HelpAndManual_illegal_keygen IKTAT 1.30 2008.03.16.
I IKTAT 1.30 Tartalomjegyzék 1 Eloszó I Általános információk 2 1 DELPHI 2000 Bt... 2 2 Iktató és szerzodés-nyilvántartó... rendszer általános ismertetése 2 3 Bejelentkezés/felhasználó... váltás 3 4 Foképernyo (iktatás,... szerzodés) 3 5 Foképernyo (focsoportos)... 5 6 Keresések... 5 7 II Szótárak 1 Általános ismertetés... 7 2 Focsoport/alcsoport... törzs 7 3 Osztályok/személyek/Külso... kapcsolatok 8 4 Kulcsszavak... 10 5 Dolgozótörzs... 11 6 Kulcsszó-fa... 14 7 Egyéb törzsek... 15 16 III Iktatás 1 Új iktatás/szerzodés... 16 2 Új iktatás/iktatás... módosítása 17 3 Új szerzodés/szerzodés... módosítása 20 4 Iratmozgás nyilvántartás... 22 5 Mellékletkezelés... 23 6 edokumentum... képnézo 25 7 Iktatás/szerzodés... törlése 26 8 Iktatókönyvben... keresés 26 9 Iktatásra ugrás... 27 10 Selejtezés... 27 11 Focsoport melléklet... táblázat 29 IV Postakönyv kezelés 30 1 Postakönyv rögzítése... 30 2 Postakönyv megtekintés... 31 3 Postakönyv mozgások... 32 V Rendszerfunkciók 32 1 Program információk... 32 2 Program beállítások... 33 3 Évnyitás... 34
Tartalomjegyzék II 4 Nyomtatónézet... 34 5 Kilépés... 35 6 Kritikus hiba... 36 VI Technikai információk 1 Telepítés 36... 36 II
HelpAndManual_illegal_keygen 1 Eloszó Elérhetoség Fejleszto: Cím: "DELPHI 2000" Kereskedelmi és Szolgáltató Bt 8992 Bagod, Hunyadi u. 5. Telefon: (30) 286-7916 E-mail: gyuratzf@delphi2000.hu gyuratzf@freemail.hu Weblap: http://www.delphi2000.hu
Általános információk 1 Általános információk 1.1 DELPHI 2000 Bt 2 Fejleszto: "DELPHI 2000" Kereskedelmi és Szolgáltató Betéti Társaság Cím: Bagod Hunyadi u. 5. 8992 Telefon: (30) 286-7916 E-Mail: gyuratzf@delphi2000.hu gyuratzf@freemail.hu Weblap: www.delphi2000.hu www.fw.hu/delphi2000 A programrendszerrel kapcsolatos információk, frissítések, árak a www.delphi2000.hu weblapon keresztül érhetők el. A segítő a D2IKTAT program 1.28 változat alapján készült. Változtatás joga fenntartva. DELPHI 2000 BT 2000-2007. Minden jog fenntartva. Utolsó súgó, kézikönyv módosítás: 2007. szeptember Revision 8 1.2 Iktató és szerzodés-nyilvántartó rendszer általános ismertetése A program alkalmas iktatások rögzítésére, utólagos módosítására, visszakeresésére és az iktatások statisztikázására. Az iktatások között szerepelhetnek szerzodések is, ahol további információk rögzíthetok a szerzodésekkel kapcsolatban. A szoftver egyszerre több osztály adatainak a kezelésére is képes, mely adatokat egy adatbázisban tárol. Az iktatási számokat sorosan, illetve focsoportonként adhatja szoftver, osztályonként akár különbözo módon.
3 IKTAT 1.30 A szoftver képes a szerzodéstervezetek rögzítésére, a szerzodésminosítések tárolására. A szerzodésekhez mellékletek is rögzíthetok, amely mellékletek az összes terminálról elérhetok. Az F1 gomb lenyomásával megjelenik a program súgója, melynek szövege megegyezik a kézikönyvvel. Ha egy ablakon állunk, akkor a súgó alaphelyzetben errol a képernyorol írja ki az információkat. MEGJEGYZÉS: A dölt betuvel írt információk nem mindegyik programban vannak beállítva! Amennyiben szükség lenne rá, akkor lépjen velem kapcsolatba. MINIMÁLIS RENDSZERKÖVETELMÉNY: Pentium III vagy újabb kategóriájú számítógép 128 MB RAM 4 GB winchester MS Windows9x, MS WindowsNT, Windows2000, WindowsXP Home/Professional operációs rendszer. 14" vagy 15" monitor 800x600 felbontás legalább 15 bites színmélység mellett. Hálózatos muködés esetén a szerver lehet MS Windows 9x, WindowsNT, Windows2000, WindowsXP Professional operációs rendszer, valamint Linux is (SAMBA és Interbase csomagokkal). Scanner esetén vagy WIA vagy pedig TWAIN kompatibilis scanner-re van szükség. Lapadagolós scanner esetén használjuk a TWAIN szabványt! 1.3 Bejelentkezés/felhasználó váltás A program indulásakor ez a képernyo jelenik meg. A felso sorba kell beírni a felhasználó nevét, az alsó sorba pedig a jelszavát. A jelszó minden betuje helyett a rendszer "*" jelet tesz, hogy azt más ne láthassa. A Belép gombra kattintva lehet bejelentkezni a rendszerbe. A Kilépés gombra kattinva a program kilép. A program futása közben a felhasználóváltás a Rendszer menüben megtalálható. Illetve gyorsan a CTRL-L billentyukombinációval érheto el. Belépés után megjelenik az adott napon belül lejárt ill. lejáró iktatások listája, ami nyomtatható. 1.4 Foképernyo (iktatás, szerzodés) A program a bejelentkezés után a következo képernyovel fogadja a felhasználót.
Általános információk 4 A fontosabb funkciók nyomógombbal is elérhetok, de a bizonyos funkciók csak a menübol érhetok el. Az ablak tetején kiválasztható az Iktatás és a Szerzodések füllel, hogy egyszerre az iktatásokat és a szerzodéseket is, illetve csak a szerzodéseket szeretnénk látni a képernyon. Az elso legördülo listával lehet kiválasztani azt az osztályt, akinek iktatni szeretnénk. A mellette lévo mezobe lehet bevinni, hogy mely évet mutassa a rendszer a táblázatban. A második legördülo listában láthatjuk a focsoportokat, amennyiben kiválasztunk egy elemet, akkor a táblázatban csak az adott focsoportban található iktatások jelennek meg. A legördülo lista melletti "-" gombra kattintva a focsoport szurés kikapcsolható, ekkor az adott évi teljes lista megtekintheto. Új iktatás rögzítése indítható. Lásd: Új iktatás/iktatás módosítása, Új szerzodés/szerzodés módosítása Az író ikonra kattintva az aktuális iktatás adatai módosíthatók. Lásd: Új iktatás/iktatás módosítása, Új szerzodés/szerzodés módosítása Az piros "X" gombbal a kiválasztott iktatás törölheto. Lásd: iktatás törlése A jobbra mutató nyílra kattintva iktatásra ugorhatunk a listában. Lásd: iktatásra ugrás A nagyító ikonnal a Iktatókönyvben keresés funkció jelenik meg. Lásd: Iktatókönyvben keresés A Nyomtató ikonra kattintva a lista kinyomtatható. Csak a táblázatban szereplo tételek kerülnek nyomtatásra. Az utolsó ikonra kattintva a programból léphetünk ki. A képernyo bal alsó sarkában látszik az aktuálisan bejelentkezett felhasználó neve.
5 1.5 IKTAT 1.30 Foképernyo (focsoportos) Ezt a képernyot akkor javasolt használni, ha a focsoportokat ügyként kezelik a programmal. A különféle ügyek a felso táblázatban látszanak, az alsó táblázatban a felsoben kiválasztott ügy összes anyaga látható. Felso táblázat gombjai: Új ügy: A focsoportok közé berögzítésre kerül egy új focsoport. Lásd: Focsoport/alcsoport törzs Ügy módosítása: A kiválasztott focsoport szerkesztése. Lásd: Focsoport/alcsoport törzs Státusz beáll.: A kiválasztott focsoport ki illetve visszakapcsolása. Lásd: Focsoport/alcsoport törzs Részletes keresés: Részletesen lehet iktatást keresni. Lásd: Iktatókönyvben keresés Alsó táblázat gombjai: Alszám felvitele: Új iktatás rögzítése a kiválasztott focsoportba. Lásd: Új iktatás/iktatás módosítása Módosítás: A kiválasztott iktatás szerkesztése. Lásd: Új iktatás/iktatás módosítása Törlés: A kiválasztott iktatás törlése. Mellékletek: A teljes focsoporthoz tartozó összes melléklet látható ezen a képernyon. Lásd: Focsoport melléklet táblázat Összesített: A kiválasztott focsoport nyomtatása. Részletes: A kiválasztott focsoport nyomtatása. 1.6 Keresések A keresési képernyo az alábbi módon néz ki az iktatás keresés esetén:
Általános információk 6 A keresés úgy történik, hogy azokba a mezokbe amiben keresni szeretnénk értékeket írunk. Amelyik mezo üres, arra a mezore a szoftver nem keres. Dátumkeresés (pl. számlázás dátuma): A dátum kereso mezobe a dátumot, vagy az intervallumot kell megadni. Pl. 2002.10.25. 2002.10.25 dátumot keres 2002.10.25.-2002.11.24. 2002.10.25 és 2002.11.24 közti dátumintervallum 20021025 2002.10.25 dátumot keres 20021025-20021124 2002.10.25 és 2002.11.24 közti dátumintervallum Számkeresés (pl. Végösszesen): Számkeresés esetén lehetoség van adott összeg, vagy összegintervallum keresésére. Pl. 15000 15000 szám keresése 15000-30000 15000 és 30000 közti szám keresése Szövegkeresés (pl. név): Szöveg esetén lehetoség van pontos szöveg keresésre, szövegrészkeresésre. Pontos szöveg keresése: Pontos szöveg keresése esetén pontosan a keresett kifejezést teljes hosszban be kell írni a keresomezobe. Figyelem: Ha a beírt szöveg nem teljesen egyezik meg az adatbázisban lévovel, akkor nem fogja megtalálni a rendszer. Pl. KOVÁCS ELEMÉR Az összes "KOVÁCS ELEMÉR"-t kikeresi. Szövegrészkeresés: Ha tartalmi keresést akarunk elvégezni, akkor a keresett kifejezés elé és mögé is "%" karaktereketet kell tenni. Ha olyan adatot keresünk, aminek az elejét ismerjük, akkor csak a keresett kifejezés végére kell "%" karaktert tenni. Ha olyan adatot keresünk, aminek a végét ismerjük, akkor a keresett kifejezés elé kell "%" karaktert tenni. Pl. %KOVÁCS% Kikeresi az összes olyan adatot, amelyben elofordul a "KOVÁCS" szó. Mindegy, hogy az az elején, közepén, végén szerepel. KOVÁCS% Csak a "KOVÁCS" szóval kezdodo értékeket találja meg. %KOVÁCS Csak azokat az értékeket találja meg, aminek a végén szerepel a "KOVÁCS" szó. Számlaszám ill. megbízásszám keresés esetén az számlaszámnak ill. megbízásszámnak az év részét (xxx/2002) nem kötelezo kitölteni, ha a keresett számla vagy megbízás tárgyévi. Nem tárgyévi bizonylat esetén kötelezo kitölteni az évet is. A keresés a Keresés gombra kattintva kezdodik. Ekkor a táblázatban megjelennek azok a rekordok, amik megfelelnek a feltételnek.
7 IKTAT 1.30 2 Szótárak 2.1 Általános ismertetés A törzsek menü jelentosége az, hogy a programban rendszeresen eloforduló azonos adatokat tárolja. Mivel ezek gyujtve vannak, ezért nem kell minden esetben ezeket az adatokat újból berögzíteni, hanem csak ki kell jelölni és ezután a rendszer már kitölti a megfelelo mezoket. Minden törzs ablaka hasonló felépítésu. Táblázatos formában mutatja a törzselemeket, amelyek a Felvitel és Módosítás gombok használatával bovíthetok ill. javíthatók. A Felvitel és Módosítás gomb lenyomásakor megjeleno képernyon lehet felvinni az új törzselemet ill. módosítani a kiválasztottat. Az adatokat letárolni és visszakerülni a lista képernyore a Tárol vagy Ok gombbal lehet, a Mégsem gomb megnyomásakor a berögzített adatok elvesznek és visszakerülünk a lista képernyore. 2.2 Focsoport/alcsoport törzs Ebben a funkcióban van lehetoség az iktatáshoz nélkülözhetetlen focsoportok (és igény szerint alcsoportok) szerinti bontás rögzítésére. A focsoport törzs évek között eltéro lehet. A focsoportnál be kell állítani, hogy az adott focsoport iktatás vagy szerzodés lesz-e. A beállítás nem visszamenoleges. A focsoportok és az alcsoportoknál is látható a kód, a jelenlegi utolsó sorszám valamint a focsoport ill. alcsoport neve. Új focsoport rögzítésre, egy kiválasztott módosítására itt van lehetoség. Kiválasztva a focsoportot
Szótárak 8 megjelennek a hozzá kapcsolódó alcsoportok. Az alcsoport táblázat melletti Felvitel és Módosítás gombbal lehet alcsoportot rögzíteni. A Nyomtatás gombbal lehet elindítani a focsoport és alcsoport lista nyomtatását. A Státusz gombra kattinva lehet a kiválasztott focsoport állapotát bekapcsolt illetve kikapcsoltra állítani. A Felvitel és Módosítás gombra kattintva megjeleno képernyo: 2.3 Osztályok/személyek/Külso kapcsolatok Itt van lehetoség felvinni a cégen belüli osztályokat a rendszerbe (Osztályok), az osztályokhoz tartozó személyeket (személyek) ill. a céggel kapcsolatban álló egyéb vállalkozások ill. magánszemélyek adatait (Külso kapcsolatok). Mindhárom esetén a képernyo az alábbi szerkezetu:
9 IKTAT 1.30 A Nyomtat gombbal a teljes listát lehet kinyomtatni, a Felvitel, Módosítás és a Törlés gomb használata értelemszeru. Felvitel és Módosítás esetén az alábbi képernyon végezhetjük el a szerkesztést: Az azonosítót kötelezo egyedi azonosítóval kitölteni! Javasolt, hogy az osztályra, cégre, személyre jellemzo azonosítót használjunk. Pl. osztály esetén az osztálykódot, cég esetén a cég rövid nevét, személy esetén pedig a monogrammot.
Szótárak 10 A bevitt információkat tárolni a Tárol gombbal lehet, Mégsem gombra a bevitt adatok tárolásra nem kerülnek. Személy bevitele esetén lehetoség van a személyhez tartozó osztály rögzítésére is. Ez akkor hasznos, ha iktatunk és megadjuk a személyt, akkor a rendszer automatikusan kitölti a hozzá tartozó osztályt, céget is. 2.4 Kulcsszavak A kulcsszó törzs évek között változtatható. Ebben a funkcióban az iktatáshoz kapcsolódó kulcsszavakat lehet a rendszerbe bevinni. A képernyo szerkezete a következo:
11 IKTAT 1.30 Az év mezoben átírva a kulcsszó évet, a rendszer rögtön az adott évi kulcsszavakat jeleníti meg. Az új kulcsszó mezobe beírva a rögzíteni kívánt kulcsszót, majd a Felvitel gombra kattintva a rögzítés megtörténik. A tévesen bevitt kulcsszót úgy lehet törölni, hogy ráállunk a táblázatban a nem szükséges kulcsszóra és a Törlés gombbal kitöröljuk azt. 2.5 Dolgozótörzs A programmal dolgozó adatainak a nyilvántartására szolgál.
Szótárak Új felhasználót a Felvitel gombbal lehet a rendszerbe rögzíteni, a Felvitel gomb segítségével a kiválasztott felhasználó adatai módosíthatók. A Be/kikapcsol gombbal lehet a felhasználót ki és bekapcsolni a rendszerbe. A táblázat fölötti gombokkal lehet változtatni, hogy az aktív a kilépett ill. az összes felhasználó adatait akarjuk megnézni. A Felvitel és a Módosítás gombra az alábbi képernyo jelenik meg: 12
13 IKTAT 1.30 A felvitelkor van lehetoség a felhasználó rövid azonosítójának a szerkesztésére,amit a bejelentkezéskor a felhasználónév mezobe kell írni. A jelszó #1 és #2 mezok kijavítása után a Jelszó változtatás gombra kattintva lehet a jelszót módosítani. A kiválasztott jogok csak a következo bejelentkezés után lesznek érvényesek. A Supervisor felhasználó bekapcsolásakor az adott felhasználó másnak és magának is bármely jogot megadhatja. Azokat az osztályokat, ahol dolgozni szükséges az Osztályok panelen lehet bekapcsolni. A részletes jogok beállításakor rá kell állni a megfelelo osztályra és a Jogosultságok módosít gombra kell kattintani. Ekkor egy újabb képernyo jelenik meg:
Szótárak 14 Ezen a képernyon van lehetoség az osztályos jogok beállítására. A Szerzodéstípus panelen lehet beállítani azokat a szerzodéstípusokat, amelyeket a felhasználó láthat (pl. ne lássa a megbízási szerzodéseket). Azokat a szerzodéstípusokat kell bekapcsolni, amelyeket szeretnénk, hogy lásson a felhasználó. 2.6 Kulcsszó-fa A kulcsszó-fa segítségével részletesebb kulcsszó rögzítés és keresésre van lehetoség.
15 IKTAT 1.30 A Felvitel gombbal az aktuális elemen belül jön létre egy újabb leágazás. A Módosítás gombra a kiválasztott elemet lehet módosítani. A Törlés gombbal a kiválasztott elem törölheto, ha az elemen belül nincs más elem. 2.7 Egyéb törzsek A Törzsek/Egyéb törzsek menüpontban érheto el.
Szótárak 16 Fobb rögzítheto adatok: Érkezési mód Raktárak Selejtezési idok Szerzodésfajták A képernyo tetején látható legördülo listában lehet kiválasztani a szerkeszteni kívánt csoportot. Ekkor a táblázatban megjelennek az adott csoporthoz tartozó elemek. A Felvitel gombbal lehet újat rögzíteni, a Módosítás gombbal pedig módosítani egy meglévot. 3 Iktatás 3.1 Új iktatás/szerzodés Új iktatás, szerzodés rögzítéskor eloször meg kell adni a focsoportot, amibol kiderül, hogy iktatásról vagy szerzodésrol van-e szó.
17 IKTAT 1.30 A Kiválaszt gombra kattintva elindul az iktatás illetve szerzodés rögzítési ablak. (Lásd: Új iktatás/iktatás módosítása illetve Új szerzodés/szerzodés módosítása) 3.2 Új iktatás/iktatás módosítása Az új iktatás a foképernyon a "+" jelre kattinva, valamint a fomenüben az Iktatás menü Iktatás rögzítése menüpontban érheto el. Eloször a focsoport rögzíto ablak jelenik meg és ennek megfeleloen jelenik meg ez az ablak. Iktatás módosításakor, ha a foképernyon kiválasztottuk azt az iktatást, amit módosítani szeretnénk, akkor a "író" ikonra kattinva lehet elindítani. Ha nem választottuk ki a módosítandó iktatást, akkor a fomenüben az Iktatás menün belül az Iktatás módosítása menüpontban lehet elindítani. Ekkor ki kell választani a módosítandó iktatást (lásd: Iktatásra ugrás). Az elso fülön van lehetoség a focsoport, alcsoport és az osztály kiválasztásra, valamint a feladó(k) és címzett(-ek) megadására. A beviteli mezok melletti nagyító ikonokra kattintva van lehetoség a törzsekben való keresésre. A Feladó, címzett mezok kitöltése: Eloször a "Belso munkahely?" mezot lehet bekattintani, amennyiben használjuk a nagyító ikont, akkor a törzsbol csak azokat az osztályokat hozza fel a rendszer, amelyek belso munkahelyek (osztályok). Ha ki van kapcsolva, akkor csak azokat, amelyek külso kapcsolatként lettek definiálva a szótáraknál. Amennyiben tudjuk az osztály, külso kapcsolat kódját, akkor azt a kék mezobe kell bevinni. Ha a rendszer megtalálja a törzsben, akkor a nevet és a címet kitölti és kiszürkíti a név és a cím mezoket. Ha üresen hagyjuk a kék mezot akkor a nevet és a címet szabadon bevitetjük. A partnerhez kapcsolódó személyt az alatta lévo fehér mezobe lehet rögzíteni. Ha ismerjük a kódját, akkor az elso mezobe kell azt beírni, ekkor automatikusan töldodik a személynév, egyéb esetben a személynév mezot kell kitölteni. Személyt keresni a törzsben a nagyító ikonra kattintva lehet. A feladót, címzettet kiírni a Kiír gombra kattintva lehet. A rendszer automatikusan 1-1 feladót és címzettet vesz fel, de lehetoség van többet is bevinni.
Iktatás 18 Ha ENTER-rel mozgunk az iktatásban, akkor a 2. fül automatikusan megjelenik (vagy kattintunk az Iktatás egyéb adatai fülre): A megfelelo mezoket értelemszeruen kell kitölteni. A kék színu mezoket kötelezo kitölteni. A kulcsszó mezoket úgy kell kitölteni, hogy az elso mezobe beírhatjuk a teljes kulcsszavat, a második mezobe a kulcsszó keresésre van lehetoség. Ekkor a kulcsszó elejét kell beírni, majd a legördülo gombra kell kattintani és a megfelelo kulcsszót kiválasztani. Kulcsszót kiírni a Kiír gombra kattintva lehet. A hibásan felvett kulcsszót törölni úgy lehet, hogy kiválasztjuk a megfelelo kulcsszót a táblázatban, majd a Törlés gombra kattintunk.
19 IKTAT 1.30 ENTER-res bevitel esetén jön a 3. ablak (vagy kattintsunk a Reakció fülre). Itt lehet rögzíteni az iktatásssal kapcsolatos történéseket a mezobe. Itt tudjuk berögzíteni a selejtezési idot, valamint amikor irattárba helyezzük az iratot, akkor be tudjuk írni az irattárba helyezés napját is. A selejtezési ido törölheto a mezo melletti "-" tartalmú gombra kattintva.
Iktatás 20 A Melléklet fül muködését lásd a Mellékletkezelés pontnál. Az Iratmozgás fül használatát lásd az Iratmozgás nyilvántartás pontnál. Az iktatást eltárolni a Tárol gombbal lehet. Ameddig nem kattintunk a Tárol gombra, addig az elvégzett módodítások nem tárolódnak le, tehát elvesznek!!! A Mégsem gombra kattintva a az elvégzett változtatások nyom nélkül eltünnek. Vissza nem állíthatók!!! A Nyomtatás gombbal lehetoség van az iktatás teljes tartalmának a nyomtatására. 3.3 Új szerzodés/szerzodés módosítása A funkció részben megegyezik a az új iktatás/iktatás módosítása funkcióban látottakra. PÁLYÁZAT VÉLEMÉNYEZÉS: Van lehetoség a szerzodés tervezet adatait rögzíteni, valamint a véleményezok véleményeit (pénzügy, kontrolling, szakmai vélemény).
21 IKTAT 1.30 A kész szerzodés adatai a Szerzodés adatai és a Szerzodés egyéb adatai fülön rögzíthetok.
Iktatás 22 TELJESÍTÉSEK: A Teljesítések fülre rögzíthetok a szerzodéshez tartozó számlák adatai. Be kell írni a számlaszámot, a számla teljesítését, fizetési módját, számla keltét, számla fizetési határidejét és a számla végösszegét is. Az Igazolta mezoben kell kiválasztani a számlát igazoló személyt. A számlát berögzíteni a Kiír gombbal lehet. A tévesen rögzített számlát a számla sorának kiválasztása után a Törlés gombbal lehet. MELLÉKLET: A Melléklet fül muködését lásd a Mellékletkezelés pontnál. IRATMOZGÁS: Az iratmozgás fül használatát lásd az Iratmozgás nyilvántartás pontnál. TÁROLÁS: A képernyo alján be lehet állítani a szerzodés állapotát. Ez statisztikai célokat szolgál (pl. véleményezés, kész szerzodés, lejárt szerzodés). 3.4 Iratmozgás nyilvántartás Az aktuális irat mozgását láthatjuk ezen a képernyon:
23 IKTAT 1.30 Amennyiben egy irat határidejét módosítani szeretnénk, akkor a Határido módosítás gombra kattintva és megadta az új határidot, erre is lehetoségünk van. Az anyagok kiadását és visszavételét lásd a Postakönyv rögzítése funkcióban. 3.5 Mellékletkezelés A szerzodéshez a számítógépen tárolt dokumentumok mellékletként fuzhetok. Erre a Melléklet fülön van lehetoség.
Iktatás 24 Új melléklet esetén be kell állítani a melléklet típusát (pl. Kontrolling, pénzügyi, szakmai szakvélemény, elotanulmény, végleges szerzodés), a megnevezést. TÁROLT MELLÉKLET HOZZÁRENDELÉS: Ki kell választani a dokumentumot a "..." gombra kattintva. A Kiír gombra a dokumentum bekerül a nyilvántartásba és megjelenik a táblázatba. A Frissítés gombbal az adatbázisban szereplo melléklet frissítheto a számítógéprol. FIGYELEM: A frissítést csak azon a gépet lehet elvégezni, ahol az eredeti melléklet is megadásra került. A file-nak ugyanott kell lennie, mint az elso esetben. MELLÉKLET DIGITALIZÁLÁS (csak edokumentum modul esetén): Rá kell kattintani a Digitalizál gombra, amikor megjelenik egy ablak, ahol látszik a digitalizálás folyamata. Lapadagolós scanner esetén a következo lapok behúzása automatikus. Amennyiben a beolvasást folytatni akarjuk, akkor a Befejezte a digitalizálást? kérdésre a Nem gombra kell kattintani. Befejezés után záródik az ablak. A Kiír gombra a dokumentum bekerül a nyilvántartásba és megjelenik a táblázatba. A már eltárolt mellékletet a Törlés gombbal lehet kitörölni. A Megtekint gombbal a melléklet megjelenítheto az összes munkaállomáson (nem csak ott, ahol készült). Nem digitalizált dokumentum esetén a program behívja az adott dokumentumhoz tartozó alapértelmezett nézoprogramot (pl. DOC esetén az MS Word programot). Digitalizált melléklet esetén (ha nem PDF-be olvastatunk) behívódik az edokumentum képnézo ablak. Lásd: edokumentum képnézo. A Letölt gombra kattintva a melléklet lemezre mentheto.
25 3.6 IKTAT 1.30 edokumentum képnézo DIGITALIZÁLT dokumentum esetén megjelenik az edokumentum képnézo ablak (csak edokumentum modul esetén, amennyiben nem PDF formába digitalizáljuk az anyagokat): A képernyo bal oldalán látszanak az oldalak képei. Amelyik ikonra rákattintunk az a kép fog megjelenni a nagy ablakban. A képernyo tetején lévo ikonokkal léptethetünk. Az aktuális gombbal az aktuális oldal, az Összes gombbal pedig az összes oldal nyomtatható. Nyomtatáskor eloször a nyomtatónézet ablak jelenik meg. Eredeti Nagyít Kicsinyit Oldalszél Teljes oldal Eredeti képméret Az aktuális oldal nagyítása Az aktuális oldal kicsinyítése Vízszintesen minden látszik az oldalon A teljes oldal látszik az ablakban A Bezárás gombbal zárható be az edokumentum képnézo ablak.
Iktatás 3.7 26 Iktatás/szerzodés törlése Ha a foképernyon kiválasztottuk azt az iktatást, amit törölni szeretnénk, akkor a piros X ikonra kattinva lehet törölni. Ha nem választottuk ki a törlendo iktatást, akkor a fomenüben az Iktatás menün belül az Iktatás törlése menüpontban lehet elindítani. Ekkor ki kell választani a módosítandó iktatást. (lásd: Iktatásra ugrás). Beállítástól függoen vagy az összes iktatás törölheto, vagy az adott focsoporton belül az utolsó. Ha úgy van a program beállítva, hogy csak a focsoporton belüli utolsó, akkor ezt a program leellenorzi és ha nem az utolsó van kiválasztva, akkor hibaüzenetet küld. Ha nincs akadálya a törlésnek, akkor a program megkérdezi, hogy valóban törölni szeretnénk-e és ha az Igen gombra kattinunk, akkor megtörténik a törlés. A iktatásban a kitörölt iktatás helye szabadon marad. A TÖRLÉS FIZIKAI, EZÉRT UTÓLAG VISSZA NEM ÁLLÍTHATÓ!!! 3.8 Iktatókönyvben keresés A keresési lehetoségek leírása az Általános információk Keresések szakaszában található. A különbözo füleken a megfelelo keresési feltételek állíthatók be. A Lista dátum szerint gombbal a táblázat nyomtatható dátumsorosan. A program ilyenkor az Újabb iktatás elore? opciót is figyelembe veszi! A Lista focsoportonként gombbal a táblázat nyomtatható focsoport (+alcsoport) szerinti bontásban. A program ilyenkor az Újabb iktatás elore? opciót is figyelembe veszi!
27 IKTAT 1.30 A nyomtatáskor alapesetben az iktatási lista nyomtatódik. Szerzodés lista akkor nyomtatódik, ha a típus választáskor a Csak szerzodések opció be van kapcsolva. A Gyorsnézet gombra kattintva a kiválasztott iktatás adatai jeleníthetok meg (de nem szerkeszthetok). A Szerkesztés gombra kattintva a kiválasztott iktatás adatai módosíthatók. A Bezárás gombra kattintva az ablak bezáródik. 3.9 Iktatásra ugrás A foképernyon az ikonsoron a jobbra mutató piros nyillal lehet elérni ezt a funkciót, valamint a fomenüben az Iktatás menüpontban az Iktatásra ugrás menüben van. CTRL+K billentyukombinációval is elohívható. Ez a képernyo jelenik meg akkor is, ha a program fomenüjében az Iktatás menüben a Iktatás módosítása, Iktatás törlése menüelemre kattintunk. A felso sorba tudjuk beírni a focsoportot, ha pontosan kitöljük, akkor a jobb oldalon megjelenik a focsoport. FIGYELEM! A FOCSOPORT MEZOT TELJESEN KI KELL TÖLTENI! A sorszám mezobe lehet beírni az iktatás belso sorszámát. Ebbe a mezobe csak számot lehet írni, de nem kell a bevezeto nullákat beírni (pl. 001 helyett nyugodtan írhatunk 1-et is). A Kiválaszt vagy a Módosít (Iktatás menü/iktatás módosítása funkció választása esetén) vagy a Törlés (Iktatás menü/iktatás törlése funkció választása esetén) a program végrehajtja a kiválasztott funkciót. A Mégsem gombra kattinva kiléphetünk a képernyobol. 3.10 Selejtezés A selejtezés funkciót az Iktatás fomenü Selejtezés menüpontjában találjuk. Eloször a már meglévo selejtezések listáját látjuk. Ha a táblázatban a harmadik oszlopban "F" betu van, akkor az a selejtezés lezárt, módosítani nem lehet.
Iktatás 28 A Felvitel gombra kattintva lehet egy új selejtezést rögzíteni. Ha egy nem lezárt selejtezésre állunk, akkor azt a Módosítás gombra kattintva lehet szerkeszteni. A nyitott és a lezárt selejtezésekrol listát a Selejtlista gombra kattintva lehet nyomtatni. Eloször egy ablakban meg kell adni a listaévet. Ha megadja az évet, akkor csak az adott évi selejtezendo iktatásokról nyomtat listát, ha üresen hagyjuk a mezot akkor pedig a teljes selejtlista jelenik meg. A selejtezés képernyo így néz ki:
29 IKTAT 1.30 A Selejtezések keresése gombra kattintva a számítógép a lejárat évébol, az irattárba helyezésbol kiszámolja, hogy mely ügyiratok selejtezhetok. Ezek látszanak a listában. Ha egy iktatást mégsem akarunk selejtezni akkor azt a listából a Törlés gombra kattintva eltüntethetjük. A Megnéz gombbal megtekintheto az iktatás és ez alapján eldöntheto, hogy akarjuk-e selejtezni. Ha ki akarunk lépni, de majd még folytatni akarjuk a selejtezést, akkor kattintsunk a Bezárás gombra. Ha le akarjuk zárni a selejtezést, akkor eloször kattintsuk be a Selejtezés zárása választógombot, majd utána kattintsunk a Bezárás gombra. Ekkor a számítógép bejegyzi az iktatásokhoz a selejtezés dátumát és tényét. 3.11 Focsoport melléklet táblázat Ez a képernyo a foképernyo (focsoportos) képernyorol érheto el a Mellékletek gombra kattintva.
Iktatás A kiválasztott mellékletet megnézni a Megnéz gombra kattintva lehet. 4 Postakönyv kezelés 4.1 Postakönyv rögzítése A Postakönyv menüben található a kimeno és bejövo postakönyv rögzítés funkció. 30
31 IKTAT 1.30 Ezen a képernyon van lehetoségünk rögzíteni az irat útját. Kimeno postakönyv esetén kiadjuk az iktatásból a dokumentumokat, a bejövo esetén pedig visszatesszük azokat az iktatóba. Szükséges megadni a kiadás/visszavétel azonosítóját (beállítás szerint lehet automatikus is), az átvevo/visszaadó személy nevét. Az iktatószám megadásán túl meg kell adni az átvevo osztály nevét, kiadás esetén a visszavétel határidejét is. A Kiadás gombra kattintva az anyag rögzítésre kerül. Amennyiben törölni kell, akkor rá kell állni a törlendo sorra és a Törlés gombra kattintva törölheto a tétel. Amennyiben végeztünk a rögzítéssel, úgy a Tárolás gombra kattintva a postaforgalom rögzítésre kerül. Ekkor a program megkérdezi, hogy nyomtatás legyen-e, ha igen, akkor nyomtatásra kerül a Kimeno/Bejövo postakönyv. Utólagosan a postai azonosító és az ár érték bevitelére a Postai azonosító mezo szolgál. Ekkor egy újabb ablak jelenik meg: Ezen a képernyon megadhatjuk a postai azonosítót és a feladási díjat is. 4.2 Postakönyv megtekintés Ez a funkció a Postakönyv menüben a Keresés a postakönyvben menüpont alatt található.
Postakönyv kezelés 32 Ezen a képernyon a postakönyv adataiban kereshetünk. A Szerkesztés gombra kattintva, amennyiben a postakönyv még nincs lezárva, szerkeszhetünk. A Nyomtatás gombra kattintva kinyomtatható a kiadás/visszavétel. 4.3 Postakönyv mozgások Ez a funkció a Postakönyv menüben a Kimeno/Bejövo postakönyv mozgások menüpont alatt található. Ezen a képernyon idorendi sorrendben láthatjük a postakönyvvi mozgásokat. A legújabb mozgások elore kerülnek. Ez a képernyo elsodlegesen arra használható, hogy a postakönyvvi mozgásokba az utólagos adatokat (postai bizonylatszám, ár) bevigyük. A Szerkesztés gombra kattintva, amennyiben a postakönyv még nincs lezárva, szerkeszhetünk. A Nyomtatás gombra kattintva kinyomtatható a kiadás/visszavétel. 5 Rendszerfunkciók 5.1 Program információk Ez a funkció a Rendszer menü Program információ bejegyzésben érheto el. A programmal kapcsolatos információkat közti a program. Pl. Program verzió, fejleszto adatai. A program tulajdonosának adati.
33 5.2 IKTAT 1.30 Program beállítások A program muködésének alapveto beállítását lehet vele ezzel a funkcióval elvégezni. A HIBÁSAN BEÁLLÍTOTT PROGRAM MUKÖDÉSÉÉRT FELELOSSÉGET NEM VÁLLALUNK!!! A PROGRAM BEÁLLÍTÁSAINAK MÓDOSÍTÁSÁT ELOBB A RENDSZERGAZDÁVAL KELL EGYEZTETNI. Az elso fülön a program alapveto beállításai érhetok el: A második fülön az alapértelmezett osztályos beállításokat lehet elvégezni:
Rendszerfunkciók 34 Itt beállítható a focsoport és alcsoport maszk, az iktatási szám kiírás maszkja, az egyedi sorszám hossza és az iktatás típusa. Focsoport és alcsoport maszk: A Delphi TMaskEdit komponens EditMask formátumkódjai használhatók. "!" kell az elejére és a ";1;_" kell a végére. "C" - Mármilyen karakter lehet az adott pozíción. "9" - Csak számjegy lehet az adott pozíción. Iktatás maszk szerkezete (Pl. Ü01-01-00/010-IFO/2005): F - Focsoport (Ü01-01-00) S - Egyedi sorszám (010) O - Osztály rövid kódja (IFO) E - Év teljes hosszban (2005) Egyedi sorszámhossz: Ahány jegy van itt megadva, annyi hosszban elonullázza az iktatási számot. Iktatás típusa: SOROS - Az iktatás sorszáma nem függ a focsoporttól. CSOPORTOS - Focsoportszám alapján kap iktatószámot. A 3. fülön osztályonként lehet beállítani az iktatási számok szerkezetét, ha ez szükséges. 5.3 Évnyitás A Rendszer fomenü Évnyitás menüpontjában lehet az aktuális évet lezárni és az új évet megnyitni. FIGYELEM: Ilyenkor az évkiválasztónak a régi éven kell állnia. Ilyenkor a focsoportok is átmásolódnak az évek között. 5.4 Nyomtatónézet A programban az összes nyomtatáskor ez a nyomtatónézet képernyo jön be.
35 IKTAT 1.30 Az elso négy ikonnal az oldalak között lehet navigálni. Az ikonok közül az elso az elso oldalra ugrik, a második ikon az elozo oldalra, a harmadik ikon a következo oldalra, a negyedik ikon pedig az utolsó oldalra ugrik. A Nyomtat gombbal lehet a nyomtatást elindítani. A Nyomtatóbeállítás gomb segítségével lehet beállítani a nyomtató alapveto beállításait. A mellette lévo beviteli mezobe lehet beállítani a nyomtatni kívánt példányszámot. A mellette lévo 3 ikonnal közelíteni, távolítani lehet a szöveget. A mellette lévo 2 beviteli mezoben lehet beállítani, hogy nyomtatáskor hányadik oldaltól hányadik oldalig nyomtasson a program. Alapértelmezés szerint a nyomtatás elso ill. utolsó oldalszáma van beírva. A Bezárás gombbal lehet ezt az ablakot bezárni. 5.5 Kilépés A programból való kilépésre szolgál. A Rendszer menü/kilépés menüpontban lehet elérni, vagy a foképernyo jobb felso sarkában lévo "X" jelre kattintva lehet elindítani.
Rendszerfunkciók 5.6 36 Kritikus hiba A programban eloforduló hibák esetén bejövo hibaüzenet ablak. Az esetek nagy részében az Ok gomb lenyomása után a program használata tovább folytatható. Bizonyos esetekben a program ilyenkor kilép. A hiba megnevezése és a hiba angol megnevezése sorokban lévo hibaüzeneteket fel kell írni. Amennyiben a hibaüzenet rendszeresen elofordul, vagy a program kilép, ill. a program hibásan muködik, akkor a rendszergazdát értesíteni kell. A fejlesztot a (30) 286-7916 telefonszámon, illetve a gyuratzf@freemail.hu, gyuratzf@delphi2000.hu e-mail címen lehet értesíteni. 6 Technikai információk 6.1 Telepítés Szerver: Telepíteni kell a http://www.firebirdsql.org/ weboldalról a Firebird stabil 1.5 verziójú szerver változatát szolgáltatásként. Szükséges egy megosztás a szerverre. Az IKTAT.INI beállításait ezért módosítani kell ennek elérhetoségének megfeleloen. Munkaállomás: Hálózatos telepítés esetén az összes felhasználó számítógépén az alábbi muveleteket kell elvégezni: Telepíteni kell a Firebird kliens programot programot. Legegyszerubb, ha telepítjük a szerverprogramot és a telepítés során kikapcsoljuk a szerver telepítési opciót. Az aktuális telepíto megtalálható a http://www.firebirdsql.org/ oldalon. Javasolt a stabil 1.5 verziójú program telepítése. WinNT operációs rendszer esetén Rendszergazda jogosultság szükséges a telepítéshez! Fel kell rakni egy indítóikont az asztalra. A megosztott mappában a D2MENU.EXE programot kell
37 IKTAT 1.30 megadni /RUNNOW paraméterrel. Ez az ikon az aktuális éles verziót indítja el. Ezután a program indítható. A program paraméterei: /INI:INIFILENEV Ezzel a beállítással megadhatjuk, hogy a vezérlo INI file hol van. Alapértelmezésben az EXE mappában, ekkor nem kell beállítani ezt a paramétert. /GEPAZON:xx Ezt a paramétert akkor alkalmazzuk, ha van olyan paraméter, amely bizonyos gépeken eltér a többitol. Ha pl. a gépen van scanner, akkor paraméterként be kell állítani a /GEPAZON:xx (bármilyen kétjegyu szöveg, szám), és ezután kell beállítani a scanner-t, mivel ekkor a scanner használata csak az adott gépre lesz beállítva!