Ügyvitel és irodatechnika
Fogalmak Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét. Iktatás: az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beérkező iratot, illetve a keletkezett iratot iktatószámmal látják el, kitöltik az iktatókönyvet, illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait. Iktatókönyv: az iktatási nyilvántartás adatbázisának évenként hitelesített, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott nyomtatványa, könyve vagy elektronikus listája. A szervezet működése során nála keletkezett vagy hozzá intézett és megőrzött ügyviteli iratok nyilvántartására szolgál.
Fogalmak Iratkezelés: az a tevékenység, amely magába foglalja az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, selejtezést, illetve levéltárba adását. Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szervezet a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi. Irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség.
Ügyviteli munka tartalmi követelményei alkalmazkodjon a vállalkozás napi munkájához minden munkakapcsolat kövessen egy informáló ügyviteli kapcsolat legyen képes a munkakapcsolatok irányítására és ellenőrzésére biztosítsa az információáramlást a vezetők és beosztottak, a felügyeleti és az alárendelt egységek, az egyenrangú szervek, a hivatalok és az állampolgárok között
Ügyviteli munka formai követelményei Szervezeti és működési szabályzat Iratkezelési szabályzat Irattári terv
Iratkezelési szabályzat Feladata: az ügyköröknek, hatásköröknek, iratforgalomnak, szervezeti felépítésnek és személyi feltételeknek megfelelően határozza meg az iratkezelési rendszer szervezetét, és ez alapján szabályozza a beérkező, illetőleg a működés során keletkező iratok kezelését.
Irattári terv Meghatározza a tevékenységgel kapcsolatos iratok kötelezően előírt megőrzési időtartamát, a selejtezhetőség várható idejét és az irattári tételszám kialakítását.
Irattári terv főbb részei az irattári tételszám az ügykör meghatározása az irattári megőrzési idő a levéltári átadás ideje.
Iratok csoportosítása Felhasználásuk alapján: Gyors elintézésére váró iratok Elintézés alatt álló, de ritkán kézbe vett iratok Elintézett és archivált ügyiratok
Iratok csoportosítása Elhelyezés alapján: központi iratkezelés Részlegenkénti (osztott) iratkezelés Vegyes rendszerű iratkezelés
Központi iratkezelés Minden iratot egy központi iktatóirodában kezelnek, illetve őriznek. Előnye, hogy egy helyen találhatóak meg a különböző ügyek iratai. Hátránya viszont, hogy a részlegek ügyintézői nehezebben jutnak hozzá, mint a saját irattárukban
Osztott iratkezelés Nagyobb szervezetekben érdemes kialakítani. Itt az iratok kezelése külön-külön szervezeti egységenként történik. Előnye, hogy könnyen, gyorsan elérhetővé válnak az iratok.
Vegyes iratkezelés Részben központosított, részben osztott, tehát az eddig ismertetett két iratkezelési rendszert kombinált formában alkalmazza. Az érkeztetés, és az iratok postázása központilag, míg az iratkezelés többi lépése külön-külön szervezeti egységekben történik. Előnye, hogy a szükséges iratot az ügyintéző bármikor előveheti, és nem kell az irattárba járnia.
Iratok rendszerezésének szempontjai Időrendbeni rendszerezés Tárgy szerinti rendszerezés Földrajzi hely szerinti rendszerezés
Időrendbeni rendszerezés Az iratokat a kiállításuk vagy beérkezésük szerinti időrendben iktatjuk és őrizzük meg
Tárgy szerinti rendszerezés A beérkezett iratanyagot a benne foglalt információ alapján osztályozzuk, illetve őrizzük meg. Egy-egy tárgycsoportba tartozó iratokat érkezési vagy keletkezési sorrendben rakjuk el.
Földrajzi hely szerinti rendszerezés A küldő vagy a küldött székhelye szerint rendszerezzük az iratokat.
Iratok rendezési módjai Számsoros rendezési mód Betűrendes rendezési mód Alfanumerikus rendezési mód Tízes számrendszer szerinti rendezési mó
Számsoros rendezési mód A beérkezett, az elküldött iratok mennyiségi ellenőrzésére szolgál.
Betűrendes rendezési mód Gyors és hatékony. Pl.: orvosi rendelők, földrajzi fekvés, címzett szerint.
Alfanumerikus rendezési mód Előnye, hogy megkönnyíti a tájékozódást az irattárban. Pl.. F 16
Tízes számrendszer szerinti rendezési mód Előnye: szinte korlátlan mélységű tagolást tesz lehetővé.
Ügyiratkezelés szakaszai 1) Nyilvántartásba vétel Ügyirat érkeztetése Postabontás Mutatózás Előzmény kikeresése Szignálás Iktatás Ügyiratok továbbítása
Ügyiratkezelés szakaszai 2) Ügyiratkezelés az ügyintézés folyamatában Előadói ív megnyitása Határidő-nyilvántartás Tervezetkészítés Kiadmányozás postázás
Ügyiratkezelés szakaszai 3) Ügyintézés lezárása utáni iratkezelés Irattározás Selejtezés
Érkeztetés a borítékra bélyegzik az érkeztető-bélyegzőt kitöltik az érkeztetőkönyv rovatait, melyek a következőek: dátum a beérkezett irat eredeti iktatószáma a küldő szerv vagy fél neve az irat tárgya az ügyintéző szervezeti egység neve a mellékletek száma az érkezés módja az érkeztetést végző személy azonosító jele.
Postabontás Ellenőrzés Tévedésből felbontva Sérülten érkezett Mutatózás Tárgymutatókönyv Elő-, utóirat
Az iratok iktatása Úgy kell nyilvántartásba venni, hogy megállapítható legyen: az irat érkezésének pontos ideje az ügyintéző nev az irat tárgya az elintézés módja esetleges iratkezelési feljegyzések az irat holléte.
Iktatóbélyegző lenyomatának tartalmi elemei A cég nevét, székhelyét Az iktatás időpontját Az iktatókönyv sorszámának számát Az ügyintéző nevét Irattári tételszámot A mellékletek számát.
Iktatókönyv adatait Az irat iktatószáma Az iktatás időpontja Honnan érkezett az irat (küldő neve és címe) A beérkezett irat saját száma Az irat tárgya Az ügyintéző neve A mellékletek száma A kezelésre vonatkozó feljegyzések A válasz elküldésének kelte Az irattári elhelyezésre vonatkozó adatok.
Nem kell iktatni Tömeges értesítések Reklám- és propagandaanyagok Nyomtatványok Árjegyzékek Szaklapok Folyóiratok Napilapok
Iratok fizikai tárolásának feltételei A központi irattár megfelelően kialakított és felszerelt, az iratok szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség. Az irattárak szükséges műszaki feltételei: 16-20 -os hőmérséklet, 35-70% közötti páratartalom, tűzbiztonság, szellőztetési, világítási lehetőségek, védelem a tűző nap ellen illetéktelen behatolás elleni megfelelő védelem, rovar és rágcsálóvédelem, takarítás, pormentesítés.
Iratok fizikai tárolásának módjai Az iratok az irattárban tárolhatók fekvő, álló vagy függesztett rendszerben.
A tárolást segítő eszközök állványok, szekrények, polcok, rekeszek, fiókok, dobozok, iratrendezők
Iratok selejtezése A selejtezési eljárásba mindazokat az iratokat be kell vonni, amelyek nem maradandó értékűek, levéltári átadási kötelezettséggel nem járnak, ügyviteli szempontból már nem szükségesek, megőrzési idejüket meghaladták. A selejtezés lebonyolításának előírásait az iratkezelési szabályzat tartalmazza, a törvényi előírásokat követve. A selejtezési bizottság tagjai között van általában az iratkezelésért felelős személy, a cég vezetője, valamint annak a részlegnek a vezetője, amelynél az iratok keletkeztek.
Selejtezés A selejtezési idő szerint 7 különböző kódjelű csoportot különböztetünk meg: 1. kód: 2 évig őrzendő iratok (szállítási okmány, pénztári bizonylat, ált. levelezés) 2. kód: 5 évig őrzendő iratok (könyvelési anyagok, raktári nyilvántartások, anyaggazdálkodással kapcsolatos iratok) 3. kód: 10 évig őrzendő iratok (negyedéves beszámoló, munka- és tűzvédelmi, baleseti jegyzőkönyvek, belső szabályzatok) 4. kód: 30 évig őrzendő iratok 5. kód: 50 évig őrzendő iratok (személyzeti, bér- és munkaügyek) 6. kód: 75 évig őrzendő iratok 0. kód: nem selejtezhető iratok (a cég létesítésével, megszüntetésével, cégbírósági bejegyzés, történeti jelentőségű iratok, műszaki leírások, szabadalmak, személyi adatok).
A selejtezésről 2 példányban jegyzőkönyv készül, amely tartalmazza: azon egység megnevezését, melynek az iratanyagát selejtezni kívánják, a dokumentáció keletkezésének évét, a dokumentumfajta megnevezését és irattári tételszámát, a selejtezési bizottság tagjainak aláírását.
Iratok megsemmisítése A levéltár záradékolás után a selejtezési jegyzőkönyvet visszaküldi az érintett szervhez. A jegyzőkönyv irattárba helyezése után a selejtezhetőnek nyilvánított iratokat meg kell semmisíteni feldarabolással bezúzással elégetéssel hulladékgyűjtő telepre szállítással az irat tartalmától függően. Ha a levéltár valamelyik irat visszatartását kéri, akkor azt vissza kell tenni az irattárba.
Az iratok megsemmisítéséről szóló jegyzőkönyv tartalmi elemei: az adott szervezet megnevezését, az iratok körét, tételszámát, mennyiségét (kgban), a megsemmisítés helyét és módját, a jegyzőkönyv felvételének keltét.
Levéltárba adás A nem selejtezhető, maradandó értékű iratokat 5 évenként 1 alkalommal, legalább 15 év őrzési idő eltelte után lehet átadni a levéltárnak átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében tárgy szerint, időrendi sorrendben rendszerezve az átadott iratok jegyzékével együtt, amely tartalmazza az azonosító adatokat, az iratok állapotát, a felhasználásra vonatkozó feltételeket is. Az átadás-átvételi jegyzőkönyvet a selejtezésihez hasonlóan, szintén el kell helyezni az irattárban.
Alkalmazott irodatechnikai eszközök Számítógép, nyomtatóval Bélyegzők Fénymásoló Címkenyomtató FAX Hőkötőgép vagy spirálozó Lamináló gép Iratmegsemmisítő Trezorok, kazetták