PÁLÓCZI HORVÁTH ISTVÁN MEZŐGAZDASÁGI SZAKKÉPZŐ ISKOLA ÉS KOLLÉGIUM REPREZENTÁCIÓS SZABÁLYZATA Érvényes: 2013. augusztus 1-től
A Pálóczi Horváth István Mezőgazdasági Szakképző Iskola és Kollégium intézményben (továbbiakban: Intézmény) az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet alapján a következők szerint határozza meg a reprezentációs jellegű kiadásokkal kapcsolatos Intézményen belüli szabályokat. I. rész ÁLTALÁNOS RÉSZ A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed az Intézmény érdekében felmerült és költségvetése terhére elszámolható reprezentációs kiadásokra, valamint üzleti ajándékozásra. Értelmező rendelkezések A szabályzat értelmében: a) reprezentáció: az Intézmény tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami ünnepek alkalmával ellenérték nélkül nyújtott vendéglátás (étel, ital) és a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidőprogram), azzal, hogy az előzőek nem minősülnek reprezentációnak, ha a juttatására vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tényleges program stb.) valós tartalma alapján a rendeltetésszerű joggyakorlás sérelme akár közvetve is megállapítható. b) ajándék: az Intézmény tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai kapcsolatok keretében adott ajándék (ingyenesen vagy kedvezményesen adott termék, nyújtott szolgáltatás, valamint kizárólag erre szóló utalvány). II. rész Tételes rendelkezések A nem pénzben adott juttatások 1. A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (továbbiakban: Szja tv.) a nem pénzbeli juttatásokat alapvetően két csoportba sorolja: a) egyes meghatározott juttatások (Szja tv. 70. ), b) béren kívüli juttatások (Szja tv. 71. ).
2. Az Szja tv. 69. -a alapján az 1. bekezdés szerinti juttatások után főszabályként az Intézményt, mint kifizetőt terheli az adófizetési kötelezettség. Amennyiben az Intézmény nem pénzben adott juttatásként olyan formában juttat bevételt a magánszemély részére, mely nem felel meg az Szja tv. 70-71. -ában előírt feltételeknek, akkor az adófizetési kötelezettség a magánszemélyt terheli, az összevont adóalapja részeként adózik. 3. Az Intézmény az alkalmazottak részére biztosítandó, tárgyévi béren kívüli és egyes meghatározott juttatások körét és összegét a Kollektív szerződésben és annak mellékletében szabályozza. 4. Az egyes meghatározott juttatások jogcímei továbbá: a) hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó étkezés, vagy más szolgáltatás, b) cégtelefon magáncélú használata, c) egyidejűleg több magánszemély (üzleti partnerek, diákok) számára szervezett ingyenes reprezentációnak nem minősülő rendezvény, esemény (amely a juttatás körülményeiből megítélhetően döntő részben vendéglátásra, szabadidőprogramra irányul), ha a kifizető nem képes megállapítani az egyes magánszemélyek által megszerzett jövedelmet, d) olyan ingyenes vagy kedvezményes termék, szolgáltatás, amelynek igénybevételére egyidejűleg több magánszemély jogosult, és a kifizető jóhiszemű eljárása ellenére nem képes megállapítani az egyes magánszemély által megszerzett jövedelmet, e) az a juttatás, amely megfelel a béren kívüli juttatások feltételeinek, de az arra vonatkozóan meghatározott értékhatárt meghaladja, f) munkakörhöz kapcsolódó továbbképzésen, konferencián való részvétel során igénybe vett vendéglátás, g) az Intézmény által a vizsgáztatások alkalmával biztosított vendéglátás, h) reprezentáció, i) üzleti ajándék. A reprezentáció elszámolásának részletes szabályai 1. Nem kell reprezentációs költségként kezelni a reprezentációs események lebonyolításának feltételeit képező költségeket (terembérleti díj, eszközök használati díja), a résztvevők közül azon személyek utazásának, szállásának költségét, akik a rendezvény programja szerint munkavégzés céljából utaztak a helyszínre (rendezők, szervezők közreműködő vendégek, meghívott előadók, érintett dolgozók). 2. Reprezentációnak kell tekinteni meghatározott tárgyalások, megbeszélések, munkaértekezletek, rendezvények ellenérték nélküli vendéglátási költségeit, továbbá a társadalmi eseményekhez kapcsolódó munkahelyi megemlékezéseken,
szakmai tanácskozáson, értekezleten, továbbá az állami ünnepekhez kapcsolódó rendezvények keretében biztosított ételt, italt, és ezen felül nyújtott szolgáltatást. 3. Amennyiben az események jellege a rendelkezésre álló dokumentumok alapján nem sorolható a fenti kategóriákba, úgy a vendéglátási költségeit e rendezvények estében béren kívülinek nem minősülő egyes meghatározott juttatásként kell kezelni. 4. Az Intézmény által rendezett konferencia keretében nyújtott vendéglátás költségei után a közterhek nem az Intézményt terhelik, amennyiben e költségeket is a konferencia részvételi díja mellett továbbszámlázza, olyan módon, hogy a számlából a vendéglátás értéke megállapítható legyen. Ellenkező esetben a vendéglátás költségeit reprezentációként kell elszámolni. 5. A reprezentációs keret igénybevételéről az igazgató dönt. 6. A reprezentációra kiadott kötelezettségvállalások esetében a kiadások után fizetendő közterheket is egyidejűleg számításba kell venni a mindenkor hatályos adójogszabályok szerint. 7. A reprezentáció fogalma alatt a nyújtott étel és ital és kizárólag az ahhoz kapcsolódó szolgáltatás értendő. 8. A reprezentációnak nem része az ugyanilyen kapcsolatok keretében adott ajándék. Arra az üzleti ajándékra vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. Az üzleti ajándékozás elszámolásának részletes szabályai 1. Üzleti ajándék külső partner részére adható, mely lehet ingyenesen vagy kedvezményesen adott termék, nyújtott szolgáltatás, valamint kizárólag erre szóló utalvány. 2. Utalványként az fogadható el, amelyen feltüntetésre került, hogy mire váltható be. 3. Üzleti ajándékozásról az igazgató dönt. 4. Az üzleti ajándékozásra kiadott kötelezettségvállalások esetében a kiadások után fizetendő közterheket is egyidejűleg számításba kell venni, a mindenkor hatályos adójogszabályok szerint. A reprezentációs és üzleti ajándékozási keretek felhasználása, és az egyes juttatások nyilvántartása 1. A reprezentációs és üzleti ajándékozási keret felhasználásának, minden esetben előzetes igénybejelentésen kell alapulni, az Intézmény által szabályozott beszerzési előírásoknak megfelelően. 2. A juttatásokról olyan nyilvántartást kell vezetni, a bizonylatokat oly módon kell kezelni (megőrizni), hogy azokból az elévülési időn belül utólag is megállapíthatók legyenek az adókötelezettségek, illetőleg a mentességek.
3. A kifizetési bizonylatokhoz, számlákhoz csatolt mellékletnek tartalmaznia kell: a) a reprezentációs esemény vagy az ajándékozási alkalom megnevezését valamint annak időpontját, b) reprezentáció esetén a résztvevők névsorát, megbontva intézményi dolgozókra és vendégekre, jelölve munkahelyüket is. 4. A kifizetőnek a béren kívüli juttatásokról, az adómentesen nyújtott juttatásokról, a csekély értékű ajándékokról nyilvántartást kell vezetnie oly módon, hogy a juttatásban részesülő személy hitelt érdemlő azonosítására alkalmas adatok bevezetésre kerüljenek. Ki kell derülnie a nyilvántartásból, hogy egy magánszemély a kifizetőtől hányszor és milyen értékben kapott az adóév folyamán csekély értékű ajándékot. A nyilvántartást gazdálkodó munkaügyi ügyintézője vezeti a havi feladása alapján. III. rész ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A jelen szabályzat 2013. augusztus 1. napján lép hatályba. Örkény, 2013. 08. 01. Jóváhagyja és hatályba lépteti: Karsai József igazgató
Megismerési nyilatkozat Pálóczi Horváth István Mezőgazdasági Szakképző Iskola és Kollégium reprezentációs szabályzatában foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban leírtakat a munkám során köteles vagyok betartani. Név Feladat, Dátum Aláírás hatáskör