BMF SZMSZ 26. melléklet BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Budapest 2003. október
TARTALOMJEGYZÉK 1....3 Az iratkezelés szabályai... 3 2....3 Az iratkezelés szervezete... 3 3....4 Az iratok érkezése, átvétele és elosztása...4 4....5 Az iratok nyilvántartásba vétele...5 5....9 Az ügyiratok intézése...9 6....10 Az iratok továbbítása... 10 7....10 Irattárba helyezés, irattári kezelés... 10 8....11 Selejtezés...11 9....12 Az iratok átadása a levéltárnak... 12 10....13 Vegyes rendelkezések... 13 2
A BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény alapján a BMF iratkezelési szabályzatát a Főiskolai Tanács - a Felsőoktatási Levéltári Szövetség véleményének figyelembevételével - az alábbiak szerint szabályozza. 1. Az iratkezelés szabályai 1.1. Az iratkezelés feladata az iratok átvétele, elektronikus rendszeren keresztül történő fogadása, iktatása, kiosztása, nyilvántartása, az ügyintézés során keletkező kiadványok leírása, továbbítása, valamint az elintézett ügyiratok irattári kezelése, megőrzése, selejtezése, illetve levéltári őrizetbe adása. 1.2. Az irat fogalma Iratnak minősül minden olyan írott szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, formában és bármely eszköz felhasználásával keletkezett, kivéve a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kéziratokat. 1.3. Iratnak minősülnek továbbá a különböző hallgatói és egyéb nyilvántartások / törzskönyvek; szigorlati, záróvizsga jegyzőkönyvek; oklevél nyilvántartások/, amelyeket a Főiskola megfelelő szervezeti egységei kötelesek gondosan vezetni. Ezek számítógépes nyilvántartása esetén a lezárt nyilvántartásokat tanévenkénti vagy évfolyamonkénti bontásban kötelesek 1 példányban, időtálló módon /lézer vagy tintasugaras nyomtatóval/ kinyomtatni és bekötött állapotban őrizni, majd az irattári tervben meghatározott időpontban a főiskolai levéltárnak átadni. 1.4. A főiskola működésével kapcsolatban keletkezett iratanyag rendszerezése az iratkezelési szabályzat mellékletét képező irattári terv alapján történik. Az irattári terv magában foglalja a főiskola működésében kialakult ügyköröket és az iratokat. 2. Az iratkezelés szervezete 2.1. A Budapesti Műszaki Főiskolán a főiskolai rektor, a rektorhelyettesek, a Rektori Hivatal ügyiratkezelését, valamint a központi irattár kezelését a Rektori Hivatalhoz tartozó előadó látja el. 3
2.2. A Gazdasági Műszaki Főigazgatóságnál, a Kollégiumban, a Könyvtárban, a HÖK-nél, a karokon, az intézetekben az iratkezelési teendőket az e feladattal megbízott ügyintéző látja el. 2.3. A főiskola iratkezelésének és irattárának irányítását és szakmai felügyeletét a főtitkár látja el. 3. Az iratok érkezése, átvétele és elosztása 3.1. Az iratok érkezhetnek: postán, kézbesítővel vagy személyesen, elektronikus rendszeren /hálózaton/ keresztül. 3.2. A főiskola címére postán érkező küldemények átvétele a főiskola központi telephelyén a postázó feladata. 3.3. A posta budapesti telephelyek közötti mozgatása naponta egy alkalommal történik az alább meghatározott rend szerint: A telephelyi (Tavaszmező u. Népszinház u. Doberdó út) hivatali postai kézbesítők minden munkanap reggel kiviszik a területileg illetékes postára a feladásra szánt küldeményeket és elhozzák a napi postát. A telephelyek közötti küldeményeket, amelyeket előző nap 15 óráig kell leadni az irattárakba (Tavaszmező u. 17. I. Em. 199. szoba, Népszinház u. 8. Fsz. 46. szoba, Doberdó u. 6. 157. szoba), illetve Óbudán az MSZI, a VEI, az AI és a kollégiumi adminisztrációba, a főiskola gépkocsija szállítja minden munkanap a következő sorrendben: 8.30-kor indul a gépjármű a Tavaszmező utcából, a Népszinház utcába, majd a Doberdó útra, Nagyszombat utcába, Bécsi út C épületbe, a Bécsi úti Kollégiumba és visszafelé a Népszinház utcába ismét megállva a Tavaszmező utcába tér vissza. A postabontás után a telephelyi irattárból 12.00 órától vehetik át, illetve fel a szervezeti egységek a belső (BMF) és külső postai küldeményeket. 3.4. A küldeményeket a központi postázó a telephelyek szerint osztályozza, s a belső postával a telephelyekre juttatja. Itt a szervezeti egységek megbízott dolgozói veszik át és továbbítják az illetékes vezetőhöz, illetve szervezeti egységekhez. 3.5. A szervezeti egységek csak olyan iratokat vehetnek át, amelyek intézése az adott egység feladata, vagy amelyek az adott egységnek szóló tájékoztatást tartalmaznak. 3.6. A főiskola központi postázója a sérült, nyitott küldeményekre a sérülten érkezett" vagy felbontva érkezett megjegyzést köteles rávezetni. A tértivevénnyel küldött küldeményeket a telephelyek ill. A központi postázó meghatalmazott dolgozója a postán veszi át és azt az erre a célra rendszeresített könyvbe bejegyzi egy "T" megjelöléssel, majd a küldeményt ajánlott küldeményként kezeli. 4
3.7. Az ajánlott küldeményeket az irattáros előadók kézbesítőkönyvben regisztrálják és annak átadását az ügyirat kezelőjének aláírásával igazoltatják. 3.8. Kézbesítő útján, vagy személyesen hozott iratokat az egység ügyiratkezelője veszi át. Az átvételt aláírással kell igazolni. 3.9. A főiskolai rektor, rektorhelyettesek, a főtitkár, a Rektori Hivatal, valamint a Budapesti Műszaki Főiskola postáját a főtitkár bontja, s a Rektori Hivatal előadója iktatja. A többi - kari, kollégiumi, könyvtári, gazdasági műszaki főigazgatósági egység címzésű küldeményt az ügyiratkezeléssel megbízottja bontja. A megkülönböztetett jelzéssel sk. felbontásra, titkosított anyagok - érkező iratokat a címzettnek, illetve a titkos ügyiratkezelést ellátó főtitkárhoz kell eljuttatni. 3.10. A névre szóló küldeményt a címzett távollétében a vezető, illetve helyettese felbonthatja, ha az megállapíthatóan hivatalos iratot tartalmaz. A vezető és a névre szóló küldemények címzettjei az általuk felbontott hivatalos küldeményeket iktatás céljából soron kívül kötelesek átadni az ügyiratkezelőnek. 3.11. A küldemény felbontása alkalmával ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, illetőleg az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e. Ha hiányt állapítanak meg, ezt az iratra rá kell vezetni. A mellékletek hiánya akadályozhatja a további folyamatos kezelést. 3.12. A küldemények téves felbontásakor, valamint, ha később derül ki, hogy a küldeményben a titkos ügykezelési szabályzat rendelkezései alá tartozó ügyirat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét és munkahelyének címét, a küldeményt a címzetthez, illetve a titkos ügykezelést ellátó szervhez kell eljuttatni. 3.13. Elektronikus eszközökön /hálózaton/ keresztül érkező iratok a szervezeti egység erre kijelölt postaládájába /számítógépére/ érkeznek. A szervezeti egységek írásban kötelesek rögzíteni a postaláda kezelésével kapcsolatos jogosultságokat /betekintés, levélküldés stb./. 4. Az iratok nyilvántartásba vétele 4.1. A beérkezett ügyiratokat felbontás után szervezeti egységenként kell iktatni. Ugyancsak iktatni kell az elektronikus rendszeren keresztül kapott/küldött iratokat is. Iktatáshoz számítógépes iktatóprogramot is lehet használni. Iktatni kell a hivatalból kezdeményezett, intézkedést igénylő ügyiratokat is. 4.2. Sorszámos iktatási rendszert kell alkalmazni, ami azt jelenti, hogy minden ügyiratot új sorszámon kell nyilvántartásba venni. Ha egy ügy intézése kapcsán több írat is készül, akkor azonos iktatószámra kell azokat írni, de alszámozva. A sorszám egymást követő alszámaira csak egymással szervesen összefüggő iratok helyezhetők el. 5
4.3. A sorszámos iktatási rendszer során, az iktatásra jogosult szervezetek kóddal látják el az ügyiratot, melynek szerkezetében az első alfabetikus karakterek a szervezet nevének azonosítóját, az azt követő karakterek az ügyirat sorszámát, míg a záró karakterek az iktatás évét, tartalmazzák (pl. BMF-RH- 122/00.). A szervezeti egységek kódjai az alábbiak: Bánki Donát Gépészmérnöki Főiskolai Kar Anyagtudományi és Gyártástechnológiai Intézet Gépszerkezettani és Biztonságtechnikai Intézet Gépészeti és Rendszertechnikai Intézet Mérnökpedagógiai Intézet Kari Hivatal Tanulmányi csoport Gazdasági csoport Kandó Kálmán Villamosmérnöki Főiskolai Kar Automatika Intézet Híradástechnika Intézet Mikroelektronikai és Technológiai Intézet Műszertechnikai és Automatizálási Intézet Számítógéptechnikai Intézet Villamosenergetikai Intézet Humánfejlesztési és Módszertani Intézet Kari Hivatal Gazdasági csoport Tanulmányi Osztály Rejtő Sándor Könnyűipari Mérnöki Főiskolai Kar Általános Mérnöki és Környezetvédelmi Intézet Bőr-, Textil és Ruhatechnológiai Intézet Médiatechnológiai Intézet Testnevelési csoport Kari Hivatal Tanulmányi osztályt Gazdasági csoport Nemzetközi Kapcsolatok Irodája Keleti Károly Gazdasági Főiskolai Kar Gazdaság- és Társadalomtudományi Intézet Szervezési és Vezetési Intézet Vállalkozásmenedzsment Intézet Nyelvi Intézet Testnevelési és Sport Intézet Kari Hivatal Tanulmányi Osztályt Gazdasági csoport Neumann János Informatikai Főiskolai Kar Matematikai és Számítástudományi Intézet Alkalmazott Informatikai Intézet Általános Informatikai és Multimédia Intézet BGK BGK-AGI BGK-GBI BGK-GRI BGK-MPI BGK-KH BGK-KH/TAN BGK-KH/GCS KVK KVK-AI KVK-HTI KVK-MTI KVK-MAI KVK-SZGTI KVK-VEI KVK-HMI KVK-KH KVK-KH/GCS KVK-KH/TO RKK RKK-AMI RKK-BTRI RKK-MTI RKK-TCS RKK-KH RKK-KH/TO RKK-KH/GCS RKK-NKI KGK KGK-GTI KGK-SZVI KGK-VMI KGK-NYI KGK-TSI KGK-KH KGK-KH/TO KGK-KH/GCS NIK NIK-MSZI NIK-AII NIK-ÁMI 6
Kari Hivatal Tanulmányi Osztályt Gazdasági Csoport Rektori Hivatal Oktatási Igazgatóság Igazgatási Osztály Informatikai Osztály Nemzetközi kapcsolatok Tudományos rektorhelyettes Oktatási rektorhelyettes Informatikai rektorhelyettes Intézményfejlesztési rektorhelyettes Gazdasági Műszaki Főigazgatóság Gazdasági műszaki főigazgató Főkönyvelő Bér- és Munkaügyi Osztály Költségvetési és Pénzügyi Osztály Számviteli Osztály Főmérnöki Iroda Óbudai Műszaki Osztály Józsefvárosi Műszaki Osztály Székesfehérvári Műszaki Osztály Kollégium Bécsi úti Kollégium Doberdó úti Kollégium Podmaniczky úti Kollégium Székesfehérvári Kollégium Könyvtár Tavaszmező utcai Könyvtár Székesfehérvári Könyvtár Népszínház utcai Könyvtár Doberdó úti Könyvtár BMF Főiskolai Hallgatói Önkormányzat BMF Felsőoktatási Dolgozók Szakszervezete BMF Közalkalmazotti Tanács NIK-KH NIK-KH/TO NIK-KH/GCS BMF-RH BMF-RH/OKT BMF-RH/IG BMF-RH/INF BMF-NK BMF-TUD BMF-OKT BMF-INF BMF-FEJL BMF-GMF BMF-GAZD GMF-FÖK GMF-BMO GMF-PÜ GMF-SZÁM GMF-FMI GMF-OMO GMF-JMO GMF-SZMO BMF-KOL BMF-KOL/BE BMF-KOL/DO BMF-KOL/PO BMF-KOL/SZF BMF-KÖVT BMF-KÖVT/TAV BMF-KÖVT/SZF BMF-KÖVT/NEP BMF-KÖVT/DOB BMF-FHÖK BMF-FDSZ BMF-KT 4.4. Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell iktatni. Az iktatásnak - a hivatali okból szükséges soron kívüli iktatástól eltekintve- az iratok beérkezési sorrendjében kell történnie. 4.5. A hálózaton keresztül érkező azon iratokat kell aznapi dátummal beérkezettnek tekinteni, amelyek az adott munkanapon 15.00 óráig a szervezeti egység postaládájába megérkeztek. A 15.00 óra után beérkezett levelek a következő munkanapon érkezettnek tekintendők. A levélszekrény tartalmát minden munkanapon 15.00 óráig fel kell dolgozni, az iratnak minősülő küldeményeket ki kell nyomtatni. Az elektronikus úton érkezett, illetve továbbított anyagokat mindaddig a Winchesteren őrizni kell, amíg a 7
biztonságos archiválásuk meg történik. A Winchester kapacitását havonta ellenőrizni kell. A továbbiakban a hálózaton keresztül érkezett ügyiratok kezelése azonos a hagyományos úton érkező iratokéval. 4.6. Az iratok iktatása az iktatóbélyegzőnek az iratra nyomásából, az annak lenyomatán szereplő rovatok kitöltéséből és az ügy lényeges adatainak az iktatóprogramba való beviteléből áll. E munkát az ügyiratkezelők végzik. 4.7. Az iktatóbélyegző használata kötelező melynek formája és tartalmaz az alábbi: A bélyegző lenyomatának tartalmazni kell az intézmény és a szervezeti egység nevét és a következő kitöltendő rovatokat, így Budapesti Műszaki Főiskola az egység 1034 kódját, Budapest, az iktatás Doberdó számát, út 6. az iktatás évét, hónapját, napját, a mellékletek mennyiségét, 1300 Bp. Pf. 97. az alszámot, Ikt.sz.: jelet, a határidőt, Érk: 4.8. Tételszámon Melléklet az egyes ügykörökre Alszám központilag megállapított jelzőszámok értendők. A tételszámokat a szabályzat melléklete /irattári terv/ tartalmazza. Az irattári tervben szereplő tételszámok módosításához a főiskolai szaklevéltár vezetőjének előzetes hozzájárulása szükséges. Jel: Határidő: 4.9. Az iktatóbélyegző lenyomatán a mellékletek mennyiségét tíz darabig szám szerint, ezen felül iratcsomó jelzéssel kell feltüntetni. 4.10. Az ügyiratok iktatására az év elején újonnan nyitott, bekötött, oldalszámozott és hitelesített, megfelelő terjedelmű iktatókönyvet kell használni. Ha az iktatóbélyegző lenyomatába vagy az iktatókönyvbe bejegyzett adat helyesbítésre szorul, az a hibás bejegyzés áthúzásával és a javítás beírásával lehetséges. A javítást kézjeggyel és keltezéssel igazolni kell. 4.11 Azoknál a hálózaton továbbítandó leveleknél, amelyek a szervezeti egységben készült melléklettel rendelkeznek, a mellékletet faxon kell továbbítani. A hőpapíron érkezett faxokat fénymásolni kell és az eredeti irattal együtt irattárba kell helyezni. 4.12 Az iktatókönyvben rögzített ügyirat témáját/tárgyát úgy kell megjelölni, hogy az ügy lényegét röviden és szabatosan fejezze ki és annak alapján a visszakeresés elvégezhető legyen. Állami szervtől érkezett ügyirat tárgyaként általában a leiratban vagy átiratban feltüntetett tárgyat kell megadni. 4.13. A számítógépes iktatás során bevitt adatokat - biztonsági okokból - lemezre kell menteni. A lemezt biztonságos helyen - lehetőleg lemezszekrényben - kell tárolni. Az iktatást év végén ki kell nyomtatni, a kinyomtatott lapokat össze kell fűzni és az éves irattári anyaggal együtt kell tárolni. 4.14. A szervezeti egység iktatásának szabályszerű végzését a vezető legalább negyedévenként köteles ellenőrizni. 8
4.15. Az év kezdetén érkező első irat sorszámát 1-gyel kell kezdeni, és az iktatást az év végéig megszakítatlan sorrendben kell folytatni. Egy-egy sorszámra csak egy ügyet szabad beiktatni. Amennyiben egy éven belül ugyanabban az ügyben több ügyirat keletkezik, az ügy nyilvántartására szolgáló sorszámoknál a megfelelő számok kölcsönös bejegyzésével jelölni kell az összetartozást. Az ügyben keletkezett első irat iktatási sorszáma egyúttal az egész ügy nyilvántartási alapszáma. Ha az ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új esztendőben mindig új sorszámon kell kezdeni az iratok nyilvántartását. Ebben az esetben mindig a tárgyévben keletkezett első irat sorszáma lesz az ügy alapszáma. 4.16. Ha egy ügyben a szervezeti egységnél iktattak már iratot, azt csatolni kell az utóbb beérkezett irathoz. A csatolás tényét az iratokon fel kell jegyezni, az iratokat össze kell szerelni és a tételszámon belül az alapszámon kell irattárba helyezni. Az iratszerelést úgy kell elvégezni, hogy egy-egy üggyel kapcsolatos valamennyi irat időrendben következzék egymás után, az egyes iratok pedig könyvszerűen lapozhatók, könnyen olvashatók legyenek. Célszerű az iratokat borítólapban elhelyezni és kezelni. 5. Az ügyiratok intézése 5.1. A nyilvántartásba vett, előiratokkal felszerelt iratokat az iktatás napján az ügyintézők kijelölése céljából a szervezeti egység vezetőjéhez, vagy az ügyintéző kijelölésével megbízott személyhez kell továbbítani. 5.2. Elintézés előtt az ügyintézők, vagy megbízott személyek kötelesek a szükséges közbenső intézkedéseket /véleménykérés, a tényállás tisztázása stb./ megtenni. A közbenső intézkedés távbeszélő útján is történhet. A kapott intézkedés lényegét, a felvilágosítást adó személy nevét, munkahelyét és a beszélgetés időpontját az iratra fel kell jegyezni. 5.3. Az ügy elintézése történhet az eredeti irat továbbításával /intézkedés vagy tudomásul végett/, tisztázási és azzal egyidejűleg készített másolati példányokkal, sokszorosított nyomtatvány használatával. Amennyiben intézkedés szükséges, ennek feltüntetésével az ügyiratot irattárba kell helyezni. 5.4. Az ügyiratok aláírására, a kiadványozásra jogosult személyeket az illetékes vezető állapítja meg. Az aláírásra előkészített ügyiratot az ügyintéző köteles szignálni. 5.5. A kiadványozás történhet a) az elintézett ügyirat eredeti példányainak aláírásával, b) hagyományos úton továbbított, eredeti névaláírással kiadott ügyiratokon, ekkor a kiadványozó neve után sk jelzést kell tenni és a kiadványt az ügyintézőnek A kiadvány hiteles záradékkal kell ellátnia és aláírásával hitelesítenie, c) hálózaton keresztüli továbbítással, d) hivatkozással az eredeti iraton lévő döntésre, aláírással, 9
e) az aláírásra jogosult helyettesének aláírásával, "helyett" vagy "helyettes" kifejezés feltüntetésével. 6. Az iratok továbbítása 6.1. Az ügyiratkezelőnek ellenőriznie kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott kiadványokhoz az előírt mellékleteket csatolták-e, továbbá végre kell hajtani minden kiadói utasítást. E feladatok elvégzése után az irattárban maradó másolati példányokon fel kell jegyezni a továbbítás keltét, illetve módját /pl. hálózat/. 6.2. Hálózaton elküldött levél aláírása sk -val hiteles. A levelet a szervezeti egység vezetője által kijelölt, erre feljogosított személy küldi el. A vezető által aláírt eredeti példányt irattári példánynak kell tekinteni. 6.3. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani /posta, kézbesítő, hálózat/. Postai továbbítás esetén a küldeményeket közönséges, ajánlott, express, express-ajánlott, tértivevényes és ajánlott tértivevényes levélként vagy csomagban lehet elküldeni. 6.4. Az ügyiratkezelő a küldeményeket még aznap köteles kézbesítéssel - ez esetben kézbesítőkönyvvel - vagy hálózaton a címzetthez továbbítani. Az összegyüjtött iratok postai továbbítása másnap reggel történik, a postai előírásoknak megfelelő könyvet használva. A kézbesítőkönyvben fel kell tüntetni az ügyirat iktatószámát és a kézbesítés napját. A hálózaton továbbított iratokat átvételi elismervénnyel kell elküldeni. Amikor a címzett, a szervezeti egység erre feljogosított dolgozója a levelet megnyitja, a feladó erről vissszaigazolást kap /ez helyettesíti a kézbesítőkönyv aláírását/. 7. Irattárba helyezés, irattári kezelés 7.1. Az irattárba csak olyan ügyiratot szabad elhelyezni, amely elintézést nyert, kiadványait már továbbították és az esetleges elküldés utáni láttamozás is megtörtént, vagy amelynek érdemi ügyintézés a postázás, kézbesítés nélküli irattárba helyezését rendelték el. Az ügyiratokat a postázás, kézbesítés napján, de legkésőbb a következő munkanapon irattárba kell tenni. A hálózaton továbbított iratokat - miután kinyomtatásra kerültek - a többi irathoz hasonlóan kell kezelni. 7.2. Az irattár kezelője köteles az ügyiratot irattárba helyezés előtt abból a szempontból megvizsgálni, hogy a kezelői utasítások végrehajtása megtörtént-e. Az esetleges hiányt pótolni kell. Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelő rovatában a hónap és nap feltüntetésével be kell jegyezni. Az ügyiratra vonatkozó iktatott előkészítő feljegyzéseket az ügyirathoz mellékelni kell és vele együtt le kell rakni. 7.3. Ha az ügyiraton határidőt jelöltek meg, azt az iktatás e célra szolgáló rovatában a hónap és a nap feltüntetésével be kell jegyezni. Ha a válasz 10
beérkezik, a határidő rovatban ezt jelezni kell, s az ügyiratot el kell juttatni az ügyintézőhöz. Ha a megállapított határidőre válasz érkezett, az ügyiratot akkor is az ügyintézőhöz kell továbbítani. 7.4. Az ügyiratokat az irattárban az irattári terv tételszámai szerinti csoportosításban, ezen belül a sorszámok, illetve alapszámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni. 7.5. Az egy tételszám alá tartozó iratokat fedőlemezek közé kell tenni. Ha a fedőlemezen belül könnyen kezelhető módon több tételszám iratai is elhelyezhetők, úgy az egyes tételszámok iratait a fedőlemezen belül dossziékban kell elkülöníteni. A fedőlemezen fel kell tüntetni a szervezeti egység nevét, az iratok keletkezésének évszámát, a kötegben lévő iratok tételszámát, valamint a kezdő és végső iktatószámot. 7.6. Az öt évnél régebbi iratokat az ügyiratkezelést ellátó szervezeti egység kezeli és őrzi. Az öt évnél régebbi iratokat a megfelelő iktató- és segédkönyvekkel együtt a kézi irattár vezetője átadja a kar, a Gazdasági Műszaki Főigazgatóság, a Könyvtár, a Kollégium, illetve a Rektori Hivatal irattáros előadójának. Az iratok átadása jegyzék alapján történik. Az átadási jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a szervezeti egység nevét, az iratok évét, tételszámát és az egy-egy tételszámba tartozó iratok számát. 7.7. Az irattárat olyan száraz, tiszta, tűztől, kártevőktől és erőszakos behatolástól védett helyen kell tartani, ahol az irattár rendeltetésszerű használata biztosítható. 7.8. Az irattárban elhelyezett iratokat az irattár kezelője csak elismervény ellenében adhatja ki. Az elismervényt az irat helyén kell tartani. Más szervezeti egység dolgozójának csak az illetékes vezető utasítására lehet iratot kiadni. Az ügyben érdekelt személy részére felvilágosítás vagy másolat bármely ügyiratról csak az illetékes vezető engedélyével adható. 8. Selejtezés 8.1. A főiskola és a szervezeti egységek a saját irattári anyagának azt a részét, amely történeti érdekű és amelyre az ügyvitel érdekében már nincs szükség, köteles kiselejtezni. 8.2 Az irattárban elhelyezett bármelyik iratot csak iratselejtezés útján szabad az irattárból megsemmisítés vagy nyersanyagként való felhasználás céljából kiemelni. 8.3. Az irattár anyagát 5 évenként legalább egyszer a selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. Ennek során ki kell választani azokat a ki irattári tételeket /iratokat/, amelyeknek az őrzési ideje az irattári terv szerint lejárt. 8.4. A megőrzési időt az utolsó érdemi ügyintézés lezárásának keltét követő év első napjától kell számítani. A szervezeti egység vezetője indokolt esetben 11
elrendelheti egyes iratoknak az irattári tervben megállapított őrzési időtartamnál hosszabb ideig történő megőrzését is, ezt a körülményt a vezető aláírásával az irattári tételszámánál kell az iraton feltűnően jelezni. 8.5. Nem k az irattári tervben nek minősített iratok. 8.6. A selejtezés megkezdése előtt 30 nappal az illetékes levéltár vezetőjét értesíteni kell, és szakvéleményét ki kell kérni. Selejtezni csak a levéltár vezetőjének engedélyével lehet. 8.7. A főtitkár a központi selejtezéssel járó szervezési és ellenőrzési feladatok ellátására selejtezési felelősöket bíz meg. A szervezeti egységenkénti selejtezési felelősök személyét az illetékes egység vezetője jelöli ki. 8.8. A selejtezéssel járó szervezési és ellenőrzési feladatokat olyan megbízott selejtezési felelősöknek kell ellátniuk, akik az iratok ügyviteli, tudományos és történeti jelentőségével tisztában vannak. 8.9. Az iratselejtezés alkalmával selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni. A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell: a) a selejtezési jegyzőkönyv felvételének idejét, b) annak a szervezeti egységnek a nevét, amelynek iratanyagselejtezéséről a jegyzőkönyv készült, c) a selejtezés alá vont iratanyag évkörének megjelölését, d) a kiselejtezett tételekből esetleg visszatartott iratok egyedi megnevezését, e) a kiselejtezett anyag összmennyiségét iratfolyóméterben, f) a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét. 8.10 A selejtezési jegyzőkönyvet két példányban meg kell küldeni a főtitkárnak és a főiskolai irattár szakmai felügyeletét ellátó levéltárnak. 8.11 A selejtezés tényét az irattári jegyzéken fel kell tüntetni. Az iratkezelési jegyzőkönyvek k. 9. Az iratok átadása a levéltárnak 9.1. A ki iratokat a kinyomtatott iktatókönyvvel együtt - legalább 15 évi irattári őrizet után- 5 évenként egy alkalommal tételes átadási - átvételi jegyzőkönyv kíséretében, tárolási eszközökkel ellátottan, saját költségen kell az illetékes levéltárnak átadni. Az átvétel időpontját az átadó szerv és a levéltár egyetértésben állapítja meg. A levéltárnak általában csak teljes, lezárt évfolyamú tételeket szabad átadni, az iratok közül azonban az ügyvitelhez szükséges egyes darabok visszatarthatók. A visszatartott darabokról részletes jegyzéket kell készíteni, amelynek egy aláírt példányát a levéltárnak kell átadni. 12
10. Vegyes rendelkezések A Budapesti Műszaki Főiskola Iratkezelési Szabályzatát a Főiskolai Tanács 2003. október 14-i ülésén módosította. A jelen módosított szabályzat a mellékletét képező irattári tervvel együtt 2004. január 1-jétől lép hatályba. Budapest, 2003. október 15. Dr. Rudas Imre főiskolai rektor 13
A BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA működésével kapcsolatban keletkező iratanyag rendszerezésére szolgáló irattári terv Az iratok rendszerezése tételszámok szerinti csoportosításban a sorszámok, növekvő sorrendjében történik. A főiskola iratkezelési szabályzatának előírásai értelmében: tételszám az egyes ügykörökre központilag megállapított jelző szám; sorszám az a szám, amellyel az ügyiratot iktatjuk; alapszám az ügyben keletkezett első irat iktatási sorszáma. Tétel Tárgy I. Vezetési ügyek 1. A Főiskola alapításával, szervezetével kapcsolatos ügyek. Alapító okirat. Tulajdoni lapok 2. Szervezeti egységek létesítése, bővítése, megszüntetése elnevezése 3. Vezetői megbízásokkal és felmentésekkel kapcsolatos iratok, minősítés Megőrzési idő 4. Bizottságok szervezése, működésük 5. Stratégiai terv, belső szabályzatok, megállapodások 6. A főiskolai rendezvények, kiadványokkal kapcsolatos ügyek 7. Statisztika és statisztikai adatszolgáltatás. Éves számviteli és szöveges költségvetési beszámolók. 8. Munkatervek és jelentések az elvégzett munkákról. Levéltárba adás ideje 14
Tétel Tárgy 8/a Akkreditációs dokumentumok MAB levelezés, MAB beszámolók 9. A Főiskolai Tanács és az intézmény egyéb testületeinek üléseire készített anyagok és az ezekről készült jegyzőkönyvek, a hozott határozatok, döntések Megőrzési idő 9/a Minőségirányítással kapcsolatos dokumentumok 10. HÖK- Baráti Kör - Szakszervezet - FÉT Közalkalmazotti Tanács Bánki Alapítvány, Kandó Alapítvány 12. Más felsőoktatási intézményekkel, szervezetekkel kapcsolatos együttműködések 13. Pályázati anyagok 14. Bírósági, rendőrségi, önkormányzati, egyéb állami szervekkel kapcsolatos iratok 15. OM és felsőoktatási testületek levelezés, értekezletek meghívói anyaga 16. Felsőoktatás fejlesztése, fejlesztési tervek, felsőoktatási és egyéb törvény 17. Körlevél, utasítás, tájékoztató, egyéb vezetési ügyek 18. Egyéb alapítványok, szövetségek, cégek ( oktatási ügyek) egyesületek 19 Levéltárba adás ideje 1 év II. Oktatók, dolgozók, szerződéses alkalmazottak ügyei 20. Oktatói pályázatok (külföldi is) 21.. Kinevezések, előléptetések, munkajogi ügyek, munkaköri leírás, megbízás, meghatalmazás - nyugdíjasok alkalmazása 50 év 22. Nyugdíjazással kapcsolatos iratok 50 év 23. Részmunkaidős foglalkoztatás, megbízás, egyéb munkaügyi szerződések 23/a Célfeladat, 5 év 24. Óraadói megbízások, külső előadók 5 év 15
Tétel Tárgy 25. Fizetésnélküli és egyéb szabadságok engedélyezése Megőrzési idő 10 év 26. Áthelyezések (más munkahelyre, egységhez) 27. Illetmény megállapítása, besorolás, pótlékok; létszám- és bérgazdálkodás 28. Jutalmazások 10 év 28/a. Kitüntetések, címek adományozása 29. Honvédelmi ügyek, meghagyás, polgári szolgálat 10 év 30. Lakástámogatás, lakáskölcsönök, jelzálog 10 év 31. Munkaügyi viták ügyiratai 32. Fegyelmi ügyek, figyelmeztetések, munkahelyi panasz 33. Humánpolitikai ügyek 34. Oktatók és dolgozók továbbképzése, átképzések, tanulmányi szerződések 10 év 35. Vegyes iktatott ügyek 10 év 36. 37. III. Tudományos munkával kapcsolatos iratok 38. Tudományos kutatási munkatervek, beszámolók, témák, szerződések 39. Tudományos értekezletek, ülésszakok, kiadványok, pályázatok 40. Költségvetésen kívüli kutatások ügyei 41. Találmányi és újítási ügyek 42. Aspiráns ügyek, doktori szigorlat, doktorandusz képzés, ösztöndíjak (állami és civil) 43. Intézeti tudományos kutatási ügyek, irategyüttesek 44. Főiskolai számítógépes hálózattal, számítógépekkel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek, szerződések, megbízások 45. 46. IV. Oktató-nevelő munkával kapcsolatos iratok Levéltárba adás ideje 20 15 15 15 év 15 év 16
Tétel Tárgy 47. Tanulmány Bizottság működésével kapcsolatos iratok Megőrzési idő 48. Tantervi ügyek 49. Tantárgyi programok 50. Tanulmányok elvégzése utáni továbbképzéssel kapcsolatos ügyek 51. Tankönyv, jegyzet, egyéb oktatási segédletek ügyei, órarend 52. Jelentések oktatási és tanulmányi ügyekben 53. Vizsga és záróvizsga ügyek 54. Kiegészítő képzés ügyei 55. Szakok, tagozatok létesítése, megszüntetése, átszervezés 56. Felvételi ügyek, beiskolázási keretszámok 57. Üzemi gyakorlatok ügyei 58. Tudományos Diákköri ügyek és tanulmányi verseny 59. 60. 61. 62. Önköltséges tanfolyami képzés Szakirányú továbbképzés (Posztgraduális képzés) Felsőfokú szakképzés Egyéb oktatási 10 év Levéltárba adás ideje 63. 64. V. Könyvtári ügyek 65. Az intézmény könyvtárának ügyei 17
Tétel Tárgy 66. Könyv, folyóirat rendelés, pénzügyi keretek 67. Könyvtári állomány rendezése és megóvása, leltár Megőrzési idő 10 év 68. Szakdolgozatok (mikrofilm, CD stb.) 69. 70. 71. VI. Az intézmény külföldi kapcsolatai Megállapodások és kapcsolatok külföldi oktatási és civil intézményekkel, szervezetekkel 72. Oktatók és dolgozók külföldi utazásai, engedélyek, utazási határozatok, stb. 73. Külföldi vendégek fogadása, vendégtanárok ügyei 74. Nemzetközi konferenciákra való kiküldetés, konferenciák rendezése Magyarországon 75. Jelentés külföldi utakról. Vegyes külföldi ügyek, rendeletek 76. Hivatalos iratok, bizonyítványok külföldre küldése, illetve elismerése. Külföldiek munkavállalása. 77. Külföldön szerzett oklevél honosítása 78. 79. VII. A főiskolai hallgatók ügyei 80. Hallgatói felvételi ügyek 10 év 81. Nyelvtanulással kapcsolatos ügyek 10 év 82. Hallgatói pályázati ügyek, díjak és ösztöndíjak Külföldi pályázatok 83. Hallgatói névsorok 10 év 84. Hallgatók átlépése más szakra, tagozatra, vagy intézménybe 5 év 85. Átvétel a főiskolára más intézményből 5 év 86. Hiányzásokkal kapcsolatos ügyek 5 év 87. Évhalasztási ügyek 10 év 88. Évismétlési ügyek, félévismétlés 10 év Levéltárba adás ideje 18
Tétel Tárgy 89. Hallgatók kizárása, eltiltása, elbocsátása, ennek fellebbezése Megőrzési idő 90. Megszakított tanulmányok folytatása 10 év 91. Vizsgaügyek, felmentés vizsgák alól, vizsgahalasztás 10 év 92. Hallgatói gyakorlatok 10 év 93. Külföldi és belföldi üzemi gyakorlatok 94. Tanulmányi kirándulások ügyei, gyárlátogatások 5 év 95. Záróvizsga, szakdolgozati ügyek, oklevél ügyek, oklevél másolatok, kivonatok 96. Katonai szolgálattal kapcsolatos ügyek 10 év 97. Közös képzések ügyei, kooperatív képzés 98. Hallgatói fegyelmi ügyek, hallgatói jogorvoslati ügyek 99. Hallgatók személyi iratgyűjtője, munkavállalási ügyei 100. Végzős hallgatók elhelyezkedésével kapcsolatos iratok, hallgatói követési rendszer 10 év 10 év 101. Hallgatók baleseti ügyei 10 év 102. Hallgatói statisztikai adatszolgáltatás 103. Diákjóléti Bizottság elvi jelentőségű ügyei 104. Tandíjügyek, elvi jelentőségű ügyek (Juttatási, térítési ügyek) 105. Tanulmányi ösztöndíj elvi jelentőségű ügyek (külföldi is) 106. Rendszeres pénzbeni támogatás, adó és TB ügyek 10 év 107. Menza- és segély ügyek 10 év 108. Külföldi hallgatók ösztöndíj és egyéb ügyei Határon túli magyarok ügyei 109. Nappali tagozatos hallgatók tanulmányi szerződése 110. Köztársasági ösztöndíj 111. Hallgatói leckekönyv, törzskönyv, törzskönyvi névmutató Levéltárba adás ideje 19
Tétel Tárgy Megőrzési idő 112. Levelező hallgatók konferencia ügyei 5 év 113. Hallgatói vegyes ügyek 10 év 114. Hallgatói külkapcsolatok 10 év 115. 116. VIII. Kollégiumi, kulturális és sport ügyek 117. Kollégiumi szabályzatok, a kollégium vezetési ügyei 118. A kollégiumi oktató-nevelő munka, diákbizottság, kollégiumi fegyelmi ügyek 119. Kollégiumi felvételek 10 év 120. Kollégiumi gazdasági ügyek 10 év 121. A Főiskola kulturális tevékenysége, ünnepségek, kiállítások, évfordulók 122. Sport, testnevelés 123. 124. IX. Pénzügyi, gazdasági ügyek 125. Költségvetés, költségvetési keret, pótelőirányzat, beszámolók 126. Tudományos kutatások, fejlesztési alapok 127. Szerződéses munkákkal kapcsolatos ügyek 128. Beruházások, vagyongazdálkodás 129. Felújítási ügyek 130. Beszerzési ügyek, közbeszerzés 131. Reprezentációs ügyek, reklám 132. Külföldi utakkal, külföldiek fogadásával kapcsolatos iratok 133. Gépjárművekkel kapcsolatos ügyek 5 év 134. Leltári ügyek, selejtezés 10 év 135. Építési-tatarozási, gondnoksági ügyek 10 év 136. Bérleti szerződések 10 év 137. Vegyes pénzügyi iratok 10 év Levéltárba adás ideje 20
Tétel Tárgy Megőrzési idő 138. Társadalombiztosítási ügyek 139. Intézeti, Tanszéki gazdasági ügyek 10 év 140. Különféle támogatások (szakképzési hozzá járulás, alapítványi támogatások stb.) 141. 142. X. Egyéb ügyek 15 év 143. Tűzvédelem 50 év 144. Munka- és környezetvédelem 50 év 145. Polgári és rendvédelem, biztonsági- védelmi szervezet ügyei 146. Egészségvédelem, főiskolai egészségügyi szolgálat, esélyegyenlőségi ügyek 50 év 10 év 147. Iratkezeléssel kapcsolatos ügyek, TÜK 148. Egyéb intézeti tanszéki ügyek 10 év 149. Belső és külső ellenőrzés 150. Tanfolyami bizonyítvány másolatok, egyéb kivonatok Levéltárba adás ideje 151. Segélyek, üdültetés, egyéb 10 év 5 év 152. Biztosítási ügyek 21