasztjuk az állománycsökkentés-t és itt értelemszerűen kiválasztjuk az alábbi pontokból a számunkra megfelelőt: - meglévő példányok selejtezése - elkallódott példányok selejtezése - elveszett példányok selejtezése - megsemmisült példányok selejtezése közül. 2.1. Meglévő példányok selejtezése Ez fordul elő a leggyakrabban. Az új jegyzék-re kattintva előugrik egy kérdés: Kíván manuálisan új törlési jegyzéket nyitni? Itt igen-re kell kattintani, és megjelenik az új törlési jegyzék ablaka. Az új törlési jegyzéknél az azonosítóhoz a gép beválasztja az éppen következő törlési jegyzék számát (pl.: 2012/10-021). A 10-es szám a törlés iktatószáma, a kötőjellel hozzá kapcsolódó szám - a gép szerinti következő - törlési jegyzék száma, a 2012 értelemszerűen a törlés évére vonatkozik. 4
Ezután a törlés oka menüből kiválasztjuk a megfelelőt: - elavult - elhasználódott - fölös példány - egyéb közül. Az adott dokumentum vonalkódját beolvasva a gép felteszi azt a törlési jegyzékre. A későbbiekben, ha egy jegyzéket félbe hagytunk, akkor a meglévő példányok menüpont után kiválasztjuk azt a jegyzéket, amit folytatni kívánunk, és az ablakos gombra kattintunk. Így megjelenik az aktuális törlési jegyzék ablaka, itt a módosítás-ra kattintva folytathatjuk a dokumentumok selejtezését. 5
Ezután a könyvben - a leltári szám mellé - beütjük az állományból törölve bélyegzőt, és beírjuk a törlési jegyzék számát. Miután a törölni kívánt összes dokumentumot felraktuk a törlési jegyzékre, leltári számra rendezést kérünk. A raktári lapokat a könyvek alapján vesszük ki a katalógusból, és ellenőrzésképpen összevetjük a törlési jegyzéken szereplő darabszámmal. Azon címek esetében, ahol a példány ablakában nem szerepel a dokumentum értéke, ott pótlólag írjuk be az árat, amely az alábbi módon történik: - A Textlib keresés menüpontját lenyitva az azonosító alapján-t választjuk. Itt megjelenő ablakba a Példány leltáriszám-hoz beírjuk, az adott dokumentum leltári számát majd egy entert ütünk. Megjelenik a keresett dokumentum. 6
Majd Kilépés gombra kattintunk. Megjelenik a keresett dokumentum, akkor az ablakos gombra kattintunk. Ekkor előugrik az adott példány ablaka, itt módosítást kérünk, majd az árhoz beírjuk a raktári lapon szereplő árat, és letároljuk. Ha az ár valamiért nem egyértelmű, akkor a leltárkönyvben a leltári szám alapján megkeressük azt. A többi cédulát a törlési iratjegyzékkel őrizzük. 7
Ezután a jegyzéket a törlési jegyzék ablakunkban lezárjuk (lezárás gombra kattintva). 8
2.1.1 Törlési jegyzék nyomtatása: Ezután következik a nyomtatás. Az egyéb menüpontot lenyitva a nyomtató kezelést kiválasztva a nyomtató beállításra kattintunk. Itt beállítjuk, hogy a file-ba nyomtasson, aztán a rendben gombra kattintunk. A következő lépésnél szintén az egyéb menüpontból kiválasztjuk a nyomtató kezelést, valamint a formátum váltás-t. Itt a másik formátum gombra kattintunk. 9
A mintánál kiválasztjuk a TÖRLÉSI JEGYZÉK NYOMTATÁSA sort, és választ-juk, majd kilépünk. Így már kiválasztottuk a szükséges beállításokat, és következhet a tényleges nyomtatás. Az állomány menüt lenyitva, az állománycsökkentés-t kiválasztva, a törlési jegyzék keresése menüpontra kattintunk. Itt az azonosító-nál az F9 billentyűvel kinyitjuk az ablakot, és megkeressük a törlési jegyzéket a szám alapján, és a választ gombra kattintunk. 10
Az ezután megjelenő ablakban keresést kérünk. Itt az ablakos gombra kattintunk. Ha megjelenik a kívánt törlési jegyzék ablaka, itt a nyomtatásra kattintunk és itt az egész halmazt választjuk. 11
Majd a Nyomtat gombra kattintva kiválasztjuk, hogy hová szeretnénk elmenteni a nyomtatni kívánt dokumentumot. Majd a megjelenő ablakban a : - G-munka: pontot választjuk, - KOZOS, - ahová a dokumentumot menteni szeretnénk, a file Neve-hez pedig a nyomtatni kívánt dokumentum nevét írjuk. (pl. 2012-10-002) 12
Ezután megjelenik a lista, itt ellenőrizhetjük, ha valami (pl. ár) hiányzik, majd a nyomtatás-ra kattintunk. Ekkor mentettük file-ba a dokumentumot. Nyomtatni a word dokumentumból tudjuk a megadott név alapján. A jegyzéket formázzuk, nyomtatjuk. A jegyzéket az igazgatóval aláíratjuk és jegyzéket iktatjuk. A törölt dokumentumokat FONTOS! miután belekerült a törlési bélyegző az iktatószámmal együtt - dobozokba csomagoljuk. Az elhasználódott dokumentumokat a MÉH-be szállítjuk, az apasztás címén törölt könyveket évente két alkalommal kiárusítjuk. Külön csoportot képviselnek az egyéb dokumentumok: CD-k, CD-ROM-ok, DVD-k, hanglemezek, a videó filmek. Ezeket veszélyes hulladék feliratú dobozba tesszük, hogy később ezt figyelembe véve lehessen őket elszállítani. 13
2. Elvesztett példányok selejtezése Az olvasó által elvesztett és megtérített könyveket is a textliben keresztül tudjuk törölni. Az állomány menüt lenyitva, az állomány csökkentésre kattintunk és kiválasztjuk az elveszett példányok selejtezését. Itt már a listánkra a gép a selejtezendő példányok számához felírja hány darab dokumentum vár elveszettként törlésre. Ezután a selejtezésre kattintunk. Majd az előugró ablaknál kiválasztjuk az aktuális jegyzéket, és az ablakos gombra kattintunk. A jegyzéket megnyitva látjuk, hogy a gép már minden törölni kívánt dokumentumot felrakott a jegyzékre. 14
Ezeket a már ismertetett módon nyomtatjuk, először file-ba, majd a Word programon keresztül, a szükséges kiegészítésekkel együtt papírra is. Ha már van megnyitott jegyzékünk, de még nincs lezárva, és időközben újabb selejtezendő példány adódik, azt is rá tudjuk rakni a már meglévő jegyzékre. Az állomány csökkentés menüpontnál az elveszett példányok selejtezése után előugró ablakban a selejtezés gombra kattintunk. Az itt előugró kérdésnél a nemet választjuk, akkor a nyitott listára generálja a selejtezendő dokumentumokat. Ha az igen-t akkor új jegyzéket nyit. 15
3. Kézi jegyzék készítése Előfordulhat, hogy a törlésre javasolt dokumentum nem szerepel az adatbázisban. Ilyenkor hagyományos módon történik a törlés. A jegyzéket mi készítjük el a kiszedett raktári lapok alapján. 16