WebResponder SUPPORT tananyag I. AZ ELSŐ LÉPÉSEK 1. A kampány megtervezése Hírlevél küldő rendszert több célból is használhatsz: konkrét értékesítési folyamatot valósíthatsz meg a segítségével, használhatod egyszerű tájékoztatásra (más kampányok támogatása), rendszeres kapcsolattartás barátokkal / ügyfelekkel, adatbázis építése, Koncentrálj mindig az éppen aktuális feladatra, és az alapján tervezd meg a rendszered felépítését. 1.1 A Csoport Bármilyen célt is szolgál a te esetedben a rendszer, egészen biztos, hogy szükséged van legalább egy CSOPORT-ra. Egy csoport arra szolgál, hogy gyűjtse a logikailag összetartozó ügyfeleid / ismerőseid adatait (e-mail, név, stb ). Mikor elkezded használni a rendszerünket, még nincs egyetlen csoport sem létrehozva a fiókodban. Erről tájékoztat bejelentkezés után a Csoport képernyője: 1. ábra - üres csoportlista Első lépések A kampány megtervezése [A Csoport] 1
Az első dolgod tehát egy Csoport létrehozása lesz hiszen mindenképpen kell egy csoport, amihez az e-mail címeket hozzárendeled, illetve amihez beállíthatod a leveleid kiküldését is. A Csoport létrehozása után azt többféle módon is feltöltheted adatokkal ezt legfőképpen az határozza meg, hogy rendelkezel-e már valamilyen ügyfél adatbázissal, vagy sem. Ha még semmid sincs, akkor érdemes úgy tervezned a rendszert, hogy a weboldaladon elhelyezett űrlapon keresztül gyűjtse a feliratkozókat. Ez lehet egyszerű hírlevél-feliratkozás (minimális hatékonyság, dino kövület), vagy valamilyen csere-kereskedelem megvalósítása: próbaregisztrációt, hasznos infókat egy PDF-ben, stb adsz a feliratkozó kontakt adataiért cserébe [2. ábra, 1. pontja]. Másik lehetséges megoldás hogy egyenként gyűjtöd be a címeket off-line (névjegykártyáról, előzetes egyeztetéssel, telefonon, cégek weboldalairól stb ) és ezeket manuálisan viszed fel a rendszerbe [2. ábra, 2. pontja]. Ha már rendelkezel adatbázissal tudatosan gyűjtötted a címlistádat / ügyféllistádat, vagy más hírlevél-küldő rendszereket használtál már ez előtt akkor ezt az adatbázist egy Excel táblába kell szervezned. Általában lehetőség van adatbázisok exportálására minden rendszerből -.xls formátumban, amit az MS Excel táblázatkezelő használ. Ilyen Excel állományok importjára van lehetőséged, így meggyorsítva az adatok bevitelét [2. ábra, 3. pontja]. Végül ha már huzamosabb ideig használod a rendszerünket és éppen átszerveznéd a struktúrát, lehetőséged van más csoportokból átimportálni a tagokat [2. ábra, 4. pontja]. Az adatok rögzítésének pontos módját az I./2 fejezetben ismerheted meg, itt csak megismerheted a lehetőségeket. Előfizetéstől függetlenül a rendszerben bármennyi csoportot létrehozhatsz. Kreditek Mi az a kredit? Az előfizetési rendszerünk alapja. Ahhoz, hogy használhasd a rendszert, kreditekre van szükséged. Ha rendelkezel egy kredittel, az azt jelenti, hogy egy e-mail címet rögzíthetsz a rendszerben bármelyik létrehozott csoportodban, akár több csoportban egyszerre. A tesztidőszakban 100 kreditet adunk mindenkinek egy hónapra ez azt jelenti, hogy 100 egyedi e-mail címet tölthetsz be a rendszerbe a 2. ábrán szemléltetett módszerek segítségével. Ahányszor egy újabb címet viszel be a rendszerbe, a krediteid száma csökken egyel. A meglévő krediteket addig használhatod, amíg így el nem fogynak, vagy az előfizetésed időszaka le nem járt. Lehetne ragozni ezt a dolgot, de úgy érzem, hogy néhány példán keresztül teljesen egyértelművé válik a kreditek kezelése. Első lépések A kampány megtervezése [A Csoport] 2
2. ábra - Hogyan kerülnek be ügyfeleid a rendszerbe? A kreditek számításának módja példa Kiinduló helyzet: most kezdted a rendszer használatát és egy hónapig 100 kreditet kaptál ajándékba. Tevékenységeid tárgy hónapban: Excel állományból beexportáltál 60 e-mail címet, majd még manuálisan feltöltöttél 10-et. Ezzel 70 kreditet elhasználtál, maradt 30. Időszak vége: Ha tovább szeretnéd használni a rendszert, érdemes a próbaidőszak vége előtt legalább egy héttel kreditet rendelned. Tegyük fel, hogy nem számítasz több címre, ezért a 100 kredites csomagot választod, hogy minimálisak legyenek a költségeid. Megrendeled tehát a 100 kreditet egy hónapra. Az új hónap kezdete: mivel megrendelted a 100 kredites csomagot (és ki is fizetted), egy újabb hónapig operálhatsz a 100 kredites limittel. Mivel 70 e-mail cím van a rendszerben a múlt hónapról, jelenleg ebben a hónapban 30 felhasználható szabad kredited van a 100-ból. A honlapodra elhelyeztél egy feliratkozási űrlapot, amin keresztül 20 új taggal bővült a listád így már 90 egyedi e-mail cím van a rendszerben, ezért csak 10 szabad kredited van. Arra számítasz, hogy a következő hónapban is lesz újabb 20 feliratkozód mert miért lenne Első lépések A kampány megtervezése [A Csoport] 3
rosszabb hónap, mint a mostani, ezért már a 2000-es kreditet rendeled meg a 2. fizetett hónapodra. A második fizetett hónapod: a 2000-es csomagot rendelted és ki is fizetted, ezért ebben a hónapban már 2000 kredittel operálhatsz, amiből 90-et lefoglalnak az előző két hónap alatt rögzített egyedi e-mail címek. Készítesz egy új csoportot is egy egyedi akció kedvéért, amibe a próbaidő alatt már egyszer beimportált 70 fős adatbázisodat szintén beimportálod. A kreditek száma nem változik, hiszen ezek az e-mail címek már szerepelnek a rendszeredben egy másik csoportban, tehát a beimportált címek nem egyedi címek. Az új akciós csoportodra a honlapodon keresztül feliratkozna 50-en, ebből 10 már feliratkozott az előző csoportodra is, azaz 10 olyan feliratkozód van, akik már szerepelnek egy másik csoportodban. Ezek alapján a kreditek számát 40-el csökkenti a rendszer, a bent lévő egyedi e- mail címek száma 130. Arra gondolsz, hogy 40 címet törölnöd kellene és a következő hónapra már megint csak a 100 kredites csomagot kellene megrendelned. VIGYÁZZ! Ha aktív címeket törölsz a listából, a krediteket nem kapod vissza! Mit jelent az aktív cím? Ha egy csoport tagjait kilistázod, látni fogsz egy Státusz oszlopot is. Ebben az oszlopban az egyes címek mellet vagy Aktív, vagy Inaktív feliratot látsz. Aktív felirat van egy cím mellett akkor, ha azt a címet te vitted be a rendszerbe, vagy ha valaki feliratkozott egy űrlapon keresztül és a feliratkozását meg is erősítette (később lesz róla szó részletesen az I. 2 fejezetben). Mikor inaktív egy cím? Abban az esetben, ha valaki feliratkozott űrlapon keresztül egy csoportodra és még nem erősítette meg a feliratkozását, vagy ha valaki leiratkozott a csoportodról. Ha inaktív címeket törölsz a rendszerből, akkor krediteket szabadítasz fel, mert feltételezzük, hogy olyan tagokat törölsz a listából, akik leiratkoztak arról, tehát sok hasznod már nem lehet belőlük, mert inaktív tagoknak nem küld levelet a rendszer. Aktív tagok törlésére azonban csak úgy van lehetőséged, hogy krediteket nem szabadítasz fel tehát értelmetlen. Inaktív tagok törlésénél légy elővigyázatos mert lehet hogy csak még nincs megerősítve egy feliratkozás. Ha az adott Inaktív tag feliratkozásának dátuma már legalább egy hónappal ezelőtti, akkor nyugodtan törölheted a listádból ez ellen egyetlen ellenérv van, erről a SPAM fejezetben írok részletesen. Visszatérve a példához nem jó ötlet törölgetni a címeket egyszerűen nem érdemes, és hidd el neked sem éri meg. A listád a legnagyobb értéked, tervezz vele hosszú távra, ne nyirbáld meg feleslegesen. Hány kredited van jelenleg és meddig használhatod? Erről folyamatosan kapsz információt amíg a rendszerünket használod. A képernyő bal szélén a menüpontok alatt helyezkedik el a KREDITEK modul: Első lépések A kampány megtervezése [A Csoport] 4
3. ábra Ha az alsó két sor pirossal van írva és a zöld pipa helyett felkiáltó jelet látsz, az azt jelenti, hogy a kreditek több mint 80%-át felhasználtad, vagy pedig azt, hogy hamarosan lejár az előfizetési időszakod és újra krediteket kell vásárolnod. Krediteket a Kreditvásárlás gombra kattintva igényelhetsz bármikor. Első lépések A kampány megtervezése [A Csoport] 5