ELSZÁMOLÁSI ÚTMUTATÓ - A DRÁVA PROJEKTEK KIVITELEZÉSI MUNKÁIHOZ - 1. AZ ÚTMUTATÓ TÁRGYA Jelen dokumentum A Dráva-medence komplex ökoturisztikai fejlesztése Dráva I.-II.-III. című ROP-1.1.1-2004-11-0006/33, ROP-1.1.1-2004-11-0007/33, ROP-1.1.1-2004-11-0011/33 azonosító számú projektek (továbbiakban: projektek) költségeinek elszámolási rendszerét, és az egyes projektelemek majdani kivitelező(i)nek (továbbiakban: Vállalkozó) ezzel kapcsolatos feladatait mutatja be. Az Elszámolási Útmutató egyrészt az Ajánlattevők tájékoztatására szolgál, másrészt mint az ajánlati/ajánlattételi dokumentáció része a megkötendő szerződések kötelező mellékletét képezi. 2. A PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS FELTÉTELEI A Vállalkozói ajánlat és a számlák kibocsátása során ügyelni kell arra, hogy a megjelenő költségek a projektek keretében elszámolhatók legyenek, ellenkező esetben az érintett tételek nem finanszírozhatók a pályázatból. A pályázatban csak olyan költségek számolhatók el, amelyek megfelelnek a következő feltételeknek: A Kedvezményezetteknél (ajánlatkérők) valóban felmerülő költségek, és teljesülésük az eredeti számlákkal, okmányokkal igazolhatóak. A költségek a Kedvezményezettek és a Közreműködő Szervezet (VÁTI Kht.) között megkötött Támogatási Szerződésben rögzített megvalósítási időszakban (2006.március 28-2008.március 26) merülnek fel. Közvetlenül kapcsolódnak a támogatott projekthez, és nélkülözhetetlenek annak előkészítéséhez, elindításához és/vagy végrehajtásához és az adott projektelem elfogadott költségvetésében betervezésre kerültek. (lásd az ajánlati/ajánlattételi dokumentáció Főösszesítő című mellékletében). Szerepelnek a pályázati dokumentáció elszámolható költségek listáján, és nem szerepelnek a nem elszámolható költségek listáján. A költségszámítás alapjául szolgáló egységárak nem haladják meg a piaci árat és a piaci ár független módon megállapítható és ellenőrizhető. Az elszámolható költségeken kívül semmilyen más költség nem érvényesíthető. A Vállakozó köteles felügyelni, hogy a benyújtott vállalkozói számlák és számlarészletezők ne tartalmazzanak nem elszámolható tételeket, és formailag és tartalmilag is megfeleljenek a későbbiekben részletezett feltételeknek. 2.1 NEM ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK Pontosan definiált azon költségek köre, amelyek különösen nem számolhatók el a projekt során: olyan alvállalkozói szerződésekkel kapcsolatban felmerült költségek, amelyek növelik a tevékenység végrehajtásának költségeit, de ezzel arányosan nem adnak hozzá értéket, az olyan közvetítőkkel vagy tanácsadókkal kötött alvállalkozói szerződésekkel kapcsolatban felmerült költségek, amelyekkel kapcsolatban a szerződés a kifizetést a tevékenység összköltségének a százalékos arányában határozza meg, hacsak az ilyen költségeket a Kedvezményezett (ajánlatkérő) nem igazolja a munka vagy a szolgáltatás valóságos értékére való hivatkozással, szálláshelyek kiépítése, fejlesztése, használt eszközök vásárlása, kármentesítéshez kapcsolódó tényfeltárás készítése, Utolsó módosítás:2006. augusztus 31. 1/5
gyártási eljárások, termékleírások készítése, lakó épületek építése, felújítása, átalakítása (funkció megváltoztatása nélkül), valamint a lakóépületek építéséhez kapcsolódó előkészítési munkák, a pályázatok megírásának költségei a felmerülés időpontjától függetlenül, természetbeni hozzájárulások elszámolása, banki kezelési költség, (banki műveletek költsége) kamat tartozás kiegyenlítése, hiteltúllépés költsége, egyéb pénzügyforgalmi költségek, pénzügyi műveletek költségei (bankszámla megnyitásának és vezetésének díja), deviza átváltási jutalékok és veszteségek, jutalékok és osztalék, profit kifizetése, üzletrész és részvényvásárlás, posta és telekommunikációs költségek, biztosítások költségeit, visszaigényelhető, vagy nem a kedvezményezettet terhelő adók, bírságok, kötbérek és perköltségek, a támogatott projekthez közvetlenül nem kapcsolható megvalósíthatósági, ill. egyéb tanulmányok, a következő fázist megalapozó tanulmányok költségei, takarítás költségei, rezsi, közvetett költségek. 2.2 ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK Építések A projektek keretében komplex terület-előkészítési munkák, ingatlanok, épületek, építmények, (telek határon belüli, közterületi) infrastruktúra, zöldterület-építési, felújítási, átalakítási (ezen belül különösen az akadálymentesítési) munkák kivitelezésével kapcsolatos költségek számolhatók el, amelyek végrehajtása nélkül az épület, építmény nem alkalmas a projektekben tervezett szerep ellátására. A támogatott projektek keretében megvalósuló komplex terület-előkészítési munkák (a bontás, tereprendezés) költsége a támogatott projekt elszámolható költségeinek legfeljebb 10%-a lehet. Általánosan érvényes, hogy amennyiben a látogatottság fejlesztéséhez szükség van az akadálymentes környezet megteremtéséhez kapcsolódó beruházásokra, a látogatók megállására alkalmas parkoló- és pihenőhelyek, higiéniás kiszolgáló létesítmények (WC, mosdó) kialakítására, valamint a látványosság környékén a turisták tájékozódását elősegítő táblák elhelyezésére, akkor ezen támogatott tevékenységekkel kapcsolatban felmerülő költségek elszámolhatóságának felső határa legfeljebb az adott projekt teljes költségvetésének 10%-a, de maximum 50 millió forint lehet. Vonalas infrastruktúra építése, átalakítása, felújítása stb. esetén a fejlesztésnek a nemzeti park és más védett természeti terület területén kívül eső részére jutó költsége nem haladhatja meg a projekt elem (vonalas infrastruktúra építése, átalakítása, felújítása) összes költségének 25 %-át. Eszközbeszerzések A támogatott tevékenységek megvalósításához elengedhetetlenül szükséges eszközök (gépek, berendezések, felszerelések, szellemi termékek), kiállítási tárgyak és műtárgyak (pl.: festmények, szobrok, egyéb gyűjtemények, kastélyba korhű bútorok stb.), illetve a komplex terület előkészítési munkákhoz közvetlenül kapcsolódó eszközbeszerzések költségei számolhatók el. Csak új eszközök beszerzése számolható el. Utolsó módosítás:2006. augusztus 31. 2/5
3. A KIFIZETÉSEKRE VONATKOZÓ INFORMÁCIÓK 3.1 A KIFIZETÉSEKRE VONATKOZÓ ALAPINFORMÁCIÓK A Vállalkozó tudomásul veszi, hogy a kivitelezési munka ellenértéke részben a DRÁVA pályázatok által elnyert pályázati támogatásból kerül kifizetésre. Ennek megfelelően a kifizetés feltétele a pályázat által előírt feltételek teljesülése, továbbá a kifizetés folyamata a Közreműködő Szervezettel (VÁTI Kht.) Támogatási Szerződésben meghatározottak szerint történhet csak. 3.2 FORRÁSÖSSZETÉTEL A projektek, ezen belül az egyes projektelemek vissza nem igényelhető ÁFA-val számított összköltségének 2,5 %-a saját forrás, 97,5 %-a támogatás. 3.3 A KIFIZETÉS FOLYAMATA A támogatás utalása Kifizetési kérelem alapján történik. A Kifizetési kérelmeket folyamatosan lehet benyújtani a Közreműködő Szervezethez (VÁTI Kht.) a Gesztoron (Baranya Megyei Önkormányzat) keresztül, ha a Kifizetési kérelemben igényelt támogatás összege eléri legalább az egyes projektek megvalósításához biztosított támogatás összegének 4 %-át. Amely az egyes Dráva projektek kapcsán eltérő összeget jelent: Dráva I: 21 025 660 Ft Dráva II: 13 479 912 Ft Dráva III: 6 502 288 Ft A fentiek miatt a Kifizetési kérelmek benyújtási időpontja előre pontosan nem tervezhető (legfeljebb becsülhető), mert az több projektelem előrehaladásától is függhet. Várhatóan Kifizetési kérelem benyújtására legalább negyedévenként sor fog kerülni. A Kifizetési kérelmek összeállítása minden esetben a Kedvezményezettek (Ajánlatkérő) és a Gesztor (Baranya Megyei Önkormányzat) feladata, ugyanakkor a Vállalkozó vállalja, hogy az elszámolás szabályaihoz alkalmazkodik, a Kedvezményezettek (Ajánlatkérő) és a VÁTI instrukciói alapján nyújtja be az elszámoláshoz kért dokumentumokat. (teljesítésigazolások, számlák, számlamellékletek vagy egyéb, gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylatok). A Kedvezményezett (az Ajánlatkérő) az elszámoláshoz szükséges további dokumentumok előállítása után az elszámolási csomagot eljuttatja a Gesztor (Baranya Megyei Önkormányzat) számára, ahol azt a projektmenedzsment köteles ellenőrizni. Hiba esetén az érintett Kedvezményezetett (Ajánlatkérő), és a hiány tartalmától függően a számla kiállító Vállalkozót is határidő kitűzése mellett - hiánypótlásra hívja fel mindaddig, amíg a dokumentumok hibátlanságát el nem éri. Hibátlanság esetén nyilvántartásba veszi a számlát és megvizsgálja, hogy a beérkezett számlák összege az egyes projektek esetén eléri-e az adott projekt támogatásának 4 %-át. Ha nem, akkor tovább gyűjti a számlákat. Ha a beérkezett számlák összege eléri az adott projekt támogatásának 4 %-át, akkor 5 munkanapon belül elindítja a Kifizetési kérelmek benyújtásának projektszervezeten belüli procedúráját (aláíratás, egyéb mellékletek beszerzése, stb.). A benyújtott Kifizetési kérelmeket a VÁTI alapos formai és tartalmi ellenőrzés alá veti és ha az ellenőrzés eredményei alapján nem befogadható, akkor a Közreműködő Szervezet a kifogás megjelölésével hiánypótlást köteles kérni, amelybe szükség esetén a Vállalkozó is bevonható. Utolsó módosítás:2006. augusztus 31. 3/5
A Magyar Államkincstár a támogatást a VÁTI Kht, rendelkezése alapján a VÁTI Kht. részére az Ajánlatkérő által történő hiánytalan benyújtástól számított 60 napon belül utalja. Amennyiben a Kedvezményezett a Szállító részéré történő közvetlen kifizetést választotta, az utalás (a támogatási összeg erejéig) a közvetlenül a Vállalkozó számlájára történik. Ellenkező esetben az utalás (a támogatási összeg erejéig) a Kedvezményezett számlájára történik. 3.4 A KIFIZETÉS TOVÁBBI FELTÉTELEI A kifizetés előfeltétele a közbeszerzési eljárás szabályszerű lefolytatásának ellenőrzése, - amelyet a VÁTI Kht. Területi Képviseletén dolgozó minőségellenőr végez, és erről egy igazolást ad ki -, ezért a közbeszerzési eljárási dokumentációt minél előbb, de legkésőbb a Kifizetési kérelem benyújtása előtt 30 nappal el kell juttatni a VÁTI Kht. Területi Képviselete részére. A támogatás folyósításának további feltétele, hogy a Kifizetési kérelem benyújtásakor vagy azt követően annak a Magyar Államkincstár által történő kifizetéséig a Gesztornak vagy a Kedvezményezettnek(Ajánlatkérő) nem áll fenn támogatáshalmozódása, nincs lejárt köztartozása, és nem folyik ellene csődeljárás, felszámolási eljárás vagy végelszámolás, és megfelel a 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 87. (1) bekezdésében előírt feltételeknek. Amennyiben a Magyar Államkincstár, vagy a Közreműködő Szervezet vizsgálata alapján az előző helyzetek bármelyike fennáll, akkor az utalást meg kell tagadni, és addig nem teljesíthető, amíg ez a helyzet meg nem változik. Az utolsó támogatási részlet (végső egyenleg) nem lehet kevesebb, mint a megítélt támogatási összeg 20 %- a, ezért az utolsó Kifizetési kérelmet nem lehet benyújtani addig, amíg az kifizetési igény ezt a mértéket el nem éri. 3.5 A VÁLLALKOZÓI SZÁMLÁVAL SZEMBENI KÖVETELMÉNYEK A Vállalkozónak minden esetben a hatályos jogszabályok (Áfa törvény) szerint kiállított számlák első eredeti példányát kell benyújtania adott projektgazdának. Építési beruházás kivitelezése esetén minden számlához két típusú számlarészletezőt szükséges csatolni. Az elsőt az ajánlathoz beadott tételes árazott költségvetés szerinti bontásban (a megvalósult tételeket feltüntetve), a másikat pedig az ajánlattételi dokumentáció mellékletét képező Főösszesítő szerinti bontásában szükséges elkészíteni. A számlához tartozó összes tételt be kell sorolni a Főösszesítő valamelyik sorába. A tételes árazott költségvetés minden tételénél jelölni kell, hogy az a tétel a Főösszesítő melyik sorához tartozik. A Vállalkozó köteles benyújtani a számlához mellékelve a szerződés szerint szolgáltatandó garanciák, biztosítékok iratanyagait. 4. ELLENŐRZÉS Az adott projekt jellegétől és az előrehaladás mértékétől függően a Közreműködő Szervezet (VÁTI Kht.) a Kifizetési kérelmek befogadásának feltételeként elrendelheti helyszíni ellenőrzés végrehajtását is. A Kedvezményezettek (ajánlatkérő), és az ellenőrzés jellegétől függően Vállalkozó köteles az ellenőrzést tűrni, és a projektelem megvalósításával kapcsolatban minden szükséges információt és dokumentumot rendelkezésre bocsátani. Továbbá a jogszabályban meghatározott más szervezetek jogosultak ellenőrizni a megvalósítás alatt álló, illetve működtetett projekteket. Ezek értelmében a fenti kötelezettségek vonatkoznak a támogatás felhasználásának az Európai Bizottság, az Európai Korrupció Ellenes Hivatal, az Európai Közösségek Számvevőszéke, Kor- Utolsó módosítás:2006. augusztus 31. 4/5
mányzati Ellenőrzési Hivatal, Állami Számvevőszék, Pénzügyminisztérium illetve a Kifizető Hatóság által, a nyilvántartás alapján történő vagy helyszíni ellenőrzések esetében is. Az 1260/1999. EK Tanácsi Rendelet 38.6 cikke értelmében a Projekt ellenőrzése és monitoringja az operatív program záró-egyenlegének az Európai Bizottság által történő kifizetését követő három évig történhet. Az operatív program záró-egyenlegének kifizetésére várhatóan 2010-ben kerül sor, így az ellenőrzések várhatóan 2013. december 31-ig folyhatnak le. Utolsó módosítás:2006. augusztus 31. 5/5