ORSZÁGOS POLGÁRŐR SZÖVETSÉG Levélcím: Telefon: Fax: IRM-tel: IRM-fax: 1077 Budapest Király u. 71. 441-1827 441-1794 441-1821 14-334, 13-775 13-863 IKTATÓSZÁM: JÓVÁHAGYOM: 2010. MÁRCIUS 26. DR. TÚRÓS ANDRÁS OPSZ ELNÖK AZ ORSZÁGOS POLGÁRŐR SZÖVETSÉG ÜGYVITELI SZABÁLYZATA Hatálybalépés: 2010. január 1. (visszamenőlegesen) 1
PREAMBULUM Az iratkezelés feladata az iratok átvétele, elektronikus rendszeren keresztül történő fogadása, iktatása, kiosztása, nyilvántartása, továbbítása, valamint az elintézett ügyiratok irattári kezelése, megőrzése, selejtezése. A szabályzat hatálya kiterjed az Országos Polgárőr Szövetség központi irodájának valamennyi munkatársa által kezelt minden iratra, a központi irodába érkező, illetve az irodából küldött iratokra. FOGALMI MEGHATÁROZÁSOK: Alszámos iktatás: az ügy külön iktatószámot (főszámot), majd a kezdő irat és minden további ugyanazon ügyben keletkező irat a főszámon belüli sorszámot, azaz alszámot kap. Főszám: az ügyirat azonosítására szolgáló, az adott iktatókönyvben folyamatos, ismétlés és kihagyás nélküli sorszám. Határidő: az irat kiszignálásának napjától eltelt 30 nap, illetve a szignáló által ettől eltérően meghatározott, az ügy feldolgozására fordított idő. Határidő hosszabbítása: a határidő annak lejárta előtt az ügyintéző által a szignálótól kért további 30 nappal többször is meghosszabbítható. Iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keltezést követően az iktatókönyvben és az iraton. Iktatókönyv: olyan, nem selejtezhető, iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik. Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel az OPSZ látja el az iktatandó iratot. Irattári jel: azt jelzi, hogy az ügyirat a megőrzési idő lejáratát követően selejtezhető, illetve nem selejtezhető kategóriába tartozik. Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését magában foglaló tevékenység. Iratkezelési szabályzat: az írásbeli ügyintézésre vonatkozó szabályok összessége, melynek mellékletét képezi az Irattári Terv. Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelése biztosítása céljából megfelelően kialakított, felszerelt és működtetett fizikai tárlóhely. 2
Kézbesítő könyv: az iratok továbbítását dokumentáló könyv. Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, mely elválaszthatatlan attól. Postabontás: az ügyviteli folyamatnak az iktatást megelőző fázisa, amely szorosan összekapcsolódik az érkeztetéssel. A postabontás a beérkezett küldemények borítékjainak felnyitását jelenti. A felbontás nélkül továbbítandó iratoknál az érkeztető bélyegző lenyomat a borítékra kerül. Selejtezés: a nyilvántartás szerint lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagokból és megsemmisítésre történő előkészítése, a megsemmisítés jegyzőkönyvezése. Ügyintéző: az ügyek érdemi intézésére a kiadmányozó (szignáló) által kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti. Ügyvitel: az OPSZ folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magába az utasítások szerint. IRATKEZELÉS: Iratkezelési feladatok sorrendben: o küldemények átvétele, ellenőrzése; o küldemények felbontása; o érkeztetés; o iktatás; o elnök részére átadás szignálásra; o expediálás; o irattárba helyezés; o selejtezés. Az iratkezelési feladatokat a központi iroda ügyviteli előadója látja el. Iratkezelő feladatai: o Érkezett iratok átvétele, nyilvántartása, továbbítása, kezelése, irattározása és őrzése, valamint a selejtezés végrehajtása. o Az iratok kiadása és visszavétele. o Bélyegzők nyilvántartása, illetve selejtezése. o A vezető által meghatározott határidők nyilvántartása és vezetése. o A közgyűlési és elnökségi határozatok nyilvántartásának vezetése. Iratformák (fajták): o papíralapú irat, o elektronikus irat. 3
Ügyvitel: 1. Az iktatás módját csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni. 2. Ügyiratkezelés(az iratkezelő végzi): A küldeményeknél a beérkezés időpontjának rögzítése. A küldemények megjelölése, nyilvántartásba vétele és a szignálóhoz történő továbbítása. A szignálót akadályoztatása esetén az azonnalos döntést igénylő esetekről soron kívül, telefonon is tájékoztatni kell. Az iratmozgás követhetőségének biztosítása. Az expediálás dokumentálása. Az irattárba helyezés és a selejtezés meghatározott idő után. 3. Az iratkezelés felett a központi irodát irányító adminisztratív igazgató gyakorol felügyeletet. Az adminisztratív igazgató személyesen felelős a szabályos ügyiratkezelésért és irattározásért, az iratok megőrzéséért. 4. Az iratokat alszámokra tagozódó, sorszámos iktatású rendszerben kell kezelni. Egy iraton csak egy iktatószám szerepelhet. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Az iktatást minden évben 1-gyel kell kezdeni. Iktatás nélkül irat intézésre nem adható ki, és kimenő irat iktatószám nélkül nem továbbítható. Az iktatókönyvet használatba vétel előtt hitelesíteni kell. Az iktatókönyvből mindenkor ki kell tűnnie annak, hogy milyen irat van elintézetlenül, illetve, hogy az ügyiraton milyen irattári tételszám található. 5. A gazdasági témájú iratok (számlák, szerződések) iktatása csak főszámos iktatókönyvben történik, nem kapnak alszámot. Az iktatószám előtt G betűt kell szerepeltetni. 6. Az ügyintéző minden hozzá érkező küldeményt felbont az Sk. felbontásra jelzéssel ellátott küldemények kivételével. 7. A borítékot az irat mellé kell csatolni, ha a feladó neve és pontos címe magából az iratból nem, hanem csak a borítékról állapítható meg, illetve akkor is, ha az ügyirattal kapcsolatos ügyintézéshez (pl. határidő-mulasztáshoz) jogkövetkezmény fűződik. 8. Valamennyi iratot a beérkezése napján, illetve a helyben keletkező iratot az elkészítése napján nyilvántartásba kell venni. Az iratokat érkeztető-iktató bélyegző lenyomattal kell ellátni. Érkeztetéskor fel kell tüntetni: a beérkezés keltét, az iktatókönyvi sorszámát, az illetékes helyre (az illetékes szignálóhoz) továbbítását. 4
9. Nem kell iktatni a következő iratokat: szórólapokat; képeslapokat; szaklapokat, folyóiratokat; banki kivonatokat; bérszámfejtéseket. 10. Téves iktatás: A téves iktatásnak két alesetét kell kezelni: a.) sztornózást; akkor a sztornózott iktatószám még egyszer nem adható ki. b.) átiktatást, amikor abból az ügyiratból, amelyikből átiktatásra kerül az irat, sztornírozni kell az iratot, és új iratként kell újra iktatni. 11. Kiadmányozás, szignálás: Az OPSZ szervezetében készült iratok, (válaszlevelek, jelentések, körlevelek) kiadása (aláírása) és szignálása elsődlegesen az OPSZ elnökének joga az OPSZ teljes szervezetére nézve. Az OPSZ tisztségviselői feladatkörüket tekintve jogosultak önálló kiadmányozásra a döntési hatáskörök figyelembe vétele mellett elnöki ellenjegyzéssel. Az OPSZ elnökségi tagjai az OPSZ elnökének megbízásából folytathatnak kiadmányozást az OPSZ egészére nézve. Az adminisztratív igazgató kiadmányozásra és szignálásra is jogosult az OPSZ munkaszervezetére vonatkozólag önállóan, az OPSZ teljes egészére vonatkozólag pedig az OPSZ elnökének megbízásából. 12. A szignáló feladatai: kijelöli az ügyintézőt (felelőst), közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait. határidők megjelölése, a további példányt kapó személyek nevének rájegyzése, a sürgősségi fok rájegyzése. A szignáló által kijelölt ügyintéző részére az iratot lehetőleg még a szignálás napján továbbítani kell. 13. Az iktatás során az iktató könyvben fel kell tüntetni: az iktatószámot, az iktatás időpontját, az irat küldőjének nevét, hivatkozási számát, az irat tárgyát, az elintézés határidejét és a felelős (ügyintéző) megnevezését, kezelési feljegyzéseket, az irattárba helyezés idejét, az iratgyűjtő megnevezését. 5
14. A küldemények kiküldhetők postai úton, valamint gyorspostai úton (futárszolgálattal, személyes kézbesítéssel). 15. Irattározás: Az iktatókönyv megfelelő rovatában fel kell tüntetni az irattárba helyezés időpontját, és el kell helyezni a megfelelő iratgyűjtőbe. Átmeneti (operatív) irattárba kell elhelyezni a folyamatban lévő ügyeket tartalmazó iratok eredeti példányát, a másolatát a kijelölt ügyintéző részére továbbítani kell. Az irattárban elhelyezett iratgyűjtők megnevezését az Irattári Terv tartalmazza (1. sz. melléklet). Az irat irattárba történő elhelyezése akkor kezdődik, amikor az ügykezelő az irattári tételszámot az iktatókönyvben színes tollal feltüntette, amelynek végrehajtása minden esetben kötelező az ügyintézés befejezése után. Az irattári kezelés során kerülni kell az ügyiratok összehajtását. Az iratok megőrzése történhet irattartókban, iratdobozokban, iratgyűjtőkben, külön csomagokban (a 2. sz. mellékletben felsorolt módon). Az OPSZ-ben készült és az OPSZ-hez érkezett iratok, válaszlevelek, jelentések, körlevelek szignálás utáni kiadása minden esetben csak másolatban történhet, az eredeti dokumentumot szignálás után az irattárban kell elhelyezni. Az iratok kiadásáért az ügyviteli előadó a felelős. Az OPSZ testületeinek üléseiről jegyzőkönyvet vagy emlékeztetőt kell vezetni, majd elnöki aláírással az ülés valamennyi részvevőjének elektronikus úton megküldeni. A jutalmakról, kitüntetésekről nyilvántartást kell vezetni és az eredeti jutalmazási igénylést az irattárban elhelyezni. Minden esetben fel kell tüntetni az irattári tételszámot, az ügy-, illetve tárgykört, az évfolyamot és a megőrzési határidőt, illetve az NS, azaz a nem selejtezhető megjelölést az Irattári Tervben előírtak szerint. Az iratokat biztonsági zárral ellátott szekrényben kell tárolni. A szekrényeken fel kell tüntetni a benne elhelyezett ügyiratok évszámát. A biztonsági zárakhoz tarozó kulcsokat számozott kulcsdobozban kell tárolni. A kulcsdobozokat pecsétnyomóval kell lezárni. (A kiadott pecsétnyomók számát, a nyitható kulcsdobozok számát és a hozzájuk tartozó ügyintéző nevét a 3. számú melléklet tartalmazza.) A szekrények nyitásáról és zárásáról névszerinti nyilvántartást vezet az ügyviteli előadó. Minden nyitás előtt a pecsét sértetlenségét ellenőrizni kell. Amennyiben a pecsét megsérült, akkor egy tanú bevonásával jegyzőkönyvezni kell. 16. Selejtezés: Az irattár anyagát 5 évenként egyszer felül kell vizsgálni. Ennek során ki kell választani azokat a selejtezhető irattári tételeket, amelyeknek az őrzési ideje az Irattári Terv szerint lejárt. 6
Háromfős selejtezési bizottságot kell létrehozni. A selejtezés megtörténtéről jegyzőkönyvet kell felvenni. A Selejtezési Bizottság vezetésével olyan munkatársat kell megbízni, aki az iratok ügyviteli szükségességét, jelentőségét el tudja bírálni. A selejtezési jegyzőkönyvet NEM SELEJTEZHETŐ jelöléssel, időrendi sorrendben kell megőrizni. A selejtezésre szánt iratokat a következő módon lehet megsemmisíteni: zúzással, iratmegsemmisítő géppel. 17. Iratanyag átadási rendje munkaviszony megszűnése esetén: Munkaviszony megszűnése esetén a felelős vezető (adminisztratív vagy gazdasági igazgató) feladata biztosítani a vonatkozó iratanyag átadását és átvételét. Az eljárásról jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet az átadó állít össze, az átvevő pedig tételesen igazolja az iratanyag átvételének tényét. 18. Bélyegző-nyilvántartás: A bélyegző-nyilvántartásnak tartalmaznia kell a sorszámot, bélyegző lenyomatot, bélyegzőt átvevő munkatárs nevét, megsemmisítés dátumát. A bélyegzőket a munkaidő befejezése után a pecsétnyomóval biztosított lemezszekrénybe el kell zárni. 7
1. SZ. MELLÉKLET IRATTÁRI TERV Ügykör megnevezése Irattári jel Selejtezési idő OPSZ alapításával kapcsolatos ügyek (bírósági végzések) Jegyzőkönyvek, emlékeztetők, határozatok OPSZ szabályzatai (Alapszabály, SZMSZ, Etikai Kódex, Etikai eljárási szabályzat, pénzkezelési szabályzat, Számviteli politika, Ügyviteli szabályzat stb.) Megyei, fővárosi PSZ szabályzatai (Alapszabály, SZMSZ, Etikai eljárási szabályzat, pénzkezelési szabályzat, Ügyviteli szabályzat stb.) 01 Nem selejtezhető 01 Nem selejtezhető 01 Nem selejtezhető 01 Nem selejtezhető Éves beszámolók, statisztikák 01 Nem selejtezhető Együttműködési megállapodások 01 Nem selejtezhető Együttműködő partnerekkel történő levelezés Megyei szövetségekkel, egyesületekkel kapcsolatos levelezés 02 5 év 02 5 év Munkatervek 02 5 év Munkabizottságok iratai 02 5 év Meghívók 03 1 év Jutalmazásokkal kapcsolatos igénylések 02 5 év Rendezvényekkel kapcsolatos iratok 02 5 év 8
2. SZ. MELLÉKLET IRATTÁRBAN ELHELYEZETT GYŰJTŐK Jelölések 01-01 A dossziék tartalma OPSZ alapításával kapcsolatos ügyek (bírósági végzések, alapszabály, SZMSZ stb.); 01-02 01-03 01-04 01-05 01-06 Közgyűlések (Meghívók, megbízólevelek, jegyzőkönyvek, határozatok perjelöléssel); Elnökségi ülések; határozatok perjelöléssel); (Meghívók, emlékeztetők, Tisztségviselői értekezletek; (Meghívók, emlékeztetők perjelöléssel); Országos rendezvények (Fórumok, Országos Polgárőr Nap stb. perjelöléssel); Megyei (fővárosi) PSZ alapításával kapcsolatos ügyek (bírósági végzések, alapszabály, SZMSZ stb.); 01-07 Együttműködési megállapodások; 02-01 Együttműködő partnerekkel történő levelezések (minisztériumok, rendvédelmi szervek, magyar posta stb. perjelöléssel); 02-02 Gépjárművekkel kapcsolatos ügyek; 02-03 Jutalmazás (megyei szövetségek szerint rendszerezve); 02-04 Megyei szövetségekkel és egyesületekkel folytatott levelezések; 02-05 Munkabizottságok iratgyűjtői munkabizottságonkénti perjelöléssel; 03-01 Kapott meghívók; Op. Átmeneti (Operatív) dosszié. 9
3. SZ. MELLÉKLET KULCSDOBOZOK ÉS PECSÉTNYOMÓK NYILVÁNTARTÁSA Név Pecsétnyomó száma A pecsétnyomóval felnyitható kulcsdobozok sorszáma Dr. Balogh Endre Adonyi Krisztina Nemcsek Szandra Háda Krisztina Kovács Attiláné Judák Adrienn Pitonya Istvánné 10