Data System Control Kft. DSC v1.52 távkönyvelő és iktató rendszer felhasználói kézikönyv 1 / 80
Tartalomjegyzék Üdvözöljük... 4 A rendszer indítása... 5 Rendszerkövetelmények... 6 A DSC rendszer moduljai... 7 Adminisztrációs modul... 7 Bejelentkezés az admin modulba... 9 Könyvelők kezelése... 11 Könyvelők listázása... 12 Jogosultságkezelés... 13 Hozzáad... 14 Deaktivál... 16 Aktivál... 16 Jelszómódosítás... 17 Ügyfelek kezelése... 17 Ügyfelek listázása... 18 Jogosultságkezelés... 19 Hozzáad... 20 Deaktivál... 22 Aktivál... 23 Jelszómódosítás... 23 DSC infó... 24 Licensz... 27 Főoldal... 28 Beállítások... 29 Közérdekű adatok... 30 Ellenőrzés... 31 Kilépés... 32 Könyvelő modul... 32 Bejelentkezés a könyvelő modulba... 33 Bizonylat keresés... 35 Kontírozás... 41 Dokumentum feltöltés... 44 PDF export... 45 Üzenetközpont... 47 Ügyfélválasztás... 48 Ügyféladatok... 49 Főoldal... 50 Beállítások... 50 Közérdekű adatok... 51 Ellenőrzés... 51 Kilépés... 52 Ügyfél modul... 52 Bejelentkezés az ügyfél modulba... 53 Bizonylatfeltöltés... 55 "e" bizonylatok feltöltése... 56 Hagyományos bizonylatok feltöltése... 57 Feltölthető dokumentum kategóriák... 60 Bizonylatkeresés... 61 PDF export... 63 2 / 80
Üzenetközpont... 64 Főoldal... 66 Beállítások... 67 Közérdekű adatok... 68 Ellenőrzés... 68 Kilépés... 69 Licensz információk... 70 ÁSZF... 74 Adatvédelmi nyilatkozat... 77 Megrendelés, kapcsolat... 80 3 / 80
Üdvözöljük A DSC v1.52 távkönyvelő és iktató rendszer felhasználói kézikönyve Köszönjük, hogy digitális iratkezeléséhez és bizonylatainak kontírozásához a DSC távkönyvelő és iktató ügyviteli rendszert választotta! Rendszerünk használatával Ön gyorsan, egyszerűen és hatékonyan dolgozhatja fel és tárolhatja papír alapú illetve elektronikus dokumentumait, bizonylatait is a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően! Az alábbi fejezetekben található információk segítségével Ön rövid idő alatt elsajátíthatja az alkalmazás használatához szükséges tudást segítséget kaphat annak használatához. Eredményes munkájához sok sikert kívánunk! Data System Control Kft. 2012. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! 4 / 80
A rendszer indítása Az alkalmazás elindítása A DSC v1.52 rendszerbe való belépéshez indítsa el böngészőjét és navigáljon a www.datasystem.hu oldalra. Itt kattintson a "belépés a DSC rendszerbe" nyomógombra. A következő oldalon ( https://tavkonyv.datasystem.hu ) adja meg Felhasználónevét, Jelszavát valamint PIN-kódját, majd kattintson a "Belép" gombra. A rendszer a betöltődést követően azonnal használatra kész. Az Önhöz rendelt rendszermodul használatára vonatkozó információkért, kérjük olvassa el a DSC rendszer moduljai című fejezetünk megfelelő részét. Tovább a DSC rendszer moduljai fejezethez. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! 5 / 80
Rendszerkövetelmények A rendszer követelményei a következők, melyek valamennyi modulra érvényesek: Infrastrukturális követelmény: Szélessávú internet kapcsolat megléte. Hardveres követelmény: Minimum Pentium IV., vagy újabb tip. számítógép, 1GB. ram. Szoftveres követelmény: Windows XP/Vista/7/8 verzió, (vagy egyéb pl. Linux) operációs rendszer, amelyen az alábbi, rendszerünk által támogatott böngészők közül valamelyikkel rendelkezik: Opera 12.00, Google Chrome 23., Firefox 15. PDF olvasó bármilyen verzió. Minimum képernyőfelbontás: 1024x768, Ajánlott képernyőfelbontás: 1366x768, vagy ettől magasabb. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! 6 / 80
A DSC rendszer moduljai A DSC v1.52 távkönyvelő és iktató rendszer 3 modulból áll: Adminisztrációs modul - A könyvelő cég adminisztrációs modulja, mellyel saját ügyfeleit tudja adminisztrálni, jogosultságokat, licenszet tud kezelni. Ezen keresztül tarthatja a kapcsolatot a Data System Control Kft. technikai, pénzügyi csoportjával. Könyvelő modul - A könyvelő cég munkafelület modulja (ebből licensz függvényében több is kialakítható). Ezen a felületen tudja elérni a tárolt/feltöltött dokumentumokat/bizonylatokat, iktatni, feldolgozni, kontírozni, exportálni, archiválni, tartani a kapcsolatot a könyvelt ügyféllel. A könyvelt ügyfél számára különböző adatokat, eredményeket, kimutatásokat, dokumentumokat, stb. tud feltölteni. A "könyvelő" felhasználói jogosultságokat, az "admin" modul segítségével tudja megadni! Ügyfél modul - A könyvelt cég(ek) / vállalkozás(ok) munkafelület modulja (ebből licensz függvényében több is kialakítható). Ezen felületen tudja a könyvelt ügyfél feltölteni, visszakeresni, exportálni, saját dokumentumait, bizonylatait, illetve elérni a könyvelő által feltöltött eredményeket, kimutatásokat. Az "ügyfél" felhasználói jogosultságokat, az "admin" modul segítségével tudja megadni! Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Adminisztrációs modul Adminisztrációs modul A könyvelő cég adminisztrációs modulja, mellyel saját ügyfeleit tudja adminisztrálni, jogosultságokat, licenszet tud kezelni. Ezen keresztül tarthatja a kapcsolatot a Data System Control Kft. technikai, pénzügyi csoportjával. Az admin modul főfunkció gombjai: Könyvelők kezelése Ügyfelek kezelése DSC infó Licensz Főoldal Beállítások Közérdekű adatok Ellenőrzés Kilépés 7 / 80
Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! 8 / 80
Bejelentkezés az admin modulba Bejelentkezés a DSC rendszerbe Adja meg Felhasználónevét, Jelszavát és PIN kódját (megrendelés után, a Data System Control Kft. küldi el Önnek) Az első bejelentkezéskor meg kell változtatnia belépési jelszavát (minimum 6 karakter) és fogadja el a felhasználási feltételeket, majd kattintson a "mehet" gombra! Sikeres bejelentkezéskor az alábbi ellenőrző képernyőt láthatja a rendszer töltése közben: 9 / 80
Sikeres bejelentkezés után az alábbi adminisztrációs felületet látja: Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! 10 / 80
Könyvelők kezelése A Könyvelők kezelése menüpontban a könyvelő modul felhasználóit (könyvelőket) kezelheti. Elérhető funkciók: Könyvelők listázása Jogosultságkezelés Hozzáad Deaktivál Aktivál Jelszómódosítás Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! 11 / 80
Könyvelők listázása A Könyvelők kezelése / könyvelők listázása funkcióban lehetősége van a meglévő könyvelő felhasználók listáját és adatait lekérni. A Szerkeszt gomb segítségével lehetősége nyílik a könyvelő felhasználó adatait és jelszavát, illetve státuszát megváltoztatni a PIN kód kivételével. 12 / 80
Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Jogosultságkezelés A Könyvelők kezelése / jogosultságkezelés funkcióban lehetősége van egy meglévő ügyfél felhasználót hozzárendelni a kiválasztott könyvelő felhasználó(k)hoz. Egy ügyfél felhasználót több könyvelő felhasználó is könyvelhet, de csak a hozzárendelt könyvelő felhasználók van hozzá jogosultsága. Első lépésként válassza ki, hogy melyik könyvelt ügyfél felhasználót kívánja hozzárendelni könyvelő felhasználóhoz, majd kattintson a kiválaszt gombra. Második lépésként válassza ki, hogy melyik könyvelő felhasználót kívánja hozzá rendelni a kiválasztott ügyfélhez, majd kattintson a beállít gombra. 13 / 80
Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Hozzáad A Könyvelők kezelése / hozzáad funkcióban lehetősége van új könyvelő modul felhasználót (könyvelőt) hozzáadni a rendszerhez. Adja meg az új könyvelő felhasználó leendő felhasználónevét, a hozzá tartozó jelszót, vezetéknevét keresztnevét. Ezt követően kattintson a hozzáad gombra. A következő lépésben a rendszer nyugtázza a felhasználó hozzáadását, majd legenerálja a hozzá tartozó PIN kódot. Kérjük, hogy az Ön által megadott felhasználónévhez és jelszóhoz jegyezze meg a rendszer által generált PIN kódot! Figyelem! Az új felhasználó azonnal aktív állapotba kerül, de nem tud addig könyvelni, amíg nem rendel hozzá legalább 1 db. ügyfelet!. 14 / 80
Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! 15 / 80
Deaktivál A Könyvelők kezelése / deaktivál funkcióban lehetősége van a meglévő könyvelő felhasználót deaktiválni. Ez a művelet nem jelenti a felhasználó rendszerből való törlését, ellenben felfüggeszti a rendszerhez való hozzáférését. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Aktivál A Ügyfelek kezelése / aktivál funkcióban lehetősége van a deaktivált ügyfél felhasználót reaktiválni. Megjegyzés: az új felhasználó alapértelmezetten aktív státuszban van, nincs szükség külön az aktiválására! Ez a funkció kizárólag az előzőleg deaktivált felhasználó újbóli aktiválására szolgál. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! 16 / 80
Jelszómódosítás A Könyvelők kezelése / jelszómódosítás funkcióban lehetősége van a meglévő könyvelő felhasználó jelszavának módosítására. Az eredeti jelszót biztonsági okokból nem tudja a rendszertől lekérni, új jelszót viszont itt tud a könyvelő felhasználónak adni. Adja meg az új jelszót, majd kattintson a jelszómódosítás gombra. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Ügyfelek kezelése Az Ügyfelek kezelése menüpontban az ügyfél modul felhasználóit (könyvelt ügyfelek) kezelheti. Elérhető funkciók: Ügyfelek listázása Jogosultságkezelés Hozzáad Deaktivál Aktivál Jelszómódosítás 17 / 80
Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Ügyfelek listázása A Ügyfelek kezelése / ügyfelek listázása funkcióban lehetősége van a meglévő ügyfél felhasználók listáját és adatait lekérni. A Szerkeszt gomb segítségével lehetősége nyílik az ügyfél felhasználó adatait és jelszavát, illetve státuszát megváltoztatni a PIN kód kivételével. 18 / 80
Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Jogosultságkezelés A Ügyfelek kezelése / jogosultságkezelés funkcióban lehetősége van egy meglévő ügyfél felhasználót hozzárendelni a kiválasztott könyvelő felhasználó(k)hoz. Egy ügyfél felhasználót több könyvelő felhasználó is könyvelhet, de csak a hozzárendelt könyvelő felhasználók van hozzá jogosultsága. Első lépésként válassza ki, hogy melyik könyvelt ügyfél felhasználót kívánja hozzárendelni könyvelő felhasználóhoz, majd kattintson a kiválaszt gombra. Második lépésként válassza ki, hogy melyik könyvelő felhasználót kívánja hozzá rendelni a kiválasztott ügyfélhez, majd kattintson a beállít gombra. 19 / 80
Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Hozzáad A Ügyfelek kezelése / hozzáad funkcióban lehetősége van új ügyfél modul felhasználót (könyvelendő ügyfél) hozzáadni a rendszerhez. Adja meg az új ügyfél felhasználó leendő felhasználónevét, a hozzá tartozó jelszót, vezetéknevét keresztnevét. Az új ügyfél adószámát kérjük pontosan adja meg, mert a későbbiekben már nem áll módjában megváltoztatni! 20 / 80
Ezt követően kattintson a hozzáad gombra. A következő lépésben a rendszer nyugtázza a felhasználó hozzáadását, majd legenerálja a hozzá tartozó PIN kódot. Kérjük, hogy az Ön által megadott felhasználónévhez és jelszóhoz jegyezze meg a rendszer által generált PIN kódot!. Figyelem! Az új felhasználó azonnal aktív állapotba kerül, de nem lehet könyvelni, amíg nem rendel hozzá legalább 1 db. könyvelőt! 21 / 80
Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Deaktivál A Ügyfelek kezelése / deaktivál funkcióban lehetősége van a meglévő ügyfél felhasználót deaktiválni. Ez a művelet nem jelenti a felhasználó rendszerből való törlését, ellenben felfüggeszti a rendszerhez való hozzáférését. A deaktivált ügyfél előzőleg feltöltött dokumentumait a hozzá rendelt könyvelő továbbra is elérheti! Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! 22 / 80
Aktivál A Ügyfelek kezelése / aktivál funkcióban lehetősége van a deaktivált ügyfél felhasználót reaktiválni. Megjegyzés: az új felhasználó alapértelmezetten aktív státuszban van, nincs szükség külön az aktiválására. Ez a funkció kizárólag az előzőleg deaktivált felhasználó újbóli aktiválására szolgál. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Jelszómódosítás A Ügyfelek kezelése / jelszómódosítás funkcióban lehetősége van a meglévő ügyfél felhasználó jelszavának módosítására. Az eredeti jelszót adatvédelmi és biztonsági okokból nem tudja a rendszertől lekérni, új jelszót viszont itt tud az ügyfél felhasználónak adni. Adja meg az új jelszót, majd kattintson a jelszómódosítás gombra. 23 / 80
Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! DSC infó DSC infó: Az admin felhasználó számára lehetővé teszi a kommunikációt a Data System Control Kft. technikai adminisztrációs munkatársaival. Ezen a felületen küldhet üzenetet a rendszernek, továbbá a Licenszmódosítás menüben a licensz állapotát tudja lekérni, illetve licensz módosítási igényeit tudja jelezni munkatársaink számára. 24 / 80
Az új üzenet gombra kattintva küldhet új témát/üzenetet, a meglévő üzenetben a válasz funkcióval tud választ adni. 25 / 80
A Licensz menüben láthatja végfelhasználói licenszének státuszát a felhasznált tételszámokat, könyvelő számokat, könyvelt ügyfél számokat. Figyelem! A fel nem használt bizonylati tételek nem vihetőek át a következő hónapra! 26 / 80
Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Licensz A Licensz menüben láthatja végfelhasználói licenszének státuszát, a felhasznált tételszámokat, könyvelő számokat, könyvelt ügyfél számokat. Figyelem! A tárgyhóban fel nem használt bizonylati tételek nem vihetőek át a következő hónapra! 27 / 80
A Licensz módosítás beállítási lehetőségei: Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Főoldal A Főoldal nyomógomb segítségével a rendszer főoldalára navigál. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! 28 / 80
Beállítások A Beállítások menüben lehetősége van megváltoztatni adminisztrátori jelszavát, illetve a rendszer stílusát tudja beállítani. A beállítások menü / jelszóváltoztatás funkcióban lehetősége van megváltoztatni adminisztrátori jelszavát. A beállítások menü / stílusváltás funkcióban lehetősége van megváltoztatni a rendszer kinézetét / stílusát. 29 / 80
Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Közérdekű adatok A közérdekű adatok funkcióban lehetősége van egyidejűleg az összes(!!!), felhasználójának közérdekű információkat megosztani, bármilyen fájlformátumban és letölthetővé tenni. Pl. adójogszabály változás. Válassza ki a feltölteni kívánt állományt a tallóz gomb segítségével, majd adjon hozzá személyes szöveges megjegyzést, a feltöltéshez kattintson a mehet gombra! 30 / 80
A nem aktuális közérdekű dokumentumo(ka)t a töröl gomb segítségével törölheti a rendszerből. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Ellenőrzés Az Ellenőrzés gomb segítségével a rendszerben található, a rendszer által digitálisan aláírt dokumentumok hitelességét tudja ellenőrizni. Tallózza ki az ellenőrizni kívánt fájlt, majd tallózza ki a hozzá tartozó aláírást. A következő lépésben az ellenőrzés gombbal megtörténik a hitelesség lekérdezése. Ezen funkció valamennyi felhasználó számára elérhető. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! 31 / 80
Kilépés A Kilépés gomb segítségével kiléphet a DSC rendszerből. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Könyvelő modul Könyvelő modul Ez a modul a könyvelő cég munkafelület modulja (ebből licensz függvényében több is kialakítható). Ezen a felületen tudja elérni a tárolt/feltöltött dokumentumokat/bizonylatokat, iktatni, feldolgozni, kontírozni, exportálni, archiválni, tartani a kapcsolatot a könyvelt ügyféllel. A könyvelt ügyfél számára különböző adatokat, eredményeket, kimutatásokat, dokumentumokat, stb. tud feltölteni. A "könyvelő" felhasználói jogosultságokat (pl. azt, hogy melyik könyvelt cég anyagaihoz férhet hozzá), az "admin" modul segítségével tudja megadni! A könyvelő modul fő funkciói: Bizonylat keresés Dokumentum feltöltés PDF export Üzenetközpont Ügyfélválasztás Főoldal Beállítások Közérdekű adatok 32 / 80
Ellenőrzés Kilépés Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Bejelentkezés a könyvelő modulba Könyvelő ügyfél bejelentkezése a DSC rendszerbe Adja meg Felhasználónevét, Jelszavát és PIN kódját (az admin felhasználó hozza létre)! 33 / 80
Az első bejelentkezéskor meg kell változtatnia belépési jelszavát (minimum 6 karakter) és fogadja el a felhasználási feltételeket, majd kattintson a "mehet" gombra! Sikeres bejelentkezéskor az alábbi ellenőrző képernyőt láthatja a rendszer töltése közben: Sikeres bejelentkezés után az alábbi munkafelületet látja: 34 / 80
Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Bizonylat keresés A könyvelő modul / Bizonylat keresés funkcióban a tárolt dokumentumok között kereshet, és az alábbi szűrési lehetőségeket adhatja meg: Dátum Típus / altípus alapján Státusz Kontírszám Kontír megjegyzés Könyvelési iktatási szám Vízjel alapján Sorba rendezheti az alábbiak szerint: Feltöltés dátuma Főkategória Alkategória Státusz Könyvelési iktatási szám Vízjel Oldalanként hány darab megjelenített találatot mutasson: 5-10 - 20-50 - 100-1000 - 10000 darabot 35 / 80
36 / 80
37 / 80
38 / 80
39 / 80
A keresés eredményeképpen megjelennek a találatok a képernyő bal oldalán. A kisebb képre az egérrel ráállva a bal oldalon nagyítva mutatja a dokumentumot. A kisebb dokumentumképre rákattintva külön ablakban, vagy lapon betölti a kontírozás funkciót. 40 / 80
A "következő" gomb a soron következő x db. találatot jeleníti meg, az "utolsó" nyomógomb az utolsó x db. találatot jeleníti meg. A Letöltés oszlopban lehetősége van letölteni a tárolt dokumentumot és a hozzá tartozó digitális aláírást is. Megjegyzés: Több dokumentum letöltésére ajánlott a PDF export használata! Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Kontírozás A Kontírozás funkcióban lehetősége van az adott dokumentumon különböző műveleteket végezni! A kontírozó funkcióban elérhető műveletek: Kategóriaváltás: Amennyiben az aktuális dokumentum nem a megfelelő kategóriában van, lehetősége van áthelyezni a megfelelő fő- és alkategóriába. A Beállít gombbal fogadja el a váltást. balraforgat: Az adott dokumentum képét 90 fokkal balra forgatja jobbraforgat: Az adott dokumentum képét 90 fokkal jobbra forgatja előző/következő: Lapoz a dokumentumok között előre és hátra. (megjegyzés: az előzőleg megadott keresési eredmények és szűrések szerinti sorrendjében ugrik az 41 / 80
előző, vagy következő dokumentumra.) Könyvelési iktatási szám: Lehetősége van saját könyvelési azonosítót hozzárendelni az adott dokumentumhoz (nem kötelező) Dokumentum visszaküldése: Amennyiben úgy ítéli meg (pl. duplikált, vagy nem értelmezhető dok.), lehetősége van a könyvelt ügyfelének "visszaküldeni" az aktuális dokumentumot. Könyvelői megjegyzést is fűzhet a visszaküldéshez. A könyvelt ügyfele megerősítendő dokumentumként kapja vissza, amelyet úgy tud törölni, hogy nem jelöli ki a szóban forgó dokumentumot és a "megerősít" gombra kattint. Ha kijelöli és úgy kattint a megerősít gombra, akkor a könyvelő visszakapja könyvelésre újból a dokumentumot. - xxx% +: Százalékos nagyítás, vagy kicsinyítés Kontíroz: Az aktuális dokumentum kontírozási értékeinek hozzárendelése az aktuális dokumentumhoz. (lásd lent) Vízjel: A dokumentum vízjelének mutatása, vagy elrejtése. Üres mezők elrejtése: Elrejti az üres kontírmezőket. Üres mezők mutatása: Megmutatja az üres kontírmezőket. A Kontírozási folyamathoz válassza ki a kívánt dokumentumo(ka)t, majd kattintson a "kontíroz" gombra. Jobb oldalon beállíthatja a dokumentum Státuszát 42 / 80
(kontírozás esetén alapértelmezetten a könyvelt státuszt kínálja fel a rendszer), majd írja be a kontírmezőkbe a kívánt értékeket (megjegyzés: 10x10-es blokk áll a rendelkezésére). A kontírértékek blokkjaihoz megjegyzést is hozzáfűzhet. A következő lépésben válassza ki a "mentés" gombot, vagy ha további dokumentumokat kíván - az előzőleg kiadott keresési lista alapján rendezett - kontírozni válassza a "mentés és következő kontírozása" gombot. A "mégse" gombbal, vagy az ablak bezárásával kilép a kontírozásból. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! 43 / 80
Dokumentum feltöltés A Dokumentum feltöltés menüpontban lehetőség van az aktuálisan könyvelt ügyfél részére a könyvelő által dokumentumokat feltölteni. A feltölthető dokumentum bármilyen fájlformátumú lehet (pl. képfájl, PDF, Word, Excel) és több kategóriába lehet sorolni. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! 44 / 80
PDF export A PDF export funkcióban lehetősége van a kiválasztott hónapban lévő különböző kategóriájú dokumentumok PDF fájlba való exportálására és letöltésére. Az exportálandó fájlokat jelölje ki (minden dokumentum esetében használja a "mindet kijelöli" funkciót) és kattintson a "PDF exportra". Amennyiben a könyvelt dokumentumokhoz tartozó kontírozást is kívánja exportálni, válassza ki a "kontírszámokkal együtt" kapcsolót is. Megjegyzés: a kisebb méretű képre ráállva az egérrel, nagyítja a nézetet, hogy megtekinthesse a dokumentumot. Az egérgörgető funkciók is működnek. Ezt követően a rendszer elkészíti a PDF fájlt és letöltheti, csakúgy mint a hozzá tartozó elektronikus aláírást is. 45 / 80
Elkészült PDF exportfájl első oldala, amely tartalmazza az időbélyeg-, digitális aláírás ujjlenyomatát. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! 46 / 80
Üzenetközpont Üzenetközpont A könyvelő felhasználó számára lehetővé teszi a szöveges kommunikációt a könyvelt ügyféllel. A "nemail" rendszerünk az elavult e-mail rendszereknél hatékonyabban és biztonságosabban valósítja meg az interakciót a könyvelő és az ügyfelei között. Ezen a felületen küldhet üzenetet a hozzá rendelt ügyfélnek. A rendszer mindkét fél számára jelzi, ha új üzenete érkezett, vagy olvasatlan üzenete van. 47 / 80
Különböző új üzenet témákat lehet nyitni és azon belül megtárgyalni azt. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Ügyfélválasztás Az Ügyfélválasztás funkcióban válassza ki a könyvelendő ügyfelet. Megjegyzés: csak az adott könyvelőhöz rendelt ügyfelek közül lehet választani. Az admin (főkönyvelő) rendelheti hozzá. 48 / 80
Az ügyfélválasztás után a "Könyvelt ügyfél"-nél megjelenik a kiválasztott ügyfél. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Ügyféladatok Az Ügyféladatok menüben lehetősége van lekérni az aktuálisan könyvelt ügyfél adatait, amelyet az admin felhasználó adott meg. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! 49 / 80
Főoldal A Főoldal nyomógomb segítségével a rendszer főoldalára navigál. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Beállítások A Beállítások menüben lehetősége van megváltoztatni könyvelő felhasználói jelszavát, illetve a rendszer stílusát tudja beállítani. 50 / 80
A beállítások menü / stílusváltás funkcióban lehetősége van megváltoztatni a rendszer kinézetét / stílusát. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Közérdekű adatok A közérdekű adatok funkcióban lehetősége van az admin felhasználó által feltöltött közérdekű információkat elolvasni, letölteni. Pl. adójogszabály változások. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Ellenőrzés Az Ellenőrzés gomb segítségével a rendszerben található, a rendszer által digitálisan aláírt dokumentumok hitelességét tudja ellenőrizni. Tallózza ki az ellenőrizni kívánt fájlt, majd tallózza ki a hozzá tartozó aláírást. A következő lépésben az ellenőrzés gombbal megtörténik a hitelesség lekérdezése. Ezen funkció valamennyi felhasználó számára elérhető. 51 / 80
Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Kilépés A Kilépés gomb segítségével kiléphet a DSC rendszerből. 0 Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Ügyfél modul Ügyfél modul Ez a modul a könyvelt cég(ek) / vállalkozás(ok) munkafelület modulja (ebből licensz függvényében több is kialakítható). Ezen felületen tudja a könyvelt ügyfél feltölteni, visszakeresni, exportálni, saját dokumentumait, bizonylatait, illetve elérni a könyvelő által feltöltött eredményeket, kimutatásokat. Az "ügyfél" felhasználói jogosultságokat, az "admin" modul segítségével tudja megadni! Az ügyfél modul fő funkciói: Bizonylatfeltöltés Bizonylatkeresés PDF export Üzenetközpont Főoldal Beállítások Közérdekű adatok Ellenőrzés 52 / 80
Kilépés Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Bejelentkezés az ügyfél modulba Könyvelt ügyfél bejelentkezése a DSC rendszerbe: Adja meg Felhasználónevét, Jelszavát és PIN kódját (az admin felhasználó hozza létre) Az első bejelentkezéskor meg kell változtatnia belépési jelszavát (minimum 6 karakter) és fogadja el a felhasználási feltételeket, majd kattintson a "mehet" 53 / 80
gombra! Sikeres bejelentkezéskor az alábbi ellenőrző képernyőt láthatja a rendszer töltése közben: Sikeres bejelentkezés után az alábbi munkafelületet látja: 54 / 80
Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Bizonylatfeltöltés A Bizonylatfeltöltés funkcióban a könyvelt ügyfélnek lehetősége van dokumentumokat feltölteni a könyvelés részére. A feltölthető dokumentumok formátumai lehetnek kép (pl. bmp, jpeg, tif), vagy képet tartalmazó PDF fájlok. Formailag két tipusú bizonylatot különböztetünk meg a feltöltés során. "e"-bizonylatok Az "e" bizonylatok alatt az olyan elektronikus formában kiadott dokumentumokat értjük, amelyek digitálisan készülnek és digitálisan lettek átadva, tehát rendelkeznek elektronikus aláírással. Ilyen bizonylat pl. az e-számla. hagyományos bizonylatok A hagyományos bizonylatok alatt az ügyfél bármilyen papír alapú, vagy számviteli rendszerből exportált digitális kép alapú, szkennelt dokumentumokat értjük! (pl. egy papír alapú bejövő számla szkennelt másolata, vagy számlázó programban készült, de ki nem nyomtatott másodpéldány elektronikus exportja, képfájlban. Ez papír-, festék-, energia és időtakarékos megoldás!) 55 / 80
Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! "e" bizonylatok feltöltése Az "e" bizonylatok alatt az olyan elektronikus formában kiadott dokumentumokat értjük, amelyek digitálisan készülnek és digitálisan lettek átadva, tehát rendelkeznek elektronikus aláírással. Ilyen bizonylat pl. az e-számla Az "e" bizonylat feltöltéséhez válassza ki az "Elektronikus bizonylat feltöltéséhez kattintson ide!" c. feliratot. Lehetősége van a fogadott "e"-bizonylat szkennelt, vagy képbe exportált verzióját feltölteni, az eredeti elektronikus bizonylatot mellékelni, illetve a hozzá tartozó 56 / 80
elektronikus aláírást is (ezzel együtt hiteles a könyvelt ügyfél "e"-bizonylata). A feltöltéshez kattintson a Feltöltés gombra. Megjegyzés: egyszerre 1 db. bizonylatot tud ebben a formában feltölteni! Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Hagyományos bizonylatok feltöltése A hagyományos bizonylatok alatt az ügyfél bármilyen papír alapú, vagy számviteli rendszerből exportált digitális kép alapú, szkennelt dokumentumokat értjük, pl. egy papír alapú bejövő számla szkennelt másolata, vagy számlázó programban készült, de ki nem nyomtatott másodpéldány elektronikus exportja, képfájlban. (papír és időtakarékos megoldás!!!) Kövesse végig 4 lépésben a könyvelt ügyfél dokumentum feltöltésének folyamatát: 57 / 80
1. lépés: Válassza ki a dokumentum főtípusát (pl. könyvelési számviteli bizonylatok), majd azt követően válassza ki az altípusát (pl. kimenő számla), majd kattintson a fájl hozzáadása gombra. 2. lépés: A saját gépéről (esetleg helyi hálózatáról) válassza ki a feltölteni kívánt fájlokat, ha ez megtörtént kattintson a feltöltés gombra. Egyszerre maximum 300 db. fájlt tölthet fel (kivéve az Explorer böngésző, ahol egyszerre csak 1 db-ot). (Megjegyzés: több fájlt úgy is ki tud jelölni, hogy: nyomva tartja a shift, vagy a ctrl gombot és úgy kattint, vagy a teljes mappatartalom kijelöléséhez nyomjon "ctrl+a" billentyűkombinációt, vagy jobb egérgombbal kattintson egy fájlikon mellé és válassza a mindet kijelöl funkciót) 3. lépés: A következő lépésben a rendszer feldolgozza a feltöltött dokumentumokat, előkészíti a könyvelt ügyfél jóváhagyásához / hitelesítéséhez. 4. lépés: Meg kell erősíteni a feltöltött dokumentumokat, amellyel egyben a könyvelt ügyfél hitelesíti azokat. A rendszer tájékoztatást ad a megerősítésre váró dokumentumok számáról, azokról előképet biztosít (egérrel rá állva nagyítja a képet). A kijelölt dokumentumok a megerősítés után kerülnek a könyveléshez. Alapértelmezetten minden aktuálisan feltöltött dokumentum ki van jelölve! Megjegyzés: A könyvelés által visszaküldött dokumentum(ok), - pl. duplikált, vagy olvashatatlan másolat - is a megerősítés státuszba kerülnek vissza, mellettük a könyvelő megjegyzéseivel kiegészítve. Amennyiben egyetért a könyvelt ügyfél, úgy a szóban forgó, visszaküldött dokumentumok elől vegye ki a kijelölést és úgy kattintson a megerősít gombra. A nem kijelölt dokumentumok a megerősítés gomb kiválasztása után 58 / 80
véglegesen törlődnek a rendszerből! Nagyított előnézet: Végül a feltöltés eredményének megjelenítése: 59 / 80
Minden feltöltött dokumentum fokozott biztonságú elektronikus aláírást és időbélyeget, valamint egy egyedi azonosítójú, szigorúan sorszámú digitális vízjelet kap. Ezek után elválaszthatatlan részét képezik a dokumentumnak! Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Feltölthető dokumentum kategóriák A dokumentumokat (kivétel ez alól az "e"-bizonylatok) több könyvelési fő- és hozzá tartozó alkategóriába sorolhatjuk a feltöltés előtt. Főkategóriák könyvelési számviteli bizonylatok kimenő számla bejövő számla bankbizonylat Alkategóriák kimenő szállítólevél bejövő szállítólevél kimenő pénztárbizonylat bejövő péntárbizonylat pénztári jelentés pénztárgép zárások bér- és munkaügy jelenléti ív új dolgozó igazolás betegségekről igazolás egyéb távollétekről munkáltatói igazolás gépjámű elszámolások kiküldetési rendelvény útnyilvántartás menetlevél fuvarlevél egyéb dokumentumok tb., nav, ipa., szerződések, hivatalos levél... Kérjük, értelemszerűen válassza ki, hogy melyik kategóriába tartozó dokumentumokat kíván feltölteni. Megjegyzés: szkenneléskor, vagy exportáláskor érdemes kategóriánként "leválogatva" menteni a szkennelendő, majd feltöltendő dokumentumokat! 60 / 80
Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Bizonylatkeresés Az ügyfél modul / Bizonylat keresés funkcióban az alábbi szűrési lehetőségeket adhatja meg: Dátum alapján Típus alapján Vízjel alapján Sorba rendezheti az alábbiak szerint: Feltöltés dátuma Főkategória Alkategória Vízjel Oldalanként hány darab megjelenített találatot mutasson: 5-10 - 20-50 - 100-1000 - 10000 darabot 61 / 80
A keresés eredményeképpen megjelennek a találatok a képernyő bal oldalán. A kisebb képre az egérrel ráállva a bal oldalon nagyítva mutatja a dokumentumot. A kisebb dokumentumképre rákattintva külön ablakban, vagy lapon betölti a teljes méretű dokumentumot. A "következő" gomb a soron következő x db. találatot jeleníti meg, az "utolsó" nyomógomb az utolsó x db. találatot jeleníti meg. A Letöltés oszlopban lehetősége van letölteni a tárolt dokumentumot és a hozzá tartozó digitális aláírást is. Megjegyzés: Több dokumentum letöltésére ajánlott a PDF export használata! Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! 62 / 80
PDF export A PDF export funkcióban lehetősége van a kiválasztott hónapban lévő különböző kategóriájú dokumentumok PDF fájlba való exportálására és letöltésére. Az exportálandó fájlokat jelölje ki (minden dokumentum esetében használja a "mindet kijelöli" funkciót) és kattintson a "PDF exportra". Megjegyzés: a kisebb méretű képre ráállva az egérrel, nagyítja a nézetet, hogy megtekinthesse a dokumentumot. Az egérgörgető funkciók is működnek. Ezt követően a rendszer elkészíti a PDF fájlt és letöltheti, csakúgy mint a hozzá tartozó elektronikus aláírást is. 63 / 80
Data System Control Kft.2012. minden jog fenntartva! Üzenetközpont Üzenetközpont Az ügyfél felhasználó számára lehetővé teszi a szöveges kommunikációt a könyvelőirodával. A "nemail" rendszerünk az elavult e-mail rendszereknél hatékonyabban és biztonságosabban valósítja meg az interakciót a könyvelő és az ügyfelei között. Ezen a felületen küldhet üzenetet a hozzá rendelt könyvelőnek. 64 / 80
A rendszer mindkét fél számára jelzi, ha új üzenete érkezett, vagy olvasatlan üzenete van. Különböző új üzenet témákat tudnak nyitni és azon belül megtárgyalni azt. 65 / 80
Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! Főoldal A Főoldal nyomógomb segítségével a rendszer főoldalára navigál. Data System Control Kft. 2012. minden jog fenntartva! 66 / 80
Beállítások A Beállítások menüben lehetősége van a könyvelt ügyfélnek megváltoztatnia jelszavát, illetve a rendszer stílusát tudja beállítani. A beállítások menü / jelszóváltoztatás funkcióban lehetősége van megváltoztatni jelszavát. A beállítások menü / stílusváltás funkcióban lehetősége van megváltoztatni a rendszer kinézetét / stílusát. 67 / 80