NYÍRSÉG FEJLÕDÉSÉÉRT LEADER EGYESÜLET 4331 NYÍRCSÁSZÁRI Rákóczi út 6. LELTÁRKÉSZÍTÉSI ÉS LELTÁROZÁSI SZABÁLYZAT Érvényes: 2008. november 1-tõl Összeállította : Kiss Istvánné gazdasági vezetõ Jóváhagyta: Nyírség Fejlõdéséért LEADER Egyesület Közgyûlése./2009. ( hó nap) 2 Fodor Zsolt Egyesület elnöke
I. A szabályzat célja A szabályzat célja a jelenleg hatályban lévõ számvitelrõl szóló 2000 évi C törvényben foglaltak betartása, illetve a Nyírség Fejlõdéséért LEADER Egyesület vagyonának a védelme. A beszámoló elkészítéséhez olyan leltárt kell összeállítani, mely tételesen, ellenõrizhetõ módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévõ eszközöket és forrásokat mennyiségben és értékben. II. Általános rész 1. A leltározás az Egyesület kezelésében és tulajdonában lévõ befektetett és forgóeszközök, valamint azok forrásai valóságban meglévõ állományának megállapítása. A leltározáshoz tartozik a nyilvántartás szerinti állomány és a tényleges állomány közötti különbözet (hiányok és többletek) megállapítása és azok elszámolása. 2. A leltározás célja az Egyesület vagyonának védelme, a vagyon és a készletek felmérése, a felelõsök elszámoltatása, a mérleg valódiságának alátámasztása. A leltározási kötelezettség kiterjed gépekre, felszerelési tárgyakra, készletekre. 3. A leltározási munkák feltételeinek megteremtése, a leltározás elõkészítése a munkaszervezet vezetõje vagy az általa megbízott személy feladata. 4. A leltározás történhet közvetlen, mennyiségi felvétellel (házipénztár, tárgyi eszközök, fogyóeszközök), egyeztetéssel. A közvetlen vagy mennyiségi felvétel megszámlálással, vagy mérés útján a nyilvántartástól függetlenül, a nyilvántartással való utólagos összehasonlítással történik. Az egyeztetés a könyvelési nyilvántartások belsõ egyeztetése és ellenõrzése. Akkor alkalmazható, ha meg nem számlálható eszközöket kell leltározni, pl bankszámla egyenlegének megállapítása, kötelezettségek, követelések nyilvántartásba vétele. 5. A leltár az Egyesület valamennyi eszközét és forrását fajta, típus, méret szerinti részletezéssel tartalmazza, a fellelt tényleges mennyiséget és a helyesen megállapított értéket tükrözi. 6. A leltári kötelezettség alá esõ minden eszközt a vonatkozó analitikus nyilvántartások lezárásával egyidejûleg, elõre meghatározott naptári nappal kell leltározni. Ha a leltár hiányosan készült el, vagy adatai vitathatók, részben vagy egészben újra kell leltározni. A házipénztárt az év utolsó napján kell számba venni. A más szervekkel szembeni követeléseket és tartozásokat szeptember 30. napjával egyeztetéssel kell leltározni. Az egyeztetések során mutatkozó különbözeteket a beszámoló elkészítése elõtt tisztázni kell. A leltárhiány vagy többlet okát az Egyesület Elnöke a leltárkészítést követõ 14 nap alatt, kivizsgál(tat)ja, szükség esetén felelõsségre vonást alkalmaz. A kivizsgálás eredményét, az eltérések mennyiségét, azok értékét, a leltárfelelõs nyilatkozatát és a kivizsgálás eredményét jegyzõkönyvben kell rögzíteni. A szabályszerû leltározás alapján helyesbített és ellenõrzött állományi nyilvántartások és az összesítõk szolgálnak a vagyonkimutatás bizonylatául. 3
7. Az immateriális javak és tárgyi eszközök nettó értékét azok bruttó értéke és a kimutatott értékcsökkenés figyelembevételével állapítjuk meg. Az értékcsökkenési leírást a hatályos jog szerint kell elszámolni. II. A leltározás alapelvei és ismérvei 1.1. Fogalmi meghatározások Leltár: a leltár olyan tételes kimutatás, amely a Egyesület eszközeinek és forrásainak valóságban meglévõ állományát mennyiségét és értékét egy meghatározott idõpontra vonatkozóan tartalmazza. A felvétel teljesség, célja és idõpontja szerint a következõ leltár fajtákat különböztetjük meg: Teljes leltár: az Egyesület valamennyi eszközét és forrását tartalmazza, ideértve a leltár felvétel idõpontjában a birtokában levõ idegen tulajdonú (kölcsönben, vagy javításra átvett) eszközöket is. Részleltár: az Egyesület eszközeinek, vagy forrásainak egy-egy részérõl készült leltár. Részleltárnak minõsül az Egyesület egy meghatározott területén leltárkörzetben található eszközökrõl felvett leltár is. Idegen leltár: az Egyesület területén lévõ (használatra, megõrzésre, javításra, stb. átvett) idegen eszközökrõl a saját tulajdonúaktól elkülönítetten készített kimutatás (leltár). Leltározás: az a tevékenység, amelynek során a Egyesület a tulajdonában lévõ, kezelésébe vagy tartós használatába adott befektetett- és forgóeszközöket, valamint azok forrásait számba veszi, és egyben megállapítja azok valóságban meglévõ állományát is. A leltározás a Egyesület birtokában lévõ idegen eszközökre is vonatkozik. A leltározási tevékenységhez tartozik a nyilvántartások szerinti állomány és a tényleges állomány közötti különbözetet hiányok, többletek megállapítása és rendezése is. A leltározás idõtartama alatt a leltározási helyen lévõ készletek és tárgyi eszközök mozgása, illetve a leltározási helyhez kapcsolódó fõkönyvi könyvelés és analitika módosítása nem megengedett. A leltározás más rendelkezés hiányában december 31-i fordulónappal készül a leltározási ütemtervben meghatározott idõtartamon belül. A leltározással egyidejûleg meg kell figyelni és fel kell tárni az elfekvõ, feleslegessé vált, csökkent értékû készleteket. Fordulónapi leltározás: a leltárt az ütemtervben meghatározott naptári napra (leltár fordulónapja) állapítják meg. A fordulónapi leltározáshoz a fordulónapig kiállított készletváltozási bizonylatokat hiánytalanul fel kell dolgozni, a nyilvántartásokat le kell zárni, hogy a leltározott és a könyv szerinti készletek egyeztethetõk és így a leltárkülönbözetek megállapíthatók legyenek. 4
Rovancsolás: az olyan ellenõrzõ vizsgálat, amelynek során a számadásra kötelezett felelõsségére bízott eszközök tényleges mennyiségét az analitikus nyilvántartásokkal egyeztetik. Rovancsolást általában elõre be nem jelentett idõpontban célszerû végezni. Leltárértékelés: a leltározott eszközök és források értékének (egyedenkénti, az Szt.-ben elõírtak szerinti ellenõrzéssel történõ) megállapítása. Mennyiségi felvétel: a tárgyi eszközök és a készletek darabszám, súly, tömeg szerinti meghatározása megszámlálással, illetve méréssel. Módszerei: - nyilvántartásoktól független felvétel: az összes leltározandó eszközféleség megszámlálása, megmérése, majd az azonosító adataival együtt történõ felvezetése a leltári alapbizonylatokra, - nyilvántartásokon alapuló leltározás: az analitikus nyilvántartásban rögzített mennyiségek összehasonlítása, egyeztetése a fellelhetõ mennyiségekkel. Az összehasonlítás a mennyiségi felvétel után történik. A mérlegben értékben nem szereplõ használt, és használatban lévõ kisértékû eszközöket a tulajdon védelme és az elszámoltatás lehetõségének biztosítása érdekében minden esetben mennyiségi felvétellel kell leltározni. Egyeztetés: a fõkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal, vagy a könyvelés helyességét igazoló okmányokkal való összehasonlítását jelenti. Leltárkülönbözet: a leltározás során megállapított mennyiség és az analitikus nyilvántartások szerinti mennyiség közötti különbözet. A leltárkülönbözet értéke a mennyiségi különbözet nyilvántartási áron számított értéke. 2. A leltárral szemben támasztott követelmények A leltárnak a teljesség követelménye szerint tartalmazni kell az Egyesület tulajdonában lévõ eszközöket, a követeléseket, valamint azok forrásait mennyiségben és értékben. Az Egyesület tulajdonában, kezelésében lévõ eszközök jellege szerint vannak olyan eszközök - amelyek mennyisége tételes mérés, számlálás alapján közvetlenül megállapítható, ezeket mennyiségben és értékben, - amelyek csak közvetve, a nyilvántartások, dokumentációk alapján mérhetõk fel, azokat csak értékben kell tételesen a leltárba beállítani. A pontosan felvett és helyesen értékelt leltárak a mérleg valódiságának alapokmányai, ha maradéktalanul megfelelnek az alaki és tartalmai követelményeknek. A leltárral szemben támasztott a mérleg valódiságát biztosító alaki követelmények: - a teljesség, melynek értelmében a leltárnak az Egyesület valamennyi eszközét és forrását tartalmazni kell függetlenül attól, hogy azok a leltározás idõpontjában esetleg külsõ, idegen helyen tárolnak. A leltár teljességének megbízható ellenõrizhetõségéhez jogszabályi követelmény, hogy az eszközök és források állomány- és értékváltozásának bizonylatai a számlarendben elõírt könyvelési, analitikus nyilvántartási szabályok szerint maradéktalanul feldolgozásra kerüljenek. Az Egyesületnél fellelhetõ, de nem a tulajdonában lévõ eszközöket a felvett leltárban elkülönítve, érték nélkül kell kimutatni. 5
Az eszközök (vagyontárgyak) tulajdonosainak az õket érintõ leltárt a leltárfelvételt követõ 15 napon belül meg kell küldeni, - a valódiság megköveteli, hogy a leltár az eszközöknek és forrásoknak a leltározáskor ténylegesen meglévõ, számba vett, ellenõrzött mennyiségét és az értékelési szabályzatban elõírt értékelési mód szerint számított helyes értékét tartalmazza, - a világosság követelménye azt jelenti, hogy a leltárnak áttekinthetõen leltárkörzetek, munkahelyek raktárak stb., ezen belül eszközféleség, méret, minõség, típus stb. részletezettségben kell tartalmaznia az eszközöket, forrásokat, megkönnyítve a helyes számbavételt és értékelést. A leltárral szemben támasztott tartalmi követelmények: - a bizonylatok (leltárfelvételi ívek), továbbá az egyéb dokumentációk (jegyzõkönyvek, kimutatások) elõírás szerinti egyértelmû és hiánytalan kitöltése, - a szükséges záradékok (pl.: felelõsségi nyilatkozat) és aláírások megléte. Minden leltárnak az ellenõrizhetõség követelménye szerint tartalmaznia kell: - az Egyesület telephelyének megnevezését, - az eszköz megjelölését, - a leltározási helyet (irodát), - a bizonylatok sorszámát, - a leltározás megkezdésének és befejezésének idõpontját, valamint a leltár fordulónapját, - a leltározott eszközök és források, vagy azok csoportjainak szabatos meghatározását, - a leltározott eszközök és források ténylegesen talált mennyiségét, a leltárkülönbözetek (hiányok és többletek) kimunkálását, végül - a leltározás végrehajtásáért és ellenõrzéséért felelõs, valamint a számadásra kötelezett személyek aláírását. Követelmény, hogy a leltár tartalmazza csak mennyiségben, érték nélkül az egy éven belül elhasználódónak minõsített, használatba vett egyéb, tárgyi eszköznek nem minõsülõ eszközöket is, valamint a beérkezett, de a mérlegkészítés idõpontjáig nem számlázott készletet is. III. A LELTÁROZÁS VÉGREHAJTÁSA A leltározás megkezdése elõtt fel kell mérni, és meg kell határozni a konkrét feladatokat, idõben gondoskodni kell, hogy a szükséges létszám és munkaeszközök rendelkezésre álljanak, és éves leltározási ütemtervet kell készíteni, amely az adott év összes leltározási feladatára vonatkozik (szükség esetén módosítható). 6
Leltározási ütemterv Az ütemterv összeállításának a célja a leltározásra kerülõ eszközök, illetve a közremûködõ szervezeti egységek munkájának összehangolása, a feldolgozás folyamatosságának, zökkenõmentességének biztosítása érdekében. A leltározási ütemtervnek tartalmazni kell: mire terjed ki a leltározás, a leltározási bizottság elnökének, tagjainak megnevezését, a leltárellenõrök nevét, a leltározási körzeteket, a körzetfelelõsök nevét, a leltározás idõpontját napra meghatározva, a leltározók nevét, a leltározás megkezdésének és befejezésének idõpontját, a leltár kiértékelésének határidejét, a kiértékelés átadásának idõpontját a leltárvezetõ részére, az eltérések miatt esetleg szükségessé váló felelõsségre vonás határidejét, a záró-jegyzõkönyvek elkészítésének határidejét, az eltérések rendezésének határidejét a könyvviteli nyilvántartásokban. (A leltározási ütemterv mintáját a 1.sz. melléklet tartalmazza.) A leltározási ütemtervtõl csak az Egyesület vezetõjének az engedélye, vagy utasítása alapján lehet eltérni. Leltározási utasítás A leltározási ütemtervben megjelölt leltározási körzetekben a leltározást az Egyesület vezetõje által kiadott leltározási utasításban kell elrendelni. A leltározási utasítást a leltározás megkezdése elõtt legalább 15 nappal ki kell adni: a leltárfelelõsnek, a leltározási körzet leltárfelelõseinek, a leltárellenõrnek. (A leltározási utasítás mintáját a 2. sz. melléklet tartalmazza.) 2. A leltározásban közremûködõk feladata és felelõssége Az Egyesület elnökének feladata: a leltározás vezetõjének kijelölése és megbízása, a leltárellenõrök kijelölése és megbízása, az éves leltározási ütemterv jóváhagyása, a leltározási utasítások kiadása. Felelõssége: 7
A leltározás során maradéktalanul érvényesüljön a tulajdon védelmét szolgáló rendelkezések betartása. A leltározás vezetõje feladata: az éves leltározási ütemterv elkészítése, a leltározó bizottságok kialakítása, tagjainak megbízólevéllel történõ ellátása, a leltározásban közremûködõk felkészítése, oktatása, a leltározáshoz szükséges tárgyi eszközök biztosítása (nyomtatványok), a leltározás szabályszerûségének biztosítása. Leltárellenõr feladata: ellenõrizni a leltározásra kijelölt személyek megjelenését a leltározás helyén, a leltárfelvétel során észlelt hiányosságok, esetleges visszaélések, a szabályok megsértése esetén köteles megtenni a szükséges intézkedést, a leltárfelvétel befejezése után ellenõrzi a leltár-felvétel teljes körûségét, illetve ellenõrzi még a következõket: = a mennyiségi felvételek helyességét legalább szúrópróbaszerûen, = a leltári tárgyak azonosításának szakszerûségét, = a bizonylatok formailag helyes kitöltését, eltérés esetén a leltározás vezetõjét köteles értesíteni, a leltárfelvétel idõtartama alatt munkáját úgy kell szerveznie, hogy bármikor elérhetõ legyen, a felmerülõ problémák zökkenõmentes rendezése érdekében. A leltározók, leltárfelelõsök feladatai: részt vesz a leltárértekezleten, ahol el kell sajátítania a leltárbizonylatok kitöltésének módját, a leltárfelvétel technikáját, a leltározás idõtartama alatt minden nap a megjelölt idõben meg kell jelennie a leltározás helyén és onnan a munkavégzés ideje alatt csak a leltározás vezetõjének engedélyével távozhat, a leltárfelvétel megkezdésekor átveszi az üres bizonylatokat aláírás ellenében, a leltározást a leltárfelelõs által megjelölt sorrendben végzi, kihagyás nélkül. Felelõsek a leltári alapbizonylatok szakszerû, valóságnak megfelelõ kitöltéséért, valamint a leltárértekezleten elhangzott utasítások pontos betartásáért. Az analitikus és fõkönyvi nyilvántartást végzõk feladata: A tárgyi eszközök leltározásával kapcsolatosan felelõs: 8
a leltárelszámolás alapját képezõ nyilvántartások naprakész állapotáért, az adatok, bizonylatok valódiságáért, az éves mérlegben beállítandó értékek megállapításáért, azok leltárokkal való alátámasztásáért, a leltárkülönbözetek kimutatásáért és az éves mérlegben való elõírás szerinti elszámolásáért, az idegen helyen tárolt saját készletek elkülönített kimutatásáért, a leltározási körzetekben felvett jegyzõkönyvben szereplõ rendezetlen vagy vitatott tételek rendezéséért, a leltár szerinti készletértékeket és a könyvszerinti készletértékeket egybeveti és megállapítja azok egyezõségét vagy az eltéréseket, összeállítja a leltári dokumentációt és azt átadja a leltározás vezetõjének, aki elõkészíti a szükséges intézkedések megtételét. 3. Felkészülés a leltározásra Az eszközök, készletek leltárfelelõseinek gondoskodniuk kell arról, hogy a leltározás megkezdéséig a rájuk bízott vagyontárgyak elõírt rendezése megtörténjék. Selejtezés A selejtezéseket az Egyesület érvényes, a felesleges készletek selejtezésérõl és hasznosításának rendjérõl szóló szabályzata elõírásai szerint kell végrehajtani. A szervezeti egységek vezetõi folyamatosan a gazdasági vezetõ felhívása alapján, de legkésõbb a leltározás megkezdését megelõzõen 30 nappal kötelesek jelenteni a gazdasági vezetõnek a használhatatlanná és feleslegessé vált eszközöket, javasolva ezek selejtezését, vagy egyéb módon történõ hasznosítását (értékesítését stb.). A selejtezési eljárás lefolytatása az Egyesület selejtezési szabályzata alapján a gazdasági vezetõ által kijelölt bizottság feladata. A selejtezési jegyzõkönyv alapján a selejtezés végrehajtásának engedélyezése az Egyesület elnökének hatáskörébe tartozik. Amennyiben a leltározás megkezdéséig végrehajtott selejtezések ellenére a leltárfelvétel során selejtnek tûnõ eszközt, készletet találnak, a leltározás vezetõje, vagy más mûszaki szakértõ jegyzõkönyv felvétele mellett elkülönítteti, mert ezeket a teljes értékû eszköz, készlet leltárába felvenni nem szabad. Javaslatot kell tenni egyidejûleg a selejtezési eljárás lefolytatására. Selejtnek minõsíthetõ az eszköz, készlet - ha olyan mértékig megrongálódott, hogy eredeti rendeltetésének megfelelõen már nem használható, - ha a készlet minõsége, mûszaki ismérvei megváltoztak, és emiatt már nem töltheti be eredeti funkcióját, 9
- ha hatósági rendelkezés (pl.: egészségügyi hatóság) eredeti rendeltetésre használhatatlannak minõsít, - ha valamely selejtezett, vagy értékesített tárgyi eszközhöz (gép, gépi berendezés, jármû stb.) tartozó rendeltetésszerûen már nem használható tartalék alkatrészek, illetve tartozékok maradtak készleten. A leltározók felkészítése a leltározásra A leltározási munkálatok megkezdése elõtt a leltározási szabályzat és a leltározási utasítás, ütemterv elõírásainak figyelembevételével célszerû a leltározók részére leltárértekezletet tartani. A javasolt leltárértekezlet tárgya: - leltározási szabályzat átfogó ismertetése és ezzel kapcsolatosan felmerülõ kérdések tisztázása, - a leltározási körzetekben felelõs munkaköri vezetõk feladatai, - a leltározási utasítás, ütemterv ismertetése. A leltárbizottság vezetõjének a leltározási szabályzatban elõírtak és a leltárértekezleten rögzített szempontok alapján kell a leltározók munkáját irányítani és a feladatok végrehajtását a leltározási ütemtervben megszabott határidõre biztosítani. A leltárkörzetek és a leltározandó eszközök leltározásra történõ elõkészítése Minden leltározási körzetben fel kell mérni, hogy ott milyen eszközök, készletek kerülnek leltározásra. Az elõkészítés során gondoskodni kell: - a tárgyi eszközök, készletek elkülönítésérõl, - a saját és idegen eszközök szétválasztásáról és megjelölésérõl, - felesleges, idegen göngyölegek visszaküldésérõl, - az idegen helyen tárolt eszközök számbavételérõl. A leltározáshoz a gépeket, gépi berendezéseket, ezek környezetét oly módon kell rendezni, hogy azok megtekinthetõk, hozzáférhetõk legyenek. Tartozékaikat az eszközök mellé kell helyezni, hogy az adott leltárfelvételi egység hiánytalanul szerepeltethetõ legyen a leltárban. A leltári számok meglétét, olvashatóságát ellenõrizni, a hiányzókat pótolni kell. Gondoskodni kell az elõzõ elõírások szerint a használaton kívüli, esetleg nem a rendeltetési helyen tárolt eszközök leltározáshoz való elõkészítésérõl is. Az idegen tulajdonú eszközöket a saját tulajdonúaktól el kell különíteni. A leltárfelvétel bizonylatai A leltár és a leltározás ellenõrizhetõ megbízhatóságát szabályszerûen kiállított és kezelt a következõkben megjelölt adattartalmú bizonylatolással kell alátámasztani. A leltárfelvétel dokumentálására alkalmazható bizonylatok jellegüket tekintve nyomtatványok és adatfeldolgozó gépek által elõállított dokumentumok lehetnek. 10
A bizonylatokon az adatokat idõtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelezõ megõrzési határidõig olvashatóak (olvasható alakra hozhatók), továbbá az esetleg szükségessé váló utólagos változtatások felismerhetõk, illetve kimutathatók legyenek (Szt. 169. alapján). A leltározási bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékei: - a bizonylat megnevezése és sorszáma, - a bizonylatot kiállító szervezeti egység megjelölése, - leltározók, leltározási csoportok vezetõi, valamint leltárellenõrök aláírása, - a bizonylat kiállításának idõpontja, - a leltározott tétel megnevezése, mennyisége - utalás az eszköz számviteli sajátosságaira (felesleges, máshol tárolt stb.), A leltározás végrehajtását jelentõsen meggyorsítja, ha a leltározási bizonylatokra (leltárfelvételi jegy, leltárfelvételi ív) a leltározásra kerülõ tárgyi eszközök, készletek ismert azonosító és egyéb adatait már a tényleges leltárfelvétel elõtt felvezetik (ilyen elõre felvezethetõ adatok pl.: a leltárkörzet száma, a leltározandó tételek megnevezése, a leltári szám, a mennyiségi egység stb.). A leltárbizonylatokat írógéppel, vagy golyóstollal, vagy számítógéppel kell kitölteni. A leltárbizonylatokkal szemben támasztott formai követelmények: - valamennyi rovat hiánytalan kitöltése, - a kitöltésre nem kerülõ rovatok megsemmisítõ vonallal való áthúzása, - leltárbizonylatok sorszámozása, - olvasható szöveg, - a szöveg és az adatok helyesbítését a javítást végzõ köteles dátummal és aláírásával igazolni, - a bizonylat kitöltõjének, illetve az abban szereplõ adatok felelõsének és az ellenõröknek az aláírása (kézjegye). A tárgyi eszközök leltárfelvételének lebonyolításához meg kell vizsgálni a lehetséges nyomtatvány ûrlapok használhatóságát, alkalmazhatóságát. A tárgyi eszközök leltározásához a számítógépes adatfeldolgozás segítségével leltárkörzetenként fordulónapi (naprakész ) listát lehet készíteni. A számítógépi listák leltárívként alkalmazhatók, a ténylegesen fellelt tételek, illetve mennyiségek ezekre feljegyezhetõk. Leltárfelvételi ívként alkalmazható a számítógépes adatfeldolgozástól igényelt lista, amely leltárkörzetenként mutatja az ott tárolt eszközök megnevezését, kódszámát és egyéb törzsadatait. 4. A leltározás módja Tárgyi eszközök leltározási szabályai 11
A könyvviteli mérlegben értéknek kimutatott tárgyi eszközöket évente kell (az éves beszámoló alátámasztása céljából) mennyiségi felvétellel kivétel az ingatlanokhoz kapcsolódó vagyoni értékû jogok és a beruházásokra adott elõlegek leltározni. Egyeztetéssel leltározható befektetett és forgóeszközök, valamint kötelezettségek Az immateriális javak, valamint az ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékû jogok és a beruházásokra adott elõlegek leltárát a róluk vezetett analitikus nyilvántartással való egyeztetéssel, a kapcsolódó dokumentációk meglétének ellenõrzésével kell megállapítani. A leltározást évenként a mérleg fordulónapján kell végrehajtani. A követeléseket a kapcsolódó okmányok és az analitikus nyilvántartások egyeztetésével kell leltározni. Az adósok és vevõk számláin nyilvántartott követelések leltározása (egyeztetése) után, a 30 napon túl kiegyenlítendõ követelésekrõl az érintett vevõket, egyeztetésre alkalmas egyenleg küldésével, tájékoztatni kell. Nem kell egyenlegközlõ értesítést küldeni a 30 napon belül kiegyenlítésre kerülõ követelésekrõl. Az Egyesület más költségvetési szervvel, vállalkozással, egyéb szervezetekkel fennálló kötelezettségét (tartozását) évente egyeztetéssel kell leltározni, a vitás tételeket rendezni kell. Elszámolási számla, pénztár (készpénz) leltározása A pénzeszközöket évente december 31-ei fordulónappal kell leltározni. A pénztár pénzkészletét tételes mennyiségi felvétellel kell leltározni. A bankszámla egyenlegét a december 31-i banki kivonatal, értesítõvel egyeztetve kell leltározni. Mivel a Kiskincstári rendszer keretében a bankszámla minden nap átvezetésre kerül az Önkormányzat elszámolási számlájára, így általában a bankszámla egyenlege 0. A mérlegben értékkel nem kimutatható készletek leltározása A 0 -ra leírt, de használatban lévõ, illetve használaton kívüli eszközöket, az érték nélkül nyilvántartott eszközöket, a használt és használatban lévõ készleteket, a kisértékû éven belül elhasználódó használatban lévõ immateriális javakat és tárgyi eszközöket az ezekrõl vezetett számítógépes analitikus nyilvántartásokkal, valamint a személy szerinti nyilvántartásokkal (szerszámkönyv, szobaleltár stb.) egyeztetve, tényleges mennyiségi felvétellel kell leltározni. 12
Idegen tulajdonú tárgyi eszközök, készletek leltározása A saját tulajdonú tárgyi eszközöktõl, készletektõl elkülönítetten kell mennyiségi felvétellel leltározni : - a bérelt, vagy kölcsönvett eszközöket, - a használatra átvett eszközöket. Az idegen tulajdonos részére a leltár felvételét követõ 15 napon belül meg kell küldeni a leltárfelvételi bizonylat másolatát. Úton lévõ eszközök, készletek leltározása Úton lévõ vásárolt eszköznek, készletnek kell tekinteni a vevõnél azokat az anyagokat, árukat, amelyeknél a szállítási szerzõdés szerinti teljesítés helye az eladó telephelye, az eladó az árut a mérleg fordulónapjáig kiszállította, a vevõ átvette, de az a vevõhöz december 31- éig nem érkezett meg, azt követõen azonban a mérlegkészítés idõpontját megelõzõen a vevõhöz ténylegesen megérkezett. E tételeket a számla, szállítólevél, egyéb okmány alapján kell leltározni és a leltárban elkülönítetten kimutatni. 5. A leltárfelvétel ügyvitele Leltárfelvétel A leltározási utasításban és ütemtervben meghatározott idõpontokban a leltározók a részükre kijelölt leltárkörzetekben megkezdik a leltárfelvételt. Fontos szabály, hogy a leltározás idõtartama alatt a leltározott eszközökben, készletekben változás nem történhet. Amennyiben ez bármely okból mégis elkerülhetetlen, ennek bizonylatait elkülönítetten kell kezelni és feldolgozni. A leltározást végzõ személyek a leltározandó eszköz, anyag megnevezésének, kódszámának azonosítása mellett - ellenõrzik a leltározott eszköz teljesértékûségét, - ellenõrzik a leltárfelvételi egység hiánytalan meglétét (tartozékok stb.), - számlálással, méréssel megállapítják a mennyiségeket, - a leltározott mennyiséget a megfelelõ bizonylaton rögzítik, - a már leltározott tételeket ha szükséges a kettõs felvétel elkerülése érdekében megjelölik. A leltározási feladat befejeztével az aláírt bizonylatokat amennyiben menetközben a leltárellenõrzés nem történt meg át kell adni a leltárellenõröknek, illetve a leltározási bizottságok vezetõjének. A leltárfelvételi ellenõrzések végrehajtása után, az ellenõrzést végzõk aláírásával ellátott bizonylatokat át kell adni szigorú számadás ellenõrzése mellett az Egyesület gazdasági vezetõjének. Leltárfelvételi jegyzõkönyv 13
A leltározók, a leltárellenõrzõk munkáját a gazdasági vezetõ ellenõrzi, beszámoltatja a csoportok vezetõit feladataik végrehajtásáról, megállapításaikról. A leltározás befejezéseként Leltárjegyzõkönyv -et kell felvenni, melynek tartalmaznia kell: - a leltárkörzet, a leltározott egység megnevezését, - a leltározók, leltárellenõrök, a leltárfelelõsök neveit, - a leltározás megkezdésének és befejezésének keltét, - a leltárbizonylatok felhasználását sorszám szerint, - amennyiben a leltározás alatt elkerülhetetlen okból szállítás történt, rögzíteni kell a jegyzõkönyvben a kivitt eszköz megnevezését, mennyiségét, valamint azt, hogy a tétel a már felvett leltárban szerepel-e, - a leltárért anyagilag felelõs személy nyilatkozatát, hogy a felvett leltár megfelel a valóságnak, azokért felelõsséget vállal. Amennyiben a leltározással, a felvett adatokkal szemben észrevétele, kifogása van, azt is rögzítenie kell a jegyzõkönyvben. A jegyzõkönyvet a leltározásban, ellenõrzésben résztvevõknek aláírásukkal hitelesíteniük kell. Leltárösszesítõ elkészítése A leltárfelvételi ívek adatai alapján el kell készíteni a leltár összesítést. A leltárösszesítõ íveket az Egyesület számlarendjéhez igazodó rendezettségben kell elkészíteni, ezért a leltárfelvételi bizonylatokat a felvezetés elõtt ennek megfelelõen kell csoportosítani. Leltárértékelés, különbözetek megállapítása Az értékelést, a leltárkülönbözeteket leltárkörzetenként, illetve felelõs személyenként a leltárfelvétel idõpontjától számított 30 napon belül meg kell állapítani. Leltárhiánynak minõsül a leltárfelelõsség szempontjából a kezelésre szabályszerûen átadott és átvett készletekben ismeretlen okból keletkezett hiány. Az utólagos adategyeztetés, a leltárkülönbözetek megállapítása történhet számítógépes adatfeldolgozással, vagy manuálisan, a leltárbizonylatok és az analitikus nyilvántartás adatainak összevetésével. Felelõsség a leltárhiányért, kártérítés Leltárhiány a kezelésre szabályszerûen átadott és átvett anyagokban ismeretlen okból keletkezett különbség. A leltárhiányért felelõs dolgozó a megállapított hiányért kiemelten felel, ha: - a kijelölt munkaterületen a vagyontárgyakat leltár szerinti kezelésre, megõrzésre átvette és az átvételt aláírásával igazolta, 14
- a hiány keletkezésének oka nem állapítható meg, de a két leltározás között eltelt idõszaknak legalább a felében és az idõszak végén is a munkahelyen dolgozott. - A leltárhiányért való felelõsség törvényi szabályai: -a munkavállaló a munkaviszonyából eredõ kötelezettségének vétkes megszegésével okozott kárért kártérítési felelõsséggel tartozik, - a munkavállaló vétségét, a kár bekövetkeztét, illetve mértékét, valamint az okozati összefüggést a munkáltatónak kell bizonyítani. A pénztárost, értékkezelõt az általuk adott nyilatkozat alapján feltétel nélküli elszámolási felelõsség terheli a kezelt pénz, értékpapír és egyéb értéktárgy tekintetében. Mentesül a munkavállaló a felelõsség alól, ha bizonyítja, hogy a hiány létrejöttében a munkáltató a biztonságos õrzés feltételeit nem biztosította. 15
1.sz. melléklet LELTÁROZÁSI ÜTEMTERV 200...évre A leltározást 200... év... hó... napján kell megkezdeni és 200... év... hó... napján kell befejezni. A leltározás az Egyesület kezelésében lévõ valamennyi vagyontárgyra kiterjed. A leltározást a következõ leltározási körzetekben és idõpontokban kell elvégezni a körzeti leltárfelelõsök közremûködésével. Leltározási egység Leltározási egység- Leltározást Idõpontja száma, megnevezése felelõs neve végzõk neve..................... A leltár kiértékelésének határideje...év...hó...nap. 16
- 2 - A leltárak kiértékelését 200...év...hó... napjáig, a záró jegyzõkönyvet 200...év...hó...napjáig kell elkészíteni. A leltározás során jelentkezõ eltéréseket a könyvelésben legkésõbb 200..év...hó...napjáig rendezni kell. Kelt...200...év...hó...nap Az ütemtervet összeállította:... leltározás vezetõje Jóváhagyom: Kelt:...200...év...hó...nap... Egyesületvezetõ Tevékenységek ütemezésnek összefoglaló kimutatása Megnevezés A fizikai leltározás Számszaki feldolgozás befejezése Egyeztetési eljárás befejezése Leltár lezárása kezdete befejezése 17
2. sz. melléklet LELTÁROZÁSI UTASÍTÁS Értesítem, hogy az 200...évi leltározási ütemtervben foglaltaknak megfelelõen... egységnél 200... év...hó...naptól 200... év...hó...napjáig leltározást tartunk. A leltározást... leltárfelelõs vezeti. Kérem, hogy a leltározás zavartalan lebonyolítása érdekében a szükséges intézkedést a Leltárkészítési és leltározási szabályzatban foglalt elõírások alapján szíveskedjen elvégezni. Kelt:...200...év...hó...nap... 18
3.sz. melléklet Szám:.../200... M E G B Í Z Ó L E V É L... név... beosztás részére. Megbízom, hogy... számú... leltározási körzetben 200... év... hó.. napján kezdõdõ leltározásnál, mint... a leltározással kapcsolatos feladatokat elvégezze. A leltározás során a Leltárkészítési és leltározási szabályzat, valamint a...sz. leltározási utasítás szerint kell elõkészíteni és végrehajtani. A leltározás kezdési idõpontja: 200...év...hó...nap Tervezett befejezés idõpontja : 200... év...hó...nap Kelt:...200...év...hó...nap... leltározás vezetõje 19
4.sz. melléklet N Y I L A T K O Z A T Alulírott fegyelmi felelõsségem tudatában kijelentem, hogy a... számú... leltározási körzetben az 200... év... hó... napján megtartott leltározáskor valamennyi leltári tárgyat bemutattam. Kelt:... 200...év...hó...nap... leltározási körzet leltárfelelõse 20
5.sz. melléklet J E G Y Z Õ K Ö N Y V (a leltározás megkezdése elõtt) Készült... 200... év...hó...nap... számú... leltározási körzet leltározásának megkezdése elõtt... hivatali helyiségben., Jelen vannak:... név...beosztás leltározási körzet leltárfelelõse... név...beosztás leltározó... név...beosztás leltározó A leltárfelvétel ütemterv szerinti kezdete 200... év...hó...nap A leltárfelvétel tényleges kezdete: 200...év...hó...nap A leltárfelvétel módja:... A leltározásban résztvevõk kijelentik, hogy a leltározás megkezdése elõtt a leltárértekezlet megtartásra került. A leltározáshoz szükséges eszközök, bizonylatok hiánytalanul rendelkezésre állnak. A leltározási körzetben a leltárfelelõs a Leltárkészítési és leltározási szabályzatban, valamint a...sz. leltározási utasításban foglalt elõírásoknak eleget tett (nem tett eleget). Egyéb megállapítások:......... k.m.f.......... leltárfelelõs leltározó leltározó 21
J E G Y Z Õ K Ö N Y V (a leltározás befejezésérõl) Készült 200... év... hó... nap... számú... leltározási körzetben végrehajtott leltározás befejezése alkalmából. Jelen vannak:... név...beosztás leltározási körzet leltárfelelõse... név...beosztás leltározó... név...beosztás leltározó A leltározás 200...év...hó...napján kezdõdött és 200...év...hó...napján zárult. Jelenlévõk kijelentik, hogy a leltári tárgyak a valóságos és tényleges helyzetnek megfelelõen - az elõírt utasítások betartásával - történt. A leltározási körzet leltárfelelõse kijelenti, hogy a leltárfelvételi íven szereplõ leltári tárgyak hiánytalanul megvannak, és azokat további kezelésre, illetve megõrzésre átveszi. A leltározáshoz átvett bizonylatok elszámolásra kerültek. Az átvett bizonylatokból: a./ Felhasznált bizonylatok: Bizonylat megnevezése sorszáma b./ Rontott bizonylatok: Bizonylat megnevezése sorszáma c./ Fel nem használt bizonylatok 22
Bizonylat megnevezése sorszáma A leltározással kapcsolatban tett egyéb megállapítások:............ k.m.f.......... leltárfelelõs leltározó leltározó 23
7.sz. melléklet J E G Y Z Õ K Ö N Y V (pénzeszközök és értékcikkek leltározásáról) Készült 200...év...hó... nap során a házipénztárnál megtartott leltározás alkalmával. Jelen vannak:... pénztáros... leltározó... leltárellenõr... pénztárellenõr Jelenlévõk megállapítják, hogy a pénztárzárást követõen a pénztárban a következõ címletû és összegû készpénz és értékcikkek voltak. Készpénz: ------------------------------------------------------------ Címlet db címlet x db ------------------------------------------------------------...... ------------------------------------------------------------ Összesen: ------------------------------------------------------------ 24
Értékpapírok --------------------------------------------------------------------------------------- Megnevezés címlet db Címlet x db (Ft) ---------------------------------------------------------------------------------------.. --------------------------------------------------------------------------------------- Összesen: --------------------------------------------------------------------------------------- A Pénztárjelentés szerinti készpénzkészlet... Ft A leltározás során talált készpénzkészlet... Ft --------------------------------------------------------------------------------------- Eltérés (hiány, többlet) ±... Ft Értékpapírok nyilvántartás szerinti értéke...ft Leltározás során talált értékpapírok értéke...ft ---------------------------------------------------------------------------------------- Eltérés (hiány, többlet) ±...Ft Egyéb megállapítások:............ pénztáros kijelenti, hogy a leltározás során talált eltérésekrõl írásbeli magyarázattal tartozik, s azt a jegyzõkönyv felvételétõl számított... napon belül a leltározás vezetõjének köteles megküldeni. k.m.f....... leltározó pénztáros...... leltárellenõr pénztárellenõr 25
8.sz. melléklet J E L E N T É S (a leltárellenõr által végzett ellenõrzésekrõl)... név leltározás vezetõjének a...sz.... leltározási körzetben felvett leltár ellenõrzésérõl. Ellenõrzött tételek sorszáma:..................... Egyéb megállapítások:......... Kelt:... 200...év...hó...nap... leltárellenõr 26