A Magyar Vasútmodellezık és Vasútbarátok Országos Egyesülete MAVOE Szervezeti és Mőködési Rendje Általános rész 1.. MŐKÖDÉSI SZABÁLYZAT 1. A Magyar Vasútmodellezık és Vasútbarátok Országos Egyesülete (a továbbiakban: Egyesület) Szervezeti és Mőködési Rendje (a továbbiakban: SzMR) tartalmazza az Alapszabály alapján az Egyesület mőködését. 2. Az SzMR a következıket tartalmazza: Mőködési Szabályzat (1-5. ); Iratkezelési Szabályzat (6-11. ); Pénzügyi Szabályzat (12-50. ) - Pénzkezelés; - Értékelés; - Leltározás; - Selejtezés; 1. sz. Melléklet a Pénzügyi Szabályzathoz; 2. sz. Melléklet a Pénzügyi Szabályzathoz. 3. A SzMR az Alapszabállyal ellentétes rendelkezést nem tartalmazhat. 4. Az Egyesület részérıl aláírási joggal elsı helyen a fıtitkár, második helyen az elnök és az alelnök rendelkezik. 5. Az olyan kérdésekben, amelyekhez nem szükséges az Intézı Bizottság (a továbbiakban: IB) döntése, az IB ülések közötti idıszakban az Egyesület vezetı tisztségviselıi (elnök, alelnök, fıtitkár) döntenek az IB-hez tartozó kérdésekben. Ezekrıl a döntésekrıl az IB-t a soron következı IB ülésen tájékoztatják. Egy adott témával kapcsolatban külsı szakemberek véleménye is kikérhetı. 6. Szervezetekkel, illetve intézményekkel tárgyalásokat, szerzıdéseket, megállapodásokat az Egyesület vezetı tisztségviselıi IB határozat alapján folytathatnak vagy köthetnek az Alapszabályban meghatározottak szerint. 7. Az Egyesület feladatainak jobb elvégzése érdekében az IB külön munkabizottságokat hozhat létre. Vezetıjét ı kéri fel. Tagjait a munkabizottság vezetıje a tagság soraiból győjti össze. 1
8. Az egyesületi kiadványok elkészítéséhez az IB a tagság részvételével munkacsoportot hozhat létre. Tevékenységéhez tartozik szakmai füzetek, körlevelek és egyéb sajtótermékek kiadásának ügyintézése, a tagsághoz való eljutásig. 9. Az Egyesület a tagdíjbefizetésrıl nyugtát ad ki, valamint ezzel egyidıben érvényesíti a tagsági igazolványt. Az éves tagsági díjat minden tárgyév beszámoló közgyőlésének megnyitásáig kell rendezni. A tagsági díj mértékét a Közgyőlés hagyja jóvá. 10. Az Egyesület tagjait sorszámozott tagsági igazolvánnyal kell ellátni az Alapszabály rendelkezése szerint. A tagsági igazolványt személyes átvételkor átvételi elismervényen kell átvenni, postázáskor ajánlott küldeményként kell feladni, és az átvételi elismervényen postázva bejegyzést kell tenni. 11. Az Egyesület újonnan felvett tagjait a tagdíj befizetését követıen a tagsági igazolvány átvételekor kell ellátni az érvényes Alapszabállyal és az SzMR-rel. Mőködési rend 2.. 1. Az Egyesület a központi foglalkozásait heti rendszerességgel, a tagsággal ismertetett helyen és idıben tartja. 2. Az Egyesület a tényleges modellezı tevékenységét a Központi és Helyi Köreiben folytatja. 3. Az Egyesület az általa rendezett nemzetközi kiállításon kívül más hazai, a céljaival és tevékenységével összefüggı rendezvényeken is részt vehet. 4. Az Egyesület a klubnapokon modellezésen kívül lehetıséget biztosít a szakmai eszmecserére, elıadások tartására, a vasútbarát tevékenység folytatására. 5. Az Egyesület a tudomására jutó vasútmodellezı és vasútbaráti rendezvényeket az egyesületi tagsággal ismerteti, felkérés alapján azokban részt vesz. 6. Az Egyesület klubnapjaira minden tag hozhat egy vendéget. A foglalkozásokon a vendégeken kívül nem egyesületi tagok is részt vehetnek, részvételi jegy megváltása ellenében. A részvételi jegy árát az IB határozza meg. 7. Az Egyesület Helyi Körei az Alapszabállyal és az SzMR-rel összhangban elkészített Mőködési Szabályzat(ok) alapján mőködnek. A Helyi Kör megalakításához szükséges 5 (öt) személy közül valamennyiüknek egyesületi (MAVOE) tagnak kell lennie legalább 3 (három) fı rendes vagy tiszteletbeli tagsági viszonnyal kell, hogy rendelkezzen. Az intézı bizottsági ülések és levezetésük 3.. Az intézı bizottsági üléseken az Alapszabály 15. -ában leírtakon túlmenıen a következıket kell alkalmazni: 1. Az IB ülések idıpontjáról az érdekelteket legalább 8 (nyolc) nappal korábban értesíteni kell. 2
2. Az ülésekrıl hitelesített jegyzıkönyvet kell vezetni. Az ülések megkezdésekor meg kell választani a jegyzıkönyv-vezetıt és a hitelesítıket. 3. Ismertetni kell a napirendet, amit az IB-nek jóvá kell hagynia. 4. Az IB határozatait évenként újraindított sorszámmal kell ellátni. 5. Az egyes témákhoz az IB tagjain kívül minden meghívott hozzászólhat, véleményét kifejtheti, azonban döntéshozatalkor csak az IB tagoknak van szavazati joguk. 6. Az intézı bizottsági üléseket az elnök, távollétében az alelnök vagy az ügyvezetı fıtitkár vezeti le. A Közgyőlés levezetésének rendje 4.. 1. A Közgyőlésre minden egyesületi tagot 15 (tizenöt) nappal korábban, írásban kell meghívni. A meghívónak tartalmaznia kell a Közgyőlés helyét, idıpontját és a részletes napirend tervezetet. Minden meghívott tagnak biztosítani kell azt a lehetıséget, hogy a tárgyalandó napirendi pontok bármelyikéhez tartozó iratokba a Közgyőlés megkezdése elıtt betekinthessen. 2. Az évi rendes Közgyőlés napirendjének az alábbiakat mindenképpen tartalmaznia kell: - az éves beszámoló (és költségvetés) megvitatása, esetleges szóbeli kiegészítése; - az Ellenırzı Bizottság beszámolója; - az elızı évi beszámoló és költségvetés elfogadása; - a naptári éves költségvetés megvitatása, majd elfogadása; - a naptári éves munkaterv meghatározása, majd elfogadása. 3. A Közgyőlést az elfogadott napirend szerint az egyesület elnöke vezeti le. A szavazásra bocsátott kérdésekben általában nyílt, egyszerő szótöbbségő szavazással kell dönteni. 4. A Közgyőlésen hitelesített jegyzıkönyvet kell készíteni. A hitelesítésre nyílt egyszerő szótöbbségő szavazással két jelenlévı tagot kell megválasztani. 5.. A Vezetıség-választó Közgyőlés levezetésének rendje Az ilyen Közgyőlésen a 4.. alkalmazásán túlmenıen a következıket kell végrehajtani: 1. A Vezetıség-választó Közgyőlésen az elnöki, az intézı, és az ellenırzı és etikai bizottsági beszámolók, illetve az azokat követı viták, hozzászólások, végül az ezek nyomán hozott közgyőlési határozatok után a tisztségviselıknek, az Intézı, az Ellenırzı és Etikai Bizottság tagjainak le kell mondaniuk. A Közgyőlés vezetését át kell adniuk a levezetı elnöknek, akit a jelenlévı tagok egyszerő szótöbbséggel, nyílt szavazással bíznak meg erre a feladatra. 2. A napirendnek a fent említetteken kívül a következıket kell még tartalmaznia: - a Jelölı Bizottság megválasztása; 3
- jelöltállítás a megválasztandó tisztségekre; - a Szavazatszedı és Számláló Bizottság megválasztása; - a szavazás lefolytatása; - a szavazás eredményének ismertetése. 3. A levezetı elnök feladata: - javaslatot tesz a Jelölı Bizottság tagjaira; - javaslatot kér a Szavazatszedı és Számláló bizottság tagjaira; - ismerteti a szavazás módját; - levezeti a választást. A levezetı elnök feladata és tisztsége az Egyesület elnökének megválasztásával megszőnik. 4. A jelenlévı tagok közül 3 (három) tagú Jelölı Bizottságot kell választani, nyílt szavazással, egyszerő szótöbbséggel. 5. A Jelölı Bizottság feladata: - javaslatot tesz a tisztségviselık, az Intézı, és az Ellenırzı és az Etikai Bizottság megválasztandó tagjaira. A javaslatról a Közgyőlés egyszerő szótöbbséggel, nyílt szavazással határoz, jegyzıkönyvi rögzítés mellett. 6. A 3 (három) tagú Szavazatszedı és Számláló Bizottságot egyszerő szótöbbséggel, nyílt szavazással kell megválasztani. 7. A Szavazatszedı és Számláló Bizottság feladata: - elkészíti a szavazó lapokat; - felügyel a szavazás titkosságára; - összegyőjti és megszámlálja a szavazatokat; - beszámol a fenti feladatok végrehajtásáról, amelyrıl jegyzıkönyvet készít. 8. A szavazás módját a levezetı elnök a szavazás elıtt köteles ismertetni. 9. A Közgyőlésnek a Szavazatszedı és Számláló Bizottság jelentését jóvá kell hagynia. Általános szabályok 6.. IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Az iratkezelésnek elsısorban az Egyesület ügyei feletti áttekinthetıséget és ellenırizhetıséget kell szolgálnia. 1. Az Iratkezelési Szabályzatban az iratok, a képfelvételek, egyéb dokumentációk, valamint a gépi adatfeldolgozás során keletkezett adathordozók 4
- rendszerezését; - nyilvántartását; - irattározását; - selejtezését szabályozzuk. 2. Iratnak minısül minden olyan írott szöveg, dokumentáció, tervrajz, amely az Egyesület mőködésével, illetve személyi tevékenységgel kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban és bármely eszköz felhasználásával keletkezett, kivéve a megjelentetés szándékával készült könyvjellegő kéziratokat (ezeket külön kell győjteni). 3. Iratkezelésnek minısül az iratok átvétele, iktatása, kiosztása, nyilvántartása, leírása, leküldése, határidıvel való ellátása, irattározása és selejtezése. 4. Irattári anyagnak kell tekinteni az Egyesület mőködése során keletkezett, rendeltetésszerően annak irattárába tartozó iratokat. 5. Levéltári anyagnak kell tekinteni a tudományos, jogi vagy egyéb szempontból jelentıs, történeti értékő dokumentációkat. 6. Az Egyesület iratkezelését és irattárának irányítását az ezzel megbízott tisztségviselı végzi. Iratok átvétele, továbbításuk, postabontás 7.. 1. Az iratok átvételére bármelyik megbízott IB tag jogosult függetlenül attól, hogy az milyen módon érkezett. A postán keresztül kapott küldemények átvételét az ezzel megbízott tisztségviselı végzi. 2. Az olyan küldeményekre, melyeknek burkolata sérült, vagy azon a felbontás jelei megállapíthatók, ezt a tényt rá kell vezetni, majd a sérült küldeményt az Egyesület elnökének, vagy valamelyik alelnökének be kell mutatni. 3. A névre szóló küldeményeket a címzetteknek felbontás nélkül kell átadni. A névre szóló küldeményt az Egyesület vezetı tisztségviselıi is felbonthatják, ha az megállapíthatóan hivatalos iratot tartalmaz. 4. A küldemény felbontása alkalmával ellenırizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, illetıleg az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e. Ha hiányt állapítanak meg, ezt a tényt az iratra rá kell vezetni. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést. 5. Ha a felbontás alkalmával kitőnik, hogy a küldemény pénzt és/vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetve a küldemény értékét köteles az iraton keltezve és aláírva feltüntetni, a pénzt és/vagy értéket a pénzkezeléssel megbízott részére átadni. 6. A küldemények téves felbontásakor a borítékot újból le kell ragasztani, majd a küldeményt a címzettnek el kell juttatni. A visszaragasztott borítékra a ragasztás mentén a felbontónak a Téves felbontás szöveget kell rávezetnie, és alá kell írnia. 5
8.. Az iratok nyilvántartásba vétele 1. A küldeményeket felbontás után évenként újraindított sorszámmal kell iktatni a beérkezés és/vagy elküldés sorrendjében. 2. Az iratokat belföldi és nemzetközi csoportosításban külön-külön kell iktatni és győjtetni. 3. Az Egyesület mőködését szabályozó jogszabályokat, rendeleteket külön Jogszabály-győjteményben kell tárolni. Az iratok továbbítása 9.. 1. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (kézben, posta, stb.). Postai továbbítás esetén a postázás fajtái szerint is csoportosítani kell a küldeményeket. 2. Az így csoportosított küldeményeket minél hamarabb el kell indítani. Irattárba helyezés, irattári kezelés 10.. 1. A két évnél nem régebbi iratokat kézi irattárban kell ırizni. 2. Az irattárba helyezést a keltezéssel együtt az irat-nyilvántartásban kell feltüntetni. 3. A keletkezett ügyiratokat az irattárban a sorszámok növekvı sorrendjében kell elhelyezni. 4. Az irattár számára olyan helyrıl kell gondoskodni, amelyben a rendeltetés szerinti használat és állagmegóvás biztosítható. Iratselejtezés 11.. 1. Az irattár anyagát ötévenként egyszer selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. Ezt a felülvizsgálatot egy erre a célra létrehozott 3 (három) fıs bizottság végzi el, amelybe 1 (egy) fıt az Ellenırzı Bizottságból kell kijelölni. 2. Nem selejtezhetık: - Az Egyesület létesítésére, szervezetére, mőködésére vonatkozó alapvetı fontosságú iratok; - gazdasági, tudományos, stb. szempontból jelentıs történeti értékő iratok; - mőszaki leírások és tervek; - az Egyesület mőködését szabályozó törvények, jogszabályok, rendeletek, stb.; ezen iratok még akkor sem selejtezhetık, ha idıközben hatályukat veszítették; 6
- a levéltárban ırzött anyagok; - a nem selejtezhetınek minısített egyéb iratok. Ezen iratok ırzésérıl az Egyesület gondoskodik. 3. Az iratselejtezés alkalmával selejtezési jegyzıkönyvet kell felvenni, amelynek tartalmaznia kell: - mikor készült; - mely évfolyam iratanyagát érinti; - mely tételek kerültek (felsorolva) selejtezésre; - a selejtezést végzı személyek nevét. 4. A selejtezés tényét az irattári jegyzéken fel kell tüntetni. Számviteli politika 12.. PÉNZÜGYI SZABÁLYZAT 1. A számviteli politika célja, hogy az egyszerősített beszámoló (a továbbiakban: beszámoló) megbízható és valós képet nyújtson az Egyesület anyagi helyzetérıl. A kialakított számviteli politikát csak akkor szabad megváltoztatni, ha azt valamilyen jogszabály módosítása szükségessé teszi. A beszámoló elkészítését megelızıen azonban indokolt a számviteli politika felülvizsgálata abból a szempontból, hogy az a beszámoló elkészítésének idıpontjában összhangban van-e az éppen hatályos elıírásokkal. 2. Az Egyesület Pénzügyi Szabályzata az alábbi fı részekbıl áll: - Pénzkezelés; - az eszközök és források Értékelése; - az eszközök és források Leltározása; - Selejtezés. 3. Az Egyesület nyilvántartásaiból az alábbiakat szigorú számadású bizonylatként kell kezelni: - valamennyi pénzmozgással kapcsolatos bizonylat (pénztárkönyv, naplófıkönyv, bevételi és kiadási pénztár-bizonylatok, kifizetési utalványok, nyugta és számlatömb, stb.); - a különbözı leltározási bizonylatok; - vagyonnyilvántartás. 4. Ezekrıl a bizonylatokról fajtánként nyilvántartást kell vezetni, amelynek a következıket kell tartalmaznia: - a tömb(jegyzék) kezdı- és befejezı oldalszámát; - a felhasználás elsı és utolsó napját; - a selejtezhetıség idıpontját. A fenti dokumentumok hollétérıl nyilvántartást kell vezetni, amelynek tartalmaznia kell a kezelı(felhasználó) nevét és azok átadásának és visszavételének idıpontját. 7
5. Ezen bizonylatok ırzésekor és selejtezésekor a vonatkozó jogszabályok alapján kell eljárni. Az Egyesület költségvetése 13.. 1. Az Egyesület gazdálkodását naptári évre szóló költségvetésben tervezi meg. 2. A költségvetést bevételek-kiadások bontásban kell elkészíteni. 3. A költségvetést az Ellenırzı Bizottság véleményezi és az Egyesület szervei részérıl a Közgyőlés hagyja jóvá. 4. A költségvetés elkészítésének határideje a tárgyév február 15-e. Az Egyesület bevételei, anyagi alapjai 14.. 1. Az Egyesület bevételeit, anyagi alapjait az Alapszabály 23.. 1-3. pontjában leírtak képezik. 2. Az Egyesület bevételeinek túlteljesítése esetén a többletet a tartalékalap növelésére kell felhasználni. 3. Az Egyesületnek törekednie kell arra, hogy a tervezett kiadások a bevételekbıl teljesíthetıek legyenek. 4. Az Egyesület nem akkumulálja bevételeit, bizonyos tartalékalapot kivéve hanem azt a tagság, az Egyesület célkitőzéseinek megfelelıen a tárgyévben hasznosítja. 5. Az Egyesület törekvését képezi anyagi alapjának eszközökben történı növelése, elsısorban a közös munka alapján modellekben (terepasztalokban) és belsı használatra szánt kiadványokban. 6. Az Egyesület a pénzforgalmát pénzintézeten keresztül és a házipénztár útján bonyolítja le, amelyekrıl, továbbá egyéb anyagi alapjairól, eszközeirıl megfelelı nyilvántartásokat vezet. 7. Az Egyesület javait képezik: - modellek, terepasztalok; - szerszámok; - modellezési anyagok; - könyvtár; - egyéb tárgyi eszközök; - tartalékalap és hozamai. Ezekrıl megfelelı nyilvántartásokat kell vezetni. 8. Az Egyesület javainak leltározását a Leltározásban foglaltak szerint kell végezni. 8
15.. Az Egyesület kiadásai 1. Az Egyesület a kiadásait a takarékosság elvének figyelembevételével az éves költségvetésben tervezi. 2. Az Egyesület a folyamatos mőködéséhez szükséges kiadásain kívül a fizetési kötelezettségeit IB határozatok alapján teljesíti. A kifizetés célszerőségi okból pénzintézeten keresztül, banki átutalással is történhet. 3. A kiadások tervezettnél nagyobb mérvő növekedése csak akkor engedélyezhetı, ha ez az Egyesület mőködéséhez szükséges és arra a fedezet biztosított. 4. Az egyesületi kiadásoknak minden esetben - az Egyesület célkitőzéseit; - a tagság érdekeit kell szolgálnia. Pénzügyi és számviteli feladatok elvégzése 16.. PÉNZKEZELÉS 1. Az Egyesület a pénzügyi és számviteli feladatok elvégzésére a szükséges ismeretekkel rendelkezı tagtársat (a továbbiakban: pénztáros) kér fel, aki e feladatát társadalmi munkában látja el. Ilyen tag hiányában szerzıdéssel más alkalmas személy is megbízható. 2. A pénztáros fı feladatai a következık: - pénztárkezelés; - a készpénz, szükség esetén értékjegyek ırzése; - átutalások elvégzése; - könyvelés; - az elıírt pénzügyi nyilvántartások vezetése; - beszámolási kötelezettség az IB részére. 3. A számviteli feladatok elvégzésekor minden esetben be kell tartani: - a vonatkozó törvényeket, szabályokat, rendeleteket; - a bizonylati fegyelmet; - a pénzügyi forgalom (bevételek-kiadások) határidıs rögzítését. 9
17.. Pénztárkezelés 1. Az IB által megszavazott kifizethetı összegek meglétét a kézi pénztárban biztosítani kell. Ezen határozatról a pénztárost írásban kell értesíteni. 2. Az Egyesület pénztárában a folyamatos mőködéshez legfeljebb 100 000 Ft, azaz egyszázezer forint készpénz lehet. 3. A pénztár forgalmát bevételi és kiadási pénztár-bizonylatokkal a pénztárnaplón keresztül kell rögzíteni. 4. A pénztár zavartalan mőködéséhez a pénztári órákat olyan idıszakban kell kijelölni, hogy az a tagság részére elérhetı legyen. A készpénzfelvétel tényleges idıpontját a pénzfelvevınek a pénztárossal egyeztetnie kell. A pénztári órákat az IB határozza meg. A pénztári órák helyét és idejét az érintettek tudomására kell hozni. 5. A napi készpénzforgalom után a pénztárban legfeljebb 100 000 Ft, azaz egyszázezer forint készpénz maradhat. Az ezen felüli összegrıl az IB dönt. 6. A készpénz ırzésére és tárolására pénzkazettát kell használni. Ha a szállítandó összeg (készpénz és értékjegy) az IB által meghatározott értéknél nagyobb, akkor az IB kíséretrıl gondoskodik. 7. A pénztáros az Egyesület pénztárát anyagi és büntetıjogi felelısség terhe mellett kezeli, amelynek tudomásul vételét az erre a célra szolgáló nyilatkozaton aláírásával megerısíti. 8. A pénztáros bármilyen kifizetést, illetve átutalást csak utalványozás útján teljesíthet. 9. A pénztárból a helyi körök részére a megbízott gazdasági felelıs, akadályoztatása esetén a Helyi Kör vezetıje vehet fel készpénzt, az IB határozatnak megfelelı célra és elszámolási határidıvel. 10. Az Egyesület pénztárából az IB által megszavazott költségek fedezésére szabályos elismervényen elszámolási elıleg vehetı fel. Az elszámolási elıleggel minden negyedév utolsó munkanapjáig kell elszámolni. 11. A pénztár ellenırzése az Ellenırzı Bizottság feladata. Az utalványozás szabályai 18.. 1. Az Egyesület pénztárából bárminemő kifizetés (készpénz vagy átutalás) csak utalványozás útján lehetséges. Az utalványozás szempontjából közömbös, hogy a kifizetendı összeg az Egyesület folyamatos mőködéséhez szükséges, vagy nem. 2. Az utalványozásra az Egyesület elnöke, alelnöke és ügyvezetı fıtitkára jogosultak. 3. Az utalványozás történhet: - kifizetési utalvánnyal (utólagos elszámolással); 10
- számlák esetében a számlákon engedélyezve (utalványozva). Egy kifizetési utalványon több kifizethetı tétel is lehet. 4. Ha a számlán szereplı összeg kifizethetı, akkor ezt a tényt az aznapi dátummal és az utalványozásra jogosultak egyikének aláírásával a számlára rá kell vezetni. Ezen kívül a kifizetésre feljogosító IB határozat sorszámát is fel kell tüntetni. 5. A kifizetési utalvány szigorú számadási bizonylatnak minısül. Könyvelési rendszer 19.. 1. Az Egyesület a pénzforgalom rögzítésére pénztárnaplót alkalmaz, ezen kívül naplófıkönyvet vezet. 2. A naplófıkönyv és a pénztárnapló vezetését a pénztáros végzi. 3. A bevételek és kiadások könnyebb követhetısége érdekében költségfelosztó ívet kell vezetni külön a bevételekre és külön a kiadásokra. A költségfelosztás alapja a Közgyőlésen elfogadott költségnemek. A Helyi Körök támogatásáról külön költségfelosztó ívet kell vezetni. 4. A Helyi Körök a részükre adott támogatásokról kötelesek nyilvántartást (pénztárnaplót) vezetni, melyben a bevételeknek és a kiadásoknak tételesen kell szerepelniük. A Helyi Körökben ezen feladatok elvégzésére gazdasági felelıst kell választani, aki ezt a tevékenységet társadalmi munkában látja el. 5. Minden negyedév utolsó napjával egyenleget kell készíteni a Közgyőlésen megszavazott költségnemenként (a költségfelosztó ívek alapján), külön-külön a bevételekre és a kiadásokra. Az egyenleg elkészítéséért a pénztáros és az ügyvezetı fıtitkár együttesen felelısek. 6. Amennyiben az Egyesület alkalmazotta(ka)t foglalkoztat, a munkabér(ek) kifizetése jegyzéken történik. A munkabérek kifizetése az adott hónap végét követı részmunkaidı esetén a munkaidı letöltése utáni elsı pénztári napon (órában) megtörténhet. 7. Pénzintézeten keresztül történı pénzforgalomról külön kimutatást kell vezetni, amelyet a pénztáros végez. 8. Az Egyesület értékpapírjairól külön kimutatást kell vezetni, amelyen az értékpapír megnevezésén és értékén kívül a futamidı kezdetét és végét is fel kell tüntetni. 20.. Az egyszerősített beszámoló elkészítése 1. Az egyszerősített beszámoló elkészítését az 1. és 2. számú melléklet szerint kell elvégezni. 2. A beszámoló elkészítéséhez a leltározást a Leltározásban foglaltak szerint kell elvégezni. 11
3. A pénztárnaplót, a pénzintézeti nyilvántartást és a naplófıkönyvet minden év december 31-i dátummal le kell zárni. A költségeket a bevételi és a kiadási költség-nemeken kívül a fent említett mellékleteknek megfelelıen is összesíteni kell. Ezen kimutatásokat a tárgyévet követı elsı hónapban kell elkészíteni. A fenti kimutatások elkészítéséért a pénztáros és az ügyvezetı fıtitkár együttesen felelıs. 4. Az Egyesület mérleg- és eredmény-kimutatását a szöveges beszámolóval kiegészítve a Közgyőlés elé kell terjeszteni. 21.. ÉRTÉKELÉS Az értékelés célja az eszközök és források az egyszerősített beszámoló mérlegében szerepeltetendı értékének meghatározása. Az értékelés az év közbeni nyilvántartásba vételhez, könyveléshez is szükséges. 22.. Az eszközök és források beszerzési értékének meghatározása 1. Tárgyi eszközök: A tárgyi eszközök beszerzési értékének meghatározása a beszerzés módjától függ, melyek vásárlás, felajánlás és ajándékozás (adományozás) lehetnek. Vásárlás esetén a beszerzési érték a számlán szereplı összeggel azonos. Felajánlás és ajándékozás alkalmával a kapott tárgyi eszköz értékét annak piaci értéke, állapota és használhatósága figyelembevételével kell megállapítani, melyet az IB végez el. 2. Az inmateriális javak értékeinek megállapításakor a fenti eljárást értelemszerően kell használni. 3. A befektetett pénzügyi eszközök értéke a vásárláskor fennállt értékkel azonos (pl.: névérték). A megállapított értékre az alábbi tényezık hatnak: 23.. 1. Értékcsökkenés a rendeltetésszerő használat miatt. Ebben az esetben, a vonatkozó jogszabályban elıírt értékcsökkenési kulcsot kell alkalmazni. 2. Értékcsökkenés nem rendeltetésszerő használat miatt (sérülés). Amennyiben a sérülés nem javítható, de a rendeltetésszerő használatot nem, vagy csak kismértékben zavarja, akkor becsült használati értéket kell megállapítani. 3. Ha a sérülés olyan mértékő, hogy az adott tárgyi eszköz már nem használható, akkor az értékét 0 Ftra, azaz nulla forintra kell csökkenteni és ezek után a Selejtezés szerint eljárni. 4. A használati tárgyak rendkívüli értékcsökkenésérıl a Közgyőlést tájékoztatni kell. 12
5. A mérleg megállapításakor a leltárfelvétel folyamán a tételek értékét a fenti pontok értelemszerő alkalmazásával kell felvenni. 24.. Állományból (leltárból) történı kivételkor a tárgyévben elért legutolsó értéket kell figyelembe venni. Állományból tárgyi eszközöket és inmateriális javakat csak IB határozat alapján lehet kivezetni. A kivezetett javak értékével a nyilvántartás értékét is csökkenteni kell, függetlenül a kivezetés okától (sérülés, felesleges eszköz, stb.). 25.. Az értékeket alátámasztó bizonylatok (számla, vételi jegy, leltárfelvételi ív, stb.) szigorú elszámolású bizonylatoknak minısülnek, ezeket ennek megfelelıen kell kezelni. Az értékváltozás oka Az értékváltozás lehet: - betervezett (éves értékcsökkenés); - rendkívüli (pl. sérülés, fejlesztés). 26.. Az évenkénti értékcsökkenés mértékét a vonatkozó rendelet alapján kell meghatározni. Rendkívüli értékváltozáskor a bekövetkezett változás után a módosult használhatóságnak megfelelı értéket kell megállapítani, amelyet az IB határoz meg. 27.. Az év végi értékelést a leltárkészítéskor kell elvégezni a Leltározásnak és a Selejtezésnek megfelelıen. Az értékelés ellenırzése, felelısök megnevezése 28.. Az értékelést és leltározást végzı személyeket az IB írásban kéri fel. Az értékelésrıl és leltározásról szóló jelentést az IB-n kívül az Ellenırzı Bizottságnak is meg kell küldeni. Eljárás eltérés esetén 29.. Amennyiben a tényleges készletek és a nyilvántartások között eltérés mutatkozik, az eltérés okát fel kell deríteni. Ha az eltérés ténylegesen fennáll, fölös esetén a fölös készleteket be kell vételezni. Hiány esetén, 13
ha személyes felelısség megállapítható, akkor a vonatkozó jogszabályok alapján felelısségre vonást kell alkalmazni. Jelentısebb összegő eltérésnek az 1 000 Ft-nál, azaz egyezer forintnál nagyobb értékő eltérést kell tekinteni, felelısségre vonást is csak ezen összeg felett kell alkalmazni. 30.. LELTÁROZÁS A Pénzkezelésben leírt egyszerősített beszámoló elkészítésének alapja a leltár. Az Egyesület javainak leltározását a Leltározásban foglaltak és a vonatkozó elıírások alapján kell elvégezni. A leltárral szemben támasztott követelmények A leltárnak a - tételesség és - ellenırizhetıség követelményének meg kell felelnie. 31.. A leltározás esedékessége 32.. A leltározást a tárgyév december 31-i állapotának megfelelıen kell elvégezni. Leltározási ütemterv A leltározást az alábbiak szerint kell elvégezni: 33.. - a leltározás idıpontjának kijelölése (az IB jelöli ki); - a leltározást végzık és ellenırzık kijelölése (az IB jelöli ki); - a fenti személyekkel a leltározási utasítás megismertetése; - a leltározás elıkészítése; - a leltározás végrehajtása; - a leltározás értékelése; - a leltár ellenırzése; - a leltár és a könyvvitel egyeztetése. 34.. A leltározás folyamatáról, beleértve az ellenırzést és az egyeztetést is, jegyzıkönyvet kell vezetni. 14
35.. A leltározás elıkészítése A leltározás megfelelı elıkészítésekor biztosítani kell, hogy: - a leltározásból eszköz ne maradjon ki; - minden eszköz csak egyszer kerüljön felvételre; - a leltározott tételek megnevezése minden ismérvet tartalmazzon, mennyisége helyes legyen; - a leltározás szabályszerő lebonyolítását megfelelıen ellenırizzék. 36.. A leltározandó tárgyi eszközök és készletek leltárfelvételhez történı elıkészítése Annak érdekében, hogy a leltárfelvétel zökkenımentesen, megbízhatóan, határidıre végrehajtható legyen, a következı feladatokat kell végrehajtani: - a készletek között egyértelmően el kell különíteni a használhatatlanná, a csökkent értékővé és a feleslegessé vált eszközöket; - egyértelmően el kell különíteni az Egyesületnél lévı, de nem a tulajdonát képezı eszközöket; - az elızı bekezdéshez hasonlóan el kell különíteni az Egyesület tulajdonát képezı, bérmunkára, javításra, tárolásra átadott, illetve bérbe adott eszközöket. Ezen eszközök leltározását azokon a helyszíneken kell elvégezni, ahol azok ténylegesen találhatók. A többi eszköztıl egyértelmően el kell különíteni: - az 1 éven belül elhasználódónak minısített, de használatba még nem vett (költségként el nem számolt) eszközöket; - az 1 éven belül elhasználódónak minısített, használatba vett (költségként elszámolt) eszközöket. Az elıkészítés során biztosítani kell az eszközök, fajta, minıség, méret szerinti tárolását. Az Egyesület javainak csoportosítása 37.. Az Egyesület javainak leltárfelvételét a következı csoportosítás szerint kell elvégezni: - tárgyi eszközök: - jármőmodellek (vontató- és vontatott külön-külön); - terepasztalok (asztalonként részletezve); - szerszámok; - bútorzat; - könyvtár; - egyebek; - inmateriális javak; - értékjegyek; - készpénz. A tárgyi eszközöket, az inmateriális javakat és az értékjegyeket értékük feltüntetésével kell rögzíteni. 15
38.. A leltárfelvételhez szükséges technikai eszközök biztosítása A leltárfelvétel idıpontját megelızıen az elıkészítés során gondoskodni kell arról, hogy a leltárfelvétel megkezdésétıl a befejezés idıpontjáig folyamatosan a feladat végrehajtásához elegendı és megfelelı állapotú mérıeszköz adott esetben mérımőszer álljon rendelkezésre. A mérıeszközökhöz hasonló módon kell gondoskodni egyéb technikai eszközökrıl is, amelyek szintén szükségesek lehetnek a leltárfelvétel végrehajtásához. 39.. A leltározáshoz szükséges nyomtatványok meghatározása és biztosítása 1. A leltárfelvétel végrehajtásának nélkülözhetetlen kellékei a leltárbizonylatok. Ezen bizonylatoknak meg kell felelniük a vonatkozó törvény számviteli bizonylatokra elıírt követelményeinek. 2. A leltározásban felhasznált bizonylat szigorú számadási kötelezettség alá vont bizonylatnak minısül. Éppen ezért a leltárfelvételi ívek, jegyek, nyomtatványok beszerzésekor a sorszámozás folyamatosságát ellenırizni kell. 3. Az esetleges hiányt, vagy eltérést jegyzıkönyvben kell rögzíteni. A rontott vagy üresen maradt leltári nyomtatványokkal is el kell számolni. A leltározás módja és értékelése 40.. Az elıkészített javakat tényleges megszámlálással, méréssel kell leltárba venni, illetve a meglévı nyilvántartásokkal összehasonlítani. A leltár nyilvántartása 41.. 1. A feldolgozott, ellenırzött leltárakról idırendi sorrendben nyilvántartást kell vezetni. 2. A nyilvántartásnak legalább a következıket kell tartalmaznia: - a leltár idıpontját (fordulónapját); - a leltárfelelısök nevét; - a leltáridıszak kezdetét és végét; - a leltáridıszak forgalmát; - az elszámolás idıpontját; - a többletet és a hiányt; - a leltárértékelési különbözetet. 16
42.. SELEJTEZÉS Az Egyesület vagyontárgyait (tárgyi eszközök) évi egy alkalommal használati és használhatósági szempontból felül kell vizsgálni. 43.. Azon tárgyakat, amelyek feleslegessé vagy használhatatlanná váltak, vagy az eredeti rendeltetésének megfelelıen nem használható és már nem javítható, a nyilvántartásból ki kell vezetni. Ezt a mőveletet a leltározás elıkészítésekor kell elvégezni. A nyilvántartásból történı kivezetések jogcímei 44.. A nyilvántartásból bármilyen tételt csak a következı jogcímeken lehet kivezetni: - selejtezés (használhatatlan vagyontárgy); - hasznosítás (felesleges vagyontárgy). A nyilvántartásból kivezetendı tárgyakat a leltár elıkészítés folyamán a fenti csoportosításban kell elkülöníteni. 45.. A hasznosítandó vagyontárgyakat csak IB határozat után szabad értékesíteni. 46.. A selejtezésrıl az IB dönt. Az IB határozat alapján jelöli ki a 3 (három) tagú Selejtezési Bizottságot, melynek vezetıjét külön megnevezi. A selejtezés lebonyolítása A selejtezést az alábbiak szerint kell végrehajtani: 47.. - a selejtezendı tárgyak elkülönítése (a leltár elıkészítés folyamán); - a Selejtezési Bizottság kijelölése; - a Selejtezés elıírásainak megismertetése a résztvevıkkel; - az elkülönített tárgyakról lista felvétele a nyilvántartásban szereplı értékekkel; - a fenti tárgyak leltárból történı kivezetése; - a selejtezés ellenırzése az Ellenırzı Bizottság által. 17
48.. A selejtezésrıl jegyzıkönyvet kell vezetni, amelynek az alábbiakat kell tartalmaznia: - az Egyesület neve, címe; - a selejtezés idıpontja; - a selejtezés helye; - a selejtezésben résztvevık neve; - a selejtezendı tárgyak felsorolása és nyilvántartási értéke. 49.. A kivezetett tárgyak alkatrészeit lehetıségek szerint a meglévı eszközök üzemeltetésére (javítására) kell felhasználni. Amennyiben ezen alkatrészeket az Egyesület már nem tudja felhasználni és a tagság sem tart rá igényt, akkor meg kell semmisíteni, amelyrıl jegyzıkönyvet kell felvenni. 50.. Az iratselejtezéssel kapcsolatos feladatokat a 11.. alapján kell elvégezni. 51.. Hatályba léptetı és vegyes rendelkezések 1. Az SzMR közgyőlési határozattal lép hatályba. 2. Jelen SzMR hatálybalépésével egyidejőleg a korábbi SzMR hatályát veszti. 3. A módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt SzMR 2012. szeptember 29. napjától hatályos. * * * 18