SmartArt diagramok készítése a Microsoft Office 2007-ben A Microsoft Office programokban korábban külön parancsok szolgáltak a szervezeti sémák és a szerkezeti diagramok beillesztésére. Most ezek helyett a SmartArt diagramokat használhatjuk, amelyek sokkal több lehetőséget biztosítanak és látványosabban formázhatók. A SmartArt diagramok teljesen egyforma módon kezelhetők az Office 2007 új felhasználói felületű alkalmazásaiban (Wordben, Excelben, PowerPointban). A több lehetőség egyik jelentős eleme, hogy a beillesztett diagramok egyszerűen átalakíthatók az egyik típusból egy másikba, miközben a diagramelemekbe írt szövegek jó eséllyel megmaradnak. A SmartArt diagramokban elhelyezett objektumok ugyanakkor egyedileg formázhatók, animálhatók. Listák készítése A SmartArt diagramok mindegyikét úgy illesztjük be, hogy előbb az Insert szalag SmartArt gombjára kattintunk, majd a megjelenő párbeszédpanel bal oldalán kattintással kiválasztjuk a megfelelő diagram kategóriát, utána a párbeszédpanel középső részén az altípust. Ha betartjuk a bemutatókészítés szabályait (lásd az Alapok kötetben) és rövid tőmondatokból építjük fel a diákat, akkor ezek az egyszerű felsorolások sokkal látványosabbá tehetők a lista típusú SmartArt diagramokkal. A diagram és a megfelelő List altípus kiválasztása után megjelenik a diagram váza a bemutatóban, és mellette megnyílik egy kis, Type your text here ablak, amelyben az alakzatok szöveges tartalmát rögzítjük. A választható lista altípusok 1
Az objektumok tartalmát külön ablakban szerkeszthetjük A Type your text here ablak bezárható az X ikonnal, azonban ilyenkor a szövegdobozok tartalma egyedileg szerkeszthető és az ablak megjeleníthető ismét a kijelölt diagram oldalán felbukkanó ikonnal vagy a Create Graphic csoport gombjával. Minden objektum egyedileg formázható A kész listák igen egyszerűen, sablonok alapján vagy részletesebben egyedileg formázhatók. Ehhez a diagram kijelölése után a SmartArt Tools Design szalag elemeit használhatjuk fel. A formázást később részletesen ismertetjük. Folyamatok rögzítése A jól meghatározható lépések egymásutániságát, folyamatok előrehaladását a legjobban a Process típusú diagramokkal szemléltethetjük. E diagramtípusok szintén egyszerűen cserélhetők akár utólag is. 2
Ciklusok ábrázolása A folyamaábrázolás altípusai Az ismétlődő elemeket tartalmazó folyamatok, ciklusok ábrázolására a Cycle kategóriából válasszunk altípust. Kezelése teljesen azonos a többi SmartArt diagraméval. Szervezeti sémák készítése Ismétlődő elemeket tartalmazó folyamatok altípusai A korábbi külön választható szervezeti sémákat készítő alkalmazás diagramjait is integrálták a SmartArt diagramok sorába. Ilyen diagramok készítéséhez a Hierarchy kategóriát válasszuk. Ennek altípusai tulajdonképpen mind alkalmasak szervezeti diagramokhoz, azonban kiemelten erre szolgál a legelső, Organization Chart altípus. Az így kialakított diagramhoz ugyanis egy külön elrendezés-módosító gombot is használhatunk a Create Graphic csoportban: 3
A gombból legördíthető menü elemeivel hozhatjuk létre a legegyszerűbben az alá- és mellérendelt beosztásokat. Az alkalmazás segítségével egyszerű, árnyékolt, kitöltött dobozokkal szimbolizáljuk a különféle szervezeti szinteket. A szintek, funkciók megjelölését a dobozokba írjuk. Ehhez kattintsunk a megfelelő doboz belsejébe vagy a tartalmat a Type your text here ablakban módosítsuk. A szervezeti ábrákhoz felhasználható altípusok Ha valamely szinthez beosztottakat, vagy ugyanolyan szinten álló munkatársakat, illetve aszszisztenseket akarunk felvenni, akkor jelöljük ki a megfelelő (fölérendelt) munkatársat szemléltető dobozt, majd válasszunk az Add Shape gomb megfelelő elemét: Add Shape After: A kiválasztott dobozzal azonos szinten, kapcsolat nélkül hoz létre egy dobozt az aktuális doboz után (mint a következő ábrán a Vezérigazgató melletti Felügyelő bizottság dobozt, ha a Vezérigazgató dobozt választjuk ki). Ugyanezt hozhatjuk létre, ha a Type your text here ablakban a felső szinthez tartozó sorban megnyomjuk az Enter billentyűt. Add Shape Before: A kiválasztott dobozzal azonos szinten, kapcsolat nélkül hoz létre egy dobozt az aktuális doboz előtt (mint a következő ábrán a Felügyelő bizottság előtti Vezérigazgató dobozt, ha a Felügyelő bizottság dobozt választjuk ki). Add Shape Above: A kijelölt doboz felettesét hozza létre. Ha ilyen már van, akkor az új doboz beépül a hierarchiába a két szint közé. Add Shape Below: A kijelölt doboz beosztottját hozza létre. Ha ilyen már van, akkor a beosztotti ág végére kerül az új doboz (mint a következő ábrán a Számvitel, ha az Adminisztrációs vezérigazgató-helyettes dobozt választjuk ki). Add Shape Asssistant: A kijelölt doboznak a fenti módon létrehozott beosztottjaitól eltérő, de alárendelt asszisztensét hozza létre (mint a következő ábrán a Titkárság, ha a Vezérigazgató dobozt választjuk ki). Ugyanezeket a parancsokat a megfelelő doboz helyi menüjének Add Shape almenüjéből is kiadhatjuk. A doboznak a diagramon, illetve a hierarchiában elfoglalt helye módosítható előléptetéssel (Promote), vagy lefokozással (Demote). 4
A hierarchia kialakítása a szöveges ablakban is lehetséges A SmartArt Tools Design szalag nyomógombjának menüparancsaival határozzuk meg a szervezeti hierarchia módosítása nélkül a dobozok kapcsolódásának irányát. A diagram általános elrendezését a Layouts csoport elemeivel módosíthatjuk. Ezek a korábban megismert galériákhoz hasonlóan kezelendők, a kiválasztást segítik azzal, hogy a kurzor alatti minta hatása megjelenik a diagramon. Kattintsunk, ha tetszik az új elrendezés. A Right to left gombbal függőleges tengelyre tükrözhető a diagram. A kijelölt dobozok helyi menüjének Change Shape parancsával a doboz alakja, a Format Shape parancsával a doboz stílusa lecserélhető. Természetesen eközben a szöveg nem változik. Ha mégis az előzőre állnánk vissza, akkor adjuk ki a Reset Shape parancsot. Az egyes dobozok alakja is módosítható 5
A vágólapra másolt diagram bármely dokumentumba beilleszthető Az egyes dobozok helye húzással módosítható. Az áthelyezett dobozhoz tartozó kapcsolati vonalak ekkor továbbra is megmaradnak, követik az áthelyezést. A dokumentum-szerkesztéshez visszatérésre kattintsunk a diagramon kívülre. Kapcsolatok, viszonyok ábrái A nem hierarchikus kapcsolatok, viszonyok szemléltetésének eszközei a Relationship kategóriában találhatók. A megfelelő altípusokkal valamely hierarchikus felépítés (hagymahéj diagram), hatások, függőségek, ellenirányú támadások, széthúzás stb. is ábrázolható. Mátrix és piramis diagramok A Relationship kategóriával a hatások is bemutathatók A mátrix diagramok egyes üzleti-társadalmi folyamatok (például vezetők, kihívók, leszakadók, feltörekvők, réspiaci szereplők), helyzet rögzítésére használhatók. A piramis diagramokkal viszont egyszerű hierarchikus felépítés rögzíthető. 6
A mátrix és piramis diagramoknak kevés altípusuk van A SmartArt diagramok formázása Mint láttuk, egy SmartArt diagram kiválasztása után megjelenik a SmartArt Tools Design szalag, amelynek elemeivel formázhatjuk a teljes diagramot, vagy annak kijelölt részeit. A diagramok kategóriája és altípusa a Layouts csoportban módosítható. A parancsot még a végrehajtás előtt ellenőrizhetjük a diagramon, ha a kurzort a megfelelő minta fölé mozgatjuk. A galériában először csak az aktuális kategória altípusai jelennek meg, a többi kategóriát a lenyíló More Layout parancsával előhozott párbeszédpanelen választhatjuk ki. A diagramban felhasznált alakzatok stílusát egyszerre, vagy kijelölés alapján a Quick Styles csoportban minták alapján állítjuk be. A minták színösszeállítása a Change Colors gomb listájával módosítható. A módosítások visszaállítására használjuk a Reset Graphic parancsot. 7
A diagramok kategóriája és altípusa is megváltoztatható Előre beépített alakzat stílusok A diagramok elemeinek egyedi (stílus, szegély, kitöltés) formázásához felhasználhatjuk a Format szalag lehetőségeit is. Végül fontosnak tartjuk megemlíteni, hogy bármely kijelölt szöveg SmartArt objektummá alakítható a Format szalag Paragraph csoportjában található Convert to SmartArt ikonnal. Így az egyszerű felsorolások is látványosabbá tehetők, de ne essünk túlzásba. Dr. Pétery Kristóf www.akonyv.hu 8