V. sz. melléklet 18. pontja Iratkezelési szabályzat FTH 5.09.27./21. A szabályozás célja, hogy a Fıiskola szervezeti egységei a náluk keletkezett vagy hozzájuk érkezett iratokat jól áttekinthetı és ellenırizhetı rendszer szerint kezeljék, ırizzék, selejtezzék, illetve a nem selejtezhetı iratokat a levéltárnak átadják, hogy azok, a késıbbi használatra és tudományos kutatásra alkalmasak legyenek. Az Iratkezelési Szabályzat kiterjed a Fıiskola összes szervezeti egységére, annak betartásáról az egységek vezetıi kötelesek gondoskodni. Koordinálásáról a Fıigazgatói Hivatal adminisztrációs ügyekért felelıs munkatársa. A Fıiskola egységes iratkezelésének irányítását és ellenırzését a fıtitkár felügyeli, ennek alapján évente ellenırzi az Iratkezelési Szabályzat végrehajtását, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetésérıl, kezdeményezi, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak, szükség esetén javaslatot tesz a szabályzat módosítására. Az iratkezelés során biztosítani kell A személyes adatok védelmérıl és a közérdekő adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény rendelkezéseinek betartását. 1. AZ IRATKEZELÉS FELADATAI 1. Az iratkezelés feladata az irat készítése, az irat átvétele, vagy elektronikus úton történı fogadása, iktatása, használatra bocsátása, nyilvántartása, továbbítása, rendszerezése, a selejtezhetıség szempontjából történı válogatása, segédletekkel való ellátása, szakszerő és biztonságos ırzése, selejtezése, illetve levéltári ırizetbe adása. 2. Iratnak minısül minden olyan írott szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat, amely valamely szerv mőködésével, illetve személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, formában, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett, kivéve a megjelentetés szándékával készült újságot, folyóiratot, vagy könyvjellegő kéziratokat, továbbá 3. iratnak minısülnek a felsıoktatásról szóló 1993. évi LXXX. törvény, a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény, valamint a felhatalmazásukkal alkotott, illetve más jogszabályokban nevesített közalkalmazotti, hallgatói és egyéb nyilvántartások is, amelyeket az fıiskola megfelelı szervezeti egységei kötelesek gondosan vezetni.
4. Számítógépes nyilvántartás esetén a lezárt nyilvántartásokat évenkénti, vagy tanévenkénti bontásban kötelesek 1 példányban papíralapú hordozón - idıtálló módon - kinyomtatni és bekötött állapotban a szervezeti egység irattárában ırizni, majd az irattári tervben meghatározott idıpontban a levéltárnak átadni. 2. AZ IRATKEZELÉS SZERVEZTE 1. Az Apor Vilmos Katolikus Fıiskolán a fıigazgató, a fıigazgató helyettesek, fıtitkár ügyiratkezelését, valamint a központi irattár kezelését a Fıigazgatói Hivatalhoz tartozó adminisztrációs munkatárs látja el. 2. A fıiskola többi szervezeti egységénél Gazdasági Osztály, Tanulmányi Osztály, Kollégium, Könyvtár, HÖK, tanszékek, Felnıttképzési Központ az iratkezelési teendıket az e feladattal megbízott ügyintézı látja el. 3. A fıiskola iratkezelésének és irattárának irányítását és szakmai felügyeletét a fıtitkár látja el. 3. AZ IKTATÁST MEGELİZİ ELJÁRÁS A) A beérkezı iratok, küldemények átvétele 1. Az iratok érkezhetnek - postán - kézbesítıvel vagy személyesen, - elektronikus rendszeren e-mail, fax keresztül. 2. A Fıiskola címére érkezı iratok és küldemények átvétele, ill. a feladásra szánt küldemények kivitele minden munkanap reggel 8 órakor történik. Az ezzel megbízott dolgozó végzi a bérelt postafiók kiürítését, valamint az ajánlott és tértivevényes küldemények Postán történı átvételét. 3. A küldeményeket a postai átvételt követıen a Fıigazgató Hivatal adminisztrációs ügyekért felelıs munkatársa (továbbiakban Titkárság) érkezteti. 4. A fıigazgató, a fıigazgatóhelyettes, a fıtitkár, a Fıigazgatói Hivatal, valamint az Apor Vilmos Katolikus Fıiskola postáját a Titkárság bontja, érkezteti és szükség szerint iktatja. Továbbá a Titkárság bont minden olyan levelet függetlenül attól, hogy ki a címzett amely valamely hivatalos szervtıl (minisztérium, Kincstár, hatóságok stb) érkezik.
A többi tanszéki, kollégiumi, könyvtári, gazdasági egység címzéső küldeményt a borítékon érkezteti, és az ügyintézéssel megbízott ügyintézıje bontja. A megkülönböztetett jelzéssel sk. felbontásra, titkosított anyagok érkezı iratokat a címzettnek, ill. a titkos ügyiratkezelést ellátó fıtitkárhoz kell eljuttatni. 5. Az olyan küldeményekre, amelynek a burkolata sérült, vagy amelyeken a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy sérülten érkezett, vagy felbontva érkezett, és e megjegyzést alá kell írni. 6. A kézbesítı útján, vagy személyesen hozott küldeményeket a Titkárság veszi át. Az átvételt postakönyvben, vagy az iratmásolaton aláírással kell igazolni. A postakönyvben fel kell tüntetni az átadás keltét, a küldı és a címzett megnevezését. 7. Felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani: - a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegő, - az s.k. felbontásra szóló, valamint - azon küldeményeket, melyeknél ezt elrendelték. 8. A küldemény felbontásakor ellenırizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, illetıleg az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e. Ha hiányt állapítanak meg, azt az iratra rá kell vezetni. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja a további folyamatos iratkezelést. 9. Ha a felbontás alkalmával kitőnik, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket (pl. bélyeg) tartalmaz, a felbontó az összeget, illetıleg más értéket köteles az iraton - dátummal és aláírással - feltüntetni, és elismervény ellenében az ügyintézınek átadni. A pénz, illetıleg más érték további sorsáról érdemi ügyintézés során rendelkezni kell. 10. A küldemények borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha - a küldemény ajánlott, tértivevény vagy sürgısségre utaló jelzéssel érkezett - az ügyirat benyújtásának idıpontjához jogkövetkezmény főzıdik (pályázat, fizetési, fellebbezési határidı, stb), - a beküldı nevét és/vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, - a küldemény hiányosan érkezett, - bőncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel. B) Az iratok érkeztetése és elosztása 1. A bejövı levelek, küldemények a a Fıigazgató Hivatal (FH) adminisztrációért felelıs munkatársa által kerülnek érkeztetésre, amelynek során minden irat kap egy beérkezési sorszámot és az érkezés dátumát. 2. A hivatalos szervektıl, hatóságoktól, társintézményektıl, érkezı, a fıiskola mőködését közvetlenül érintı levelek azonnal, még a továbbítás elıtt iktatásra kerülnek. 3. A többi irat iktatását a fıigazgató, a fıigazgató helyettesek, a gazdasági vezetı rendelheti el. 4. Az érkeztetı, ill. az iktató bélyegzı (lehetıség szerint) az irat jobb felsı sarkában kerül feltüntetésre, a küldemény érkezésérıl szóló értesítések feljegyzései, ill. a kezelési
utasításokat pedig úgy kell feltüntetni, hogy azok az irat tartalmi részére vonatkozólag, ill. esetlegesen más szervhez, személyhez való küldés esetén ne legyenek zavaróak. 5. Az érkeztetést követıen a küldemények a Fıigazgatói Hivatalban munkanapokon 12 órától vehetık át. 6. Az ajánlott, tértivevényes, határidıs, sürgıs jelöléső küldeményrıl az érintett személyek, vezetık telefonon, ill. e-mailen kapnak értesítést. Az értesítés megtörténtét és módját a küldeményen fel kell tüntetni. 7. A sürgıs, határidıs stb. irat érkezésérıl szóló értesítést követıen az érintett személy vagy megbízottja haladéktalanul vagy rövid határidın (max. 2 nap) belül, egyéb esetben pedig legalább hetente egyszer a tanszékvezetı, vagy az általa kijelölt személy köteles a Titkárságon átvenni a részére érkezett postát. 8. A küldemények átvétele erre rendszeresített átadó könyvben aláírás ellenében történik. 9. Az irattal kapcsolatos ügyintézésre csak az eredeti irat másolata adható ki, az eredeti irat az irattárban kerül megırzésre. 10. A formanyomtatványon benyújtott hallgatói kérvényeket kizárólag a Tanulmányi Osztály illetékes ügyintézıjénél lehet beadni. Az ügyintézı a beérkezett kérelmeket az irattárban iktattatja, majd az iktatószámmal ellátott eredeti kérelmeket visszaveszi ügyintézés végett. A kérelem elintézését követıen, az ügymenetben keletkezı iratok, ill. a határozat irattári példányával együtt visszaadja az irattárnak lefőzés végett. C) Elektronikus úton e-mail, fax érkezı iratok sajátosságai 1. Elektronikus úton az iratok érkezhetnek: a. A fıiskola központi elektronikus postaládájába (címe: avkf@avkf.hu) b. a szervezeti egységek elektronikus postaládájába. 2. A központi elektronikus postaláda a hozzá érkezı iratokat továbbítja az illetékes szervezeti egységnek. A szervezeti egységek kötelesek az email címüket a központi elektronikus postaládának megadni, ill. a változásokat bejelenteni. 3. Faxon érkezett irat esetében gondoskodni kell a tartósan ırzı másolat készítésérıl. 4. A hálózaton keresztül (e-mail, fax) érkezı azon iratokat kell aznapi dátummal beérkezettnek tekinteni, amelyek az adott munkanapon 15.00 óráig a szervezeti egység postaládájába megérkeztek. A 15.00 óra után beérkezett levelek a következı munkanapon érkezettnek tekintendık. 5. A postaláda tartalmát minden munkanapon 15.00 óráig fel kell dolgozni, az iratnak minısülı küldeményeket ki kell nyomtatni. 6. Az elektronikus úton érkezett, ill. továbbított anyagokat mindaddig a winchesteren kell ırizni, amíg a biztonságos archiválásuk meg nem történik. A winchester kapacitását havonta ellenırizni kell.
7. A fentieken kívül az elektronikus úton érkezett iratok kezelése azonos a hagyományos úton érkezettekével. 4. AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSBA VÉTELE 1. A beérkezı, illetve a helyben keletkezı (hivatalból kezdeményezett, intézkedést igénylı) ügyiratokat, ill. az elektronikus rendszeren kapott vagy küldött iratokat iktatni kell. 2. Különösen iktatni kell - az ajánlott, tértivevényes, - határidıs, - sürgıs jelöléső, ill. - a hivatalos szervektıl, hatóságoktól, - társintézményektıl érkezı, - a fıiskola mőködését közvetlenül érintı iratokat. 3. Nem kell iktatni, csak érkezési sorszámmal kell ellátni: - tananyagokat, - tájékoztatókat, - meghívókat, továbbá - a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat, - pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint), - munkaügyi nyilvántartásokat, - anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, - közlönyöket, folyóiratokat, - visszaérkezett tértivevényeket. 4. Sorszámos iktatási rendszert kell alkalmazni, ami azt jelenti, hogy minden ügyiratot új sorszámon kell nyilvántartásba venni. Ha az ügyben új levélváltásra kerül sor, az új iktatószám mellett és az ügyiraton is az elızmények sorszámát fel kell tüntetni. 5. Az iratokat lehetıleg a beérkezés napján, de legkésıbb az azt követı munkanapon iktatni kell. Az iktatásnak az iratok beérkezési sorrendjében kell történnie. 6. Az iktatás az iktatóbélyegzınek az iratra nyomásából, az annak lenyomatán szereplı rovatok kitöltésébıl (gépi iktatás esetén az iktatóprogramba való bevitelébıl) áll. 7. Az iktatást elsısorban az irattáros, másodsorban a FH adminisztrációs ügyekért felelıs munkatársa, az elızı két munkatárs hiányában pedig a fıtitkár végzi.
8. Az iktatóbélyegzı használata kötelezı. A bélyegzı lenyomatának tartalmaznia kell az alábbi kitöltendı rovatokat: - intézmény neve - iktatás sorszáma (iktatószáma) és tételszáma - év, hó nap, - ügyintézı neve - mellékletek száma. A tételszámokat a szabályzat melléklete, az Irattári terv tartalmazza. 9. Az iraton elhelyezett iktatóbélyegzı lenyomatának kitöltését követıen, azzal megegyezıen kell bevinni az iktatókönyvbe, vagy a számítógépbe az alábbi adatokat: - az ügyirat érkezési sorszámát és iktatószámát, - az irat küldıjének azonosító adatait (név, intézmény), - az irat tárgyát/témáját (rövid leirat, mely alapján a visszakeresés elvégezhetı), - az ügyintézı szervezeti egység azonosító (szám, betőjel) adatait. 10. Az iktatás történhet a. Kézi iktatással vagy b. Számítógépes iktatóprogram alkalmazásával. 11. Kézi iktatás céljára évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt - egyes számmal kezdıdıen az iktatási év végéig folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott - iktatókönyvet kell használni. a. Egy sorszámra csak egy ügyiratot szabad iktatni. Az iraton jól látható módon külön kell feltüntetni az ügyre vonatkozó tételszámot. Az irattári tételszámot a hatályos Irattári terv alapján az ügyirat tárgyának ismeretében az érdemi ügyintézı határozza meg és bejegyzi az iktatókönyv vonatkozó rovatába is. b. Amennyiben egy éven belül ugyanabban az ügyben több irat keletkezik, a nyilvántartásban a "kezelési feljegyzések" rovatban jelölni kell a megfelelı számok összetartozását. Egy éven belül az ügyben keletkezett utolsó irat illetve a több évig húzódó ügyek során keletkezett utolsó irat iktatási sorszáma lesz az ügy alapszáma. c. Az iktatókönyvbe bejegyzett adatokat kiradírozni, kivakarni, leragasztani, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. d. Helyesbítés esetén a téves részt egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást aláírással és keltezéssel kell igazolni. e. Hasonlóan kell eljárni, ha téves iktatás történt, de ilyenkor fel kell még tüntetni, hogy az iratot hová továbbították. 12. Gépi (elektronikus) iktatás sajátosságai a. Elektronikus iktatás esetén az iktatóprogram tartalmazza, tiltással szabályozza a törlési, javítási és a hozzáférési jogosultságokat. b. Az elektronikus iktatásnál ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni, mint a hagyományos iktatásnál. c. Elektronikus érkeztetés és iktatás esetén is szerepelni kell az iratokon mindazon kezelési feljegyzéseknek, melyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. Az
elektronikus nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítıkönyvek) sem, melyekben az átadás-átvétel tényét a saját kező aláírás bizonyítja. d. Elektronikus iktatás iktatókönyve automatikusan nyomtatható kell, hogy legyen. e. A bevitt adatokat, a levéltár igényének megfelelıen év végén tartós módon ki kell íratni, és az így készült iktatókönyv, név- és tárgymutatóval, hitelesítve a tárgyév irataihoz csatolandó. f. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a elektronikus megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelmérıl. g. Az elektronikus rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatokat, utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkezı ügyintézı azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás elıtti szövegrész is. 13. A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD ROM stb.) mellé kísérılapot kell csatolni, és ezeket együtt kell kezelni. a. A kísérılapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát, az adathordozó keletkezésének idıpontját, valamint a készítı és a nyilvántartásba vevı aláírását. b. Az iktatószámát magára az adathordozóra (tokjára) maradandó módon ugyancsak rá kell vezetni. c. Egy elektronikus adathordozón szigorúan egy témához tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani. 5. AZ ÜGYIRATOK INTÉZÉSE 1. A nyilvántartásba vett, szükség szerint elıiratokkal felszerelt iratokat az ügyintézı kijelölése céljából a szervezeti egység vezetıjéhez, vagy a már kijelölt ügyintézıhöz kell továbbítani a 3. B) 5-6. pontjának megfelelıen. a. A szervezeti egység vezetıje az általa bontott, illetıleg neki bemutatott küldeményeket szükség szerint az ügy elintézésével megbízott személyre szignálja. b. A szignálással egyidejőleg utasítást kell adni az elintézés határidejére és sajátos módjára (pl. tájékoztatásul, elintézésre, stb.) vonatkozóan is. 2. Elintézés elıtt az ügyintézı vagy megbízott személyek kötelesek a szükséges közbensı intézkedéseket (véleménykérés, a tényállás tisztázása stb.) megtenni. A közbensı intézkedés távbeszélı útján is történhet. A kapott intézkedés lényegét, a felvilágosítást adó személy nevét, munkahelyét és a beszélgetés idıpontját az iratra fel kell jegyezni. 3. Az ügyiratok aláírására, a kiadmányozásra jogosult személyeket az illetékes vezetı állapítja meg.
4. A kiadmányozás történhet: a. Az elintézett ügyirat eredeti példányainak aláírásával és hivatalos bélyegzı lenyomat használatával. b. Hagyományos úton továbbított, nem eredeti névaláírással kiadott ügyiratokon, ekkor a kiadmányozó neve után sk jelzést kell tenni, és a kiadmány az ügyintézınek A kiadmány hiteles záradékkal kell ellátnia és aláírásával hitelesítenie. c. Az aláírásra jogosult helyettesének aláírásával helyett (h.) kifejezés feltüntetésével. d. Hálózaton keresztüli továbbítással. 5. A kiadott bélyegzıkrıl és lenyomatukról, ill. az érvényben lévı aláírásokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. 6. IRATOK TOVÁBBÍTÁSA 1. Azokat az iratokat, amelyeket központi iktatószámmal kell ellátni ajánlott, tértivevényes, hivatalok részére küldött levelek stb lehetıleg megcímzett borítékkal együtt az irattárban kell leadni. 2. Az irattáros ügyintézınek ellenıriznie kell, hogy az aláírt, illetıleg hitelesített és bélyegzı lenyomattal ellátott irathoz az elıírt mellékleteket csatolták-e, továbbá végre kell hajtania minden kiadmányozói utasítást. E feladatok elvégzése után a szervezeti egység irattárában maradó másolati példányon exp vagy elküldve jelzésen túlmenıen fel kell jegyezni a továbbítás keltét, módját (pl. fax, e-mail, posta) és ennek tényét az iktatókönyvben is rögzíteni kell. 3. A postán kimenı küldeményeket munkaidıben legkésıbb 16 óráig (pénteken 12 óráig) a Titkárságra kell eljuttatni. Az összegyőjtött iratok postai továbbítása másnap reggel 8 órakor történik. A postai elıírásoknak megfelelı feladókönyvbe az azonosításhoz szükséges adatokat a Titkárság írja be. 4. Postai továbbítás esetén a küldeményeket a Magyar Posta Rt. elıírásainak megfelelıen kell csoportosítani. A küldeményeket közönséges, elsıbbségi, ajánlott, tértivevényes és ajánlott tértivevényes levélként vagy csomagban lehet elküldeni. 5. A hálózati (e-mail) levelezést a küldı archiválja. A hálózaton elküldött levél csak akkor tekinthetı hitelesnek, ha az eredetije nyomtatott formában is rendelkezésre áll. Tartalma alapján szükség szerint a hálózaton küldött leveleket is iktatni kell. 6. A határidıs vagy feladatot tartalmazó leveket hálózati továbbítás esetén átvételi elismervénnyel kell elküldeni. Amikor a címzett a levelet megnyitja, a feladó errıl visszaigazolást kap.
7. IRATTÁRBA HELYEZÉS, IRATTÁRI KEZELÉS 1. A hivatalos iratok megırzésének idıtartamára, ha jogszabály ettıl eltérıen nem rendelkezik, az egyes szervezeti egységekhez továbbított, ill. az ott keletkezı ügyiratokat a szervezeti egység 5 évig ırzi. Az 5 évnél régebbi iratokat a megfelelı iktató- és segédkönyvekkel együtt a szervezeti egység vezetıje adja át a központi irattár munkatársának. Az iratok átadása jegyzék alapján történik. 2. A központi irattárba csak olyan hiánytalan ügyiratot szabad elhelyezni, amely elintézést nyert, továbbították, vagy amelynek érdemi ügyintézés nélküli irattárba helyezését rendelték el. A hálózaton továbbított iratokat - miután kinyomtatásra kerültek - a többi irathoz hasonlóan kell kezelni. 3. Az irattárban az egy tételszám alá tartozó iratokat dossziékban évenként elkülönítetten, az Irattári terv tételszámai szerinti csoportosításban, ezen belül a sor(iktató)számok, illetve alszámok növekvı sorrendjében kell elhelyezni és ırizni. 4. Az irattárat olyan száraz, tiszta, tőztıl, kártevıktıl és erıszakos behatárolástól védett helyen kell kialakítani, ahol az irattár rendeltetésszerő használata biztosítható. Részletes szabályozást lásd a 4. sz. mellékletben. 5. Iratok kiadása az irattárból a. Irattárból iratokat csak hivatalos használatra szabad kiadni. b. A szervezeti egység vezetıje, ill. az általa meghatalmazott személy az irattárból iratkikérıvel kérhet ki iratokat. c. Az irattárból kiadott eredeti ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevı aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot az irattárba az ügyirat helyére kell tenni. d. Az eredeti ügyiratról készített egyszerő másolat kiadásáról pedig jegyéket (másolatok jegyzéke) kell készíteni, amelyet az eredeti ügyirathoz kell csatolni. e. A fıiskolára érkezett irat esetében csak az irat ırizetben való megléte igazolható, tartalmi hitelességet az irat kiállítójának kell igazolni. f. Az irattárból iratot elsısorban az irattáros adhat ki. Akadályoztatása (szabadság, betegség) esetén a Fıigazgatói Hivatal adminisztrációs ügyekért felelıs munkatársa, harmadsorban pedig a fıtitkár adhat ki elızetes egyeztetést követıen. Ebben az esetben azonban jegyzıkönyvet kell készíteni. 6. Bármely iratról az ügyben nem érdekelt személy részére másolat vagy felvilágosítás nem, vagy csak illetékes vezetıi engedéllyel adható. 7. A bármilyen okból hiányzó iratról jegyzéket kell készíteni, és azt az átadási jegyzıkönyvhöz kell csatolni. Ha a hiányzó iratok között olyan is van, amelyet késıbb levéltárba kell adni, akkor a hiányjegyzék 1 példányát az irathoz tartozó iktatókönyvben a levéltári átadásig meg kell ırizni. 8. Az irattár átadásáról-átvételérıl jegyzıkönyvet kell felvenni, ha a szervezeti egység vezetıjének, vagy az irattározást végzı munkatársnak a személye változik (kilépés,
áthelyezés, nyugdíj, stb.). Az átadás-átvételi jegyzıkönyvnek tartalmaznia kell az irattárban található iratok és nyilvántartó könyvek évkörét, mennyiségét, rendezettségi fokát. 8. SELEJTEZÉS 1. A fıiskola és a szervezeti egységek a saját irattári anyagának azt a részét, amely nem történeti érdekő és, amelyre az ügyvitel érdekében már nincs szükség, köteles kiselejtezni. 2. Az irattárban elhelyezett bármelyik iratot csak iratselejtezés útján szabad az irattárból megsemmisítés vagy nyersanyagként való felhasználás céljából kiemelni. 3. Az irattár anyagát 5 évenként legalább egyszer a selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. Ennek során ki kell választani azokat a kiselejtezhetı irattári tételeket (iratokat), amelyeknek az ırzési ideje az irattári terv szerint lejárt. 4. A megırzési idıt az utolsó érdemi ügyintézés lezárásának keltét követı év elsı napjától kell számítani. A szervezeti egység vezetıje indokolt esetben elrendelheti egyes iratoknak az irattári tervben megállapított ırzési idıtartamánál hosszabb ideig történı megırzését is, ezt a körülményt a vezetı aláírásával az irattári tételszámnál kell az iraton feltőnıen jelezni. 5. Nem selejtezhetık az Irattári tervben *nem selejtezhetınek minısített iratok. 6. A selejtezés megkezdése elıtt 30 nappal a területileg illetékes levéltárat értesíteni kell. A selejtezési jegyzıkönyvet két példányban kell a levéltárnak megküldeni. A levéltár az iratok selejtezését/megsemmisítését a selejtezési jegyzıkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. 7. Ha a levéltár a selejtezésre elıkészített tételek közül valamely ügyiratot további ırzés céljából kiemel, akkor azt a nem selejtezhetı iratok közé vissza kell sorolni, és a levéltári átadásig ott kell ırizni. 8. A selejtezéssel járó szervezési (selejtezési bizottság kijelölése) és ellenırzési feladatokat olyan megbízott selejtezési felelısnek kell ellátnia, aki az iratok ügyviteli, tudományos és történeti jelentıségével tisztában van. A selejtezési felelıs személyét a fıigazgató jelöli ki. 9. Az irattárban tárolt anyagok selejtezése alkalmával selejtezési jegyzıkönyvet kell felvenni, amelynek tartalmaznia kell A selejtezési jegyzıkönyv felvételének idejét Annak a szervezeti egységnek a nevét, amelynek iratanyag-selejtezésérıl a jegyzıkönyv készült A selejtezés alá vont iratanyag évkörének megjelölését A kiselejtezett tételekbıl esetleg visszatartott iratok egyedi megnevezését A kiselejtezett anyag összmennyiségét iratfolyóméterben A selejtezést végzı és ellenırzı személyek nevét.
10. A selejtezett iratokat a következı módon lehet megsemmisíteni: papírgyárban zúzással, iratmegsemmisítı géppel, MÉH-be történı elszállítással. Az ezzel kapcsolatos intézkedés az irattár feladatkörébe tartozik. 11. Az elektronikus adathordozón lévı iratok selejtezése és megsemmisítése az iratkezelés általános szabályainak megfelelıen történhet. 12. Nem kell selejtezési eljárás alá vonni az iratnak nem minısülı anyagokat. 9. AZ IRATOK ÁTADÁSA A LEVÉLTÁRNAK 1. A ki nem selejtezhetı iratokat az iktatókönyvvel (gépi iktatás esetén a kinyomtatott iktatókönyvvel) együtt - legalább 15 évi irattári ırizet után - 5 évenként egy alkalommal tételes átadás-átvételi jegyzıkönyv kíséretében, tárolási eszközökkel ellátottan, saját költségen kell a levéltárnak átadni. Az átvétel idıpontját a központi irattár és a levéltár egyetértésben állapítja meg. 2. A levéltárnak általában csak teljes, lezárt évfolyamú tételeket szabad átadni, az iratok közül azonban az ügyvitelhez szükséges egyes darabok visszatarthatók. A visszatartott darabokról részletes jegyzéket kell készíteni, amelynek egy aláírt példányát a levéltárnak kell átadni. 3. Az átadás-átvételi jegyzıkönyvnek tartalmaznia kell: az átadás idejét, az átadott iratok megnevezését, évszámát, ezen belül tételszám szerinti mennyiségét (folyóméter), az átadó és átvevı aláírását. 4. Amennyiben a levéltár az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel nem rendelkezik, az elektronikus adathordozón lévı iratokról legkésıbb a levéltárba adás elıtt hitelesített másolatot kell készíteni tartós, idıtálló adathordozóra. 10. VEGYES RENDELKEZÉSEK 1. Az Apor Vilmos Katolikus Fıiskola Iratkezelési Szabályzatát a Fıiskola Tanács 2005. szeptember 27-i ülésén megtárgyalta, véleményezte és elfogadásra javasolta.
2. A szabályzat mellékleteivel együtt érvényes, és 2005. október 1-tıl lép hatályba. 3. A korábban keletkezett iratokat a jelen szabályzat figyelembevételével kell ırizni és selejtezni. 4. A szabályzat mellékletét képezi: 1. számú melléklet Irattári terv 2. számú melléklet Iktatási betőkódok szervezeti egységenként 3. számú melléklet Szervezeti egységek iratkezelése 4. számú melléklet Az irattárral szembeni általános követelmények 5. számú melléklet Az iratkezelés értelmezı és fogalmi meghatározásai
1. számú melléklet Irattári terv
2. számú melléklet Iktatási betőkódok szervezeti egységenként Szervezeti egység Fıigazgatói Hivatal Tanulmányi Osztály Iktatási betőkód FH TO - Felvételi Iroda TO-F vagy TOF - Hallgatói kérelmek TO-H vagy TOH Gazdasági Osztály GO - Munkaügy GO-M vagy GOM - Pénzügy, Számvitel GO-PS vagy GOPS Felnıttképzési Központ Kollégium Könyvtár Hallgatói Önkormányzat Oktatásmódszertani Vezetı Gyakorlati Képzés Informatikai és Kommunikációs Központ Neveléstudományi Tanszék Dráma- és Médiapedagógiai Tanszék Pszichológia és Szociálpedagógia Tanszék Természettudományi Tanszék Idegennyelvi tanszék Magyar Nyelvi, Irodalmi Tanszék Romológia Tanszék Mővelıdéstörténeti és Nemzetközi Kapcsolatok Tanszék Teológia Tanszék Mővészeti-nevelési Tanszék FK vagy FKK KO KT HÖK OMV GYK IKK vagy IKO v. IK NT DMP PSZ TT INY MI RO MNK TEO MŐV
3. számú melléklet A szervezeti egységek iratkezelése Minden szervezeti egységnek lehetısége van arra, hogy a központi érkezetést és iktatást követıen az egységen belül is nyilvántartsa az iratait. A nyilvántartás vezetése a minden szervezeti egység belsı döntése. 1. Az iratok átvétele, nyilvántartásba vétele, szignálás 1. Az iratok érkezhetnek postán kézbesítıvel vagy személyesen, elektronikus rendszeren e-mail, fax keresztül. 2. A fıigazgató, a fıigazgatóhelyettes, a fıtitkár, a Fıigazgatói Hivatal, valamint az Apor Vilmos Katolikus Fıiskola postáját a Titkárság bontja, érkezteti és szükség szerint iktatja. Továbbá a Titkárság bont minden olyan levelet függetlenül attól, hogy ki a címzett amely valamely hivatalos szervtıl (minisztérium, Kincstár, hatóságok stb) érkezik. A többi tanszéki, kollégiumi, könyvtári, gazdasági egység címzéső küldeményt a borítékon érkezteti, és az ügyintézéssel megbízott ügyintézıje bontja. 3. A szervezeti egységekhez címzett, nem bontott borítékot célszerő az ügyirathoz csatolni, mivel a Titkárság a küldeményt a borítékon érkezteti. 4. A küldemények borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha i. a küldemény ajánlott, tértivevény vagy sürgısségre utaló jelzéssel érkezett ii. az ügyirat benyújtásának idıpontjához jogkövetkezmény főzıdik (pályázat, fizetési, fellebbezési határidı, stb), iii. a beküldı nevét és/vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, iv. a küldemény hiányosan érkezett, v. bőncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel. 5. Az érkeztetést követıen a küldemények a Fıigazgatói Hivatalban munkanapokon 12 órától vehetık át. 6. Az ajánlott, tértivevényes, határidıs, sürgıs jelöléső küldeményrıl az érintett személyek, vezetık telefonon, ill. e-mailen kapnak értesítést. Az értesítés megtörténtét és módját a küldeményen fel kell tüntetni. 7. A sürgıs, határidıs stb. irat érkezésérıl szóló értesítést követıen az érintett személy vagy megbízottja haladéktalanul vagy rövid határidın (max. 2 nap) belül, egyéb esetben pedig legalább hetente egyszer a tanszékvezetı, vagy az általa kijelölt személy köteles a Titkárságon átvenni a részére érkezett postát.
8. A küldemények átvétele erre rendszeresített átadó könyvben aláírás ellenében történik. 9. Az átvett iratokat felbontás után a szervezeti egység külön nyilvántartásba veszi, és a szervezeti egység nyilvántartószámával látja el. 10. Az iratok nyilvántartásba vétele szervezeti egységnél a. Sorszámos iktatási rendszert kell alkalmazni, ami azt jelenti, hogy minden ügyiratot új sorszámon kell nyilvántartásba venni. Ha egy ügy intézése kapcsán több irat is készül, akkor azonos iktatószámra kell azokat írni, de alszámozva. A sorszám egymást követı alszámaira csak egymással szervesen összefüggı iratok helyezhetık el. b. A sorszámos iktatási rendszer során, a nyilvántartást választó szervezetek kóddal látják el az ügyiratot, amelynek szerkezetében az elsı alfabetikus karakterek a szervezet nevének azonosítóját, az azt követı karakterek az ügyirat sorszámát, a záró karakterek az iktatás évét tartalmazzák. (Pl.: HÖK-115/2005.) A szervezeti egységek azonosító kódjait a 2. számú melléklet tartalmazza. 11. A szervezeti egység az irat nyilvántartószámát a titkársági érkeztetı-, ill. a központi iktatóbélyegzı alá írja közvetlenül. 12. A szervezeti egység az iratok nyilvántartására használhat iktatókönyvet, ill. számítógépes nyilvántartást is. 13. Szignálás a. A szervezeti egység vezetıje az általa bontott, illetıleg neki bemutatott küldeményeket szükség szerint az ügy elintézésével megbízott személyre szignálja. b. A szignálással egyidejőleg utasítást kell adni az elintézés határidejére és sajátos módjára (pl. tájékoztatásul, elintézésre, stb.) vonatkozóan is. 2. Iratok továbbítása, postázása 1. Azokat az iratokat, amelyeket központi iktatószámmal kell ellátni ajánlott, tértivevényes, hivatalok részére küldött levelek stb lehetıleg megcímzett borítékkal együtt az irattárban kell leadni. 2. A postán kimenı küldeményeket munkaidıben legkésıbb 16 óráig (pénteken 12 óráig) a Titkárságra kell eljuttatni. Az összegyőjtött iratok postai továbbítása másnap reggel 8 órakor történik. A postai elıírásoknak megfelelı feladókönyvbe az azonosításhoz szükséges adatokat a Titkárság írja be. 3. A küldeményeket közönséges, elsıbbségi, ajánlott, tértivevényes és ajánlott tértivevényes levélként vagy csomagban lehet elküldeni. 4. A hálózati (e-mail) levelezést a küldı archiválja. A hálózaton elküldött levél csak akkor tekinthetı hitelesnek, ha az eredetije nyomtatott formában is rendelkezésre áll. Tartalma alapján szükség szerint a hálózaton küldött leveleket is iktatni kell.
5. A határidıs vagy feladatot tartalmazó leveket hálózati továbbítás esetén átvételi elismervénnyel kell elküldeni. Amikor a címzett a levelet megnyitja, a feladó errıl visszaigazolást kap. 4. számú melléklet Az irattárral szembeni általános követelmények Az irattár ajtaját biztonsági zárral kell ellátni. Az ablakokat vasráccsal kell ellátni. A TÜK iratok tárolásánál a szigorú biztonsági elıírásokat kell biztosítani. Ezen iratokat jól biztosított helyiségben, páncél- vagy lemezszekrényben kell ırizni. a) Az irattár termeiben az alábbi követelmények fenntartásáról kell gondoskodnia az irattár kezelıjének. b) Az irattár hımérséklete 16-18 C között legyen. c) Az irattári helyiségek páratartalma a 70 %-ot nem haladhatja meg. d) Az irattárat fel kell szerelni léghımérıvel és páramérıvel, amelyek állását az irattár kezelıje köteles rendszeresen figyelni. e) Az irattárban a rendszeres levegıcserét szellıztetéssel kell biztosítani. A szellıztetés napi idıtartama - nem csapadékos idıben - legalább 1 óra legyen. f) Az irattári helyiségek megvilágítása 100-150 lux fényerıvel történjék. g) Az irattári helyiségek munkaidı utáni áramtalanítása az irattár kezelıjének kötelessége. Az irattár kezelıjének az alábbi tőzrendészeti szabályok érvényesítésérıl kell gondoskodnia: a) az irattári helyiségekben a dohányzás és nyílt láng használatának tilalmát érvényesíteni; b) az irattárban elhelyezett tőzoltó-készülékek meglétét, szavatossági idejüket rendszeresen ellenırizni. Balesetek elkerülése érdekében az alábbi feltételeket kell biztosítani: a) gondoskodnia kell az állványok olyan elhelyezésérıl, hogy azok ne akadályozzák a közlekedést, és lehetıvé tegyék a tőzvédelmi menekülı útvonalak gyors elérését; b) az irattári fı közlekedési utak szélessége minimum 120 cm egyen, az állványok közötti távolság legalább 80 cm; c) az irattárban csak olyan állványokat lehet elhelyezni, amelyek teherbírása eléri a 100 kg/polcfolyómétert; d) az állványok beszerzésénél törekedni kell arra, hogy magassága 45 cm, mélysége 42 cm, szélessége 98 cm legyen. e) az állványokat úgy kell elhelyezni, hogy lehetıleg két oldalról megközelíthetık legyenek; f) az irattáros erısen poros, vagy gombafertızött iratok kezeléséhez köteles védıkesztyőt használni.
Az irattárban az alábbi higiéniai követelményeket kell érvényesíteni: a) a helyiségeket rendszeresen takarítani kell; b) évente egy alkalommal fertıtlenítı nagytakarítást kell végezni; c) az iratokat 2-3 évenként, de legalább 5 évente egy alkalommal portalanítani kell. A portalanítást egybe kell kötni a fertıtlenítı állványmosással; d) az irattári helyiségekben a rovarok és rágcsálók kártevésének megelızésére rovar- és rágcsáló-írtószert kell elhelyezni. Nagyobb állati kártevık megjelenése esetén (egerek, patkányok) kipusztítására szakembert kell igénybe venni. e) az esetlegesen átrendezett iratokat levegıs helyen, rácsos polcokon kell szárítani. Az iratok kiszárítása szárítóberendezéssel is történhet; f) ha az irattárban penészgombák telepednek meg, a megfertızött iratokat sürgısen fertıtleníteni kell, úgy, hogy az alkalmazott eljárás ne veszélyeztesse az emberi egészséget. Az irattárhoz az alábbi berendezéseket kell biztosítani: a) 2-3 polcos iratszállító raktárkocsi, amely elfordítható kerekekkel és kerékrögzítıvel legyen felszerelve; b) raktári létra és fellépı, melyeket úgy kell megválasztani, hogy fokain az iratkezelı talpa teljes terjedelmében és kényelmesen elférjen. A magasabb létrákat fogódzóval kell ellátni, amely gömbölyített szélő legyen; c) kismérető, könnyen mozgatható raktárkezelıi asztal, amely az állványok közé állítható; 5. számú melléklet Az iratkezelés értelmezı és fogalmi meghatározásai Iratkezelés: az irat készítése, nyilvántartása, rendszerezése és a selejtezhetıség szempontjából történı válogatása, szakszerő és biztonságos megırzése, használatra bocsátása illetve levéltárba adás tevékenysége. Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelızı fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztetı képernyırovatokat; alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt. Iktatás: az iratnyilvántartás alapvetı része, amelynek során az érkezett, vagy a saját keletkezéső iratot iktatószámmal látják el, illetve a számítógépes iktatás esetén kitöltik az iktató képernyı rovatait. Iratnak minısül: minden olyan írott szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat, mely valamely szerv mőködésével, illetve személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, formában, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással
keletkezett, kivéve a megjelentetés szándékával készült újságot, folyóiratot, vagy könyvjellegő kéziratokat, iratnak minısülnek ennek értelmében a felsıoktatásról szóló 1993. évi LXXX. törvény, különbözı hallgatói és egyéb nyilvántartások (törzskönyvek, szigorlati, záróvizsga és doktori szigorlati jegyzıkönyvek, diploma és habilitációs nyilvántartások) is, amelyeket a Kar megfelelı szervezeti egységei kötelesek gondosan vezetni. Számítógépes nyilvántartás esetén az egységek a lezárt nyilvántartásokat tanévenkénti bontásban kötelesek 1 példányban, idıtálló módon kinyomtatni és e szabályzat szerint rendezett állapotban az irattárban ırizni. Irat a Fıiskolai Tanács, ill. a Fıiskola más (választott vagy kinevezett) hivatalos testületének üléseirıl készült jegyzıkönyv, emlékeztetı, valamint azok napirendjén szereplı elıterjesztés, általuk elfogadott határozat is. Iratnak minısülnek továbbá azok a feljegyzések is, melyek helyzetismertetı, javaslattevı, intézkedést kezdeményezı jellegük folytán belsı anyagként szorosan kötıdnek a Fıiskola mőködéséhez. Irattári anyag: a Fıiskola mőködése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerően az irattárba tartozó iratok összessége. Irattár: megfelelıen kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerő és biztonságos ırzésére alkalmas helyiség. Irattári terv: az Iratkezelési Szabályzat része, a köziratok rendszerezésére és a selejtezhetıség szempontjából történı válogatására szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, iratfajtákra) tagolva, a Fıiskola feladat- és hatásköréhez, valamint szervezeteihez igazodó rendszerezésben sorolja fel és határozza meg a kiselejtezhetı irattári tételekbe tartozó iratok megırzésének idıtartamát, továbbá a nem selejtezhetı iratok egyetemi levéltárba adásának határidejét. tételszám: az egyes ügykörökre a szabályzat alapján meghatározott jelzıszám sorszám: az a szám, amellyel az ügyiratot iktatják alapszám: az ügyben keletkezett utolsó irat iktatási sorszáma Beadvány: valamely szervhez érkezı hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerően a szervnél vagy személynél marad. Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített - elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak. Elıadói ív: olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyirat-darabot vagy ügyiratot képez. Az elıadói ív két vagy több lapból állhat. Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelızı fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztetı képernyırovatokat. csatolás: a nem ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különbözı iratok átmeneti jellegő összekapcsolása
szerelés: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elı- és utóiratok) végleges jellegő összekapcsolása, amelyet a nyilvántartásban és az iratokon egyaránt jelölni kell Szignálás: az ügyben intézkedni, eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintézı kijelölése az ügyben kiadmányozni jogosult részérıl, akinek hatáskörébe tartozik, az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasítás kiadása, az ügy kiadmányozása. Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formahő), egyszerő (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet. kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részérıl hiteles aláírással, bélyegzıvel ellátott irat kiadmányozó: a kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása hatáskör: az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben az intézmény/szervezeti egység rendeltetésszerően jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni expediálás: iratok továbbítása, postázása