a kamarai szerveknél keletkezett iratok kezelésérıl, selejtezésérıl, levéltárba helyezésérıl és védelmérıl

Átírás

1 A Magyar Ügyvédi Kamara 2/2008. (X.27.) MÜK Szabályzata a kamarai szerveknél keletkezett iratok kezelésérıl, selejtezésérıl, levéltárba helyezésérıl és védelmérıl A Magyar Ügyvédi Kamara teljes ülése az ügyvédekrıl szóló évi X. törvény (a továbbiakban: Ütv.) 112. (1) bekezdés k) pontjában írt kötelezettség miszerint szabályzatot ad ki az ügyvédi levéltár mőködésérıl és az okiratok ügyvédi levéltárban történı elhelyezésének, kezelésének, szabályairól teljesítésére, illetve a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Levéltári törvény) valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeirıl szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet elıírásainak megfelelés érdekében az alábbi szabályzatot adja ki: I. fejezet Általános szabályok 1. E Szabályzat célja annak biztosítása, hogy a) az ügyvédi kamarák irattári anyagának ügyviteli és levéltári érdekekre, valamint a közérdekő adatok nyilvánosságának elvére tekintettel szakszerő kezelése és használhatósága biztosított legyen; b) bármely ügyvéd, ügyvéd iroda irattári anyagának, továbbá irathagyatékának maradandó értékő része a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárának anyagaként épségben és használható állapotban fennmaradjon; c) a levéltári anyag használata során az adatok megismerhetısége a személyiséghez és a személyes adatokhoz főzıdı alkotmányos alapjogok védelmével, valamint az ügyvédi titoktartás biztosításával együtt valósuljon meg. A Szabályzat hatálya (1) E Szabályzat hatálya kiterjed a) az ügyvédi kamarák mint közfeladatot ellátó szervek irattári anyagára; b) a Magyar Ügyvédi Kamara levéltárában ırzött levéltári anyagra. (2) A jelen szabályzat nem érinti a végrendeletek nyilvántartására vonatkozó szabályokat. 2. 1

2 Értelmezı rendelkezések 3. E Szabályzat alkalmazása során 1. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása; 2. beadvány: valamely szervtıl vagy személytıl érkezı papíralapú vagy elektronikus irat; 3. csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegő összekapcsolása; 4. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhetı adategyüttes; 5. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minısülı elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételérıl és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldıjét; 6. expediálás: az irat kézbesítésének elıkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és idıpontjának meghatározása; 7. érkeztetés: minimálisan az érkezett küldemény sorszámának, küldıjének, az érkeztetés dátumának és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítójának (különösen kód, ragszám) nyilvántartásba vétele; 8. iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történı ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követıen az iktatókönyvben, az iraton és az elıadói íven; 9. iktatókönyv: olyan nem selejtezhetı, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik; 10. irat: az ügyvédi kamara illetve az ügyvéd/ügyvédi iroda mőködése, tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendı rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévı információ vagy ezek kombinációja; 11. iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetıség szempontjából történı válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerő és biztonságos megırzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység; 12. irattár: az irattári anyag szakszerő és biztonságos ırzése valamint kezelése biztosítására létrehozott és mőködtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely; 13. irattári anyag: az ügyvédi kamara, ügyvéd/ügyvédi iroda mőködése során keletkezett vagy hozzá érkezett, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megırzést igénylı, szervesen összetartozó iratok összessége; 14. irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetıség szempontjából történı válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az ügyvédi kamara feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhetı irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megırzésének idıtartamát, továbbá a nem selejtezhetı iratok levéltárba adásának határidejét; 15. kamara: a Magyar Ügyvédi Kamara és a területi kamara összefoglaló jelölése 16. közirat: a keletkezés idejétıl és az ırzés helyétıl függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott; 17. közokirat: az olyan okirat, amelyet bíróság, közjegyzı vagy más hatóság, illetve közigazgatási szerv ügykörén belül a megszabott alakban állított ki, mint közokirat teljesen bizonyítja a benne foglalt intézkedést vagy határozatot, továbbá az okirattal tanúsított adatok 2

3 és tények valóságát, úgyszintén az okiratban foglalt nyilatkozat megtételét, valamint annak idejét és módját). Ugyanilyen bizonyító ereje van az olyan okiratnak is, amelyet más jogszabály közokiratnak nyilvánít; 18. küldemény: az irat vagy tárgy kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el; 19. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenırzése, felnyitása, olvashatóvá tétele; 20. levéltárba adás: a lejárt irattári ırzési idejő, maradandó értékő iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak; 21. levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá az ügyvédek, ügyvédi irodák iratainak levéltárban ırzött maradandó értékő része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékő magánirat; 22. levéltári győjtıkör: a maradandó értékő, köziratnak nem minısülı irattári anyagnak, ha arra vonatkozóan törvény, illetve a Magyar Ügyvédi Kamara levéltárba adási kötelezettséget nem ír elı, továbbá a természetes személyek maradandó értékő iratainak az a köre, amelyet az adott levéltár az ırizetében lévı levéltári anyag kiegészítéseként kezel. 23. magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévı irat; 24. magánokirat: az ellenkezı bebizonyításáig teljes bizonyítékul szolgál arra, hogy kiállítója az abban foglalt nyilatkozatot megtette, illetıleg elfogadta, vagy magára kötelezınek ismerte el, feltéve, hogy az alábbi feltételek valamelyike fennáll: a) a kiállító az okiratot sajátkezőleg írta és aláírta; b) két tanú az okiraton aláírásával igazolja, hogy a kiállító a nem általa írt okiratot elıttük írta alá, vagy aláírását elıttük sajátkező aláírásának ismerte el; az okiraton a tanúk lakóhelyét (címét) is fel kell tüntetni; c) a kiállító aláírása vagy kézjegye az okiraton bíróilag vagy közjegyzıileg hitelesítve van; d) a gazdálkodó szervezet által üzleti körében kiállított okiratot szabályszerően aláírták; e) ügyvéd (jogtanácsos) az általa készített okirat szabályszerő ellenjegyzésével bizonyítja, hogy a kiállító a nem általa írt okiratot elıtte írta alá, vagy aláírását elıtte saját kező aláírásának ismerte el, illetıleg a kiállító minısített elektronikus aláírásával aláírt elektronikus okirat tartalma az ügyvéd által készített elektronikus okiratéval megegyezik; f) az elektronikus okiraton kiállítója minısített elektronikus aláírást helyezett el; 25. maradandó értékő irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, mővelıdési, mőszaki vagy egyéb szempontból jelentıs, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetıleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhetı adatot tartalmazó irat; 26. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az elsı példánnyal azonos módon hitelesítettek; 27. másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhő formában, utólag készült egyszerő (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; 28. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetıségét kizáró módon történı hozzáférhetetlenné tétele, törlése; 29. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérı irattól - elválasztható; 3

4 30. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítı része, amely elválaszthatatlan attól; 31. okirat: olyan irat, amely a szokásos írásjelekkel megörökített emberi gondolatokat tartalmaz (eredeti, másolat, kiadmány, kivonat, stb.). 32. selejtezés: az ırzött iratok közül megsemmisítés vagy nyersanyagként felhasználás céljából történı kiemelés; 33. szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elı- és utóiratok) végleges jellegő összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell; 34. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintézı személy kijelölése, az elintézési határidı és a feladat meghatározása; 35. szerv: a jogi személy és a jogi személyiséggel nem rendelkezı szervezet; 36. területi kamara: a Magyar Ügyvédi Kamara tagja (lásd még 41. pont); 37. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetıségének biztosításával is; 38. ügyvéd: ügyvédi tevékenységet végzı, valamely ügyvédi kamara nyilvántartásában tagként szerepelı személy, és az Európai közösségi jogász, amennyiben Magyarországon állandó jelleggel ügyvédi tevékenységet végez; 39. ügyvédi iroda: ügyvédi tevékenység végzésére alapított iroda (jogi személy) és az európai közösségi jogász által alapított iroda; 40. ügyvédi irat: az ügyvédi tevékenység végzése során keletkezett valamennyi irat, 41. ügyvédi kamara: az ügyvédek önkormányzati elven alapuló, szakmai és érdek-képviseleti feladatokat ellátó köztestülete (területi szerv); 42. ügyvédi titok: minden olyan tény, adat, ügyvéd által készített illetve a birtokába kerülı irat, amelyrıl az ügyvéd hivatásának ellátása során szerzett tudomást; 43. ügyvédi kamarai levéltár illetékessége (illetékességi köre): az irattári anyagnak az a köre, amelyre vonatkozóan törvény vagy a Magyar Ügyvédi Kamara levéltárba adási kötelezettséget ír elı, s amelyet az adott levéltár e Szabályzat rendelkezése, illetve fenntartójának döntése alapján köteles átvenni; 44. ügyvédi kamarai levéltár: a Magyar Ügyvédi Kamara által létesített, fenntartott, illetve igénybe vett, a levéltári anyagnak a feldolgozására és rendeltetésszerő használatának biztosítására szolgáló intézmény; 45. ügyvédi kamarai átmeneti irattár: az ügyvédi kamara által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott idıtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás elıtti ırzés történik; 46. ügyvédi kamarai központi irattár: a Magyar Ügyvédi Kamara illetve a területi kamara szervezeti egységeinél keletkezı, az átmeneti irattárból kikerülı irattári anyagának a selejtezés vagy levéltárba adás elıtti ırzésére szolgáló irattár. Az irattári és a levéltári anyag védelmének általános szabályai 4. Az irattári anyaggal rendelkezı ügyvédek, ügyvédi irodák kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megırzésérıl, valamint a tulajdonukban vagy birtokukban lévı maradandó értékő iratok megóvásáról gondoskodni. 4

5 5. (1) Köziratot, valamint az ügyvédi kamarai levéltárban ırzött, köziratnak nem minısülı levéltári anyagot elidegeníteni, megrongálni vagy egyéb módon használhatatlanná tenni, továbbá a szabályosan lefolytatott selejtezési eljárást kivéve megsemmisíteni tilos. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott elidegenítési tilalom nem zárja ki az ügyvédi kamarai levéltárban ırzött levéltári anyagnak levéltár, múzeum, könyvtár részére (megkeresés alapján) ırzésre történı átadását, amennyiben az átadás ügyvédi titok megsértéséhez nem vezet. A levéltári anyag védelmének irányítása 6. Az ügyvédi kamarai levéltári anyag védelmének irányítását a Magyar Ügyvédi Kamara látja el. E hatáskörében a) szabályzatban rendezi az ügyvédi kamarai levéltár anyagának nyilvántartásával, szakszerő, biztonságos ırzésével, feldolgozásával és használatának biztosításával összefüggı szabályokat, valamint az ügyvédi kamarai levéltári anyagban végezhetı selejtezés rendjét, és ellenırzi az ügyvédi, ügyvédi irodai irattárak kezelésének rendjét; c) létrehozza és mőködteti a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárát, illetve a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárának mőködtetése céljából együttmőködik más levéltárral; d) iránymutatást ad ki az ügyvédi iratkezelés tárgyában; e) dönt a hatáskörébe utalt egyedi ügyekben. II. fejezet Az ügyvédi kamarai iratok 7. (1) Az ügyvédi kamara köteles a) a hozzá érkezett és az általa készített iratokat az érkezés, illetve a keletkezés idıpontjában nyilvántartásba venni; b) a nyilvántartást és az ahhoz kapcsolódó az irattári anyag áttekinthetıségét szolgáló ügyviteli segédleteket levéltári célra is használható módon vezetni; c) az ügyintézés során a selejtezhetı, valamint a maradandó értékő, s ezért nem selejtezhetı iratokat az irattári terv megfelelı tételébe besorolni, a tétel jelét az iraton feltüntetni, és azt a nyilvántartásba bejegyezni; d) a nála keletkezı, nem selejtezhetı iratok készítésekor azok tartós megırzését lehetıvé tevı eszközöket, anyagokat és eljárásokat alkalmazni; e) az elintézett ügyek iratait az irattári terv szerinti rendszerezés és válogatás pontosságának ellenırzése mellett irattárában elhelyezni, s irattári anyagának szakszerő és biztonságos megırzésérıl, valamint használatra bocsátásáról gondoskodni; f) irattári anyagának selejtezhetı részét, az irattári tervben megjelölt irattári ırzési idı letelte után, a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárának engedélyével kiselejtezni; 5

6 g) a nem selejtezhetı irattári tételekbe tartozó iratokat a kapcsolódó nyilvántartásokkal és segédletekkel együtt saját költségén a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárának átadni. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott követelmények teljesítéséért, valamint az iratok szakszerő és biztonságos megırzésére alkalmas irattár kialakításáért és mőködtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért az adott ügyvédi kamara kijelölt vezetıje (tisztségviselıje) felelıs. 8. (1) Az ügyvédi kamara megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén intézkedni kell az érintett kamara irattári anyagának további elhelyezésérıl, biztonságos megırzésérıl, kezelésérıl és használhatóságáról. (2) Ha a megszőnı ügyvédi kamara más ügyvédi kamarába olvad be, iratait a feladatait átvevı ügyvédi kamara irattárában kell elhelyezni. (3) Ha a megszőnı ügyvédi kamara feladatköre több ügyvédi kamara között oszlik meg, vagy valamely ügyvédi kamara egyes feladatait egy másik ügyvédi kamara veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárának egyetértésével kell elvégezni. (4) Ha az ügyvédi kamara jogutód nélkül szőnik meg, irattári anyagának maradandó értékő részét a Magyar Ügyvédi Kamara levéltárában kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történı további ırzéséhez, kezeléséhez, illetıleg selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésrıl intézkedı szerv gondoskodik. A Magyar Ügyvédi Kamara és a területi kamara egységes iratkezelési szabályai 9. (1) Az ügyvédi kamara iratkezelése centralizált. Minden irat iktatása a titkárságon a postabontás közben történik. Az ügyvédi kamara bélyegzı lenyomata tartalmazza az érkeztetés idıpontját, ügyszámát, irattári jelét és az iratanyag darabszámát. Az iktatás számozott könyvben történik. Az iktatás emellett elektronikus úton is történhet. (2) Az egyes szervezeti egységek vezetıi az iratanyag átvétele után a saját iktatókönyvükbe (és ha van, elektronikus nyilvántartásukba) vezetik és megfelelı irattári tételszámmal látják el az iratokat. Ha egy ügyben több iratváltás történik, az egy iktatószám alatt fut. Az iratok átvétele 10. (1) A küldemény átvételére jogosult: a) a címzett vagy az általa megbízott személy; b) a kamara elnöke, fıtitkára, titkára vagy az általa megbízott személy; 6

7 c) az iratkezelést felügyelı vezetı vagy az általa megbízott személy; d) a postai meghatalmazással rendelkezı személy; e) az ügyfélszolgálati iroda munkatársa; f) hivatali munkaidın túl az ügyeleti szolgálatot teljesítı személy; g) az iratkezelésre bevezetett elektronikus rendszer. (2) A küldeményt átvevı köteles ellenırizni: a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát; b) a kézbesítı okmányon és a küldeményen lévı azonosítási jel megegyezıségét; c) az iratot tartalmazó zárt boríték, vagy zárt csomagolás sértetlenségét. (3) Az átvevı köteles gondoskodni a jogszabályban elıírt biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzésérıl. (4) Az átvevı a papíralapú iratok esetében a kézbesítıokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvevı a feladónak automatikusan elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát). Az azonnal és sürgıs jelzéső küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, azt köteles haladéktalanul, de legkésıbb az érkezést követı elsı munkanap kezdetén a címzettnek vagy az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni. (5) Az elektronikus úton érkezett irat átvételének és érkezésének idıpontja folyamatos mőködéső rendszerek esetén a fogadó szerv elektronikus rendszere által kiállított elektronikus visszaigazolásban (átvételi nyugtában) szereplı idıpont. Nem folyamatos mőködéső rendszerek esetén a határidıt megtartottnak kell tekinteni, ha annak lejárta az üzemszünet idıszakára esik, ennélfogva az elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát) a fogadó szerv az üzemszünetet követı elsı munkanapon állítja ki. (6) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenırizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekrıl a küldı szervet, személyt értesíteni kell. (7) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idı után selejtezni kell. (8) Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére. A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha a) a kamara informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy b) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, 7

8 c) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévı adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. Az elektronikusan érkezett irat átvételének megtagadásáról és annak okáról a küldıt értesíteni kell. (9) A gyors elintézést igénylı ( azonnal, sürgıs jelzéső) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetıleg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni, az elektronikus iratot részére továbbítani kell. A küldemény felbontása és érkeztetése 11. (1) Az ügyvédi kamarához érkezett küldeményt a minısített iratok kivételével a) a címzett, vagy b) a központi iratkezelést felügyelı vezetı által írásban felhatalmazott személy, vagy c) a szervezeti és mőködési szabályzatban meghatározott szervezeti egység dolgozója, vagy d) automatikusan az iratkezelési szabályzatban meghatározott elektronikus rendszer bonthatja fel. (2) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, a) amelyek s. k. felbontásra szólnak, b) amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte, valamint c) amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjellegőek. (3) A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról. (4) A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény jelen szabályzat szerinti iktatásáról. 12. (1) Az elektronikusan érkezett iratot iktatás elıtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenırizni kell. (2) Amennyiben az irat a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyitható meg, a küldıt az érkezéstıl számított három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségérıl, és a közfeladatot ellátó szerv által használt elektronikus úton történı fogadás szabályairól. (3) Amennyiben az iratnak csak egyes elemei nem nyithatóak meg a rendelkezésre álló eszközökkel, úgy a küldıt három napon belül értesíteni kell az elemek értelmezhetetlenségérıl, és a kamara által használt elektronikus úton történı fogadás szabályairól, illetve a hiánypótlás szükségességérıl és lehetıségeirıl. (4) A (2) bekezdés szerinti iratokat iktatni nem kell. 8

9 13. Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetıleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. 14. (1) Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. (2) A küldeménynek a kamarához történı beérkezése idıpontjában nyilvántartásban kell rögzíteni minimálisan a küldemény sorszámát, küldıjét, az érkeztetés dátumát és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítóját. Az érkeztetés dátumát és az érkeztetı azonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvény szerinti elektronikus ügyintézés során az érkeztetı azonosító szám képzése a külön jogszabályban foglaltak szerint történik. (3) Amennyiben az irat benyújtásának idıpontjához jogkövetkezmény főzıdik vagy főzıdhet, gondoskodni kell, hogy annak idıpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás idıpontjának megállapítása a boríték csatolásával biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében a benyújtás idıpontját.. (4) Amennyiben a beküldı nevét vagy pontos címét az iratból nem lehet megállapítani, az ezek igazolására szolgáló információhordozókat az irathoz kell csatolni. 15. (1) Az elektronikus iraton szereplı elektronikus aláírás érvényességét ellenırizni és az ellenırzés tényét az iktatásban rögzíteni kell. (2) Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelıen módosítani kell. 16. Az elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérılappal lehet. Az adathordozót és a kísérılapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérılapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévı irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenırizni kell a kísérılapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. 9

10 Iktatás 17. (1) Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. (2) Az iktatókönyvnek kötelezıen kell tartalmaznia az alábbi adatokat: a) iktatószám; b) iktatás idıpontja; c) küldemény érkezésének idıpontja, módja, érkeztetı száma; d) küldemény elküldésének idıpontja, módja; e) küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozója; f) küldı megnevezése, azonosító adatai; g) címzett megnevezése, azonosító adatai; h) érkezett irat iktatószáma (idegen szám); i) mellékletek száma; j) ügyintézı szervezeti egység és az ügyintézı megnevezése; k) irat tárgya; l) elı- és utóiratok iktatószáma; m) kezelési feljegyzések; n) ügyintézés határideje, és végrehajtásának idıpontja; o) irattári tételszám; p) irattárba helyezés idıpontja. (3) Az iratot el kell látni iktatószámmal és az irat egyéb azonosító adataival. (4) Az irat iktatása elıtt meg kell állapítani, hogy van-e elızménye. Az elızményt az irathoz kell szerelni. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az elızmény fıszámára, rögzíteni kell az iktatókönyvben az elıirat iktatószámát, és az elızménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát. 18. (1) Az iktatószámnak tartalmaznia kell az iktatási fıszámot, az alszámot, valamint az iktatószám kiadásának évét. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy fıszámon kell nyilvántartani. (2) Egy iktatókönyvön belül a fıszámokat folyamatos sorszámos rendszerben kell kiadni. (3) Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási fıszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani. (4) Az ügyirat tárgyát illetıleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot az iktatókönyv tárgy rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó elsı irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni. (5) Az ügyirat tárgya, illetıleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján név- és tárgymutató könyvet kell vezetni, illetıleg az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok 10

11 szerinti visszakeresés lehetıségét (név- és tárgymutatózás). A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzıi alapján tárgyszavakat kell rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szőkítésének lehetıségét. (6) Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. (7) A kézi iktatókönyv esetében az iktatásra felhasznált utolsó számot követı aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követıen aláírással, továbbá a körbélyegzı lenyomatával hitelesíteni kell. Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni. Az iktatókönyvek végleges zárásának részeként el kell készíteni külön jogszabályban meghatározott formátumban az iktatókönyv idıbélyegzıvel ellátott, hiteles elektronikus változatát. 19. (1) Az iratkezelınek az iratokat a beérkezés napján, de legkésıbb az azt követı munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidıs iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó sürgıs jelzéső iratokat. (2) Az elektronikus úton érkezett irat iktatási számáról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidırıl, az ügyintézırıl és hivatali elérhetıségérıl az érkeztetési számra hivatkozással a küldıt, ha ezt kérte, a beérkezéstıl számított három napon belül elektronikus úton értesíteni kell. (3) Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus iktatása akkor alkalmazható, ha a) az automatikus iktatásra kijelölt ügytípusok iratai elkülönített elektronikus fogadási címre érkeznek; b) a benyújtás szabályairól az ügyfelek részletes tájékoztatást érhetnek el a közfeladatot ellátó szerv és/vagy a központi rendszer honlapján; c) a közfeladatot ellátó szerv által elızetesen közzétett formátumban és alakban történik a dokumentum benyújtása; d) az iratkezelési szabályzat rendelkezik a tévesen az automatikus iktatási rendszerbe került iratok kezelésérıl. (4) Automatikus iktatási rendszer alkalmazása esetén az elektronikus irat beérkezésekor elküldött automatikus visszaigazolás egyben az iktatásról, valamint a fizetési kötelezettségrıl szóló tájékoztatást is tartalmazhatja. 20. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani: a) könyveket, tananyagokat; b) reklámanyagokat, tájékoztatókat; c) meghívókat; d) nem szigorú számadású bizonylatokat; e) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; f) pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint); 11

12 g) munkaügyi nyilvántartásokat; h) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; i) közlönyöket, sajtótermékeket; j) visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat. 21. (1) Téves iktatás esetén a kézi iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett kétségtelen legyen. Elektronikus iktatókönyv használata esetén a módosításokat tartalmuk megırzésével, naplózással dokumentálni kell. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. (2) A kézi iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. (3) Elektronikus iratkezelési rendszer alkalmazása esetén az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkezı ügyintézı/ügykezelı azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell. A naplóban követhetıen rögzíteni kell az eredeti és a módosított adatokat. Szignálás 22. (1) Az iratkezelı az érkezett iratot köteles a kamara elnökének, vagy fıtitkárának (titkárának) átadni, aki kijelöli az ügyintézést végzı személyt (szignálás). A kamara elnöke elıre kijelölheti azokat az iratcsoportokat, amelyek esetén szignálás nélkül ahhoz az ügyintézıhöz kell továbbítani az iratot, aki illetékes az ügyben eljárni, az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. (2) Azt az iratot, amelynek iktatott elızménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintézı már korábban ki volt jelölve, közvetlenül az ügyintézıhöz lehet továbbítani. (3) Az irat szignálására jogosult meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határidı, sürgısségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével írásban teszi meg. Kiadmányozás 23. (1) Külsı szervhez vagy személyhez küldendı iratot kiadmányként csak kiadmányozási joggal rendelkezı személy írhat alá. (2) Külsı szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. 12

13 (3) Nem minısül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott egyéb dokumentumok. (4) Az irat akkor hiteles kiadmány, ha: a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezőleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá b) a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzılenyomata szerepel. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendı a) a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés, vagy a kiadmányozó alakhő aláírásmintája és b) a kiadmányozó szerv bélyegzılenyomata. (5) A kamara által készített hiteles kiadmányról hiteles másolatot készíteni minısített elektronikus aláírással és a másolat készítési dátumának rögzítésével lehet. (6) A kamaránál keletkezett iratokról az iratot ırzı szervezeti egység vezetıje, vagy ügyintézıje hitelesítési záradékolással jogosult papíralapú és elektronikus másolatot is kiadni. (7) A kiadmányozáshoz használt bélyegzıkrıl, érvényes aláírás-bélyegzıkrıl és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. 24. Kiadmányozásra jogosult a kamara elnöke, és az általa megjelölt körben a kamara fıtitkára, tiktára, a fegyelmi fımegbízott, megbízott, a fegyelmi tanács elnöke. Expediálás 25. (1) A szervezeti egység iratkezelıjének ellenıriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással kapcsolatos információkat. (2) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítı, futárszolgálat stb.). (3) Az elektronikus irat elküldése idıpontját dokumentálni kell. (4) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt az elektronikus levélcíme megadása mellett kifejezetten kéri. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek. A kamara hatáskörébe tartozó közigazgatási ügyben elektronikus úton történı kézbesítésnek nincs helye. 13

14 A Magyar Ügyvédi Kamara és a területi kamara egységes irattározási szabályai 26. (1) Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetıen kell végezni. (2) Átmeneti irattárba lehet elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylı, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. Az átmeneti irattár öt évig ırzi az iratokat, ezt követıen azokat selejtezi vagy átadja a kamara központi irattárának. A központi irattár gondoskodik a maradandó értékő iratok levéltári átadásáról. (3) A központi irattárba helyezés elıtt az ügyintézınek az ügyirathoz ha eddig nem történt meg hozzá kell rendelnie (papíralapú irat esetén rávezetnie) az irattári tételszámot, és meg kell vizsgálni, hogy az elıírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e. A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellızésével meg kell semmisíteni. Ezt követıen be kell vezetni az iktatókönyv megfelelı rovatába az irattárba helyezés idıpontját, és el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelı győjtıbe. (4) A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott ügyiratok adhatók le. (5) Az irattárból iratanyagot kiemelni az illetékes a szervezeti egység vezetıje aláírásával ellátott ırjegy ellenében szabad. Az ırjegy tartalmazza az irat azonosítására alkalmas adatokat, a kiemelés dátumát, a kiemelés célját, és a kiemelı aláírását. Megsemmisítés vagy nyersanyagként felhasználás céljából az irattárból anyagot kiemelni csak a meghatározott iratselejtezés során szabad. (6) A kamara irattári tervét a jelen szabályzat melléklete tartalmazza. (7) Számítástechnikai megfoldás esetén az elektronikus adathordozóra kertült iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántar6tási adatokat a központi nyilvántartás vezeti. Az irattározott anyagot utólagos módosítást kizáró adathordozón kell rögzíteni. Selejtezés 27. (1) Az ügyvédi kamara elnöke legalább ötévenként elrendelheti a selejtezést. A selejtezés helyérıl és idıpontjáról a selejtezés megkezdését megelızıen legalább harminc nappal korábban értesíteni kell a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárát, közölve, hogy a selejtezés milyen idıszak irataira és milyen jellegő iratokra terjed ki, és a selejtezendı iratanyag várhatóan milyen mennyiségő. (2) Nem selejtezhetık az irattári tervben említett iratokon kívül: a) az ügyvédi kamarának megırzésre átadott iratok, okiratok, b) a külföldi tartozások és követelések bizonyítására szolgáló iratok, 14

15 c) az 1900 elıtt keletkezett iratok, d) az eredeti magán- és közokiratok, e) a maradandó értékő iratok, f) a pénzmosás megelızésérıl és megakadályozásáról szóló évi XV. törvény alapján az adatrögzítés során keletkezett, illetve birtokba jutott iratok, g) az iktatókönyv, mutatókönyv. (3) Az olyan iratok, amelynek ırzésérıl külön jogszabály rendelkezik, csak az ott meghatározott ırzési idı letelte után selejtezhetık. (1) A selejtezés tételszinten történik. 28. (2) A selejtezésrıl jegyzıkönyvet kell készíteni három példányban. A selejtezési jegyzıkönyvnek tartalmaznia kell: a) a selejtezés idejét és helyét, b) a selejtezést végzı személyek nevét és munkakörét, c) a selejtezett iratok iktatószámát, keletkezési évét és tárgyát, és selejtezési tételszámát, d) a selejtezést végzık aláírását, és e) az ügyvédi kamara bélyegzılenyomatát. (3) A selejtezési jegyzıkönyv két példányát meg kell küldeni a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárának. 29. (1) A selejtezett iratok megsemmisítésére, felhasználására csak a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárának a visszaküldött selejtezési jegyzıkönyvre vezetett hozzájárulása után kerülhet sor. (2) A selejtezés megtörténtét az iktatókönyvben fel kell tüntetni. (3) A selejtezés során kiselejtezett iratanyag megsemmisítésérıl a selejtezésre jogosult köteles gondoskodni. A selejtezésre kerülı olyan tárgyat, amely nem minısül iratanyagnak, ki kell adni a jogosultnak. Az ügyvédi kamarai iratok kezelésének levéltári ellenırzése 30. Az ügyvédi kamaránál keletkezı illetve ırzött, nem selejtezhetı köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében az ügyvédi kamara iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét az iratkezelési szabályzat alapján a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltára ellenırzi. Ellenırzési feladatának ellátása során a) az iratkezelıi és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba az államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratok kivételével és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja; 15

16 b) iratkezelési kérdésekben szaktanácsot ad, a nem selejtezhetı iratok épségben és használható állapotban történı megırzését súlyosan veszélyeztetı hibákat és hiányosságokat jegyzıkönyvbe foglalja, megszüntetésükre vonatkozóan határidıt állapít meg; c) ha az ügyvédi kamara a jegyzıkönyvben meghatározott ideig nem intézkedik, akkor a levéltár szabálysértési eljárás indítása céljából a Magyar Ügyvédi Kamarát értesíti. Az ügyvédi kamarai iratok levéltárba adása 31. (1) A nem selejtezhetı iratok teljes és lezárt évfolyamait az (3) bekezdésben meghatározott kivétellel a keletkezés naptári évétıl számított tizenötödik év végéig kell a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárának átadni. Az átadás-átvétel idıpontjáról az ügyvédi kamara és a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltára közösen állapodik meg. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott átadás-átvételi határidı abban az esetben, ha az ügyvédi kamarának a nem selejtezhetı iratokra ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, illetıleg akkor, ha az iratok átvételéhez szükséges raktári férıhellyel nem rendelkezik, további öt évre külön engedély nélkül meghosszabbítható. (3) A tizenöt évnél régebben keletkezett, államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó, nem selejtezhetı iratokat a minısítı által meghatározott érvényességi idı lejártát követı naptári év végéig kell a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárának átadni. III. fejezet A Magyar Ügyvédi Kamara Levéltára 32. (1) A Magyar Ügyvédi Kamara Levéltára közlevéltár. Létesítésérıl és megszüntetésérıl a Magyar Ügyvédi Kamara teljes ülése rendelkezik. A létesítést, illetve a megszüntetést a közlevéltárakról vezetett központi nyilvántartásba be kell jegyeztetni. A levéltár megszőnése esetén a levéltári anyagnak az elhelyezésérıl gondoskodni kell. (2) A Magyar Ügyvédi Kamara a levéltárat szakszolgáltató útján is mőködtetheti. (3) A Magyar Ügyvédi Kamara más kamarával együtt is létesíthet és mőködtethet levéltárat, amennyiben a közös mőködtetés mellett is biztosítható az ügyvédi titok megırzése. 33. A Magyar Ügyvédi Kamara Levéltára feladatkörében a) kizárólagos joggal átveszi és megırzi a tag ügyvédi kamarák nem selejtezhetı köziratait illetve a tag ügyvédi kamarák ırizetébe adott nem selejtezhetı köziratokat; 16

17 b) jogszabály alapján átveszi, illetıleg győjti, valamint ingyenes letétként megırzi a maradandó értékő magániratot; c) az átvett, illetıleg a győjtött levéltári anyagot nyilvántartja, szakszerően kezeli, biztonságosan megırzi, és az ırizetében lévı levéltári anyagot annak szükség szerinti átselejtezésével, rendezésével feldolgozza, s az anyag használatát lehetıvé teszi; d) az ırizetében lévı levéltári anyagról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki; e) a levéltári anyag védelme érdekében ellenırzi az ügyvédi kamarák, valamint az ügyvédek, ügyvédi irodák irattári selejtezését és iratkezelésének rendjét; f) megrongált vagy pusztulásnak indult levéltári anyagának konzerválásáról és restaurálásáról gondoskodik, ezekrıl, illetıleg különösen jelentıs levéltári anyagáról biztonsági másolatot készít vagy készíttet, és annak egy példányát ha jogszabály másként nem rendelkezik a Magyar Országos Levéltár biztonsági filmtárának átadja; g) a maradandó értékő magániratok kiválogatására, szakszerő kezelésére vonatkozóan szaktanácsot adhat, a maradandó értékő magániratok védetté nyilvánításában közremőködik. 34. (1) A Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárának fenntartója a Magyar Ügyvédi Kamara. (2) A Magyar Ügyvédi Kamara köteles gondoskodni arról, hogy levéltára a) rendelkezzék a 33. -ban meghatározott feladatok ellátásához szükséges szakképzett személyzettel és technikai felszereléssel, továbbá b) rendelkezzék a levéltári anyag rendszeres átvételét biztosító, zárt, tőzbiztos, száraz, megfelelı páratartalmú és hımérséklető, a levéltári anyag ırzésén kívül egyidejőleg más célra fel nem használható, a szakszerő ırzéshez szükséges tárolóeszközökkel felszerelt raktárral (raktárakkal), ügyfélfogadásra alkalmas helyiséggel, és a mőködéséhez szükséges egyéb feltételekkel. (3) A Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárában ırzött levéltári anyag évi 2%-ának átvizsgálásához, a szükséges selejtezés elvégzéséhez és biztonsági másolatok elkészítéséhez, valamint a veszélyeztetett állapotú iratok, illetıleg a bennük lévı információk tartós megırzését szolgáló egyéb teendık ellátásához szükséges pénzügyi feltételeket a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló évi LXVI. törvény elıírása értelmében a kultúráéárt felelıs miniszter által vezetett minisztérium biztosítja fejezeti kezeléső elıirányzatából. A levéltár mőködésének ezt meghaladó költségeit a Magyar Ügyvédi Kamara, az ügyvédi kamarák és az ügyvédek, ügyvédi irodák viselik. (4) A (3) bekezdésben írt költségmegosztás aránya a következı: a) a Magyar Ügyvédi Kamara biztosítja a levéltár mőködési költségeinek 30 %-át, b) az ügyvédi kamarák biztosítják a levéltár mőködési költségeinek 50 %-át, amelynek összegét az ügyvédi kamarák a tárgyévet megelızı évi taglétszámuk arányában kötelesek megosztani, c) az ügyvéd, ügyvédi iroda az igénybevett levéltári szolgáltatásért a területi kamara által megállapított mértékő díjat köteles fizetni. 17

18 35. (1) A Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárában ırzött, a keletkezés naptári évétıl számított tizenöt éven túli levéltári anyagban kutatás nem folytatható. (2) A levéltárban ırzött iratot az érdekelt személy megtekintheti, illetve saját költségén másolatot készíttethet, amennyiben az irat tartalmát az Avtv. szerint mindenki megismerheti, és az irat megtekintésének engedélyezése, illetve a másolat kiadása az ügyvédi titoktartás szabályába nem ütközik. Az érdekeltséget, illetve az ügyvédi titoktartás alóli felmentést (vagy annak szükségtelenségét) a kérelmezınek kell igazolnia. (3) A Magyar Ügyvédi Kamara Levéltára az ırizetében lévı levéltári anyagban lévı iratot megtekintı, illetve másolatot kérı személy nevét, anyja nevét, születési helyét és idejét, lakcímét, továbbá a személyazonosságát igazoló okmány számát, és az irat megtekintésére (másolat készíttetésére) való jogosultság jogcímére, illetve az ügyvédi titoktartásra vonatkozó igazolást nyilvántartásba veszi. A nyilvántartásba vett személyes adatok védelmérıl a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltára a mindenkor hatályos törvényi elıírások szerint gondoskodik. (4) A másolat készítésének költségeit évente a költségvetés elfogadásával a Magyar Ügyvédi Kamara teljes ülése határozza meg, a befizetett díjak a Magyar Ügyvédi Kamarát illetik. (5) Az iratbetekintési illetve másolat kiadása iránti kérelem részleges vagy teljes megtagadását írásban indokolni kell, a kérelem részleges vagy teljes megtagadása esetén a kérelmezı bírósághoz fordulhat. 36. (1) A jelen szabályzatot a Magyar Ügyvédi Kamara teljes ülése október 27. napján fogadta el. A jelen szabályzat a III. fejezet kivételével és az Igazságügyi Közlönyben kihirdetésével lép hatályba. A III. fejezet a szabályzat hatályba lépését követı második évben lép hatályba. (2) A Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárát a szabályzat hatálybalépését követı két évben kell létrehozni. Amíg a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárának kialakításra nem kerül, ahol a jelen szabályzat Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárát említi, ott a Magyar Országos Levéltárat kell érteni. Budapest, október 27. Magyar Ügyvédi Kamara Dr. Bánáti János elnök Dr. Gábor László fıtitkár 18