HR HÍRLEVÉL 2011. Április
MUNKAÜGYI SZOLGÁLTATÁSOK RECRUITMENT / OUTSOURCING PÉNZÜGY-SZÁMVITEL CAFETERIA SZOLGÁLTATÁSOK EXPAT SZOLGÁLTATÁSOK Munkaügyi audit Munkaügyi szerviz Munkaügyi tanácsadás Munkaügyi ellenőrzésre felkészítő oktatások Speciális szakmai tesztelés Kompetencia alapú tesztelés Munkaerő-közvetítés, direkt keresés Munkaerő-kölcsönzés Cafeteria tanácsadás Cafeteria bevezetés Cafeteria adminisztráció Hivatalos ügyintézés Otthon keresés Költöztetés Beilleszkedési szolgáltatás 1 Áprilisi köszöntő A jogszabályok folyamatos figyelemmel kísérése nehéz feladat, ezek megsértése magas bírságösszegekkel, közbeszerzésből való kizárással, valamint a pályázati lehetőségek elvesztésével jár. A munkaügyi ellenőrzésekre történő felkészítés, valamint a helyes munkáltatói döntések meghozatalának hatékony eszköze a munkaügyi átvilágítás, melynek munkaügyi és gazdasági jelentőségével kapcsolatosan áprilisi számunkban 5 okot nevezünk meg. Mint azt márciusi számunkban említettük, e havi hírlevelünkben az ExPat résznél a külföldiek magyarországi orvosi ellátásának lehetőségeiről számolunk be. A béren kívüli juttatások kényelmes felhasználása érdekében a munkáltatók többsége utalványok formájában biztosít különböző cafeteria elemeket munkavállalói számára. Az utalványok rendelése, tárolása, kiosztása és átvetetése a munkavállalókkal azonban gyakran túl nagy adminisztrációs terhet jelent. Csökkentheti-e az adminisztrációs terheket egy olyan az utalványokat helyettesíteni képes elektronikus fizetőeszköz, mint a cafeteria kártya? Cafeteria cikkünkben erről olvashatnak bővebben. Jamniczky Andrea HR igazgató, partner MUNKAÜGY 5 tipp, hogy miért végeztesse el cége munkaügyi átvilágítását A rendezett munkaügyi kapcsolatok általános és speciális követelményei, a munkaügyi ellenőrzések növekvő száma, a jogkövetkezmények szigorodása minden eddiginél jobban felértékelte a munkaerő-gazdálkodás és az ehhez kapcsolódó törvényi előírások megfelelő alkalmazását. A munkaügyi átvilágítás hatékony eszköz lehet a munkaügyi ellenőrzésekre történő felkészülésen túl a munkaügyi folyamatok optimalizálásában is. Erre való tekintettel gyűjtöttük össze, hogy miért végeztesse el cége munkaügyi átvilágítását. 1# tipp Mert a munkaügyi bírság akár 20 millió forint is lehet A hatályos munkaügyi jogszabályok betartása mindenkor a foglalkoztató feladata, ennek megfelelően a munkaügyi ellenőrzés tárgyát képező szabályok megtartása a munkáltató kizárólagos felelőssége. A munkaügyi ellenőrzésről szóló 1996. évi LXXV. törvény alapján a munkaügyi bírság alsó határa 30.000,-Ft, felső határa pedig (!) 20.000.000,- Ftban lett meghatározva! Ne feledje: a megelőzés mindig kifizetődőbb! kívánják felkarolni. BDO Magyarország Személyzeti és Munkaügyi Tanácsadás HR Hírlevél 2011. Április 2
2# tipp Mert a munkaügyi bírság a pályázati lehetőségek elvesztésével jár A munkaügyi eljárásokban kiszabott bírság, megállapított befizetési kötelezettség adók módjára behajtandó köztartozásnak minősül, elévülésére, illetve törlésére is ezen szabályok tekintendők irányadónak. A pályázati kiírások csaknem mindegyikében megtalálható a rendezett munkaügyi kapcsolatok feltételnek való megfelelés, melyről kapcsolatban az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény rendelkezik. Az Áht. két részre osztja azoknak a munkaügyi tényállásoknak a körét, melyek fennállása esetén a közbeszerzésekből és a pályázatokból kizárják a munkáltatót. Az első részbe tartozó szabálytalanságok azonnali kizárással járnak, a második körbe tartozók két éven belüli ismételt elkövetés esetén eredményeznek kizárást. 3# tipp Mert a munkaügyi átvilágítás a bérezési rendszer optimalizálásának eszköze A válság kapcsán láthatjuk, hogy a foglalkoztatással kapcsolatos költségek optimalizálásának eszköze elsősorban a létszámleépítés volt, holott a bérszámfejtésbeli fura tételek, a felesleges és indokolatlan szivárgások megszüntetésével szintén jelentős megtakarítások érhetők el. A tapasztalatok alapján a cégek jelentős részének munkaügyi működése az évek során hajlamos beállni egy kerékvágásba, így a munkáltatók többsége nem használja ki megfelelő mértékben a jogszabályi környezetből fakadó esetleges költségcsökkentési lehetőségeket, mely a bérezési rendszereken is visszaköszön. 4# tipp Mert a munkaügyi átvilágítás a munkaidő-gazdálkodás racionalizálásnak eszköze A munkaidő-szervezéssel kapcsolatos szabályok munkavállalói szempontból védelmi természetűek, munkáltatói szempontból azonban nem hagyható figyelmen kívül azok gazdasági jellege. Fontos megjegyezni, hogy az Mt.-ben deklarált munkaidő, pihenőidő szabályok kógens jellegükből adódóan alapvetően kötöttek, azonban a megfelelő keretek megválasztásával rugalmas foglalkoztatást tesznek lehetővé. Számos foglalkoztató vezet ún. jelenléti ívet, vannak kialakult munkarendek, de az egyes munkaidő modellek alkalmazása inkább törvényesnek, mint célszerűnek mondható, holott az adott cégre szabott munkaidő koncepcióval szemben lényeges munkaadói követelmény, hogy a cég érdekeit szem előtt tartva a jogszerűség keretei között rugalmas foglalkoztatást tegyen lehetővé a cég jól megfontolt gazdasági érdekeinek megfelelően. BDO Magyarország Személyzeti és Munkaügyi Tanácsadás HR Hírlevél 2011. Április 3
5# tipp Mert a munkaügyi átvilágítás feltárja a cégben rejlő munkaügyi tartalékokat A vállalati költségek szignifikáns hányadát a foglalkoztatáshoz kapcsolódó költségek képezik, éppen ezért a foglalkoztatók számára nem mindegy, hogy a tényleges foglalkoztatás milyen formában, milyen feltételekkel valósul meg. A munkavégzés legkézenfekvőbb formája a munkaviszonyban, munkaszerződéssel történő foglalkoztatás, azonban számos olyan foglalkoztatási konstrukció létezik, melynek alkalmazásával azok rugalmas jellegéből eredően jelentős megtakarítások érhetők el éves szinten. A munkaügyi folyamatok felülvizsgálatával behatárolhatók azok a pazarló munkaügyi gazdálkodást jelentő foglalkoztatási konstrukciók és munkaügyi folyamatok, melyeket beazonosítva bírság helyett megtakarításokat érhetünk el. Amennyiben az Ön cégében sem áll rendelkezésre a megfelelő kapacitás ezen feladatok elvégzéséhez, kérje ajánlatunkat a munkaügyi átvilágítások kapcsán. Brella Zoltán / Máriás Attila MUNKAÜGYI ELLENŐRZÉS? Készüljön fel velünk! Kérje a BDO Magyarország munkaügyi átvilágítás szolgáltatását, mely lényegében egy olyan munkaügyi kockázatértékelés, amely során munkaügyi szaktanácsadó munkatársunk a munkaügyi ellenőrzésről szóló 1996. évi LXXV. törvény szempontrendszere és a munkaügyi ellenőrzések módszertana alapján tételesen és szúrópróbaszerűen - átvilágítja a cég munkaügyi rendszerét, mely alapján meghatározásra kerülnek a munkaügyi működés azon kritikus pontjai, amelyek egy esetleges hatósági ellenőrzés során munkaügyi bírság kiszabásának alapját képezhetik. Kérje ingyenes konzultációnkat, melynek keretében munkaügyi ellenőrzési tapasztalattal rendelkező tanácsadónk felkeresi Önt! BDO Magyarország Munkaügyi tanácsadás Időpont egyeztetés: +36 1 235-30-10 office@bdo.hu BDO Magyarország Személyzeti és Munkaügyi Tanácsadás HR Hírlevél 2011. Április 4
2EXPAT A külföldiek magyarországi orvosi ellátásának lehetőségei A cégek egyre inkább kezdik belátni, hogy az egyik legfontosabb vállalati érték az emberi erőforrás. A megfelelő szakembereknek nem csak a megtalálása, de a megtartása is nagyon nehéz feladat. Főleg így van ez akkor, ha a munkavállaló esetleg nem is magyar, hanem egy másik országból költözik át a karrier-lehetőség miatt. A külföldi munkavállalók esetében különösen nagy odafigyelést igényelhet az otthonteremtés. Mivel olykor az egész család vállalja a kiküldetés/munka idejére az új élethelyzetet, kifejezetten fontos lehet, hogy ugyanolyan életfeltételeket biztosítsunk a számukra, mint amilyenekhez hazájukban már hozzászoktak. Itt talán a legfontosabb az egészség megemlítése, hogy probléma, betegség vagy baleset esetén a lehető legmegfelelőbb egészségügyi ellátásban részesülhessenek, ami olykor nem is olyan egyszerű feladat. Sok esetben tapasztalhatjuk, hogy Magyarországon élő külföldi barátaink, ismerőseink, kollégáink arra panaszkodnak, hogy nem boldogulnak a magyar orvosi ellátás útvesztőjében. Ennek több oka is lehet, például a nyelvtudás hiánya, illetve a végeláthatatlan adminisztrációs káosz, amit a nehezített kommunikáció csak még jobban bonyolít. Gyakori eset az is, hogy a kórházi alkalmazottak teljesen tanácstalanul állnak a külföldi páciens előtt. Bár a külföldiek a TAJ kártyával teljes körű, az Európai Egészségbiztosítási Kártyával pedig az orvosilag szükségesnek ítélt ellátásra jogosultak, mégis kezd megszokottá válni, hogy a külföldi munkavállalók, expatok és családjaik számára cégük külön megoldást keres a kényelmes és alapos ellátás biztosítása érdekében: különböző, kiemelten magas színvonalú egészségügyi központokban biztosítanak tagságot a munkavállalóknak. Ezekben a központokban az orvosok és a nővérek is beszélnek angolul, és minden adott ahhoz, hogy a külföldiek igényes környezetben, várakozás nélkül részesüljenek a kívánt orvosi ellátásban. A csomagok, szolgáltatások palettája itt is igen széleskörű, kezdve az éves egészségügyi ellenőrzéstől a csak meghatározott ellátásokat tartalmazó csomagokon keresztül egészen a havi díjas korlátlan szakellátásig. Az egészségügyi központi szolgáltatás mellett szól az is, hogy a páciensek megbeszélt időpontra érkeznek, így nem kell az előre meghatározhatatlan várakozási idővel számolniuk. Ezeket a szolgáltatásokat a vállalatok természetesen nemcsak a külföldi munkavállalóik számára igényelhetik. Ugyanolyan motivációs eszközként alkalmazhatóak, mint az egészségpénztári hozzájárulás, vagy akár az üdülési csekk. És ha jól belegondolunk, akkor a vállalat számára az egészséges, elégedett munkatárs a legértékesebb. Zórándy Nóra BDO Magyarország Személyzeti és Munkaügyi Tanácsadás HR Hírlevél 2011. Április 5
3CAFETERIA A cafeteria kártyáké a jövő? Az elmúlt néhány évben már találkozhattunk azzal az elképzeléssel, hogy a hatályos törvények által biztosított béren kívüli juttatások könnyebb felhasználhatóságát szolgáló utalványokat egy olyan újszerű kezdeményezés váltsa fel, mint a cafeteria kártya. Az elektronikus cafeteria kártyák piacszerzése a gazdasági válság és az ezzel együtt járó nehéz piaci helyzet miatt egy rövid időre háttérbe szorult, most azonban új erőre kapott. Joggal merülhet fel a kérdés, hogy mennyire képes hatékony alternatívaként helytállni egy olyan elektronikus fizetési eszköz, amely szinte minden juttatástípust lefed? Számos előnye mellett mindenképpen figyelembe kell venni bizonyos hátrányokat is, és azt is érdemes végiggondolni, hogy a hamarosan induló Széchenyi Pihenőkártya milyen hatással lehet ennek terjeszkedésére. Ahogyan azt a neve is mutatja, szintén elektronikus kártyaként működhet a Széchényi Pihenőkártya is, melynek kedvezményesen adózó mértéke jóval magasabb, mint a többi cafeteria juttatás értéke. Amennyiben egy cégnek lehetősége van ezt kihasználni, úgy a 300.000 Ft-os éves keretösszeg igen vonzó lehet a munkavállalók számára is. Az tehát lassan bizonyossá válik, hogy juttatási rendszerünkbe előbb vagy utóbb be fog kerülni egy elektronikus fizetési eszköz is, a Széchenyi Pihenőkártya elindulásáig azonban akár már most is lehetőségünk van az utalványokra alapozott cafeteria rendszerünk átformálására. Mi az a cafeteria kártya? A cafeteria kártya a bankkártyák elvén működő multifunkciós kártya, mely egyszerre több egyenleg, azaz több béren kívüli juttatás kezelését teszi lehetővé. A kártyaleolvasó terminálok segítségével használható eszközhöz társkártya igénylésére is lehetőség van, ezért olyan juttatások esetén, amelyeknél a juttatást a munkavállaló közeli hozzátartozója is felhasználhatja, a társkártya segítségével azt könnyen megteheti. A cafeteria kártya története A papír alapú, utalványos formában felhasznált cafeteria juttatások kártyával történő helyettesítésének gondolata nem újszerű, azonban Magyarországon csak 2008-tól kezdődően beszélhetünk gyakorlati megvalósításról is. A piacon jelenleg az OTP cafeteria kártyája dominál, amely már több mint 70.000 kiadott kártyájával és folyamatosan bővülő elfogadóhelyi listájával stabil pozíciót szerzett magának. Jelenleg korlátozott lehetőségeink vannak annak tekintetében, hogy melyik szolgáltató céget válasszuk utalványaink elektronikus kártyával történő helyettesítésére. Bizonyos kártyák csak egy-egy juttatási elem helyettesítésére képesek (pl. étkezési jegy), míg más szolgáltatók kártyáinál az elfogadóhelyek alacsony száma okozhat problémát. A kártya alapvető tulajdonságai A kártya névre szól és a bankkártyákhoz hasonlóan PIN kóddal ellátott, valamint az első használat előtt aktiválást igényel. Segítségével természetesen csak a törvényben meghatározott áruk és szolgáltatások vehetők igénybe, készpénzfelvételre egyáltalán nem használható és csak belföldön fogadják el. A cafeteria kártya előnyei A kártya előnyeinek számbavételekor érdemes az előnyöket két csoportra osztva taglalni, hiszen a kártya mind a munkáltatók, mind a munkavállalók számára hasznos eszköz lehet. A munkáltatók számára a kártya egyik legnagyobb előnye, hogy csökkenti a cégek adminisztrációs terheit és könnyen beilleszthető a már meglévő cafeteria rendszerekbe. Fontos megjegyezni, hogy használata esetén az utalványokkal ellentétben itt nincs havi szállítási költség, nincs szükség külön tárolásra, nem kell időt pazarolni a kiosztásra és a juttatások átvételének aláíratására, összességében tehát sokkal kevesebb adminisztrációt igényel. Nem kell többet foglalkozni a lejárt vagy elveszett utalványokkal, hiszen a kártya elvesztésével az átutalt juttatások értéke nem vész el, egy új kártya kiállításával a már átadott juttatások megmaradnak. Külön érdemes kiemelni azt a lehetőséget, hogy a kártya utalványfunkcióit tetszőlegesen, akár egyénenként is beállíthatjuk. Ez főleg olyan cafeteria rendszerek esetében lehet hasznos, ahol munkavállalói csoportonként eltérő juttatási elemeket biztosít a munkáltató. A kártyára történő utalás teljes mértékben elektronikus. BDO Magyarország Személyzeti és Munkaügyi Tanácsadás HR Hírlevél 2011. Április 6
A fentiekből adódik, hogy elektronikus fizetőeszköz használata esetén nem kell számolnunk legyártási vagy szállítási költséggel sem, tehát a juttatások járulékos költségei jelentősen csökkennek. A munkavállalók számára is számos előnyt tartogat a kártya. Az első és talán legfontosabb, hogy az egyénenként feltöltött utalványoknak nincs lejárati ideje. Az utolsó feltöltéstől számított 24 hónapon belül fel lehet használni, ezt követően azonban törlődik. Az olyan juttatások esetében, ahol a munkavállalónak a juttatás felhasználására egy adott időszakra vonatkozóan van lehetősége (például az iskolakezdési támogatásnál), ott ez a hosszabb érvényesség természetesen nem lehetséges. A munkavállalók számára az is jó hír, hogy a kártya biztonságos, hiszen elvesztése esetén az utalványkészlet nem vész el. Az utalványok címletezéséből adódó gyakori felhasználási korlátokat sem kell figyelembe venni, hiszen használatkor pontosan akkora értékben kerül levonásra az igénybe vett áru vagy szolgáltatás, amennyibe az valójában került és a kártya segítségével a munkavállalók folyamatosan tájékozódhatnak egyenlegük állásáról. Telefonon vagy internetes lekérdezési felületen keresztül azonnal ellenőrizhetik a rendelkezésre álló keretüket, ugyanakkor minden kártyahasználat után egy bizonylatot is kapnak, amely szintén az egyenleg kényelmes nyomonkövetését szolgálja. A munkavállaló igényelhet társkártyát is, így a juttatások szélesebb körű felhasználására is lehetősége van. Végül, de de nem utolsósorban a kártya tárolása is sokkal praktikusabb az utalvány formában kiadott cafeteria elemeknél. MUNKAÜGYI KONFERENCIÁK a Milton és a BDO Magyarország szervezésében 2011. április 28 Munkaidőkeret a munkaügyi ellenőrzések tükrében Professzionális workshop 2011. május 13 HR MBA Szervezeti racionalizálás és változásmenedzsment a HR szemszögéből 2011. május 25 A 10 legfontosabb munkaügyi irat, melyet a munkaügyi felügyelők ellenőriznek 2011. június 07 A munkaügyi gazdálkodás racionalizálása 2011. június 08 A bankszektorban lezajlott munkaügyi ellenőrzések tanulságai, aktuális munkaügyi kihívások A jelentkezési lap letölthető a www.milton.hu weboldalról, további felvilágosítás az alábbi elérhetőségeken kérhető telefon: 06-1-343-47204720 e-mail: info@milton.hu BDO Magyarország Személyzeti és Munkaügyi Tanácsadás HR Hírlevél 2011. Április 7
A cafeteria kártya hátrányai A felsorolt előnyök mellett azonban nem szabad megfeledkeznünk a kártya hátrányairól sem. Az internet utalvány funkció hiánya a kártya egyik nagy hátránya. Az internet használat támogatás igénybevételéhez a munkavállalónak a nevére (vagy vele közös háztartásban élő közeli hozzátartozójának nevére) szóló számlát kell bemutatnia és az elszámolás utólagosan történik. Az utalvány esetén pedig az utalványon található azonosítószámok segítségével egy elektronikus rendszerben online tudják kiegyenlíteni a számlájukat. A kártya használata esetén személyesen kell az adott szolgáltatónál kiegyenlíteni a tartozás összegét, az online fizetési lehetőség egyelőre nem megoldott. További adminisztrációs nehézségeket okozhat, hogy a kártyára már elutalt összegek visszavonására nincs lehetőség. Utalványok esetén gyakran megesik, hogy mivel az utalványok nem névre szólóak, amennyiben egy munkavállaló cafeteria jogosultsága megszűnik, és a megszűnés időpontjában kalkulált felhasználható keretösszegnél többet vett igénybe, nem automatikusan a visszafizetés a megoldás. A munkavállalónak ugyanis lehetősége van arra, hogy a nála lévő, de még fel nem használt utalványok egy részét visszaadja, így csökkentve fennálló tartozását. A név nélküli visszaadott utalvány később egy másik munkavállalónak is kiadható. Kártya használata esetén azonban az egyetlen megoldás az marad, ha a cafeteria túllépést a végelszámolás során egy összegben levonják a munkavállalótól. Tovább nehezítheti a kártya gyors elterjedését az elfogadóhelyek számának lassú növekedése is. A kiadott kártyák számának növekedése természetesen maga után vonja az elfogadóhelyek listájának bővülését is, azonban időbe kerül, amíg megfelelő számú beváltóhely áll majd rendelkezésre. Összességében elmondhatjuk, hogy a cafeteria kártyák további erősödésére számíthatunk a jövőben, hiszen a munkavállalók részére az utalványokkal szemben számos előnye van, és az elfogadóhelyek számára is vonzó, ugyanis az utalványokhoz képest kevesebb adminisztrációs terhet jelent számukra a kártya elfogadása. Nemes János BDO Magyarország Személyzeti és Munkaügyi Tanácsadás HR Hírlevél 2011. Április 8
Összeállításunk figyelemfelhívó jellegű és nem helyettesíti az ügyletek részletes vizsgálatát, mellyel kapcsolatban keresse tanácsadóinkat! Kiadásért és szerkesztésért felel: Jamniczky Andrea HR igazgató, partner ISSN 2061-5964 BDO Magyarország Tanácsadó Kft. 1126 Budapest, Nagy Jenő u. 10. Telefon: +36 1 235-30-10 +36 1 235-30-90 Fax: +36 1 266-64-38 E-mail: office@bdo.hu www.bdo.hu www.munkaugyiblog.hu Hírlevelünk a legnagyobb gondossággal készült, mindamellett nem zárhatók ki elírások és más hibák, melyekért nem tudunk felelősséget vállalni. Személyzeti szolgáltatásainkkal kapcsolatos kérdéseivel kérjük keresse közvetlenül irodánkat. Jamniczky Andrea HR igazgató, partner andrea.jamniczky@bdo.hu Máriás Attila munkaügyi szaktanácsadó attila.marias@bdo.hu Nemes János HR menedzser, cafeteria tanácsadó janos.nemes@bdo.hu Zórándy Nóra recruitment tanácsadó nora.zorandy@bdo.hu