Dokumentumok Information kezelése? Management Információ - management Professzionális dokumentumkezelés hiteles másolat készítés Offisys Kft. 2014.10.16
Professzionális dokumentum menedzsment
Rendszerezetten tárolt dokumentumok 3
így is sok 4
Elektronikus vagy papír dokumentum Mail Megrendelés Fax Archív Email PDF Kép fájlok Input Forma Output Case mgmnt Email ERP XML Egyéb Tartalom Megjelenítés 5
Imaging technológia Komplex munkafolyamat irányítás Temporális tárolás Automatikus képjavító funkciók Gyors paraméterezés Széles körű alkalmazhatóság Hálózati alkalmazhatóság Modulokkal bővíthető funkcionalitás Igény szerinti modulhasználat 6
Meg kell határozni a dokumentum típusokat Strukturálatlan (Levél, feljegyzés, leírás, általános dokumentáció) Strukturált (Statisztikai kérdőív, megrendelőlap, nyomtatvány) Részben strukturált (számla, csekk, nyomtatott megrendelő) 7
Capturing technológia Minden dokumentum típusra egyedi megoldás Széles paraméterezhetőség Kézzel vagy géppel írt adat értelmezés Egyedi felismerés szövegkörnyezetből Kész integrált kapcsolatok rendszerekkel Gyors megtérülés ( ár/érték ) Megvásárolható vagy bérelhető 8
Elektronikus és papír dokumentum kezelése Mail Fax Email PDF ERP rendszer XML Kép fájlok Hiteles másolat ECM / DMS 12
Papír számlák hiteles elektronikus másolatának készítése A digitális számlák térnyerésével kézenfekvő, hogy a papír számlákból képzett hiteles számla másolat teljes mértékben helyettesítse az eredeti példányt. A hiteles pénzügyi dokumentum másolat, a jogszabályi keretek között 2012 januárja óta teljes mértékben megvalósítható. A papír számlák digitalizálása, elektronikus minősített időbélyeggel és fokozott biztonságú elektronikus aláírással hiteles számla másolatként elfogadható. Az adóhatósági eljárásban az elektronikus számlamásolat, az eredetivel megegyezőként definiálható. A Netlock Kft.- Offisys Kft. közös rendszere biztosítja azt a zárt technológia folyamatot, mellyel a hiteles elektronikus számlamásolat létrehozható. A kidolgozott archív technológia a számlák képi és metaadat információit a képfájlba becsomagolva is, és külön tartalomjegyzékben is tartalmazza. 13
Speciális: Hiteles másolatkészítési eljárás Új a piaci területen 2012 január 01 óta lehet megvalósítani Egyedi Offisys - Netlock megoldás Egyedi hivatalos NGM állásfoglalás Megsemmisíthető a dokumentum Költséghatékony digitális másolat Előnyök növekedése a digitális tárolásban 14
Másolatkészítési folyamat :Imaging Papír Vezérlés Azonosítás Kép korrektúra Feldolgozás Integráció Kép Beolvasás Dokumentum azonosítás Kép / szín / kontraszt ellenőrzés Folyamat vezérlés Kép/adat átadás Fájl A vezérlés a scannert vagy elektronikus forrást határozza meg A kép előállításakor fontos a jó kép minőség Automatizmusokkal biztosított a gyors feldolgozás A folyamatvezérlés az indexálás inputját határozza meg Az integráció a kapcsolódó rendszerekbe történő adat átadást biztosítja 15
Másolatkészítési folyamat : Capturing 16
Rendszer és folyamat diagnosztika AIDMS Munkafolyamat monitoring Rendszer monitoring 18
e-dokumentum tárolás jogszabályi változásai 2012.01.01-től 19
Komplex dokumentum hitelesítő rendszer 20
Másolatkészítési folyamat : Hitelesítés WEB Netlock Cripto Server 26
Hiteles elektronikus másolat papírból A papír számla digitalizált formában is tárolható, így az eredeti papírból, hiteles elektronikus másolati példány állítható elő. A papír alapú számlák programból történő kinyomtatása esetén a dokumentum eredet is elektronikus kép, Ami így elektronikus formában is tárolható. A papír számla megsemmisíthető 29
www.offisys.hu mail@offisys.hu