JELENTÉS az Országgyűlés fejezet működésének ellenőrzéséről

JELENTÉS az Országgyűlés fejezet működésének ellenőrzéséről 2001. szeptember 0129

Az ellenőrzés végrehajtásáért felelős: III. Költségvetési Ellenőrzési Igazgatóság Bihary Zsigmond számvevő igazgató Az ellenőrzést vezette: Holé Sándorné dr. számvevő főtanácsos Az ellenőrzésben részt vettek: dr. Burján Margit dr. Lengyel Attila Vörös Mária számvevő tanácsos számvevő számvevő tanácsos dr. Horváth Margit dr. Ligeti Miklós Csóry Györgyné számvevő tanácsos számvevő tanácsos számvevő tanácsos dr. Horváth Erika gyakornok Séra Andrásné számvevő tanácsos Az Országgyűlés fejezetet érintő eddigi ÁSZ ellenőrzések: 1. Az Országgyűlés fejezet pénzügyi-gazdasági ellenőrzése (1992.) 2. Az Országgyűlés fejezet pénzügyi-gazdasági ellenőrzése (1997.) 3. Az éves központi költségvetés és zárszámadásának ellenőrzései Jelentéseink az Országgyűlés számítógépes hálózatán és az Interneten a www.asz.hu címen is olvashatók.

V-2-35/2001. TARTALOMJEGYZÉK I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK...7 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK...10 1. A FELADATOK, A SZERVEZETI RENDSZER ÉS A KÖLTSÉGVETÉSI FELTÉTELEK ÖSSZHANGJA...10 1.1. A feladatok és a szervezeti rendszer...10 1.2. A költségvetés tervezése...12 2. A BELSŐ KONTROLL MECHANIZMUSOK ÉRTÉKELÉSE...14 2.1. A működési és gazdálkodási rend szabályozottsága, az irányítási mechanizmus célszerűsége...14 2.2. Az információs rendszerek kialakítása és működtetése...18 2.3. A számviteli és bizonylati rend...19 2.4. A belső ellenőrzés rendszere, működése...20 3. A KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSA...21 3.1. Az előirányzatok módosítása...21 3.2. A létszámmal és a személyi juttatásokkal való gazdálkodás, a kiküldetések és a reprezentációs kiadások...23 3.2.1. A létszám alakulása... 23 3.2.2. A személyi juttatásokkal való gazdálkodás... 24 3.2.3. A bel- és külföldi kiküldetések és a reprezentációs kiadások alakulása, elszámolásuk szabályszerűsége... 27 3.3. Az üzemeltetési és fenntartási tevékenység...28 3.4. A beruházások, felújítások...29 3.5. Az ingatlanvagyon alakulása...32 3.6. A készletekkel és a tárgyi eszközökkel való gazdálkodás...34 3.7. A bevételek alakulása és felhasználása...35 3.8. A finanszírozási rendszer működése, az előirányzat-maradványok alakulása...36 3.9. A képviselőcsoportok gazdálkodása, a ciklusváltással kapcsolatos eszközelszámoltatás...36 3.10. A fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználása...40 4. AZ 1997. ÉVI PÉNZÜGYI-GAZDASÁGI ELLENŐRZÉSÜNK JAVASLATAI ALAPJÁN MEGTETT INTÉZKEDÉSEK UTÓELLENŐRZÉSE...43 MELLÉKLETEK 1

V-2-35/2001. 2

V-2-35/2001. Rövidítések jegyzéke Áht. ÁSZ EU GF Szabályzat, utasítás Kbt. KEH Ktv. MEH OGY OGY Hivatala PM SzMSZ Az államháztartás működési rendjéről szóló 1992. évi XXXVIII. tv. Állami Számvevőszék Európai Unió Gazdasági főigazgatói szabályzat, utasítás A közbeszerzésekről szóló 1995. évi XL. törvény Köztársasági Elnöki Hivatal A köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény Miniszterelnöki Hivatal Országgyűlés Országgyűlés Hivatala Pénzügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzat Szt. A számvitelről szóló többször módosított 1991. évi XVIII. törvény 3

V-2-35/2001. ÁLLAMI SZÁMVEVŐSZÉK V-2-35/2001. Témaszám: 551. JELENTÉS az Országgyűlés fejezet működésének ellenőrzéséről Az éves költségvetési törvények a központi költségvetés részeként az Országgyűlés (OGY) fejezetben (az OGY Hivatala és a Fejezeti kezelésű előirányzatok címein) határozzák meg a Parlament működését szolgáló pénzügyi kereteket. A fejezet előirányzatai fedezik a képviselőcsoportok működésének kiadásait is. A képviselőcsoportok a Házszabály előírásai szerint gazdálkodnak a rendelkezésükre bocsátott keretekkel. A fejezet a közvetlen döntési körébe tartozó címeken kívül magában foglalja a Közbeszerzések Tanácsa, a Nemzeti és etnikai kisebbségi szervezetek támogatása, a Pártok támogatása, a Társadalmi önszerveződések támogatása, a Magyar Rádió támogatása, a Magyar Televízió támogatása és a Magyar Távirati Iroda Rt. támogatása címek előirányzatait. A Közbeszerzések Tanácsa fejezeti jogosítvánnyal rendelkező cím, felügyeletét a Tanács elnöke gyakorolja. A további címek előirányzatai a Magyar Államkincstárnál (Kincstár) vezetett nemzetgazdasági számlákon keresztül bonyolódnak le. A Magyar Köztársaság 2000. évi költségvetéséről szóló 1999. évi CXXV. törvény szerint a fejezet közvetlen döntési körébe rendelt költségvetési címekhez tartozó kiadási előirányzat 8,4 Mrd Ft, amelyet 8,1 Mrd Ft támogatással és 0,3 Mrd Ft bevétellel terveztek fedezni, a Magyar Köztársaság 1998. évi költségvetéséről szóló 1997. CXLVI. törvényben biztosított 7,6 Mrd Ft kiadással, 7,4 Mrd Ft támogatással és 0,2 Mrd Ft bevétellel szemben. A 2000. évi költségvetési létszám (választott tisztségviselők nélkül) 806 fő volt, az 1998. évre engedélyezett létszám pedig 791 fő. A fejezetnél 1997-ben végeztünk átfogó pénzügyi-gazdasági ellenőrzést, ezt követően évente ellenőriztük a fejezet költségvetésének tervezését és zárszámadását. Jelenlegi átfogó ellenőrzésünk célja annak értékelése volt, hogy a fejezet szervezeti, irányítási, működési rendszere, költségvetési előirányzatai megfelelően igazodtak-e a feladatokhoz; a költségvetési gazdálkodásban hogyan érvényesültek a törvényesség és a célszerűség szempontjai, továbbá az, hogy milyen eredménnyel hasznosultak korábbi ellenőrzéseink javaslatai. 5

V-2-35/2001. Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (Áht.) 121. (1) bekezdése alapján az Állami Számvevőszék (ÁSZ) ellenőrzi az államháztartás forrásait, azok felhasználását és a vagyonnal való gazdálkodást. Az ellenőrzés tervezésére az Állami Számvevőszékről szóló 1989. évi XXXVIII. törvény 17. (3) bekezdése figyelembe vételével került sor. Ellenőrzésünk az 1998. I. 1-től a 2000. XII. 31-ig terjedő időszak feladatellátására és költségvetési gazdálkodására irányult, ugyanakkor figyelemmel kísértük a helyszíni ellenőrzés lezárásáig (2001. május 11.) a pénzügyigazdasági folyamatokat. Külön program alapján ellenőriztük a fejezet 2000. évi költségvetésének végrehajtását, ezen belül a 2000. évi költségvetési beszámoló megbízhatóságát. Ennek alapján megállapítottuk, hogy a fejezet 1-4. cím 2000. évi beszámoló jelentése hiteles, az a leltárral alátámasztott főkönyvi kivonatok és a lezárt főkönyvi számlák adataiból a jogszabályi előírások alapján készült és az OGY vagyoni és pénzügyi helyzetéről megbízható és valós képet ad. (A fejezetre vonatkozó részletes megállapításokat a 2000. évi költségvetés végrehajtásának ellenőrzéséről szóló jelentésünk tartalmazza.) 6

i. összegző megállapítások, következtetések, javaslatok I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK Az Országgyűlés fejezet feladatellátásának középpontjában az Országgyűlés munkájának folyamatos, zavartalan biztosítása áll. A Parlamentnek történetileg legkorábban kialakult, legfontosabb feladata a törvényalkotás. Az OGY 1998. június 18-tól 2000. december 31-ig 333 törvényt (ebből 211 az új törvény és 122 a törvénymódosítás) alkotott meg. Az Országgyűlés munkaszervezete, az OGY Hivatala alapfeladatainak rendszere és az azzal összehangolt fő szervezeti struktúrája az ellenőrzött időszakban nem változott. Az információs technika és technológia fejlesztése ugyanakkor feladatbővüléssel járt, amely az OGY Hivatala szervezetének kisebb átalakítását igényelte. A szervezeti rendszerhez igazodott a személyi feltételek kialakítása. A belső kontroll rendszer - amely az intézménynél kiépített és működő irányítási, szabályozási rendet, továbbá azok környezetét és a kontroll eljárásokat foglalja magában - kiépült és kiegyensúlyozottan működött az ellenőrzött időszak folyamán. Az OGY Hivatala a működéséhez és gazdálkodásához szükséges, a hatályos jogszabályi előírásoknak megfelelő, rendszeresen karbantartott belső szabályzatokkal rendelkezett. Az irányítási, döntési mechanizmus kialakításában a feladatellátás sajátosságait és a belső kontrollok működtetését egyaránt figyelembe vették. Az OGY Hivatala a képviselőcsoportok gazdálkodásával kapcsolatban rendszerszerűen kiépített kontroll elemeket érvényesített (szabályozás, megállapodásos rendezés, integrált rendszerek adaptálása, belső ellenőrzés). A Hivatal szakmai munkájának informatikai hátterét megfelelő stratégián alapuló, egymásra épülő és a beruházási lehetőségek által behatárolt fejlesztésekkel az ellenőrzött időszakban lényegesen javították. A számviteli és bizonylati rend tekintetében az OGY Hivatala egészében megfelelő, azonban a képviselőcsoportok működési kerettel való gazdálkodásában a manuális elemeket hordozó sajátos elszámolási rendszer a költségvetési beszámoló megbízhatósága szempontjából kockázati tényező. A belső ellenőrzési rendszer működésében a személyi feltételek javulása kedvező hatású volt. A belső ellenőrzés mindhárom eleme megfelelően funkcionált. A függetlenített belső ellenőrzés szabályozottsága, szervezete, az ellenőrzések előkészítése, dokumentáltsága és hasznosulása a vonatkozó kormány rendelet előírásait kielégítette. 7

I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK A fejezet éves költségvetési javaslatai az OGY Hivatala tervein alapultak, részletes számításokkal alátámasztottak és megfelelően dokumentáltak voltak. Az időközönként jelentkező többlet-feladatok ellátásához előirányzatmódosítással teremtették meg a szükséges forrásokat. A személyi juttatások tervezését a köztisztviselői járandóságok törvényi előírásai determinálták. A beruházási és felújítási feladatokat a műszaki kivitelezés pénzügyi ráfordításigényei és a fontossági sorrend alapján tervezték. Az előirányzatok megalapozott tervezését bizonytalansági tényezők is befolyásolták (képviselőtestület váltásnál az újraválasztási arány, a felmentendő köztisztviselői létszám). A fejezet éves költségvetéseinek elfogadott előirányzatai megfelelően biztosították a szakmai feladatok ellátását és a kiegyensúlyozott gazdálkodás feltételeit. Előirányzat-módosításra az előző évi előirányzat-maradványok igénybevétele, a fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználása, az átvett pénzeszközök többlete, az országgyűlési és kormányzati hatáskörben elrendelt és biztosított támogatási többletek és a saját bevételek többletei nyújtottak lehetőséget. A fejezeti kezelésű előirányzatokat felhasználásuk során az előirányzatok céljának és rendeltetésének megfelelően előirányzat-módosítással, a fejezet felügyeletét ellátó szerv vezetője hatáskörében csoportosították át. Az előirányzatmódosítások minden esetben szabályosak és megfelelően dokumentáltak voltak. A létszámmal és a személyi juttatásokkal való gazdálkodás a jogszabályokhoz igazodó belső szabályozás követelményei alapján valósult meg. A létszám keretek és a személyi juttatási előirányzatok minden évben biztosították a feladatok megfelelő teljesítését, amelyhez hozzájárult a szigorú keretgazdálkodás. A rendelkezésre álló személyi juttatás előirányzata lehetőséget nyújtott a Ktv. előírásai szerint megállapítható differenciált alapilletmény-emelésre, továbbá személyi illetmény megállapítására is. A dologi kiadások körében meghatározóak voltak az üzemeltetéssel, a szakmai tevékenységgel, valamint az információs rendszer működtetésével öszszefüggő kiadások, amelyeket a szakmai feladatellátás sajátos igényei indokoltak. A beruházások, felújítások előirányzatai nagy értékű fejlesztési programok ütemezett teljesítéséhez járultak hozzá. Lebonyolításuknál a közbeszerzési törvény előírásait betartották. Az ingatlanok kihasználtsága az Országházban és a Képviselői Irodaházban magas. A területek felosztását az OGY Hivatala és a Képviselőcsoportok külön megállapodásban határozták meg. Az OGY Hivatala az Országházban elhelyezett Köztársasági Elnöki Hivatal, a Miniszterelnöki Hivatal részére üzemeltetési és épületgondnoksági szolgáltatásokat végez. Az elszámolások keretszerződéseken és azokat konkretizáló éves megállapodásokon alapultak. Az OGY Könyvtára az OGY Hivatala által megtett intézkedések ellenére tárolási, raktározási gondokkal küzd. A fejezetnél jóváhagyott előrányzat-maradványokat a kötelezettségvállalásoknak megfelelően a jogszabályi előírásokat betartva használták fel, elsősorban beruházásra, a személyi juttatásokét pedig jutalmazásra. 8

i. összegző megállapítások, következtetések, javaslatok A képviselőcsoportok, az OGY Hivatalának részjogkörű költségvetési egységei a működési keretükkel az ellenőrzött időszakban önállóan gazdálkodtak. Javult gazdálkodásuk szabályozottsága, a bizonylati rend és okmányfegyelem, a vagyonvédelem. Ugyanakkor a pénzügyi jogkörök gyakorlásánál típushibák fordultak elő, illetve a házi pénztárak belső ellenőrzési rendjének kialakítása nem volt teljes körű. A fejezeti kezelésű előirányzatokat szabályosan, a céljuk szerint használták fel. A felhasználásról az OGY Hivatala megfelelően dokumentált és részletezett elszámolást készített. Az 1998. évi országgyűlési képviselőtestület-váltás egyszeri kiadási előirányzatának ütemterv szerinti felhasználása biztosította a ciklusváltás zökkenőmentes lebonyolítását. A korábbi ellenőrzésünk megállapításai, javaslatai alapján intézkedési tervet készítettek, melyet megvalósítottak. A javaslatainkat hasznosították. Az ellenőrzés részletes megállapításainak hasznosítása mellett javasoljuk az OGY Hivatala gazdasági főigazgatójának: 1. Mérlegelje és intézkedjen - a képviselőcsoportokkal együttműködve - a képviselőcsoportok hivatalai könyvelésében rejlő kockázati tényezők minimalizálása érdekében, hogy az OGY Hivatala számviteli rendszerébe a frakciók főkönyvi könyvelési adatai a jelenlegi papíralapú adathordozó helyett elektronikus úton, automatikusan kerüljenek be a frakciók jelenlegi bizonylati rendjének megtartása mellett. 2. Kísérje figyelemmel - az OGY Hivatala belső ellenőrzése útján - a képviselőcsoportoknál a gazdálkodást érintő hiányosságok felszámolására tett intézkedéseket, különös tekintettel a pénzügyi jogkörök megosztott és előírásszerű gyakorlására, továbbá a pénztárellenőrzésekre. 3. Tegyen lépéseket az OGY Könyvtára könyv- és folyóirat-állománya megfelelő tárolási, raktározási feltételeinek megteremtésére. 9

II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 1. A FELADATOK, A SZERVEZETI RENDSZER ÉS A KÖLTSÉGVETÉSI FELTÉTELEK ÖSSZHANGJA 1.1. A feladatok és a szervezeti rendszer Az Országgyűlés fejezet feladatellátásának középpontjában az Országgyűlés munkájának folyamatos, zavartalan biztosítása áll. Az Országgyűlés feladatait és hatáskörét alapjaiban az Alkotmány határozza meg és számos törvény is tartalmaz ezekre vonatkozó rendelkezéseket. A Parlamentnek történetileg legkorábban kialakult, legfontosabb feladata a törvényalkotás. Az OGY 1998. június 18-tól 2000. december 31-ig 333 törvényt (ebből 211 az új törvény és 122 a törvénymódosítás) hozott. A Parlament másik fontos funkciója a Kormány és az általa irányított közigazgatás ellenőrzése, amelyek a törvényalkotási és a különböző ellenőrzési jogosítványokon keresztül érvényesülnek. A szakmai feladatellátás alapdokumentuma a 46/1994. (IX. 30.) OGY határozattal kiadott Házszabály, amely meghatározza az Országgyűlés működésének szabályait és tárgyalási rendjét. Az Országgyűlés munkaszervezete az OGY Hivatala. Az OGY elnöke által aláírt, 1994. december 27-i keltezésű Alapító Okirat szerint a Hivatal önállóan gazdálkodó központi költségvetési szerv, a költségvetés végrehajtásáért a gazdasági főigazgató felel, aki az OGY fejezetnél a fejezet felügyeletét ellátó szerv vezetője. Az OGY Hivatala az OGY elnökének felügyelete alatt működik, ő határozza meg annak Szervezeti és Működési Szabályzatát. Az Alapító Okiratot módosították 2000. februárjában, az OGY munkáját és az Országházat bemutató, az alapfeladatot kiegészítő idegenforgalmi tevékenységgel bővítették a feladatait. Az OGY Hivatalának az Alapító Okirat és a Házszabály 3. fejezete szerinti fő feladatai: az OGY ülésszaka, ülései, továbbá a bizottsági ülések előkészítése és lefolytatása; a gazdasági, műszaki és általános igazgatási ügyek intézése; az OGY elnöki és alelnökségi titkársági teendők; a nemzetközi kapcsolatokkal öszszefüggő hivatali tevékenység; a sajtótevékenység; a könyvtári és szakirodalmi információs ellátás. Az OGY Hivatala az 1/1997. sz. Elnöki rendelkezéssel kiadott Szervezeti és Működési Szabályzattal (SzMSz) rendelkezett. Abban főosztályi részletezettségig meghatározták az egyes hivatali szervek (Főtitkárság, Gazdasági Főigazgatóság, Elnöki Kabinet, Külügyi Hivatal, Sajtóiroda, Könyvtár) szervezeti egységeinek feladatait az OGY Hivatala alapvető feladat- és hatásköréhez igazod- 10

ii. részletes megállapítások va, továbbá a működés fő szabályait (a Hivatali szervek ügyrendet, féléves munkatervet, beszámolót kötelesek készíteni, a Gazdasági Főigazgatóság Munkaügyi, valamint Ellenőrzési tervet készít), a munkáltatói jogok gyakorlásának legfontosabb kérdéseit. Az OGY Hivatalának gazdálkodási feladatait a Gazdasági Főigazgatóság látta el, amely az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 17. (5) bekezdésében meghatározott ügyrenddel rendelkezett. Az ügyrend tartalmazta a főigazgatóság feladatait, a vezetők és a beosztottak feladat-, hatás- és jogkörét. A Gazdasági Főigazgatóság szervezeti és működési rendjét a feladatok racionális megosztásával alakították ki. A főigazgatóság két igazgatóságból, három funkcionális főosztályból és egy, speciális feladatokat végző titkárságból áll. A Gazdasági Igazgatóságon négy szervezeti egység (3 osztály + 1 iroda) keretében végzik a pénzügyi, számviteli, eszközgazdálkodási és gépjármű üzemeltetési feladatokat, míg a Műszaki Igazgatóságon - 5 osztály keretében - az informatikai, telekommunikációs, építészeti, országházi, illetve irodaházi üzemfenntartási teendőket. A funkcionális főosztályok végzik az ellenőrzési, közszolgálati és általános igazgatási feladatokat. Az Ellenőrzési Főosztály a fejezet felügyeletét ellátó gazdasági főigazgató közvetlen irányításával működik. Az ellenőrzött időszakban a Hivatali Szervek struktúrája nem változott. A szervezeti intézkedések a Gazdasági Főigazgatóságot és a Főtitkárságot érintették. Azok szakmailag indokoltak, létszám-gazdálkodási szempontból takarékosak, szabályozási oldalról elnöki rendelkezéssel és gazdasági főigazgatói szabályzatokkal és utasításokkal alátámasztottak voltak. (A szervezeti felépítést az 1. sz. mellékletben mutatjuk be.) A rádiózásról és a televíziózásról szóló 1996. évi I. törvény végrehajtása érdekében az 1998. III. 30-án hatályba lépett 1/1998. sz. Elnöki rendelkezéssel az SzMSznek a Gazdasági Főigazgatóságon belül a Műszaki Igazgatóság feladatkörét meghatározó részét kiegészítették az OGY Hivatala videotechnikai rendszere működtetésével, fejlesztésével és karbantartásával. Ennek megfelelően a Gazdasági Főigazgatóságon belül létrehozták a Videotechnikai Osztályt 7 fővel (3 belső áthelyezett, 4 új felvételes munkatárssal). 1998. szept. 1-jével a parlamenti plenáris ülések közvetítésével párhuzamosan átrendezték a Gazdasági Főigazgatóság Műszaki Igazgatóságán belül a számítástechnikával, telekommunikációval, informatikával és videotechnikával foglalkozó szervezeti egységeket, Telekommunikációs Osztályt (ebbe integrálták a korábbi Videotechnikai Osztályt) és Informatikai Osztályt (a korábbi Számítástechnikai és Telekommunikációs, valamint Informatikai Fejlesztési Osztállyal) hoztak létre, az átszervezés 1 fő többlet létszámot igényelt. A változtatásokat indokolták az Országházat és az Országgyűlés Irodaházát érintő telekommunikációs fejlesztések (hangtechnikai rendszerek, televíziós hálózat, TV-stúdió), a Gazdasági Főigazgatóság ügyrendjének módosításával azok szabályozási hátterét is biztosították (4/1998. sz. és 6/1998. sz. GF utasítások). 1999-ben kisebb feladat-átcsoportosítások voltak, így az Országház idegenforgalmának szervezési feladatait átcsoportosították a Gazdasági Főigazgatóság Általános Igazgatási Főosztályához (márc. 31-i feladat-átcsoportosítás után a Szent 11

II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK Korona Országházba történő áthelyezését követően a létszámnövekedés 2 fő volt), 1999 októberében a Főtitkársághoz tartozó Szervezési és Tájékoztatási Főosztály belső szerkezetében következett be kisebb változás, többletlétszám nélkül. (A belső átcsoportosítást az OGY főtitkára az SzMSz 3. 4. pontja szerinti hatáskörében hajtotta végre.) 1.2. A költségvetés tervezése A fejezet az 1998., 1999. és 2000. évi költségvetésének tervezését a Házszabály előírásai szerint, az OGY Hivatala SzMSz-ében, illetve a 2/1998. számú A költségvetési gazdálkodásról szóló GF. Szabályzatban foglaltaknak megfelelően, a Pénzügyminisztériummal (PM) egyeztetett sarokszámok figyelembevételével végezte. Kiemelt gondot fordított a törvényhozási munka zavartalansága érdekében a törvényhozásnak, az államfő és a kormányfő hivatalának helyet adó épület folyamatos üzemeltetése biztosítására. A fejezet éves költségvetési javaslatai az OGY Hivatalának a szakmai feladatok igényeit figyelembe vevő tervein alapultak, részletes számításokkal alátámasztottak és megfelelően dokumentáltak voltak. A fejezet szövegesen is indokolt költségvetési tervét a Házszabály értelmében az OGY Házbizottsága és a Költségvetési és Pénzügyi Bizottsága (továbbiakban: Bizottságok) a rendes ülésezés keretében minden évben megvitatta, s a PM-hez a Bizottságok által támogatott javaslatot nyújtották be. Az ellenőrzött időszakban az OGY Hivatalának a költségvetési törvényekben meghatározott összes kiadási előirányzata a PM által megadott keretszámot meghaladta, de a Bizottságok által is támogatott szintet nem érte el. Fejezeti kezelésű előirányzatok nélkül az OGY Hivatala 1998. évi költségvetésének PM keretszáma 5.892,5 M Ft, a Bizottságok javaslata 6.020,0 M Ft, költségvetési törvény szerint 5.952,3 M Ft volt. 1999. évben a PM keretszám 6.648,9 M Ft, a Bizottságok javaslata 6.987,9 M Ft volt, amelyből a költségvetési törvényben 6.923,9 M Ft-ot hagytak jóvá. A 2000. évben is hasonló jelenség mutatkozott. A fejezet közvetlen döntési körébe rendelt költségvetési címekhez tartozó - a központi illetményemelés hatását már tartalmazó - költségvetés fő összege az 1997. évi 5,3 Mrd Ft-ról 2000-re 8,4 Mrd Ft-ra emelkedett (158,5%). Tendenciájában az 1997. évihez képest, az 1998. évi támogatási előirányzat-növekedés volt jelentős (5,1 Mrd Ft-ról 7,4 Mrd Ft-ra, 145%), amelyet a ciklusváltás többletköltségei indokoltak. 1999-re a támogatási előirányzat (7,4 Mrd Ft-ról 6,7 Mrd Ft-ra (91,5%) csökkent. (1-2. sz. táblázat) 1999-ről 2000-re a fejezet költségvetési pozíciója nominálisan javult ugyan, a kiadási előirányzata 8,4 Mrd Ft (az 1999. évinek a 120%-a), a támogatás 8,1 Mrd Ft (az 1999. évinek a 121%-a), a személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok előirányzata az 1999. évihez viszonyítva az illetményalap emelkedésének megfelelően változott, azonban a többletet kizárólag a képviselői tiszteletdíj emelkedéséből automatikusan adódó képviselőcsoporti működési keretnövekedés fedezetére fordították. 12

ii. részletes megállapítások Az éves költségvetési törvényekben meghatározott előirányzatok biztosították a kiegyensúlyozott működést. Az évközben jelentkező többlet-feladatok ellátásához előirányzat módosítással teremtették meg a szükséges forrásokat. A személyi juttatások tervezését a köztisztviselőknek és az országgyűlési képviselőknek járó járandóságok törvényi előírása determinálta. A fejezet fejlesztések, beruházások céljaira az ellenőrzött időszakban 3.218,2 M Ft forrással rendelkezett. A felújítási és beruházási feladatokat a műszaki kivitelezés pénzügyi ráfordítás-igényei és a fontossági sorrend alapján tervezték. Az OGY fejezetnél az ellenőrzött időszakban önálló címként összesen 1.850 M Ft fejezeti kezelésű előirányzatot hagyott jóvá az Országgyűlés az éves költségvetési törvényekben. Az eredeti kiadási előirányzatokat teljes egészében költségvetési támogatásként állapították meg (1998-ban 1.620 M Ft, 1999-ben 85 M Ft, 2000-ben 145 M Ft összegben). Az előirányzatok megalapozott tervezését bizonytalansági tényezők is befolyásolták, a képviselőtestület-váltásnál az újraválasztási arány, valamint a felmentendő köztisztviselői létszám. Az előzetes számítási anyag 250 fő országgyűlési képviselővel és 70 fő hivatali dolgozó felmentésével számolt (31 %-os újraválasztási arány). Az 1998. évi országgyűlési képviselőtestület-váltás egyszeri kiadásaira a Költségvetési Bizottság részére benyújtott számítási anyag 250 képviselő - az országgyűlési képviselők tiszteletdíjáról, költségtérítéséről és kedvezményeiről szóló 1990. évi LVI. tv. 9. alapján - 6 havi felmentésére 586 M Ft tiszteletdíj kifizetésre, illetve 2 havi képviselői tiszteletdíj átfedésre tartalmazott előirányzatot. A képviselőcsoportok hivatali alkalmazottai felmentésével, végkielégítésével összefüggő kiadásokra 165 M Ft, a hivatali dolgozók (70 fővel számolva) felmentésével összefüggő kiadásokra 42 M Ft összeget terveztek. Tartalék címén - a létszámadatok eltérésére - 50 M Ft-ot tartalmazott az előzetes számítási anyag, a végleges költségvetésben 90 M Ft tartalék előirányzatot terveztek. Az előző ellenőrzésünk javaslatait figyelem bevéve, a tervezés időszakában a kapcsolódó felhalmozási jellegű és felújítási munkák többletigényét felmérték. Beruházásokra 450 M Ft-ot, felújításokra 150 M Ft-ot terveztek. Az ideiglenesen működő és a megalakuló országgyűlési bizottságok kiadásaira az ellenőrzött időszakban összesen 54 M Ft eredeti előirányzatot terveztek (1998-ban 14 M Ft-ot, 1999-ben 15 M Ft-ot, 2000-ben 25 M Ft-ot). Az előirányzatból évente 4-4,5 M Ft-ot tartalékként kezeltek. A megalakuló országgyűlési bizottságok kiadásaira a Házszabály 82. -a (2) bek. alapján biztosítottak előirányzatot. (A tervezés időszakában bizonytalan a bizottságok száma, azok belső létszáma, a megalakulás időpontja.) Az Európai Unió (EU) integrációs felkészülés kiadásaira évente 50-50 M Ft-ot, az ellenőrzött időszakban összesen 150 M Ft előirányzatot terveztek. 13

II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 1998-ban képviselői indítványként benyújtott javaslat alapján fogadta el az Országgyűlés az 50 M Ft többlet-előirányzatot. Az előirányzatok tervezése során figyelembe vették az OGY Európai Integrációs Ügyek Bizottsága tervezett feladatait, valamint a Külügyi Hivatal vezetőjének és az integrációs albizottságokkal rendelkező állandó bizottságok elnökeinek integrációs célkiutazási és fogadási programjait. 2. A BELSŐ KONTROLL MECHANIZMUSOK ÉRTÉKELÉSE A belső kontroll mechanizmusok az intézménynél kiépített és működő irányítási, szabályozási rendszereket, továbbá azok környezetét és a kontroll eljárásokat foglalják magukban. A célszerűen kiépített kontroll rendszeren belül az egyes területek összehangolt működése biztosítja a költségvetési gazdálkodás és a számviteli munka szabályszerűségét. A célirányosan kialakított, folyamatosan működő kontroll rendszer garanciát jelentenek az előforduló esetleges hibák, szabálytalanságok megakadályozására, kijavítására, s ezáltal az éves költségvetési beszámoló megbízhatósága szempontjából is. A belső kontroll rendszer főbb területeire irányuló helyszíni ellenőrzésünk megállapításai szerint az OGY Hivatalánál a rendszer kiépült és kiegyensúlyozottan működött. Az intézményi belső kontroll mechanizmusok kialakítását és működtetetését a helyszíni ellenőrzés során az erre kialakított módszer szerint értékeltük. Az értékelés alapján az OGY Hivatala alacsony kockázati minősítést kapott. A szervezeti, működési és gazdálkodási rend szabályozottsága, a belső ellenőrzés rendszere, a számviteli rend, az informatikai rendszerek kiépítettsége és működése egyaránt alacsony kockázatú volt. A kockázatok további csökkentésének lehetőségét a frakciók számviteli tevékenységének - megfelelő adaptációkkal végrehajtott - integrálása jelenti. 2.1. A működési és gazdálkodási rend szabályozottsága, az irányítási mechanizmus célszerűsége Az OGY Hivatalában a döntés és irányítás szintjeit, a vezetők hatáskörét célszerűen alakították ki, a munkamegosztás igazodott a feladatrendszer követelményeihez. A költségvetési gazdálkodási tevékenységet a gazdasági főigazgató irányítja. A Gazdasági Főigazgatóságnál a működési rendre vonatkozó előírások teljesültek, jóváhagyott munka- és ellenőrzési tervekkel rendelkeztek. A munkaterveket évenként, féléves bontásban készítették, azokban a legfontosabb feladatok évente visszatérően szerepeltek (a költségvetési felosztások elkészítése; a munka- és tűzvédelmi bejárások, ellenőrzések az Országházban és az Irodaházban; beszámoló készítése a Házbizottság részére; a kiemelt közbeszerzési eljárások, a következő évi költségvetés egyeztetése a PM-mel és az OGY Költségvetési és Pénzügyi Bizottságához terjesztése; az év végi zárás előkészítése és végre- 14

ii. részletes megállapítások hajtása; rendezvények; biztonságtechnikai, képviselőket érintő, szociális feladatok). A munkatervek teljesítésének értékelését a költségvetési gazdálkodás végrehajtásáról szóló beszámoló tartalmazta. A Gazdasági Főigazgatóság vezetőinek és munkatársainak munkaköri leírásai tartalmazták a feladat-, hatás- és jogköröket. (Tételesen ellenőriztük a Gazdasági, Műszaki Igazgatóság és a Közszolgálati Főosztály munkatársainak munkaköri leírásait.) A Gazdasági Főigazgatóságon a döntési mechanizmus fontos fóruma volt a vezetők részvételével rendszeresen tartott, a meghozott döntéseket megfelelően dokumentáló vezetői értekezlet. A gazdasági főigazgató 1998-ban és 1999-ben 40, 2000-ben 37 vezetői értekezletet tartott. A belső kontroll mechanizmusokba konstans feladatként beépült a szabályzatok év elején történő átfogó felülvizsgálata, amellyel az ellenőrzési eszköztárat bővítették. A kialakított gazdasági főigazgatói vezetői információs rendszerben a hagyományos eszközök mellett (aláírási, kiadmányozási jogkör, beszámoltatás, helyszíni ellenőrzés) az ellenőrzött időszakban érvényesült az előremutatóbb, ún. vezetői controlling működtetése. A főigazgató a havi információs jelentések alapján ellenőrizte az előirányzatok évközi alakulását; a működés pénzügyi fedezetének biztosítottságát; az illetménygazdálkodást, különös tekintettel az előirányzat-maradványokra, illetve túllépésekre, a képviselőcsoportok és az országgyűlési bizottságok gazdálkodására. A féléves információs jelentések alapján ellenőrizte a főigazgatóság szervezeti egységei működési körébe tartozó területek gazdálkodásának átfogó helyzetét (munkaerő-mozgás, beruházások, felújítások, a számítástechnikai, telekommunikációs ellátottság helyzete, általános ügyviteli helyzet, bevételek stb.); az évenkénti információs jelentések (leltár) alapján ellenőrizte az eszközgazdálkodást, a készletek alakulását. A költségvetési belső ellenőrzésről szóló szabályzatuk 1. sz. melléklete vezetőkhöz és egyes kiemelt egyéb munkakörökhöz rendelve tételesen meghatározta a vezetői és a folyamatba épített ellenőrzési feladatokat időbeli ütemezéssel és az ellenőrzés módszerével együtt (pl. a gazdasági főigazgató utalványozási tevékenysége során tételesen ellenőrzi az érvényesítés, a költségvetési fedezet meglétét stb.). A költségvetési gazdálkodási rendszer a keretgazdálkodásra épült. A jóváhagyott előirányzatokból képzett felhasználási kereteken belül az egyes döntéshozók önállóan és felelősséggel gazdálkodhattak mind a személyi juttatások, mind a dologi, mind a felhalmozási kiadások területén. Az OGY Hivatala a működéséhez és gazdálkodásához szükséges, a hatályos jogszabályi előírásoknak megfelelő, rendszeresen karbantartott belső szabályzatokkal rendelkezett. 15

II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK A gazdálkodási tevékenységre vonatkozó szabályzatok az államháztartás működési rendjéről szóló - az ellenőrzött időszakban hatályos - kormányrendeletek követelményeit kielégítették. A kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés rendjét meghatározták, az összeférhetetlenség elve teljes körű érvényesítését biztosították. Az OGY Hivatala a 15/1999. (II. 5.) Korm. rendelet előírásai szerinti Ellenőrzési Szabályzattal rendelkezett. Az OGY Hivatala sajátos feladatait a létszámmal és személyi juttatásokkal való gazdálkodást illetően a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (Ktv.) és az országgyűlési képviselők tiszteletdíjáról, költségtérítéséről és kedvezményeiről szóló (többször módosított) 1990. évi LVI. törvény összefüggései határozták meg. Az országgyűlési képviselők számára a törvény által biztosított járandóságokkal és egyéb juttatásokkal kapcsolatos feladatokat az OGY Hivatalának köztisztviselői besorolású apparátusa végezte. A Képviselőcsoportok hivatalában is köztisztviselőket foglalkoztattak. Az 1990. évi LVI. törvényt módosító 1998. évi XXI. törvény a képviselői díjazást a Ktv. illetményalapjával hozta összefüggésbe 1999. I. 1-jei hatályba lépéssel. A Ktv. 11. -a szerinti határozott időre létesülő alkalmazási lehetőség illeszkedett a képviselőcsoportok 4 évre szóló mandátumához. Az informatikai tevékenység szabályozási hátterét az elektronikus információ szolgáltatásról szóló 14/1998. GF Szabályzattal és az informatikai eszközök üzemeltetéséről és használatáról, az informatikai rendszerek szoftver jogtisztaságáról és biztonságáról szóló 7/1999. GF utasítással teremtették meg. A szabályozás - megfelelő ellenőrzési pontok beiktatásával - tartalmazta az informatikai beruházásokkal (a közbeszerzéstől az üzemeltetésig) az informatikai eszközök kezelésével és nyilvántartásával, a hozzáférések megfelelő védelmével, az adatmentésekkel, a jogtisztasággal kapcsolatos előírásokat. Az OGY Hivatala a képviselőcsoportok, mint részjogkörű költségvetési egységek gazdálkodásával kapcsolatban - a fejezeti szintű költségvetési gazdálkodásért való felelősség érvényesítése érdekében - kialakította és működtette a belső kontroll mechanizmusok különböző elemeit, elsősorban szabályozási eszközöket alkalmazott. A képviselőcsoportok gazdálkodására is vonatkoztak az OGY Hivatalának belső szabályzatai, kivéve, ha maga a szabályzat ettől eltérést engedett. A képviselőcsoportoknak önálló szabályzattal kellett rendelkezniük pl. a következő területeken: az egyes gazdálkodási jogkörök megosztása (kötelezettség-vállalástól az érvényesítésig), készpénz- és bankszámlakezelés, egyéb személyi juttatások (meglétük esetén), illetmény- és létszámgazdálkodás. A képviselőcsoportok három kerettel rendelkeztek (illetmény, működési, ellátási), amelyek gazdálkodási szempontból eltérő súlyúak. Az egyes keretek nem léphetők túl, közöttük átcsoportosítási lehetőség nincs. Az illetmény- és ellátási keret mind a kötelezettségvállalás, mind a pénzügyi folyamatok vonatkozásában integrálódott az OGY Hivatala gazdálkodásába, a működési keretért való felelősség a Házszabály 16. -a értelmében a frakcióvezetőké volt. A Képviselőcsoportok a működési keret tekintetében önálló kincstári ügyfélként jelentek meg. 16

ii. részletes megállapítások Az illetménygazdálkodást illetően az országgyűlési képviselők és Képviselőcsoportok ellátásának rendjéről szóló 17/1997. GF Szabályzat III. fejezete (Képviselőcsoportok hivatali személyzetének alkalmazása) kellő biztosítékokat, egyben támogatást is nyújtott a képviselőcsoportoknak. A keret nem léphető túl, a közterheket az OGY Hivatala központilag biztosítja. Az illetménykeret az OGY Hivatalához írásban benyújtott, ellenjegyzéssel ellátott lista alapján, kötelező fedezetvizsgálat elvégzését követően használható fel. A 17/1997. GF Szabályzat IV. fejezete rendelkezett a Képviselőcsoportok működési támogatásáról. A szabályzat kötelezően előírta a Képviselőcsoportok vezetője által aláírt belső gazdálkodási szabályzat kidolgozását és annak jellemző szabályozási területeit (kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, létszámgazdálkodás, számlák záradékolása, bevételezés, különböző igazolások, meghatalmazások rendje, bizonylati fegyelem, kettős könyvvitel és analitikus nyilvántartások vezetése, adatszolgáltatások szakszerűsége). Az ellátási keret mértékétől és funkciójáról az országgyűlési képviselők tiszteletdíjáról, költségtérítéséről és kedvezményeiről szóló, módosított 1990. évi LVI. törvény 6. (1) bekezdés rendelkezik. Az ellátási keret törvényi szabályozását az 1990. évi LVI. törvényt módosító 1998. évi XXI. törvény vezette be 1999. január 1-ei hatállyal, azt megelőzően a keretet gazdasági főigazgatói hatáskörben - a mindenkori költségvetési lehetőségek figyelembevételével - állapították meg. A kerettel való gazdálkodás részletes szabályozását is a 17/1997. GF Szabályzat tartalmazta, egyben normatív módon határozta meg azt az ellátási szintet, amelyet az OGY Hivatala egységesen, alapellátásként nyújtott. A munkáltatói jogok megosztott gyakorlására az OGY Hivatalának gazdasági főigazgatója a képviselőcsoportok vezetőivel - az 1998-2002-es országgyűlési ciklus időtartamára - megállapodást kötött. A megállapodás a Ktv. megfelelő szakaszaira hivatkozva felsorolta a gazdasági főigazgató hatáskörébe tartozó intézkedéseket (besorolás, átsorolás, illetménymegállapítás, személyi illetmény, címadományozás stb.), valamint a képviselőcsoportok vezetői (akadályoztatás esetén helyettese) munkáltatói jogosítványait (pályázat kiírása, munkaidő-beosztás, szabadság-kiadás, minősítés, stb.). A megosztott joggyakorláshoz az OGY Hivatala részéről beépített folyamatos kontroll kapcsolódott, amely az ellenőrzött időszakban jól működött. A közszolgálati nyilvántartás és adatszolgáltatás a Gazdasági Főigazgatóság hatáskörében maradt. A képviselőcsoportok hivatalai a hozott munkáltatói intézkedések 1-1 példányát az illetékes főosztályra szakmai ellenjegyzésre és végrehajtásra megküldték. A képviselőcsoportok működésével kapcsolatban fontos elem volt az informatikai lehetőségek kihasználása, az egységes, ún. integrált rendszerek alkalmazása, illetőleg azok megfelelő adaptálása. A vagyongazdálkodás feladatait az OGY Hivatala látta el. A frakciók gazdálkodási körében csak a helyiségleltárak változásainak nyomon követése maradt. Az OGY Hivatala által kihelyezett, az Eszköz 2000 nyilvántartó program integrált 17

II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK részeként működő rendszerben vezették az általuk használt vagyontárgyak analitikus könyvelését. Az OGY Hivatalának a Képviselőcsoportok hivatalai működésére, gazdálkodására irányuló tevékenységének fontos eszköze volt a belső ellenőrzés. 1999-ben az OGY Hivatalának belső ellenőrzése - egységes szisztéma alapján - megvizsgálta a Képviselőcsoportok szervezeti, működési feltételeit, a gazdálkodásuk szabályozottságát, a számviteli rendet és a bizonylati fegyelmet, a pénztár és a kincstári számla kezelését, a vagyonnyilvántartást. Javaslataival hozzájárult - esetenként már az ellenőrzéskor - a feltárt hiányosságok megszüntetéséhez, az eszközgazdálkodásban az integrált rendszernek a Képviselőcsoportok hivatalaira történő kiterjesztéséhez. 2.2. Az információs rendszerek kialakítása és működtetése Az OGY Hivatala szakmai munkájának informatikai hátterét egymásra épülő és a beruházási lehetőségek által behatárolt fejlesztésekkel az ellenőrzött időszakban lényegesen javították. Fejlesztéseik az OGY Hivatala céljaival összhangban álló informatikai stratégián alapultak. Ehhez a távlati célokat már 1996-1997-ben megfogalmazták, amelyeket megvalósítottak. A további feladatokat és a fejlesztéseket az OGY Hivatala 2000-2002. évekre tervezett integrált informatikai programjában határozták meg (az üzemeltetés biztonsága, Intranet szolgáltatás továbbfejlesztése, a Parlament Internetes adatszolgáltatásában új arculat megteremtése, multimédiaszerver, integrált könyvtári rendszer, képviselői távmunka, EU-csatlakozási feladatok, Extranet). A ciklusváltás éve (1998.) meghatározó jelentőségű volt az informatikai fejlesztési programot illetően. Döntöttek az Informatikai Osztály által fejlesztett PAIR rendszer szolgáltatásait meghatározó technológiai kérdésekről: a megelőző ciklusokban kialakított Oracle7 verzióról áttértek az Oracle8 verzióra. Az Internet és az Intranet technológia egységesítése érdekében új technológiát alakítottak ki, a korábban használt GUPTA fejlesztőeszközt lecserélték egy tiszta Oracle technológiára (Oracle Designer, PL/SQL programozás). 1999-ben a PAIR adatbázis adattartalmának bővítésével stabil, jó minőségű adatszolgáltatási rendszer alakult ki, új alkalmazási területek lekérdezhetőségével. A 2000. évi dátumváltás zökkenőmentesen megtörtént. Az OGY Hivatalánál a szakmai munkát kiszolgáló elektronikus információszolgáltatás technikai- és technológiai fejlesztéseivel párhuzamosan kifejlesztettek és bevezettek egy olyan pénzügyi-gazdasági információs rendszert, mely zárt rendszerbe integrálja a vagyongazdálkodás, a személyi jellegű kifizetések (illetmény- és tiszteletdíj számfejtés) és a hozzá kapcsolódó adók, járulékok feldolgozását, valamint a teljes pénzügyi folyamatot a számviteli rendszerrel. A rendszerben évente mintegy 100-120 ezer gazdasági eseményt dolgoznak fel. 18

ii. részletes megállapítások Az információs és számviteli rendszer négy fő modulból és több kiegészítő modulból épül fel. Az immateriális javak, tárgyi eszközök, készletek analitikus nyilvántartását biztosítja az Eszköz 2000. modul, amely a megrendeléstől a beszerzésen át a végső felhasználásig nyomon követi a változásokat a vagyonvédelem szempontjainak érvényesítése mellett. A pénzügyi modulban történik a kötelezettségvállalás-nyilvántartás, a közbeszerzésekkel kapcsolatos, valamint a vevő-szállító analitika és az ÁFA nyilvántartás vezetése. E rendszer keretén belül történik a számlák érvényesítésének, az utalványozásnak, illetve a számlák kiegyenlítésének és a pénzügyi követelések behajtásának, valamint a bizonylatok könyvelésének előkészítése. A rendszerben folyamatba épített ellenőrzés biztosítja a kincstári számla és a pénztár aktuális egyenlegei közötti egyezőséget. A számviteli modulban az itt rögzített adatokat már nem lehet felülírni. Az illetmény, tiszteletdíj és társadalombiztosítási modul szolgál a kifizetésre kerülő valamennyi személyi jellegű juttatás és az az azokhoz kapcsolódó társadalombiztosítási, adó- és járulék számfejtésére. A modulban erről a területről teljes körű analitikát vezetnek és elkészítik a szükséges bevallásokat és igazolásokat, amelyeket pénzügyi teljesítésre átadnak a pénzügyi modul részére, továbbá az elkészített feladásokat elektronikus jel formájában továbbítják a könyvelés részére. A számviteli modul az előzőekkel integráltan bármely időpontra vonatkozóan elkészíti a költségvetési beszámoló jelentés táblázatait és az azokat alátámasztó főkönyvi kivonatokat. A gazdasági események időrendi feldolgozása alapján naplókat (bank-, pénztár-, vegyes) készít. Az integrált pénzügyi-gazdasági információs rendszerben vezetik valamennyi, mérleg és egyéb főkönyvi számlához kapcsolódó analitikát oly módon, hogy minden elemi adatot egységes kód- és egységes indexálási rendszerben tartalmaz a gépi adatbázis. Ebből az adatbázisból az adatok bármely időszakra és bármely integráltság mellett lekérdezhetők. A rendszer működése mellett nagy mértékben csökkent a könyvelés manuális munkaigénye. A mérleg és a főkönyvi számlákhoz kapcsolódó analitikai adatok egyezősége biztosított. A rendszer képes automatikusan elkészíteni az éves és az időszaki beszámoló jelentés és mérleg adatait. 2.3. A számviteli és bizonylati rend Az 1997-ben végzett pénzügyi-gazdasági ellenőrzésünket követően minden évben ellenőriztük a fejezet zárszámadását, ennek keretében értékeltük a számviteli tevékenység szabályozottságát, megbízhatóságát. Az éves zárszámadások ellenőrzésekor hiányosságok nem merültek fel. A fejezet számviteli rendszere megfelelően szabályozott. A hatályos jogszabályi előírások szerint, a gazdálkodó szerv szakmai feladatai és sajátosságai figyelembevételével alakították ki a számviteli politikát. Az eszközök és források értékelésére külön szabályzatot nem készítettek, az értékelési elveket a számviteli politika IV. fejezete tartalmazza. 19

II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK A pénzkezeléssel kapcsolatban az OGY Hivatala célszerűen, több szabályzatot készített, így a; a 18/1998. sz. GF. Szabályzatot a pénzkezelő helyek működéséről, amely a látogatói és a könyvtári pénzkezelő helyekre vonatkozó személyi, tárgyi feltételek követelményét, valamint a pénzkezelők részletes feladatait foglalja magában, a kötelezően alkalmazandó szigorú számadású nyomtatványok körével, valamint a pénztár ellenőrzés egyeztetési rendjével együtt; a 17/1997. GF Szabályzatot, amelynek a 39. pontja a Képviselőcsoportok hivatalai pénzgazdálkodási tevékenységét szabályozza. Az intézmény számlarendje kellő mértékben részletezi az egyes számlaosztályok, számlák tartalmát, az eszközök állományváltozásának jogcímeit, a kis értékű tárgyi eszközök minősítésének értékhatárát, az e körbe tartozó eszközök listáját, a főkönyvi számlák és az analitikus nyilvántartás kapcsolatát, az általános és tevékenységi kiadások főkönyvi számláinak tartalmát. A folyamatosan vezetett analitikus nyilvántartások alkalmasak voltak arra, hogy abból a leltár adatai a valóságnak megfelelően, a mérleg fordulónapjára vonatkozóan összeállíthatók legyenek. A mérlegtételeket leltárral támasztották alá. A mérlegek tételei megegyeztek a főkönyvi kivonatok adataival. A zárlati rendező tételek könyvelése az előírásoknak megfelelően történt. A zárások után a főkönyvi számlákra vonatkozó követelmények és egyezőségek fennálltak. Az OGY Hivatala leltározási tevékenysége kielégítette a vagyonvédelmi és számviteli követelményeket. Az ellenőrzött időszakban az eszköznyilvántartások előírásszerűek voltak. Az OGY Hivatala átfogó leltározást végzett 1998-ban a képviselőváltáshoz, 1999-ben az új nyilvántartási rendszerre való átálláshoz kapcsolódóan. Az 1998. évi átfogó leltár során 454 E Ft leltárhiányt állapítottak meg, amely a nyilvántartott eszközérték 0,1 ezrelékét érte el. Ebből 187 E Ft a személyi használatba adott tárgyaknál volt, ahol a hiány megállapítását kártérítés követte. A megállapított leltártöbblet értéke 1,7 M Ft volt. 1999-ben a leltárhiány 99 E Ft, 0,02 ezrelék, a leltártöbblet 1,8 M Ft volt. A leltárszabályzatok szerinti kiértékelést, valamint a leltárral kapcsolatos információkat feljegyzések tartalmazták. A fejezet éves beszámolói a számvitelről szóló, többször módosított 1991. évi XVIII. tv. és a végrehajtására kiadott, a költségvetési szervek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségéről szóló többször módosított 54/1996. (IV. 12.) Korm. rendelet előírásainak megfeleltek. 2.4. A belső ellenőrzés rendszere, működése Az OGY Hivatalánál a 15/1999. (II. 5.) Korm. rendelet előírásai alapján a belső ellenőrzés mindhárom eleme - vezetői, munkafolyamatba épített, függetlenített - funkcionált. 20

ii. részletes megállapítások A függetlenített belső ellenőrzési feladatokat két fő látta el, a munkatársak végzettsége, szakmai gyakorlata, folyamatos továbbképzése megfelelt a Korm. rendelet előírásainak. Az ellenőrzéseket megbízólevéllel, ellenőrzési program alapján hajtották végre. A programok célirányosak voltak, elsősorban a végrehajtandó feladatokra és módszerekre koncentráltak, a tervezési előírások kisebb hangsúlyt kaptak. Az ellenőrzések kiterjedtek a költségvetési gazdálkodás minden területére, különös tekintettel a beszámoló jelentések valódiságát érintő kérdésekre. A Külügyi Hivatalnál ellenőrizték a külföldi kiküldetéseket. Az Országgyűlési Könyvtár és a Képviselőcsoportok gazdálkodását 1999-ben átfogóan ellenőrizték. A Gazdasági Főigazgatóság működési területén ellenőrizték az eszköznyilvántartási és gazdálkodási rendet, a szigorú számadású okmányok kezelésének rendjét, a számviteli rendszert, a közbeszerzéseket, a vagyonleltárt. Az ellenőrzött időszakban a tervezett ellenőrzések túlnyomó része megvalósult (1999-ben a 2000. évi költségvetés tervezésének ellenőrzése az ÁSZ hasonló témájú ellenőrzése miatt maradt el, a következő évre húzódott át a Műszaki Igazgatóság egyes osztályainak átfogó ellenőrzése.) Terven felüli ellenőrzéseket hajtottak végre 1999-ben a Képviselőcsoportok hivatalainál. Az 1998-2000. években összesen 38 ellenőrzést végeztek. A vizsgálati módszereket az ellenőrzési céloknak és a feladatoknak megfelelően választották meg. Tételes ellenőrzés esetén a jelentéshez ún. hibajegyzéket csatoltak. A megállapítások kellően alátámasztottak voltak. Személyes felelősség megállapítására az ellenőrzési jelentések alapján közvetlenül nem került sor. Az ellenőrzésekről a 15/1999. (II. 5.) Korm. rendelet 23. -ában foglaltaknak megfelelő írásbeli jelentések készültek. Az ellenőrzési tevékenységről minden évben összefoglalót készítettek a gazdasági főigazgató számára, aki azt - az SzMSz 4. 4. pontja értelmében - előterjesztette az OGY elnökének. Az elvégzett ellenőrzésekről előírásszerű nyilvántartást vezettek. 3. A KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSA 3.1. Az előirányzatok módosítása Előirányzat-módosításokra az előző évi előirányzat-maradványok igénybevétele, a fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználása, az átvett pénzeszközök többlete, az országgyűlési és kormányzati hatáskörben elrendelt és biztosított támogatási többletek és a saját többletbevételek nyújtottak lehetőséget. A végrehajtott előirányzat-módosítások következtében a fejezet költségvetése az eredeti előirányzathoz képest 1998. évben 736 M Ft-tal 9,7%-kal, 1999. évben 838 M Ft-tal 12%-kal, 2000. évben 637 M Ft-tal 7,5% növekedett. Az 1998. évi, átlagostól eltérő előirányzat-módosítás (növekedés) a ciklusváltásra biztosított 1.500 M Ft fejezeti kezelésű előirányzat felhasználásával függött össze. 21

II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK Az Országgyűlés hatáskörében elrendelt módosításra egy esetben került sor. Az Országgyűlés a 2000. évi költségvetésből minden fejezetet érintően elvonást hajtott végre a leégett Budapest Sportcsarnok újjáépítésére, amely az OGY fejezetet 30 M Ft-tal érintette. A Kormány szintű előirányzat-módosítások 1998. évben 5,4 M Ft-tal növelték, míg 1999. évben 127,9 M Ft-tal, 2000. évben 1,5 M Ft-tal csökkentették a fejezet eredeti előirányzatát. Az árvízkárok felszámolására és a helyreállítások finanszírozásához a fejezettől 1999. évben 191,3 M Ft-ot, 2000. évben 170,1 M Ft-ot vontak el. A Szent Koronának a Nemzeti Múzeumból az Országházba történő áthelyezéséhez a fejezet előirányzatát 1999-ben 63,4 M Ft-tal megemelték. Az Országgyűlés döntött az átvilágításra kerülők körének kiszélesítéséről, a megnövekedett feladatok ellátására további átvilágító bírákat választott és köztisztviselőket is vettek alkalmazásba 2000. évben, erre a célra 71,2 M Ft-tal megemelték a fejezet előirányzatát. Ebben az évben a köztársasági elnökváltással összefüggésben 96 M Ft előirányzat-emelésről döntött a Kormány. (A megemelt előirányzat a Köztársasági Elnöki Hivatal Parlamentben lévő irodáinak a felújítására szolgált.) Felügyeleti szervi előirányzat-módosítást 1998. évben 21 esetben 1.558,7 M Ft összegben, 1999. évben 15 esetben 71,9 M Ft összegben, 2000. évben 18 esetben 138,5 M Ft összegben, saját hatáskörű előirányzat-módosítást 1998-ban 12 esetben 664,2 M Ft összegben, 1999-ben 19 esetben 885 M Ft összegben, 2000- ben 17 esetben 648,1 M Ft összegben hajtottak végre. A saját hatáskörben végrehajtott előirányzat-módosítások döntő részét a felújítások és beruházások finanszírozására, kisebb hányadát személyi juttatásokra, illetve dologi kiadások fedezetére használták fel. Ezekből az előirányzat-módosításokból felújításra, beruházásra 1998-ban 297,9 M Ft-ot (44,9%), 1999-ben 680,1 M Ft-ot (76,8%), 2000-ben 375,1 M Ft-ot (57,9%), személyi juttatásokra és munkaadói járulékokra az előzőleg megadott idősorrendben 171,5 M Ft-ot (25,8 %), 128,6 M Ft-ot (14,5%), 145,8 M Ft-ot (22,5%) fordítottak. A fejezeti kezelésű előirányzatokhoz kapcsolódó forrásokat a kiadások felmerüléséhez igazodóan vették igénybe. A keret elosztásának prioritási szempontjait a költségvetési alapokmányban rögzítették, melyet az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 2. 18. pontja, a 10. (5) bek. és a 3/1994 (P.K. 6.) PM tájékoztató szerint készítettek el. A fejezeti kezelésű előirányzatokat felhasználásuk során az OGY Hivatala címhez az előirányzatok céljának és rendeltetésének megfelelően, a fejezet felügyeletét ellátó szerv vezetője hatáskörében csoportosították át. Felügyeleti hatáskörben 1998-ban (15 alkalommal) 1.542,2 M Ft-ot, 1999-ben (5 alkalommal) 68,6 M Ft-ot, 2000-ben (6 alkalommal) 126,1 M Ft fejezeti kezelésű előirányzatot biztosítottak az OGY Hivatala címre. 1998-ban a képviselőtestület-váltással kapcsolatos kiadások május-július hónapban jelentkeztek. A kifizetések teljesítéséhez az 1.035 M Ft előirányzatot 1998. jú- 22