FELHASZNÁLÓI ÚTMUTATÓ AZ ÁLTALÁNOS ISKOLÁK SZÁMÁRA A KIFIR ELEKTRONIKUS ADATLAPKITÖLTŐ PROGRAM HASZNÁLATÁHOZ

FELHASZNÁLÓI ÚTMUTATÓ AZ ÁLTALÁNOS ISKOLÁK SZÁMÁRA A KIFIR ELEKTRONIKUS ADATLAPKITÖLTŐ PROGRAM HASZNÁLATÁHOZ

KIFIR elektronikus adatlapkitöltő program Tartalomjegyzék 1. KIFIR elektronikus adatlapkitöltő program... 3 2. Belépés a programba... 3 3. Intézményi adatok... 4 4. Osztályok rögzítése... 4 4.1. Egész osztály átemelése... 5 4.2. Osztály létrehozása és törlése... 6 5. Tanuló hozzáadása az osztályhoz... 7 6. Tanulók törlése... 8 7. Rögzített tanulók adatlapja... 9 7.1. Személyes és értesítési adatok... 10 7.2. Tanulmányi adatok... 11 7.2.1. Tantárgy hozzáadása, illetve törlése... 12 7.3. Továbbtanulási adatok... 12 7.3.1. Tanulmányi területek hozzáadása... 12 7.3.2. Tanulmányi területek törlése... 13 7.3.3. Tanulmányi területek sorrendjének módosítása... 13 7.3.4. Egyéb jellemzők megadása... 14 7.3.5. Tanulmányi adatok mentése... 14 8. A felvételi lapok előállítása... 14 9. A felvételi lapok elmentése/kinyomtatása... 15 10. A beérkezett tanulói adatlapok... 16 11. A módosító időszak... 16 Szerkesztés lezárva: 2017. január 31. 2

KIFIR elektronikus adatlapkitöltő program 1. KIFIR elektronikus adatlapkitöltő program A KIFIR elektronikus adatlapkitöltő program a középfokú iskolákba beküldendő jelentkezési lapok és az Oktatási Hivatalba beküldendő tanulói adatlapok (a továbbiakban: felvételi lapok) előállítására és nyomtatására szolgál. A program lehetőséget biztosít a - középiskola 9. évfolyamára, - a 6 évfolyamos gimnáziumokba, valamint - a 8 évfolyamos gimnáziumokba történő jelentkezés felvételi lapjainak előállítására is. A nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról szóló 20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet (a továbbiakban: EMMI rendelet) 37. -a alapján az általános iskola nyolcadik évfolyamán tanuló jelentkezők számára a felvételi lapok kitöltését az általános iskola szervezi meg. A felvételi eljárásban részt vevő, nyolcadik évfolyamnál alacsonyabb évfolyamra járó tanulók felvételi lapjait főszabályként a szülő tölti ki, azonban a szülő kérésére alapján az általános iskola is megszervezheti a felvételi lapok kitöltését és továbbítását. A felvételi lapokat az általános iskola a kitöltéséhez szükséges adatok begyűjtése, ellenőrzése és rögzítése után kötelezően a programban állítja elő, és a jelentkezési lapokat megküldi a felvételt hirdető középfokú iskolába, valamint a tanulói adatlapot az Oktatási Hivatalba. 2. Belépés a programba A programba az Intézményvezetői mesterjelszó-kezelő rendszerben kiosztott jogosultsággal lehet belépni. A jogosultságokat feladatellátási helyenként lehet kiosztani, a jogosultságok kiosztásával kapcsolatban kérjük, tanulmányozzák át a program belépő oldalán található tájékoztatót. Amennyiben a program használatával, vagy az Intézményvezetői mesterjelszó-kezelő rendszerrel kapcsolatban kérdése merülne fel, kérjük, hívja a KIR Ügyfélszolgálatot a 06-96-510-000 telefonszámon munkaidőben (hétfőtől csütörtökig 8:00 és 16:30 között, pénteken 8:00 és 14:00 között)! 3

3. Intézményi adatok A programba való bejelentkezés után a program főoldala jelenik meg. A főoldalon a képernyő felső sávjában az intézmény aktuális, hivatalos, intézménytörzsben rögzített alapadatai láthatók. Az intézményi adatok alatt a beiskolázásért felelős személy nevét és telefonszámát lehet megadni. Kérjük, ebben a menüpontban egy olyan személyt adjanak meg, akit az Oktatási Hivatal szükség esetén telefonon elérhet, és akivel érdemben tud egyeztetni a felvételi eljárással kapcsolatban. Az intézményi adatok alatt a feladatellátási helyek felsorolása következik. A Feladatellátási helyen rögzített osztályok gombbal lehet átlépni az adott feladatellátási helyhez, és megkezdeni a felvételi lapok kitöltését. Intézményi adatok Szintén erről az oldalról tölthetik le és nyomtathatják ki a felvételi lapok kötelező mellékleteként az Oktatási Hivatalba beküldendő Kísérőlevél felvételi lapokhoz nevű nyomtatványt is. A nyomtatványon a felhasználó megadhatja a beküldésre kerülő adatlapok számát (ez nem haladhatja meg a véglegesítésre került adatlapok számát), amire a kísérőlevél nyomtatására szolgáló gomb előtti szövegbeviteli mezőben van lehetőség. Amennyiben ez a mező nem kerül kitöltésre, a program az összes véglegesített tanulói adatlap számát vezeti fel a kísérőlevélre. 4. Osztályok rögzítése A feladatellátási helyhez átlépve külön menüpontok alatt az alábbi csoportosításban láthatják a - középiskola 9. évfolyamára jelentkező, jelenleg az általános iskola nyolcadik évfolyamra járó, - 6 évfolyamos gimnáziumba jelentkező, jelenleg az általános iskola hatodik évfolyamra járó, valamint - 8 évfolyamos gimnáziumba jelentkező, jelenleg az általános iskola negyedik évfolyamra járó tanulók adatait. A megfelelő linkre kattintva láthatják az adott csoportba rögzített osztályokat. A felvételi lapok kitöltéséhez a felvételi eljárásban részt vevő tanulók adatait át kell emelni a KIR személyi nyilvántartásból. Azt javasoljuk, hogy a programba csak azokat a tanulókat emeljék át, a KIR személyi nyilvántartásból, akik részt vesznek a felvételi eljárásban. A tanulókat átemelhetik egyesével, azonban lehetőség van arra is, hogy egy egész osztályt egyszerre emeljenek át, a személyi nyilvántartásban rögzített osztálystruktúra megtartásával. 4

Osztályok rögzítése Azt javasoljuk, hogy a nyolcadik évfolyamon (ahol általában minden tanuló részt vesz a felvételi eljárásban) a 4.1. pontban leírt módon egy egész osztályt emeljenek át, míg az alacsonyabb évfolyamokon a 4.2. pontban leírt módon először hozzanak létre egy osztályt a programban, majd az érintett tanulókat az 5. pontban leírt módon, egyesével adják hozzá az osztályhoz. 4.1. Egész osztály átemelése A feladatellátási hely oldalán, az Osztályok importálása a KIR személyi nyilvántartásból gombra kattintva megjelenő ablakban a lenyíló listából ki kell választani az átemelni kívánt osztályt. Az osztály kiválasztása után a program betölti az osztályhoz rögzített tanulók legfontosabb adatait. Az adatok ellenőrzése után a megnyíló ablak alján az Importálás megkezdése gombra kattintva a felhasználó átemelheti az osztályt, mely az importálás befejeztével megjelenik a Rögzített osztályok listában. 5

Osztályok rögzítése 4.2. Osztály létrehozása és törlése A feladatellátási hely oldalán az Új osztály gombra kattintva létrehozhat egy új osztályt a programban. A felugró ablakban meg kell adni (maximum hat karakterben) az osztály megnevezését, az osztályfőnök oktatási azonosítóját (nem kötelező megadni), valamint az osztályfőnök nevét. A mentés gombra kattintva létrejön az osztály, és megjelenik a Rögzített osztályok listában. Felhívjuk a figyelmüket arra, hogy kizárólag olyan osztályokat lehet törölni a programból, amelyek nem tartalmaznak tanulókat. 6

5. Tanuló hozzáadása az osztályhoz Tanuló hozzáadása az osztályhoz Bármely módon hozzák létre az osztályokat, lehetőség van új tanuló már meglévő osztályhoz történő hozzáadására is. A Rögzített osztályok listában, az osztály jelére, vagy a Tanulók listája gombra kattintva megjelennek azok a tanulók, akiket eddig hozzáadtak az osztályhoz. A Tanuló hozzáadása gombra kattintva megjelenő ablakban az alábbi szempontok alapján kereshetnek az iskola tanulói közül: - oktatási azonosító(k) alapján - személyes adatok alapján - évfolyam és az osztály alapján Bármelyik lehetőséget választják, a szükséges feltételek megadása után a program listázza az intézmény keresési feltételeknek megfelelő tanulóit. Az átemelni kívánt tanuló(k) neve mellett megjelenő Hozzáadás gombra kattintva a tanuló(ka)t hozzáadhatják az osztályhoz. 7

6. Tanulók törlése Tanulók törlése A programban lehetőség van a rögzített tanulók törlésére. A törléshez a tanuló adatai mellett megtalálható művelet gombra kell kattintani, ki kell választani a törlés lehetőséget, majd a felugró ablakban jóvá kell hagyni a műveletet. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a tanuló törlésével az eddig rögzített értesítési, tanulmányi és továbbtanulási adatokat is törlik a programból. A törlés nem visszavonható, azonban lehetőség van a tanuló újbóli átemelésére a KIR személyi nyilvántartásból. A rögzített osztályok alatt, a törölt tanulók listájában nyomon követhetik a programból törölt tanulókat, a törlés időpontját. A listában megtalálható a törlést végző felhasználóra vonatkozó információ is. 8

7. Rögzített tanulók adatlapja A programban rögzített tanulók adatlapjaira a tanuló oktatási azonosítójára kattintva, vagy a tanuló adatai mellett megtalálható művelet gombra kattintva, valamint az Adatlap lehetőséget kiválasztva lehet eljutni. A tanulók adatlapján az adatok a következő csoportba vannak rendezve: - személyes és értesítési adatok - tanulmányi adatok - továbbtanulási adatok Az adatlap felső részén, a kitöltés státuszáról kapnak információkat, alatta pedig a hiányzó információkra vonatkozó tájékoztatást olvashatják. Felhívjuk a figyelmüket arra, hogy a felvételi lapokat csak akkor állíthatják elő, ha megadták a tanuló - értesítési adatait - tanulmányi adatait - továbbtanulási adatait majd az ezt követően megjelenő gombra kattintva elmentették az adatokat! Rögzített tanulók adatlapja 9

Rögzített tanulók adatlapja 7.1. Személyes és értesítési adatok A személyes adatok a KIR személyi nyilvántartásból származnak, így nem módosíthatók. Amennyiben hibás adatot találnak, kérjük ezt a KIR személyi nyilvántartásban módosítsák. Felhívjuk azonban a figyelmüket, hogy a módosított adatok csak az adatok szinkronizálása után kerülnek átvezetésre a programban. Az adatok szinkronizálását az adatlapon, a személyes és értesítési adatok fejlésében található Szinkron kérése gombra kattintva kezdeményezhetik. A tanuló adatai ezt követően a következő adatfrissítéskor, pár órán belül, frissülni fognak a programban. Az értesítési adatok közül az értesítési cím megadása kötelező. Amennyiben a tanuló értesítési címe megegyezik a tanuló KIR személyi nyilvántartásban rögzített állandó lakcímével, lehetőség van az értesítési címadatok egy gombnyomással történő megadására is. A programban lehetőség van több értesítési e-mail cím és telefonszám megadására is. Ezen adatok megadása nem kötelező. Amikor befejezték a tanuló értesítési adatainak megadását, kérjük az adatok alatt található Mentés gombra kattintva mentsék el a beírt adatokat. 10

Rögzített tanulók adatlapja 7.2. Tanulmányi adatok A tanuló személyes adatai alatt adhatják meg a tanuló felvételi eljáráshoz szükséges tanulmányi adatait. A szövegdoboz jobb felső sarkában található gombra kattintva megnyithatják az érdemjegyek bevitelére szolgáló ablakot. Amennyiben a tanuló magyarországi oktatási rendszerben nem szerzett a 2011. évi CXC. törvény 54. (2) a) bekezdésében meghatározott minősítéseket, az általános iskola ezt a Nem adok meg egyetlen tanulmányi eredményt sem gombra kattintva jelezheti. A Tanulmányi adatok gombra kattintva megjelenő ablakban a képen látható tantárgyakhoz tartozó év végi vagy félévi jegyeket adhatják meg. Miután elvégezték a tanulmányi adatok felvitelét, a lap alján található mentés gombra kattintva rögzíthetik azokat. Az év végi dicséreteket az 5D karakterek beírásával jelezhetik. A program lehetőséget biztosít arra is, hogy az ötfokozatú értékelések helyett egyszerű szöveges értékeléseket rögzítsenek. A tanulmányi adatok szerkesztése felirat melletti jelölőnégyzetet bejelölve minden beviteli mező mellett megjelenik egy + jel. A + jelre kattintva, az adott tantárgynál az alábbi egyszerű szöveges értékelések közül választhatnak: - nem megfelelt - megfelelt - jól megfelelt - kiválóan megfelelt - dicséretesen megfelelt. 11

Rögzített tanulók adatlapja 7.2.1. Tantárgy hozzáadása, illetve törlése Amennyiben a programban rögzítetteken felül új tantárgyakat szeretnének rögzíteni, úgy ezt a tantárgyak alatt megjelenő Egyéb tanulmányi eredmény (tantárgy) hozzáadása gombra kattintva felugró ablakban tehetik meg. Azon tantárgyakat, amelyekből a tanuló nem rendelkezik év végi vagy félévi eredményből, vagy amelyek eredményeit egyik továbbtanulásra kiszemelt középfokú iskola sem kéri a felvételi eljárás során, a tantárgy sorának végén megtalálható gombra kattintva törölhetik. 7.3. Továbbtanulási adatok Az adatlap alsó részén kell megadni a továbbtanulásra kiszemelt középfokú iskolákat és tanulmányi területeket. 7.3.1. Tanulmányi területek hozzáadása Új tanulmányi terület hozzáadásához kérjük, kattintsanak az Új jelentkezési adatok gombra. A megjelenő ablakban kezdjék el begépelni a középfokú iskola hat számjegyű OM azonosítóját. A megjelenő lehetőségekből kattintással válasszák ki a megfelelőt. Amennyiben nem ismert a megjelölni kívánt intézmény OM azonosítója, a KIFIR tanulmányi terület és felvételi tájékoztató keresőben kereshetnek az aktuális felvételi eljárásban részt vevő középfokú intézmények adatai között, valamint felvételi kínálatában. Az ablakban megjelennek a kiválasztott iskola legfontosabb adatai. Az intézmény neve mellett megjelenő kattintva megtekinthetik az intézmény KIR intézménytörzsben megtalálható összes adatát. gombra 12

Rögzített tanulók adatlapja A Keres gombra kattintva megtekinthetik a kiválasztott intézmény KIFIR rendszerben rögzített tanulmányi területeinek listáját, majd a tanulmányi területek melletti gombra kattintva megjelölhetik a tanulmányi területet 7.3.2. Tanulmányi területek törlése A tévesen megjelölt tanulmányi területeket a tanulmányi terület mellett megjelenő gombbal törölhetik ki. 7.3.3. Tanulmányi területek sorrendjének módosítása A tanulmányi területek sorrendjét a tanulmányi területek mellett megjelenő zöld és narancssárga színű nyilakkal módosíthatják. A zöld gombra kattintva az adott tanulmányi területet egy hellyel előrébb, a pirosra kattintva pedig egy hellyel hátrébb sorolhatják annak megfelelően, hogy a tanuló hogyan kívánja rangsorolni az adott tanulmányi területeket. 13

Rögzített tanulók adatlapja 7.3.4. Egyéb jellemzők megadása A tanulmányi területek mellett megjelenő következőket: - a tanuló kollégiumi ellátást kíván igénybe venni - a tanuló externátust kíván igénybe venni - a tanuló tanulószobát kíván igénybe venni - a tanuló menzát kíván igénybe venni gombra kattintva a jelentkező feladatellátási helyenként jelezheti a A tanuló szintén itt adhatja meg a tanulni kívánt nyelveket, a felvételi eljárás során használni kívánt jeligét, valamint egyéb információkat (pl. sajátos nevelési igényű tanuló stb.) közölhet a középfokú iskolával. Felhívjuk azonban a figyelmüket arra, hogy az itt közölt információk kizárólag a középfokú iskola tájékoztatását szolgálják. A középfokú iskola felvételi döntése nem jelenti automatikusan, hogy a tanuló által feltüntetett információknak megfelelően garantálja a továbbtanulás körülményeit. Az itt megadott információkat a program felvezeti a tanuló (adott feladatellátási helyére beküldendő) jelentkezési lapjára. 7.3.5. Tanulmányi adatok mentése A szükséges adatok megadása után a gombra kattintva menthetik el a beírt adatokat. Amennyiben bármilyen módosítást végeznek az adatokon (új tanulmányi terület megjelölése, tanulmányi területek sorrendjének megváltoztatása, tanulmányi terület törlése, egyéb jellemzők módosítása), szükséges elmenteni a tanulmányi adatokat. 8. A felvételi lapok előállítása Miután megadták az összes szükséges adatot, az adatlap alján megjelenő gombra kattintva készíthetik el a felvételi lapokat. A gomb kizárólag akkor jelenik meg, ha a felvételi lapok elkészítéséhez szükséges összes információt rögzítették a programban. Az adatlap tetején, a személyes adatok felett a program jelzi, hogy mely adatok hiányoznak. A tanuló adatainak elmentésével a program a beírt adatok alapján elkészíti a jelentkező felvételi lapjait, és az adatlap alján megjelennek a felvételi lapok letöltésére szolgáló gombok. 14

Rögzített tanulók adatlapja Amennyiben az adatok elmentése után bármilyen módosítást végeznek a beírt adatokon, újból el kell menteni az adatokat, és újból elő kell állítani a felvételi lapokat. 9. A felvételi lapok elmentése/kinyomtatása Miután a program elkészítette a felvételi lapokat, azokat bármikor letölthetik a programból a számítógépükre pdf formátumban. A felvételi lapok letöltését elvégezhetik tanulónként a tanulók adatlapjain megtalálható Tanulói adatlap PDF valamint Jelentkezési lap PDF gombokra kattintva vagy osztályonként is. A felvételi lapokat ebben az esetben a tanulói listában szereplő tanuló(k) kijelölésével, majd a lista alján található gombra való kattintással lehet előállítani. A program minden tanulóhoz egy tanulói adatlapot, és legalább egy jelentkezési lapot állít elő. A program minden intézmény számára külön jelentkezési lapot állít elő, melyen kizárólag az adott intézményben megjelölt tanulmányi területek szerepelnek. Felhívjuk azonban a figyelmüket arra, hogy a több feladatellátási hellyel rendelkező intézmények (amilyenek például a szakképzési centrumok is) is egy intézménynek számítanak, azonban ha az intézmények feladatellátási helyenként eltérő postázási címet adtak meg a program a postázási címek számának megfelelően több jelentkezési lapot állít elő. Az ily módon előállított összes jelentkezési lapon szerepel az intézményben megjelölt összes tanulmányi terület, feladatellátási helyenként csoportosítva. A tanulói adatlapot és a jelentkezési lapo(ka)t a 9. évfolyamra jelentkező tanulók esetén a tanuló, a szülők, az osztályfőnök, az igazgató saját kezű aláírása és az általános iskola körbélyegzőjének lenyomata hitelesíti. A jelentkezési lapo(ka)t a középfokú iskolá(k)ba, a jelentkezési lap 3. pontjában megadott postázási címre, a tanulói adatlapot az Oktatási Hivatal címére (9001 Győr, Pf. 694) célszerűen könyvelt küldeményként legkésőbb 2017. 02. 15-ig kell postára adni. 15

Rögzített tanulók adatlapja Kérjük, a kinyomtatott vonalkódos adatlapokon utólag, kézzel ne javítsanak és ne írjanak rá semmit (az aláírások kivételével)! Amennyiben módosítani kell az adatokban, a programban elvégzett változtatást követően az adatlapot ismét ki kell nyomtatni. Az internetes modulból előállított tanulói adatlapokat a programból letölthető KIFIR kísérőlevél csatolásával kell postára adni az Oktatási Hivatal címére (9001 Győr, Pf. 694). Felhívjuk figyelmüket, hogy az Oktatási Hivatal kizárólag a tanév rendjében meghatározott határidő (2017. február 15. éjfél) előtt postára adott tanulói adatlapokat rögzíti a KIFIR rendszerben. 10. A beérkezett tanulói adatlapok A tanulók adatlapján nyomon követhetik az adatlap feldolgozásának státuszát, valamint az Oktatási Hivatalba való beérkezésének idejét is. 11. A módosító időszak A 2017. 03. 16-tól 2017. 03. 17-ig tartó módosító időszakban a következő módosításokra, illetve ezek bizonyos kombinációjára van lehetőség: - a jelentkezések sorrendjének megváltoztatása. - új tanulmányi terület megjelölése olyan középfokú iskolában, amely intézmény szerepelt az eredeti tanulói adatlapon. A kinyomtatott módosító tanulói adatlapot a tanulói adatlaphoz hasonlóan a megfelelő személyi és intézményi hitelesítés után, legkésőbb 2017. 03. 20-ig be kell küldeni célszerűen könyvelt küldeményként az Oktatási Hivatal címére (9001 Győr, Pf. 694). A módosító tanulói adatlap kitöltésével a korábban kitöltött tanulói adatlap érvényét veszti. 16