Energetikai Szakközépiskola és Kollégium AZ INTÉZMÉNY SZÁMVITELI POLITIKÁJA Dátum: Aláírás Készítette: Ellenőrizte: Jóváhagyta: Tar Annamária Szabó Béla Mittler István (1) A szabályzat hatálya kiterjed az intézmény valamennyi munkavállalójára. (2) A szabályzat tartalmát az intézmény igazgatója köteles ismertetni az érintett munkavállalókkal. A szabályzatot hozzáférhetővé kell tenni az intézmény valamennyi munkavállalója számára az ESZINET-en. 1
TARTALOMJEGYZÉK TARTALOMJEGYZÉK 2 I. BEVEZETÉS 3 II. A SZÁMVITELI POLITIKA CÉLJA 3 III. A SZÁMVITELI POLITIKA TARTALMA, ÁLTALÁNOS (ELVI) KÉRDÉSEI 3 1. A Számviteli politika általános kérdései: 4 IV. AZ INTÉZMÉNY SZÁMVITELI POLITIKÁJÁNAK ISMERTETÉSE 5 1. Az éves beszámoló formája, készítésének rendje 5 2. Mérleg és eredménykimutatás tagolása 5 2.1. A mérleg tagolása 5 2.2. Az eredménykimutatás tagolása 6 3. Jelentős és lényeges hiba mértékének meghatározása 8 3.1. Jelentős és nem jelentős összegű hiba 8 3.2. Lényeges és nem lényeges hiba 8 4. Mérlegtételek értékelésének főbb szempontjai 8 5. Eszközök értékcsökkenése 8 5.1. Immateriális javak terv szerinti értékcsökkenésének elszámolása 8 5.2. A tárgyi eszközök terv szerinti értékcsökkenésének elszámolása 8 5.3. Az értékcsökkenés elszámolásának kezdete 8 5.4. Az értékcsökkenés elszámolásának gyakorisága 8 5.5. Maradványérték meghatározása 8 6. Eszközök értékvesztése 9 6.1. Terven felüli értékcsökkenés elszámolása 9 6.2. Készletek értékvesztése 9 6.3. Egyéb vagyontárgyak értékvesztése 10 7. Mérlegtételek alátámasztása leltárral 10 8. Céltartalék képzés 10 9. Aktív és passzív időbeli elhatárolások rendje 10 10. Tárgyi eszközök értékét növelő felújítási, illetve a költségként elszámolandó karbantartási ráfordítások elhatárolásának szempontjai 10 11. Közhasznúsági jelentés készítése 11 12. Nyilvánosságra hozatal, letétbe helyezés, közzététel 11 13. A bizonylati elv, a bizonylati fegyelem, a számviteli bizonylat, a szigorú számadási kötelezettség, a bizonylatok megőrzése 12 13.1. Bizonylati elv, bizonylati fegyelem 12 13.2 Számviteli bizonylatok 12 13.3. Szigorú számadási kötelezettség 14 13.4. A bizonylatok megőrzése 14 V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 14 2
I. BEVEZETÉS A Számviteli törvény (2000. évi C. tv., továbbiakban Sztv.) határozza meg a hatálya alá tartozók beszámolási és könyvvezetési kötelezettségét, a beszámoló összeállítása, a könyvek vezetése során érvényesítendő elveket, az azokra épített szabályokat, valamint a nyilvánosságra-hozatalra, a közzétételre és könyvvizsgálatra vonatkozó követelményeket. Az Energetikai Szakközépiskola és Kollégium (továbbiakban: Intézmény) az Sztv. 3. 4. pontja szerinti egyéb szervezet. A számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól a 224/2000. (XII.19.) Kormány rendelet rendelkezik. Az Intézmény az Sztv. előírásait e rendeletben foglaltak figyelembe vételével köteles alkalmazni. A beszámoló készítésekor és a könyvvezetés során érvényesíteni kell az említett jogszabályok által meghatározott alapelveket. Az alapelvektől csak a jogszabályokban szabályozott módon lehet eltérni. II. A SZÁMVITELI POLITIKA CÉLJA A Számviteli politika az Intézményre vonatkozó szabályokat, előírásokat és módszereket tartalmazza, továbbá meghatározza azt, hogy a jogszabályokban biztosított választási, minősítési lehetőségek közül melyeket milyen feltételek fennállása esetén alkalmazzuk. III. A SZÁMVITELI POLITIKA TARTALMA, ÁLTALÁNOS (EL- VI) KÉRDÉSEI Az Intézmény a Számviteli politika fogalmába tartozónak tekinti a Számviteli törvény végrehajtása módszereinek és eszközeinek meghatározását, azaz az Intézmény adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő: mérlegforma megválasztását, az eredménykimutatás formájának megválasztását, a beszámolókészítés időpontjának meghatározását, a választható szabályok, előírások, módszerek megválasztását, az értékelési módok és eljárások kiválasztását, az amortizáció elszámolás módjának megválasztását, a terven felüli amortizáció elszámolását, az értékvesztések megállapításának és azok visszaírásának módját, tárgyi eszközök értékét növelő felújítási, illetve a költségként elszámolandó karbantartási ráfordítások elhatárolásának szempontjait eszközök készletek elhatárolásának szempontjait a céltartalék képzésénél alkalmazott eljárásokat, aktív és passzív időbeli elhatárolások rendjét. 3
1. A Számviteli politika általános kérdései: Az Intézmény a Tolna Megyei Önkormányzat Főjegyzőjének határozata szerinti alapfeladataiként felsorolt oktatási formákat fenn kívánja tartani. A folytonosság elvének érvényesülését a választott értékelési módok és eljárások megválasztásával biztosítja. Minden üzleti év nyitómérlegében szereplő adatoknak meg kell egyezniük az előző évi zárómérleg megfelelő adataival. Az egymást követő üzleti években az eszközök és források értékelése, az eredmény számbavétele csak a Számviteli törvényben meghatározott szabályok szerint változhat. Minden felmerült bevételt és ráfordítást számba kell venni, amelyek az adott üzleti évre vonatkoznak, amelyek a mérleg fordulónapját követően, de még a mérleg elkészítését megelőzően váltak ismertté, továbbá azokat is, amelyek a mérleg fordulónapjával lezárt üzleti év gazdasági eredményeiből erednek, a mérleg fordulónapja előtt még nem következtek be, de a mérleg elkészítését megelőzően ismertté váltak (teljesség elve). A könyvvezetés, az eredmény számbavétele, a mérleg és beszámoló készítés időpontja, illetve tartalmi változatlansága előfeltétele, hogy a teljesség, valódiság, következetesség, folytonosság, összemérés elve érvényesüljön. Az óvatosság elvéből következően valamennyi veszteséget, eredményt, mely a mérleg fordulónapja és készítése közötti időszakban ismertté válik, maradéktalanul el kell számolni, az értékcsökkenést az itt rögzített elszámolási módnak megfelelően teljes körűen le kell írni, Az előrelátható kockázat és feltételezhető veszteség fedezetére céltartalékot kell képezni, Ha az alacsonyabb értéken való értékelés okai már nem, illetve csak részben állnak fenn, akkor a korábban leírt értékvesztést, terven felüli értékcsökkenést vissza kell írni. A valódiság elvének érvényesülése érdekében a mérleget leltárral kell alátámasztani. Az Intézmény számlarendjének biztosítani kell a törvényi kivételek figyelembevételével a bruttó elszámolás elvének maradéktalan érvényesülését. A bevételek és költségek adott időszakra vonatkozó arányos részét kell kimutatni, érvényesítve az időbeli elhatárolás elvét. A gazdasági eseményeket a valóságos tartalmuk szerint kell számba venni, így biztosítva a "tartalom elsődlegessége a formával szemben" elvet. A lényegesség és világosság elvének érvényesüléséhez a könyvvezetést és a beszámolót áttekinthető, érthető, a jogszabályoknak megfelelő rendezett formában kell elkészíteni és az egyszerűsített éves beszámolóban szerepeltetni kell minden olyan információt, amelynek elhagyása vagy téves bemutatása - az ésszerűség határán belül - befolyásolja a beszámoló adatait és ezen keresztül a felhasználók döntéseit. 4
IV. AZ INTÉZMÉNY SZÁMVITELI POLITIKÁJÁNAK ISMERTETÉSE 1. Az éves beszámoló formája, készítésének rendje Jogszabályi rendelkezés szerint a beszámoló formáját az egyéb szervezet által folytatott tevékenység, az éves összes bevétel nagysága, valamint a könyvvezetés módja határozza meg. Az Intézmény számviteli politikája és rendje szinkronban kell, hogy legyen a fenntartó alapítvány számviteli politikájával, rendjével. Az Intézmény a kettős könyvvitel szabályai keretében nyilvántartást vezet a tevékenysége során előforduló, a vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetére kiható eseményekről, és azt az üzleti év végével lezárja. A könyvvezetés és a bizonylatolás a Számviteli törvényben foglalt előírások szerint történik. Az Intézmény a könvvezetésében a 6-7 számlaosztályt nem alkalmazza. A számlatükör a Számviteli politika függelékét képezi. Az Intézmény egyszerűsített éves beszámolót készít, amelynek mérlege megegyezik az Sztv. szerinti egyszerűsített éves beszámoló A változata szerinti mérlegével. Üzleti éve a naptári évvel egyező, kivéve az első üzleti év, amely 2001. július 01 december 31-ig tart. A mérleg fordulónapja: december 31. A mérlegkészítés napja: a tárgyévet követő március 31. Az egyszerűsített éves beszámolóban az adatokat E Ft-ban kell szerepeltetni. Az egyszerűsített éves beszámoló részét képező mérleget, eredménykimutatást a hely és kelet feltüntetésével az Energetikai Szakközépiskola és Kollégium igazgatója írja alá. 2. Mérleg és eredménykimutatás tagolása 2.1. A mérleg tagolása ESZKÖZÖK (AKTIVÁK) A Befektetett eszközök I. Immateriális javak II. Tárgyi eszközök: alaptevékenység céljára III. Befektetett pénzügyi eszközök B Forgóeszközök I. Készletek II. Követelések III. Értékpapírok IV. Pénzeszközök C Aktív időbeli elhatárolások ESZKÖZÖK Összesen 5
FORRÁSOK (PASSZIVÁK) D Saját tőke I. Induló tőke / Jegyzett tőke II. Tőkeváltozás / Eredmény III. Lekötött tartalék IV. Értékelési tartalék V. Tárgyévi eredmény alaptevékenységből VI. Tárgyévi eredmény vállalkozási tevékenységből E. Céltartalékok F. Kötelezettségek I. Hátrasorolt kötelezettségek II. Hosszú lejáratú kötelezettségek III. Rövid lejáratú kötelezettségek G. Passzív időbeli elhatárolások FORRÁSOK Összesen 2.2. Az eredménykimutatás tagolása 1. Értékesítés nettó árbevétele 2. Aktivált saját teljesítmények értéke 3. Egyéb bevételek 4. Pénzügyi műveletek bevételei 5. Rendkívüli bevételek 6. Tagdíjak A. Összes bevétel (1±2+3+4+5+6) Alaptevékenység Vállalkozási tevékenység Összesen 7. Anyagjellegű ráfordítások 8. Személyi jellegű ráfordítások 9. Értékcsökkenési leírás 10. Egyéb ráfordítások 11. Pénzügyi műveletek ráfordításai 12. Rendkívüli ráfordítások B. Összes ráfordítás (7+8+9+10+11+12) C. Adózás előtti eredmény (A-B) I. Adófizetési kötelezettség D. Jóváhagyott osztalék E. Tárgyévi eredmény (C-I-D) 6
A 224/2000. (XII.19.) kormány rendeletnek megfelelő tájékoztató adatok: A. Személyi jellegű ráfordítások 1. Bérköltség ebből: megbízási díjak tisztelet díjak 2. Személyi jellegű egyéb kifizetések 3. Bérjárulékok B. A szervezet által nyújtott támogatások ebből: a 224/2000.(XII.19.) Kormány rendelet 16. (5) bekezdése szerint kötelezettségként elszámolt és továbbutalt, illetve átadott támogatás Az Intézmény nem fizethet osztalékot. Az Intézménynek üzleti jelentést és cash-flow kimutatást nem kell készítenie. 7
3. Jelentős és lényeges hiba mértékének meghatározása 3.1. Jelentős és nem jelentős összegű hiba Jelentős összegű a hiba, ha a feltárás évében, a különböző ellenőrzések során, egy adott üzleti évet érintően (évenként külön-külön) feltárt hibák és hibahatások - eredményt, saját tőkét növelő, csökkenő - értékének együttes (előjeltől független) összege meghaladja az ellenőrzött üzleti év mérleg főösszegének a 2 % -át. Nem jelentős a hiba, ha az előzőekben rögzített értékhatárt nem éri el. 3.2. Lényeges és nem lényeges hiba A megbízható és valós képet lényegesen befolyásoló a hiba, ha a jelentős összegű hibák és hibahatások összevont értéke a saját tőkét lényegesen, legalább 20 %-kal megváltoztatja és ezért a már közzétett - a vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetre vonatkozó - adatok megtévesztőek. Nem lényeges a hiba, ha a jelentős összegű hibák a fenti összeghatárt nem érik el. 4. Mérlegtételek értékelésének főbb szempontjai Minden vagyontárgyat egyedenként kell értékelni. Az Intézmény eszközeinek és forrásainak értékelésére vonatkozó módokat és eljárásokat a Számviteli törvénnyel összhangban, a választási lehetőségeket is figyelembe véve a jelen Számviteli politika mellékletét képező Eszközök és a források értékelési szabályzata rögzíti. 5. Eszközök értékcsökkenése 5.1. Immateriális javak terv szerinti értékcsökkenésének elszámolása Az Intézmény az immateriális javak amortizációját az eszközök és a források értékelési szabályzatában részletezett módon számolja el, a 100 e Ft egyedi beszerzési, előállítási érték alatti vagyoni értékű jogok, szellemi termékek, értékcsökkenése használatba vételkor egyösszegben kerül elszámolásra. 5.2. A tárgyi eszközök terv szerinti értékcsökkenésének elszámolása Az Intézmény a tárgyi eszközök terv szerinti amortizációját bruttó érték alapján lineáris módszerrel a Társasági adóról és az osztalékadóról szóló 1996. évi LXXXI. tv. 2. sz. melléklete szerinti amortizációs kulcsok alkalmazásával számolja el, a 100 E Ft egyedi érték alatti eszközöket használatba vételkor egy összegben. Az elszámolás részletes szabályait Az eszközök és a források értékelési szabályzata rögzíti. 5.3. Az értékcsökkenés elszámolásának kezdete Az értékcsökkenési leírást az üzembe helyezés napjától, ráaktiválás esetén a ráaktiválást követő hónap elsejétől kezdve kell elszámolni. 5.4. Az értékcsökkenés elszámolásának gyakorisága Az Intézmény az értékcsökkenést havonta számolja el könyveiben. 5.5. Maradványérték meghatározása 8
Az Intézmény az immateriális javak és a tárgyi eszközök értékcsökkenésének a megállapításakor, a hasznos élettartam végén, egyedenként meghatározott maradványértékkel számol. 6. Eszközök értékvesztése 6.1. Terven felüli értékcsökkenés elszámolása Terven felüli értékcsökkenést kell az immateriális javaknál, a tárgyi eszköznél elszámolni akkor, ha: az immateriális jószág, a tárgyi eszköz könyv szerinti értéke tartósan és jelentősen magasabb, mint ezen eszköz piaci értéke. Tartósnak minősítendő a fenti eltérés, ha az érintett eszköz könyv szerinti értéke egy évet meghaladóan magasabb az eszköz piaci értékénél. Jelentős az eltérés, ha az eszköz könyv szerinti értéke 30 %-kal meghaladja a piaci értéket. Amennyiben a terven felüli értékcsökkenés elszámolásának okai már nem, illetve csak részben állnak fenn, a már elszámolt terven felüli értékcsökkenés összegét vissza kell írni. A visszaírást akkor kell alkalmazni, ha az eszközök piaci értéke az előzőekben leírt mértékkel és módon meghaladja a terv szerinti értékcsökkenés figyelembevételével meghatározott nettó értékét. a szellemi termék, a tárgyi eszköz értéke tartósan lecsökken, mert a szellemi termék, a tárgyi eszköz a tevékenység változása miatt feleslegessé vált, vagy megrongálódás, megsemmisülés, illetve hiány következtében rendeltetésnek megfelelően nem használható, illetve használhatatlan; Az érték csökkentését olyan mértékig kell végrehajtani, hogy az immateriális jószág, a tárgyi eszköz használhatóságának megfelelően a mérlegkészítéskor érvényes (ismert) piaci értéken szerepeljen a mérlegben. Amennyiben az immateriális jószág, a tárgyi eszköz megfelelően nem használható, ill. használhatatlan, megsemmisült, vagy hiányzik, azt az immateriális javak, a tárgyi eszközök, a beruházások közül - a terven felüli értékcsökkenés elszámolása után - ki kell vezetni. 6.2. Készletek értékvesztése Év közben az Intézmény anyag, áru készletezéssel nem számol. Az anyagokat a beszerzéskor azonnal költségként számolja el és mérleg fordulónapon leltározza. Az esetlegesen fel nem használt készleteket a mérlegben utolsó beszerzési árakon kell értékelni. 9
6.3. Egyéb vagyontárgyak értékvesztése A vevő, az adós minősítése alapján akkor kell értékvesztést elszámolni, ha az üzleti év mérlegfordulónapján fennálló és a mérlegkészítés időpontjáig pénzügyileg nem rendezett követelés több, mint 20 %-a bizonytalan, és a rendelkezésre álló információk szerint a követelés egészének, vagy egy részének kiegyenlítése nem valószínűsíthető. Az adósokat, a vevőket ezek után egyedileg kell értékelni, minősíteni a lényegesség elvét figyelembe véve. Az elszámolt értékvesztést visszaírással csökkenteni kell, ha a követelés várhatóan megtérülő összege 50 %-nál nagyobb mértékben meghaladja a könyv szerinti értéket. 7. Mérlegtételek alátámasztása leltárral Az Intézmény a mérlegtételek alátámasztásához olyan leltárt állít össze, amely tételesen és ellenőrizhető módon tartalmazza az Intézmény eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. A leltározás szabályait a Számviteli politika függelékét képező Leltározási Szabályzat tartalmazza. 8. Céltartalék képzés Az adózás előtti eredmény terhére kell céltartalékot képezni, ha azt a törvény kötelezően előírja. A számviteli törvény által előírt kötelező képzésen túl ha az a gazdálkodás eredményét nagymértékben befolyásolja, továbbá a valós vagyoni helyzet bemutatása szükségessé teszi céltartalék képezhető: az olyan várható, jelentős és időszakonként ismétlődő jövőbeni költségekre (különösen a fenntartási, átszervezési költségekre), amelyek a mérlegkészítés időpontjáig rendelkezésre álló információk szerint feltételezhetően vagy bizonyosan felmerülnek, de összegük vagy felmerülésük időpontja a mérlegkészítéskor még bizonytalan, és nem sorolhatók a passzív időbeli elhatárolások közé. Nem képezhető a céltartalék a szokásos üzleti tevékenység rendszeresen és felmerülő költségeire. 9. Aktív és passzív időbeli elhatárolások rendje Az Intézmény a mérlegében aktív és passzív időbeli elhatárolásként csak a számviteli törvény által kötelezően előírt tételeket mutatja ki. 10. Tárgyi eszközök értékét növelő felújítási, illetve a költségként elszámolandó karbantartási ráfordítások elhatárolásának szempontjai A tárgyi eszköz értékét növelő felújítási munka kategóriájába tartozónak tekintendők az olyan felújítások, melyek a tárgyi eszköz bővítését, rendeltetésének megváltoztatását, átalakítását, élettartamának növelését, az elhasználódott tárgyi eszköz eredeti állagának (kapacitásának, pontosságának) helyreállítását eredményezik. Tárgyi eszköz fenntartása az, amikor a ráfordítás célja a tárgyi eszköz üzemképességének fenntartása, annak rendszeres karbantartása, állagának megóvása, az elhasználódott, hibás 10
alkatrészek cseréje. Fenntartás esetén a tárgyi eszköz lényeges tulajdonságai (területe, befogadóképessége, térfogata, kapacitása, használati időtartama stb.) nem változnak. A tárgyi eszköz értékét növelő felújítást általában akkor célszerű elvégezni, amikor az eszköz közel nullára leíródott és így a felújítás költségével az amortizáció elszámolása újrakezdhető. Ekkor mérlegelési lehetőség nyílik eldönteni, hogy ugyanazon értéken új eszközt vásárolunk, vagy felújítunk. Azon ráfordítások is értéknövelőnek tekintendők, melyek hatásfok, hatékonyság, korszerűség és technikai színvonal növekedést eredményeznek. Értéknövelők a fődarab cserék is, valamint a tárgyi eszköz használati értékét növelő munkafolyamatok, illetve a megmunkálás ellenértékét jelentő bérmunkadíjak. (Fődarab: a funkcionáló eszköz lényeges alkotóeleme, amely meghatározó az eszköz rendeltetésszerű használata szempontjából, nélküle a tárgyi eszköz működésképtelen.) Az előzőeken túl azon ráfordítások is értéknövelőnek tekintendők, melyek során meglévő tárgyi eszközök kiegészítése vagy bővítése történik további tartozékokkal, továbbá minden olyan korszerűsítés és átalakítás, amelynek során a tárgyi eszköz további műveletek vagy új feladatok ellátására válik alkalmassá, kapacitása növekszik, vagy eredeti rendeltetése megváltozik. Nem minősül értéket növelő munkának a tárgyi eszköz folyamatos, zavartalan, biztonságos üzemeltetését szolgáló javítási, karbantartási munka. 11. Közhasznúsági jelentés készítése Az Intézmény a beszámoló jóváhagyásával egyidejűleg adatokat szolgáltat a Fenntartó közhasznúsági jelentésének elkészítéséhez. 12. Nyilvánosságra hozatal, letétbe helyezés, közzététel Az Intézmény, mint cégbíróságon be nem jegyzett kiemelkedően közhasznú alapítvány intézménye beszámolóját, tevékenységének és gazdálkodásának legfontosabb adatait a Tolnai Népújság című napilapban, valamint elektronikus sajtó útján hozza nyilvánosságra az üzleti év mérleg-fordulónapját követő 150 napon belül. A beszámolót letétbe helyezni nem kell. Könyvizsgálati kötelezettség: Az Intézmény az éves egyszerűsített beszámolójának felülvizsgálatára könyvvizsgálót bíz meg. A felülvizsgálat célja annak megállapítása, hogy a beszámoló a számviteli jogszabályok előírásai szerint készült, és ennek megfelelően megbízható és valós képet ad az Intézmény vagyoni és pénzügyi helyzetéről, a működés eredményéről.a könyvvizsgáló a beszámoló felülvizsgálatáról könyvvizsgálói jelentést készít, amely a könyvvizsgálói záradékot is tartalmazza. 11
Felülvizsgálva: 2011. február 01. Szervezeti és Működési Szabályzat 4. sz. Melléklete 2014. január 31. Verziószám: 4. 13. A bizonylati elv, a bizonylati fegyelem, a számviteli bizonylat, a szigorú számadási kötelezettség, a bizonylatok megőrzése 13.1. Bizonylati elv, bizonylati fegyelem Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. A számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet - hiba esetén - előírásszerűen javítottak. A bizonylatok feldolgozási rendjének kialakításakor figyelembe kell venni a következőket is: a pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, illetve bankszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket legkésőbb a tárgyhót követő hó 15-éig a könyvekben rögzíteni kell; az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után, legalább negyedévenként, legkésőbb a tárgynegyedévet követő hó végéig kell a könyvekben rögzíteni. A főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét, logikailag zárt rendszerrel biztosítani kell. 13.2 Számviteli bizonylatok Számviteli bizonylat minden olyan, az Intézmény által kiállított, készített, illetve az Intézménnyel üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, számlát helyettesítő okmány, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) - függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek, és amely rendelkezik az e törvényben meghatározott általános alaki és tartalmi kellékekkel. A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell tartani. A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, magyar nyelven kell kiállítani. 12
A számviteli bizonylatokon az adatok időtállóságát a 13.4. pontban meghatározott megőrzési időn belül biztosítani kell. A könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők: a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója; a bizonylatot kiállító gazdálkodó megjelölése; a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, az ellenőr aláírása; a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása; a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen - a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően - annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell; a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és - a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően - értékbeni adatai; külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét; bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás; a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása; továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír. A számlával, az egyszerűsített számlával, a számlát helyettesítő okmánnyal kapcsolatos további követelményeket az Általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII..törvény tartalmazza. Az Intézmény által kibocsátott számla, az egyszerűsített számla, a számlát helyettesítő okmány alaki és tartalmi hitelességét, megbízhatóságát az Intézmény igazgatója, Gazdasági igazgatóhelyettese (Lásd: Vagyon és Pénzkezelési Szabályzat melléklete: Utalványozási joggal felruházott személyek jegyzéke) aláírásukkal igazolják. Ha a könyvviteli nyilvántartás mint számviteli bizonylat technikai, optikai eljárás eredménye, biztosítani kell: az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak - szükség esetén - a késedelem nélküli kiíratását, az egyértelmű azonosítás érdekében a kódjegyzéket. Az Intézmény által használt belső bizonylatokról bizonylatgyűjteményt kell készíteni és azok egy helyen történő tárolásáról gondoskodni szükséges. 13
Felülvizsgálva: 2011. február 01. Szervezeti és Működési Szabályzat 4. sz. Melléklete 2014. január 31. Verziószám: 4. 13.3. Szigorú számadási kötelezettség A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli. A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását. Az Intézmény által szigorú számadásúnak minősített bizonylatok felsorolását és kezelésének szabályait a Vagyon és Pénzkezelési Szabályzat mellékletét képező Házipénztár kezelési Szabályzat tartalmazza. 13.4. A bizonylatok megőrzése Az Intézmény az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, valamint más, a számviteli jogszabályok követelményeinek megfelelő nyilvántartást, a beszámolót alátámasztó leltárt és a részletező nyilvántartást olvasható formában, valamint az adatok feldolgozásánál alkalmazott, működőképes állapotban tárolt számítógépes programot legalább 10 évig köteles megőrizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A folyószámláknál az elévülési idő a folyószámla megszűnésének időpontjával kezdődik. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a megőrzési kötelezettség. A megőrzési időn belüli esetleges szervezeti változás nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így az előző bekezdések szerinti bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell. V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Jelen szabályzat az Energetikai Szakközépiskola és Kollégium Szervezeti és Működési Szabályzatának mellékletét képezi, és visszamenőleges hatállyal 2001. július1-től érvényes. A Számviteli politika függelékei: Számlatükör Vagyon és pénzkezelési Szabályzat Leltározási Szabályzat Eszközök és források értékelési Szabályzata Selejtezési Szabályzat 14
15