NYÍREGYHÁZI FŐISKOLA NYÍREGYHÁZA LELTÁROZÁSI ÉS LELTÁRKÉSZÍTÉSI SZABÁLYZAT (a Gazdálkodási szabályzat 3. sz. melléklete) Elfogadva: 2008. február 5., hatályba lépés 2008. január 1. Utolsó módosítás: 2013. december 17., hatályba lép: 2013. december 19-én
TARTALOM 1. Fogalmi meghatározások 3 2. A leltározás célja, típusai 3 3. A leltárral szemben támasztott követelmények 4 4. A leltározással kapcsolatos fogalmak 5 5. A leltárhiányok és többletek megállapítása, rendezése 6 6. Leltározási ütemterv 7 7. Leltározási körzetek 7 8. Leltározási csoportok 8 9. A leltározásban részt vevők feladatai 9 10. A leltározás bizonylatai 9 11. Leltározás szervezése elszámoltató leltár esetén 10 12. A leltározás előkészítése 10 13. A leltározás lebonyolítása 11 14. A leltárak feldolgozása 11 15. Leltárértékelés 12 16. Leltározási tevékenységgel kapcsolatos hatáskörök 12 17. Vegyes és záró rendelkezések 14 Mellékletek 15 1. sz. Jogszabálygyűjtemény 16 2. sz. Leltározási körzetek 17 3. sz. Eszközök és források leltározási módja és gyakorisága 19 2
A Nyíregyházi Főiskola (továbbiakban: Főiskola) a Nyíregyházi Főiskola Leltározási és leltárkészítési rendjét a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet alapján az alábbiak szerint szabályozza: 1. Fogalmi meghatározások (1) A leltár: Olyan tételes kimutatás, amely az eszközök és források valóságban meglévő állományának mennyiségét és azok értékét meghatározott időpontra vonatkoztatva tartalmazza tételesen és ellenőrizhető módon, főkönyvi számlánként vagy mérlegtételenkénti csoportosításban. A Nyíregyházi Főiskola a számviteli politikájában rögzített módon az eszközökről és azok állományában bekövezett változásokról folyamatosan, részletező nyilvántartást vezet mennyiségben és értékben. (2) A leltározás: Az Főiskola rendelkezésére bocsátott, kezelésébe vagy használatába adott eszközök, valamint azok forrásainak, továbbá a birtokában lévő idegen eszközök valóságban meglévő állományának (mennyiségének) megállapítása. A leltározási tevékenységhez tartozik a hiányok és többletek megállapítása és azok rendezése (elszámolása). 2. A leltározás célja, típusai (1) Leltározás célja: a) A mérleg valódiságának biztosítása, a tényleges eszköz- és forrásállományok megállapítása. b) A vagyon védelme és az eszközökért felelősök elszámoltatása. c) A csökkent értékű készletek, valamint a használaton kívüli eszközök feltárása. d) A könyvelés, illetve nyilvántartások ellenőrzése és egyúttal a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítése. e) Az eltérések kimutatása, a nyilvántartásoknak a tényleges vagyoni helyzethez történő igazítása. (2) Leltár típusai: a) Teljes vagyonmegállapító leltár: Az éves mérleg valódiságát alátámasztó dokumentáció, amely a Főiskola valamennyi eszközét és forrását tartalmazza adott időpontra vonatkozóan. b) Részleltár: A költségvetési szerv eszközeinek és forrásainak egy-egy részéről, valamint egy egy leltározási körzet eszközeiről készített leltár. c) Elszámoltató leltár (lehet átadó-átvevő leltár): Az anyagilag felelős dolgozó elszámoltatásának és az esetleges anyagi és büntetőjogi felelősség megállapításának az alapokmánya. d) Idegen leltár: A más gazdálkodó szervezet tulajdonát képező, de a Főiskola kezelésében, használatában lévő vagyontárgyakról készül. Ezt a leltárt az eszköz tulajdonosának meg kell küldeni. 3
3. A leltárral szemben támasztott követelmények (1) A leltárral szemben támasztott alaki követelmények: a) Teljesség: A leltár teljessége azt jelenti, hogy a leltárnak tételesen és teljes körűen kell tartalmaznia a Főiskola éves beszámoló mérlegében kimutatott eszközét és forrását. b) Valódiság: A leltár valódiság az előfeltétele a mérleg valódiságának. Azt jelenti, hogy minden leltárnak (részleltárnak) a valóságot az eszközöknek a leltározás során fellelt tényleges mennyiségét és helyesen megállapított értékét kell tükröznie. c) Világosság: A leltár világosságának követelménye azt jelenti, hogy a leltárnak (részleltárnak) áttekinthetően, ellenőrizhetően leltározási helyenként (raktárak, munkahelyek, stb.) és ezen belül fajta, típus, méret és minőség szerinti részletezéssel kell tartalmaznia az eszközöket és forrásokat. (2) A leltárral szemben támasztott tartalmi követelmények: a) A leltárfelvételi bizonylatok és egyéb dokumentációk (jegyzőkönyvek, kimutatások) előírás szerinti, egyértelmű és hiánytalan kitöltése. b) A szükséges záradékok (pl. felelősségi nyilatkozat) és aláírások megléte. c) A leltárnak tartalmaznia kell: - a költségvetési szerv megnevezését; - a leltár típusát; - a leltározási hely (körzet) megjelölését; - a bizonylatok sorszámát; - a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját; - a leltár fordulónapját; - a leltározott eszközök és források meghatározását; - a leltározott eszközök és források ténylegesen talált mennyiségét, egységárát és összértékét, az egyértelmű azonosításhoz szükséges jelöléseket; - a leltárkülönbözetek (hiányok és többletek) kimunkálását; - a leltározás végrehajtásáért és ellenőrzésért felelős, valamint a számadásra kötelezett személyek aláírását. d) Azoknál a vagyoni értékű jogoknál, szellemi termékeknél, tárgyi eszközöknél, tulajdoni részesedést jelentő befektetéseknél, amelyeknél a piaci érték jelentősen meghaladja az adott eszköznek a visszaírás utáni könyv szerinti (bekerülési) értékét a mérleg alátámasztását szolgáló leltárnak a (2) bek.c. pontjain kívül az alábbiakat is tartalmaznia kell: - az egyedi eszkök mérlegkészítéskori piaci értékét: - az egyedi eszköznek az elszámolt értékcsökkenéssel, értékvesztéssel csökkentett, visszaírással növelt bekerülési értékét (könyv szerinti nettó érték); - az előbbi két pont szerinti érték különbözetét. 4
4. A leltározással kapcsolatos fogalmak (1) Leltározási szabályzat: A leltározás Főiskolára érvényes szabályait e szabályzatban kell rögzíteni. (2) A leltározási szabályzat tartalmazza: a) a leltározás előkészítése során elvégzendő feladatok felsorolását; b) a leltározási egységek (körzetek) kijelölését (illetve szempontjait); c) a leltározás bizonylati rendjének máshol nem szabályozott előírásait; d) a leltározás technikai feltételeit és eszközeit; e) a leltározás módját (ideértve a mennyiségi feltétel speciális módszereit is) és az értékelés szabályait; f) a leltárfelvétel anyagának (leltározási bizonylatok, stb.) feldolgozási és megőrzési módját; g) a leltározás és a könyvviteli adatok egyeztetésének módját; h) a leltározás és az értékelés ellenőrzésének módját; i) a leltárkülönbözetek megállapításának és rendezésének módját. (3) Leltározási ütemterv: Tárgyévre vonatkozóan leltározási ütemtervet kell készíteni, a leltár felvételét megelőző 30 nappal. A leltározási ütemtervnek tartalmaznia kell a leltározás előkészítésével, felvételével, értékelésével, ellenőrzésével kapcsolatos összes munkafolyamat kezdő és befejező időpontját, valamint a feladatok elvégzéséért, valamint ellenőrzéséért felelősöket. (4) Leltározási körzet: Leltározási körzet vagyongazdálkodás szempontjából összefüggő, fizikailag elhatárolható, felelős személyhez rendelt, azonosítóval megjelölt terület. (5) Leltározás módja: A leltározás módja annak meghatározását jelenti, hogy a leltározást hogyan, milyen módon kell végrehajtani. A leltározás végrehajtásának módja lehet: a) Mennyiségi felvétel: mindig tényleges megszámlálást, mérést jelent. Történhet: nyilvántartástól függetlenül, azokkal való utólagos összehasonlítással, illetve a nyilvántartások alapján, a felvétel alkalmával való összehasonlítással. b) Egyeztetés: a főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal vagy a könyvelés helyességét igazoló egyéb okmányokkal (bankkivonat, egyeztető levelek, stb.) való összehasonlítását jelenti. c) Ha a leltár felvétel és a fordulónapja nem esik egybe, akkor meg kell állapítani a leltár felvétele és fordulónapja közötti készlet-, eszközmozgást. A készletet/eszközt elkülönítetten kell kezelni és a bizonylaton leltár alatti bevétel/kiadás -sal jelölni. (6) A leltározás időpontja: a) Folyamatos leltározást meghatározott időtartamon belül kell végrehajtani. Előfeltétele: - azonos eszközök, eszközcsoportok, leltárfelvételi egységek leltározását az előre megállapított, azonos időtartamon belül kell végrehajtani; - naprakész, analitikus nyilvántartás; - leltározási munkálatok rendszeres ellenőrzése; - éves leltározási ütemterv. b) Fordulónapi leltározás a Főiskola teljes egészénél vagy egységeiben előre meghatározott naptári nappal elvégzett leltározás, amely a teljes eszköz és forrásállományra kiterjed. A Főiskola mérleg beszámolójában szereplő eszközöket és forrásokat csak fordulónappal lehet leltározni. 5
(7) Leltárkülönbözet: A leltározás során megállapított és könyvviteli nyilvántartások szerinti mennyiségek közötti különbözet. A leltárkülönbözet értéke a leltározás során megállapított mennyiségi különbözet számviteli politikában meghatározott nyilvántartási áron számított értéke. (8) Leltárhiány és többlet: A kezelésre szabályszerűen átadott és átvett eszközökben és raktári készletekben ismeretlen okból keletkezett leltárkülönbözetnek a normán belüli hiány és a kompenzálható leltárkülönbözet mértékét meghaladó része. 5. A leltárhiányok és többletek megállapítása, rendezése (1) A leltárfelvétel időpontjától számított legkésőbb 30 napon belül - ha ez alól jogszabály kivételt nem tesz - a leltározás adatait a könyvviteli nyilvántartásokkal egyeztetni és a jegyzőkönyvileg megállapított különbözetek okát (okait) kivizsgálás útján rendezni kell. (2) A felelősség megállapítása szempontjából leltárhiánynak minősül a leltárkülönbözetnek a kompenzálható és a normalizált hiány mértékét meghaladó része. (3) Leltári hiányt és leltári többletet csak abban az esetben szabad kompenzálni, ha a többlet, illetve a hiány azonos cikkcsoportba tartozó, megközelítőleg hasonló értékű, mennyiségű és rendeltetésű, ezért összetéveszthető, felcserélhető és helyettesíthető, általában ugyanazon raktárban tárolt készleteknél mutatkozik. (4) Normalizált hiánynak minősül az elkerülhetetlen, természetes, mennyiségi csökkenés, ami a készletek belső tulajdonságai folytán előáll, valamint kezeléssel, tárolással járó veszteség (káló, hiány). (5) A kálónorma vetítési alapja a termékeknek a legutolsó leltár szerint kimutatott és az óta beszerzett együttes mennyisége (nyitókészlet + beszerzés). Ha az utolsó leltár óta egy évnél rövidebb idő telt el, csak a mindenkori nyitókészlet arányos részét (nyitókészlet szorozva az utolsó leltározás óta eltelt teljes hónap számával, és osztva tizenkettővel) lehet figyelembe venni. (6) A kálónorma alapján a nyilvántartott készletekben leltározáskor észlelt hiányt csak a norma mértékéig lehet hiányként elfogadni a felelősség megállapítása szempontjából. (7) A tényleges készletnek minden esetben a leltározással felvett készletet kell tekinteni. A kompenzálás, kálónormák elszámolásának csak az anyagi felelősség megállapításánál van szerepe. (8) Gondatlan, szakszerűtlen kezelés vagy visszaélés miatt keletkezett hiányt még abban az esetben sem lehet a kálónorma alapján leírni, ha a hiány a norma szerinti mérték alatt van. (9) Leltárhiány (normán felüli hiány) alatt a raktárban tárolt készletekben (anyagokban, árukban, stb.) keletkezett - a természetes mennyiségi csökkenést, azaz a káló vagy az engedélyezett veszteségleírás mértékét meghaladó - olyan hiány értendő, amelynek okait megállapítani nem lehet. E meghatározásból következik, hogy mindazon hiány, amelynek oka ismert, nem tekinthető leltárhiánynak, és azok a leltárhiány megtérítésére vonatkozó különleges felelősségi szabályok nem alkalmazhatók. (10) Leltárhiányért való felelősség: a) Az anyagi felelősség szabályait a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. tv., a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. tv., valamint a Főiskola Kollektív Szerződésének vonatkozó előírásai tartalmazzák. b) A munkavállalót teljes anyagi felelősség csak akkor terheli, ha az eszközt elismervény, illetve jegyzék alapján vette át. 6
c) A kártérítési és fegyelmi eljárás kezdeményezésére a leltárellenőrzésért felelős szervezeti egység vezetője jogosult. d) Elemi kár és elháríthatatlan okok miatt bekövetkezett leltáreltérések esetén mentesül a felelősség alól az anyagilag felelős dolgozó, ha bizonyítja, hogy a hiány: - elemi csapás (tűzvész, árvíz, robbanás, stb.); - elháríthatatlan véletlen esemény; - harmadik személyek által elkövetett bűncselekmény (betörés, lopás, stb); - egyéb tiltott cselekvés következtében keletkezett; - vagy a hiány keletkezésének oka nem állapítható meg; - valamint a két leltározás között eltelt időszaknak legalább a felében és az időszak végén is a raktárban, illetve munkahelyen dolgozott. 6. Leltározási ütemterv (1) Leltározási körzetenként a jóváhagyott leltározási ütemtervet a GMF megküldi a szervezeti egységeknek. (2) Az ütemterv tartalmazza: a) a leltározásra kötelezett szervezeti egységeket; b) a leltározandó eszközök és anyagok körét; c) a leltározás fordulónapját; d) a leltározás módját mennyiségi felvétel vagy egyeztetés; e) a leltározással kapcsolatos összes munkafolyamat legkésőbbi megkezdésének és befejezésének időpontját; f) mire terjed ki a leltározás; g) a Leltározási Bizottság elnökének, tagjainak megnevezését; h) a leltárellenőrök nevét; i) a leltározási körzeteket, körzetfelelősök nevét; j) a leltározás időpontját napra meghatározva; k) a leltározók nevét; l) a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját; m) a leltár kiértékelésének határidejét; n) a kiértékelés átadásának időpontját; o) az eltérések miatt esetleg szükségessé váló felelősségre vonás határidejét; p) a záró-jegyzőkönyvek elkészítésének határidejét; q) az eltérések rendelkezésének határidejét a könyvviteli nyilvántartásokban. 7. Leltározási körzetek (1) A leltározási feladatokat leltározási egységenként, körzetenként kell teljesíteni. (2) A Főiskola leltározási egységeinek csoportosítása: A fordulónapos leltározásra kijelölt körzetek (raktárak) leltározását az éves leltározási ütemtervben meghatározottak szerint kell végezni. (3) Új leltározási körzet, raktár, valamint egyéb önálló szervezeti egység létrehozása körzetkijelölő határozat kiadásával keletkezik. (4) Meglévő körzet felszámolására a szervezeti egység megszűnésekor, átszervezésekor kerülhet sor megszüntető határozat alapján. 7
(5) Leltározási körzet év közbeni megváltoztatásával egyidejűleg a számviteli rendezést (az alapleltár készítést) is el kell végezni. Az alapleltár készítéséhez tételes leltározást kell végrehajtani, melynek egész folyamatában részt vesz a leltárellenőrzésért felelős szervezeti egység megbízott leltárellenőre. (6) Új leltározási körzet létrehozásakor alapleltárt kell felvenni. Az értékbeni nyilvántartáshoz szükséges árazási feladatokat a beszerzőnek kell elvégeznie. (7) Új leltározási körzet létrehozásakor ki kell jelölni a leltárfelelőst (gondnok, körzeti leltárkezelő), és intézkedni kell a szabályosan átvett vagyonért való felelősségvállalási nyilatkozat megtételéről. (8) A szervezeti egységek vezetői a vagyonvédelmi, vagyonkezelési, valamint a leltározási munka jobb megszervezése és időszükségletének csökkentése érdekében a leltározási körzeten belül alleltározási körzeteket (alleltárakat) alakíthatnak ki (számviteli szempontból azonban a leltározási körzet jelent nyilvántartási egységet). (9) A Főiskola leltározási körzeteit a 2. sz. melléklet tartalmazza. 8. Leltározási csoportok (1) A leltározás tényleges végrehajtása a leltározási csoportok feladata. (2) Az éves leltározási ütemterv alapján a leltározásra kötelezett szervezeti egység vezetőjének meg kell határoznia a leltározásban részt vevő munkatársakat, azaz a leltározási csoport tagjait, akik a rektor utasítása alapján végzik feladatukat. a) A leltározási csoport tagjai: - leltározási csoport vezetője; - leltárfelvevők; - raktáros; - gondnok/körzeti leltárkezelő, alleltárkezelő, szakértő (pl.: tanszéki technikus). b) A csoport munkájában a leltározási ütemtervnek megfelelően részt vehetnek a leltárellenőrök. c) A leltározási csoportba olyan munkatársat kell kijelölni, aki a leltározási körzetben kellő helyismerettel, illetve szakismerettel rendelkezik. d) A csoport tagjai kötelesek a megbízást elfogadni és teljesíteni, kivéve összeférhetetlenség esetén. (3) A raktár leltárkörzeteknél a leltárellenőri feladatokat a rektor által megbízott ellenőr látja el. (4) A körzetek leltározási munkáját ellenőrzi a rektor által megbízott leltárellenőr. (5) A leltárellenőrzésért felelős szervezeti egység leltárellenőre által végzett leltárellenőrzés mélysége és tartalma alapján lehet: a) teljes körű, b) szúrópróbaszerű. (6) A szúrópróbaszerű leltárellenőrzés kiterjedhet: a) a leltározás folyamatára és dokumentumaira vagy b) a leltározás dokumentumaira. (7) Az egyes leltári körzeteknél alkalmazásra kerülő leltárellenőrzési módszerek az éves leltározási ütemtervben kerülnek meghatározásra. 8
9. A leltározásban részt vevők feladatai (1) A leltárellenőrzésért és a leltár végrehajtásáért felelős Főiskolán belüli szervezeti egység: Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság; (2) A leltárellenőrzésért felelős ellenőr feladatai: a) Leltár előkészítő megbeszélést tart, ahol ismerteti a leltározási szabályzat előírásait, a leltározási feladatokat, valamint a leltározók feladatait. b) Ellenőrzi: - a leltár felvételhez az előirt egyeztetések megvalósítását, az eltérések rendezését; - a leltározási programban előirt feladatok elvégzését, határidők betartását; - magántulajdonról, kölcsönadott, kölcsönvett tárgyakról vezetett nyilvántartásokat; - javításba adott tárgyak, eszközök elismervényeit. c) Állást foglal: - kezdeményezett kompenzálással; - a káreseti jegyzőkönyvekkel; - és igazoló jelentésekkel kapcsolatban. (3) A leltárfelvevők feladatai: A leltározás tényleges munkáját a szervezeti egységek dolgozói, elsősorban a leltárfelelősök végzik. (4) A leltárfelelős, illetve a raktáros köteles a leltározás megkezdésének időpontjára biztosítani: a) a leltározás tárgyát képező eszközök időveszteség nélküli fellelhetőségét; b) a mennyiségi felmérés eszközeit; c) nyilvántartás, egyeztetés után bekövetkezett készlet-, eszközmozgás bizonylatait; d) az eszközök azonosító számát, azonnali bemutathatóságát; e) a leltározási nyomtatványokat; f) a készletek/eszközök nyilvántartására vonatkozó raktári- és eszköznyilvántartásokat. (5) A leltározási csoportvezető feladatai: a) A leltározás időpontjára köteles gondoskodni: - az alleltárak egyeztetéséről, eltérések rendeztetéséről; - személyi használatra kiadott eszközök egyeztetéséről. b) Köteles gondoskodni: - a leltározásra kerülő vagyon részek nyilvántartási dokumentumait a leltárkülönbözet okait bizonyító alapdokumentumokkal együtt a leltárellenőrnek (lezárás és aláírás végett) átadni. c) A leltározási csoportvezető felelős a leltározási szabályzatban, valamint az egyéb utasításokban foglaltak betartásáért. 10. A leltározás bizonylatai (1) A Főiskolán a leltározással kapcsolatos alábbi szigorú számadású bizonylatokat kell használni: a) leltárfelvételi ívek; b) leltárfelvételi összesítő; c) eltérési kimutatás és könyvelési utasítás; d) a TÜSZ rendszerben található leltárfelvételi- és leltáreltérési ív; 9
(2) A leltárfelvételi bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékei: a) a bizonylat sorszáma, megnevezése; b) a bizonylat kiállításának időpontja; c) a bizonylatot kiállító szervezeti egység megnevezése; d) a leltározók, leltárellenőr(ök) aláírása; e) a leltározott tételek megnevezése, leltári száma, gyári száma, mennyisége. (3) A leltározással kapcsolatos fent jelzett bizonylatok kitöltése/előállítása történhet hagyományos módon (írógéppel, tintával, golyóstollal /grafitceruza nem használható/), vagy számítógépes adatfeldolgozással. (4) Olvashatatlan szövegírás, szabálytalan javítás a bizonylatokon nem lehet. A bizonylaton rögzített adatoknak egyértelműeknek kell lenniük. A javítás tényét a javító aláírásával kell igazolni. (5) A leltározási bizonylatoknak meg kell felelniük a számviteli törvényben előirt tartalmi és alaki követelményeknek. (6) A leltározási bizonylatok, mint szigorú számadásra kötelezett bizonylatok kezelésére (sorszámozás, nyilvántartás, elszámoltatás) vonatkozó előírásokról a gazdasági főigazgató külön szabályzatban rendelkezik. (7) A bizonylatokat a leltározásban résztvevők, a felelősök, és az ellenőr köteles aláírásával és dátummal ellátni. 11. Leltározás szervezése elszámoltató leltár esetén (1) Az a leltárkezelő elszámoltatásakor (átadás-átvételkor) a leltározás folyamatának megszervezése, végrehajtása, dokumentálása a körzet (szervezeti egység) hatáskörébe tartozik. (2) A gondnok (körzeti leltárkezelő) elszámoltatásakor (átadás-átvételkor) végzett leltározás megszervezése, végrehajtása, dokumentálása a körzet (szervezeti egység) hatáskörébe tartozik. A leltározás teljes folyamatát a leltárellenőrzésért felelős szervezeti egység a helyszínen ellenőrzi. 12. A leltározás előkészítése (1) A leltározás folyamatáról éves ütemtervet kell készíteni. (2) A leltározási program alapján a leltározott szervezeti egység vezetőjének a leltárfelvétel megkezdéséig gondoskodnia kell: a) nyilvántartások naprakészségéről; b) a körzeti nyilvántartások egyeztetéséről; c) a leltárfelelős feladatai teljesítéséről. (3) Nyilvántartások egyeztetése: Az éves leltározási ütemtervben meghatározott fordulónap, illetve leltározási időpont alapján a központi analitikus könyvelés naprakészségét, a leltározó körzetek nyilvántartásainak egyeztetését - leltározás megkezdésekor folyamatban lévő és a leltározás ideje alatt történő tárgyi eszköz beszerzések tekintetében a Számviteli Osztály köteles biztosítani. (4) Leltározási körzet fizikális előkészítése a leltározásra: A leltározás szerves része a leltárkörzetek, leltározandó vagyon rendezése a felvételi folyamat elősegítése és zökkenőmentességének biztosítása érdekében. 10
Ennek során gondoskodni kell: a) az eszközök azonosíthatóságáról, nyilvántartási adatok meglétéről, pótlásáról, b) az eszközök minőség, méret, fajta stb. szerinti elkülönítésről, c) saját és idegen eszközök szétválasztásáról, megjelöléséről, d) raktárban az új és használt készletek elkülönítéséről, e) elfekvő, selejt eszközöket/készletek elkülönítéséről, selejtezéséről vagy egyéb módon történő hasznosításáról, méréshez szükséges megfelelő eszközökről. 13. A leltározás lebonyolítása (1) A leltározást mennyiségi felvétellel vagy egyeztetéssel kell végrehajtani. a) A mennyiségi felvétel mindig tényleges megszámlálást vagy mérést jelent. b) A már leltározott eszközöket az ismételt leltározás elkerülése érdekében területileg el kell különíteni. c) Az egyeztetés a főkönyvi adatoknak az analitikus nyilvántartásokkal, vagy a könyvelés helyességét igazoló okmányokkal való összehasonlítását jelenti. (2) A Főiskola eszközeinek és forrásainak leltározási módját, időpontját, valamint gyakoriságát a 3. számú melléklet tartalmazza. (3) Az éves államháztartási beszámolót, a mérleget tervezési egységenként alátámasztó, analitikát is tartalmazó leltárt december 31-i fordulónappal kell elkészíteni. Vagyonkezelésbe adott eszközök leltározására vonatkozó előírások (1) A vagyonkezelésbe adott eszközök év végi leltározása az üzemeltető, vagyonkezelő kötelezettsége, a tulajdonos képviselője (eszköznyilvántartó) tagja a leltárbizottságnak. (2) Az üzemeltetőnek, a (vagyon)kezelőnek az év végi leltározást a leltározási ütemtervben meghatározott módszerrel, és határidővel kell elvégeznie. (3) A leltárkimutatásoknak a saját főkönyvi és analitikus nyilvántartásokkal való egyeztetésének elvégzéséért felelős a Pénzügyi és Számviteli Osztályvezető, az esetleges leltáreltérések rendezésének módjáról a gazdasági főigazgató rendelkezik. (4) Az üzemeltetési, (vagyon)kezelési szerződés megszűnésekor az eszközök átvétele tételes leltár alapján történik. 14. A leltárak feldolgozása (1) A leltárkülönbözetek megállapítása: a) A leltárfelvételi ívek minden oldalát alá kell írnia a leltározásban részt vevőknek és a leltárellenőrnek. b) A szabályszerűen kitöltött leltárfelvételi bizonylatokról összesítő leltárt kell készíteni. c) A Pénzügyi és Számviteli Osztály kimunkálja és kimutatja az egyeztetett könyvszerinti és a ténylegesen felleltározott készlet/eszköz alapján a leltárkülönbözetet. (2) A leltáreltérések rendezése: a) A kimutatását követően az eltérések (többlet-hiány) okainak kivizsgálása után 30 napon belül rendezni kell a leltárkülönbözeteket. b) A leltárkülönbözet elszámolása előtt meg kell állapítani: - A kompenzálható eltéréseket; 11
- A készlet természetéből adódó tárolási veszteséget, vagy nyereséget /normán belüli eltérés/; - A kompenzálás utáni normán felüli leltárhiányt. c) A leltárhiányról szükség esetén káreseti jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet a felelősként megjelölt szervezeti egység vezetője ír alá, csatolni kell a leltárfelelős magyarázó jelentését is. (3) A megállapított és kivizsgált leltáreltérésekről a Pénzügyi és Számviteli Osztály kimutatást, összefoglaló jelentést és kártérítési kezdeményezési iratot készít, melyhez csatolja a magyarázójelentést. (4) A bizonylatot a szervezeti egység vezetőjének kell aláírnia. (5) A leltárfelvételi bizonylatok feldolgozásának teljes folyamata a leltárellenőrzésért felelős szervezeti egység feladata. (6) Az elkészített leltározási dokumentumokat a kártérítési eljárás lefolytatásához a Pénzügyi és Számviteli Osztály megküldi a munkáltatói jogkör gyakorlójának. (7) A leltáreltérések számviteli rendezését az elvégzett ellenőrzések (és azok dokumentálása) alapján a gazdasági főigazgató engedélyezi. 15. Leltárértékelés (1) A leltárban szereplő eszközöknek és forrásoknak a mérleg fordulónapján meglévő állomány értékének meghatározását jelenti. (2) Az értékelést a Főiskola számlarendjének előírásai szerint kell elvégezni. 16. Leltározási tevékenységgel kapcsolatos hatáskörök (1) Szenátus hatásköre: A leltározás és leltárkészítési szabályzat jóváhagyása és módosítása. (2) A gazdasági főigazgató hatásköre: a) leltározási szabályzat és módosításának Szenátus elé terjesztésének előkészítése; b) leltározási körzetkijelölő és megszüntető határozat kiadmányozása; c) a rektor tájékoztatása a leltáreltérésekről. d) éves leltározási ütemterv jóváhagyása; e) leltárfelvétel megismétlésének elrendelése, végrehajtatása; f) realizáló intézkedések kiadmányozása a szervezeti egységek részére, végrehajtásuk ellenőriztetése; g) kompenzálások és könyvelési elszámolásának engedélyezése; h) leltáreltérések rendezésének engedélyezése. (3) A számviteli osztályvezető hatásköre: a) a leltározási szabályzat módosításának kezdeményezése; b) a leltározás koordinációja, felügyelete és ellenőrzése, ezen belül: - leltárellenőrök által készített leltárellenőrzési jelentések jóváhagyása; - a Főiskola gazdasági főigazgatójának tájékoztatása a leltározások tapasztalatairól; - a leltározás ütemezett helyszíni ellenőrzése. 12
(4) Leltárellenőrzésért felelős szervezeti egység (Pénzügyi és Számviteli Osztály) hatásköre: a) leltározási szabályzat módosításának kezdeményezése; b) éves leltározási ütemterv összeállítása; c) leltározási utasítások kiadmányozásra előkészítése; d) leltározási körzetkijelölő és megszüntető határozatok kiadmányozásra előkészítése, és ehhez kapcsolódó feladatok elvégzésének ellenőrzése; e) felettes vezető által elrendelt, megismételt leltárfelvétel végrehajtásának ellenőrzése, illetve raktár esetén végrehajtása; f) szervezeti egységek által kezdeményezett kompenzálások előkészítése jóváhagyásra; g) leltározási munkafolyamatában való részvétel és ellenőrzés; h) kártérítési eljárás lefolytatásának, a leltáreltérések számviteli rendezésének kezdeményezése; i) leltárellenőri jelentés, realizáló irat, összefoglaló jelentés készítése és kiadmányozásra való előterjesztése; (5) Szervezeti egységek, leltárkörzetek vezetőjének hatásköre: a) elszámolásra kötelezett eszközökről, anyagokról előírt nyilvántartások vezetése; b) a veszélyes hulladékokkal kapcsolatos belső szabályozásban, valamint a selejtezési szabályzatban jelzettek szerinti hasznosításra vonatkozó előírások betartása; c) hulladékok hasznosításánál, értékesítésénél a selejtezési szabályzat előírásainak betartása; d) leltáreltérés okainak kivizsgálása az egyeztetéstől számított 30 napon belül; e) intézkedés az eltéréseket előidéző okok megszüntetésére; f) leltárhiányért való felelősség megállapítása. 13
17. Vegyes és záró rendelkezések (1) A könyvtári állomány leltározásáról külön szabályzat rendelkezik. (2) A leltározási körzetek a leltározást évente egyszer, az éves leltározási ütemterv és a külön kiadásra kerülő utasítás szerint kötelesek végezni. (3) A szabályzat rendelkezéseit első alkalommal a 2009. évi mérleget dokumentáló leltározáskor kell alkalmazni. (4) A leltárdokumentáció a mérleg alátámasztásául szolgál, ezért az őrzésére, archiválására vonatkozó szabályok is ugyanazok. (5) A főiskola azonos tárgyú korábbi szabályai e szabályzat életbe lépésével hatályukat vesztik. (6) A Főiskola rektora a leltározási és leltárkészítési tevékenységet a belső ellenőrrel ellenőriztetheti. (7) Jelen szabályzatot a Szenátus az I/2-2/15/2008. (február 5.) sz. határozatával, 2008. január 1-jei, visszamenőleges hatállyal jóváhagyta. A szabályzatban foglaltakat először a 2007. december 31-i fordulónapra összeállított költségvetési beszámolóra kell alkalmazni. (8) Jelen szabályzatot a Szenátus 2008. december 17-i hatállyal, az I/2-2/156/2008. (december 16.) sz. határozatával módosította. (9) Jelen szabályzatot a Nyíregyházi Főiskola Szenátusa az RH/48-109/2009. (december 21.) számú határozatával, 2010. január 1-jei hatállyal módosította. Jogszabályi változások a Szenátus 2008. december 16-i határozata alapján átvezetésre kerültek a gazdasági és műszaki főigazgató hatáskörében. (10) Jelen szabályzatot a Nyíregyházi Főiskola Szenátusa az RH/41-202/2013. (december 17.) számú határozatával, 2013. december 19-i hatállyal módosította. Nyíregyháza, 2013. december 17. Prof. Dr. Jánosi Zoltán rektor 14
Mellékletek Jogszabálygyűjtemény..1.sz.melléklet Leltározási körzetek..2.sz.melléklet Eszközök és források leltározási módja és gyakorisága...3.sz.melléklet 15
1. sz. melléklet Jogszabálygyűjtemény - számvitelről szóló 2000. évi C. tv.; - az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. tv.; - a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. tv.; - a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. tv.; - az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000.(XII. 24.) Korm. rendelet; 16
2. sz. melléklet A Nyíregyházi Főiskola leltározási körzetei a 2013. december 31-i fordulónapra I. Intézetek és intézeti tanszékek Szám Leltározási körzet 214. Alkalmazott Pedagógia és Pszichológia Intézet 170. Gazdálkodástudományi Intézet 217. Gazdálkodástudományi Intézet kezelésében lévő termek 220. Környezettudományi Intézet 113. Biológia Intézeti Tanszék 105. Kémia Intézeti Tanszék 150. Környezettan Intézeti Tanszék 109. Matematika és Informatika Intézet 219. Műszaki és Agrártudományi Intézet 179., 183. Agrártudományi és Környezetgazdálkodási Intézeti Tanszék 175. Jármű- és Mezőgazdasági Géptani Intézeti Tanszék 196. Közlekedéstudományi és Infotechnológiai Intézeti Tanszék 171., 103 Műszaki Alapozó, Fizika és Gépgyártástechnológiai Intézeti Tanszék 107. Nyelv- és Irodalomtudományi Intézet 146. Angol Nyelv és Kultúra Intézeti Tanszék 144. Ügyviteli Intézeti Tanszék 118. Tanítóképző Intézet 215. Társadalom- és Kultúratudományi Intézet 139. Társadalomtudományi Intézeti Tanszék, Kultúratudományi Intézeti Tanszék 155. Nemzetközi Tanulmányok Intézeti Tanszék 116. Testnevelés és Sporttudományi Intézet 117. Történettudományi és Filozófia Intézet 104. Turizmus és Földrajztudományi Intézet 115. Vizuális Kultúra Intézet 102. Zenei Intézet 17
II. Intézeten kívüli egységek Szám Leltározási körzet 140. Informatikai Szolgáltató Központ 213. Kelet- és Közép-európai Kutató Központ 188. Minőségirányítási, Monitoring- és Kontrolliroda 203. AMSZKI (Agrár és Molekuláris Kutató- és Szolgáltató Intézet) 210. Alumni, Karrier- és PR-iroda 127., 132 Központi Könyvtár és Szakirodalmi Információs Központ és Kiadó 173. Tangazdaság 156. Tuzson János Botanikus Kert 125. HSZK Tanulmányi és Felvételi Csoport 207. HSZK Esélyegyenlőségi Csoport 151. HSZK Nemzetközi Kapcsolatok Csoport 157. Képzési és Továbbképzési Intézet 119. Szaknyelvi és Idegen Nyelvi Kommunikációs Központ, Nyelvvizsgáztató Központ 126. Rektori Hivatal 209. Bessenyei Hotel 122. Campus Kollégium 124. Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság 218. GMF Titkárság 216. Bessenyei György Tanárképző Központ 120. Nyíregyházi Főiskola Eötvös József Gyakorló Általános Iskola és Gimnázium (1.sz.) 121. Nyíregyházi Főiskola Apáczai Csere János Gyakorló Általános Iskolája és AMI III. Egyéb leltározási körzetek 128. Központi Gondnokság 131. Hallgatói Önkormányzati Testület 133. Garázs 134. Polgárvédelem 138. AV Szolgáltató Egység 142. Szakszervezet 165. Campus-Land Nonprofit Kft. 177. Üdülők 200. START Konyha 208. Virtuális Campus 211. Épületek, Építmények 18
3.sz. melléklet ESZKÖZÖK ÉS FORRÁSOK LELTÁROZÁSI MÓDJA ÉS GYAKORISÁGA ESZKÖZÖK I. BEFEKTETETT ESZKÖZÖK Sorszáma Megnevezés Leltározás módja Leltározás gyakorisága 1 Immateriális javak Analitikus nyilvántartással egyeztetés 2 Tárgyi eszközök 2.1. Ingatlanok 2.1.1. Földterületek Egyeztetés 2.1.2. Telkek Egyeztetés tulajdoni lappal 2.1.3. Épületek Mennyiségi felvétel 2.1.4. Építmények Mennyiségi felvétel 2.2. Gépek, berendezések, felszerelések Mennyiségi felvétel 2.3. Járművek Mennyiségi felvétel 2.4. Beruházások Egyeztetés 2.5. Beruházási előleg Egyeztetés 3. Befektetett pénzügyi eszközök Egyeztetés 4. Bérbe adott, kölcsönadott, javításra átadott eszközök 5. Üzemeltetésre, kezelésre átadott, idegen helyen tárolt eszközök 6. Teljesen nulláig leírt eszközök és a kis értékű immateriális javak Egyeztetés elismervény, szállítólevél alapján Egyeztetés elismerv., jegyzőkönyv,szállítólev.alapján Mennyiségi felvétel, illetve egyeztetés mérleg forulónappal 19
II. FORGÓESZKÖZÖK Sorszáma Megnevezés Leltározás módja Leltározás gyakorisága 1. Készletek 1.1. Raktári készletek Mennyiségi felvétel 1.2. Használatban lévő kis értékű tárgyi eszközök 2. Követelések 2.1. Követelések áruszállításból, szolgáltatásnyújtásból (vevők) Mennyiségi felvétel Elismert követelés egyeztetése egyenlegközlő levél alapján 2.2. Egyéb követelések Egyeztetés az analitikus nyilvántartásokkal 3. Pénzeszközök Pénztár tényleges megszámlálása, Kincstári és egyéb bankszámlák kivonattal történő egyeztetése 4. Aktív pénzügyi elszámolások (függő, átfutó, kiegyenlítő kiadások) Analitikus nyilvántartással történő egyeztetés FORRÁSOK III. KÖTELEZETTSÉGEK Sorszáma Megnevezés Leltározás módja Leltározás gyakorisága 1. Rövid lejáratú kötelezettségek Egyeztetés az analitikával, szállítók adataival 2. Hosszú lejáratú kötelezettségek, Egyeztetés támogatáshoz kapcsolódó visszafizetési nyilvántartásokkal, kötelezettségek szerződésekkel 3. Passzív pénzügyi elszámolások (függő, átfutó, kiegyenlítő bevételek) Egyeztetés az analitikus nyilvántartásokkal A mérlegben kimutatott eszközöket (I. és II.) mennyiségben és értékben, a forrásokat (III.) értékben kell leltározni. 20