CT- E c o S T A T. Rendelés

CT- E c o S T A T Gazdasági és Gazdálkodási Rendszer Rendelés modul Dokumentáció Frissítés dátuma: 2012.09.03. CompuTREND 1117 Budapest, Fehérvári út 84/A. 06 (1) 353-9650

Tartalom 1 Bevezetés... 7 2 Bejelentkezés... 8 2.1 BEJELENTKEZÉS... 8 3 Törzsek kezelése... 10 3.1.1 Megtekinthető:... 10 3.1.2 Megadható:... 10 3.2 GAZDÁLKODÓK... 11 3.2.1 Gazdálkodó információ... 12 3.2.2 Lista nyomtatás... 13 3.3 CIKKEK ADATAI... 15 3.4 PARTNEREK ADATAI... 16 3.5 PARTNEREK TELEPHELYEI... 18 3.6 KERETEK ADATAI... 18 3.6.1 A színek jelentése:... 19 3.6.2 Keretek szűrése... 20 3.6.3 Keret információ... 21 3.6.4 Lista nyomtatás... 21 3.7 RENDELÉS SABLONOK ADATAI... 22 3.8 JELLEMZŐK ADATAI... 25 3.9 OBJEKTUMOK ADATAI... 25 3.10 KÓDSZÓTÁROK KARBANTARTÁSA... 25 3.11 SZEMÉLYI TÖRZS KARBANTARTÁSA... 25 4 Rendelések menüpont... 26 4.1 ANYAGRENDELÉSEK... 28 4.1.1 Anyag/szolgáltatás rendelés igénylésből... 28 4.1.2 Anyagrendelés javaslatból (raktár)... 33 4.1.3 Anyagrendelés javaslatból (Intkesz)... 33 5 Anyagok és szolgáltatások rendelése... 34 5.1 ANYAGRENDELÉS FELVITELE... 36 2

5.1.1 Anyagrendelés tételei... 38 5.1.2 Ütemezés... 41 5.2 A RENDELÉS KERETRE OSZTÁSA... 44 5.2.1 Automatikus keretre osztás... 44 5.2.2 Manuális keretre terhelés... 46 5.2.3 A keretre osztás folyamata... 47 5.3 ALÁÍRÁSRA KÜLDÉS... 51 5.4 A RENDELÉS ELKÜLDÉSE... 54 5.5 VISSZAIGAZOLÁS... 55 5.6 RENDELÉS VISSZATÖLTÉS... 57 5.6.1 Rendelés adatainak módosítása, javítása... 58 5.6.2 A rendelés lezárása... 59 5.6.3 Lezárt rendelés felnyitása... 60 5.7 ANYAGRENDELÉS KÉSZÍTÉSE KONSZIGNÁCIÓS RAKTÁR KIADÁSI BIZONYLATAIVAL... 60 5.7.1 Sztornózás... 64 5.7.2 A rendelésre történt anyagbeérkeztetés megtekintése... 65 5.7.3 Kronológia... 66 5.7.4 Levelek... 66 5.7.5 Nyomtatás... 68 5.7.6 A rendelés számlái... 69 5.7.7 Rendelés keretei és gyűjtőkódos felosztásai... 69 5.7.8 Adatok átvétele más rendszerből... 70 5.7.9 Lezárt rendelés felnyitása... 70 5.7.10 Rendelés információ... 72 5.7.11 Rendelés kép eltárolása/szerkesztése... 72 5.7.12 Rendelés kép megtekintése... 72 5.8 ANYAGRENDELÉS - LEHÍVÁSI KÖTELEZETTSÉG NÉLKÜLI TENDERSZERZŐDÉS ESETÉN... 73 6 Egyéb rendelések... 75 6.1 ÚJ RENDELÉS FELVITELE... 75 6.1.1 Tárgyi eszköz rendelése... 75 3

6.1.2 Egyéb rendelések keretre osztása és elküldése... 77 6.1.3 Adatok átvétele más rendszerből... 77 7 Lehívás készítése (anyagrendelés tenderszerződés cikkei alapján)... 79 7.1 ELTÉRÉSEK AZ ANYAGRENDELÉSTŐL... 83 7.2 LEHÍVÁS KERETRE TERHELÉSE... 83 8 Szerződések... 87 8.1 SZERZŐDÉSEK RÖGZÍTÉSE... 89 8.1.1 Iktatószám:... 89 8.1.2 A Szerződés típusa... 90 8.1.3 Szerződés jellege... 90 8.1.4 Összeg típusa:... 90 8.1.5 Jellemzők megadása:... 91 8.1.6 Szerződés időtartama.... 91 8.1.7 Vevő/Szállító kiválasztása:... 92 8.1.8 Szerződés/Tender:... 92 8.1.9 Egyéb kódok megadása... 98 8.1.10 Eseménykód megadása... 98 8.1.11 Dátumok... 98 8.1.12 Szerződés összege... 99 8.1.13 Egyéb adatok/speciális egyéb adatok... 100 8.2 SZERZŐDÉSEK KERETRE OSZTÁSA... 101 8.2.1 Több éves, határozott idejű (lejáratú) szerződések esetén... 103 8.3 SZERZŐDÉS ALÁÍRÁSON VAN... 104 8.4 SZERZŐDÉS FELADÁSA... 105 8.5 SZERZŐDÉS FELOSZTÁSÁNAK TÖRLÉSE / SZERZŐDÉS VISSZAHÍVÁSA... 105 8.6 SZERZŐDÉS SZTORNÓZÁSA... 107 8.7 SZERZŐDÉS MÓDOSÍTÁSA... 108 8.7.1 Szerződés alapadatainak módosítása... 108 8.7.2 Szerződés összegének módosítása adott éven belül... 108 8.7.3 Szerződés összeg típusának váltása adott éven belül... 111 4

8.7.4 Partner váltása... 112 8.7.5 Gazdálkodó módosítása... 112 8.7.6 Iktatószám módosítása... 112 8.7.7 Szerződés lejáratának hosszabbítása az adott éven belül, vagy azon túl... 112 8.7.8 Tervezettből élőre váltás... 115 8.7.9 Mozgó vagy fix összegű szerződésről tervezetre váltás... 115 8.7.10 Határozott idejűből folyamatos szerződésre váltás... 115 8.7.11 Egyéb adatok és megjegyzés módosítása... 116 8.7.12 Tender kincstári számának módosítása... 116 8.7.13 Szerződés éves összegeinek átcsoportosítása... 116 8.7.14 Szerződés keretreosztásának módosítása... 116 8.7.15 Tárgyévi keretcsere a szerződésen... 116 8.8 SZERZŐDÉS INFORMÁCIÓ... 116 8.9 SZERZŐDÉS LEKÖTÉS KORREKCIÓ SZÁMLA ALAPJÁN... 119 8.10 SZERZŐDÉS LEZÁRÁSA... 120 8.11 SZERZŐDÉS FELNYITÁSA... 121 8.12 KRONOLÓGIA... 121 8.13 NYOMTATÁS... 122 9 Tételes feldolgozás menüpont... 124 9.1 SZÁMLÁK FELDOLGOZÁSA... 124 9.1.1 Számlainformációk... 126 9.1.2 Hiányzó számla/pénzmozgás keresése... 128 9.1.3 Gazdálkodó cseréje a számlán és a kötváll-ban és a pénzügyben... 129 9.2 A RENDELÉSHEZ / SZERZŐDÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ SZÁMLÁK FELDOLGOZÁSA... 131 9.2.1 Számla feldolgozásának menete... 132 9.3 DIREKT KÖTVÁLL... 137 9.4 SZÁMLA ELDOBÁSA... 140 9.5 SZÁMLA KÉPE... 141 9.5.1 Kontírlap... 141 9.6 MEGTEKINT... 142 5

9.7 RENDELÉS GENERÁLÁSA SZÁMLA ALAPJÁN... 147 9.8 EGYÉB MENÜPONT... 149 9.8.1 Lezárt évhez tartozó rendeléshez/szerződéshez számla hozzákapcsolása... 149 9.8.2 Frissítés... 150 9.8.3 Számlák listájának nyomtatása gazdálkodónként... 150 9.9 PÉNZÜGYI TELJESÍTÉSEK FELDOLGOZÁSA... 151 9.9.1 Eldobott tételek kezelése... 153 9.10 SZÁMLÁK FELDOLGOZÁSA IDEGEN RENDSZERBŐL GYÓGYSZERTÁRI SZÁMLÁK... 153 9.11 PÉNZÜGYI TELJESÍTÉSEK ÁTVÉTELE... 154 9.11.1 Feldolgozás... 154 9.11.2 Kifizetés visszatöltés... 155 9.11.3 Frissít... 155 9.11.4 Információ... 155 9.12 ELŐZŐ (LEZÁRT) ÉVI PÉNZÜGYI TELJESÍTÉSEK ÁTVÉTELE... 155 9.13 ELŐZŐ (LEZÁRT) ÉVI PÉNZÜGYI TELJESÍTÉSEK KÉZI FELDOLGOZÁSA... 156 9.14 TÁRGYÉVI PÉNZÜGYI TELJESÍTÉSEK KÉZI FELDOLGOZÁSA... 157 10 Adminisztráció menüpont... 158 10.1 A RENDELÉS ÉVÉNEK BEÁLLÍTÁSA... 158 10.2 KERETEK ÉS CIKKEK/SZOLGÁLTATÁSOK ÖSSZERENDELÉSE... 158 10.3 SZERZŐDÉSEK ÉVKÖZI AUTOMATIKUS ÁFA VÁLTÁSA... 161 11 Információ menüpont... 163 12 Listák... 164 13 Rendszer menüpont... 165 13.1 PROGRAM VERZIÓ INFORMÁCIÓ... 165 13.2 PARAMÉTEREK KEZELÉSE/FRISSÍTÉSE... 165 13.3 JELSZÓMÓDOSÍTÁS... 165 13.4 NÉVJEGY MENÜPONT... 166 13.5 COMPUTREND KAPCSOLAT MENÜPONT... 167 14 Ablakok menüpont... 168 6

1 Bevezetés Az alábbi dokumentáció a CompuTREND KFT CT-EcoSTAT rendszerének Rendelés programját írja le. A dokumentációt, mint szellemi terméket a szerzői jogi előírások védik, s mint ilyen semmilyen formában nem másolható, nem dolgozható fel, és nem alakítható át, továbbá elektronikus adattároló rendszerben nem helyezhető el, a szerzői jogok tulajdonosa, a CompuTREND KFT engedélye nélkül. Kérjük nagyon gondosan tanulmányozzák át a dokumentációban foglaltakat, és a program használata során az itt leírtak szerint járjanak el, elsősorban a saját érdekükben. Kérjük, ha bármilyen kérdésük merül fel, bizalommal forduljanak tanácsadó szolgálatunkhoz. 1117 Budapest, Fehérvári út 84/A Telefon: 06 (1) 353-9650 Fax: 06 (1) 700-2785 web: www.computend.hu 7

2 Bejelentkezés 2.1 Bejelentkezés A program elindítása után először a bejelentkezési képernyő jelenik meg. 1. ábra Bejelentkezés Ezen a képernyőn meg kell adnunk a felhasználó nevét és jelszavát (jelen esetben felhasználónk CT névre hallgat, jelszava szintén CT). A jelszó a begépelés során természetesen nem látható, helyette csillagok jelennek meg. ( A felhasználónév és a jelszó a védelmi rendszerben állítható be.) Nagy jelentősége van a megfelelő felhasználói szintek kialakításának ezen programunk esetében, hiszen a program segítségével áttekintést nyerhetünk az intézmény egész gazdálkodásáról, s ez az áttekintés értelemszerűen nem célszerű, hogy bárkinek a rendelkezésére álljon. Éppen ezért a program igen sokrétű védelmi rendszert tartalmaz, amelyről a későbbiek során szólni is fogunk. Amikor megadtuk a felhasználót és a megfelelő jelszót, akkor az [Belépés] gombra történő kattintással jelezhetjük, hogy a rendszer az ellenőrzést hajtsa végre. Amennyiben az ellenőrzés nem talál hibát, azaz létező felhasználó és jelszópárt adtunk meg, úgy a programot használatba vehetjük. 8

Ha nem létező adatokat vittünk be, akkor a program az alábbi üzenetet küldi, majd az [OK] gombra kattintás után automatikusan visszaadja a bejelentkezési képernyőt, ezáltal tiltva meg az illetéktelen használatot. 2. ábra Bejelentkezés Ha a bejelentkezés eddigi feladatait sikeresen megoldottuk és beléptünk a rendszerbe, akkor meg kell adnunk a rendelés évének a dátumát. 3. ábra Bejelentkezés A rendszerben használatos menük tartalmának és funkciójának ismertetése képezi a továbbiakban a dokumentáció szerkezeti felépítését. 9

3 Törzsek kezelése A főmenüből a törzsek menüpontot kiválasztva az alábbi képen látható almenű jelenik meg. 4. ábra Törzsek kezelése Itt a törzsadatok egy része megtekinthető, illetve megadható. 3.1.1 Megtekinthető: 1. Gazdálkodók 2. Cikkek adatai 3. Partnerek adatai 4. Partnerek telephelyei 5. Keretek adatai 3.1.2 Megadható: 6. Rendelési sablonok adatai 7. Jellemzők adatai 8. Objektumok adatai 9. Kódszótárok karbantartása 10. Személyi törzs karbantartása 10

3.2 Gazdálkodók A gazdálkodók menüpontot kiválasztva a következő képernyőkép jelenik meg. 5. ábra Törzsadatok Gazdálkodók Fontos megjegyezni, hogy mindig csak azok a gazdálkodók látszanak, melyek kezeléséhez az adott felhasználónak jogosultsága van. A jogosultság beállítását a Kötelezettségvállalási programban az Adminisztráció menüpont Keret jogosultságok / összerendelések menüpontban végezhetjük el. A rendelés programban új gazdálkodó felvitelére, törlésére, módosítására nincs lehetőségünk, itt csak a kötelezettségvállalási rendszerben felvitt adatokat tekinthetjük meg. Kétféle nézetben láthatjuk a kijelölt gazdálkodót. A fenti képernyőn a listanézet látható. Az aktuális gazdálkodó fülre kattintva a részletes adatok találhatóak. 11

6. ábra Törzsadatok Gazdálkodók, részletes nézet 3.2.1 Gazdálkodó információ Az információ ikonra történő kattintás után az alábbi képernyőkép jelenik meg. 7. ábra Törzsadatok - Gazdálkodói információ 12

Az ábra felső részében a gazdálkodó kereteinek éves adatai, az alsóban pedig hónapokra lebontva találhatóak. Az értékek a folyamatos feldolgozás folyamán kerülnek ide: Keretösszeg: az éves felhasználható összeg keret, összege Lekötött összeg:: rendeléssel, szerződéssel, direkt kötváll-lal lekötött összegek Beérkezett összeg a feldolgozott/beérkeztetett számlák összesenje Kifizetett összeg:a feldolgozott, és kifizetett tételekből számítódik. A menüpontok részletes ismertetésére a későbbiekben kerül sor. Az ablakos táblázatokban a képernyőre az adatoknak csak korlátozott száma fér ki. Az gördítő sávok segítségével (alul és jobb oldalon) azonban a többi értékadat is megtekinthető. 3.2.2 Lista nyomtatás A Lista nyomtatás ikonra történő kattintás után a rendszerben használt gazdálkodók kinyomtatására van lehetőségünk. A funkció elindítása után megjelenik a képernyőn a nyomtatni kívánt lista 13

8. ábra Törzsadatok - Gazdálkodók listája A listát kinyomtathatjuk, ha a kis Nyomtató ikonra kattintunk. A képernyő felső sorában található kis ikonokkal be lehet állítani, hogy milyen felbontásban lássuk a nyomtatni kívánt listát: Az egész oldalt. Az oldal felét. Az oldal negyedét. A mellette lévő menüsorban a nyomtatandó oldalak számát, példányát tudjuk beállítani. A képernyő bal oldalán azt láthatjuk, hogy hány oldalas listáról van szó, ha rákattintunk a megfelelő oldalra, akkor az fog megjelenni a képernyőn 14

3.3 Cikkek adatai Amikor a cikkek adatai menüpontot kiválasztjuk, akkor először az alábbi ábrán látható módon megjelenik a cikktörzs, melynek adatait a Készlet modulban feltöltött állományból veszi át. 9. ábra Törzsadatok - Cikkek A táblázat adatai a Rendezés - mezőben beállított sorrendben jelennek meg. A táblázatban megjelenő adatok sorrendjét úgy is tudom változtatni, hogy a táblázat fejlécében az oszlopok neve melletti kis nyilakra kattintok. Paraméterben állítható, hogy a rendelés programban tudunk-e új cikket felvinni a Új ikon segítségével, vagy erre csak a készlet rendszerben van lehetőségünk A CIKKINSERT paraméter Igen értéke esetén tudunk felvinni cikket a rendelés programból is. A Cikk részletes adatai fülre kattintva az adott cikk további adatait nézhetjük meg. 15

3.4 Partnerek adatai Amennyiben a Törzsek menüpontból a partnerek adatai menüpontot választjuk ki úgy az alábbi táblázat jelenik meg, melynek adatait a Pénzügy modulban rögzítették. A táblázatban a baloldalon kijelölt betűvel kezdődő nevű partnerek jelennek meg, jelen esetben az A betűvel kezdődőek. 10. ábra Törzsadatok Partnerek Az ábrán látható Új elem ikonnal új szállító felvitelére van lehetőségünk, abban az esetben, ha a PARTNERINSER paraméter Igenre van állítva. Ez csak egy lehetőség, javasoljuk, hogy a rendszerben csak egy helyen (ez általában a Pénzügyi osztály, és a pénzügy modul) vigyenek fel a partnertörzsbe adatokat. A Részletes adatok fülre történő kattintás után tekinthetjük meg a kiválasztott partner adatait. 16

11. ábra Törzsadatok - Partnerek Listázni is tudunk a "Lista nyomtatás" ikonra kattintva partnerkód vagy név szerint csoportosítva. 12. ábra Törzsadatok - Partnerek listázása 17

3.5 Partnerek telephelyei Amennyiben a VAN_PARTNER_TELEPHELY paraméter értéke IGEN, akkor a rendelés programban megadhatók a törzsadatok között az adott partnerhez tartozó telephelyek adatai is. A telephely megadható a rendelés rögzítésekor. Adott megrendelés telephelyére vonatkozó adatok a rendelés sablonon is megjeleníthetők. Ezen adatok sablonon történő megjelenítéséről a CompuTREND honlapján található Tudásbázis alatti Sablonkészítési útmutatóban olvashat bővebben. 3.6 Keretek adatai A menüpont elindítása után a 13. ábra látható képernyőkép jelenik meg. 13. ábra Törzsadatok - Keretek Abban az esetben, ha olyankor lépünk be ebbe a menüpontba, amikor már vannak rögzített keretek a rendszerben, de még nem minden nettó kerethez határoztunk meg áfa keretet, akkor a program a következő figyelmeztetést küldi (14. ábra) mielőtt a 13. ábra látható képernyő megjelenne. Ez a figyelmeztetés azonban csak abban az esetben jelenik meg, amikor nettó kereteket használunk, hiszen csak ilyenkor kell a nettó keretekhez áfa keretet meghatározni Ezt paraméterben lehet állítani: Bruttokeret: NEM. 18

3.6.1 A színek jelentése: 14. ábra Törzsadatok - Keretek zöld: piros: szürke: fekete: netto keretet használ, és nincs még megadva (hozzákapcsolva) az áfa keret áfa keret bérkeret brutto keret/nettó kerethez hozzá van kapcsolva az áfa keret Fontos: mindig csak azok a keretek látszanak, amelyek kezeléséhez az adott felhasználónak jogosultsága van. A jogosultság beállítását a Kötelezettségvállalási programban a Adminisztráció menüpont Keret jogosultságok / összerendelések menüpontban végezhetjük el. A rendelés programban új keret felvitelére, a meglevő keretek módosítására nincs lehetőségünk, itt csak a kötelezettségvállalási rendszerben felvitt adatokat tekinthetjük meg. A Részletes adatok fülre történő kattintás után a keret alapadatait láthatjuk. 19

15. ábra Törzsadatok - Keretek 3.6.2 Keretek szűrése 16. ábra Keretek szűrése Ennek a funkciónak a segítségével megadhatjuk, hogy a táblázatban milyen kereteket szeretnénk látni Úgy kapcsolhatjuk be, hogy a Szűrés az alábbi feltételekkel felirat előtti mezőbe teszünk egy jelet. 20

Ezután adhatjuk meg, hogy milyen szűrésben/csoportosításban akarjuk látni. 3.6.3 Keret információ Ez a funkció a Gazdálkodóknál ismertetett módon működik természetesen itt nem a gazdálkodókra vonatkozó összesített adatok tartalmazza, hanem az egy egy keretre. 3.6.4 Lista nyomtatás 17. ábra Törzsadatok - Keretek nyomtatása A rögzített keretekről listát nyomtathatunk többféle rendezettségben. Gazdálkodó és azon belül keretkód szerint sorba rakva Keret kód szerint sorba rakva Keret név szerint sorba rakva Keretek alapadatai, áfa keretpárosítással 21

3.7 Rendelés sablonok adatai A sablonok azt a célt szolgálják, hogy a rendeléseinket a sablonon meghatározott formában ki is tudjuk nyomtatni. A menüpont elindítása után a 18. ábra látható képernyőképet kapjuk. 18. ábra Rendelési sablon Itt látható a sablonok neve, valamint az útvonal és állománynév, ahol a sablonok találhatóak. Az Új elem ikon segítségével tudunk egy újabb sablont beilleszteni a rendszerbe. Meg kell adni a nevét, majd elérési útvonalát, ahol a program megtalálja. (19. ábra) 22

19. ábra Sablon beillesztés A Törlés ikon segítségével egy sablon elérési útvonalát törölhetjük a rendszerből. Új sablonok létrehozásához segítséget nyújt az úgynevezett Segédlet a rendelési sablonok készítéséhez. A www.computrend.hu oldalról Regisztrált felhasználóink letölthetik ezt a leírást, továbbá a Dokumentációkat tartalmazó CD-n is megtalálható. Javasoljuk, hogy a beállításhoz vegyék igénybe intézményük informatikájának segítségét. Fontos: paraméterben állíthatóak be a következők: - "RENDELESSZERZODESLEVELEKSTATUSZTOL", a rendelés melyik státuszától/munkamenetétől indítható a nyomtatás - "SABLON_MENNYISEG_TIZEDES" IGEN esetén a mennyiség is tizedes pontossággal jelenik meg a nyomtatáskor 23

- "SABLONTIZEDES" a sablonon megjelenő tizedesek száma - "VAN_CSOPORTOS LEVEL" egy partner összegzett rendelésének levele. - SABLONTIZEDESKEREK A sablonon megjelenő tizedesjegyek számának nullával való kiegészítésének tiltása (PL.: 12,1000 helyett 12,1; 163.0100 helyett 163,01 ; 12,0000 helyett 12) 24

3.8 Jellemzők adatai A menüpontban a szerződésekre vonatkozó fontosabb jellemzők felvitelére van lehetőség. Ha JELLEMFIGYEL paraméter Igen, akkor a szerződésnél szereplő jellemző alapján a program figyeli, hogy adott partnernél, a jellemzőnél rögzített összeget adott évben ne lépje túl. 20. ábra Törzsadatok Jellemzők 3.9 Objektumok adatai Bevételi szerződéshez kapcsolható speciális adat 3.10 Kódszótárok karbantartása Szállítói szerződések speciális adatai 3.11 Személyi törzs karbantartása A készletben lévő személytörzs megtekintésére, bővítésére szolgál 25

4 Rendelések menüpont A menüpont elindítása után az alábbi képernyőképet kapjuk. Itt is csak azokat a rendeléseket látja az adott felhasználó, amelyik gazdálkodóhoz a kötelezettségvállalási programban a jogosultságot számára engedélyeztük. 21. ábra Rendelések menü indítása A rendelések számozása lehet kézi, vagy automatikus. Az AUTOMATIKUSRENDELESSORSZAMOZAS paraméterrel állíthatjuk be a használni kívánt formátumot. Automatikus számozás esetén a rendelésszám mező nem módosítható, a rendelésszámot az adatok tárolásakor a program adja. Az automatikus számozás is többféle lehet. 1. Az egyik lehetőség, amikor a program egy folyamatos sorszámot ad a rendeléseknek, pl: R/20080000001 2. A másik lehetőség, hogy az R karakter után a kötelezettségvállalási programban a gazdálkodó kódnál megadott rendelésszám kódot a gazdálkodónak megfelelően a sorszám elé automatikusan beteszi. Pl: RAG/200800001 (AG: Anyaggazdálkodás). 3. A harmadik lehetőség a monogrammal, amikor a felhasználónak a Védelmi rendszerben lévő nevének a kezdőbetűit tesz be az "R" karakter után. 26

Kézi számozás esetén a rendelésszám megadása a felhasználó feladata. A rendelésszám bármilyen karaktert tartalmazhat. Az első karaktere mindig R, kitöltése kötelező. Nagyobb intézménynél feltétlenül az automatikus sorszámozás valamelyik fajtáját javasoljuk. 27

4.1 Anyagrendelések Fontos: Mielőtt elindítanánk az anyagrendeléseket a paraméterekben meg kell határozni, hogy milyen áron történjenek a rendelés: HAGYOMANYOS: ELSZAR: UTAR: BESZAR: sorrendben mérlegelt ár utolsó beszerzési ár megadott beszerzési ár A USER paraméter azt szabályozza, hogy csak azokat a cikkeket mutatja, amelyik a felhasználóhoz van rendelve (Készlet modulban lehet megadni a jogosultságot). 4.1.1 Anyag/szolgáltatás rendelés igénylésből Ebben a menüpontba az Intézeti Elbírálás modulból kapok adatokat. A menüpont elindítása után a következő ábrán látható képernyőképet kapjuk. Az igények között a Prompt, Heti, Havi igények ikon megnyomásakor csak azok a tételek szerepelnek, amelyeket az Intézeti elbírálás programban elbíráltak, s rendeléssel kívánják kielégíteni, valamint az Adatok átadása rendelésre menüpont lefuttatásával átkerültek a rendelés rendszerbe. 28

22. ábra Anyagrendelés Intézeti Elbírálásból Ha az Alleltár oszlopban zöld alapon a Több felirat szerepel, akkor az azt jelenti, hogy azt a bizonyos cikket, több alleltár is igényelte. Amennyiben a Szállító neve oszlopban szerepel név, akkor az azt jelenti, hogy a készletben, a cikktörzsben az adott cikknél ki van töltve a jellemző szállító mező. Ha nincs kitöltve, akkor úgy adhatom meg, hogy a tudom választani. -ra kattintok. Ekkor feljön a partnertörzs, és ki 29

23. ábra Partnerválasztás A Rendelt jov. mennyiseg" oszlopban kell megadnunk, hogy az adott cikkből mennyit szeretnénk rendelni. A "Rendelt jov. erte" oszlop értéke az elbírált mennyiség ára A "Rendelt" oszlopba kattintva adom meg a ténylegesen megrendelendő mennyiséget Az "Össz.me." OK gombra történő kattintással a rendelni kívánt cikk megjelenik a fent megadott mennyiséggel az alsó táblázatban. 30

24. ábra Anyagrendelés igénylésből Abban az esetben, ha a rendelendő mennyiség több mint a rendelésre jóváhagyott mennyiség a program a következő üzenetet küldi. 25. ábra Anyagrendelés igénylésből Az alsó táblázatban szereplő cikkekből készíthetünk majd rendelést. Annyi darab rendelés készül, ahány szállítót megadtunk. A Rendelés készítése ikonra történő kattintáskor a program automatikusan elkezdi egy/vagy több új rendelés készítését az alsó táblázatban szereplő cikkekkel. 31

26. ábra Anyagrendelés igénylésből Innentől kezdve a folyamat teljesen megegyezik az anyagrendelés menüpontban leírtakkal. Ha kijelölünk egy sort a felső részben, és az "Elrejt" ikonra kattintunk, akkor azt sort nem törli, hanem "elrejti", nem mutatja a program. 32

4.1.2 Anyagrendelés javaslatból (raktár) A készletben rendelési javaslatokat lehet készíteni, amit a rendelés modul átvesz. 27. ábra Anyagrendelés javaslatból Innen ugyanolyan módszerrel készítjük el a rendelést, mint amikor az intézeti elbírálásból átvett igénylésből indítjuk. 4.1.3 Anyagrendelés javaslatból (Intkesz) Ezt a menüpontot akkor lehet használni, ha a RAKT_ELBIRAL_RENDEL paraméter IGEN-re van állítva. A rendelések elkészítése ugyanúgy történik, mint az intézeti elbírálásból átvett igénylések esetén. 33

5 Anyagok és szolgáltatások rendelése 28. ábra Anyagrendelés A menüpont elindítása után az alábbi képernyőkép jelenik meg. Válasszuk ki az "Új rendelések"-t. Ha a fenti menüből indítjuk el az Anyagrendelés funkciót, akkor ott már eleve lehetőségünk van arra, hogy kiválasszuk, hogy melyik státuszú rendeléseket jelenítse meg a program 34

29. ábra Anyagrendelés A fenti ábra felső részében a rendelés alap adatait láthatjuk, míg az alsó részben a rendelés tételeire, cikkeire vonatkozó adatokat tekinthetjük meg. (Amennyiben a Menüben a Rendelés tételei menüpontra kattintunk, akkor a Rendelés tételei/cikkei nem jelennek meg a képernyőn, csak a Rendelések alapadatai fognak szerepelni a táblázatban.) Az ábrán jól látható, hogy a program a rendeléseket státuszuktól (új rendelés, keretre osztott, stb.) függően eltérő színekkel jeleníti meg, hogy áttekinthetőbbé váljon a táblázat. A színek jelentését a képernyő közepén láthatjuk. Amennyiben a "RENDELES_STATUSZRA_FIGYELMEZTET" paramétert használjuk, akkor a kiválasztott státuszú rendelésből hány darab van. A táblázat fölött található Részletes adatok fül információkat tartalmaz egy-egy rendelésre vonatkozóan. Mindig annak a rendelésnek az adatait mutatja, amelyik a táblázatban éppen ki van jelölve. 35

Ha rajta állunk egy rendelésen és az egér jobb gombját megnyomjuk, vagy a Menü ikonra kattintunk, akkor a rendelésre vonatkozóan további információkat is megtudhatunk: pl: Rendeléshez kapcsolt számlák, Rendelés keretei, Rendelés beérkezései a készletben. Ezekről később még szó lesz. Természetesen az ablakos táblázatokban a képernyőre az adatoknak csak korlátozott száma fér ki. A gördítő sávok segítségével azonban a többi adat is megtekinthető. Előfordul, hogy meg kell keresnünk egy rendelést. Ekkor először a rendezés elvét kell meghatároznunk annak függvényében, hogy milyen információnk van. 30. ábra Anyagrendelés - keresés A "Rendezés"-nél lenyitjuk a nyilat és kiválasztjuk. Ha a szállító nevét tudjuk a "Keresés" mezőbe elkezdjük beírni. Ekkor - ha van ilyen szállítóra rendelésünk ki fogja választani. Tudunk még úgy is keresni, hogy az oszlopok tetején lévő háromszöggel rendezzük az állományt. 5.1 Anyagrendelés felvitele Az Újrendelés ikonra kattintva kezdeményezhetjük, aj rendelés felvitelét, ekkor a következő képernyőn látható mezőket tölthetjük ki. 36

31. ábra Anyagrendelés Amennyiben a kötelezően kitöltendő mezőből valamelyiket nem töltjük k, akkor a program hibaüzenetet üzenetet küld. 32. ábra Anyagrendelés Azt, hogy a kötelezettségvállalás melyik dátumra vonatkozzon paraméterben, tudjuk beállítani KERETREOSZTASDATUMA. Ezt, már a program használatba vétele előtt el kell dönteni. Ez lehet a rendelés iktatási dátuma, a teljesítési dátuma vagy a fizetési határideje. Fontos: hogy legalább a paraméterben beállított dátumot helyesen adjuk meg. A várható fizetési határidőt a Partnertörzsben a szállítóhoz a fizetési határidő mezőbe beállított napok számából számolja ki a rendszer, de természetesen ez felülírható. 37

Eseménykód: VAN_KATKO paraméter IGEN-re állítása esetén használható. A RENDELES_MEGJ_HOSSZ_FIGYELMEZTET paraméter IGEN-re állítása esetén arra figyelmeztet, hogy a 255 karakteres sablon határt ne lépjük át. A Mentés ikonra kattintva tudjuk a rendelés alapadatait rögzíteni a rendszerben. Ha minden adatot rögzítettünk, akkor az automatikus rendeléssorszám beállítása esetén a program megmutatja, hogy milyen sorszámot adott a rendelésnek. 33. ábra Anyagrendelés Az OK gombra történő kattintás után a rendelés alapadatai rögzítésre kerülnek. Eddig a pontig a rendelés alapadatait vittük fel a rendszerbe, ám be kell vinnünk a tételeit is, - az anyagokat - amiről szól a rendelés. A Menü ikon megnyitásával, vagy az ábra felső részén látható ikonok segítségével van lehetőségünk a rendelés tételeinek rögzítésére, és a rendeléshez kapcsolódó egyéb tevékenységekre is. 5.1.1 Anyagrendelés tételei Az Anyagok menüpont segítségével, vagy az ikonsor Anyagok ikonjával tudjuk a rendelésünkhöz a cikkeket megadni. 38

A képernyő felső részében a lerögzített tételeket láthatjuk, míg a kép alsó részében az éppen rögzítés alatt álló tétellel kapcsolatos mennyiségi és érték adatok tekinthetőek meg. 34. ábra Anyagrendelés tételei A rendelésre új cikket az Új anyag ikonra kattintva tudunk felvinni. A rendelésen rögzített tételeket a Törlés ikonra kattintva tudjuk törölni. Ha a rendelésre minden cikket rögzítettünk, akkor a legfölül található zöld Mentés ikonra kattintva tudjuk a rendelésen rögzíteni az adatokat. A fenti ábrán látható, hogy a tételek felvitelénél többféle keresésre van lehetőségünk a cikktörzsben: cikk kódra, cikknévre, szállítói cikk kódra, cikknév2-re. 39

A cikkszámot és a cikknevet is megadhatjuk úgy, hogy elkezdjük a megfelelő mezőbe beírni. Abban az esetben, ha nem tudjuk pontosan a cikkszámot, vagy a cikknevet, akkor a mezők végén lévő 3 pontos négyzetre történő kattintás után a cikktörzs fog megjelenni, ahonnan a megfelelő cikket kiválaszthatjuk. A SAJATAFA paraméter IGEN-re állításakor a Készletben rögzített áfától eltérőt tudunk kapcsolni a rendelt cikkhez. Ez nem módosítja a cikktörzsünket, csak a rendelésen fog szerepelni. A Cikk kódja mező után található betűre kattintva a kiválasztott cikkre vonatkozóan kaphatunk információt. Megtekinthetjük (35. ábra), hogy a kiválasztott cikkhez milyen rendelések tartoznak, illetve mennyi raktári készlet van a rendelni kívánt tételből. 35. ábra Anyagrendelés - Rendelésinformáció Az Összesített adatok fülre történő kattintás utáni összesített adatokat láthatjuk. amennyiben a cikkből történt volna beérkezés - bevételezés. 40

. 36. ábra Anyagrendelés Ha olyan cikket választunk ki, amely már egyszer kiválasztásra került az adott rendelésben, akkor a rendszer azt nem engedi rögzíteni, mert az UGYANAZACIKK paraméter Nem beállítása esetén két cikk nem szerepelhet kétszer egy rendelésen. Amennyiben a paraméter értéke IGEN, akkor lehetőséget ad erre a program. 37. ábra Anyagrendelés A készletben passzívnak bejelölt cikkek rendelése nem lehetséges a rendelés programban. 5.1.2 Ütemezés A rögzítésre kerülő tételek szállításának és keretre osztásának ütemezésére is ad lehetőséget a program. Az ütemezett rendelés chekbox bepipálása után a 38. ábra alsó részén látható mezőket kell kitölteni. 41

38. ábra Anyagrendelés ütemezése A Dátum mezőben az időpontot kell megadnunk, a Mennyiség mezőben pedig azt, hogy arra az időpontra mekkora mennyiséget szeretnénk rendelni. Majd ezután a Felvétel gombbal tudjuk elmenteni az ütemet. A következő ütemet az előbb leírtak szerint kell megadni. Ha egy már rögzített ütemet törölni szeretnénk, akkor a jobb oldali táblázatban ki kell jelölnünk a megfelelő ütemet, majd a Törlés ikonra kell kattintanunk. Ha egy már rögzített ütemet szeretnénk módosítani, akkor jobb oldali táblázatban ki kell jelölnünk a megfelelő ütemet, majd a Módosítás ikonra kell kattintanunk és ezután a bal oldalon a Dátum és a Mennyiség mezőkben tudjuk módosítani az adatokat. Ha megadtuk az adatokat, akkor a Mentés gombra kattintva tudjuk azokat elmenteni. Csak a rendeléssel azonos mennyiséget lehet ütemezni. 5.1.2.1 Szállítási címek megadása A SZALLCIMVAN paraméter Igen értéke esetén meg lehet adni (39. ábra), hogy a rendelt cikkekből mennyit és melyik raktárba szállítsa a szállító, és ezt a Rendelési 42

sablonon is szerepeltetni lehet (SZALLCIMSABLON paraméter). A lenti ábra alján található táblázatba kell cikkenként beírni, hogy melyik raktárba mennyit szállítsanak. Ha megadtuk az adatokat, akkor a Mentés gombra kattintva tudjuk azokat elmenteni. 39. ábra Anyagrendelés szállítási címre 43

5.2 A rendelés keretre osztása 5.2.1 Automatikus keretre osztás Amennyiben az AUTOANYAG paraméter értéke Igen és a Keretek cikkek összerendelését a Kötelezettségvállalás program / Adminisztráció menüpontjában, vagy a Rendelés program / Adminisztráció menüpontjában elvégeztük, akkor a program a keretre osztást automatikusan elvégzi és a következő üzenetet, küldi. 40. ábra Anyagrendelés Ha elvégezte a keretre osztást, akkor a program megkérdezi, hogy a megadott keretekre rá is terhelje-e az összegeket, amennyiben igennel válaszolunk, akkor ezt megteszi, ha nemmel, akkor lehetőségünk van ezt később kézzel megtenni. 41. ábra Anyagrendelés Fontos: amikor új cikk kerül be a készletbe, ne felejtsük el, hogy a rendelés modulban a keretek/cikkek összerendelését is el kell végezni az új cikkre vonatkozóan. 44

Az elküldés ebben az esetben nem a szállítót jelenti, hanem a kötelezettségvállalási modult. Ha az IGEN-t választjuk, akkor a rendelésünk keretre terhelése megjelenik a megfelelő kereten. Abban az esetben, ha a Keretek cikkek összerendelése menüpontban nincs meghatározva a rendelésen található cikkekhez, hogy milyen keretre legyenek felosztva, akkor a program nem tudja automatikusan felosztani a rendelést, és ilyenkor a következő üzenetet küldi. 42. ábra Anyagrendelés Tehát ilyenkor a keretre osztás nem lehetséges, viszont kézzel meg tudjuk adni, hogy a rendelés összege melyik keretet terhelje, ha a következő kérdésre igennel válaszolunk. 43. ábra Anyagrendelés 45

5.2.2 Manuális keretre terhelés Az AUTOANYAG paraméter Nem értéke esetén, a kiválasztott (kijelölt) rendelés keretre terhelését a KERETEK ikonnal indítjuk 44. ábra Keretre terhelés manuálisan Az ikonra kattintva az alábbi képernyőkép jelenik meg. 45. ábra Anyagrendelés - Keretre terhelés A keretre osztás képernyőkép felső részében a rendelés adatait tekinthetjük meg, míg az alsó részében a keretekre vonatkozó adatokat láthatjuk. 46

A piros színű sorok az ÁFA kereteket jelölik, a fehér színűek pedig a nettó kereteket. Amennyiben valaki bruttó kereteket használ, akkor neki csak fehér színű keretei lesznek. A lekötés dátuma paraméterben állítható (KERETREOSZTASDATUMA.) Lehet a rendelés dátuma, a teljesítés dátuma, vagy a fizetési határidő. A keretek rendezettségének beállítása szintén paraméterben állítható (KERETRENDEZ). A rendezettség értékei lehetnek kód szerint, név szerint, gazdálkodó szerint. 5.2.3 A keretre osztás folyamata A bal alsó táblázatból ki kell választani a megfelelő keretet, ekkor jobb oldalon alul meg fog jelenni a rendelés értéke a keret neve alatt. Utána a jobb alsó sarokban Keretre, terhelés ikonra kattintva erre a kiválasztott keretre a program ráteszi az összeget. Amennyiben nettó keretet használ valaki, és a kiválasztott nettó kerethez hozzá van rendelve a Kötelezettségvállalás programban az ÁFA keret, akkor itt a keretre osztásnál a program automatikusan az összerendeléskor megjelölt ÁFA keretet fogja felajánlani, és csak a Keretre, terhelés ikonra kell kattintanunk ahhoz, hogy erre az ÁFA keretre a program rátegye az összeget. Ha nettó keretet használ valaki, de a nettó keretekhez nincs meghatározva, hogy milyen ÁFA keret tartozik hozzájuk, akkor az ÁFA keretet is a nettó kerethez hasonlóan kell kiválasztani a táblázatból. Ellenőrizni tudjuk munkánkat a képernyő felső részében szürke színnel jelölt "MARADVÁNY" oszloppal. Akkor osztottuk fel a rendelés összegét helyesen, ha a "Maradvány"- nál nullát látunk. 47

Ha több kerethez szeretnénk az adott összeget hozzárendelni, akkor erre is lehetőségünk van. Először ki kell választanunk a táblázatból az egyik keretet, ekkor a rendelés teljes értékét fogja felajánlani a program, de mi csak egy részét szeretnénk erre a keretre tenni. Ekkor egyszerűen a jobb oldalon alul átírjuk az összeget, majd megnyomjuk a Keretre terhelés gombot. Ezután ki kell választanunk a másik keretet, ehhez a kerethez a program már csak a rendelés maradék összegét fogja felajánlani, amit a Keretre terhelés gombbal szintén rá tudunk tenni a keretre. Amennyiben valaki nettó keretet használ, akkor még az ÁFA értékét is keretre kell osztania, a fent már leírt módon (vagy kiválasztja az ÁFA keretet a táblázatból, vagy a program automatikusan ajánlja fel.) Ha nem jól adjuk meg a keretre osztás folyamán az összeget, akkor Mentéskor a következő üzenet jelenik meg. 46. ábra Keretre terhelés Amennyiben a kiválasztott keretre egyszer már adtunk meg összeget és még egyszer ugyanarra a keretre, próbálunk meg összeget megadni, akkor a program a következő üzenetet küldi. 48

47. ábra Keretre terhelés Fontos: a program a KERETOSSZEGBE paraméterben és a KERETFIGYELES paraméterben beállított keretfigyelésnek megfelelően kezeli a kereteket. 1. A keretösszegek meghatározása: KERETOSSZEGBE paraméterben kell megadni a. Ha a paraméter értéke: Eves, akkor éves szinten egy összegben lehet meghatározni a keretösszeget. Ezt a program 12 egyenlő részre osztva is letárolja. b. Ha a paraméter értéke: Havi, akkor havi bontásban, akár minden hónapra más összeget is meghatározhatunk 2. Keretfigyelés meghatározására a KERETFIGYELES paraméter szolgál i. Nincs: A havi keret összeg ebben az esetben szintén csak tájékoztató jellegű, mert a program megengedi, hogy a megadott összeget túllépjük. Azaz annak ellenére, hogy a kereten nincs elegendő összeg, el lehet készíteni a megrendeléseket, rögzíteni lehet a szerződések lekötéseit ii. Éves: A megadott éves keret összeget nem lehet túllépni. iii. Havi: A megadott havi keret összeget nem lehet túllépni, ha egyik hónapban marad összeg a kereten, azt nem lehet tovább vinni a következő hónapra. 49

iv. Göngyölített: A megadott havi összegek nem költhetők túl, de ha az egyik hónapban marad összeg a kereten, akkor azt a következő hónapokban el lehet költeni. Abban az esetben, ha a szabad keret kevesebb, mint a lekötendő összeg a program Mentéskor az alábbi üzenetet küldi. 48. ábra Keretre terhelés Amennyiben minden kerethez hozzárendeltük a megfelelő összegeket, akkor legfölül a Mentés ikonra kattintva tudjuk rögzíteni az adatokat. Abban az esetben, ha nem választottunk ki keretet és úgy kattintunk a Mentés ikonra, akkor a következő üzenet jelenik meg. 49. ábra Keretre terhelés Fontos: Vannak helyzetek, amikor a keretre terhelés közben meg kell néznünk a keretösszeget, ám a menüpontból nem szeretnénk kilépni. A "Keret információ" fülre kattintva a kijelölt keretre adatait látjuk: a beérkezett számlák összegét, az összes lekötést, és a kifizetést. 50

50. ábra Keretre terheléshez információ Amennyiben egy bővebb információra van szükségünk, úgy az "I" betűs ikonra kattintunk. 51. ábra Keretre terheléshez információ Ekkor a kijelölt keret minden, éves és havi szintű adatát látjuk. 52. ábra Keretre terheléshez információ 5.3 Aláírásra küldés 51

A következő menü ikon, immár aktív menüpontja az aláírásra küldés menüpont. Ez csak abban az esetben aktív, ha a keretre osztás már megtörtént Ez a menüpont többféleképpen működhet, attól függően, hogy a RENDELES_ELBIRALAS_VAN paraméter értéke, mire van beállítva. Ha a paraméter értéke SZIGORÚ, akkor a rendeléssel további művelet mindaddig nem végezhető el, amíg az elbírálás meg nem történt. Az elbírálás folyamata ugyan az, mint a paraméter IGEN értéke esetén. Lehetőség van a rendelések KÉTSZINTŰ elbírálására is, ami a SZIGORÚ elbíráláshoz hasonlóan működik. A menüpontra történő kattintás után, amennyiben a RENDELES_ELBIRALAS_VAN paraméter IGEN-re van állítva, akkor a következő ábrán látható képernyőképet kapjuk. Itt lehetőségünk van a rendelés áttekintésére, valamint az alapján az elfogadására vagy elutasítására. 53. ábra Aláírásra küldés elbírálással 52

Az elbíráláson lehetőség van a tételek egyenkénti elbírálására. A képernyő közepén láthatjuk a rendelés cikkeit, illetve azt, hogy miből mennyit rendeltek. Egy cikk neve után az elbírált mennyiség nevű oszlopban található mennyiséget módosíthatjuk. Abban az esetben, ha nincs szükség, módosításra, akkor egyszerűen az Rendelés elfogadása gombra kattintva befejezhetjük a műveletet. Ha az elbírálás elfogadásra került, megtörténhet a rendelés elküldése a kötelezettségvállalás felé. Abban az esetben, ha a rendelés elutasítására kerül sor, akkor a program a felteszi a kérdést, hogy stornózni akarjuk-e a rendelést. Amennyiben Igennel válaszolunk, akkor ezt a műveletet végre is hajtja, amennyiben Nemmel válaszolunk, akkor a rendelésből ismét Új státuszú rendelés lesz, aminek az alapadatait módosíthatjuk, újra keretre oszthatjuk, és újra elbírálhatjuk. 54. ábra Aláírásra küldés - elutasítás Ha a RENDELES_ELBIRALAS_VAN paraméter Nem-re van állítva, akkor az alábbi üzenetet kapjuk. 55. ábra Aláírásra küldés Az IGEN gomb választása esetén megtörténik a rendelés aláírásra küldése. 53

Az aláírás küldés után a következő aktív menüpont az Aláírásról visszavesz. E menüpontra, vagy újra az Aláírásra küld ikonra történő kattintás után az alábbi ábra jelenik meg. 56. ábra Aláírásról visszavétel Az aláírva gombra történő kattintás után megtörténik az aláírás és a program a következő kérdést teszi fel. 57. ábra Elküldés a kötelezettségvállalás felé IGEN válasz esetén megtörténik az elküldés, azaz a keretre terhelés, NEM válasz esetén a menüben a következő aktív menüpont a Rendelés elküldése lesz, amivel utólag bármikor el lehet küldeni a rendelést (a kötelezettségvállalás felé). Abban az esetben, ha a rendelés elutasítására kerül sor, akkor a tételek, vagy határidők módosítása után ismét elvégezhető a keretre osztás, majd ismét el lehet küldeni aláírásra. 5.4 A rendelés elküldése Ez a menüpont a keretre osztást követően aktív lesz, tehát nem kötelező a rendelés aláírásra küldését elvégezni (paraméterfüggő). A menüpont elindítása után az alábbi kérdést teszi fel a program. 54

58. ábra Rendelés elküldése IGEN válasz esetén az alábbi üzenet jelenik meg, és megtörténik a rendelés elküldése a kötelezettségvállalási modul felé, s megtörténik ténylegesen a keretre terhelés. 59. ábra Rendelés elküldése 5.5 Visszaigazolás Visszaigazolásra csak elküldött rendelés esetén van lehetőségünk. A szállítótól kapott visszaigazolásnak megfelelően lehetőségünk van a rendelt cikkek árának, mennyiségének módosítására a képernyő alsó részében. 55

60. ábra Rendelés visszaigazolása Abban az esetben, ha a visszaigazolt érték nem egyezik meg a rendelés keretre osztott értékével, akkor a keretre osztást ismét el kell végezni. A keretre osztás ismételt elvégzésekor ugyan úgy járunk el, mint azt már a keretre osztás menüpontban részletesen ismertettük. Ha olyan rendelésnél szeretnénk visszaigazolást végezni, amely esetében már történt beérkezés, akkor a következő üzenet jelenik meg, és a visszaigazolás nem végezhető el. 61. ábra Anyagrendelés visszaigazolása 56

5.6 Rendelés visszatöltés A különböző státuszokból (Keretre osztott, Elküldött) vissza lehet tölteni a rendeléseket új rendelés státuszra, amely lehetővé teszi a rendelés módosítását, új anyagok felvitelét és az összes többi adat módosítását is. Természetesen ebben az esetben a keretre osztást, elküldést is újra el kell végezni. 62. ábra Anyagrendelés visszatöltése A Visszatölt ikonra kattintva a program az alábbi kérdést teszi fel. 63. ábra Anyagrendelés visszatöltése Abban az esetben, ha a kötelezettségvállalási programban már rögzítettünk egy rendeléshez számla beérkezést, akkor a program a következő üzenetet küldi. 64. ábra Anyagrendelés visszatöltése 57

Fontos: amikor a program valamilyen üzeneténél találunk egy "Részletek" ikont nyissuk le, mert mindig valamilyen hasznos információt tartalmaz. IGEN válasz esetén megtörténik a számlák visszatöltése, majd a rendelés visszatöltése. Abban az esetben, ha a készlet programban már történt beérkezés a rendelésre, akkor a visszatöltés nem végezhető el. 65. ábra Anyagrendelés visszatöltése Ilyenkor a Készlet modulban a bevételezést le kell stornírozni. Azt, hogy a készletben milyen bizonylatszámon történt a bevételezés úgy tudhatjuk meg, hogy kijelöljük a rendelést, bal egérrel kettőt kattintunk, s a feljövő ablakban megtekinthetjük adatait. 66.ábra Raktári bevételezés megtekintése 5.6.1 Rendelés adatainak módosítása, javítása 58

Az új rendelés ikon mellett találunk egy nyilat, melyet lenyitva javítási lehetőségeket találunk. 67. ábra Rendelések módosítása Az, hogy mit tudunk javítani paraméter és állapotfüggő (milyen színű a rendelés). Például: amennyiben a VANGAZDACSERE paraméter NEM-re van állítva a gazdálkodó módosítása inaktív. 5.6.2 A rendelés lezárása A rendelés lezárására csak akkor lehetséges, ha van hozzá számla kapcsolva. (Ezt a műveletet majd a Tételes feldolgozás menüpontban ismerjük meg.) A menüpont elindítása után a következő képernyőképet látjuk. 68. ábra Rendelés lezárása A beérkezett összeg a számlafeldolgozásnál a rendeléshez kapcsolt számla összegét jelenti. Lezáráskor a rendelés és a beérkezés (számla) összege közötti különbözetet a program: - vagy pluszban ráterheli a keretre (ha a számla több mint a rendelés) 59

- vagy felszabadítja (ha a számla összege kisebb, mint a rendelés összege volt). 5.6.3 Lezárt rendelés felnyitása Amennyiben egy rendelést tévedésből zártunk le,vagy a pénzügy javítani szeretné a feldolgozott számlát, akkor a Menü/Lezárt rendelés felnyitása menüpontját választva (vagy az egér jobb gombját használva) fel tudjuk nyitni. 69. ábra Lezárt rendelés felnyitása 5.7 Anyagrendelés készítése konszignációs raktár kiadási bizonylataival Első lépésként ugyanúgy, mintha anyagrendelést készítenénk, bemegyünk az anyagrendelések új rendelések menüpont (Hiba! A hivatkozási forrás nem található.) 70. ábra Anyagrendelés konszignációs raktári bizonylatból Felvisszük a rendelés alapadatait az anyagrendelésnél leírtak szerint Partnernek természetesen azt a szállítót kell kiválasztani, akinek van nálunk konszignációs raktára, ezen kívül az ő anyagaiból szeretnénk a rendelést elkészíteni..(71. ábra) Elmentjük. 60

71. ábra Anyagrendelés konszignációs raktári bizonylatból Utána a program visszaáll listanézetbe, és rajta állunk a most elkészített rendelésen. 72. ábra Anyagrendelés konszignációs raktári bizonylatból Ekkor nyomunk egy jobb egeret (az egér jobboldali gombját nyomjuk meg), és a feljövő sorból kiválasztjuk a Rendelés tételeinek hozzáadása bizonylat alapján menüpontot. 61

73. ábra Anyagrendelés konszignációs raktári bizonylatból Ekkor lesznek láthatóak azok a kiadási bizonylatok, melyekből még nem készült rendelés. (74. ábra74. ábra) Fontos: az induláskor minden bizonylatot látunk, mert még egyikből sem készítettünk rendelést, mert ezt a lehetőséget most használjuk először. 62

74. ábra Anyagrendelés konszignációs raktári bizonylatból Az Info gombra kattintva meg tudjuk nézni, hogy milyen tételek vannak az adott kiadási bizonylaton rögzítve (milyen anyag). 75. ábra Anyagrendelés konszignációs raktári bizonylatból Megtekintés után bezárjuk ezt az ablakot, és akkor visszajutottunk kiindulási helyünkre. 63

76. ábra Anyagrendelés konszignációs raktári bizonylatból Kiválasztjuk kipipáljuk azt a bizonylatot, vagy bizonylatokat, amelyekből rendelést szeretnénk készíteni, majd a Rendelés készítése gombra kattintva megjelenik a következő felirat: 77. ábra Anyagrendelés konszignációs raktári bizonylatból Ekkor az OK gombra kattintva fejezzük be a műveletet. Most már a rendelésünk alatt ott vannak az anyagok. Fontos: Ekkor ehhez a rendeléshez nem tudunk nem szabad más anyagot hozzátenni! Ettől kezdve úgy kell folytatni a munkánkat, mint egy hagyományosan elkészített új rendeléssel, tehát keretre kell osztani, elküldeni a kötelezettségvállalás felé, kinyomtatni. 5.7.1 Sztornózás 64

A rendelések sztornózása bármely státuszban elvégezhető, kivéve akkor, ha már a készlet programban rögzítettek rá beérkezést, vagy ha a számlafeldolgozásnál már számla lett hozzá kapcsolva. Ebben az esetben a program a következő üzenetet küldi. 78. ábra Anyagrendelés stornírozása Amennyiben mégis stornózni szeretnénk a készletben a bevételezést le kell stornózni, valamint a számlabeérkeztetést visszatölteni. Ez utóbbit a MEGTEKINT/VISSZATÖLT menüpontban tárgyaljuk. A stornózás menüpont elindítása után a program az alábbi kérdésre történő IGEN választ követően elvégzi a rendelés stornózását. 79. ábra Anyagrendelés stornírozása 5.7.2 A rendelésre történt anyagbeérkeztetés megtekintése Azon rendelések esetében, amelyekre a készlet rendszerben már megtörtént a bevételezés (és a bevételezés a rendelés alapján, annak kiválasztásával történt) e menüpont elindítását követően, vagy a rendelés kijelölését követően az egér bal gombjának kétszeri gyors kattintásával lehetőség van megtekinteni a beérkezett cikkekre vonatkozó adatokat. 65

80. ábra Anyagbeérkeztetés megtekintése 5.7.3 Kronológia A Kronológia ikonra kattintva tudjuk elindítani ezt a menüpontot. Ekkor az éppen aktuális (amelyik rendelésen állunk) rendelés státuszait, a vele történteket követhetjük nyomon időrendi sorrendben. 81. ábra Rendelés kronológiája A kronológia kinyomtatható a NYOMTAT ikonra kattintva. 5.7.4 Levelek Ahhoz, hogy az elkészült rendelésemet írásos formában ki tudjam nyomtatni a Levelek menűt kell elindítani. Ekkor az alábbi képernyőképet láthatjuk. 66

82. ábra Rendelés kinyomtatása Az Új levél ikonra történő kattintás után a rendszerbe beállított anyag és egyéb rendelés sablonjaiból választhatjuk ki a számunkra megfelelőt. 83. ábra Rendelés kinyomtatása A képen látható, hogy a sablonban lehetőség van a felvitt adatok különböző rendezettség szerinti formázott nyomtatására. A levél nyomtatása check box bejelölése esetén a program a rendelés azonnali nyomtatását is elvégzi. A Keretlap nyomtatása check box bejelölése esetén a program egy olyan lapot nyomtat, amin az látható, hogy a rendelés milyen keretekre lett felosztva. 67

FONTOS: paraméter beállításától függ, hogy a rendelés melyik státuszától engedi kinyomtatni a rendelést-(rendelesszerzodeslevelekstatusztol) A rendelések a gépen található szövegszerkesztőtől függően kinyomtathatók Microsoft Word, vagy StarOffice szövegszerkesztővel is. A Módosítás ikonra történő kattintás után lehetőség van a rendelés dokumentumának szerkesztésére és az azt követő nyomtatására. Abban az esetben azonban, ha a SABLONMODOSITHATO paraméter értéke NEM, akkor nem tudom a levélen módosítani az adatokat, csak azokkal az adatokkal nyomtatható ki a levél, amelyek a programból származnak. A Törlés ikon segítségével a rendelés leveleit törölhetjük ki. 5.7.5 Nyomtatás Ebben a menüpontban az elkészített különböző státuszban lévő rendelések listáját lehet kinyomtatni. Megnyitáskor az alábbi képernyőképet kapjuk. Lehetőségünk van arra, hogy bejelöljük azokat a státuszokat, amelyekre le szeretnénk szűrni a rendeléseink nyomtatását, valamint azok rendezettségét is meghatározhatjuk. 84. ábra Rendelések nyomtatása A kinyomtatott listán összeg nem szerepel, felsorolja a rendszerben lévő rendeléseket az általunk meghatározott sorrendben. 68

5.7.6 A rendelés számlái Amennyiben a rendeléshez beérkeztetett és kifizetett számlákat szeretnénk megtekinteni, akkor a MENÜ-ből (vagy jobbegér) indíthatjuk a lekérdezést, s az alábbi formában tekinthetők meg. 85. ábra Rendelés számlái Fontos: Ahhoz, hogy a kifizetéseket is lássuk, ne felejtsük el elindítani a Tételes feldolgozás - Pénzügyi teljesítések átvétele menüpontot. 5.7.7 Rendelés keretei és gyűjtőkódos felosztásai A Rendelés keretei és gyűjtőkódos felosztásai menüpontban a rendelés keretre osztásakor megadott keretek és gyűjtőkódok tekinthetők meg. 69

86. ábra Gyűjtőkódos rendelések 5.7.8 Adatok átvétele más rendszerből Egyedi beállítást igényel. Kérjük vegyék igénybe munkatársaink segítségét. 5.7.9 Lezárt rendelés felnyitása Szükségünk lehet lezárt rendelés felnyitására, ezzel a menüponttal meg tudjuk tenni. Ezután nyílik lehetőségünk pl. a feldolgozott számla visszatöltésére. A lezárt rendelések lila színűek. 70

87. ábra Lezárt rendelés felnyitása Kijelöljük azt a rendelést,amit fel akarunk nyitni, majd a menüből kiválasztjuk a Lezárt rendelés lenyitása menüpontot. A program rákérdez, hogy biztosan ezt a műveletet akarome végrehajtani. 88. ábra Lezárt rendelés felnyitása Ha valóban ezt akarjuk, akkor igennel kell válaszolnunk. 89. ábra Lezárt rendelés felnyitása 71

Fontos: a felnyitás után a rendelésünk ismét fekete színű lesz, így az új státuszúak között találhatjuk meg. 5.7.10 Rendelés információ A kijelölt rendelésről minden, a rendszerben hozzá tartozó adatot egy helyen látom, függetlenül attól, hogy melyik modulban történt a rögzítés. 90. ábra Rendelés információ 5.7.11 Rendelés kép eltárolása/szerkesztése 5.7.12 Rendelés kép megtekintése Ezzel a két menüponttal a rendelés levelét be tudjuk szkennelni, megtekinteni. Fontos: a VAN_SZAMLA_SCAN paramétert IGEN-re kell állítani. 72

5.8 Anyagrendelés - lehívási kötelezettség nélküli tenderszerződés esetén Először a szerződéseknél (leírása a Szerződések menünél) felviszünk a lehívási kötelezettség nélküli tenderszerződést. 91. ábra Anyagrendelés lehívási kötelezettség nélküli tenderszerződéssel Utána átmegyünk az Anyag- vagy egyéb rendelések menübe és elkezdjük felvinni az alapadatokat. Abban az esetben, ha a megadott partner a rendelésünknél, és a szerződésünknél is megegyezik, akkor a Tender Kód mezőben kiválaszthatjuk a kívánt lehívási kötelezettség nélküli tenderszerződésünket. 92. ábra Anyagrendelés lehívási kötelezettség nélküli tenderszerződéssel Ettől a ponttól kezdve a rendelés elkészítésnek a menete megegyezik a már korábban leírtakkal. 73

Lehívási kötelezettség nélküli tenderek esetében maga a szerződés nem terheli a kereteinket, és számlát sem lehet beérkeztetni hozzá. A lekötéseink a rendelésekkel realizálódnak, és a számlákat is ezekre tudjuk beérkeztetni. 74

6 Egyéb rendelések Az egyéb rendelések felviteli technikája azonos a már az anyagrendelések menüpontnál megismertekkel. Az eltérés az anyagrendeléshez képest, hogy ebben a menüpontban olyan termékek, szolgáltatások rendelésére van lehetőségünk, melyek nem a készlet rendszerbe kerülnek bevételezésre, tehát nem tartozik hozzájuk cikkszám. Az Egyéb rendelésnél használható funkciók megegyeznek az Anyagrendelésnél ismertetettekkel, ezért ezekre külön nem térünk ki, csak a különbségeket tárgyaljuk. 6.1 Új rendelés felvitele A Rendelés ikonra kattintva tudunk új rendelést rögzíteni. Új rendelés felvitelénél (az anyagrendeléstől eltérően), már az alapadatoknál meg kell adnunk a rendelés összegét. (Egyéb rendelésnél az Anyagok ikon nem is szerepel.) Az összeget attól függően, hogy mekkora az áfa tartalma, a képernyő bal oldalán középen lévő táblázatban kell megadnunk. Elég, ha az alapot megadjuk, az ÁFA értékét a program automatikusan ki fogja számolni amennyiben az AUTOMATIKUS SZÁMOLÁS checkbox be van pipálva. A táblázatnál található áfa kulcsok csupán nekünk segítenek, hogy a három érték közül csak egyet kell megadnunk, a másik kettőt ebből kiszámolja, maguk a kulcsokhoz tartozó értékek sehova sem kerülnek be, csak a végösszeg. Ha olyan összeget kell beírnunk, amely egyik szereplő áfa kulccsal sem számítható ki, akkor elég, ha kivesszük az AUTOMATIKUS SZÁMOLÁS melletti checkboxból a pipát, és kézzel írjuk be. 6.1.1 Tárgyi eszköz rendelése Lehetőségünk van bejelölni, hogy a rendelni kívánt termék tárgyi eszköz-e. Amennyiben ezt bejelöljük, akkor az alábbi ábrán is látható módon a fül alatti mezők aktívvá válnak. Itt adhatjuk mega rendelt eszköz nevét, valamint, hogy az előzőekben meghatározott összeg hány eszközre vonatkozik, ami alapján a program automatikusan kiszámítja a tételek egységárát. 75

93. ábra Tárgyi eszköz rendelés Ha az ÜTEMEZETT RENDELÉS melletti checkboxot bepipáljuk, akkor az anyagrendelésnél már megismert módhoz hasonlóan tudjuk a rendelés ütemeit meghatározni. A különbség csupán annyi, hogy nem az egyes cikkek egységeit kell a kívánt dátumokhoz hozzárendelni, hanem az összegeket. 94. ábra Tárgyi eszköz rendelés ütemezése VAN_TARGYIESZKOZ_TARTOZEK paraméter IGEN értéke esetén rögzíthető tartozéklista. 95. ábra Tárgyi eszköz tartozékok 76

Amennyiben tárgyi eszköz rendelésről van szó, és a Tárgyi eszköz programban a bevételezés úgy történt, hogy megadták, hogy melyik rendeléshez kacsolódóan érkezett be, akkor a Rendelés programban is lehetőségünk van rá, hogy megnézzük, hogy az adott rendeléshez kapcsolódóan bevételeztek-e már tárgyi eszközt,és ha igen, akkor hogyan. Ezt a következőképpen tehetjük meg. Az adott rendelést kijelöljük, majd vagy a Menü ikonra kattintva, vagy a rendelésen az egér jobb gombjára kattintva megjelenik egy menüsor, ahonnan a Tárgyi eszköz rendelések menüpontot kiválasztva a következő ábrán látható képet fogjuk kapni. Itt láthatjuk, hogy a kijelölt rendeléshez kapcsolódóan a Tárgyi eszköz programban milyen eszközt vételeztek be. 96. ábra Tárgyi eszköz rendelések listája 6.1.2 Egyéb rendelések keretre osztása és elküldése Egyéb rendelések esetében mind a keretre osztás, mind az elküldés ugyanúgy történik, mint anyagrendelések esetében. Az összeget maradéktalanul fel kell osztani a megfelelő keretre/keretekre, minek után az Feladás gomb megnyomásával Elküldött státuszúvá tudjuk tenni. Ezek után lehetséges a számlák beérkeztetése rájuk. 6.1.3 Adatok átvétele más rendszerből Lehetőség van más rendszerekből történő rendelések importálására. Például egy gyógyszertári rendszerben elkészítik a részletes anyagrendelést, s ebből generálódik egy "egyéb rendelés", ami már csak az eredeti rendelés összesen sorait tartalmazza. 77

97. ábra Rendelési adatok átvétele más rendszerből Az importálás útvonalát a paraméterek között kell beállítani valamennyi rendszer esetében. Az átvételhez szükséges paraméterek beállításához, egyediségük miatt kérje segítségünket. 78

7 Lehívás készítése (anyagrendelés tenderszerződés cikkei alapján) A szerződés rögzítését a Szerződések főcsoportnál tárgyaljuk. A menüpont elindítása után az alábbi képernyőképet kapjuk. 98. ábra Tenderlehívás készítése A lehívás készítése menüpontban azokat a szerződéseket tudjuk kezelni, amelyeket a szerződés menüpontban elkészítettünk és keretre terheltünk (elküldött státuszban van), valamint tenderszerződésnek jelöltünk be. A tender szerződésként bejelölt szerződésekhez a Készlet rendszer tenderezés menüpontjában fel kell vinni, cikkenként a tendereztetett cikkek mennyiségét, értékét, és ütemezni lehet a beérkezését. Az így elkészített tenderszerződések lehívására (anyagrendelésére) van lehetőségünk ebben a menüpontban. A lehívás elkészítése esetén először is ki kell választani a megfelelő tenderszerződést. Ha tudjuk a szerződés számát, akkor elég a Tender szerződés mező utáni nyílra kattintani és ott ki tudjuk választani a megfelelő szerződést. Ha nem tudjuk a szerződés számát, akkor a Tender szerződés mező utáni 3 pontos négyzetre kell kattintani és ekkor meg fog jelenni egy táblázat, ami a szerződéseket tartalmazza és innen tudjuk kiválasztani a megfelelőt. 79

99. ábra Tenderlehívás készítése A Kiválasztás gombra történő kattintás után a rendszer megmutatja a szerződéshez kapcsolt lehívható cikkeket. 100. ábra Tenderlehívás készítése A lehívás elkészítése esetében az Igényelt mennyiség mezőt ki kell tölteni azzal a mennyiséggel, amelyet a program által készítendő rendelésen szeretnénk megrendelni a tendereztetett mennyiségből arra a hónapra, amelyre a rendelés szól. Ekkor az utolsó oszlopban rögtön megjelenik a maradvány mennyiség. A program, mint ahogy azt a fenti ábrán is látható különböző színnel jelzi, ha a tenderezett mennyiségnél már nagyobb, vagy egyenlő mennyiségben rendeltük a cikket. Zöld: a tenderben meghatározott mennyiséggel megegyező mennyiséget már megrendeltünk, vagy annál kevesebbet. 80

Piros: a tenderben meghatározott mennyiségnél, már nagyobb mennyiséget rendeltünk meg. A program a lehívás készítése közben a következő ellenőrzéseket végzi. 101. ábra Tenderlehívás készítése A megfelelő mennyiségek beírása után a bal felső sarokban lévő Lehívás gombra történő kattintással készíthető el a lehívás. Ha automatikus a rendelés sorszámozás (AUTOMATIKUSRENDELESSORSZAMOZAS paraméter értéke: IGEN/JELLEL), akkor a program automatikusan fog generálni egy rendelés sorszámot. Ebben a rendelés sorszámban szerepelni fog annak a szerződésnek a sorszáma, amihez kapcsolódóan a lehívást készítettük. Például: Szerződés száma: SZ1/2005-5, ebben az esetben egy Rendelés száma lehet például: RSZ1/2005-5/20, tehát ehhez a szerződéshez kapcsolódóan ez a 20. lehívás. Ha nem automatikus a rendelés sorszámozás (AUTOMATIKUSRENDELES SORSZAMOZAS paraméter értéke: NEM), akkor az alábbi ábrán nekünk kell megadni a lehívás sorszámát. 81

102. ábra Tenderlehívás készítése Ha nem automatikus a rendelés sorszámozás, és nem töltöttük ki a rendelés sorszámát, akkor a program a következő figyelmeztetést küldi. 103. ábra Tenderlehívás készítése Ha a rendelés sorszámát, (illetve automatikus sorszámozásnál erre nincs szükség), utána meg kell nyomnunk, a Kiválaszt ikont és ekkor a program az alábbi módon fog minket tájékoztatni arról, hogy mi lett a rendelés sorszáma. 104. ábra Tenderlehívás készítése Abban az esetben, ha az Új rendelés felirat elől kivesszük a pipát, akkor lehetőségünk van, arra, hogy a kiválasztott anyagokból a meghatározott mennyiséget, egy már létező rendeléshez kapcsoljuk hozzá. Olyan módon, hogy a Rendeléskódhoz, ennek a rendelésnek a kódját kell megadni. 82

A Lehívás menüpontban elkészített rendelésekre vonatkozóan a további lépéseket (keretre osztás, elküldés) az anyagrendelésben már leírt módon kell elvégezni Fontos: egy rendelés csak addig egészíthető ki, amíg a keretre osztás nem történt meg. 7.1 Eltérések az anyagrendeléstől Lehíváshoz utólag az Anyagok ikon segítségével csak olyan cikkek adhatók meg, melyek a tenderhez kapcsolódnak (tehát a készlet programban a tenderszerződéshez kapcsolódóan meg lettek adva), ha nem ilyen cikket próbálunk megadni, akkor a program figyelmeztetni fog. Ezt csak addig tehetjük meg, amíg a rendelés nincs keretre terhelve. 105. ábra Tenderlehívás készítése Fontos: Az anyagrendelések között a lehívások dőlt betűvel szerepelnek. 7.2 Lehívás keretre terhelése 83

Menete megegyezik az anyagrendeléseknél leírttal, annyi különbséggel, hogy a lehívásokat csak olyan keretre tudom felosztani, amire a szerződés (amihez a lehívás kapcsolódik) fel lett osztva. Keretre osztáskor a program figyeli, hogy az arra a szerződésre, amihez a lehívás kapcsolódik mekkora összeg lett meghatározva, és hogy a már eddig elkészített lehívásokat figyelembe véve van-e még szabad lehívható összeg a szerződésen. Ezt alul, bal oldalon a keretek neve mellett láthatjuk a Szabad és Szabad ÁFA oszlopokban. Amennyiben a jelenlegi lehívásunk összege meghaladná a szabad összeget, akkor a program nem engedi elvégezni a keretre osztást. (107. ábra) Példa: Tender szerződés éves összege: 10.000.000 + 2.000.000 Ft Eddig volt öt lehívásunk, melyeknek összege: 6.000.000 + 1.200.000 Ft Tehát jelenleg a szabad lehívható összeg: 4.000.000+800.000 Ft Készítünk egy új lehívást, amit keretre szeretnénk osztani: 5.000.000+1.000.000Ft összegben. Ezt már nem fogja engedni a program keretre osztani mert az összege nagyobb mint a rendelkezésre álló szabad összeg. 84

106. ábra Tenderlehívás keretre terhelése 107. ábra Tenderlehívás készítése Paraméterrel TENDERLEKOTESFIGYELÉS )állítható be, hogy az intézmény milyen tenderfigyelést alkalmazzon: Lehetséges értékei: ÉVES, HAVI és NINCS: A figyelés a szerződés összegére vonatkozik. Fontos: a paraméter (TENDER_LEKOTES_FIGYELES) beállításától függ, hogy a program milyen módon figyeli a tender összeget. ÉVES beállítás esetén a tárgyévre lekötött összeget figyeli 85

HAVI beállítás esetén: az egy hónapra meghatározott mennyiséget figyeli NINCS beállítás esetén, pedig nem figyeli 86

8 Szerződések A menüpont elindítása után a következő képernyőképet kapjuk. 108. ábra Szerződések Ha a főképernyő bal oldalán lévő Szerződések ikonnal indítottuk el a funkciót, akkor mindig az Új szerződések fognak megjelenni, ha ettől eltérő státuszú szerződésekre vagyunk kíváncsiak, akkor az Új szerződés ikonra kattintva meg fog jelenni az összes szerződés. Ha a fenti menüből indítjuk el a Szerződések funkciót, akkor ott már eleve lehetőségünk van arra, hogy kiválasszuk, hogy melyik státuszú szerződéseket jelenítse meg a program. Az ábrán jól látható, hogy a program a szerződéseket státuszuktól (új szerződés, keretre osztott, stb.) függően - a rendelésekkel azonosan - eltérő színekkel jeleníti meg, hogy áttekinthetőbbé váljon a táblázat. A színek jelentését a képernyő alján láthatjuk. 87

A táblázat fölött található Részletes adatok fül további információkat tartalmaz egy-egy szerződésre vonatkozóan. Mindig annak a szerződésnek az alapadatait mutatja, amelyik a táblázatban éppen ki van jelölve. Fontos: ha a SZERZODES_LEJARATRA_FIGYELMEZTET paraméter be van kapcsolva, akkor a paraméterben beállított napon belül lejáró szerződésekre figyelmeztet. 88

A képernyőre az adatoknak csak korlátozott száma fér ki. A gördítő sávok segítségével azonban a többi is megtekinthető. A képernyőn táblázatban szerepelnek a szerződések, a képernyő alján lévő két kisebb táblázatban pedig a fenti kijelölt a szerződéshez kapcsolt számlákra vonatkozóan ad felvilágosítást. A bal oldaliban azt láthatjuk, hogy a szerződéshez milyen számlák lettek beérkeztetve (hozzákapcsolva), a jobb oldaliban pedig, hogy mely számlák lettek kifizetve a szerződéshez kapcsolt számlák közül. (A kifizetéseket csak akkor látjuk, ha a Pénzügyi teljesítések átvétele menüpontot rendszeresen elindítjuk. Ennek leírása nevezett pontnál olvashatjuk.) A képernyő jobb felső részén beállítási lehetőségünk van arra, hogy jellegük szerint milyen jellegű szerződések jelenjenek meg a táblázatban: Csak a szállítói szerződések Csak a vevői szerződések Mind a vevői, mind a szállítói szerződések A Tender szerződések mindig dőlt betűvel jelennek meg a listában. 8.1 Szerződések rögzítése Az Új szerződés ikonra kattintva vihetünk fel új szerződéseket a programba. Első lépésként, ha az AUTOMATIKUSSZERZODESSORSZAMOZAS paraméter értéke NEM, akkor meg kell adnunk a szerződés sorszámát, amennyiben ennek a paraméternek az értéke IGEN, vagy JELLEL, akkor ezt nem kell megadnunk, hanem a program automatikusan fog sorszámot adni. 8.1.1 Iktatószám: Nem kötelező kitölteni, ennek akkor van esetleg jelentősége, ha automatikus sorszámozást, használunk, de a szerződéseinknek korábban már volt valami iktatószámuk, ami alapján esetleg a későbbiekben majd szintén szeretnénk keresni a szerződéseket. 89

8.1.2 A Szerződés típusa Lehet Élő szerződés, vagy Tervezett szerződés. Többnyire csak az Élő szerződéseket szokták rögzíteni, de néhány partnerünk a tervezett (még nem aláírt) szerződéseket is rögzíteni szokta. A két típus között van átjárás: a tervezettből lehet élő szerződést "csinálni" módosítással, de az élőből nem lehet tervezettet. 8.1.3 Szerződés jellege Lehet Szállítói, vagy Vevői szerződés. 109. ábra Szerződések alapadatai 8.1.4 Összeg típusa: Fix összegű, Mozgó összegű, Tervezett összegű Nézzük példákon keresztül, hogy mit is jelentenek ezek a fogalmak. Fix összegű Ez lehet egy, egyszeri, egy összegű szerződés. Lehet egy olyan szerződés, aminek meghatározott havi/negyedéves/féléves/stb díja van. 90

Mozgó összegű Azokat a szerződéseket szokták így felvinni, ahol tudjuk, hogy pl. havonta kell fizetnünk, de nem tudjuk a pontos összeget, mert az például a fogyasztástól függ. (áram, gáz, orvosokkal kötött szerződés, stb) Hátránya, hogy a szerződés 0 (nulla) forinttal kerül rögzítésre (csak megjelölöm melyik keretre lesz terhelve), így előre nem tudok vele kötelezettséget vállalni, hanem csak akkor, amikor a számlát hozzákapcsolom a szerződéshez, akkor történik meg a keret megterhelése. Tervezett összegű Azoknak a szerződéseknek a rögzítésére szolgál, ahol nem tudjuk a pontos összeget, mert az fogyasztástól, stb-től függ, de időszakonként csak egy számla érkezik rá. Előnye az előbbivel szemben, hogy itt meg tudunk határozni egy tervezett összeget, és ezzel a tervezett összeggel meg tudjuk terhelni a keretünket. Természetesen, amennyiben a számla összege ettől a tervezett összegtől eltér, akkor a számla, szerződéshez való kapcsolása után lekötés korrekció történik. Ha a tervezett összegnél kisebb a számla összege, akkor a különbözetet felszabadítja a program a keretről. Ha a számla összege nagyobb, akkor az eredetileg lekötött összeghez képest, akkor az első 8.1.5 Jellemzők megadása: Itt a Törzsek/Jellemzők adatai menüpontban megadott jellemzők közül lehet kiválasztani, hogy melyiket szeretnénk a szerződéshez hozzákapcsolni. Annak érdekében, hogy a funkció hibátlanul működjön, szükséges, hogy a JELLEMFIGYEL paraméter értékét IGEN-re állítsuk A jellemző hozzáadásával az adott szerződés szállítójához tartozó szerződések figyelése lehetséges. Egy szerződéshez több jellemző is megadható, ebben az esetben a program a legkisebb értékű jellemzőt fogja figyelni, és akkor küld figyelmeztetést, ha ezt túllépjük. 8.1.6 Szerződés időtartama. Határozott idejű szerződés esetében, amennyiben csak az aktuális évre szól a szerződés, akkor az összeget is egy összegben az aktuális évre kell meghatározni. 91

Határozott idejű szerződés esetében, amennyiben több évre szól a szerződés, akkor a szerződés teljes összegét kell felvinni, majd évenként külön meg kell határozni (erről még lesz szó, hogy hogyan), és keretre kell osztani a szerződés összegét a következő évekre vonatkozóan is. Évzáráskor a következő évbe ezek a szerződések automatikusan átkerülnek, és a státuszuk keretre osztott lesz. Folyamatos szerződésnél (azaz olyan szerződésnél, ahol a szerződés lejárata nincs meghatározva, határozatlan időre szól) csak az adott évi összeget kell meghatározni, és keretre osztani. Évzáráskor a következő évbe ezek a szerződések is automatikusan átkerülnek, de a státuszuk nem keretre osztott lesz, hanem új szerződés, és az adott évi szerződés összegét meg kell újra határozni, és keretre kell újra osztani. Meg kell adni, hogy a szerződés melyik Gazdálkodóhoz tartozik. Ha tudjuk a gazdálkodó kódját, akkor elég a mező után lévő nyílra kattintani, ekkor a gazdálkodó kódok fognak csak megjelenni, és ezek közül lehet kiválasztani a megfelelőt. Ha nem tudjuk a gazdálkodó kódját, csak a nevét, akkor a mező utáni 3 pontos ikonra kell kattintani, ekkor egy táblázat fog megjelenni, ahonnan ki tudjuk választani a megfelelő gazdálkodót a neve alapján is. 8.1.7 Vevő/Szállító kiválasztása: Mód van kód és név alapján is, de elég, ha csak az egyik mezőt kitöltjük, a másikat automatikusan fogja kitölteni a program, ugyanúgy, mint a rendeléseknél. 8.1.8 Szerződés/Tender: Tenderszerződés: Ha tenderszerződést kívánunk létrehozni, akkor a szerződés törzsadataiban a Szerződés/Tender mezőnél a Tender opciót válasszuk ki.(1.ábra) 92

110. ábra Tender Miután a tenderszerződést elkészítettük, felosztottuk a keretek között, és feladtuk, utána a Raktár modulban is meg fog jelenni a szerződésünk, amelyek után meg tudjuk határozni, hogy milyen cikkek, milyen mennyiségben szerepeljenek a tenderünkben. A rendelés modulban a Tender kezelés -> Tenderezés menüpontba belépve tudjuk ezt megtenni. Itt az alábbi ablak fog minket fogadni: (2. ábra) 111. ábra Tender kezelés A Beszúr gombot megnyomva tudjuk a tenderünket hozzáadni a listához, amihez utána hozzá tudjuk adni a lehívandó cikkeket. A cikkek hozzáadásának két módja létezik: egyesével 93

és/vagy csoportosan. Ha csoportosan kívánjuk a cikkeket hozzáadni, akkor előtte a Tender kezelés -> Tender cikkcsoport törzs menübe belépve kell ezt megtennünk. Itt egy új csoportot kell létrehoznunk, vagy egy már meglévőt kell módosítanunk. (3. ábra) Ha kijelöljük a kívánt csoportot, akkor az alsó táblázatban meg fognak jelenni a hozzá korábban meghatározott cikkek. 112. ábra Tender-cikkcsoportok Itt a cikkszámok és/vagy főkönyvi számlaszám-cikk összerendelés segítségévet tudjuk a tételeket hozzáadni a csoporthoz, illetőleg törölni elemeket egyesével. Az itt meghatározott csoportot ezek után már hozzá tudjuk rendelni a szerződésünkhöz. A Tenderezés menüpontba visszatérve a cikkek, illetőleg cikkcsoportok hozzáadásánál meg kell határoznunk azok mennyiségét, valamint nettó tenderárukat. A cikket az Új cikk gombbal tudjuk hozzáadni. A megjelenő képernyőn kiválasztjuk a keresett cikket, megadjuk az ebből a cikkből a tender teljes idejére szóló mennyiséget és az egységnyi mennyiség Nettó egységárát. Ha egyenletesen fog történni a leszállítás akkor rákattinthatunk a Havi bontás gombra, és a program felosztja a mennyiséget a tender hónapjai között és, hogy ne legyen tört mennyiség a maradékot az utolsó hónapra rakja. Ha nem minden hónapra történik a szállítás tervezése, akkor a Tender mennyiség oszlopba egyenként beírva megadjuk az adott hónapra szóló mennyiséget. A képernyőablak alján a Tender értéket a program automatikusan kiszámolja a mennyiség és az egységár szorzataként. (4. ábra) 94

113. ábra Tender cikkek hozzáadása Ha mennyiségekkel és az értékekkel elégedettek vagyunk, a Ment/Kilép gombbal tudjuk eltárolni az adatokat. Újabb cikket felvinni szintén az Új cikk gombbal tudunk hozzárendelni. A Cikkcsoport betölt gombbal egy a 4. ábrához hasonló táblázatot hívunk meg, a különbség csupán annyi, hogy az itt megadott mennyiségek és értékek a cikkcsoportban szereplő összes cikkre egyesével értendőek. (5. ábra) 95

114. ábra Tender cikkek Ha befejeztük a cikkek rögzítését, utána elhagyhatjuk a Raktár modult, és visszatérhetünk a Rendelés modulba. Itt a Rendelések -> Lehívás készítése menüpontba belépve ki kell választanunk, hogy melyik tenderhez kívánunk lehívást készíteni. (6. ábra) 96

115. ábra Lehívások Az itt kiválasztott tenderhez automatikusan megjeleníti a Raktár modulban meghatározott cikkeket és mennyiségüket. Amennyiben már korábban történt lehívás a tenderre, akkor az az Eddig rendelt oszlopban jelenik meg, és a Maradvány oszlopban lévő mennyiséget annyival csökkenti az eredeti mennyiséghez képest. Meg kell határoznunk az az aktuális lehívással rendelt cikkek mennyiséget, valamint a hozzájuk tartozó dátumokat. A dátumok hasonlóak a anyag/ egyéb rendelések esetén meghatározandóakkal, csak jelen esetben a lehívás dátuma szerepel a rendelés dátuma helyett. Ha az adatokat kitöltöttük, a Lehívás gombbal tudjuk a lehívást véglegesíteni. Ekkor a 7. ábrán lévő ablak jelenik meg, ahol meghatározhatjuk, hogy a program egy új vagy egy korábban már létrehozott anyagrendeléshez csatolja a cikkeket. 116. ábra Lehívás kódja 97

A Kiválaszt gomb megnyomása után a program elkészíti a rendelést. Szerződés/Lehívás kötelezettség nélküli tender szerződés esetében a LEHIVAS_NELKULI_TENDER paramétert IGEN-re kell állítani. Ebben az esetben a szerződés összege a keretünket nem terheli, és a Készletben nem kell meghatározni a hozzá tartozó cikkeket. 8.1.9 Egyéb kódok megadása Lehetőség van a szerződésekhez is kódokat rendelni VAN_EGYEBKOD paraméter IGEN esetén. 8.1.10 Eseménykód megadása Fejlesztés alatt álló menü, feltétele a VAN_KATKO PARAMÉTER beállítása. 8.1.11 Dátumok Szerződés megkötése: ide azt a dátumot kell írni, amikor valóban megkötötték a szerződést. Szerződés kezdete: ide az a dátum kell, hogy kerüljön, amikortól keretre szeretnénk osztani a szerződést. Azért fontos, hogy milyen dátumot adunk itt meg, mert a keretre osztásnál a szerződés összegét csak a Szerződés kezdete és lejárata (ha van ilyen) közötti időszakra tudom majd felosztani. Szerződés lejárata: ezt csak a határozott idejű szerződések esetében kell kitölteni, értelemszerűen. 98

8.1.12 Szerződés összege Mozgó összegű szerződésnél nem tudunk összeget megadni, a már említett okok miatt. Fix összegű/tervezett összegű szerződésnél, ha Határozott idejű és adott éven belüli a lejárata, akkor a tárgyévi összeget kell megadni. Fix összegű/tervezett összegű szerződésnél, ha Határozott idejű és a lejárata nem ebben az évben van, akkor az összeghez az idei évi összeget, és a további évek összegét kell egy összegben kell megadni, majd a Szerződés összegeinek éves felosztása fülnél kell ezt évekre megbontani. 117. ábra Szerződések összegei 118. ábra Szerződések éves összegeinek felosztása 99

A fent látható képernyőkön látható példa segítségével nézzük, hogyan adhatjuk meg az összeget olyan szerződéseknél, amelyek több évet érintenek. A példában szereplő szerződés 2006.01.01-től 2007.12.29-ig tartó időszakra szól. A szerződés összege: 2.400.000 Ft, ami úgy oszlik, meg hogy havi 100.000Ft, tehát a 2006-os évet 1.200.000 Ft, és a 2007-es évet is 1.200.000 Ft terheli. A Szerződés összegeinek éves felosztása fülnél tudom ezt a megbontást megadni. Először a bal oldali táblázatban ki kell választanom a 2006-os év sorát, majd utána a jobb oldali táblázatban a megfelelő ÁFA %-os sorba meg kell adnom a 2006-os évet érintő összeget. Ekkor még a jobb oldalon a Maradék sorban látjuk, hogy a 2007-es évet érintő összeg még megjelenik, ahhoz hogy ez is eltűnjön a következőket, kell tenni. A bal oldali táblázatban a 2007-es évi sorra kell kattintani, majd a jobb oldali táblázatban a a megfelelő ÁFA %-os sorba meg kell adnom a 2007-es évet érintő összeget Fontos: Az évekre történő felosztást csak abban az esetben határozhatjuk meg, ha a "FOLYAMATOSTOBBEVES" paraméter IGEN-re van állítva. Megjegyzés: a szerződésekhez tetszés szerint megjegyzések is lehet hozzáfűzni 8.1.13 Egyéb adatok/speciális egyéb adatok 100

119. ábra Szerződés egyéb adatok A két fül alatt a szerződéshez kapcsolódó kiegészítő, egyedi, megkülönböztető adatok rögzítését tehetjük meg Ha minden adatot megadtunk, akkor a fölső sorban található Mentés ikonra kattintva tudjuk rögzíteni azokat. 8.2 Szerződések keretre osztása A szerződések esetében ugyan úgy, mint a rendeléseknél az adott szerződést kerethez kell rendelni. A kerethez rendelés ebben az esetben is csökkenti a rendelkezésre álló keret összeget. A keretre terhelés a rendeléseknél leírt módon történik, a különbség az, hogy meg kell mondanunk azt is, hogy az éves összeget milyen időszakokra szeretnénk felosztani. Ha az anyagrendeléseknél leírt módon kiválasztottuk, hogy melyik kerete(ke)t terhelje a szerződés összege, akkor utána még a keret neve és kódja előtti + jelre kell kattintanunk. Ekkor meg fognak jelenni azok a hónapok, amikre a szerződés szól.(121. ábra) (Pl: ha a 101

szerződés kezdete január, a lejárata június, akkor a január és június közötti 6 hónap fog megjelenni), és a szerződés felvitelekor megadott összeget ezekre a hónapokra fogja egyenlő arányban elosztani a program. 120. ábra Szerződések keretre osztása Természetesen, ha nem havi, hanem például negyedéves, vagy féléves rendszerességgel fizetünk a szerződés szerint, akkor az egyes hónapok neve mellett módosítani lehet az összeget, annak megfelelően, hogy melyik hónapban mennyit kell fizetnünk.(negyedévenkénti fizetés esetén pl: január, február 0 ft, március: a negyedéves összeg, stb). Ehhez egyszerűen rá kell kattintanunk az összegre és utána, át kell írnunk. Az alábbi képernyőn látható példában 12 egyenlő részre osztotta fel a program automatikusan az összeget, mivel a 2006-os évben a szerződés januártól decemberig tartó időszakra szólt. 102

121. ábra Szerződések havi összegeinek meghatározása 8.2.1 Több éves, határozott idejű (lejáratú) szerződések esetén (FOLYAMATOSTOBBEVES paraméter IGEN-re van állítva) Azonban a példában szereplő szerződés határozott lejáratú szerződés és a lejárata 2007 december, ebből adódik, hogy a 2007-es évre is fel kell osztanom a szerződést. Ezt úgy tudom megtenni, hogy a képernyő bal oldalán lévő 2007-es ikonra kattintok (ahova a fenti nyíl mutat), és a 2007-es évre ugyan úgy, mint ahogy 2006-os évre tettem, felosztom a szerződés 2007-es összegét. (Több éves határozott lejáratú szerződések rögzítésekor, ahogy azt már az előzőekben leírtuk, meg kell adnunk, hogy a szerződés teljes összegéből mennyi terheli a különböző éveket.) Természetesen, ha a szerződés összegét több keretre is terheltük, akkor a fent leírt folyamatot (az összeg hónapok közötti elosztását), minden keret esetében el kell végeznünk (a keret neve előtti + jelre kattintva). Abban az esetben, ha nem határoztunk meg keretet, vagy nem a szerződés teljes összegét osztottuk fel a keretek között, akkor a program a következő hiba üzeneteket küldi. 103

122. ábra 123. ábra Ha a keretre osztás feladatait elvégeztük, akkor a fent található Mentés ikonra kattintva tudjuk ezt rögzíteni. 8.3 Szerződés aláíráson van Az Aláíráson ikonra kattintás után a program a következő kérdést teszi fel. Az IGEN ikonra történő kattintás után a szerződés státusza megváltozik. 124. ábra Szerződések aláírásra küldése 104

Amikor a szerződés visszaérkezett aláírásról, akkor az Aláír vissza ikon segítségével a programban is, módosíthatjuk a státuszát. Ekkor a következő kérdést teszi fel a program. 125. ábra Szerződések visszavétele aláírásról 8.4 Szerződés feladása A menüpont elindítása után a program a következő ábrán látható kérdést teszi fel: 126. ábra Szerződések elküldése Az IGEN ikonra történő kattintás után a szerződés státusza megváltozik (elküldött lesz és piros színű), és ettől a pillanattól kezdve a szerződés összege terhelni fogja a kiválasztott kereteket, és számlát kapcsolhatunk hozzá. 8.5 Szerződés felosztásának törlése / Szerződés visszahívása Miután keretre osztottuk a szerződést, lehetőség van a keretre, felosztás törlésére, ha módosítani akarunk, a Feloszt. törlése ikon segítségével. Ugyan ez az ikon, ha a szerződés 105

keretre osztását és feladását is elvégeztük, akkor Visszahívás ikonra változik, ennek segítségével a szerződés feladásának törlésére van lehetőség, ekkor a szerződés új Felosztott státuszú lesz. Abban az esetben, ha a szerződésre már érkezett be számla, akkor a visszahívás előtt a program megkérdezi, hogy biztosan vissza akarjuk-e hívni a szerződést, mert ebben az esetben a szerződéshez kapcsolt számlákat is visszatölti a program, és azokat újra fel kell majd dolgozni. 127. ábra Szerződések visszatöltése Fontos: A tenderszerződések visszahívása abban az esetben már nem lehetséges, ha a Készlet programban már történt rá hivatkozás. 128. ábra 106

8.6 Szerződés sztornózása Lehetőség van a szerződések stornózására is. Ekkor a program az alábbi kérdést teszi fel, és amennyiben Igennel válaszolunk, akkor stornózza a szerződést. 129. ábra Vannak azonban olyan esetek, amikor a szerződések stornózása nem lehetséges. Ilyen például, amikor egy szerződésre már érkezett be számla, ekkor a program a következő üzenetet küldi. 130. ábra Valamint akkor sem stornózható egy szerződés, ha az tenderszerződés, amire már készült lehívás, vagy amire a Készlet programban már van hivatkozás. 131. ábra 107

8.7 Szerződés módosítása 132. ábra Szerződés módosítása Ebben a menüpontban a már rögzített szerződések különböző adatainak összeg, lejárat, stb - módosítására van lehetőség. A szerződés státuszától függően van lehetőségünk módosítani, ezért természetesen csak azok a menüpontok aktívak, melyeket lehetőségünk van használni. 8.7.1 Szerződés alapadatainak módosítása A szerződés felvitelekor megadott adatok módosítására van itt lehetőség. Ez a menüpont csak Új státuszú szerződéseknél működik, mivel pl. az összeget is lehet módosítani és pl. egy keretre osztott szerződés összegét nem módosíthatom, anélkül, hogy a keretre osztást ne módosítanám. Csak akkor lehet használni ezt a menüpontot, ha a szerződés az adott évben lett rögzítve. 8.7.2 Szerződés összegének módosítása adott éven belül 108

A szerződés aktuális évi összegét tudom ebben a menüpontban módosítani. Amennyiben ezt a műveletet egy olyan szerződés esetében hajtom végre, ami előzőleg már keretre volt osztva, akkor a módosított összeggel a keretre osztást is újra végre kell hajtani. Ezt a menüpontot legtöbbször akkor használjuk, amikor a szerződéshez számlát szeretnénk beérkeztetni, és a szerződésen kisebb a maradék összeg, mint ami a számlán van. Nézzünk egy példát: Az alábbi szerződés 2006-os összege eredetileg 12.000.000 forint volt, ezt módosítottuk az alábbi képernyőn 15.000.000 forintra (természetesen mindig a megfelelő áfa kulcsú sorba kell beírni az összeget.) 133. ábra Szerződések összegének módosítása Amennyiben ez a szerződés még csak Új státuszú lenne, akkor a Mentés gombra kattintva a műveletet be is tudnánk fejezni. Azonban ez a szerződés már keretre van osztva (12.000.000 forinttal), tehát a keretre osztást is módosítanunk kell. 109

Ezt a következő képernyőn tehetjük meg. Láthatjuk (134. ábra), hogy jelenleg csak a 12.000.000 forint terheli a keretünket és alul a jobb alsó sarokban, látszik, hogy még további 3.000.000 forintot kellene ráterhelnünk. 134. ábra Módosított összeg keretre osztása Kétféleképpen történhet a keretre osztás módosítása. Az egyik variáció, hogy a jobb felső sarokban lévő Keret összeg beállítása gombot megnyomjuk és az ott megjelenő képernyőn (135. ábra) a keret neve és kódja után a 12.000.000 forintot módosítjuk 15.000.000-ra. Ekkor a program a szerződés ez évi időtartalmára a 15.000.000 forintot egyenlő részekre fogja felosztani. Tehát, ha 2006-ban ez a szerződés januártól márciusig tartó időszakra szól, akkor minden hónapra 5.000.000 forintot fog felosztani, de ha a teljes évre, tehát januártól decemberig, akkor minden hónapra 1.250.000 forintot fog felosztani. 110

135. ábra A másik variáció, hogy a keret neve előtti + jelre kattintunk és az ekkor megjelenő havi bontásnál, egyenként, havonta átírjuk a szerződés módosulásának megfelelően az összeget. (Az alábbi képernyőn látszik, hogy a januári összeg már módosítva lett.) 136. ábra Szerződések 8.7.3 Szerződés összeg típusának váltása adott éven belül A szerződés összeg típusa abban az esetben változtatható, ha az Fix-re van beállítva, ebben az estben ez módosítható Tervezettre. Tender szerződés esetében ez a menüpont nem használható. 111

8.7.4 Partner váltása Paramétertől (SZERZPARTNERMODOSITHATO) függ, hogy lehet-e módosítani egy szerződés partnerét. Tender szerződés esetében azonban soha nem lehet, tehát ilyenkor ez a menüpont nem használható. 8.7.5 Gazdálkodó módosítása A szerződéshez tartozó gazdálkodó módosítását végezzük el itt. 8.7.6 Iktatószám módosítása Paramétertől (SZERZ_IKTATOSZAM_MODOSITHAT) függ, hogy lehet-e módosítani egy szerződés iktatószámát. Amennyiben a paraméter értéke IGEN, akkor minden esetben módosítható az iktatószám. 8.7.7 Szerződés lejáratának hosszabbítása az adott éven belül, vagy azon túl Ebben a menüpontban a Határozott idejű szerződés lejáratát tudom módosítani, illetve a szerződés összegét az aktuális éven túl is. Amennyiben olyan szerződésen, ami már keretre volt osztva összeg, módosítást is végrehajtunk itt, akkor természetesen a keretre osztást is módosítanunk kell. Első lépésben a már ismert képernyőn a szerződés lejáratát és/vagy összegét kell módosítani. 112

137. ábra Szerződések lejáratának módosítása Majd ha szükséges (mert a fent megadott összeg több évet érint), akkor a Szerződés összegeinek éves felosztása fülön az összeg évek közötti megoszlását is meg kell adni. A táblázat módosítását addig kell folytatni, amíg a jobb oldalon a Maradék sorban nulla nem marad. 113

138. ábra Összegek éves felosztása Ha egy már keretre osztott szerződésnél az összeget is módosítottuk, akkor most a Mentés gombra való kattintás után a keretre osztást is módosítanunk kell. Ezt a következő képernyőn tehetjük meg. Láthatjuk (139. ábra), hogy jelenleg csak a 440.000 forint terheli a nettó keretünket és alul a jobb alsó sarokban, látszik, hogy még további nettó 880.000 forintot kellene ráterhelnünk. 139. ábra 8.7.7.1 Kétféleképpen történhet a keretre osztás módosítása. Az egyik variáció, hogy a jobb felső sarokban lévő Keret összeg beállítása gombot megnyomjuk és az ott megjelenő képernyőn a keret neve és kódja után a 440.000 forintot módosítjuk 1.320.000-ra. Ekkor a program a szerződés ez évi időtartalmára a 1.320.000 forintot egyenlő részekre fogja felosztani. A másik variáció, hogy a keret neve előtti + jelre kattintunk és az ekkor megjelenő havi bontásnál egyenként, havonta átírjuk a szerződés módosulásának megfelelően az összeget. 114

140. ábra 8.7.8 Tervezettből élőre váltás Egy tervezett szerződés esetében ennek a menüpontnak a segítségével lehet a szerződés státuszát Tervezettről Élőre változtatni. 8.7.9 Mozgó vagy fix összegű szerződésről tervezetre váltás A mozgó vagy fix összegűként rögzített szerződéseket tudjuk tervezett összegűre változtatni. Fix összegű szerződéseknél nincs egyéb teendőnk, az akkor érvényes összeg fog átkerülni. Mozgó összegű szerződéseknél a jellemükből fakadóan 0 Ft az összegük, így mindenképpen szükséges az összeg megadása és annak keretre osztása. Ezt a Szerződés összegének módosítása adott éven belül menüponttal tudjuk megtenni. 8.7.10 Határozott idejűből folyamatos szerződésre váltás 115

A szerződés időtartamát változtatja meg folyamatosa a megkötési és kezdeti dátumok változatlanul hagyásával. 8.7.11 Egyéb adatok és megjegyzés módosítása Ennek a menüpontnak a segítségével módosíthatók a szerződés felvitelekor megadott Egyéb adatok, valamint a Megjegyzés mező. A szerződés felvitelekor rögzített megjegyzést a program mindig eltárolja az Eredeti megjegyzés fülnél, a későbbiekben a Megjegyzés fül -ben további információkat lehet rögzíteni. 8.7.12 Tender kincstári számának módosítása A tenderszerződéshez tartozó kincstári számot tudjuk módosítani. 8.7.13 Szerződés éves összegeinek átcsoportosítása Ha a szerződésünk több évet is érint, és az összegek meg vannak határozva, akkor a menüpont segítségével, a lekötött tudjuk a szerződés évei között mozgatni. Ez természetesen csak azokra az összegekre érvényes, amikre még nem történt számlabeérkezés. 8.7.14 Szerződés keretreosztásának módosítása Ha szerződés összege tárgyéven belül változatlan, de annak havi felosztását, és/vagy keretek közötti megosztását szeretnénk módosítani. 8.7.15 Tárgyévi keretcsere a szerződésen Abban az esetben, ha a szerződést nem a megfelelő keretre vagy keretekre osztottuk fel, akkor a menüpont segítségével a meglévő keretek lekötéseit és beérkezéseit tudjuk egy másik keretre átterhelni. 8.8 Szerződés információ Ennek a menüpontnak a segítségével arról a szerződésről láthatunk bővebb információkat, ami épp ki van a képernyőn jelölve, amin éppen rajta állunk. 116

Az információs képernyő felső része mindig ugyanaz, a szerződés felvitelekor megadott alapadatokat tartalmazza, valamint található itt egy gomb: Szerződések listái, amit ha megnyomunk, akkor a szerződésekhez kapcsolódó listák jelennek meg. Az információs képernyő alsó része azonban, attól függően, hogy melyik fület választjuk ki, többféle lehet. Megjelenhetnek itt a szerződés adatai (lekötés, számla beékezés) havi bontásban. 141. ábra Szerződés információ Ám ha a második fület választjuk, akkor láthatjuk, hogy a szerződést milyen időszakra, milyen keretekre milyen összeggel osztottuk fel. 117

142. ábra Szerződés információ Továbbá ha a harmadik fület választjuk és tenderszerződésről van szó, aminek már vannak lehívásai (az anyagrendelések között), akkor láthatjuk, hogy az adott szerződéshez mely lehívások tartoznak. 143. ábra Szerződés információ A negyedik fület választva, azt láthatjuk, hogy a szerződéshez milyen megjegyzéseket fűztünk. Látható az eredeti megjegyzés is, és az is, amit Elküldés után írtunk. 118

144. ábra Szerződés információ 8.9 Szerződés lekötés korrekció számla alapján Előfordul, hogy a számla összege nem azonos a lekötéssel. Ekkor kiválasztom a szerződésemet (ráállok), és az egér jobbolbalára kattintok. Kiválasztom a szerződés "Korrekció számla alapján menüpontot. Ekkor a következő képernyőt látom. 145. ábra Szerződések, lekötés korrekció számla alapján Láthatjuk, hogy januárban nem érkezett be számla, ám a lekötésem ott van. Amennyiben úgy döntök, fel tudom szabadítani ezt az összeget. A korrekciós pipát ott hagyom és mentek. Ha ismét visszamegyünk az előző képernyőre akkor már a következő látható: 119

146. ábra Lekötés korrekció Január hónapban a lekötésemet felszabadította. Ugyanez fordítva is lehet, amikor a számla összege magasabb, mint a lekötésem. Ekkor a korrekció megemeli a lekötés értékét. Tenderszerződések esetében a korrekciónál a tender lehívásaira készült rendelések számlabeérkezéseit veszi alapul a program. Fontos: a szerződés összege nem változik egyik esetben sem, csak a lekötése. 8.10 Szerződés lezárása A szerződés lezárása, ha megtörtént rá az összes számlabeérkezés. A menü elindítása után a következő kérdést teszi fel a program: 120

147. ábra Szerződés lezárása Az IGEN-re klikkelve lezárja és lila színű lesz. 8.11 Szerződés felnyitása Előfordul, hogy tévedésből zártunk le egy szerződést, vagy például olyan számlát kellene visszatöltenünk a feldolgozásból, ami lezárt szerződés mellett van. Mindkettőhöz fel kell nyitnunk a lezárt szerződést, melyet a "Szerződés felnyitása" menüponttal tehetünk meg. 148. ábra Szerződés felnyitása Amennyiben a válaszunk IGEN, akkor a program felnyitja, újból lekötött (piros) állapotba teszi vissza. 8.12 Kronológia A menüpont elindítása után az éppen aktuális (amelyik szerződésen állunk) szerződés státuszait követhetjük nyomon. 121

149. ábra Szerződés kronológia A kronológia kinyomtatható a Nyomtat ikon segítségével. 8.13 Nyomtatás Ebben a menüpontban a rendszerbe felvitt összes szerződés listájának kinyomtatása lehetséges. A menüpont elindítása után az alábbi képernyőképet kapjuk. Itt lehetőségünk van arra, hogy bejelöljük azokat a státuszokat, amelyekre le szeretnénk szűrni a szerződéseink nyomtatását. 122

150. ábra Szerződés lista nyomtatása 123

9 Tételes feldolgozás menüpont Ebben a menüpontban az alábbi ábrán látható funkciók találhatók. 151. ábra Tételes feldolgozás Nézzük részletesen az egyes menüpontok tartalmát 9.1 Számlák feldolgozása Ebben a menüpontban, a pénzügy programban rögzített számlákat (S,E,V,K) tudjuk rendelésekhez, szerződésekhez kapcsolni, illetve a számlák alapján tudunk lekötéseket készíteni a keretekre. Amennyiben a lekötés (rendelés, szerződés) értéke eltér a számla értékétől, akkor a különbözetet a program vagy 1. pluszban ráterheli a keretre, amennyiben a számla értéke nagyobb, mint a lekötés, vagy 2. felszabadítja az összeget, tehát az újra felhasználható lesz, amennyiben a számla összege kisebb, mint a lekötés volt. Paraméterben be lehet állítani, hogy a Számlafeldolgozásnál minden számla megjelenjen, vagy csak a szállítói számlák. Erre azért van szükség, mert nem mindenki, használ bevételi kereteket, hanem csak szállítói kereteket, ilyenkor csak a szállítói számlákat kell feldolgozni. OSSZESSZAMLA paraméter: Igen, ekkor minden számla megjelenik, Nem: csak a szállító számlák. 124

152. ábra Számlák feldolgozása A jobb felső sarokban adható meg, hogy melyik év számlái jelenjenek meg a képernyőn attól függően, hogy a paraméterben (BEERKDAT) melyik dátum van beállítva. Szintén a jobb felső sarokban tudjuk kiválasztani, hogy melyik évi lekötésű rendeléshez/szerződéshez akarjuk hozzákapcsolni a számlát. Ha egy számlán kétszer kattintunk, akkor a kifizetésre vonatkozó információkat is láthatjuk. (153. ábra) 153. ábra Számla kifizetési adatai 125

9.1.1 Számlainformációk Ha egy számlán állunk és megnyomjuk az egér jobb gombját (154. ábra), akkor arról a számláról kaphatunk információkat Információ a kijelölt számláról / pénzmozgásról menüpontra kattintva. 154. ábra Számla keresése, információ A megjelenő ablak felső részében a számla pénzügyi adatait látjuk, az alsó részben pedig többek között, hogy a számlából mekkora összeg lett már feldolgozva, és mekkora összeg vár még feldolgozásra. 155. ábra Számla információ Ha bal felső sarokban lévő Feldolgozás fülre kattintunk, akkor azt láthatjuk, hogy az adott számla eddig hogyan lett feldolgozva, - milyen rendeléshez, szerződéshez, vagy adott esetben direkt kötvállhoz lett hozzákapcsolva (és ezáltal, milyen keretekhez). 126

156. ábra Információ a kiválasztott számláról Amennyiben a KOTVALL_ELLENOR_FOKONYV_ALAPJAN paraméter IGEN-re van állítva, valamint a KOTVALL_FOKONYVBOL_KONYV_TIPUS paraméter a főkönyvi könyvelésnek megfelelő a számlainformációknál még egy fül jelenik meg: főkönyvben található felosztás. 157. ábra Információ kiválasztott számláról Megnyitva ezt a fület a főkönyvi könyvelés tételeit látjuk. 158. ábra Számlainformáció Segítséget nyújt nekünk ez a funkció például a direkt kötvállal történő feldolgozáskor, valamint az ellenőrzésekhez. 127

9.1.2 Hiányzó számla/pénzmozgás keresése Ha nem találunk egy számlát, akkor az egér jobb gombját megnyomva, a Hiányzó számla / pénzmozgás keresése menüpontra kattintva megadhatjuk a keresendő elem belső sorszámát és ekkor a program felvilágosítást fog adni arról, hogy a keresett számlát miért nem találjuk. 159. ábra Hiányzó számla keresése A leggyakoribb okok a következőek: 160. ábra Hiányzó számla keresése Pénzügyben a számla egy olyan gazdálkodóra lett iktatva, amelyhez a felhasználógazdálkodó összerendelés alapján nincs jogosultságunk. A számla már fel lett dolgozva, vagy el lett dobva. A számlához tartozó dátumok közül az, amelyik a BEERKDAT paraméter alapján figyelésre kerül, a választott tárgyévtől eltérő évre lett rögzítve. Ha a számlapénzmozgás évét ennek megfelelően állítjuk, akkor a számla meg fog jelenni. 128

9.1.3 Gazdálkodó cseréje a számlán és a kötváll-ban és a pénzügyben VANGAZDACSERE paraméter IGEN beállítása esetén Kijelölve a számlát, szintén az egér jobb gombjának kattintásával érhetjük el ezt a menüpontot. Megnyitása után kérdést tesz fel a program. 161. ábra Gazdálkodó cseréje a kijelölt számlán Amennyiben IGEN-nel válaszolunk, úgy a program a következő képernyőn felkínálja azokat a gazdálkodókat, melyekből választhatunk (amelyikhez jogosultságunk van). 162. ábra Gazdálkodó cseréje a kijelölt számlán 129

Amikor kiválasztottuk az "új" gazdálkodót, a program ismét kérdést tesz fel: 163. ábra Gazdálkodó cseréje a kijelölt számlán Ha Igen-nel válaszolunk, akkor a pénzmozgásnál is kicseréli a gazdálkodót. 130

9.2 A rendeléshez / szerződéshez kapcsolódó számlák feldolgozása Kijelöljük a feldolgozandó számlát. 164. ábra Számlafeldolgozás rendeléshez A Feldolgozás ikonra történő kattintással a számlákat rendelésekhez, szerződésekhez tudjuk kapcsolni. A funkció elindítása után a 165. ábra látható képernyőképet kapjuk. A 165. ábra alsó részében a rendelés programba berögzített, elküldött (azaz keretet terhelő) rendelések, vagy szerződések láthatóak. Azok a rendelések nem látszanak, amik még nem terhelik a kertet, vagy már le vannak zárva. Alapesetben csak azokat a rendeléseket, vagy szerződéseket látjuk alul, melyeknek ugyanaz a szállítója, mint a kiválasztott számlának. Ha azt szeretnénk, hogy az összes (ne csak az adott szállítóé) rendelés, vagy szerződés megjelenjen, akkor ki kell kapcsolnunk az úgynevezett partner szűrést, ezt a jobb alsó sarokban lévő Partnerre szűrés gombra kattintva tudjuk megtenni. 131

165. ábra Számla feldolgozása rendeléshez/szerződéshez Ha csak bizonyos gazdálkodó rendeléseit, vagy szerződéseit szeretnénk itt látni, akkor a jobb alsó sarokban lévő Gazdálkodóra szűrés gombra kattintva a megjelenő táblázatból ki tudjuk választani a megfelelő gazdálkodót. A gazdálkodóra való szűrést a jobb alsó sarokban lévő piros X-szel tudjuk megszüntetni. 166. ábra Számla feldolgozása rendeléshez/szerződéshez Azt, hogy a számlát rendeléshez vagy szerződéshez szeretnénk hozzákapcsolni, a táblázat fölött lévő fülek között váltogatva tudjuk változtatni. (Az első fül alatt a rendelések, a második alatt 9.2.1 Számla feldolgozásának menete Ki kell választani a lenti táblázatból, hogy melyik rendeléshez, vagy szerződéshez szeretnénk a számlát hozzá kapcsolni. A jobb oldalon alul a Beérkeztet felirat alatt meg kell adnunk, hogy mekkora összeget szeretnénk a számla összegéből ehhez a rendeléshez, vagy szerződéshez hozzákapcsolni, hiszen előfordulhat, hogy nem a számla teljes összegét akarjuk a 132

rendeléshez kapcsolni, mivel a számla két rendelés ellenértékét tartalmazza. (A program automatikusan a számla teljes maradék (=még fel nem dolgozott) értékét megjeleníti itt, de ezt természetesen lehet módosítani.) A Beérkeztetés gombot megnyomva a képernyő középső részén meg fog jelenni, hogy a kiválasztott rendelést, vagy szerződést annak idején (amikor a rendszerben rögzítették) milyen keretekre osztották fel Ha egy keretre volt annak idején a rendelés/szerződés felosztva, akkor egyértelmű a helyzet, a számlának erre a rendelésre/szerződésre szánt teljes összege erre a keretre fog kerülni. Ezt a program a megfelelő helyre teszi, nekünk nincs vele tennivalónk. Ha két keretünk van, de az egyik nettó keret a másik ÁFA keret, akkor is egyértelmű a dolog, mert ekkor a számla nettó összege a nettó keretre, az ÁFA összege az ÁFA keretre fog kerülni. Ezt a program a megfelelő helyre teszi, nekünk nincs vele tennivalónk. 167. ábra Számlafeldolgozás rendeléshez, szerződéshez Ha több keretünk van, akkor nekünk kell meghatározni, hogy a számla értékéből mennyi kerüljön az egyik keretre és mennyi a másikra. Erre azért van szükség, mert előfordulhat, hogy például a rendelést, nem egyben számlázzák le, hanem az egyik tétel (ami az egyik keretet érinti) az egyik számlán van, a másik tétel (ami a másik keretet érinti) egy másik számlán van. A számla feldolgozásakor a program nem tudja egyértelműen eldönteni, hogy a számla, amit éppen feldolgozunk, melyik tételeket tartalmazza, ezért ezt nekünk kell meghatározni. 133

168. ábra Számlafeldolgozás Lenyitjuk a középső mezőben lévő plusz jelet, majd beírjuk a beéreztetendő összeget. Ezt minden kerettel megtesszük. A Beérkeztetve és a Keretre osztva összegének egyeznie kell. Ha valamit elrontottunk (rossz rendelést/szerződést választottunk, vagy rossz összeget adtunk meg), akkor a Töröl gombra kattintva a megadottakat törölni tudjuk és újra lehet kezdeni a folyamatot a jó adatok megadásával. Ha a számlát feldolgoztuk a Mentés ikonra (jobb fölső sarok) kattintva tudjuk a változásokat elmenteni. RESZVEG paraméter Igen értéke esetén a program a következő kérdést teszi fel. 169. ábra Számla feldolgozása rendeléshez/szerződéshez 134

Ha azt válaszoljuk, hogy a rendelésre még fog számla beérkezni, akkor más számlákat is hozzákapcsolhatunk a rendeléshez/szerződéshez a későbbiekben, de ha azt válaszoljuk, hogy nem fog már számla beérkezni a rendelésre, akkor a program az adott rendelést automatikusan le fogja zárni, és kompenzálni fogja a rendelés lekötését a számla összegének megfelelően. Ha a RESZVEG paraméter értéke Nem, akkor a rendeléseket manuálisan (kézzel) kell lezárni. (Erről bővebben a Rendelés program/egyéb rendelések, Anyagrendelések menüpontjában a Lezárás ikonnal kapcsolatban már szót ejtettünk.) A számla sikeres feldolgozásának a végén a program a következő üzenetet küldi. 170. ábra Számla feldolgozása rendeléshez/szerződéshez A teljes összegben feldolgozott már nem látható képernyőn. Abban az esetben, ha nem a számla teljes összegét dolgoztuk fel, akkor továbbra is megtaláljuk a számlát a táblázatban, de a sárga színű oszlopokban láthatjuk, hogy a számla összegéből még mennyi nem lett feldolgozva. Ekkor a számlát több rendeléshez/szerződéshez kapcsolhatjuk. Fontos! A számlákhoz kapcsolt rendelések nem tűnnek el a feldolgozható rendelések közül csak abban az esetben, ha a rendelések lezárása megtörtént. 135

9.2.1.1 Számla feldolgozás szerződéshez specialitása A rendelés rövid időtartamú, általában kb. egy hónap. A szerződés egy hosszabb, több hónapos intervallumot ölel fel. Ezért amikor a számlát feldolgozom a szerződéshez, ki kell választanom, hogy a szerződés időtartamán belül melyik hónapra érkeztetem be. Ekkor a középen lévő keret baloldalán lévő pluszjelet le kell nyitnom, s ki kell választanom a hónapot, és beírni az összeget. A nettó és áfa kerettel egyformán járunk el. 171. ábra Számla feldolgozás szerződéshez Fontos: ha egy számla teljesítése több hónapra vonatkozik (pl.: negyedévre), és a lekötéseim haviak, akkor a számla összegét három hónapra kell elosztanom, vagy a lekötésemet módosítani negyedévesre. 136

9.3 Direkt kötváll Ezzel a feldolgozási formával közvetlenül keretre terheljük a számlát. Fontos: Ezt a funkciót kizárólag akkor szabad használni, ha előzőleg nem készült rendelés, vagy szerződéses lekötés a számlán szereplő tételekre, hiszen ha készült, akkor az ilyen számlákat a Feldolgozás ikonra kattintva kell feldolgozni, erről előbbiekben részletesen írunk. A funkció elindítása után a következő képernyőkép jelenik meg. A felső részben a számlára vonatkozó adatokat látunk, többek között azt is, hogy mekkora a számla értéke és mennyi nem lett még ebből feldolgozva (Maradvány) 172. ábra Direkt kötvállalás A képernyő bal alsó felében lévő táblázatban azokat a kereteket láthatjuk, amelyekre a számla összegét ráterhelhetjük. 137

A keretre terhelés a következőképpen működik: a táblázatból kiválasztom a megfelelő keretet, úgy, hogy rákattintok, ekkor jobb oldalon alul meg fog jelenni ennek a keretnek a neve és a számla összege, amit a Keretre beérkeztetés gombot megnyomva be tudok érkeztetni a keretre, és ha a táblázat fölött a Lekötés felírat, előtt pipa található, akkor a program egyúttal a keretre való lekötést is el fogja végezni. Az AUTOAFAKERET paraméter Igen értéke esetén elég, ha a nettó keretet kiválasztjuk és ekkor automatikusan a megfelelő ÁFA keretet is fel, fogja ajánlani a program, csak a Keretre beérkeztetés gombot kell megnyomnunk itt is. Ahhoz hogy ez a funkció jól működjön a Keretek alapadatainál a nettó keretekhez, hozzá kell kapcsolni a megfelelő ÁFA keretet. Amennyiben nettó és ÁFA kereteket használnak (BRUTTOKERET paraméter Nem), akkor a program a nettó keretre csak a számla nettó értékét, az áfa keretre a számla áfa értékét engedi lekötni. Természetesen egy számla összegét nem csak egy keretre lehet felosztani, hanem akár több keretre is. Ebben az eseten miután kiválasztottuk a keretet, és az megjelent alul jobb oldalon, akkor a keretre szánt összeget módosítanunk kell. A helyes összeg megadása után meg kell nyomni a Keretre beérkeztetés gombot. Ahhoz, hogy a számla maradék összegét más keretre tudjuk terhelni, ki kell választanunk egy újabb keretet a bal oldali táblázatból. Ekkor ennek a keretnek a neve alatt jobb oldalon már csak a számla maradék összege fog megjelenni, amit ismét a Keretre beérkeztetés gombbal tudunk keretre terhelni. Amennyiben a megfelelő kereteket kiválasztottuk és ráterheltük a számla összegét, akkor ez a következő képernyőn látható módon fog megjelenni. A képernyő középső részén megjelennek a kiválasztott keretek és a hozzájuk rendelt összeg. 138

173. ábra Direkt kötelezettségvállalás Ha véletlenül rosszul adtunk meg valamilyen adatot (keretet, összeget), akkor a sor végén található Töröl ikonra kattintva ki tudjuk azt törölni, és a fent leírt folyamatot megismételve ki tudjuk választani a megfelelőt A kiválasztott keretek fölött láthatjuk, hogy a teljes számla összegéből mekkora összeget érkeztettünk be és osztottunk keretre, valamint azt is, hogy a számla beérkeztetése melyik hónapra történt. A számla dátuma tulajdonképpen a beérkezés dátuma, ami módosítható (még a keretek kiválasztása előtt) attól függően, hogy melyik hónapra szeretnénk a kötelezettségvállalás beérkezését rögzíteni. A számla feldolgozását a képernyő jobb felső sarkában lévő Mentés ikonra kattintva fejezhetjük be. Amennyiben keretfigyelést alkalmazunk és a keretre szánt összeg, meghaladja a szabadon felhasználható összeget, akkor a program figyelmeztetést küld, és nem köti le a keretre az összeget. Amennyiben a KOTVALL_ELLENOR_FOKONYV_ALAPJAN paramétert használjuk és a lekötés kerete és a főkönyvi könyvelés száma nem egyezik a program figyelmeztetni fog, és 139

választhatunk, hogy a főkönyv alapján terheljük-e keretre, vagy pedig meghagyjuk az eredeti keretet. Végül a mentés után a tétel megkapja a "D"-s sorszámot, melyet a program generál, és természetesen szigorú sorszámozású a szabályoknak megfelelően. 174. ábra Direkt kötelezettségvállalás Fontos: amikor elkezdjük a direkt kötelezettségvállalást a képernyő közepén lévő "Beérkeztetés hónapja" ablakban a számla dátumai alapján jelzi ki a hónapot. Lehetőségünk van ezt felülbírálni. Évváltáskor nagyon oda kell figyelnünk erre, mert egy előző évi számlát, ha a tárgyévre dolgozunk fel, akkor a számla dátuma alapján pl. a 12. hónapot fogja felkínálni, holott én a tárgyév első hónapjára akarom beérkeztetni. 9.4 Számla eldobása Az Eldob ikon segítségével a számlákat kötelezettségvállalás nélkül "eldobjuk", és a feldolgozandó számlák között nem fog megjelenni. 140

175. ábra Számla eldobása A számla eldobása történhet egyesével (a kijelölt számlát amelyiken állunk dobjuk el), vagy egy választott kritérium alapján egyszerre több számlát is eldobhatunk. dátum alapján, ekkor meg kell adnunk a törlésre kerülő számlák iktatási dátumát és a megadott intervallumba eső számlákat dobja el a program. gazdálkodó szerint, ekkor meg kell adnunk annak a gazdálkodónak a nevét, akinek a számláit törölni szeretnénk a számla belső sorszáma alapján, ekkor meg kell adnunk, hogy milyen intervallumba tartozó számlákat szeretnénk eldobni. Az "eldobás" természetesen nem jelenti azt, hogy eltűnik a rendszerből. Az Eldobott tételek kezelése menüpontban vissza tudjuk tölteni. Erről részletesen később írunk. 9.5 Számla képe Amennyiben a pénzügyben használja a scennelést, akkor itt meg lehet tekinteni a számla tényleges beszkennelt képét. Ehhez a VANSCAN paramétert IGEN értékre kell állítani. 9.5.1 Kontírlap A kijelölt számla kontírlapját már innen is ki tudjuk nyomtatni. Egyelőre még csak a 19x és a 39 kontírlapra, de ez a menüpont folyamatos fejlesztés alatt áll. 141

9.6 Megtekint 176. ábra Számlák feldolgozása Megtekint ikon Az ikon segítségével megtekinthetjük, s ha szükség van rá, visszatölthetjük a feldolgozott számlákat az első menüpont választásával. A táblázatban a különböző színű sorokat láthatunk, ezek jelenés a következő: 1. Kék: Direkt kötelezettségvállalásban feldolgozott számlák 2. Fekete: Rendeléshez/szerződéshez kapcsolt számlák 3. Szürke: Eldobott számlák, azok a számlák melyeket nem akarunk feldolgozni, ezért eldobtuk őket. (Természetesen a pénzügy programban továbbra is szerepelnek, csak a kötelezettségvállalásban feldolgozandó számlák közül kerültek ki.) Amikor ezt a menüpontot elindítjuk, akkor alap esetben, a táblázatban csak a tárgyhavi adatok szerepelnek. Ha nem csak az adott hónapra beérkeztetett számlákat, szeretnénk látni, hanem az összes feldolgozott számlát, akkor a képernyő legfelső sorában középen lévő Tárgyhavi adatok felirat elől a pipát ki kell vennünk. 142

177. ábra Megtekint/visszatölt Amennyiben egy feldolgozott számláról tudni szeretnénk, hogy milyen rendeléshez/szerződéshez lett hozzákapcsolva, akkor azt a Részletek ikonra kattintva tudjuk megnézni. 178. ábra Megtekint/visszatölt - részletek 143

Az Információ ikonra kattintva bővebb információt találunk. A Feldolgozás fület kiválasztva láthatjuk, hogy a számla értékéből mennyi lett rendelésre feldolgozva, vagy mennyi direkt kötvállban, és azt, hogy melyik keretre. (179. ábra) 179. ábra Megtekint/visszatölt A Visszatölt ikon segítségével a teljes számla visszatöltése végezhető el, azaz a már feldolgozott számlák ismét átemelhetők a még fel nem dolgozottak közé, és újra elvégezhetjük a kerethez rendelést. A program a visszatöltéskor a keretekre történt beérkezést, kifizetést törli (direkt kötvállnál és mozgó összegű szerződésnél a lekötést is). Először a következő kérdést teszi fel a program, ha erre Igennel válaszolunk, akkor elvégzi a visszatöltést. 180. ábra Megtekint/visszatölt 144

A visszatöltés elvégzéséről is kapunk üzenetet, és ha a Részletek gombra kattintunk, akkor azt is láthatjuk, hogy a számla milyen rendeléshez, szerződéshez volt hozzá kapcsolva, illetve direkt kötvállban volt-e feldolgozva. 181. ábra Megtekint/visszatölt Fontos: amennyiben a számla olyan rendeléshez kapcsolódik, amelyik már le lett zárva, akkor a számla visszatöltése nem végezhető el, ekkor a program a következő üzenetet küldi. 182. ábra Megtekint/visszatölt Ebben az esetben a lezárt rendelést/szerződést fel kell nyitni, s ekkor a számla visszatölthetővé válik. A Tétel visszatöltése ikon segítségével megoldható, hogy ha egy számlát több rendeléshez is hozzákapcsoltuk, akkor csak az egyik rendeléssel való összekapcsolását szüntessük meg. A 183. ábra látható táblázatból ki tudjuk választani, hogy melyik rendeléssel való összerendelést akarjuk megszüntetni, ehhez a megfelelő rendelés kiválasztása után a Visszatöltés gombra kell kattintani. 145

183. ábra Megtekint/visszatölt A Kontírlap ikon segítségével a kijelölt számla utalvány rendeletét tudjuk kinyomtatni. Egyelőre még csak a 19x és a 39 kontírlapra, de ez a menüpont folyamatos fejlesztés alatt áll. A Kronológia megnyitásával a kijelölt számla feldolgozását tekinthetjük meg időrendi sorrendben. A Nyomtatás ikon segítségével ki is tudjuk nyomtatni. 184. ábra Számla feldolgozás kronológiája 146

9.7 Rendelés generálása számla alapján A Rendelés ikon segítségével lehetőség van arra, hogy egy kiválasztott számla alapján elkészítsünk egy rendelést. A program megkérdezi, hogy biztosan rendelést akarunk-e készíteni a számla alapján, amennyiben Igennel válaszolunk, akkor elkészíti azt és a 186. ábra látható módon tájékoztat arról, hogy mi lett a rendelés sorszáma. 185. ábra Rendelés generálása számla alapján 186. ábra Rendelés generálása számla alapján A következő lépésben a rendelés keretre osztását kell elvégezni, a rendelések készítésénél már ismertetett módon. 147

187. ábra Rendelés generálása számla alapján A keretre terhelés mentése után kapjuk a következő üzenetet. 188. ábra Rendelés generálása számla alapján Az OK gombra kattintva fejezzük be a munkamenetet. 148

9.8 Egyéb menüpont 9.8.1 Lezárt évhez tartozó rendeléshez/szerződéshez számla hozzákapcsolása A Lezárt ikon segítségével olyan rendelésekhez, szerződésekhez (a fenti fülek segítségével lehet váltani a kettő között) tudunk számlát hozzákapcsolni, amelyek már egy lezárt évben találhatóak. 189. ábra Feldolgozás lezárt évhez Miután kiválasztottuk a megfelelő rendelést/szerződést, utána meg kell adnunk, hogy a számlát ebben az évben melyik keretre szeretnénk beérkeztetni. Erre azért van szükség, mert a program nem tudja automatikusan arra a keretre beérkeztetni a számlát, amire a rendelés/szerződés az előző évben keretre lett osztva, hiszen előfordulhat, hogy az egyik évről a másikra megváltoznak az intézmény keretei, és ekkor hiába próbálná a tavalyi keretre beérkeztetni a számlát. 149

A keretek megadása tulajdonképpen úgy történik, mint amikor egy számlát direkt kötvállban dolgozunk fel, a különbség annyi, hogy a program most csak a beérkeztetést végzi el, lekötés nem fog készülni, hiszen az, az előző évben már megtörtént. 9.8.2 Frissítés A még feldolgozható számlák listája minden művelet után frissítésre kerül, de a mások által végzett műveletek után ez nem történik meg. Ha a számlák listáját kézzel akarjuk frissíteni, akkor ezt a menüpontot kell használni. 9.8.3 Számlák listájának nyomtatása gazdálkodónként Az aktuálisan feldolgozandó számlákról itt tudunk listát nyomtatni, amely gazdálkodónként külön oldalon jeleníti a hozzájuk tartozó, még feldolgozásra váró számlákat. 190. ábra Számlák listájának nyomtatása gazdálkodónként 150

9.9 Pénzügyi teljesítések feldolgozása Ebben a menüpontban a pénzügy programban felvitt, számlához nem kapcsolódó (pénztári/banki) egyéb kiadásokat és bevételeket (X,Y,W,Z) tudjuk szükség esetén rendelésekhez, szerződésekhez kapcsolni, illetve ezen tételek alapján tudunk lekötéseket készíteni a keretekre. A fentiekben a szükség esetén alatt azt értjük, hogy az ebben a menüpontban megjelenő tételek közül nincs szükség minden tétel feldolgozására. Fontos: azokat a kifizetéseket, melyek a bérkereteket érintik, ne dolgozzuk fel, mert majd a bérátvétellel vesszük át Nézzünk egy példát: 1) A valódi pénzmozgást jelentő kiadások/bevételek feldolgozására szükség van, ilyen például a bankköltség. 2) A technikai pénzmozgást, jelentő kiadásokat/bevételeket viszont nem kell feldolgozni, ilyen például előleg felvétel/visszavét bank és pénztár közötti pénzmozgások A pénzügyi teljesítések feldolgozásának menete teljesen megegyezik a Számlák feldolgozása menüpontban ismertetettekkel. 151

191. ábra Pénzügyi teljesítések feldolgozása 152

9.9.1 Eldobott tételek kezelése 192. ábra Eldobott tételek kezelése Funkcióját tekintve ugyanúgy működik, mint a "Megtekint/visszatölt" menüpontnál leírtak. 9.10 Számlák feldolgozása idegen rendszerből Gyógyszertári számlák Ezzel a menüponttal a közvetlen adatátvétel valósul meg a gyógyszertári rendszerből. Beállításához kérje munkatársaink segítségét. Leírása honlapunkon, a Tudásbázis alatt található. 153

9.11 Pénzügyi teljesítések átvétele 9.11.1 Feldolgozás Ebben a menüpontban a kötelezettségvállalásban, rendelésben beérkeztetett, - pénzügyben kifizetett számlák tényleges pénzmozgásainak átvétele történik meg. A menüpont működése megegyezik az előző verzió hasonló nevű menüpontjával, a különbség csak annyi, hogy a program megjeleníti azokat a számlákat, amelyeket az átvétel érint. 193. ábra Tárgyévi pénzügyi teljesítések átvétele A szürkével jelzett soroknál azonban gond van. A problémát a kötvállban beérkeztetett ill a pénzügyben kifizetett összeg közötti eltérés okozza. Ez a sajátos helyzet akkor állhat elő például, ha a kötvállas feldolgozás után a pénzügy módosít a számla összegén, majd a kifizetést a számla új összege alapján készíti el. Ekkor a kötvállban beérkeztetett összeg eltér, a pénzügyben kifizetett összegtől. Ilyenkor a program nem tudja elvégezni a pénzügy teljesítések átvételét. A probléma feloldható úgy, hogy a számlát visszatöltjük, majd újból feldolgozzuk. A számla összegének utólagos módosításán kívüli a szürke sorokat okozhatja az is, hogy egy számlát részletekben fizet ki a pénzügy. Az ilyen esetekben a beérkeztetett összeg szintén eltér a kifizetésektől, az automatikus kifizetés nem lehetséges. Ebben az esetben meg kell várni a számla teljes kifizetését. 194. ábra Pénzmozgások kezelése 154

9.11.2 Kifizetés visszatöltés Javítás célját szolgálja. Ezzel lehetővé válik a javított tétel ismételt átvétele. 9.11.3 Frissít Nagyobb adatállomány esetén - többen dolgoznak a programban az adatállomány frissülését gyorsítja meg a lefuttatásával. 9.11.4 Információ Ebben az esetben ugyanaz a képernyő jelenik meg, mint amikor a számlainformációt indítottuk el. Megtekinthetjük a számla és a feldolgozás részletes adatait. 9.12 Előző (lezárt) évi pénzügyi teljesítések átvétele A menüpont elindítása után a következő képernyő jelenik meg. 195. ábra Előző évi pénzügyi teljesítések átvétele A képernyőn megjelennek szürkével kijelölve azok a tételek, melyeknél a beérkezés illetve a kifizetés összege nem egyezik meg. Ezek a számlák, olyan tételek amelyek nincsenek teljesen feldolgozva. Ezeket a tételeket a Számlák feldolgozása menüpont alatt 155

feldolgozhatjuk. Ebben az esetben ezen ablaknál már nem lesznek láthatóak a továbbiakban. 9.13 Előző (lezárt) évi pénzügyi teljesítések kézi feldolgozása A képernyőn (196. ábra) azokat a tételeket láthatjuk, melyek az előző évben lettek beérkeztetve, de a kifizetésük a tárgyévben történt meg. A feldolgozás ikonra kattintva megjelenik a tétel részletes keretre terhelései (197. ábra), hogy rendelésenként vagy szerződéseként, és milyen keretre lett feldolgozva az adott számla. 196. ábra Előző évi pénzmozgás kézi feldolgozása Minden eredeti keretre terhelés sötétzölddel van jelölve. Az Új kifizetés elindításával az eredeti lekötést megváltoztathatjuk (198. ábra) például ha a kereteink időközben megváltoztak. Fontos, hogy minden ilyen változtatás esetében az adott rendelés vagy szerződés kereteihez tartozó teljes összeget fel kell osztanunk új keretekre. Az új tételeket a program világos kékkel jelzi. Ezeket az újonnan felvitt tételeket a Töröl ikonra történő kattintással bármikor törölhetjük. 156

197. ábra Előző évi pénzmozgás kézi feldolgozása A változtatásokat a mentés gombra történő kattintással érvényesíthetjük, egyébként a változtatások elvesznek. Amennyiben nem akarjuk új keretre tenni, akkor csak a mentés ikonra kattintunk. Utána a következő képernyő jelenik meg. 198. ábra Előző évi pénzmozgás kézi feldolgozása Válasszuk ki a hónapot, melyre tenni akarjuk a kifizetést, majd az OK gombbal fejezzük be a műveletet. 9.14 Tárgyévi pénzügyi teljesítések kézi feldolgozása Szerepe, elkészítése azonos az előzőekben leírtakkal. 157

10 Adminisztráció menüpont 10.1 A rendelés évének beállítása A rendelés évének beállítására van lehetőségünk kiválasztással. Ez befolyásolja, hogy a munka melyik évre fog vonatkozni. 199. ábra Rendelés évének beállítása 10.2 Keretek és cikkek/szolgáltatások összerendelése Ennek a funkciónak a segítségével megadhatjuk, hogy egy adott cikk vagy szolgáltatás rendelése esetén, annak a cikknek/szolgáltatásnak az értékével melyik keretet terhelje automatikusan a program, ahelyett hogy nekünk kéne kézzel megadni ezt. Ennek feltétele, hogy ezt az összerendelést elvégezzük és az AUTOANYAG paraméter értéke Igen legyen. 158

200. ábra Keretek cikkek összerendelése Az Fkszámok ikon segítségével a megadott főkönyvi számú összes cikkhez egy lépésben lehet meghatározni a keretet. Meg kell adni, hogy mely főkönyvi számú cikkekhez milyen nettó és áfa keretet szeretnénk párosítani. 201. ábra Keretek cikkek összerendelése Egy bizonyos cikkhez úgy adhatjuk meg, hogy a cikk rendelése esetén milyen keretre készüljön lekötés, hogy a cikkel egy sorban a Nettó keret és az Áfa keret oszlopokba kattintunk, ekkor a mezők végén megjelenik egy kis nyíl. Ha erre a nyílra kattintunk, akkor a megjelenő táblázatból ki tudjuk választani a megfelelő kereteket. (202. ábra) 159

202. ábra Keretek cikkek összerendelése A Törlés ikon segítségével többféleképpen törölhetjük az összerendeléseket. 203. ábra Keretek/cikkek összerendelésének törlése A Törlés főkönyvi számonként menüpont segítségével egy megadott (204. ábra) főkönyvi számhoz tartozó összes cikknél törli a táblában található összerendelést. 204. ábra Keretek/cikkek összerendelése A Kijelölt elemek törlés menüpont segítségével a kijelölt cikkre vonatkozó keret-cikk összerendelés szüntethető meg. 160

A Minden összerendelés törlése menüpont segítségével a táblázatban szereplő minden összerendelés törölhető. Ha módosításokat hajtottam végre az összerendelésekben, akkor ezeket a módosításokat a Mentés ikonra kattintva tudom elmenteni. A szolgáltatásokra vonatkozó összerendelések a fent leírtaknak megfelelően a táblázat (200. ábra) fölött található Szolgáltatások fülre kattintva lehet elvégezni. Azok a szolgáltatások jelennek itt meg, amik az Intézeti elbírálás programban lettek rögzítve. Fontos: az összerendeléshez információt kaphatunk a raktár modul Törzsek/Segédadatok/Főkönyvi hozzárendelés/hozzárendelés részben (2-5 összerendelés) 10.3 Szerződések évközi automatikus ÁFA váltása 205. ábra Szerződés ÁFA váltás 161

A törvények változása miatt szükség a szerződéseknél az automatikus áfa változtatásra. A baloldalon pipával kijelöljük azokat a szerződéseket, melyeket módosítani kívánunk. Remélhetően a későbbi években erre nem lesz szükség. 206. ábra áfa módosítás Lehetőség van kiválasztani a megfelelő áfa kulcsot. Végül, ha rákattintunk az ÁFA csere ikonra, akkor a program kicseréli az eredeti kulcsot az újra. 162

11 Információ menüpont Innen betölthető a rendelési listák magyarázatai és a rendelés dokumentációja, ha a paraméter kezelőben beállítjuk a DOKUMENTÁCIO_PATH paraméternél az elérési útvonalat. 207. ábra Információ Paraméterben beállítható, hogy a dokumentáció és a listák magyarázatai közvetlenül is elérhetőek legyenek 163

12 Listák 208. ábra Listák Témakörönként csoportosítottuk a listákat, melyeken a rendszerben lévő adatokból tudunk információkat kinyerni. Lehetőség van a kötelezettségvállalás modulban lévő listák Rendelésből való elérésének beállítására is. 164

13 Rendszer menüpont 13.1 Program verzió információ Ez a funkció megegyezik a CompuTREND honlapján elérhető verziókísérő információkkal Megtekinthetjük, hogy az aktuális verzióban milyen újítások és frissítések kerültek bevezetésre. Valamint a korábbi verziókkal életbe lépett frissítéseket is megtekinthetjük. 13.2 Paraméterek kezelése/frissítése A rugalmas működés biztosítása céljából számos paraméterrel láttuk el a programot. Ezeknek a paramétereknek a beállítására külön programban van lehetőség. Ennek tárgyalása nem képezi jelen dokumentáció részét. A paraméterkezelőben végzett értékmódosítások után a Paraméterek frissítése menüponttal aktualizálhatjuk, hogy a program már a paraméterek új beállításait vegye figyelembe. 13.3 Jelszómódosítás Ebben a menüpontban a felhasználók maguk módosíthatják a programba való belépéskor használt jelszavukat. Először meg kell adni a régi jelszót, majd kétszer egymás után az újat. 209. ábra Jelszó módosítás 165

13.4 Névjegy menüpont A 210. ábra a program úgynevezett névjegypaneljét láthatjuk, ebben a legfontosabb információk láthatók a programról. Ezek közül is különösen fontos a verziószám és a dátum megjelenítése. Ennek oka az, hogy problémák esetén a felhasználóktól mindig azt kérjük, tájékoztassanak, hogy milyen verziószámú programot használnak. Ezzel nagy segítségünkre lehetnek az esetlegesen adódó problémák elhárításában! 210. ábra Névjegy 166

13.5 CompuTREND kapcsolat menüpont 211. ábra Bármilyen előforduló hiba, vagy kérés esetén ebből a menüből közvetlenül küldhetnek e- mail-ben üzenetet (pl. fejlesztési igényt) a CompuTREND Kft. munkatársainak, illetve elérhető innen a CompuTREND Kft. ügyfélkapuja és honlapja, a www.computrend.hu, melyen a legfrissebb program verziók mellett megtalálhatók és letölthetők az CT-EcoSTAT rendszer dokumentumai is. A menüpont csak akkor működik, ha a felhasználó számítógépén intézményi szinten ezek a lehetőségek be vannak állítva, illetve a felhasználó az Ügyfélkapun regisztrálva van. 167

14 Ablakok menüpont Kihasználva az informatika adta lehetőséget az egyszerre nyitva lévő ablakok különböző módon tudjuk rendezni. Ez a munkánk megkönnyítését szolgálja. 212. ábra Ablakok Például, ha egymásután nyitom meg a Szerződések és a Tételes feldolgozás menüpontokat a két nézetet három féleképpen tudom láttatni, s a keresés is könnyebb.- 213. ábra Ablakok lépcsőzetes elrendezése. 168

214. ábra Ablakok függőleges elrendezése 215. ábra Ablakok vízszintes elrendezése Innen is el lehet indítani a számlafeldolgozást és a szerződések módosítását 169