Ajánlás az egyházi és állami anyakönyvek (szabványos) levéltári leírásához Nagy Sándor levéltáros (Budapest Főváros Levéltára) nagys@bparchiv.hu
Az Ajánlás státusa Nem szabvány, hanem ajánlás, amely a (szabványos) levéltári leírást szolgálja Elsődlegesen az adatszerkezet kialakításáról van szó, tartalmi kérdéseket az Ajánlás csak másodlagosan érint A leírási szinteken kötelezően alkalmazandó leírási elemek körének szűk meghatározása, amely tág teret enged a különböző digitalizálási stratégiák előtt Jelenleg egy tervezetről beszélünk, amelyet a Levéltári Szabványügyi Bizottság fogadhat el, majd a Levéltári Kollégium adhat ki ajánlásként
Az Ajánlás alapvetései Az anyakönyv definíciója: a születés/keresztelés, házasságkötés, halálozás (esetleg bérmálás, áttérés) személyekre lebontott egyházi vagy állami nyilvántartása Az anyakönyvi kötet ( irat ) és a bejegyzés (az irat tartalma) leírásának megkülönböztetése; egyúttal az irat tartalmának redukálása a bejegyzésekre Az anyakönyv leírásánál kötelező a kötetszintű (iratszintű) leírás, és választható a bejegyzések leírása
Az Ajánlás sémája 1. AZ ANYAKÖNYVI KÖTET LEÍRÁSA 1.1. Azonosító adatok (levéltár, jelzet, cím, hordozó) 1.2. Megjegyzés 1.3. Kapcsolat adatok (pl. MOL-mikrofilmek jelzetének megadása) 1.4. Szabályok (pl. kitöltési útmutató) 2. AZ ANYAKÖNYVI BEJEGYZÉS LEÍRÁSA 2.1. Azonosító adatok ( esemény, időpont, sorszám) 2.2. Személyi adatok (pl. név, az anyakönyvi eseményhez kapcsolódó szerep, életkor, vallás) 2.3. (Egyéb) dátum adatok (pl. utólagos bejegyzés időpontja) 2.4. (Egyéb) hely adatok (pl. delegált házasság helyszíne) 2.5. Megjegyzés 2.6. Kapcsolat adatok 2.7. Szabályok
A kötetleírás 1.1. Azonosító adatok 1.1.1. Levéltár/őrzőhely (ha más, mint az anyakönyvező szerv) 1.1.2. Jelzet (ha van külön jelzet) 1.1.3. Cím (pl. Budapesti Unitárius Egyházközség. Áttértek névkönyve 1884-1895 ) 1.1.4. Irattípus (pl. eredeti, mikrofilm ) 1.2. Megjegyzés 1.2.1. Megjegyzések (pl. az anyakönyv funkciójától eltérő jellegű bejegyzések megléte, a kötet fizikai állapota) 1.2.2. Nyelv (pl. latin, német ) 1.3. Kapcsolat adatok 1.3.1. Kapcsolódó levéltári egységek (pl. másolat őrzőhelye, jelzete) 1.3.2. Egyéb kapcsolatok (pl. az anyakönyvező szerv vagy személyek történetére, életrajzára való utalások) 1.4. Szabály (pl. a leírásnál alkalmazott szabályok, kitöltési útmutató)
Példák a kötetleírásra 1.1.3. Budapesti Unitárius Egyházközség. Áttértek névkönyve 1884-1895 1.1.1.[Levéltár:] Főváros Levéltára Budapest 1.1.2.[Jelzet:] HU BFL XXXIII.1.a. Anyakönyvek és anyakönyvekkel kapcsolatos egyéb iratok. Anyakönyvek 1.1.3.[Anyakönyvező neve:] Budapesti II-III. kerületi Anyakönyvi Kerület [Anyakönyvi kötet:] születési anyakönyv [Év(kör):] 1896
A bejegyzés leírása I. 1. AZ ANYAKÖNYVI KÖTET LEÍRÁSA [...] 2.1. Azonosító adatok 2.1.1. Az anyakönyvi esemény (pl. keresztelés, házasság ) 2.1.2. Az esemény időpontja (pl. 1798.11.01. ) 2.1.3. A bejegyzés egyéb azonosítója (pl. 14. ) 2.2. Az anyakönyvi bejegyzés egyéb adatai 2.2.1.A résztvevő szerepe az eseménynél (pl. eskető lelkész, tanú) 2.2.2. Név (a résztvevő neve) 2.2.3. Nem ( férfi / nő ) 2.2.4. Életkor (pl. 24 ) 2.2.5. Születés ideje (pl. 1854.02.11. ) 2.2.6. Születés helye (pl. Vágújhely ) 2.2.7. Státus/foglalkozás (pl. kereskedő ) 2.2.8. Lakhely (pl. Pest Terézváros Retek u. 1. 2.2.9. Vallás (pl. róm.kat., ref. ) 2.2.10. Családi állapot/státus születéskor (pl. törvénytelen ) 2.2.11. Egyéb személyes adatok (pl. elhunytnál a halálozás oka) [FOLYTATÁS A KÖVETKEZŐ TÁBLÁN...]
A bejegyzés leírása II. [FOLYTATÁS AZ ELŐZŐ TÁBLÁRÓL...] 2.3. Az anyakönyvi bejegyzés dátum-adatai A bejegyzésben előforduló egyéb időpontok 2.4. Az anyakönyvi bejegyzés hely-adatai A bejegyzésben előforduló egyéb helyek 2.5. Megjegyzés 2.5.1. Megjegyzések 2.5.2. Nyelv (pl. latin, német ) 2.6. Kapcsolat adatok 2.6.1. Kapcsolat más entitásokkal 2.7. Szabályok 2.7.1. Szabályok
Példák bejegyzés leírására [KÖTETLEÍRÁS UTÁN...] 2.1.1.[Esemény:] betérés 2.1.2.[Esemény időpontja:] 1895.12.31. 2.1.3.[Folyószám:] 8. 2.2.2.[Név:] Witt Anna [KÖTETLEÍRÁS UTÁN...] 2.1.1.[Esemény:] házasságkötés 2.1.2.[Esemény időpontja:] 1852.02.08. 2.1.3.[Bejegyzés száma:] 1. [Paginaszám:] 8. 2.2.1.[Résztvevő:] vőlegény 2.2.2.[Név:] Szöllősi János 2.2.3.[Nem:] férfi 2.2.4.[Életkor:] 45 2.2.7. [Foglalkozás:] földműves 2.2.9.[Vallás:] unitárius 2.2.10.[Családi állapot:] özvegy 2.5.1.[Megjegyzés] hirdetés történt 2.5.2.[Nyelv:] magyar