VÁRPALOTA KISTÉRSÉG TÖBBCÉLÚ TÁRSULÁSA MUNKASZERVEZETE * 8100 Várpalota, Gárdonyi G. u. 39. ( (88) 592-660/166 3 (88) 592-660/ 225 e-mail: varpalota.tobbcelu.tarsulas@varpalota.hu Ellenőrzési jelentés illetve összefoglaló ellenőrzési jelentés a 2009. évben végzett belső ellenőrzésekről Tisztelt Képviselőtestület! A 193/2003. (XI.26) Korm. Rendelet (Ber.) 31. -a éves ellenőrzési jelentés illetve összefoglaló éves ellenőrzési jelentés elkészítését írja elő. Az összefoglaló jelentés a Ber. 31. (3) bekezdésben megadott szempontok, illetve a pénzügyminisztérium által közzétett módszertani útmutató, valamint az ellenőrzési kézikönyvben foglaltak figyelembevételével készült. A 2009 évi belső ellenőrzési feladatokról (193/2003.(XI.26) Korm. r. 31. 3. bekezdés szerint a) A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása aa) az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtől való eltérések indoka, a terven felüli ellenőrzések indokoltsága Berhida Város Önkormányzata a képviselőtestület döntése alapján a belső ellenőrzési feladatokat az 1990. évi LXV. tv. (Ötv.) 92. 8.) c.) pontjának megfelelően helyi önkormányzatok társulása keretében látja el. A Várpalota Kistérség Többcélú Társulásánál és munkaszervezeténél a feladatellátást két fő végzi. Az ellenőrzési területek felbontását a kistérség belső ellenőrzési kézikönyve tartalmazza, mely kézikönyv minden résztvevő önkormányzat belső ellenőrzési tevékenysége szempontjából irányadó. A módosított kézikönyvet a Tárulási Tanács a 73/2009. (XII.18.) számú határozatával hagyta jóvá. A 2009. évi belső ellenőrzések a korábbi, a 2008. 09. 9-én, a 42/2008. számú társulási tanácsi határozattal életbe léptetett belső ellenőrzési kézikönyv alapján történtek. Szántiné Molnár Erzsébet gyermekgondozás miatt távol lévő belső ellenőr helyén 2009.06.01- ig dr. Jenei Zsuzsanna ellenőrzött, majd az ő távozása után Horváthné Székely Zita vette át a feladatot. A belső ellenőrzésekre Berhida Város Önkormányzat Képviselőtestület 144/2008. (XI.27.) számú határozatával elfogadott 2009. évi ellenőrzési ütemterv alapján került sor. Az ellenőrzési ütemterv végrehajtását az 1. sz. melléklet tartalmazza. A belső ellenőrzési váltás miatt szükségessé vált a kockázatelemzés ismételt átgondolása az ütemterv maradéktalan teljesítése érdekében.
A 2008. évi beszámolót könyvvizsgáló is felülvizsgálta, tehát az ellenőrzés nem magas kockázatú. Az eredeti tervben 65 vizsgálati nappal szemben a módosított terv 58 vizsgálati nappal számol, a tény 59 nap. A 2009. évre betervezett valamennyi ellenőrzés megvalósult. Szabályszerűség és pénzügyi ellenőrzés célja volt a gazdálkodás jogszerűségének vizsgálata az Önkormányzat költségvetési intézményei által vezetett alapdokumentumok alapján. Elvégzett ellenőrzések száma: 4 Felhasznált vizsgálati idő: 43 nap Rendszerellenőrzés keretében az irányítási, végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási, beszámolási és ellenőrzési rendszerek vizsgálata volt tervezve. Elvégzett ellenőrzések száma: 1 Felhasznált vizsgálati idő: 12 nap Megbízhatósági ellenőrzés célja volt az éves elemi költségvetési beszámoló számviteli alapelveknek való megfelelőségének, szabályszerűségének a vizsgálata. Elvégzett ellenőrzések száma: 1 Felhasznált vizsgálati idő: 4 nap Terven felüli ellenőrzés 2009. évben nem volt ab) az ellenőrzések minősége, személyi és tárgyi feltételei, a tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők Az ellenőrzések személyi feltétele folyamatosan biztosított volt. A vizsgálatot végző belső ellenőr az ellenőrzések során a szükséges dokumentumokba, nyilvántartásokba betekinthetett, az ellenőrzött intézmények munkatársaitól a szükséges információt megkapta. Az ellenőrzések során a belső ellenőr funkcionális függetlensége nem sérült, összeférhetetlenség nem volt. A belső ellenőrzési tevékenységhez a tárgyi feltételek és egyéb kiegészítő körülmények biztosítottak voltak. Az ellenőrzéseket az Önkormányzat valamennyi érintett dolgozója segítette. Az ellenőrzéseket akadályozó tényező nem volt. A továbbképzések ütemezése az éves képzési terv alapján történt. A belső ellenőrök a következő oktatásokon vettek részt: dr. Jenei Zsuzsanna továbbképzése 2009 évben: Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások feladatellátásához biztosított központi költségvetési hozzájárulások és támogatások bemutatása, különös tekintettel a közoktatási és szociális ágazatra - 2009. január 27. Horváthné Székely Zita továbbképzése 2009 évben: A pénzügyek ellenőrzése (a pénzügyi elemzés módszere) költségvetési szervezeteknél - 2009. szeptember 24. A költségvetési szervek előirányzat-gazdálkodásának ellenőrzése - 2009. október 8. A gazdálkodás vertikális folyamatai. A kötelezettségvállalás belső ellenőrzésének módszerei. - 2009. október 29. ac) az ellenőrzések fontosabb megállapításai, következtetések, javaslatok
A 2009. évben végzett ellenőrzések során a vizsgálatot végző belső ellenőr arra törekedett, hogy megalapozott javaslatokkal segítse az ellenőrzött szervezetet. Igyekezett feltárni a rendszerekben, folyamatokban rejlő kockázatokat, és mindent megtett az eredményesség, szabályszerűség és a hatékonyság érvényesüléséért. Az ellenőrzések fontosabb megállapításai: 1. 2008. évi normatív állami hozzájárulások igénylését és felhasználását megalapozó dokumentumok vizsgálata: Berhida Város Önkormányzatának az ellenőrzése szerint 691400 Ft visszafizetési kötelezettsége keletkezett. Összességében eltérések a becsült adatokat tartalmazó sorokban voltak, amely körülmény megítélése kedvező. Az ellenőrzés által kimutatott többletigénylés a jogosult összeg egészéhez képest alacsony, így az előzetes intézményi becslések, felmérések megalapozottak voltak. Az éves normatíva véglegesítése már az ellenőrzés által jóváhagyott adatokkal történt. 2. A 2008. évi költségvetési beszámoló ának vizsgálata: Az ellenőrzések megállapítása szerint a beszámoló főkönyvi kivonattal egyező, a mérlegsorok leltárral alátámasztottak, jól mutatják a kiadások és bevételek, valamint a vagyon alakulását. 3. Házipénztári pénzkezelés, előlegkezelés vizsgálata: A házipénztár kezelése előírásszerű, a bizonylati rend és okmányfegyelem dokumentált. A pénzkezelési szabályzat a jogszabályoknak megfelelő. A pénztári nyilvántartás megbízható alátámasztást nyújt a könyvelés és beszámoló készítés számára. 4. Eszközbeszerzések, felújítások, karbantartási, szolgáltatási szerződések, megrendelések bonyolításának ellenőrzése: Az ellenőrzés megállapításai szerint az eszközbeszerzések a vizsgált időszakban szabályszerűek voltak. A beruházások, felújítások aktiválása rendszeresen megtörtént a tényleges használatbavételt követően. Az értékcsökkenés elszámolása a törvényi szabályozásnak megfelelő. 5. A számviteli rend, bizonylati rend, okmányfegyelem érvényesülésének vizsgálata: A szabályzatok rendszeresen aktualizálásra kerültek. A pénzügyi, gazdasági szabályzatok átfogóak, a jogszabályi előírásoknak megfelelnek. A bizonylati album módosítása folyamatos, a könyvelést alátámasztó belső bizonylatokkal, az elektronikus úton előállított dokumentumokkal kiegészített. 6. Élelmezési tevékenységek vizsgálata, étrend összeállítása, anyagkiszabás elkészítése, élelmezési nyilvántartások: Az élelmezési szabályzatban és a munkaköri leírásokban foglaltak egymással összhangban vannak. Az élelmezési szabályzat aktualizált. Az élelmezési normák kellően dokumentáltak. A pénzügyi, elszámolási rendszer zárt.
ad) az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása. 2009-ben büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekményt, mulasztást vagy hiányosságot nem tárt fel az ellenőrzés. ae) a belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatokat Ez a fejezet az államháztartás működési rendjéről szóló új kormányrendelet hatályba lépése miatt került szintén módosításra. A hivatkozott rendelet VIII. fejezete a belső kontrollrendszerbe a következőket sorolta: Kontrollkörnyezet Kockázatkezelés Kontrolltevékenységek Információ és kommunikáció Monitoring A szabálytalanságok kezelése Költségvetési szerv vezetőjének továbbképzése Mivel a hivatkozott szabályozás decemberben került kiadásra, így annak érdemi értékelésére 2009. évben nem volt lehetőség, hiszen a költségvetési szervek legjobb esetben is csak a kialakítás megkezdésére szorítkozhattak a tárgyévben. Fentiek alapján a következőket javasoljuk a 2010-es évre a költségvetési szerveknek: 1. az ellenőrzési nyomvonalak, a szabályzatok és a munkaköri leírások összhangjának az új szempontok szerinti felülvizsgálatát, ellenőrzését, 2. a FEUVE nyilvántartásának ismételt felülvizsgálatát, 3. a kontrolltevékenységek mátrixszerű leírásával annak ellenőrizhetőségének kialakítását, 4. az ellenőrzési intézkedési tervek, a monitoring (160. ), a szabálytalanság-kezelés összefüggéseinek áttekintése, a nyomon követés biztosítása. A belső kontrollrendszer gyakorlati megvalósítása, működtetése az intézményvezetők feladata. b) a belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása ba) intézkedési tervek megvalósítása A belső ellenőri jelentésekben szereplő javaslatok megvalósítása illetve a megállapításban szereplő hibák, hiányosságok felülvizsgálata és javítása az év során folyamatosan történt. Önálló intézkedési terv elfogadására intézkedést igénylő hiányosság feltárásának hiányában-nem került sor.
bb) az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, működtetésének biztosítása a gyakorlati alkalmazás segítése a 2010. esztendő kiemelt feladata kell legyen. Összefoglalva: Az önkormányzati kincstári tevékenység elősegítette a pénzügyi-számviteli rendszer hatékonyságát, a jól működtetett FEUVE eredményeként a belső ellenőrzés jogszabállyal ellentétes gyakorlatot nem tárt fel. Megállapítható, hogy a 2009. évi ellenőrzések jól szolgálták a feladatellátás szabályosságát, a pénzügyi, gazdasági tevékenység gazdaságosságának, hatékonyságának, eredményességének fokozását. Berhida, 2010. április 19. Az anyag elektronikusan érkezett. Mikóné Horváth Rita sk. belső ellenőr
Éves ellenőrzési terv teljesítése 2009 1.számú melléklet Sorszám Ellenőrzés tárgya Ellenőrzés célja Ellenőrzött időszak Ellenőrzési napok száma terv tény Ellenőrzések típusa Ellenőrzések üteme Ügyiratszám 1. 2008. évi normatíva igénylések, felhasználások jogszerűségét megalapozó dokumentumok vizsgálata 008.12.31. 10 12 Pénzügyi, szabályszerűségi 2009.01.12-2 009.02.02. 27/2009 2. 2008. évi beszámoló ának vizsgálata 008.12.31. 12 4 Megbízhatósági 2009.05.14-2 009.05.20. 260/2009 3. Házipénztári pénzkezelés, előlegkezelés vizsgálata Szabályszerűség, 009.03.31. 6 6 Pénzügyi, szabályszerűségi 2009.05.21-2 009.05.26. 271/2009 4. Eszközbeszerzések, felújítások, karbantartási, szolgáltatási szerződések, megrendelések bonyolításának ellenőrzése szabályszerűség 009.05.31. 16 16 Szabályszerűségi, pénzügyi 2009.09.15-2 009.10.10. 395/2009 5 A számviteli rend, bizonylati rend, okmányfegyelem érvényesülésének vizsgálata 2008.01.01-2009.06.30. 9 9 Pénzügyi, szabályszerűségi 2009.10.20-2 009.11.18. 421/2009 6. Élelmezési tevékenység vizsgálata, étrend összeállítása, anyagkiszabás elkészítése, élelmezési nyilvántartások Szabályszerűség, gazdaságosság 2008.10.01-2009.09.30. 12 12 rendszerellenőrzés 2009.11.23-2 009.12.15. 452/2009 Belső ellenőrzés összesen: 65 59 Tartalék idő soron kívüli vizsgálatokra 4 0