KOMMUNIKÁCIÓS STRATÉGIA
Tartalomjegyzék 1 A KOMMUNIKÁCIÓS STRATÉGIA CÉLJA... 3 2 A KOMMUNIKÁCIÓS STRATÉGIA CÉLRENDSZERE... 3 3 FOGALOMMEGHATÁROZÁSOK... 7 4 KOMMUNIKÁCIÓS CSATORNÁK... 8 5 KOMMUNIKÁCIÓS TEVÉKENYSÉGEK ÜTEMEZÉSE... 11 6 A KOMMUNIKÁCIÓS STRATÉGIA GONDOZÁSA... 11
1 A KOMMUNIKÁCIÓS STRATÉGIA CÉLJA A jelen kommunikációs stratégia célja az, hogy elősegítse a SZMÖRE projekt megvalósítását tását, támogassa azt, és a projekt előrehaladásáról dásáról, valamint a projekt keretein belül létrejött eredményekről az érintettek számára információt, tájékoztatást nyújtson a kommunikáció megfelelőeszközeivel. A kommunikációs stratégia kialakításának alapvető célja, hogy a SZMÖRE projektszervezete és a projektben együttműködő partnerek és szervezetek tagjai és képviselői számára megadja a kommunikáció-és kapcsolatszervezési tevékenységek sikeres és hatékony ellátáshoz szükséges általános szabályokat és kereteket, melyek magukba foglalják az együttműködést szolgáló folyamatos és tudatos tervezett kommunikáció feltételeinek biztosítását. A kommunikációs stratégia feladata, hogy kijelölje az együttműködő partnerek közötti kommunikációs rendszer kiépítésének irányait, továbbá meghatározza a kommunikációs tevékenység összehangolt működtetésének és folyamatos fejlesztésének kereteit. Ennek érdekében a jelen kommunikációs stratégia rögzíti a kommunikációs célokat és a kapcsolódó alapelveket, és leírja a célok eléréséhez szükséges kommunikációs rendszer meglévő elemeit, rámutat a fejlesztendő pontokra. 2 A KOMMUNIKÁCIÓS STRATÉGIA CÉLRENDSZERE Általános cél A SZMÖRE programmal kapcsolatos kommunikációs tevékenység átfogó célja az Együttműködő partnerek kommunikációs tevékenységének erősítése A projektekben megfogalmazott stratégiai célok kommunikációs támogatása A projekt keretében megvalósuló fejlesztések megismertetése az együttműködő partnerekkel
Konkrét célok A projektben végzett tevékenységekkel és meghozott döntésekkel kapcsolatos tájékoztatásés nyilvánosság biztosítása A SZMÖRE projekt bemutatása és megismertetése az együttműködő partnerekkel és a célcsoportokkal A SZMÖRE program iránti igény hangsúlyozása, a programtól várható előnyök bemutatása Az eredmények széles körben történő terjesztése A külső kommunikációs célok megvalósítása.
Célcsoportok Fő kategóriák RegioLine Társadalom-,, Vidék- és Gazdaságfejlesztő Nonprofit Kft. Közoktatási Intézmények Baranya Megyei Kormányhivatal Igazságügyi Szolgálat Rendvédelmi szervek Szociális-és egészségügyi intézmények Szegmentált alábontás 500. sz. Angster József Szakképző Iskola Budai Városkapu Általános Iskola, Szakiskola, Speciális Szakiskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény Gandhi Közalapítványi Gimnázium és Kollégium Kiss Géza Általános Iskola Néri Szent Fülöp Általános Iskola Pécsi Kereskedelmi, Idegenforgalmi és Vendéglátóipari Szakközépiskola és Szakiskola Simonyi Károly Szakközépiskola és Szakiskola Széchenyi István Általános Iskola, Gimnázium, Szakközépiskola és Sportiskola Balassi Intézet Márton Áron Szakkollégium Pécsi Szakkollégium Hajnóczy József Kollégium Illyés Gyula Általános Iskola VM DASzK Szakképző Iskola - VM Mezőgazdasági Szakképző Iskola és Kollégium Sellye - Baranya Megyei Rendőr-főkapitányság Bűnmegelőzési Alosztálya Pécsi Rendőrkapitányság Személy-, Vagyonvédelmi és Magánnyomozói Szakmai Kamara Baranya, Somogy és Tolna megyei szervezetei Baranya Megyei Polgárőr Egyesületek Szövetsége Integrált Drogterápiás Intézet (INDIT) Közalapítvány Pécsi Integrált Nappali Szociális Intézmény Esztergár Lajos Családsegítő Szolgálat és Gyermekjóléti Központ Szoceg Szociális és Egészségügyi Szolgáltató Nonprofit Kft. Gyermekjóléti és Családsegítő Szolgálat Sellye -
Fő kategóriák Egyéb civil szervezetek, települési önkormányzatok Balokány-ligetért Egyesület Szegmentált alábontás Baranya Megyei Önkéntes Centrum Baranyai Pedagógiai Szakszolgálatok és Szakmai Szolgáltatások Központja Baranya Ifjúságáért Nonprofit Kft. TETT-HELY Ifjúsági Egyesület Bányászok Érdekvédelmi, Kulturális Egyesülete Baranya Uniós Felzárkóztatásáért Egyesület Besence Község Önkormányzata Bogádmindszent Község Önkormányzata Ifjúságért Egyesület Kákics község önkormányzata Nyugdíjasok Baranya Megyei Képviselete Nyugdíjasok Egyesülete Pécs Okor Mente Térségfejlesztési Nonprofit Kft. Ormánság Szíve Alapítvány Origó-Ház Pécs MJV Önkormányzata Pécsi Közterület Felügyelet Sellyei Kistérségi Többcélú Társulás, Sellyei járás SINOSZ - Siketek és Nagyothallók Országos Szövetségének Baranya Megyei Szervezete Szomszédok Egymásért Mozgalom Társadalmi Egyesületek Baranya Megyei Szövetsége
3 FOGALOMMEGHATÁROZÁSOK Kommunikáció nem pusztán az információ továbbításának eszköze, hanem tudatos tervezésével és szervezettségével elősegíti es tovább erősíti projektben résztvevő partnerek együttműködését. Tudatos és integrált az Együttműködő partnerek egységes kommunikációja. kommunikáció megvalósítása Belső kommunikáció a SZMÖRE program projektszervezete és az együttműködő partnerekkel folytatott és folyamatosan fenntartott kommunikációsés kapcsolatszervező tevékenységeknek az összessége. Külső kommunikáció az együttműködő partnerek között kiépített és folyamatosan fenntartott kommunikációsés kapcsolatszervező tevékenységeknek az összessége.
4 KOMMUNIKÁCIÓS CSATORNÁK 4.1. Belső kommunikáció A SZMÖRE program projektszervezete és az együttműködő partnerekkel folytatott és folyamatosan fenntartott kommunikációs és kapcsolatszervező tevékenységeknek az összessége. A belső kommunikáció feladata, hogy hozzájáruljon a SZMÖRE program és az együttműködő partnerek közötti folyamatos, jó minőségű és kölcsönös kommunikációjához. A belső kommunikáció során felhasznált módszerek személyes kommunikáció szóban személyes írásos kommunikáció. A belső kommunikáció során felhasznált eszközök személyes kommunikáció szóban: megbeszélés, viták, párbeszédek, telefonbeszélgetések, előadások, magyarázat stb. Az e kategóriához tartozó eszközök nagy jelentőséggel bírnak a kialakítandó partneri kapcsolatok során, mivel a személyes kontaktusnak köszönhetően lehetőség van az információk részletes és sokoldalú átadására, továbbá lehetőség nyílik a visszacsatolásra is. Az együttműködő partnerekkel lefolytatott személyes konzultációk biztosítják a kapcsolatok kialakítását és elmélyítését. személyes írásos kommunikáció: e-mail, személyre szóló levelezések, telefax üzenetek. Az írásbeli tájékoztatás előnye, hogy az információk rögzített formában megmaradnak, hátránya a viszonylagos személytelenség és a nehézkes visszacsatolás. Az írásos kommunikációs módszerek közül előtérbe kerül az elektronikus levelezés, elsősorban a gyorsaság, a hatékonyság, rugalmasság biztosítása érdekében. Az e-mail ötvözi az írásos és a szóbeli tájékoztatás előnyeit, egyszerre akár több személynek is lehet levelet küldeni, rögzíthetőek az információk, ugyanakkor lehetőség van az azonnali visszacsatolásra. A projekt
feladatainak elvégzése a személyes kapcsolatok kialakítása során a gyorsaságot, a rugalmasságot tartja szem előtt. Ennek megfelelően a belső kommunikáció elsődleges eszköze az elektronikus levelezés és az azonnali elérhetőséget biztosító telefon adta lehetőségek használata. 4.2. Külső kommunikáció Az együttműködő partnerek között kiépített és folyamatosan fenntartott kommunikációs és kapcsolatszervező tevékenységeknek az összessége. A külső kommunikáció célja az együttműködő partnerek közötti kölcsönös bizalom kiépítése, annak elmélyítése érdekében megbízható, valós, felhasználható információk rendszeres közlése, a kommunikációs eszközök szélesebb körének alkalmazása. A külső kommunikáció során felhasznált módszerek csoportkommunikációs módszerek: rendezvények, konferenciák, fórumok, kerekasztal megbeszélések stb.. A rendezvények, tájékoztató fórumok és előadások alkalmat adnak a figyelem felkeltésére, a lehetőségek, valamint az együttműködő partnerek szerepének, feladatainak megismertetésére. A SZMÖRE program a kommunikáció alapelveit szem előtt tartva, a külső kommunikáció további eszközeinek mind szélesebb körű bevonásával törekszik az adott projektfeladatokhoz kapcsolódóan további konferenciák, találkozók szervezésére.
A külső kommunikáció során felhasznált eszközök Elektronikus eszközök: honlap A projekt munkájának nyilvánosságát, az információáramlás biztosítását segíti a www.szmore.hu internetes portál. Elősegíti, hogy a SZMÖRE projektben elvégzett tevékenységek, valamint az együttműködő partnerek tevékenységei mind szélesebb körben válhassanak ismertté ahhoz, hogy az együttműködő partnerek képviselői, munkatársai kedvet érezzenek a honlap rendszeres látogatásához annak érdekében, hogy a szakmai munkájukhoz információkat szerezzenek. Így hozzájárulnak a honlap folyamatos fejlesztéséhez is. A projekt honlapja kettős szerepet tölt be: egyrészt maga is a projekt eredményei közé tartozik, a létrehozandó elektronikus szolgáltatások,,hordozófelülete", másrészt fontos kommunikációs, tájékoztatási szerepe is van. Hagyományos nyomtatványok: kiadványok, szórólapok, felhívások, stb. Egyrészük általános jellegű, másik részük specifikus, célcsoportoknak szóló. o A tájékoztató kiadványok erősítik a projektimázst, megjelölik a projekt részletes leírásának elérési lehetőségeit, kapcsolattartásra vonatkozóadatokat is tartalmaznak. o A felhívások, szórólapok adott eseményekhez kapcsolódóan nyújtanak pontos felvilágosítást ezeket a SZMÖRE program projekt-szervezete a partnerei bevonásával kívánja terjeszteni.
5 KOMMUNIKÁCIÓS TEVÉKENYSÉGEK ÜTEMEZÉSE A kommunikációs stratégia elfogadását követően, az abban foglalt célok megvalósítása érdekében elsődleges feladat az együttműködő partnerek felkészítése a kommunikációs eszközök használatára, valamint a projekt keretében elkészített e- módszertani dokumentumok alkalmazására, használatára. Értékelési rendszer Eszközök Rendezvények, képzések Honlap Szórólap, kiadvány, tájékoztatók stb. Értékelési módszer Meghívottak/jelentkezők, illetve a résztvevők aránya Személyes visszajelzések, értékelések Látogatási szám, hatás mérése Példányszámuk, hatásuk mérése 6 A KOMMUNIKÁCIÓS STRATÉGIA GONDOZÁSA A kommunikációs stratégia rendszeres felülvizsgálata szükséges, mely magában foglalja a kommunikációs rendszer működési hatékonyságának, valamint belső és külső kommunikáció ellenőrzését és értékelését. A SZMÖRE program keretében rendszeres időközönként áttekintjük a kommunikációs rendszer működését. Az értékelés során feltárt hiányosságokat, nem megfelelőségeket, javaslatokat átvezetjük a kommunikációs stratégiába, és visszacsatoljuk kommunikációs folyamatainkba.