FELHASZNÁLÓI ÚTMUTATÓ AZ ÁLTALÁNOS ISKOLÁK SZÁMÁRA A KIFIR ELEKTRONIKUS ADATLAP-KITÖLTŐ MODUL HASZNÁLATÁHOZ 2011/2012. TANÉV

Átírás

1 FELHASZNÁLÓI ÚTMUTATÓ AZ ÁLTALÁNOS ISKOLÁK SZÁMÁRA A KIFIR ELEKTRONIKUS ADATLAP-KITÖLTŐ MODUL HASZNÁLATÁHOZ 2011/2012. TANÉV 1

2 A KIFIR internetes adatlap kitöltő modul a középfokú iskolákba beküldendő jelentkezési lapok és a Felvételi Központba beküldendő tanulói adatlapok előállítására és nyomtatására szolgál. A program segítségével az adatok egyszeri beírásával mindkét adatlap előállítható, illetve az aktuális dátumnak megfelelően a Módosító tanulói adatlapok készítésére is lehetőség lesz, ezért a Tanuló listát az adatlapok előállítását követően célszerű megtartani. 1. Az általános iskola adatai Belépést követően a képernyő bal felső részén az általános iskola adatai (az intézmény neve és székhelyének címe) láthatók. 2. Statisztikai adatok Itt az intézmény tanulóira vonatkozó adatok kitöltésének állapotáról készült statisztikai adatok láthatók. A Tanulók összlétszáma a rendszerbe bevitt valamennyi tanuló számát jelenti. A Tanulók adatlapját már kinyomtatták alatt a Tanulói listában zöld színnel jelölt diákok számát kell érteni. Tanulók adatlapját még nem nyomtatták ki a tanulólistában sárga státuszt kapott tanulók számát jelenti. Tanulók hiányzó vagy hibás adatokkal alatt azon tanulók számát kell érteni, akiknek még van kezeletlen tanulmányi területük, vagy valamely adatuk hibás a rendszerben (piros státusz). 3. Szűrő feltételek A nagy mennyiségű adat kezelésének megkönnyítésére szűrő feltételek adhatók meg. Egy tanuló megkereséséhez a Név, Anyja születéskori neve, Tanulói oktatási azonosító mezőket lehet használni. A kis- és nagybetűk között a program nem tesz különbséget, valamint szótöredék keresését is lehetővé teszi. Az eredményes keresés érdekében csak olyan szótöredéket szabad beírni, amelyet biztosan tartalmaz a keresendő név vagy számsor. A tanulók adatainak könnyebb kezelése érdekében a tanuló adatainál az osztályfőnök nevét is meg lehet adni. A tanulók adatlapjainak nyomtatását vagy adatmódosítást megkönnyítendő, alkalmazható az Osztályfőnökök nevét tartalmazó legördülő lista, mely a tanulók adatainál már rögzített osztályfőnökök neveit tartalmazza. (Ha a tanulók adatai nincsenek kitöltve, ez a lista üres). Amennyiben az osztályfőnök nevét a tanuló részletes adatainál az intézmény nem tölti ki, ebben a listában nem lesznek kiválasztható elemek. A tanulók adatainak felvitelekor ugyanannak az osztályfőnöknek névmegadásakor ügyelni kell arra, hogy az egyformán kerüljön beírásra. Az előbb említett feltételek között logikai ÉS kapcsolat van, csak azon tanulók adatai fognak megjelenni a listában, amelyek valamennyi megadott feltételnek megfelelnek. A hiányos adatokkal rendelkező tanulók kiszűrésére és nyomtatásra használható a Státusz jelölőnégyzet, mely a Statisztikai adatok pontban leírt típusoknak felel meg. A státuszok közül több is kiválasztható egyszerre. Pl. azoknak a tanulóknak az adatait kívánjuk kezelni, amelyek hiányosak, vagy még nem kerültek nyomtatásra. Bejelöljük a piros és a sárga háttérrel jelölt négyzeteket, majd a Kiválasztás ikonra kattintunk. A listában a piros vagy a sárga státuszú tanulók nevei jelennek meg. A feltételek megadását követően a Kiválasztás ikonra kell kattintani. 2

3 4. Tanulói lista A lista első oszlopában a tanuló adatlapjainak kitöltési státusza látható (ld. Statisztikai adatok). A tanuló neve mellett található jelölőnégyzet a csoportos törlésre és nyomtatásra szolgál. Több tanuló adatlapjának nyomtatására a kiválasztott tanulók neve melletti jelölőnégyzetet be kell jelölni, majd a Kijelölt tanulók nyomtatása nyomógombra kell kattintani. Természetesen ebben az esetben csak azoknak a tanulóknak az adatait lehet nyomtatni, amelyek a listában sárga vagy zöld státusszal rendelkeznek. Mivel az adatlapokon a tanulói oktatási azonosító szám feltüntetése kötelező, az elektronikus adatlap kitöltő modul csak az oktatási azonosító szám nyilvántartásban szereplő tanulók adatlapjainak kitöltését támogatja, a személyes adatok felvitelére, módosítására nincs mód a rendszerben, azok a nyilvántartással megegyező tartalommal kerülnek az adatlapra. Amennyiben a tanuló valamilyen adata megváltozott, azt a tanuló nyilvántartás számára közölni kell, majd az adatátvezetés visszaigazolását követően a tanulót a kitöltő modulba fel lehet venni Felvételizők listája az oktatási azonosító nyilvántartás alapján A Felvételizők listája okt. azon. alapján ikonra kattintva megjelenő tanulói lista az adatfelvitel megkönnyítésére, a tanulói oktatási azonosító szám nyilvántartás alapján készült. Itt az intézménnyel tanulói jogviszonyban álló azon tanulók listája látható, akik évben születtek, azaz vélhetően ebben a tanévben fognak középfokú intézmény 9. évfolyamára jelentkezni. Figyelem! Mivel a lista életkor szerint készült, előfordulhat, hogy nem teljes. Ebben az esetben a kiválasztott tanulók listája utólag kiegészíthető (egyesével, az Új tanuló felvétele ikonra kattintva). A lista első oszlopában található jelölőnégyzetre kattintva választhatók ki azok a tanulók, amelyek adatlapjait el kell készíteni. Az adatfelvitel és az adatlapok kezelésének megkönnyítésére célszerű a listát osztályonként elkészíteni: az osztály tanulóit sorba véve, az osztályfőnök nevét beírni, ezután a Kijelölt tanulók másolása gombra kattintani. Egy tanuló adata ily módon csak egyszer vehető fel a listába, a már felvett tanulók mellett nem szerepel jelölőnégyzet. Amennyiben a tanuló bármely adatlapra kerülő adata hibás vagy hiányos, azt az oktatási azonosító nyilvántartás számára jelezni kell, majd (a régi adatokkal rendelkező tanuló törlését követően) a megváltozott adatokat utólag ismét le lehet tölteni a nyilvántartásból Új tanuló felvétele Az Új tanuló felvétele ikonra kattintva lehetőség van a program által felkínált oktatási azonosító alapján készült listában nem szereplő tanulók adatainak feltöltésére is. A megjelenő mezőben egy tanulói oktatási azonosító számot kell megadni, majd a Tovább gombra kell kattintani. A tanuló adatai csak akkor kerülnek letöltésre, ha az adott oktatási azonosítóhoz tartozó tanuló az intézménnyel tanulói jogviszonyban áll, illetve a tanuló még nem került be az adatlap kitöltő modulba. A tanuló adatainak felvitelekor varázsló vezet végig az adatlap kitöltésének egyes lépésein. A megjelenő ablak mezőit értelemszerűen kell kitölteni. 3

4 Tanulói adatok A tanuló neve, születési helye és ideje, lakcíme, állampolgársága, anyja születéskori neve, a fentiek szerint a nyilvántartásból származik, így nem módosítható. Neme: a megfelelő rádiógombra kell kattintani Értesítési cím: kizárólag abban az esetben kell kitölteni, ha a felvételre jelentkező tanuló a középfokú iskola által küldött felvételi értesítőt nem a megadott lakcímre kéri. A szülőkre vonatkozó lakcímek megadása folyamatos beírással, irányítószám, helység, út/utca/tér pontos megnevezés, házszám sorrendben történik. Abban az esetben kell kitölteni, ha a szülő lakcíme a felvételre jelentkező tanuló lakcímétől eltér. Az osztályfőnök nevének megadására az esetleges javítások könnyebb elvégzésének biztosítása érdekében van szükség. Az oldal alsó részén található adatmezők kitöltésére ellenőrzés céljából van szükség. A továbbtanulásra megjelölt középfokú iskolák száma: megegyezik a kiválasztott középfokú iskolák számával (ahány különböző OM azonosítójú intézményt választ). Ha a tanuló nyolc, vagy annál több jelentkezési lapot küld be 8 vagy annál több középfokú iskolába jelentkezik, illetve 25 vagy több tanulmányi területet jelöl meg, akkor a megfelelő mezőbe pipát kell tenni. Ha a tanuló 6 vagy 8 évfolyamos gimnáziumi tanulmányi területre jelentkezik, a megfelelő mezőbe pipát kell tenni. A Tanuló adatainak kitöltését követően a Tovább gombra kell kattintani. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a személyes adatok kezelése a papír alapú KIFIR adatlap-csomaghoz kapcsolódó Kitöltési útmutatóban szereplő tájékoztatóban meghatározottak szerint, az ott megjelölt jogszabályok figyelembevételével és betartásával történik. Kérjük, hogy az elektronikus adatlap-kitöltést követően erre külön hívják fel a szülők és tanulók figyelmét. A kitöltési útmutatóban a személyes adatok kezelésére vonatkozó információk: A középfokú iskolai felvételi eljárás során a személyes adatok kezelésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvényben, a közoktatásról szóló évi LXXIX. törvényben, valamint a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM rendeletben meghatározott rendelkezések alapján kerül sor. A személyes adatok kezelése a középfokú felvételi eljárás törvényes lefolytatása érdekében szükséges. A jelentkező által a jelentkezési lapon feltüntetett adatokat az érintett középiskola, a tanulói adatlapon és pótlapon szereplő adatokat a Felvételi Központ munkatársai ismerhetik meg és kezelhetik. Amennyiben a jelentkező iskolába jár, és nem külföldön tanul, abban az esetben a tanuló személyes adatait értelemszerűen a dokumentumokat továbbító általános iskola is megismerheti. A középfokú iskolák felvételi rendszerének adatbázisából az eljárás során szerzett személyes adatokat a felvételi eljárás lezárását követően az Oktatási Hivatal legkésőbb szeptember 15-éig törli a nyilvántartásából, egyúttal a személyes adatokat tartalmazó papír alapú adathordozókat megsemmisíti. A középfokú iskolai felvételi rendszer adatait személyazonosításra alkalmatlan módon az Oktatási Hivatal tárolja, kezeli, statisztikai célra felhasználhatja, továbbá statisztikai felhasználás céljára átadhatja. A személyes adatok kezelése vonatkozásában az érintett jogorvoslati lehetőségeiről az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény ai rendelkeznek Tanulmányi eredmények 4

5 A felső, üres mezőkbe kell a megfelelő évfolyamot beírni. Minden jelentkezőnek azoknak az évfolyamoknak az osztályzatait kell megadnia, amelyeket a középfokú iskola felvételi tájékoztatójában előír. A Magyar nyelv, a Magyar irodalom, az Idegen nyelv, a Történelem, valamint a Matematika tanulmányi eredmények hiányos kitöltése esetén a program figyelmeztető üzenetet küld. Ha az érdemjegyek nem adhatók meg, a Nem kívánom az adatokat megadni jelölőnégyzetet be kell jelölni, mert ellenkező esetben a program az adatokat hiányosnak tekinti, és nem engedi meg az adatlapok nyomtatását. Kitöltés után a Tovább gombra kell kattintani Megjelölt középfokú iskolák Az Új intézmény felvétele gombra történő kattintást követően megjelenő OM kód elnevezésű fehér hátterű mezőbe az intézmény 6 jegyű OM azonosító kódját kell megadni. A teljes OM azonosító beírását követően az intézmény adatai a mező alatt megjelennek. Amennyiben nem ismert a megjelölni kívánt intézmény OM azonosító kódja, a Keresés gomb megnyomásával az internetes KIFIR tanulmányi terület kereső modulban megkereshető. A program csak az olyan OM azonosító megadását engedélyezi, amelyek az OM azonosítók és tanulmányi területek jegyzéke a középfokú iskolai felvételihez a 2012/2013. tanévre kiadványban vagy az ennek megfelelő adatbázisban szerepelnek. Kitöltéskor figyelembe kell venni, hogy a kiválasztott tanulmányi területet az intézmény melyik telephelyére hirdette meg, és milyen postázási címet adott meg, ahová a jelentkezési lapot küldeni kell. A program csak olyan OM azonosító megadását engedélyezi, amelyek a tanulmányi terület-jegyzékben szerepelnek. A következő ablakban a kollégiumi, diákotthoni (tanulóotthoni), externátusi, tanulószoba iránti igényt, valamint a menzaigényt lehet jelezni a megfelelő négyzet megjelölésével. A felső szöveges mezőbe a felvételre jelentkező által tanulni kívánt idegen nyelvet kell megnevezni. E két lehetőség megjelölése a középfokú iskola tájékoztatására szolgál. A középfokú iskola felvételi döntése nem jelenti automatikusan, hogy a tanuló által feltüntetett információknak megfelelően garantálja a továbbtanulás körülményeit. A Megjegyzés rovatba a felvételre jelentkező tanuló egyéb információkat (pl. sajátos nevelési igényű tanuló) közölhet a középfokú iskolával. Ugyancsak itt tüntethetők fel azok az információk, amelyeket az adott középfokú iskola felvételi útmutatójában kért a tanulótól. A Jelige mező a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló, többször módosított 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelet 8. számú melléklete 3.1. pontjának megfelelően a tanuló által szabadon választott jelige feltüntetésére szolgál. Jelige megadása esetén a középfokú iskola a felvételi eredmények nyilvánosságra hozásakor a tanulót a Jelentkezési lapra beírt jeligével azonosítja. A jelige megadásának elmulasztása esetén a középfokú iskola a személyes adatokkal teszi közzé a felvételi vizsgán elért eredményeket. A jelige megadása amennyiben korábban a Jelentkezési lapra nem vezették rá legkésőbb a felvételi eljárás befejezésének a napjáig a középfokú iskolában pótolható. Az oldal alján az intézménynek az OM azonosítók és tanulmányi területek jegyzéke a középfokú iskolai felvételihez a 2012/2013. tanévre kiadványban vagy az ennek megfelelő adatbázisban lévő valamennyi tanulmányi területe látható. (Kivéve a 6 vagy 8 évfolyamos gimnáziumi jelentkezésnél, mert ebben az esetben csak az adott oktatási formának megfelelő intézmények és azok tanulmányi területei közül lehet választani.) A tanuló továbbtanulási szándékának megfelelően a tanulmányi területek mellett található jelölőnégyzetet meg kell jelölni. A tanulmányi területek tárolásához amennyiben még van megjelölni kívánt középfokú iskola a Mentést követően az Új intézmény 5

6 felvétele gombra kell kattintani. Az intézmény felkerül a megjelölt iskolák listájára. Ha nincs több felvenni kívánt középfokú iskola, a Mentést követően a Megjelölt tanulmányi területek sorrendjének megadásánál lehet a kiválasztott középiskolák és tanulmányi területek közötti rangsorrendet meghatározni Megjelölt tanulmányi területek sorrendje Első belépéskor minden tanulmányi terület a Kezeletlen tanulmányi területek között található, tehát a felső lista üres. A tanulmányi terület sorrendjének megadásához a Kezeletlen tanulmányi területekből az elsőként megjelölni kívánt intézmény kiválasztott tanulmányi területére kell kattintani. (Az első helyre az a tanulmányi terület kerüljön, melyre a tanuló leginkább szeretne bekerülni.) A kattintással kijelölt tanulmányi terület felkerül a felső, Kezelt tanulmányi területek listájába. A további sorrend megadásához a szükséges sorrendben, kattintással át kell helyezni minden kezeletlen tanulmányi területet. A tanulmányi területek sorrendje egyben jelentkezési sorrendet is jelöl. Ha a sorrend nem megfelelő, egy adott tanulmányi területet a kezeltek listájából vissza lehet tenni a kezeletlen tanulmányi területek közé. (Pl. Három kezelt tanulmányi terület közül a másodikat a lista végére szeretnénk tenni. Kattintsunk a második (kezelt) tanulmányi területre, így az visszakerül a kezeletlenek közé. Ezután a kezeletlen tanulmányi területen belül kattintsunk rá, így az visszakerül a kezeltek közé, az utolsó helyre.) Rossz sorrend megadásakor a rangsor készítését meg lehet ismételni, ekkor az Új tanulmányi területsorrend megadása gombra kell kattintani. A kezelt tanulmányi területek mind visszakerülnek a kezeletlenek közé, és a rangsor megadása kezdődhet elölről. Ha a tanuló tanulmányi területsorrendje valamilyen okból nem adható meg teljesen, a tanulmányi területlistát el lehet menteni, de a tanuló piros státuszú jelölést fog kapni, jelezve, hogy valamelyik adata hiányos. A tanuló Megjelölt tanulmányi területeinek sorrendjében csak a már kezelt tanulmányi területek fognak megjelenni. Az összes tanulmányi terület megadását követően a Vissza a listához gombot kell megnyomni Adatok módosítása A Kezdőlapon található Tanulói listában a tanuló nevére kattintva juthatunk a részletes adataihoz. A lap felső részén található Előző tanuló, Következő tanuló nyomógombra kattintással lapozhatunk a tanulólista előző, illetve következő tanulójának adataira Tanulói adatok A Tanulóra vonatkozó személyes adatok módosítására a Tanulói adatok Módosítás nyomógombja szolgál. A tanulónak csak olyan adatai módosíthatók, amelyek nem a tanulói nyilvántartásból származnak. Az adatok módosítását követően a Mentés nyomógombra kell kattintani. 6

7 Tanulmányi eredmények A Jelentkezési lapokon feltüntetendő tanulmányi eredmények módosításához a Tanulmányi eredmények Módosítás lehetőségét kell használni. Az adatok módosítását követően a Mentés nyomógombra kell kattintani Megjelölt középfokú iskolák A már rögzített középfokú iskolák eltávolításához Az intézmény és valamennyi tanulmányi területének törlése gombot kell használni. Kitöltéskor figyelembe kell venni, hogy a kiválasztott tanulmányi területet az intézmény melyik telephelyére hirdette meg, és milyen postázási címet adott meg, ahová a jelentkezési lapot küldeni kell, különösen akkor, ha a tanulmányi terület változtatása során ezek az adatok is megváltoznak. Megjelölt középfokú intézményt nem lehet más OM kóddal rendelkező intézményre cserélni, tehát a Módosítással az OM azonosító nem változtatható meg. Ehhez az intézményt törölni kell, majd a másik intézményt újként kell felvenni. A Módosítás gomb segítségével a kollégiumi igényeket, a nyelvet, a megjegyzést és a megjelölni kívánt tanulmányi területeket lehet módosítani. Módosítás után a Mentés gombot meg kell nyomni. Új középfokú iskola felvételéhez az Új intézmény felvétele nyomógombot kell megnyomni Megjelölt tanulmányi területek sorrendje A tanuló már KEZELT tanulmányi területeinek sorrendje a lap alsó részén láthatók. Ha Új tanuló felvitelekor a középfokú intézmények és tanulmányi területeik nincsenek rangsorolva, a lista üres. A választott iskolák és tanulmányi területek rangsorrendjének módosításához a Sorrend megadása vagy a Módosítás sorszámozással nyomógombot kell megnyomni Sorrend megadása A tanulmányi területek sorrendjének megadásához a kezeletlen tanulmányi területek listájában kell a tanulmányi területeket a megfelelő sorrendben végigkattintani Módosítás sorszámozással Tanulmányi területek sorrendjének módosítására alkalmas menüpont. Ha a tanulmányi területek sorrendjét az Új tanuló felvitelekor még nem határozták meg, a lista OM kód-tanulmányi területkód sorrendben tartalmazza a továbbtanulásra kiválasztott intézményeket. Abban az esetben, ha már megtörtént a tanulmányi területek sorrendjének megadása, itt a pillanatnyi rangsor látható. Módosításhoz a rangsort újra kell sorszámozni a következők figyelembevételével: - nem lehet ugyanazt a számot többször beírni, - nem lehet egy mező sem üres, - a beírt számoknak összességében folyamatosnak kell lenniük (Pl. 4 rangsor esetében lehet a számozás 1, 3, 2, 4 vagy 4, 2, 3, 1. Nem lehet viszont a sorszámozás ilyen: 10, 2, 8, 130) - ahány tanulmányi terület van, annyi szám szerepelhet (10 tanulmányi terület esetében 1-től 10-ig lehet sorszámozni) - nem lehet a mezőben 0 sorszám, tehát egy felvett tanulmányi területet minden esetben be kell sorszámozni. Ha a tanuló egy tanulmányi területet semmiképpen nem kíván megjelölni, akkor azt a megjelölt középfokú intézmények tanulmányi területeinél ( ban leírtak szerint) kell módosítani. Sorszámozás után amennyiben a megadott sorszámok minden fenti feltételnek megfelelnek a Rangsor mentése gombra kattintva megtekinthető a végleges sorrend. Mindig csak a teljes rangsor menthető, és csak abban az esetben, ha valamennyi fent említett feltételnek megfelel a sorszámozás. Kilépéshez a Vissza gombra kell kattintani. 5. Nyomtatás és hitelesítés Az adatlapokat a Tanulói listában szereplő tanuló megjelölésével, majd a Kijelölt tanulók nyomtatása gombra kattintva lehet nyomtatni. A Tanulói adatlapot és a Jelentkezési lapot a 9. évfolyamra jelentkező tanulók esetén a tanuló, a szülők (gondviselő), az osztályfőnök, az igazgató saját kezű aláírása és az általános iskola körbélyegzőjének lenyomata hitelesíti. A Jelentkezési lapo(ka)t a középfokú iskolá(k)ba, a Tanulói adatlapot a Felvételi Központ címére (9001 Győr, Pf. 694) legkésőbb ig kell megküldeni. Kérjük, a kinyomtatott vonalkódos adatlapokon utólag, kézzel ne javítson és ne írjon rá semmit (az aláírások kivételével)! Amennyiben módosítani kell az adatokban, a programban elvégzett változtatást követően az adatlapot ismét ki kell nyomtatni. Az internetes modulból előállított tanulói adatlapokat ne együtt küldje be a kézzel kitöltött adatlapokkal, hanem külön borítékban, külön kísérőlevél csatolásával küldje meg a Felvételi Központ címére. 7