Adminisztrátori kézikönyv a TITÁN Térségi Információs Technológiai és Általános Nyilvántartórendszer SZISZI Iratkezelő moduljához Utolsó módosítás dátuma: 2012. december 01.
Tartalomjegyzék Adminisztráció (99)... 6 1. Menüpont szerinti bemutatás...6 1.1. Sablon kezelése (991)...6 1.1.1. Sablon feltöltése (9911)...7 1.1.2. Sablon hozzárendelése funkcióhoz (9913)...8 1.1.5. Automatikus visszajelzés sablon (9915)...10 1.1.2. Sablonok listázása, módosítása (9912)...11 1.1.4. Sablon kapcsolatok listázása, módosítása (9914)...12 1.1.6. Hivatali e-mail címek (9916)...14 1.2. Kódtáblák kezelése (992)...17 1.2.1. Irattári terv karbantartása (9921)...17 1.2.1.1. Irattári terv módosítása (99211)...17 1.2.1.2. Irattári terv importálása (99212)...21 1.3. Iktatókönyvek (993)...22 1.3.1. Iktatókönyv létrehozása (9931)...23 1.3.2. Iktatókönyvek listázása, módosítása (9932)...25 1.3.3. Keresések (9933)...29 1.4. Szervezetek és dolgozók (994)...30 1.4.1. Szervezeti egységek kódjának felvitele (9941)...30 1.4.2. Szervezeti egységek kódjának listázása és módosítása (9942)...31 1.4.3. Dolgozók kódjának felvitele (9943)...32 1.4.4. Dolgozók kódjának listázása, módosítása (9944)...34 1.5. Postakönyvek (995)... 35 1.5.1. Postakönyv felvitele (9951)...36 1.5.2. Postakönyvek listázása és módosítása (9952)...38 1.6. Érkeztetőkönyvek (9910)...39 1.6.1. Érkeztetőkönyv létrehozása (99101)...39 1.6.2. Érkeztetőkönyvek listázása és módosítása (99102)...41 1.7. Elektronikus érkeztetőkönyvek (99120)...42 1.7.1. Elektronikus érkeztetőkönyv létrehozása (991201)...43 1.7.2. Elektronikus érkeztetőkönyvek listázása és módosítása (991202)...44 1.8. E-mailek (996)... 45 1.8.1. Beérkezett e-mailek listája (9961)...46 1.8.2. Kiküldött e-mailek listája (9962)...46 1.9. Archiválás (997)... 47 1.9.1 Exportálás (9971)...47 1.9.1.1. Ügyirat export...48 1.9.1.2. Iktatókönyv export...49 1.9.1.1. Irattári tétel export...49 1.9.2. Importálás (9972)...50 1.10. Irattár... 50 1.10.1. Irattárak karbantartása (101)...50
Ábrajegyzék 1. ábra. Adminisztráció menü...6 2. ábra: Sablonok kezelése menü...6 3. ábra: Sablon feltöltése...7 4. ábra: Sablon sikertelen feltöltése...7 5. ábra: Sablon feltöltése...7 6. ábra: Sablon sikeres feltöltése...8 7. ábra: Sablon kapcsolat felvitele...8 8. ábra: Sablon hozzárendelése funkcióhoz...9 9. ábra: Sikeres sablon hozzárendelés...9 10. ábra: Kiválasztható sablon a funkciónál (Boríték nyomtatása)...9 11. ábra: Sablon nyomtatás (Boríték nyomtatása)...10 12. ábra: Kiküldött visszajelzések sablonjai...10 13. ábra: Kiküldött sablon minta...11 14. ábra: Feltöltött sablonok listája...11 15. ábra: Sikeres sablon felülírása...12 16. ábra: Sikertelen sablon felülírása...12 17. ábra: Sablon kapcsolatok...12 18. ábra: Kiküldött visszajelzések listája...13 19. ábra: E-mail cím szerkesztése...14 20. ábra: Sikeres e-mail cím módosítás...14 21. ábra: Sikertelen e-mail cím módosítás...14 22. ábra: E-mail cím szerkesztése...15 23. ábra: E-mail cím szerkesztése...15 24. ábra: E-mail cím szerkesztése...15 25. ábra: E-mail cím szerkesztése...16 26. ábra: Kódtáblák kezelése menü...16 27. ábra: Irattári terv adminisztráció...16 28. ábra: Irattári terv... 17 29. ábra: Új rész helyének választása...17 30. ábra: Új rész felvitele...17 31. ábra: Irattári terv adminisztráció -szint választás...18 32. ábra: Új ügykör felvitele...18 33. ábra: Ügykör felvitele...18 34. ábra: Hibaüzenet selejtezési, levéltárba adási idő...19 35. ábra: Hibaüzenet kitöltetlen mező...19 36. ábra: Hibaüzenet első szintű szignálási adatok...20 37. ábra: Hibaüzenet második szintű szignálási adatok...20 38. ábra: Irattári terv importálása...20 39. ábra: Irattári terv importálása zöld sor...21 40. ábra: Irattári terv importálása piros sor...21 41. ábra: Iktatókönyvek menü...22 42. ábra: Iktatókönyvek létrehozása...22 43. ábra: Irattári tétel választása iktatókönyvhöz...23 44. ábra: Iktatókönyv létrehozás irattári tételek hozzárendelése...23 45. ábra: Sikeres iktatókönyv létrehozás...24 46. ábra: Érvénytelen iktatási év...24 47. ábra: Iktatókönyv létrehozás kötelező mezőkre figyelmeztetés...24 48. ábra: Iktatókönyv lekérdezése...25 49. ábra: Iktatókönyv módosítása...25 50. ábra: Sikeres iktatókönyv módosítása...26 51. ábra: Lezárt iktatókönyv adatainak megtekintése...26 52. ábra: Iktatókönyv lezárás...27 53. ábra: Hibaüzenet elektronikus aláírás...27 54. ábra: Iktatókönyv lezárása aláírt állomány...27 55. ábra: Keresés ügyiratra...28 4 / 51
56. ábra: Keresés eredménye - ügyirat...28 57. ábra: Szervezeti egységek és dolgozók menü...29 58. ábra: Szervezetek kódjának felvitele...29 59. ábra: Hibaüzenet - Szervezet kódjának felvitele...30 60. ábra: Szervezetek kódjának listázása...30 61. ábra: Szervezetek kódjának módosítása...31 62. ábra: Dolgozók kódjának felvitele...31 63. ábra: Dolgozók kódjának felvitele...31 64. ábra: Dolgozók kódjának listázása, módosítása...32 65. ábra: Dolgozók kódjának módosítása...32 66. ábra: Postakönyvek menü...33 67. ábra: Postakönyv felvitele...33 68. ábra: Postakönyv sikeres felvitele...34 69. ábra: Hibaüzenet- hiányzó kötelező adat...34 70. ábra: Postai díj felvitele...34 71. ábra: Postai díj sikeres felvitele...35 72. ábra: Postakönyvek listázása, módosítása...35 73. ábra: Postakönyv módosítása...35 74. ábra: Postakönyv sikeres módosítása...36 75. ábra: Érkeztetőkönyvek menü...36 76. ábra: Érkeztetőkönyv létrehozása...37 77. ábra: Érkeztetőkönyv sikeres felvitele...37 78. ábra: Hibaüzenet tárgyévnél korábbi év megadása...37 79. ábra: Hibaüzenet nem kitöltött mező...38 80. ábra: Hibaüzenet létező érkeztetőkönyv kód...38 81. ábra: Érkeztetőkönyv lekérdezése...38 82. ábra: Érkeztetőkönyv módosítása...39 83. ábra: Érkeztetőkönyv sikeres módosítása...39 84. ábra: Elektronikus érkeztetőkönyvek menü...40 85. ábra: Elektronikus érkeztetőkönyv létrehozása...40 86. ábra: Érkeztetőkönyv sikeres felvitele...40 87. ábra: Hibaüzenet létező érkeztetőkönyv kód...41 88. ábra: Hibaüzenet nem kitöltött mező...41 89. ábra: Elektronikus érkeztetőkönyv listázása...42 90. ábra: Elektronikus érkeztetőkönyv módosítása...42 91. ábra: Érkeztetőkönyv sikeres módosítása...42 92. ábra: E-mailek menü...43 93. ábra: Beérkező e-mailek listája...43 94. ábra: Kiküldött e-mailek listája...44 95. ábra: Archiválás menü...44 96. ábra: Exportálás... 45 97. ábra: Ügyirat export -iktatószám vizsgálat...45 98. ábra: Iktatókönyv export...46 99. ábra: Irattári tétel export...47 100. ábra: Importálás... 47 101. ábra: Irattár választása...48 102. ábra: Irattár szerkesztés új irattár felvétele...48 103. ábra: Irattár szerkesztés adatok módosítása...49 104. ábra: Irattár szerkesztés -iktatókönyv, szervezeti egység hozzáadása, törlése...49 5 / 51
Adminisztráció (99) 1. ábra. Adminisztráció menü Az Adminisztráció menücsoport alatt olyan további menücsoportok találhatók, amelyek menüpontjainak kiválasztásával a rendszer működéséhez szükséges alap adatok rögzítésére és módosítására szolgáló űrlapokra mehetünk tovább. Az itt rögzíthető adatokat az Iktató alkalmazásban, az Iktató modul és más modulok űrlapjain egyaránt felhasználhatjuk. 1. Menüpont szerinti bemutatás A továbbiakban menüpontok szerinti tagolásban ismertetjük az adminisztrátori feladatokat. 1.1. Sablon kezelése (991) 2. ábra: Sablonok kezelése menü A menücsoport menüpontjainak segítségével végezhetjük el a sablonok kezelését és rendelhetjük hozzá a sablonokat az egyes funkciókhoz. 6 / 51
A sablon a program által használt, előre megszerkesztett szöveget vagy dokumentumot jelent. A sablon célját tekintve, az előre elkészített szövegrészekbe különböző változók vannak beépítve. A sablon célja, hogy a gyakran használt változatlan szövegeket a beépített hivatkozások segítségével lehessen létrehozni. Sablont akkor érdemes létrehozni, ha a sablonba beépíteni kívánt hivatkozások (változók) sokkal rövidebbek, mint a sablon szövege. 1.1.1. Sablon feltöltése (9911) 3. ábra: Sablon feltöltése Ebben a menüpontban egy vagy több előre elkészített fájlt tudunk feltölteni a saját gépünkről a szerverre, melyet sablonként kívánunk használni. A programba maximum 50 MB méretű fájl és csak.sxw vagy.sxc kiterjesztésű sablon tölthető fel. Ha ezektől eltérő kiterjesztésű fájlt szeretnénk feltölteni, mentéskor a sablonfeltöltés sikertelenségéről kapunk tájékoztatást. 4. ábra: Sablon sikertelen feltöltése Az előzőleg létrehozott sablon állomány nevét az elérési úttal együtt a Sablon feltöltése mezőbe írjuk be vagy a Tallózás gomb megnyomásakor megjelenő dialógus ablakban keressük meg és válasszuk ki a kívánt fájlt. 7 / 51
5. ábra: Sablon feltöltése A Feltöltés gomb megnyomásakor a kiválasztott fájl feltöltésre kerül és megjelenik a Sablon feltöltése blokkban. Lehetőség van több sablont egymást után feltölteni, illetve a feltöltött sablont kijelölve törölni lehet. Törléshez jelölőnégyzet segítségével ki kell jelölni a törölni kívánt fájlt/fájlokat, majd a Törlés gombra kell kattintani. Feltöltés után a Mentés gomb megnyomásával fog a sablon mentésre kerülni a programba. Ha a sablon feltöltését sikeresen végrehajtottuk, akkor a rendszer tájékoztatást küld erről, majd visszatérhetünk a menübe. 6. ábra: Sablon sikeres feltöltése A feltöltött sablont megtalálhatjuk a Sablonok listázása, módosítása (9912) menüpontban. 1.1.2. Sablon hozzárendelése funkcióhoz (9913) 7. ábra: Sablon kapcsolat felvitele Ebben a menüpontban egy adott sablont az általunk választott funkcióhoz rendelhetjük hozzá. A fájlnév listában a létező sablon fájlok jelennek meg. Itt kell kiválasztani, hogy melyik sablont szeretnénk hozzárendelni egy funkcióhoz. 8 / 51
A Leírás mezőben azt kell megadnunk, hogy az egyes űrlapokon lévő, a sablon kiválasztására szolgáló lenyíló listában milyen néven jelenjen meg a kiválasztott sablon. Az érvényességet egy jelölő négyzet segítségével állíthatjuk be. A Funkció lenyíló listában pedig azt a funkciót kell kiválasztanunk, amihez hozzá akarjuk rendelni a kiválasztott sablont. A lenyíló listában olyan funkciók jelennek meg, melyek valamilyen sablon szerint nyomtathatók, mint pl. előadói ív, érkeztetőkönyv, statisztikák vagy boríték. 8. ábra: Sablon hozzárendelése funkcióhoz A Mentés gomb megnyomásakor megtörténik a kiválasztott sablon hozzárendelése a kiválasztott funkcióhoz. Továbbmegyünk egy üzenet űrlapra, ahol értesítést kapunk a sikeres hozzárendelésről. 9. ábra: Sikeres sablon hozzárendelés A sikeresen funkcióhoz rendelt sablont kiválaszthatjuk az adott funkció elvégzése során, így a sablon szerint megadott tartalommal és formátumban fog megjelenni az előállítani kívánt dokumentum. 10. ábra: Kiválasztható sablon a funkciónál (Boríték nyomtatása) 9 / 51
11. ábra: Sablon nyomtatás (Boríték nyomtatása) Egy sablon több funkcióhoz is hozzárendelhető. Ha a sablon már hozzá van rendelve egy funkcióhoz, de nem megfelelő az elnevezése, akkor ezen az űrlapon a leírás módosításával megváltoztathatjuk ezt az elnevezést. 1.1.5. Automatikus visszajelzés sablon (9915) 12. ábra: Kiküldött visszajelzések sablonjai Ebben a menüpontban a kiküldött visszajelzések sablonjainak listája található. A lista a visszajelzés tárgyát és szövegét is tartalmazza. A Szerkeszt gombra kattintva megjelenik egy űrlap, amelyben a visszajelzés tárgyát és szövegét is módosíthatjuk. A sablon szövegében %%% jelek között kell megadni azokat a hivatkozásokat, paramétereket, amelyeket szeretnénk megjeleníteni a sablon segítségével. A rendszer ezt a sablonhivatkozást minden egyes alkalommal az éppen aktuális sablonszöveggel helyettesi, így téve teljessé a kívánt dokumentumot. 10 / 51
13. ábra: Kiküldött sablon minta A Módosít gomb megnyomásával megtörténik a sablon módosítása. A Vissza gombbal visszatérünk a listába. Lehetőség van új sablont felrögzíteni, ezt a Hozzáad gomb megnyomásával kezdhetjük el. Ekkor egy üres űrlapot kapunk, ahol a tárgyat és a szöveget megadhatjuk. A Rögzít gombra kattintva, mentésre kerül az elkészült sablon. 1.1.2. Sablonok listázása, módosítása (9912) 14. ábra: Feltöltött sablonok listája Az űrlapon a szerveren található összes sablon fájl megjelenik. A fájl neve mellett található Felülírás gomb megnyomásával módosíthatjuk az adott sablon fájlt a szerveren. A gomb megnyomásakor továbbmegyünk a Sablon feltöltése űrlapra, ahol kiválaszthatjuk a fájlt és a Feltöltés, majd Mentés gomb hatására megtörténik a sablon felülírása. A sikeres felülírásról a képernyőn kapunk tájékoztatást. 11 / 51
15. ábra: Sikeres sablon felülírása Egy már létező sablon fájl felülírásánál figyelni kell arra, hogy a fájl nevének, amit szeretnénk feltölteni meg kell egyeznie a szerveren lévő fájl nevével. A felülírás csak ebben az esetben lehet sikeres. Amennyiben a sablon felülírásakor olyan fájlt szeretnénk feltölteni, amelynek a fájlneve nem egyezik meg a korábbi sablon nevével, akkor a sablon felülírása sikertelen. A sikertelen feltöltésről a képernyőn kapunk tájékoztatást. 16. ábra: Sikertelen sablon felülírása A szerveren lévő sablonok megváltoztatásakor mindig vegyük figyelembe azt, hogy az adott sablont mások is használhatják. Ezért ha lehet, a módosítás előtt mindig egyeztessünk a többi felhasználóval. 1.1.4. Sablon kapcsolatok listázása, módosítása (9914) 12 / 51
17. ábra: Sablon kapcsolatok Ebben a menüpontban a sablon-funkciók hozzárendelés kilistázását és módosítását végezhetjük el. A lista a következő adatokat tartalmazza: Fájlnév Leírás Érvényes Paraméter Minden sor végén két gomb található: A Módosítás gomb megnyomásakor továbbmegyünk a Sablon kapcsolat felvitele űrlapra, amely felépítése és működése megegyezik a Sablon hozzáadása funkcióhoz menüben található űrlappal. Itt végezhetjük el a sablon és funkciók összerendelésének módosítását, majd a Mentés gomb megnyomása után a sikeres módosításról kapunk tájékoztatást. A Törlés gomb megnyomásakor az adott sorban lévő sablon a figyelmeztető üzenet elfogadását követően felszabadul, nem lesz hozzákapcsolva egyetlen funkcióhoz sem. Ilyenkor csak az adott funkció-sablon kapcsolat kerül törlésre, a sablon nem. 13 / 51
1.1.6. Hivatali e-mail címek (9916) 18. ábra: Kiküldött visszajelzések listája Ebben a menüpontban a hivatali e-mail címek listázása, hozzáadása, módosítása végezhető el. A lista a következő adatokat tartalmazza: E-mail cím Iroda Megjegyzés Bontásért felelős Aktív Minden sor elején a Szerkeszt gomb megnyomásakor továbbmegyünk egy újabb űrlapra, amelyen az e-mail címet, az irodát, a megjegyzést, a bontásért felelőst, valamint az aktív státuszt módosíthatjuk. Ezt a Módosít gombra kattintva tehetjük meg. A sikeres módosításról üzenetben kapunk tájékoztatást. 19. ábra: E-mail cím szerkesztése 14 / 51
20. ábra: Sikeres e-mail cím módosítás Ha a módosítás során nem adjuk meg a bontásért felelős személyt, akkor hibaüzenetet küld a rendszer, miszerint a mező megadása kötelező. 21. ábra: Sikertelen e-mail cím módosítás A hivatali e-mail cím módosításakor kötelező megadni az irodát, az e-mail címet, a bontásért felelős személyt, a státuszt. A megjegyzés megadása nem kötelező. Ha az űrlapon a Hozzáad gombot választjuk, akkor a megjelenő űrlapon új hivatali e-mail cím hozzáadása lehetséges, ahol az e-mail címet, irodát, megjegyzést és bontásért felelőst rögzíthetünk. A Létrehoz gombra kattintva megtörténik a rögzítés. A létrehozásról üzenet tájékoztat. 22. ábra: E-mail cím szerkesztése 15 / 51
23. ábra: E-mail cím szerkesztése Az új hivatali e-mail cím létrehozása során ha a kötelező mezőket nem töltjük ki, akkor a rendszer hibaüzenetet küld, melyben figyelmeztet, hogy a bontásért felelős személy megadása kötelező. 24. ábra: E-mail cím szerkesztése Ha a bontásért felelős személyt megadjuk, de az e-mail cím nem kerül megadásra, akkor erről hibaüzenetben tájékoztatást kapunk. Ha már létező e-mail címet szeretnénk még egyszer létrehozni, akkor a rendszer hibaüzenetben küld. 25. ábra: E-mail cím szerkesztése 16 / 51
1.2. Kódtáblák kezelése (992) 26. ábra: Kódtáblák kezelése menü A menücsoport az irattári terv létrehozásával, módosításával, importálásával kapcsolatos feladatokat tartalmazza. 1.2.1. Irattári terv karbantartása (9921) 1.2.1.1. Irattári terv módosítása (99211) 27. ábra: Irattári terv adminisztráció A menüpontba belépve az irattári terv szerkezetével és rendszerezésével kapcsolatos teendőket végezhetjük el. Létrehozhatunk, illetve módosíthatunk irattári tervet, az irattári terveket általános és különös részre oszthatjuk, illetve az adott szerv ügykörei közötti összefüggések alapján az irattári tételeket különböző Ágazatokba (főcsoportokba), Alágazatba (csoportba) illetve ügykörökbe (alcsoportokba) sorolhatjuk be. Az ügykörökhöz megadhatunk tárgyszavakat, illetve altárgyszavakat is. Az Irattári terv adminisztráció szint választás űrlapon ki kell választani a lenyíló menüből, hogy mit szeretnénk felvinni. Az Irattári terv kiválasztása után az Új (f)elvitel gombra kattintva a következő felületre jutunk, ahol megadhatjuk az irattári terv kódját, a nevét, illetve, hogy aktív-e. 28. ábra: Irattári terv 17 / 51
Ha új általános vagy különös részt kívánunk kialakítani, az Irattári terv adminisztráció űrlapon a Rész (általános / különös) szint kiválasztásával a következő képernyőre jutunk. 29. ábra: Új rész helyének választása Válasszuk ki a megfelelő irattári tervet, majd a megnyíló űrlapon töltsük ki az adatokat. 30. ábra: Új rész felvitele A Mentés gombra kattintva a létrehozás megtörténik. Hasonló módon járhatunk el az irattári terv többi összetevőjének létrehozásakor, illetve módosításakor is. 31. ábra: Irattári terv adminisztráció -szint választás Új ügykör felvitele esetén a megjelenő űrlapon az új ügykör helyét a Választ gombra kattintva választhatjuk ki. 18 / 51
32. ábra: Új ügykör felvitele A megnyíló ablakban adjuk meg az ügykör adatait. A kód mezőbe az irattári tételszámot, a név mezőbe az ügykör megnevezését rögzíthetjük. Az irattári tétel adatainál lenyíló listából megadható az ügykörhöz tartozó megőrzési idő, a szignálási kötelezettség, az illetékes szervezeti egység, valamint az ügyintéző. 33. ábra: Ügykör felvitele Az adott ügykörhöz a jogszabályban meghatározott selejtezhetőségi vagy levéltárba adhatási időt be kell állítani. Ezt lenyíló listából tudjuk kiválasztani. Amennyiben megadtuk a selejtezésre vonatkozó évek számát és a levéltárba adást is beállítjuk, akkor mentéskor hibaüzenetet kapunk, hogy a selejtezhetőség és levéltárba adhatás nem állítható be egyszerre. 19 / 51
34. ábra: Hibaüzenet selejtezési, levéltárba adási idő A beviteli űrlapon az Adatok rész kitöltése kötelező. Ha nem adunk meg kódot vagy nevet, akkor hibaüzenetet küld a rendszer. Az irattári tétel adatok megadása nem feltétele az ügykör elmentésének. 35. ábra: Hibaüzenet kitöltetlen mező Amennyiben az ügykör első szinten szignálásköteles, a szervezeti egység és ügyintéző nem adható meg. Ha első szinten nem szignálásköteles, akkor pedig kötelező megadni a szervezeti egységet. Beállítható az ügykör úgy is, hogy nincs szignálási kötelezettség egyik szinten sem, de ebben az esetben kötelező az ügyintéző kijelölése. Ilyenkor az adott ügykört egy ügyintézőhöz rendeljük. Ha az első szintű szignálási kötelezettséget megadtuk és szervezeti egységet is beállítunk, akkor hibaüzenetet kapunk. 36. ábra: Hibaüzenet első szintű szignálási adatok 20 / 51
Ha a második szintű szignálási kötelezettséget megadtuk és az ügyintézőt is beállítottuk, akkor hibaüzenetet kapunk. 37. ábra: Hibaüzenet második szintű szignálási adatok Amennyiben az adatokat megfelelően adtuk meg és állítottuk be, a Mentés gomb megnyomására az ügykör elmentésre kerül. 1.2.1.2. Irattári terv importálása (99212) 38. ábra: Irattári terv importálása Ebben a menüpontban egy fájl importálásával tudjuk az irattári tervet beolvasni a saját gépünkről a szerverre. Az Importálandó állomány beviteli mezőbe írjuk be a fájl nevét az elérési úttal együtt vagy a Tallózás gomb megnyomásakor megjelenő dialógus ablakban keressük meg és válasszuk ki a kívánt fájlt, majd válasszuk a Beolvasás nyomógombot. Csak.sxc kiterjesztésű állomány tölthető fel, melynek meg kell felelnie bizonyos formai követelményeknek. Beolvasáskor a rendszer ellenőrzi, hogy a feltölteni kívánt irattári terv minden adata rendelkezésre áll e. Az Irattári terv importálása képernyőn megjelennek a beolvasott adatok. Zöld színnel vannak jelölve azok a sorok, melyek helyesek és megfelelnek a formai követelményeknek, piros színnel pedig azok a sorok láthatók, amiben a rendszer valamilyen hibát talált. A pirossal jelölt sorokban a hiba oka is megtalálható. Abban az esetben, ha hiba van a feltöltendő állományban, úgy a lista alatt csak a Bezár feliratú gombot találjuk. Ezzel bezárhatjuk a listát és javítás után lehetőségünk van újra feltölteni a javított fájt. Ha a lista nem tartalmaz hibás (piros) sorokat, akkor a lista alján láthatjuk az Adatok importálása nyomógombot, melynek hatására az irattári terv feltöltésre kerül a rendszerbe. 21 / 51
39. ábra: Irattári terv importálása zöld sor 40. ábra: Irattári terv importálása piros sor 1.3. Iktatókönyvek (993) 41. ábra: Iktatókönyvek menü A menücsoport menüpontjainak kiválasztásával új iktatókönyveket vehetünk fel, illetve a már meglévő iktatókönyvek adatait és állapotát módosíthatjuk. 1.3.1. Iktatókönyv létrehozása (9931) 22 / 51
42. ábra: Iktatókönyvek létrehozása A Tulajdonos szervezeti egység, Iktatási év, Iktatókönyv kód, Iktatókönyv név, Egyedi azonosítási lehetőség mezők megadása kötelező. Az iktatókönyv állapota létrehozáskor mindig aktív. Kötelező megadni az irattári tételeket. A Választ gombot megnyomva az irattári tételek listáját kapjuk meg, ahol ki tudjuk választani azokat a tételeket, amelyeket az iktatókönyvhöz szeretnénk rendelni. A listából a jobb szélén levő jelölőnégyzet bejelölésével választhatunk egyszerre több tételt is, majd a Kiválaszt gomb megnyomásával rögzíthetjük az irattári tételt az iktatókönyv létrehozása űrlapon. Kiválasztás után lehetőség van a hozzáadott irattári tételek iktatókönyvből való törlésére, amit az iktatókönyv adatai űrlapon az irattári tétel kijelölése után a Törlés gombra kattintva lehet megtenni. 43. ábra: Iktatókönyv létrehozás irattári tételek hozzárendelése Az Iktatókönyv létrahozása űrlapon a Mentés gomb megnyomásakor a program ellenőrzi, hogy létezik-e az adatbázisban érvényes iktatókönyv, aminek a kódja megegyezik az általunk megadott kóddal. Ha igen, akkor egy hibaüzenetet kapunk, mivel nem lehet egyszerre több ugyanolyan kódú iktatókönyv. 23 / 51
Ha nincs érvényes iktatókönyv az adatbázisban a megadott kóddal, akkor az adatok mentésre kerülnek. Az adatok sikeres mentése után egy üzenet űrlapra megyünk tovább, itt kapunk értesítést az adatok sikeres elmentéséről. Az Üzenet űrlapról visszamehetünk a menübe vagy az Iktatókönyv létrehozása űrlapra, ahol újabb iktatókönyvet létrehozására van lehetőségünk. 44. ábra: Sikeres iktatókönyv létrehozás Az iktatókönyv létrehozásakor nem adhatunk meg a jelenlegi évnél korábbi évet. 45. ábra: Érvénytelen iktatási év Abban az esetben, ha nem töltünk ki minden kötelező adatot vagy nem adunk meg irattári tételt az iktatókönyvhöz, hibaüzenetet kapunk. 46. ábra: Iktatókönyv létrehozás kötelező mezőkre figyelmeztetés 24 / 51
1.3.2. Iktatókönyvek listázása, módosítása (9932) 47. ábra: Iktatókönyv lekérdezése Az űrlapon egy lista található. A listában az összes eddig rögzített iktatókönyv megjelenik. A lista a következő adatokat tartalmazza: Év Iktatókönyv kód Iktatókönyv név Létrehozó Létrehozás dátuma Nyitott/Lezárt Zárás dátuma A Módosítás gomb megnyomásával az adott sorban lévő iktatókönyv adatait, illetve állapotát lehet módosítani. A gomb megnyomásakor továbbmegyünk az Iktatókönyv módosítása űrlapra. Ez az űrlap felépítésében és működésében megegyezik az Iktatókönyv létrehozása űrlappal. 48. ábra: Iktatókönyv módosítása 25 / 51
Az Iktatókönyv módosítása űrlap beviteli mezőiben megjelennek az iktatókönyv adatai. A Tulajdonos szervezeti egység, az Iktatási év és az Iktatókönyv kód mezők nem szerkeszthetők, ezeket az adatokat nem lehet megváltoztatni. Megváltoztatható az Iktatókönyv név, az Egyedi azonosító, valamint az irattári tételek hozzárendelése. A Mentés gomb megnyomásakor az adatok sikeres mentése esetén továbbmegyünk egy Üzenet űrlapra, itt kapunk értesítést az adatok sikeres mentéséről. Az üzenet űrlapról a megfelelő gomb megnyomásával visszatérhetünk a menübe vagy az Iktatókönyv lekérdezése űrlapra. 49. ábra: Sikeres iktatókönyv módosítása A listán lévő iktatókönyvek előtt található Megtekintés gombra kattintva azon iktatókönyvek adatát tudjuk megtekinteni, amelyek már lezárásra kerültek. A Lezárt iktatókönyv adatainak megtekintése ablakban az iktatókönyv adatai nem szerkeszthető formában láthatók, az iktatókönyvhöz rendelt irattári tételek nem módosíthatók. Az ablakban látható és letölthető az iktatókönyv elektronikusan aláírt export állománya. 50. ábra: Lezárt iktatókönyv adatainak megtekintése Az Iktatókönyvek zárását az iktatási év utolsó napján el kell végezni. Az Iktatókönyv lekérdezése listán található Lezárás gombra kattintva a nyitott iktatókönyv lezárását tudjuk megtenni. Csak azon iktatókönyv zárható le, melyre iktatott összes ügyirat zárt állapotban 26 / 51
van. Az ablak megnyitása után az iktatókönyv adatait látjuk, illetve a Zárási információk aláírása mezőben az iktatókönyv export állományát látjuk. Az állomány a Letöltés gomb megnyomásakor megnyitható. Az állomány az iktatókönyvbe iktatott ügyiratok metaadatait tartalmazza. 51. ábra: Iktatókönyv lezárás A mentés csak akkor lesz sikeres, ha az.xml exportállomány elektronikus aláírása is megtörténik az Aláírás gombra kattintva. Ehhez először ki kell választanunk az aláíráshoz kapcsolódó tanúsítvány típusát, majd ezután történhet meg az aláírás. Az aláírás elvégzését követően az.xml állomány egy aláírt.es3 kiterjesztésű fájl lesz. Amennyiben nem végeztük el az aláírást, hibaüzenetet kapunk, és a lezárás nem történik meg. 52. ábra: Hibaüzenet elektronikus aláírás 27 / 51
53. ábra: Iktatókönyv lezárása aláírt állomány Sikeres mentés után az iktatókönyv státusza lezárt lesz és a listaképernyőkön látható, a lezárás ideje. Ezután az iktatókönyvbe iktatni nem lehet. A lezárt iktatókönyvek csak megtekintésre nyithatók meg a menüpontban. 1.3.3. Keresések (9933) A menüpontban Érkeztetési azonosító / Irat iktatószáma / Ügyirat iktatószáma szerinti keresést lehet elvégezni. 54. ábra: Keresés ügyiratra Az azonosítónak megfelelő keresés eredménye egy listaablakban jelenik meg. A küldemény/irat/ügyirat azonosítója előtt található Metaadatok gombra kattintva a küldemény/irat/ügyirat metaadatok tekinthetők meg. 28 / 51
55. ábra: Keresés eredménye - ügyirat Amennyiben nincs a keresésnek megfelelő találat, úgy egy üres lista jelenik meg. 1.4. Szervezetek és dolgozók (994) 56. ábra: Szervezeti egységek és dolgozók menü A menücsoport menüpontjainak segítségével a szervezet kódok és dolgozó kódok felvitelét és kezelését végezhetjük el. 1.4.1. Szervezeti egységek kódjának felvitele (9941) 57. ábra: Szervezetek kódjának felvitele Az űrlapon egy kódot rendelhetünk hozzá egy már létező szervezeti egységhez. A Szervezet neve lenyíló listában csak azok a szervezetek jelennek meg, amelyeknek még nincsen kódjuk. A szervezet nevének kiválasztása és a szervezet kódjának megadása kötelező. Egy szervezethez csak egyetlen kód rendelhető hozzá. 29 / 51
A Mentés gomb megnyomásakor továbbmegyünk egy Üzenet űrlapra, itt kapunk értesítést az adatok sikeres elmentéséről. 58. ábra: Szervezetek kódjának felvitele Üzenet Abban az esetben, ha egy szervezethez olyan kódot szeretnénk megadni, amely egy másik szervezeti egységnél már megadásra került, akkor hibaüzenetet kapunk és az adatok nem kerülnek mentésre. 59. ábra: Hibaüzenet - Szervezet kódjának felvitele 1.4.2. Szervezeti egységek kódjának listázása és módosítása (9942) 60. ábra: Szervezetek kódjának listázása Az űrlapon egy lista található. A listában az összes szervezeti egység megjelenik. A listában a következő adatok szerepelnek: 30 / 51
Szervezet kódja Szervezet neve A Módosítás gomb megnyomásával az adott sorban lévő szervezet kódját lehet módosítani. A gomb megnyomásakor továbbmegyünk a Szervezetek kódjának módosítása űrlapra. A Szervezetek kódjának módosítása űrlap beviteli mezőiben megjelennek a szervezet adatai. A szervezet neve mező nem szerkeszthető, ezt nem lehet megváltoztatni. A szervezet kódja tetszőlegesen módosítható. 61. ábra: Szervezetek kódjának módosítása A Mentés gomb megnyomásakor az adatok sikeres mentése esetén továbbmegyünk egy Üzenet űrlapra, itt kapunk értesítést az adatok sikeres mentéséről. Az üzenet űrlapról a megfelelő gomb megnyomásával visszatérhetünk a menübe vagy a Szervezetek kódjának listázása űrlapra. 62. ábra: Szervezetek kódjának sikeres módosítása 1.4.3. Dolgozók kódjának felvitele (9943) Az űrlapon egy kódot rendelhetünk hozzá egy már létező dolgozóhoz. 63. ábra: Dolgozók kódjának felvitele 31 / 51
A Dolgozó neve lenyíló listában csak azok a dolgozók jelennek meg, akiknek még nincsen kódjuk. A dolgozó nevének kiválasztása és a dolgozó kódjának megadása kötelező. Egy dolgozóhoz csak egyetlen kód rendelhető hozzá. A Mentés gomb megnyomásakor továbbmegyünk egy Üzenet űrlapra, itt kapunk értesítést az adatok sikeres elmentéséről. Az Új kód felvitele gomb megnyomásával visszamehetünk a Dolgozók kódjának felvitele űrlapra és új dolgozóhoz rendelhetünk hozzá egy kódot. 64. ábra: Dolgozók kódjának sikeres felvitele Amennyiben olyan kódot szeretnénk a dolgozóhoz rendelni, ami már másik dolgozóhoz hozzá lett rendelve, akkor hibaüzenet kapunk róla és a mentés nem történik meg. 65. ábra: Dolgozók kódjának felvitele Létező kód 32 / 51
1.4.4. Dolgozók kódjának listázása, módosítása (9944) 66. ábra: Dolgozók kódjának listázása, módosítása Az űrlapon egy lista található. A listában az összes dolgozó megjelenik, melyben a következő adatok szerepelnek: Dolgozó kódja Dolgozó neve A Módosítás gomb megnyomásával az adott sorban lévő dolgozó kódját lehet módosítani. A gomb megnyomásakor továbbmegyünk a Dolgozók kódjának módosítása űrlapra. A Dolgozók kódjának módosítása űrlap beviteli mezőiben megjelennek a dolgozó adatai. A dolgozó neve mező nem szerkeszthető, ezt nem lehet megváltoztatni. A dolgozó kódja tetszőlegesen módosítható. 67. ábra: Dolgozók kódjának módosítása A Mentés gomb megnyomásakor az adatok sikeres mentése esetén továbbmegyünk egy Üzenet űrlapra, itt kapunk értesítést az adatok sikeres mentéséről. Az üzenet űrlapról a 33 / 51
megfelelő gomb megnyomásával visszatérhetünk a menübe vagy a Dolgozók kódjának listázása űrlapra. 68. ábra: Dolgozók kódjának sikeres módosítása 1.5. Postakönyvek (995) 69. ábra: Postakönyvek menü A menücsoport menüpontjainak segítségével a postakönyvek felvitelét és kezelését végezhetjük el. 1.5.1. Postakönyv felvitele (9951) 34 / 51
70. ábra: Postakönyv felvitele Az űrlapon új postakönyvet vihetünk fel az adatbázisba. A Postakönyv száma lenyíló listában az egyes irodákhoz tartozó postakönyv számok szerepelnek. Egy irodához, azaz egy postakönyv számhoz tetszőleges számú postakönyvet fel lehet vinni. Kötelező kiválasztani a postakönyv számát, megadni a postakönyv nevét, fejlécét és címét. A Mentés gomb megnyomásakor az adatok sikeres mentése esetén továbbmegyünk egy Üzenet űrlapra, itt kapunk értesítést az adatok sikeres mentéséről. Az üzenet űrlapról a megfelelő gomb megnyomásával visszatérhetünk a menübe, vagy az Új postakönyv felvitele űrlaphoz, vagy a Díj felvitele űrlaphoz. 71. ábra: Postakönyv sikeres felvitele Amennyiben nem adjuk meg valamelyik adatot a felvitel során, akkor a Mentés gombra kattintva nem történik meg a postakönyv létrehozása és egy űrlapkezelői hibaüzenetet kapunk, mely tartalmazza, hogy melyik mezőt nem töltöttük ki. 35 / 51
72. ábra: Hibaüzenet- hiányzó kötelező adat Ha a Díj felvitele gombot választjuk, akkor kötelező megadnunk a postakönyv nevét, típusát, díját. Megadhatjuk, hogy ragszámozandó-e az adott postakönyv és milyen az állapota. A Típus mezőhöz lenyíló listából tudunk választani egy postázási módot, azaz megadhatjuk, hogy a postakönyvhöz tartozó postázásra váró küldemények milyen borítékméretben és milyen minősítéssel (ajánlott, elsőbbségi, stb.) kerülhetnek kiküldésre. A Mentés gomb megnyomásakor továbbmegyünk egy Üzenet űrlapra, itt kapunk értesítést az adatok sikeres elmentéséről, illetve választhatunk, hogy visszatérünk a menübe vagy új díjat veszünk fel. Egy postakönyvhöz több postai díj is felvihető. 73. ábra: Postai díj felvitele 74. ábra: Postai díj sikeres felvitele 36 / 51
1.5.2. Postakönyvek listázása és módosítása (9952) 75. ábra: Postakönyvek listázása, módosítása Az űrlapon egy lista található. A listában az összes postakönyv megjelenik. A lista a következő adatokat tartalmazza: Postakönyv száma Iroda rövid neve Iroda neve Postakönyv neve Fejléc Cím 76. ábra: Postakönyv módosítása A Módosítás gomb megnyomásával az adott sorban lévő postakönyv adatait lehet módosítani. A gomb megnyomásakor továbbmegyünk a Postakönyv módosítása űrlapra. Ez az űrlap felépítésében és működésében megegyezik a Postakönyv felvitele űrlappal. A Postakönyv módosítása űrlap beviteli mezőiben megjelennek a postakönyv adatai. A Postakönyv száma mező nem szerkeszthető, ezt nem lehet megváltoztatni. A postakönyv további adatai tetszőlegesen módosíthatók. A Mentés gomb megnyomásakor az adatok sikeres mentése esetén továbbmegyünk egy Üzenet űrlapra, itt kapunk értesítést az adatok sikeres mentéséről. Az üzenet űrlapról a megfelelő gomb megnyomásával visszatérhetünk a menübe vagy a Postakönyvek listázása, módosítása űrlapra. 37 / 51
77. ábra: Postakönyv sikeres módosítása 1.6. Érkeztetőkönyvek (9910) 78. ábra: Érkeztetőkönyvek menü A menücsoport menüpontjainak segítségével az érkeztetőkönyvek felvitelét és kezelését végezhetjük el. 1.6.1. Érkeztetőkönyv létrehozása (99101) 79. ábra: Érkeztetőkönyv létrehozása Az űrlapon új érkeztetőkönyvet vihetünk fel az adatbázisba. A Tulajdonos szervezeti egységet lenyíló listából választhatjuk. Kötelező megadni az érkeztetési évet, érkeztetőkönyv kódot, érkeztetőkönyv nevét. A Mentés gomb megnyomásakor az adatok sikeres mentése esetén továbbmegyünk egy Üzenet űrlapra, itt kapunk értesítést az adatok sikeres mentéséről. 38 / 51
80. ábra: Érkeztetőkönyv sikeres felvitele Csak tárgyévre és az azt követő évekre lehet létrehozni érkeztetőkönyvet. Ha a tárgyévnél korábbi érkeztetési évet adunk meg, akkor a rendszer hibaüzenetet küld. 81. ábra: Hibaüzenet tárgyévnél korábbi év megadása Abban az esetben ha az érkeztetőkönyv felvitel során valamelyik mezőt nem adjuk meg, a rendszer üzenetet küld, hogy melyik mezők nem kerültek kitöltésre. 82. ábra: Hibaüzenet nem kitöltött mező Adott évben nem lehet ugyanolyan kóddal létrehozni érkeztetőkönyveket. Ha mégis olyan kódot adunk meg, ami már létezik, akkor egy hibaüzenet kapunk. 39 / 51
83. ábra: Hibaüzenet létező érkeztetőkönyv kód 1.6.2. Érkeztetőkönyvek listázása és módosítása (99102) 84. ábra: Érkeztetőkönyv lekérdezése Az űrlapon egy lista található. A listában az összes érkeztetőkönyv megjelenik. A lista a következő adatokat tartalmazza: Év Érkeztetőkönyv kód Érkeztetőkönyv név Létrehozó Létrehozás dátuma Zárás dátuma A Módosítás gomb megnyomásával az adott sorban lévő érkeztetőkönyv adatait lehet módosítani. A gomb megnyomásakor továbbmegyünk az Érkeztetőkönyv módosítása űrlapra. Ez az űrlap felépítésében megegyezik az Érkeztetőkönyv felvitele űrlappal. 40 / 51
85. ábra: Érkeztetőkönyv módosítása Az Érkeztetőkönyv módosítása űrlap beviteli mezőiben megjelennek az érkeztetőkönyv adatai. A Tulajdonos szervezeti egység, Érkeztetési év, Érkeztetőkönyv kód mező nem szerkeszthető, ezeket nem lehet megváltoztatni. Az Érkeztetőkönyv neve és állapota tetszőlegesen módosítható. Amennyiben az Aktív jelölőnégyzetből eltávolítjuk a jelölést, az érkeztetőkönyv lezárásra kerül és nem nyitható meg újra. A Mentés gomb megnyomásakor az adatok sikeres mentése esetén továbbmegyünk egy Üzenet űrlapra, itt kapunk értesítést az adatokok sikeres mentéséről. Az üzenet űrlapról a megfelelő gomb megnyomásával visszatérhetünk a menübe vagy az Érkeztetőkönyvek listázása, módosítása űrlapra. 86. ábra: Érkeztetőkönyv sikeres módosítása 1.7. Elektronikus érkeztetőkönyvek (99120) 87. ábra: Elektronikus érkeztetőkönyvek menü A menüpontban az elektronikus küldemények érkeztetéséhez lehetséges érkeztetőkönyv felvitele és kezelése. 41 / 51
1.7.1. Elektronikus érkeztetőkönyv létrehozása (991201) 88. ábra: Elektronikus érkeztetőkönyv létrehozása Az űrlapon új elektronikus érkeztetőkönyvet vihetünk fel az adatbázisba. A Tulajdonos szervezeti egységet és az e-mail címet lenyíló listából választhatjuk. Kötelező megadni az Érkeztetési évet, Érkeztetőkönyv kódot, Érkeztetőkönyv nevét. A Mentés gomb megnyomásakor az adatok sikeres mentése esetén továbbmegyünk egy Üzenet űrlapra, itt kapunk értesítést az adatok sikeres mentéséről. 89. ábra: Érkeztetőkönyv sikeres felvitele Csak a tárgyévre és azt követő évekre lehet létrehozni érkeztetőkönyvet. Adott évben nem lehet ugyanolyan kóddal létrehozni érkeztetőkönyveket. Ha mégis olyan kódot adunk meg, ami már létezik, akkor egy hibaüzenet kapunk. 90. ábra: Hibaüzenet létező érkeztetőkönyv kód 42 / 51
Abban az esetben ha az elektronikus érkeztetőkönyv felvitel során valamelyik mezőt nem adjuk meg, a rendszer üzenetet küld, hogy melyik mezők nem kerültek kitöltésre. 91. ábra: Hibaüzenet nem kitöltött mező 1.7.2. Elektronikus érkeztetőkönyvek listázása és módosítása (991202) A menüpont választása után a megjelenő űrlapon egy lista található. A listában az összes elektronikus küldemények érkeztetésére létrehozott érkeztetőkönyv megjelenik. A lista a következő adatokat tartalmazza: Év Érkeztetőkönyv kód Érkeztetőkönyv név Létrehozó Létrehozás dátuma Zárás dátuma 92. ábra: Elektronikus érkeztetőkönyv listázása A Módosítás gomb megnyomásával az adott sorban lévő érkeztetőkönyv adatait lehet módosítani. A gomb megnyomásakor továbbmegyünk az Elektronikus érkeztetőkönyv módosítása űrlapra. Ez az űrlap felépítésében megegyezik az Elektronikus érkeztetőkönyv felvitele űrlappal. 43 / 51
Az Elektronikus érkeztetőkönyv módosítása űrlap beviteli mezőiben megjelennek az érkeztetőkönyv adatai. A Tulajdonos szervezeti egység, Érkeztetési év, Érkeztetőkönyv kód mező nem szerkeszthető, ezt nem lehet megváltoztatni. Az érkeztetőkönyv neve tetszőlegesen módosítható. Amennyiben az Aktív jelölőnégyzetből eltávolítjuk a jelölést, az érkeztetőkönyv lezárásra kerül és nem nyitható meg újra. 93. ábra: Elektronikus érkeztetőkönyv módosítása A Mentés gomb megnyomásakor az adatok sikeres mentése esetén továbbmegyünk egy Üzenet űrlapra, itt kapunk értesítést az adatok sikeres mentéséről. Az üzenet űrlapról a megfelelő gomb megnyomásával visszatérhetünk a menübe vagy az Elektronikus érkeztetőkönyvek listázása, módosítása űrlapra. 94. ábra: Érkeztetőkönyv sikeres módosítása 1.8. E-mailek (996) 95. ábra: E-mailek menü A menüpontban az szervezethez beérkezett és onnan kiküldött e-mail listái kérdezhetők le. 44 / 51
1.8.1. Beérkezett e-mailek listája (9961) 96. ábra: Beérkező e-mailek listája A menüpontban a rendszerbe beérkezett összes e-mail listája jeleníthető meg. A lista a következő adatokat tartalmazza: Címzett További címzett Levél tárgya Levél szövege Hivatali e-mail cím Csatolt fájlok Érkeztetési azonosító Beérkezés időpontja A listában előfordulhatnak olyan e-mailek, melyek nem rendelkeznek érkeztetési azonosítóval. Ezen e-mailek nem kerültek érkeztetésre. (Pl. nem tartalmaztak digitálisan aláírt fájlt.) 1.8.2. Kiküldött e-mailek listája (9962) 97. ábra: Kiküldött e-mailek listája A menüpontban a rendszerből történt összes kiküldött e-mail listája jeleníthető meg. 45 / 51
A lista a következő adatokat tartalmazza: Címzett Levél tárgya Levél szövege E-mail sablon neve Küldő neve Küldés időpontja Visszaigazolás időpontja. Az E-mail sablon neve oszlopban szerepel, hogyha a kiküldött e-mail valamelyik sablon alapján történt. Ilyen lehet pl. Értesítés automatikus érkeztetésről. Az ügyfél részére küldött elektronikus dokumentum abban az esetben minősül közöltnek, ha az ügyfél elektronikus visszaigazolást küld, hogy megkapta a dokumentumot. A visszaigazolás beérkezésének időpont szerepel a Visszaigazolás időpontja oszlopban. 1.9. Archiválás (997) 98. ábra: Archiválás menü 1.9.1 Exportálás (9971) A menüpontban az ügyiratok, iktatókönyvek, valamint az irattári tételek exportálását végezhetjük el. Az exportálás olyan mentési folyamat, amely biztosítja az adatok szabványos formátum szerinti mentését, amely lehetővé teszi az adatok átadását másik rendszer vagy külső szervezet (pl. Levéltár) részére. 46 / 51
99. ábra: Exportálás 1.9.1.1. Ügyirat export Ebben a menüpontban egy ügyirat adatainak exportálása végezhető el. Az iktatószám mezőbe az iktatószám beírása után az Iktatószám vizsgálata gombra kattintva az iktatószám ellenőrzése történik meg. Megfelelő iktatószám esetén a mező inaktív, nem szerkeszthető, mögötte Iktatószám módosítása gomb látható. Erre kattintva az iktatószám mező újra szerkeszthető mező lesz és a mögötte lévő gomb ismét az Iktatószám vizsgálata. Ebben az esetben egy új iktatószám megadása lehetséges. 100. ábra: Ügyirat export -iktatószám vizsgálat A Tömörítés mező értéke lenyíló listából választható. Amennyiben a nincs lehetőséget választjuk, úgy az állományt.xls formátumban tudjuk megnyitni vagy letölteni. Ellenkező esetben választhatunk ZIP vagy tar.gz állományok közül. 47 / 51
Az Export gombra kattintva az ügyirat adatainak exportálása megkezdődik, mely fájlba menthető a saját gépünkre vagy megnyitható. Az export állomány az ügyiratok esetében az ügyirat alatt elhelyezkedő összes iratot és az iratokhoz társuló valamennyi metaadatát tartalmazza. 1.9.1.2. Iktatókönyv export 101. ábra: Iktatókönyv export Az iktatásai év kiválasztása után az Iktatókönyvek leválogatása gombra kattintva az iktatókönyv lenyíló menüjében láthatjuk a beállított iktatási évhez tartozó összes iktatókönyvet, amiből választani kell. A Tömörítés mező értéke lenyíló listából választható. Amennyiben a nincs lehetőséget választjuk, úgy az állományt.xls formátumban tudjuk megnyitni vagy letölteni. Ellenkező esetben választhatunk ZIP vagy tar.gz állományok közül. Az Export gombra kattintva az adott év iktatókönyvének adatai kerülnek exportálásra. Az export állomány fájl menthető saját gépünkre vagy megnyitható. Az export állomány az iktatókönyvhöz tartozó összes ügyiratot, iratot és azok valamennyi metaadatát tartalmazza. 1.9.1.1. Irattári tétel export Az irattári terv mezőbe lenyíló listából kell kiválasztani az irattári tervet, majd az Irattári tételszámok leválogatása gombra kattintva az Irattári tételszám mező lenyíló listaként jelenik meg. A Tömörítés mező értéke lenyíló listából választható. Amennyiben a nincs lehetőséget választjuk, úgy az állományt.xls formátumban tudjuk megnyitni vagy letölteni. Ellenkező esetben választhatunk ZIP vagy tar.gz állományok közül. Az irattári tétel kiválasztása után az Export gombra kattintva az adott irattári tétel exportálása megkezdődik, mely fájlba menthető a saját gépünkre vagy megnyitható. Az export állomány az irattári tételhez tartozó összes iratot és az iratokhoz társuló valamennyi metaadatot tartalmazza. 48 / 51
102. ábra: Irattári tétel export 1.9.2. Importálás (9972) Az importálás az ügyiratok, iktatókönyvek, valamint irattári tételek adatainak egy másik rendszerből vagy külső szervtől történő átvétel során az adatbázisba való betöltését jelenti. 103. ábra: Importálás Ebben a menüpontban mentett fájlt tudunk feltölteni a saját gépünkről a szerverre. A Fájlnév beviteli mezőbe írjuk be a fájl nevét az elérési úttal együtt vagy a Tallózás gomb megnyomásakor megjelenő dialógus ablakban keressük meg és válasszuk ki a kívánt fájlt. Az importálás során a feltöltendő fájlokat.xml formátumban lehet feltölteni. A Feltöltés gomb megnyomásakor a kiválasztott fájl feltöltésre kerül a szerverre. Majd az Importálás gombra kattintva lehet a rendszerbe beimportálni. Az importálást követően a beérkező adatok az adatbázisban megjelennek és megtekinthetők, kezelhetők. 1.10. Irattár Az adminisztrátor feladatkörébe tartozik az irattárak létrehozása és karbantartása is. 1.10.1. Irattárak karbantartása (101) Ebben a menüpontban a meglévő irattárak karbantartását végezhetjük el, valamint új irattárat hozhatunk létre. A menüpont indítása után az Irattárak listáján a rendszerben létrehozott összes irattár megjelenik, az alábbiak szerint: 49 / 51
104. ábra: Irattár választása Az ablak Új irattár felvétele gombra kattintva új irattár létrehozására van lehetőség, ahol az irattár kódjának, megnevezésének megadása kötelező, illetve meg kell adni, a központi irattárat. Rádiógomb segítségével kell kiválasztani az irattár típusát, ami lehet központi vagy átmeneti. Kötelezően meg kell adni, hogy az irattár melyik szervezeti egység kezelésében van. A Felvitel gomb hatására megtörténik az adatok mentése, és az irattárak listájában megjelenik az új irattár. 105. ábra: Irattár szerkesztés új irattár felvétele Az irattárak listája ablakban az irattárak módosítására is lehetőség van. Ehhez a módosítandó irattárat a sor elején lévő rádiógombbal kijelöljük, majd a Kijelölt irattár szerkesztése gombra kattintunk. A megnyíló ablakban megváltoztatható bármely adat. Az irattár típusának megváltoztatására nincs lehetőség. 50 / 51
106. ábra: Irattár szerkesztés adatok módosítása A Beállítások részben az irattárhoz lenyíló listából iktatókönyvet és szervezeti egységet rendelhetünk hozzá a Hozzáad gomb megnyomásával. Ez azt jelenti, hogy a megadott irattárban kerül irattározásra a beállított szervezeti egység megadott iktatókönyvének ügyiratai. 107. ábra: Irattár szerkesztés -iktatókönyv, szervezeti egység hozzáadása, törlése Amennyiben korábban iktatókönyvet és szervezeti egységet rendeltünk az irattárhoz a Töröl gomb megnyomásával törölhetjük azt. A változásokat a Módosít gombra kattintva menthetjük el. 51 / 51