MÓDSZERTANI ÚTMUTATÓ a szakközépiskolai kerettantervek közös szakmai tartalmának alkalmazásához ÜGYVITEL Elméleti témakörök Készítette: Jakabné dr. Zubály Anna szakértő 2014. 1
Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék... 2 Képzési adatok... 3 Ágazati közös szakmai követelménymodulok, tantárgyak, témakörök és óraszámok... 4 Az ágazati képzés közös moduljainak elméleti ismereteket tartalmazó tantárgyai és bemutatásra kijelölt témakörei... 6 A 10067-12 azonosító számú Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés... 8 A Levelezési ismeretek tantárgy bemutatása... 10 Ajánlás a Levelezési ismeretek tananyag tanításának tervezésére és a ráfordítható óraszámra... 12 Oktatás-módszertani javaslatok a témakörök feldolgozásához... 14 Tanulói tevékenység értékelése a bemutatott témakörökben... 23 Javaslat a témakörök feladataira... 23 A témakör tanításához ajánlott irodalom... 27 A 10070-12 azonosító számú Munkahelyi kommunikáció... 29 A Munkahelyi kommunikáció tantárgy bemutatása... 30 Ajánlás a Munkahelyi kommunikáció tantárgy témaköreiben foglalt tananyag tanításának tervezésére és a ráfordítható óraszámra... 33 Oktatás-módszertani javaslatok a témakörök feldolgozásához... 38 Tanulói tevékenység értékelése a bemutatott témakörökben... 41 Javaslat a témakörök feladataira... 42 A témakör tanításához ajánlott irodalom... 50 a 2
Képzési adatok Ágazat száma, megnevezése: XXV. ÜGYVITEL Szakképesítések azonosítószáma, megnevezése: 54 346 01IRODAI ASSZISZTENS 54 346 02 ÜGYVITELI TITKÁR Ágazati közös tartalom szakmai követelménymodulok azonosító száma, megnevezése: 10066-12 Gazdálkodási alapfeladatok 10067-12 Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés 10070-12 Munkahelyi kommunikáció Bemutatásra kiválasztott elméleti ismereteket (is) tartalmazó ágazati közös tartalom szakmai követelménymoduljainak azonosító száma, megnevezése, valamint tantárgyai és témakörei: 10067-12 Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés Levelezési ismeretek - Üzleti levelezés sajátosságai - Hivatali, üzleti és magánlevelezés 10070-12 Munkahelyi kommunikáció Kommunikáció alapjai - Kommunikáció folyamata, fajtái, etikett és protokoll-szabályok - Nyelvhelyesség szóbeli és írásbeli elemei, nyelvhasználati szabályok, konfliktuskezelés 3
Ágazati közös szakmai követelménymodulok, tantárgyak, témakörök és óraszámok (a bemutatásra szánt témakörök kiemelésével) Szakmai követelménymodul Tantárgyak, témakörök Ágazati szakközépiskolai képzés óraszáma a közismereti oktatással párhuzamosan 9. 10. 11. 12. Ágazati szakközépiskolai képzés összes óraszáma 9-12. évfolyam 10067-12 Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés e gy ögy e gy ögy e gy ögy e gy Gépírás és iratkezelés gyakorlat 72 70 72 40 36 60 350 Vakírás alapjai 72 70 38 10 190 Dokumentumok szerkesztése, készítése, szövegszerkesztő 34 30 36 60 160 programok Levelezési ismeretek 36 36 Üzleti levelezés sajátosságai 18 18 Hivatali, üzleti és magánlevelezés 18 18 Levelezési ismeretek gyakorlat 72 65 72 80 289 Üzleti levelek készítése, fogadása, továbbítása 36 40 36 50 162 A hivatali, üzleti élet levelezésének lebonyolítása 36 25 36 30 127 4
Szakmai követelménymodul Tantárgyak, témakörök Ágazati szakközépiskolai képzés óraszáma a közismereti oktatással párhuzamosan 9. 10. 11. 12. Ágazati szakközépiskolai képzés összes óraszáma 9-12. évfolyam 10070-12 Munkahelyi kommunikáció e gy ögy e gy ögy e gy ögy e gy Kommunikáció alapjai 36 96 132 Kommunikáció folyamata, fajtái, etikett és protokollszabályok 36 32 68 Nyelvhelyesség szóbeli és írásbeli elemei, nyelvhasználati 64 64 szabályok, Üzleti kommunikáció gyakorlat 128 128 Üzleti nyelvi kultúra 40 40 Üzleti magatartás, társalgási protokoll 40 40 A viselkedéskultúra szabályai 48 48 5
A módszertani segédanyag célja, hogy az ügyvitel ágazatos képzés közös moduljainak elméleti ismeretköreit(l. az alábbi táblázat szerint) bemutató elemzésével segítséget nyújtson a pedagógusok számára az ágazatos és kompetencia alapú szakképzési anyag szakmai és vizsgakövetelményeinek, a szakképesítésekhez rendelt modultartalmak, valamint a vonatkozó kerettantervek értelmezéséhez, az abban meghatározott tananyag pedagógiai feldolgozásához. Az ágazati képzés közös moduljainak elméleti ismereteket tartalmazó tantárgyai és a bemutatásra kijelölt témakörei Szakmai követelménymodul 10067-12 Gépírás és dokumen- Tantárgy megnevezése Levelezési is- Témakör megnevezése Üzleti levelezés sajátosságai Évfolyam Óraszám Felnőttképzés (min. órasz.) 10. 18 12 tumkészítés, iratkezelés meretek Hivatali, üzleti és magánlevelezés 10. 18 12 Kommunikáció folyamata, fajtái, eti- 11. 36 10070-12 Munkahelyi kommunikáció Kommunikáció alapjai kett és protokoll-szabályok Nyelvhelyesség szóbeli és írásbeli ele- 12. 32 30 mei, nyelvhasználati 12. 64 30 szabályok, konfliktuskezelés 6
A módszertani anyag az elemzett ismeretkörök tekintetében segíteni kívánja a képzésben oktató pedagógusokat az ügyviteli ágazatos képzéshez rendelt kerettantervben meghatározott tananyag témaköreinek tanítási-tanulási folyamatban történő elhelyezésében és más ismeretkörökhöz való kapcsolásában, a tanulócentrikus tananyag közvetítésében, valamint a tanulói tevékenység értékelésében. Ennek érdekében az útmutatóban megjelöljük a bemutatásra kiválasztott elméleti ismeretkörök helyét az oktatási folyamatban, jelezzük a már tanult vagy ráépülő, esetleg párhuzamosan tanult ismeretekkel való kapcsolódást a tananyag rendszerében, továbbá javaslatot adunk az egyes témakörök szakmai tartalmának meghatározására, valamint a tanítás során alkalmazható oktatás-módszertani kérdésekre. A feladatjavaslatokat, feldolgozási ötleteket annak reményében mutatjuk be, hogy ezáltal is segítsük a tanítási órákat változatossá, sokszínűvé tenni mind a pedagógus, mind a tanuló számára. Arra törekszünk, hogy a tanórák tartalma és az ismeretek feldolgozását segítő módszerek összhangban legyenek, megfeleljenek a tanulók életkori sajátosságainak, továbbá nagymértékben szolgálják a tanulói kompetenciák fejlesztését, segítsék a vizsgára történő felkészülést és feleljenek meg a munkahelyi elvárásoknak. Az útmutató segítséget kíván nyújtani az egyes témakörök bemutatása kapcsán: a tanári munka hatékonyságának növeléséhez, a szakképzés értékeinek eredményes közvetítéséhez, a tanítási-tanulási folyamatelméleti ismeretköreinek a kerettantervekhez illeszkedő szervezéséhez, a témakörök tartalmának közvetítése során alkalmazható szakmaspecifikus és tanulócentrikus/tanulóbarát módszereinek kiválasztásához, a tanítási-tanulási folyamatban a tanulók motiválásához, a tanulói aktivitás eléréséhez és fenntartásához alkalmas, a kompetenciák fejlesztését szolgáló ismeret-elsajátítási és értékelési módszerek alkalmazásához, a tanulók önálló munkáját segítő vagy tanár által irányított feladatok összeállításához és feldolgozási eljárások alkalmazásához, a feladatok szakmaspecifikus értékelési szempontjainak kialakításához, a tanórák eredményes megtartásához szükséges tárgyi eszközök meghatározásához, az adott témakörnek a komple szakmai vizsga tartalmához, formájához, értékeléséhez történő kapcsolódás áttekintéséhez, a tanári (esetleg tanulói) munkát segítő, a legújabb szakmai irányokat, trendeket (is) tartalmazó szakirodalom bemutatásához, a felnőttoktatásban és felnőttképzésben is alkalmazható tanítási módszerek kiválasztásához. Hangsúlyoznunk kell, hogy az adott tantárgy és témakörök tananyagának meghatározásakor és a tananyag tanítási folyamatban történő elhelyezése során követtük a hatályos kerettanterv bár szakmailag nem minden szempontból szerencsés előírásait. A feldolgozási, értelmezési javaslatok kapcsán kiemelten fontosnak tartjuk a kompetenciafejlesztésen és a tanulói aktivitáson alapuló ismeretelsajátítást és a hozzá kapcsolható módszerek alkalmazását. 7
A 10067-12 azonosító számú Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés megnevezésű szakmai követelménymodulhoz tartozó tantárgyak és témakörök oktatása során fejlesztendő kompetenciák, kiemelten a vonatkozó kerettanterv alapján a Levelezési ismeretek tantárgy elméleti témaköreinek keretében Gépírás és iratkezelés gyakorlat Levelezési ismeretek Levelezési ismeretek gyakorlat 10067-12 Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés Vakírás alapjai Dokumentumok szerkesztése, készítése, szövegszerkesztő programok Üzleti levelezés sajátosságai Hivatali, üzleti és magánlevelezés Üzleti levelek készítése, fogadása, továbbítása A hivatali, üzleti élet levelezésének lebonyolítása FELADATOK Adatbeviteli feladatot végez a tízujjas vakírás technikájával Kezeli a számítógépet és tartozékait Dokumentumot szerkeszt szövegszerkesztő programmal Diktálás után ír és a bevitt dokumentumot megszerkeszti Kéziratról, javított, felülírt dokumentumról másol és megszerkeszti azt Utasítások szerint elkészíti (megszerkeszti) a szervezet belső iratai Üzleti levelet készít a hivatali, üzleti élet elvárásainak megfelelően Táblázatba adatokat tölt fel és megszerkeszti a táblázatot Kimutatást, diagramot készít, számításokat végez táblázatkezelő programmal Adatbázist tölt fel és egyszerű szűréseket végez Levelet fogad és továbbít elektronikusan Betartja az adatfelhasználás szabályait, az adatvédelem előírásait Idegen nyelvű dokumentumokat másol legalább egy idegen nyelven Feladatvégzéséhez előkészíti a technikai és tárgyi feltételeket, valamint az egészséges és biztonságos munkakörülményeket Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközöket kezel Ügyirat- és dokumentumkezelési feladatokat végez (hagyományosan és elektronikusan) Elkészíti az iratkezelés és irattárolás írásbeli dokumentumait SZAKMAI ISMERETEK A tízujjas vakírás alapelvei, szabálya A képernyős munkahelyek egészségügyi kockázata A biztonságos munkavégzés követelménye 8
A dokumentumok típusai, fajtái A dokumentumszerkesztés követelményei A táblázatkészítés műveletei Az adatbázis készítésének műveletei Az iratok fajtái; készítésük tartalmi, formai és nyelvi követelményei Egyszerű ügyiratok Szervezetek belső iratai A hivatalos szervekkel való kapcsolattartás iratai Az üzleti élet gazdasági, kereskedelmi levelei A munkavállalással kapcsolatos iratok A levelezés és elektronikus kapcsolattartás udvariassági szabályai A számok, írásjelek, speciális karakterek írástechnikai és helyesírási szabályai Irodafajták, irodatípusok, az iroda kialakításának ergonómiai követelmények Környezetvédelmi szempontok az irodában Az adat- és információkezelés folyamata az irodai munkában: információforrás, -szerzés, -rögzítés, -feldolgozás Adatvédelem és a biztonságos adathasználat szabályai Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközök működésének alapelvei, használatuk szabályai Az ügyirat- és dokumentumkezelés alapelvei, folyamata Az iratkezelés és - tárolás teendői, dokumentumai SZAKMAI KÉSZSÉGEK A tízujjas vakírás (150 leütés/perc) Számítógépes irodai programok alkalmazása Olvasott és hallott szakmai szöveg megértése Írásbeli dokumentumok formázása Információforrások kezelése (szabályok, előírások, rendelkezések) SZEMÉLYES KOMPETENCIÁK Mozgáskoordináció Precizitás Monotónia-tűrés TÁRSAS KOMPETENCIÁK Irányíthatóság Visszacsatolási készség Motiválhatóság MÓDSZERKOMPETENCIÁK Figyelemösszpontosítás Kontroll (ellenőrzőképesség) Eredményorientáltság 9
A Levelezési ismeretek tantárgy bemutatása A tantárgy tanításának célja (a kerettanterv szerint) A Levelezési ismeretek I. elméleti oktatásának alapvető célja, hogy a tanulók megismerjék az iratok fajtáit, tartalmi-formai-nyelvi követelményeit. Biztonsággal alkalmazzák a hivatali és az üzleti levelezés szabályait, azon belül kezeljék a gazdasági és a kereskedelmi levelezés folyamatát. Kapcsolódó közismereti, szakmai tartalmak A tantárgy az adott évfolyamba lépés feltételeiként megjelölt közismereti és szakmai tartalmakra épül. I. Témakörök (a kerettanterv szerint) 1. Üzleti levelezés sajátosságai 18 óra Levelezési alapfogalmak. A levél típusai, fajtái. Az iratok fajtái; készítésük tartalmi, formai és nyelvi követelményei. Irat, okirat, ügyirat csoportosítása, jellemzői. Sablonok használata. Kereskedelmi levelek fajtái, formai követelményei. Levélfogadás és -továbbítás fajtái. Adatvédelem és a biztonságos adathasználat szabályai. 2. Hivatali, üzleti és magánlevelezés 18 óra Üzleti levél készítése. Az üzleti életben előforduló levelek típusai (gazdasági, kereskedelmi). Az ügyirat- és dokumentumkészítés alapelvei és folyamata. Egyszerű ügyiratok (meghatalmazás, kötelezvény, elismervény stb.). Irodafajták, irodatípusok, az iroda kialakításának ergonómiai követelményei. Az üzleti élet gazdasági és kereskedelmi levelei. A hivatalos szervekkel való kapcsolattartás iratai. Szervezetek belső iratai. Környezetvédelmi szempontok az irodában. Az adat- és információkezelés folyamata az irodai munkában: információforrás, -szerzés, -rögzítés, -feldolgozás. 10
II.A témakörök illeszkedése az ágazatos ügyviteli szakképzés tantárgy- és tananyagstruktúrájába, az oktatási folyamatba A Levelezési ismeretek (elméleti) tantárgy kerettanterv által meghatározott két témaköre tartalmilag szorosan összefügg. Olykor erős átfedések tapasztalhatók a tananyagban, más szempontból pedig tartalmaz olyan ismereteket, amelyekhez feltételezhetően nincs meg a tanulók kellő szintű előzetes tudása (l. az egyes iratok készítésének, formázási feltételei tekintve, hogy az üzleti levelek napjainkban szinte kizárólag nyomtatott formában, számítógéppel készülnek, de a kerettanterv szerinti tananyagstruktúrában a dokumentumszerkesztési ismeretek csak később kerülnek sorra). A Levelezési ismeretek tananyagának folyamattá szervezésekor ügyelni kell arra is, hogy a kerettantervben a két témakörhöz sorolt tananyagelemek eléggé logikátlanul oszlanak meg: a két témakör között szükséges a szakmai szempontok szerinti tananyag-elrendezés elvét követni. Miután a Levelezési ismeretek (elméleti) tantárgy tananyagának elmélyítését a gyakorlatba átültetett feladatok szolgálják legjobban, törekedni kell a számítógéppel készíthető iratok, levelek minél teljesebb körű megformálására is. Ennek legfőbb akadálya, hogy a gépírás és a dokumentumkészítés (l. szövegszerkesztés) ismereteit a tanulók a Levelezési ismeretek tantárggyal párhuzamosan (a 9. osztályban) tanulják, így legfeljebb a 10. évfolyamon kezdődő Levelezési ismeretek gyakorlata tantárgy lesz alkalmas arra, hogy a dokumentumés iratkészítési feladatok az üzleti élet elvárásainak megfelelően a gyakorlatban is elkészüljenek. Emiatt elengedhetetlenül fontos, hogy a két tantárgyat Levelezési ismeretek (elmélet és gyakorlat) ugyanaz a pedagógus tanítsa, és az ismeretszerzési folyamat logikus átgondolásával, ennek folytán a tananyagelemek egymásra épülésével megteremtődjenek a feltételek a tananyagrészek szoros összekapcsolására, illetőleg kellő mértékű megalapozására. A témakör tananyagtartalmának előfeltételei A Levelezési ismeretek (elméleti) tantárgy ismeretköreinek eredményes tanulása feltételezi, hogy a tanulók bizonyos egyszerűbb élethelyzetekben életkorukhoz mérten képesek eljárni hivatali ügyekben. Például postai szolgáltatások igénybevétele egyszerűbb nyomtatványok (pl. postai csekk) kitöltése, postai borítékok címzése magánlevelek feladásához; a számok, írásjelek, egyéni azonosító adatok tartalma, helyesírási szabályai; adatkereséshez, -felhasználáshoz nyomtatott vagy/és elektronikus információforrások használata;az információcsere folyamatának ismerete a magánjellegű kapcsolatokban stb. Az ezen a téren valótájékozottság sokat segíthet az üzleti élet kapcsolattartásának, levelezési folyamatának megértésében. Az üzleti élet kapcsolatrendszere, a kapcsolattartás formái, protokolláris szabályai némileg eltérnek a magánjellegű kapcsolatokhoz képest. Mivel ennek tananyaga a kerettanterv tantárgyi struktúrája szerint későbbi tanulási szakaszban kerül sorra, mindenképpen ajánlatos e tantárgy keretében is megismertetni az üzleti élet szereplőit, azok kapcsolatrendszerét, a munkahelyi kommunikáció folyamatát, alapvető formáit, az írásbeli kapcsolattartás és viselkedés főbb szabályait, az üzleti-hivatali dokumentumok nyelvhasználati, stílusbeli szabályait stb. építve a magánjellegű kapcsolatok udvarias viselkedési formáira. A felnőttképzésben nagyobb a valószínűsége annak, hogy a tanulók tájékozottak a hivatali ügyintézés folyamataiban, nagyobb tapasztalattal rendelkeznek a kapcsolatrendszert, a 11
Sorsz. munkahelyi viselkedési normákat illetően is. Ebben a képzési formában sokkal jobban lehet támaszkodni az üzleti élet és a munkahelyi elvárásokra, az ott szerzett tapasztalatokra, helyes és rossz példák ütköztetésére. Ajánlás a Levelezési ismeretek tananyag tanításának tervezésére és a ráfordítható óraszámra Tananyag Javasolt óraszám* Felnőttképzésben ajánlott min. óraszám Az üzleti levelezés sajátosságai 18 óra 12 óra 1. Levelezési alapfogalmak. A levél típusai fajtái. Levelezéstörténet: magán- és hivatalos levelezés, a levél mint irodalmi műfaj 2. Az üzleti élet szereplői; a kapcsolattartás célja, formái, folyamata; az írásbeli kapcsolattartás funkciói 3. Az iroda mint az üzleti élet kapcsolattartásának színtere: - munkahely, ügyintézés, ügyintéző-ügyfél kapcsolat, - irodafajták, irodatípusok, - az iroda kialakításának, működtetésének ergonómiai és környezetvédelmi szempontjai, - a levelezés irodai tárgyi feltételei. 4. Adat- és információkezelés folyamata az irodai munkában: információforrás, -szerzés, -rögzítés, -feldolgozás 2 1 1 2 1 2 1 Adatvédelem és a biztonságos adathasználat szabályai 2 1 5. Iratok fajtái, csoportosításuk, jellemzőik 1 1 6. Iratok készítésének követelményei: - tartalmi (érthetőség, logikus rend, egyszerűség, valósághű adatok, információk teljessége); - nyelvi (nyelvhelyesség, szókincs, udvariasság, hivatali stílus, helyesírás hibátlansága; fogalmazás egyszerűsége, tömörsége) - formai (a papír kiválasztásának szempontjai, adatok elhelyezése a levélpapíron; a mondanivaló közlését szolgáló formázási, szerkesztési lehetőségek; elektronikus iratok megjelenése) 7. Levéladatok (cégnevek, címek, keltezés, számok, írásjelek, rövidítések, mozaikszók, mértékegységek, azonosító adatok stb.) írásszabályai, helyesírása 3 2 2 2 12
Sorsz. Tananyag 8. Papírok, borítékok, címzése, postai nyomtatványok; netikett Javasolt óraszám* Felnőttképzésben ajánlott min. óraszám 1 1 9. Sablonok, nyomtatványok, űrlapok használata 2 2 Hivatali, üzleti és magánlevelezés 18 óra 12 óra 10. Az ügyirat- és dokumentumkészítés alapelvei és folyamata. Az üzleti levél készítése; a levelek gyakori hibái. A levélpapír kiválasztásának szempontjai. 11. Egyszerű ügyiratok (nyugta, elismervény, meghatalmazás, nyilatkozat, kötelezvény, igazolás; hírközlő iratok stb.) Az üzleti élet gazdasági és kereskedelmi levelei (érdeklődés, tájékoztatás, ajánlatkérés, ajánlat, megrendelés és visszaigazolása, reklamáló levelek) A hivatalos szervekkel való kapcsolattartás iratai (beadványok: kérvény, panasz, igénylés, javaslat, bejelentés, feljelentés, fellebbezés; igazolási kérelem), idézés; határozat A munkavállalással kapcsolatos iratok (önéletrajz, motivációs levél) Szervezetek belső iratai (feljegyzés, emlékeztető, jelentés, utasítás, körlevél, jegyzőkönyv) 1 1 3 2 4 4 4 2 3 1 3 2 Levelezési ismeretek (elmélet) összesen 36 óra 24 óra * Az óraszámok magukban foglalják az ellenőrzésre, számonkérésre, értékelésre fordított időt is. A témakörök tanítása az ismeretek átadása/megszerzése és a kompetenciafejlesztés során el kell érni, hogy a tanuló: - megszerezze azokat az alapismereteket, amelyek szükségesek részben a pedagógus által irányított, részben az önállóan készített iratok komple szerkesztéséhez; - munkahelyi kapcsolataiban, az egyes szituációkban megválasztott viselkedési formák legyenek tudatosak, kövesse az üzleti élet elvárásainak udvarias szabályait mind a személyes, mind az írásbeli vagy elektronikus kapcsolataiban; - tudatosan alakítsa ki a tevékenységéhez a számára legmegfelelőbb munkakörnyezetet, de vegye figyelembe, hogy az iroda nem személyes tér, és legyen képes alkalmazkodni a helyiségben különböző funkcióban megjelenő személyekhez; - alakuljon ki/erősödjön benne a munkahelyi környezet tisztasága, rendezettsége iránti igény, 13
- legyen képes felismerni, hogy a munkája során így a dokumentumok készítésekor is személyes, bizalmas, titkos információkhoz juthatnak, amelyeket a tevékenysége során ennek megfelelően kell kezelniük; - igényessége terjedjen ki a dokumentumok készítésére is, melynek során törekedjen: a tartalmi hűségre, teljes körű információadásra, ellenőrizve az információt; a munkahelyi érdekeket is szem előtt tartó egyéni és hivatali stílus alkalmazására; a nyelvhelyességi és helyesírási szabályok betartására; - fejlődjön esztétikai érzéke, különösen az iratok, dokumentumok formai megjelenítése kapcsán; - képes legyen munkáját, munkafolyamatát megtervezni, amely terjedjen ki az iratkészítés teljes folyamatára (az előkészületektől a postázáson át az irattárolásig); - vállaljon felelősséget döntéseiért, munkájáért; - legyen képes utasítások, elvárások és szabályok szerinti munkavégzésre, ugyanakkor az egyértelmű, rutin feladatok során önállóan is képes legyen feladatot megoldani ismerje fel a kettő közötti határt; - a pontos, precíz munkavégzés váljék szokásává, melyet ellenőrizni, folyamatosan kontrollálni és szükség esetén helyesbíteni is képes; - tudjon különbséget tenni a magánjellegű és a hivatalos élet iratai, dokumentumai, valamint ezek különböző jellemzői között; - fogadja el, hogy a hivatali, üzleti kapcsolatokban előírásszerű folyamatok zajlanak, amihez az érintett személyeknek alkalmazkodniuk kell. Oktatás-módszertani javaslatok a témakörök feldolgozásához A témakör kulcsfogalmai: 1. Az üzleti levelezés sajátosságai a) alapfogalmak (a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény alapján) - irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja; - magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, illetőleg a természetes személyek tulajdonában lévő irat; - ügyirat: gazdasági társaságok, közfeladatot ellátó szervek és egyéb szervezetek (pl. alapítvány, egyesület, szövetség stb.), a különböző intézmények stb. rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező vagy hozzájuk érkező irat. 14
Ügyiratnak kell tekinteni azokat a magánszemélyek által készített iratot is, amelyben a személyes jelleg háttérbe kerül és az ügyintézési eljárás során bármely szerv, szervezet hatáskörébe tartozik. - maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat; - irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely; - irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége; - iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység; - okirat: tények, adatok, nyilatkozatok, körülmények, cselekmények, akaratnyilvánítások valóságát bizonyító iratok; - közokirat: bíróság, közjegyző vagy más hatóság, illetve közigazgatási szerv által, saját ügykörén belül, megszabott alakban készített/kiállított, papíralapú vagy elektronikus okirat (pl. személyi igazolvány), amely teljes körűen és feltétel nélkül bizonyítja a benne foglalt intézkedést vagy határozatot, az okirattal tanúsított adatok és tények valóságát, az okiratba foglalt nyilatkozat megtételét, valamint annak idejét és módját. - magánokirat: bizonyító erejű irat, amely az ellenkező tény, körülmény, cselekmény stb. bizonyításáig teljes bizonyítékul szolgál arra, hogy kiállítója az abban foglalt nyilatkozatot megtette, elfogadta vagy magára nézve kötelezőnek ismerte el, feltéve, ha bizonyos alaki követelményeknek is megfelel (pl. a kiállító az okiratot saját kezűleg írta és aláírta, vagy két tanú az okiraton aláírásával igazolja, hogy a kiállító az okiratot előttük írta alá vagy az aláírást magáénak ismerte el vagy a kiállító aláírását/kézjegyét az okiraton bíróság vagy közjegyző hitelesítette, illetőleg az aláíró minősített elektronikus aláírást használt). - iratfajták: az iratok tartalma és formai megjelenése, funkciója, keletkezési helye, egyéb jellemzők alapján megállapított iratcsoportok, -típusok. - nyomtatvány: tartalmilag és nyomtatott formában előre megszerkesztett irat, amelynek aktuális adatokkal történő kitöltésével gyorsan lehet hasonló eljárást igénylő ügyet elintézni. - iratsablon: a sablon olyan elektronikus formátumú dokumentum, amely megnyitásakor másolatot készít magáról. A gyakran készített iratok szerkesztését nem kell egyenként kialakítani, az irat készítéséhez ugyanis felhasználható egy sablon, amely már tartalmazhatja az irat szükséges paramétereit (pl. oldal kialakítását, a margókat, a betűtípusokat, -stílusokat stb.), mindössze a szöveget és az adott dokumentumra jellemző adatokat kell megadni, majd dokumentum kiterjesztésű fájlként 15
kell menti. A sablonban meg lehet adni ajánlott szakaszokat vagy mások által használandó szöveget, tartalomvezérlőket, előre megadott legördülő listákat, speciális emblémát stb. - külső irat: más szervezeteknek küldött (l. kimenő irat) vagy a tőlük, illetőleg magánszemélyektől érkező irat (l. bejövő irat); kezelésük fokozott figyelmet kíván; - belső irat: a szervezetek által, belső használatra készített irat, amely a szervezeten belüli kapcsolattartás, információközlés egyik formája. b) levél: más személy(ek)nek, szervezeteknek írott és továbbított üzenet, amelyet a közlés céljának megfelelő stílusban fogalmazunk, látunk el az üzenet értelmezéséhez szükséges adatokkal és szerkesztjük meg papíralapú vagy elektronikus formában; a levél minden esetben helyettesíti a személyes kapcsolattartást. c) elektronikus levél (e-mail): olyan internetes hálózaton továbbított üzenet, amelynek segítségével más felhasználók számára fájlokat vagy egyéb dokumentumokat küldhetünk. d) ügyintézés: az ügyek befogadásának, tisztázásának és lezárásának hivatali teendői meghatározott eljárásrend alapján. e) adat: a további felhasználás szándékával előzetesen rögzítésre került tény, körülmény, ismeret, hír. f) információ: adatok, jelsorozatok által hordozott hír, mely egy rendszer vagy egyén számára új ismeretet jelent; g) közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, valamint a tevékenységére vonatkozó, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől; h) személyes adat: meghatározott természetes személlyel kapcsolatba hozható adat vagy az ebből levonható, az érintettre vonatkozó következtetés; i) adat- és információkezelés: adott szervezet/személy rendelkezésére álló adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége (adatok gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása stb.); j) adat- és információfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése (függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől). k) adatvédelem: adatok jogszerű kezelését, az érintett személyek védelmét biztosító alapelvek, szabályok, eljárások, adatkezelési eszközök és módszerek összessége, l) az iratok készítésének tárgyi feltételei: elsősorban a papíralapú iratok készítését, postázását (továbbítását) elősegítő (meghatározó), a levelezőpartnerek, ügyfelek közötti udvarias írásbeli kapcsolattartását feltételező kellékek (pl. papírok, borítékok, a címzés, díjmentesítés eszközei, címkék, számítógép, nyomtató, internet stb.). 16
2. Hivatali, üzleti és magánlevelezés - egyszerű irat: tartalmilag, formailag könnyen, gyorsan elkészíthető irat vagy kiállítható nyomtatvány, amely kevés adatot, tényt közöl röviden, tárgyilagos megfogalmazásban (például: nyugta, elismervény, meghatalmazás, igazolás, nyilatkozat, kötelezvény, hírközlő irat); - üzleti levelek: gazdálkodó és egyéb szervezetek, magánszemélyek által a kereskedelmi, gazdasági, üzleti érdekkörbe tartozó tartalommal készített vagy hozzájuk érkező irat (például érdeklődés, tájékoztatás, ajánlatkérés, ajánlat, megrendelés és visszaigazolása, reklamáció); - hivatali levelek: hatóságok vagy más közfeladatot ellátó szervek, egyéb szervezetek (például: alapítványok, egyesületek, szövetségek) által készített vagy hozzájuk érkező, elsősorban tájékoztatásul szolgáló irat (levél); - beadványok: magánszemélyek, szervezetek hatósághoz, más közfeladatot ellátó szervekhez, egyéb szervezetekhez címzett, tájékoztatást szolgáló, az adott hatóság, szervezet segítségét, támogatását, közbenjárást kérő irat (kérvény, panasz, igénylés, javaslat, bejelentés, feljelentés, fellebbezés; igazolási kérelem), amelynek ügyintézése meghatározott eljárásrend szerint zajlik; A tantárgy témaköreinek kulcsfogalmait akárcsak a tananyag meghatározását nem lehet mereven és egyértelműen elhatárolni a két témakör között sőt a Levelezési ismeretek gyakorlat tantárgy témakörei között sem, mert a tananyagban szoros átfedések, értelemszerű kapcsolódási pontok vannak. Ezért különválasztása nem indokolt, bár az egyes kulcsfogalmak erőteljesebben lehetnek jelen egyik vagy másik témakörben. A tananyag feldolgozásához ajánlott munkaformák, módszerek, eljárások: A kerettanterv ajánlása Alkalmazott oktatási módszer neve magyarázat elbeszélés kiselőadás megbeszélés vita szemléltetés projekt kooperatív tanulás szimuláció szerepjáték házi feladat A tanulói tevékenység szervezeti kerete egyéni csoport osztály 17
1. A Levelezési ismeretek tanítását a legalapvetőbb fogalmak ismertetéssel célszerű kezdeni: levél, irat, levelezés; a levelek fajtái (magánlevél, üzleti levél; papíralapú és elektronikus üzenetek). Mintalevelek, -iratok alapján szemléltethetjük és erősíthetjük meg a fogalmi tartalmakat. A levelezés történetének bemutatását célszerű egy kis írástörténettel kezdeni. A tanulók kiselőadások formájában is felkészülhetnek az írásfejlődés egy-egy fázisából, hiszen jól használható szakirodalom áll rendelkezésünkre ebből a témából. Ugyancsak érdekes kiselőadást lehet készíteni az íráshordozók, íróeszközök változásáról, valamint az egyes korok (középkor, Mátyás udvara, a barokk korszak stb.) levelezéséről. Irodalmi szemelvényekkel lehet színesebbé tenni ezt az órát a levél mint irodalmi műfaj (pl. Rákóczi Ferenc, Mikes Kelemen) vagy az írók-költők, művészek egymás közötti levelezésének bemutatásával (pl. Arany János-Petőfi Sándor levelezése). Ezeket a kiselőadásokat internetről letöltött képekkel is közelebb lehet hozni a tanulókhoz. Ha kellő szemléltetőanyaggal rendelkezünk, érdemes akár több órát is rászánni ennek a témának a bemutatására. Ha egy levéltári kirándulással is egybeköthetjük tanulmányainkat, maradandóbbak lesznek az élmények. 2. Az üzleti élet szereplőit eladó-vásárló közötti szituációban lehet legszemléletesebben bemutatni, elemezve, milyen viselkedési szabályokat tartottak be vagy hagytak figyelmen kívül a szereplők. Érdemes ugyanennek a szituációnak a tartalmát írásos formában is elkészíteni, majd a kettő közötti különbségre ráirányítani a figyelmet. Ezek után mindenképpen össze kell foglalni az üzleti élet szereplőinek kapcsolattartási formáit, folyamatát. A szóbeli és írásbeli kapcsolatok, valamint a magánlevelek és üzleti levelek közötti eltéréseket, különbségeket legcélszerűbb konkrét élethelyzetek vagy mintalevelek alapján érzékeltetni. Érdemes olyan témát választani, ami a tanulók életkori sajátosságainak felel meg (pl. mobiltelefonról kérni javaslatot). Felnőttoktatásban szélesebb lehet a szituációk merítési köre, hiszen szolgáltatások felől is (rendezvény, utazás, vendéglátás stb.) lehet érdeklődni, illetve érdeklődő levelet írni. 3. A felnőtt korosztály számára egyértelmű, hogy az üzleti kapcsolatok igen nagy része irodai körülmények között zajlik. Fiatalok esetén elképzelhető, hogy nem jártak még hivatali vagy gazdasági szervezet irodájában, vagy ha jártak is, nem tudatosultak bennük az irodai munkára jellemző vonások, szabályok. Irodalátogatások (pl. iskolatitkárság, NAV vagy más pénzintézetek ügyféltereiben, egyéb ügyfélszolgálatokon tett látogatások) során megfigyelési szempontok előkészítésével közelebb lehet hozni a tanulókhoz az irodák vagy irodai tevékenységek jellemzőit. Előzetesen célszerű megismertetni őket az irodák típusaival, fajtáival, az ott folyó munkák jellegével, tárgyi berendezéseivel, valamint a kapcsolattartást meghatározó közegével (l. ügyintéző-ügyfél kapcsolat). 18
Az irodák tárgyi környezetének kialakításakor szót kell ejteni az ergonómiai, az egészség- és munkavédelmi előírásokról, az irodában folyó munkatevékenység környezetvédelmi, gazdaságossági szempontjairól is. A tanulók kreativitását fejleszti, ha megtervezhetik saját irodai munkakörnyezetüket. Ehhez az internet sok segítséget nyújt számukra, mint ahogyan a különböző irodafajták előnyeinek, hátrányainak bemutatásához is igénybe vehetik a letölthető képeket. 4. A tanulókban tudatosítani kell, hogy az irodai munka szinte minden fázisában így az írásbeli kapcsolatok, a levelek, egyéb dokumentumok készítése során adatokkal, információkkal dolgoznak, amelyeket az adatvédelmi előírásoknak megfelelően kell kezelni. Az információkeresés során számos forrás áll rendelkezésünkre, amelyek között meg kell találni a legmegbízhatóbbat és a célnak leginkább megfelelőt: ez a személyes közléstől a nyomtatott forrásanyagon át az elektronikus forrásig terjedhet. A tanulókkal meg kell ismertetni az adatok és információk biztonságos kezelésének módjait, a hagyományos, papíralapú és az elektronikus adattárolás szabályait is. 5. Az iratok fajtáinak, csoportjainak meghatározásakor több szempontot is figyelembe lehet venni. Javaslatunk a következő: - az irat funkciója szerint (magánjellegű - közérdekű; személyes ügy hivatali ügy a kettő közötti viszony); - magánirat ügyirat (célja, funkciója); - okirat (közokirat magánokirat); - kapcsolattartás szempontjából: jogviszonyt vagy kapcsolatot teremtő, fenntartó, megszüntető iratok; - a célcsoportok vagy az információáramlás iránya szerint: külső levelek, belső iratok (levelek); - az ügyintézés tartalma szerint: a mindennapi élet iratai, hírt közlő iratok, szervezetek belső iratai, gazdasági-kereskedelmi kapcsolatok iratai, munkaügyi iratok stb.; - alakiságuk szerint: hagyományos (papíralapú) vagy elektronikus iratok; - előállításuk (készítésük szerint): egyedi iratok (a megadott információktól függően eltérő), melyek konkrét ügyben és személyek számára, többnyire egyedi példányokként, nyomtatott formában, számítógéppel készülnek; sablonok, nyomtatványok, űrlapok (papíralapú, elektronikusan letölthetőek vagy online kitölthetőek); - formai megjelenésük szerint: egyszerű iratok, levelek, egyedi iratok (pl. határozat, szerződés, jegyzőkönyv egyedi formák szerint készülnek). A fenti csoportosítás javaslat, ettől eltérően más csoportosítást, típusokat is lehet alkalmazni. Fontos, hogy minél többet szemléltessünk, mert a puszta felsorolás, jellemzés nehezen követhető különösen a fiatalabb korosztály számára. A felnőttképzésben főként, ha ügyviteli, adminisztratív munkában van tapasztalata a tanulónak személyes példákkal is alátámasztható az ismeretközlés. 19
6. Rendkívül fontos ismeret az iratok készítésének hármas követelménye: tartalom, nyelvi helyesség, formai megjelenés. Gyakorlatilag ezekkel az ismeretekkel alapozhatjuk meg a későbbiekben sorra kerülő levelezési gyakorlatot, de a tényleges (pl. nyári) gyakorlatot is. Nem pusztán a követelmények ismertetésére van szükség, hanem szemléletes példákon elemezni lehet a helyes vagy helytelen megoldásokat. A feladat lehet egyéni, páros vagy csoportos. Szimulálni lehet az információcsere folyamatát azzal, hogy az egyik tanuló (vagy csoport) üzenete hogyan jut el a másik tanulóhoz (csoporthoz), hogyan érti meg, és miként reagál erre. Különösen fontos, hogy felhívjuk a tanulók figyelmét az egyes hibák, hiányosságok vagy pontatlanságok, esztétikai elhajlások, formázási hanyagságok következményeire, illetőleg a helyes megoldások előnyeire. A tanulók önálló, páros vagy csoportmunkában dolgozhatnak, megadott szempontok szerint (adatok birtokában) fogalmazhatnak leveleket. Ebben a tananyagelemben különösen a tartalmi és nyelvi követelményekre eshet a hangsúly, tekintve, hogy az iratok kézírással készülhetnek el (kellő szintű gépírásismeret hiányában). Szigorúan kell vennünk az olvasható kézírást, és meg kell tanítanunk a helyes, elfogadott javítási módokat, illetve hogy milyen nyomtatványok esetén tilos a javítás. A tanítási órákon készült iratok, levélszövegek mintául szolgálhatnak a házi feladatok készítéséhez. A tanulói fogalmazásokat mindig ki kell javítani és jelezni a hibákat, illetőleg a helyes megoldásokat. Minél többször olvas és ír a tanuló tartalmilag és nyelvileg helyesen megszövegezett levelet, annál inkább elsajátítja egy-egy levéltípus tartalmát és a fogalmazás módját. Felnőttképzésben nagyobb arányú lehet az otthon készített megfogalmazás, de itt kiegészíthető a feladat munkahelyi példákkal. Ilyenkor kérjük a tanulókat, hogy olyan leveleket hozzanak magukkal órára, ahol kitakarják a személyes, bizalmas vagy titkos adatokat. A munkahelyi gyakorlatból hozott, életszerű esetleg a tanulók által saját munkahelyükön készített levelek elemzése, a hibák kiemelése révén jobban megragadnak az ismeretek. Megeshet, hogy hivatkozhatnak a tanulók arra, nem volt probléma az adott levéllel az ügyintézés folyamán. Ilyenkor érvelhetünk azzal, hogy az üzleti kapcsolatokban tapintatosságból nem mindig kapunk visszajelzést a hibáinkról, de a partnerben minden apró részlet alakíthatja a rólunk kialakult képet. 7. A fenti témához szorosan kapcsolódik az iratokban (levelekben) használt fontosabb adatok írásszabályainak, helyesírásának áttekintése, ezek gyakorlása. Például személy- és cégnevek írásmódja, címek (címzések), keltezés, számok (számmal, betűvel), írásjelek, rövidítések, mozaikszók, mértékegységek helyesírása, toldalékolása, az elválasztás szabályai (kitérve az elválasztáshoz kapcsolódó tipográfiai megoldásokra), azonosító adatok írásmódja (születési adatok, lakhely, anyja neve, a különböző számazonosítók, telefonos vagy egyéb elektronikus elérhetőségek) stb. 20
A témakörre ajánlott két tanítási óra számát meg lehet, és ha szükséges, ajánlatos is növelni, mert a későbbi, gyakorlati feladatainkat teheti könnyebbé, hiszen nem kell folyton az írásszabályokkal, helyesírással foglalkozni, ha ebben a témakörben alapos és elmélyült tudást szereztek a tanulók. 8. A postai szakemberek szerint a hagyományos, papíralapú levélváltások csökkenése ellenére is stabilan tartja magát üzleti körökben a levélfeladások száma. Ezért mindenképpen indokolt a postai úton továbbított levelek elkészítésének körülményeit (pl. papírok, borítékok fajtái, méretek stb.), a borítékok címzését, címkék készítésének technikáját megismertetni a tanulókkal. Sajnos az a tapasztalat, hogy a fiatalok teljesen tájékozatlanok, gyakorlatlanok egy-egy postai boríték címzésében, nyomtatvány vagy űrlap kitöltésében, ezért a feladat nagyon is időszerű. Ehhez keressük fel a Magyar Posta Zrt. honlapját (http://www.posta.hu/static/internet/download/helyes_cimzes_2014.pdf), ahol képekkel, ábrákkal, címzésmintákkal illusztrált segítséget kaphatunk. A mondanivalóhoz, a közlés hosszához, a címzetthez fűződő viszonyunkhoz stb. megfelelő levélpapír kiválasztása szükséges. Itt tudjuk bemutatni a levélpapírok kiválasztásának szempontjait: méret, minőség, szín stb., valamint a postai előkészítést (pl. papírhajtogatás módjait, borítékba helyezés technikáját). Ha a tanirodában rendelkezünk papírhajtogatásra alkalmas géppel, ennek használatát be tudjuk mutatni. A tanulásnak ebben a szakaszában egyelőre a kézi borítékcímzést gyakoroltathatjuk a tanulókkal, de megfelelő adatbázis létrehozásával könnyen megoldható a boríték számítógéppel történő címzése is. A boríték címzésére ugyanis napjainkban egyre jobban terjednek a számítógépes megoldások. A szövegszerkesztő programokban már találunk borítékcímzési szolgáltatást is (pl. a Wordben az Eszközök menü Boríték és címke parancsát, azon belül a Borítékok panellapot). A borítékok és címkék számítógéppel történő előkészítését tanirodai keretek között gyakoroltathatjuk. Ehhez természetesen a megfelelő borítékok, címkék beszerzése szükséges, de adhatjuk a feladatot a tanulóknak házi feladatul is, különösen a felnőttképzésben. Nagy hangsúlyt kell fektetnünk az elektronikus levelek címzésére és továbbítására is, amelyet az ún. netikett szabályai alapján vehetünk sorra. Adjunk lehetőséget arra, hogy a tanulók kapcsolatot teremthessenek az oktatóval. Célszerű a pedagógusnak kimondottan erre a célra létrehozni elektronikus postacímet, ahova a későbbiekben is küldhetik majd a tanulók a számítógéppel készített írásbeli munkákat. Minden esetben jelezzünk vissza a tanulónak, ha a netikett szabályainak nem megfelelő megoldásokat tapasztalunk. 9. Hasonlóan járhatunk el a különböző nyomtatványok, sablonok, űrlapok kitöltésével. Ehhez be kell szereznünk néhány többnyire gyakran használt nyomtatványt (ami a továbbiakban sokszorosítható), vagy internetes portálokról is letölthetők és kinyomtathatók (ajánlott: www.magyarorszag.hu). 21
A tanulásnak ebben a szakaszában a nyomtatványokat a borítékok címzéséhez hasonlóan kézzel tudják kitölteni a tanulók. Hozzá kell szoktatni őket, hogy kitöltés előtt értelmezzék a leírtakat, majd az aktuális adatok kitöltésére rendelkezésre álló helyre pontosan, precízen, jól olvashatóan írják be a megfelelő adatokat. Be kell mutatni a tanulóknak a cégjelzéses papírok használatát, amelyet kellő szintű gépírástudás hiányában egyelőre nem tudnak elkészíteni, de sablonszerű dokumentumként a számítógépre elmentve rendelkezésükre tudjuk bocsátani. A felnőttképzésben kérhetünk a tanulóktól munkahelyükön alkalmazott céges levélpapírt, ami jól szemléltetheti a gyakorlat sokszínűségét. 10. Az üzleti levelek, ügyiratok és egyéb dokumentumok készítésének folyamatát a tartalmi előkészületektől a postai továbbításáig, illetőleg irattárba helyezéséig célszerű nyomon követni, különösen a tervezési szakaszra koncentrálva: információgyűjtés, ellenőrzés, az üzenet megformálása az adatok, információk birtokában -, stílus megválasztása stb. Itt célszerű rövid levelek többféle megfogalmazása (l. tanulók egyéni feladatai), majd ezek összevetése, ellenőrzése, szükség szerinti javítása. Csokorba szedhetjük a levélírás gyakori hibáit, e helyen is utalhatunk a következményekre: - nem teljes körű vagy helytelen adatok, információk, - nem megfelelő címzés (pl. nevek, címek emlékezetből történő írása), - helytelen írásmód, hibás helyesírás, - udvariatlan megszólítás vagy egyéb kifejezés használata, - nem kellő tagolás, kiemelés; - keltezés, aláírás hiánya stb. 11. A fenti ismeretek különösen az iratok készítésének tartalmi, nyelvi és formai szabályai tekintetében sorra kell vennünk a leggyakoribb iratfajtákat: egyszerű iratok, az üzleti élet gazdasági és kereskedelmi levelei, a hivatalos szervekkel való kapcsolattartás iratai, a munkavállalás iratai, szervezetek belső iratai. Ezekkel az iratokkal a tanulásnak ebben a fázisában csak fogalmi szinten és az iratkészítés követelményeinek ismeretében találkoznak a tanulók, a komple iratkészítésre a Levelezési ismeretek gyakorlata tantárgy keretében kerül sor. Az elméleti ismeretekkel azonban nagyon jól megalapozhatjuk az iratok készítését. Célszerű az egyes csoportokhoz tartozó iratokat úgy áttekinteni, hogy elhelyezzük az adott ügymenet folyamatában. Meghatározzuk az irat funkcióját, felsoroljuk a legfontosabb adattartalmat, utalunk a helyes írásmódjára, illetőleg a hibás, hiányzó vagy pontatlan adatok következményeire, valamint az iratok különböző megoldási módjaira (pl. nyomtatványok kitöltése). A tanulásnak ebben a fázisában elsősorban a tartalmi, nyelvi követelmények szerinti megfogalmazásra, kézírással történő rögzítésre kerülhet sor. Mintalevelek és helytelen megoldások összevetésével ellenőrizhetjük a tanulók egyéni vagy csoportos munkáját. 22
Ebben a tananyagrészben fejleszthető leginkább a tanulók írásbeli kifejezőkészsége, fogalmazása, stílusa. Üzleti leveleket, hivatalos iratokat csak meghatározott esemény ismeretében lehet pontosan fogalmazni, ezért a pedagógusnak sok és sokféle ügyet érintő szituációval kell rendelkeznie, amelyhez meg kell adnia a szükséges információkat vagy utalni a kiegészítés lehetőségére. A fogalmazás mindig próbára teszi a tanulókat, mert egyszerre kell többfelé figyelniük: tartalom, logikus felépítése a mondanivalónak, szakszerű kifejezésmód, szókincshasználat, stílus, udvariassági formulák alkalmazása, biztos helyesírás. Az első levelek, szövegrészek mindig nehezen készülnek el. Kezdetben szinte reménytelennek tűnik, hogy összeállhat akárcsak egyetlen értelmes mondat is. Nemcsak a fogalmazás nehézségei miatt, hanem azért, mert a tanulók nagy része szinte teljesen járatlan a gazdasági, hivatali ügyekben, kapcsolatokban, ügyintézésben, és nem érzi át egyegy pontatlanság, hiányosság következményeit vagy nehezen találják meg a mondanivaló közléséhez szükséges és egyben elégséges hivatalos stílus elemeit. A felnőttképzésben talán nagyobb tapasztalattal rendelkeznek a tanulók ezen a téren. Kitartó tanulói és tanári munka, a folyamatos visszajelzés, az apró sikerélmények hatására van remény arra, hogy a későbbiekben gyorsabban és kevesebb hibával készülnek el a levelek. Természetesen csak fokozatosan juthatunk el a teljes levelek önálló megfogalmazásáig, addig tanár és tanuló részéről is nagy türelemre, kitartásra lesz szükség. A tanulásnak ebben a szakaszában irányított tanári feladatokkal többnyire rövid, pár mondatos iratszöveg, vázlatok megfogalmazására kerülhet sor. A levél teljes körű, önálló fogalmazású változata a későbbiekben (pl. a Munkahelyi kommunikáció tantárgy keretében) kerülhet sorra. Tanulói tevékenység értékelése a bemutatott témakörökben A témakör tananyaga nagyobbrészt elméleti ismeret, ezért a számonkérés során az ennek megfelelő eszközöket, eljárásokat kell alkalmaznunk. Fontos, hogy a számszerű osztályzatok mellett szóbeli visszajelzést is kapjon a tanuló, sőt ez utóbbi nagyobb arányban forduljon elő. Minden esetben utalni kell arra, hogy egy-egy hibás, pontatlan vagy hiányos megoldás a valós életben milyen jogi, etikai vagy egyéb következménnyel járhat. Csak a folyamatos és a konkrét feladathoz fűzött észrevételeink alapján várható el, hogy a tanulóban kialakul a kapcsolatok alakításáért felelős magatartás, a precíz, gondos, minden apró részletre kiterjedő munkavégzés és az az igényesség, hogy önmagát is tudja kontrollálni, szükség esetén javítani munkáját. El kell érnünk a tanítás során, hogy a tanuló ne csak külső visszajelzések (minták, tanári észrevételek) alapján figyeljen fel valamilyen rossz megoldásra, esetleg szabálytalanságra, hanem képes legyen felismernie saját és mások hibáit is. Javaslat a témakörök feladataira 1. Fogalomértelmezés: mely fogalomról van szó? Értelmezze a meghatározásban foglaltakat, mondjon róla véleményt, egyetért-e a megállapításokkal! 23
Fontos kelléke a társadalmi érintkezésnek. Nem az a kívánalom, hogy irodalmi alkotások legyenek, annyit azonban el lehet várni, hogy kifejezésmódja olyan természetes legyen, mint a beszédünk, és tükrözzék azt a hangulatot, lelki állapotot, amelyben az írója éppen van. Alapvető elvárás, hogy mindig legyen mondanivalója. Tartalma olyan legyen, hogy felkeltse a partner érdeklődését. Ne közöljünk benne pletykát, olyan történeteket, amelyek hitelességéről magunk sem vagyunk meggyőződve. (magánlevél) 2. Keresd a párját (a meghatározáshoz kapcsolható fogalmat)! Minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. Valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely lehet hasonmás (szöveg- és formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott). A vállalatok, vállalkozások, államigazgatási és egyéb szervezetek, szervek rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező irat, az intézményekhez érkező vagy azok által készített levél és más műfajú irat (pl. egyszerű ügyirat, feljegyzés, jegyzőkönyv stb.). Olyan írásbeli dokumentum, amelyet igazgatási szerv (hatóság), közjegyző, cégek vagy magánszemélyek meghatározott formai szabályok betartásával készítenek, és valamit bizonyít, igazol, tényt állapít meg, elhatározást vagy megegyezést közöl. A jogi eljárások során bizonyító eszközként szolgál. ügyirat okirat irat másolat 3. Iroda képekben. (Ide szükséges néhány, különböző stílusban berendezett irodát ábrázoló képet csatolni: kisteres, nagyteres, klasszikus és formabontó berendezésű, vezetői vagy ügyintézői iroda stb.) Feladat: Jellemezze a képeken látható irodákat, sorolja fel jellemzőiket, előnyeiket, hátrányaikat különös tekintettel az ott folyó munkára! Mondja el véleményét, ön melyik irodában dolgozna legszívesebben? 12. Írja a meghatározás mellé a jellemző fogalmat! Számok, körülmények, tényezők, fogalmak, utasítások, amelyek alkalmasak emberi vagy gépi feldolgozásra, értelmezésre, összefüggések stb. megalkotására: (adat) Az a tény, amelynek megismerésekor olyan tudásra teszünk szert, ami eddig nem volt a birtokunkban. (információ) Olyan eszköz, amely alkalmas a gyors tájékozódáshoz, hozzáférést nyújt a hatalmasra duzzadt információhoz, valójában a könyvtár és adattár legújabb változata: (internet) 24