A FŐOSZTÁLYOK FELADATKÖREI 1.) A Tisztségviselői Kabinet főbb feladatai a.) Általános feladatok: Közreműködik az önkormányzat város stratégiai feladatainak kialakításában és megvalósításában. Kialakítja és érvényre juttatja az egységes várospolitikai gyakorlatot és arculatot. Elősegíti a városi és önkormányzati érdekek összhangját. Közvetítő szerepet tölt be a tisztségviselők és a Hivatal kapcsolatrendszerében. Közreműködik a hivatal szervezeti egységei szintetizált szakmai véleményének kialakításában. A tisztségviselők igényeinek megfelelően, illetve saját feladatköréből adódó megfontolások alapján véleményt nyilvánít, illetve szakvéleményt készít a testületi előterjesztésekről, illetve egyedi döntési javaslatokról. Ügykörében eljárva, folyamatos, illetve eseti feladatai, ügyek megoldása érdekében egyeztető fórumokat szervez a Hivatal szakembereiből, illetve külső szakértők bevonásával. Folyamatosan figyelemmel kíséri a város társadalmi és gazdasági helyzetének alakulását, az önkormányzat döntéseinek hatásait, visszhangját, a közvélemény megnyilvánulásait, az önkormányzat és szervei, intézményei tevékenységének közmegítélését. Kommunikációs tervező és szervező tevékenységet folytat a tisztségviselők és a Hivatal munkájának megismertetésére, valamint a közmegítélés hatásainak visszacsatolására. Véleményt nyilvánít, illetve a Hivatal szerveinek szakmai véleményét koordinálja az önkormányzatot és várost érintő tervezett intézkedésekkel, szabályozási elképzelésekkel kapcsolatban. A területfejlesztéssel összefüggő városi feladatok ellátása. Döntés-előkészítő és a végrehajtást koordináló szerepet tölt be a Baranya Megyei Önkormányzattal való együttműködés gyakorlatában, illetve az Egyeztető Bizottság döntéseivel kapcsolatban.
Az Európai Kulturális Fővárosa (EKF) Program végrehajtásával összefüggő hivatali adminisztráció központi helyeként koordinációs, szervező és adminisztrációs tevékenységet lát el. Véleményt alkot, illetve közreműködő szerepet vállal az önkormányzat ellátó rendszerének intézmények és gazdasági társaságok valamint gazdasági érdekeltségi körébe tartozó egyéb szervezeti, tulajdonosi működtetés döntéseivel és intézkedéseivel kapcsolatban. b.) Stratégiai tervező és pályázat-előkészítő feladatok Nyomon követi az európai uniós, az országos és a régiós szintű tervezési folyamatokat, javaslatokat dolgoz ki azok céljainak meghatározásakor. Koordinálja a városrendezés alapjául szolgáló városfejlesztési koncepció elkészítését és rendszeres karbantartását, aktualizálását, javaslataival támogatja városrendezési tervek módosítását, együttműködik a Városfejlesztési Főosztállyal. Irányítja és koordinálja a város stratégiai programjának aktualizálását, illetve a gördülő tervezés módszerével való karbantartását. Kezdeményezi és koordinálja az egyes szakmai területekre vonatkozó részstratégiák elkészítését és rendszeres aktualizálását. Előkészíti és koordinálja a város rövid, közép és hosszú távú fejlesztési tervének kidolgozását, figyelembevéve a városfejlesztési koncepcióban kitűzött célokkal egybeeső támogatott intézkedések körét. Gondoskodik a város fejlődését biztosító tervek és programok egyeztetéséről, a város érdekeinek érvényesítéséről a kistérségi, megyei és regionális fejlesztési tervek készítése során, illetve szükség esetén kezdeményezi azok készítését. Biztosítja a város fejlesztésével összefüggő programok koordinációját a stratégiai partnerszervezetekkel (PTE, PBKIK, Katolikus Egyházmegye). Megszervezi a szakfőosztályok és az azok felügyelete alá tartozó intézmények monitoring, elemzési, tervezési és projektgenerálási tevékenységét, valamint e tevékenységek elvégzéséhez módszertani támogatást nyújt. Gondoskodik a kidolgozásra kerülő projektek és a stratégia összhangjáról, a prioritások érvényesítéséről. Együttműködik a Gazdaságfejlesztési és Várospolitikai Osztállyal a város gazdaságfejlesztését, a munkahelyteremtést, a befektetéspolitikát és a városmarketinget érintő tevékenységek terén, különös tekintettel azok összehangolt, stratégiakövető megvalósítására. Hálózatot épít ki és működtet a Hivatal szakapparátusának egységes és hatékony fellépése érekében, az elnyerhető támogatások maximalizálása érdekében.
Irányítja a támogatások felhasználásához szükséges felkészülési folyamatokat, a megfelelő időben képzéseket szervez a hivatal szakapparátusának felkészítése érdekében. c.) Nemzetközi projektmenedzsment feladatok Gondoskodik a saját hatáskörben megvalósítandó, európai uniós alapokból elnyert támogatások szakszerű felhasználásáról (Strukturális Alapok, Kohéziós Alap, Interreg, CBC stb.) Felkészíti a Hivatalt a kohéziós és strukturális alapokból elnyerhető támogatások fogadására, a projekt végrehajtó egységek megszervezésével és szakmai támogatását biztosító háttér kialakításával. Szakmai segítséget nyújt, illetve koordináló szerepet tölt be a stratégiának megfelelő nemzetközi forrásokból megvalósuló projektek megvalósításában. Gondoskodik az EU támogatású projektek szakmai megvalósításának nyomon követéséről és a projektmenedzsment szakmai támogatásáról. Együttműködve a Pénzügyi Főosztállyal gondoskodik a speciális pénzügyi elszámolások rendjének kialakításáról, és ezek végrehajtóinak szakmai segítséget nyújt. Elemzi a projektek végrehajtásának tapasztalatait, értékeli a projekteket és ezek tapasztalatait, továbbképzések keretében megosztja a pályázatokkal széles körben foglalkozó hivatali egységekkel. Képviseli a Hivatalt a feladatköréhez kapcsolódó hazai és nemzetközi konferenciákon, rendezvényeken. Gondoskodik az ISPA/Kohéziós Alap projekt sikeres megvalósításáról, melynek keretében (együttműködve az érintett szakfőosztályokkal): Ellátja a felmerülő műszaki és szervezési feladatokat, aktív szakmai közreműködést biztosít a városi közművek és közterületek fejlesztésének előkészítésében és végrehajtásában, valamint az állami támogatások és lakossági erőforrások bevonását elősegítő munkában. Közreműködik a víziközmű társulatok szervezésében és az Önkormányzat, valamint az ISPA/Kohéziós Alap érintettségű víziközmű társulatok közötti Együttműködési Megállapodásban foglaltak végrehajtásában. Gondoskodik a projekthez kapcsolódó közbeszerzési eljárások előkészítéséről, lefolytatásáról.
d.) EKF feladatok Koordinálja a projekt pénzügyi folyamatait, figyelemmel kíséri a számla ellenértékének a szállító számlájára történő megérkezését. Gondoskodik a projekttel kapcsolatos dokumentumok megfelelő nyilvántartásáról. Kapcsolatot tart a projektben közreműködő, vagy érintett szervezetekkel. Gondoskodik az érintett lakosság folyamatos tájékoztatásáról. Gondoskodik az üzembe-helyezési (használatbavételi) eljárás szakszerűségéről és elkészíti (elkészítteti) az aktiváláshoz szükséges iratokat. Gondoskodik a projekt szerződés szerinti teljesítéséről és az Európai Unió felé történő megfelelő projektzárásról. - szervezi és működteti az EKF program hivatali kommunikációját, valamint az önkormányzatnál jelentkező Pr-, marketing-, protokoll- és nemzetközi ügyeit, - megszervezi és biztosítja az EKF fejlesztések és EKF programszervezések kivételével a hivatalt érintő EKF ügyek adminisztrációját, közgyűlési előterjesztések elékészítését, testületi üléseken való képviseletét. - koordinálja és támogatja az előkészítő és lebonyolító szervezet Pécs 2010 Menedzsment Központ Kht. hivatalt érintő ügyeit, kivéve az EKF fejlesztéseket és programszervezéseket. e.) Gazdaságfejlesztési és várospolitikai feladatok: - A gazdasági program részeként, illetve ahhoz kapcsolódóan - a Hivatal érintett szervezeteivel együttműködve - kidolgozza az önkormányzat vagyonpolitikai-, városmarketing-, városfejlesztési-, turisztikai koncepciójának javaslatát. - Részt vesz az önkormányzat éves költségvetési koncepciójának, döntés-előkészítő munkálataiban, elősegíti a városfejlesztési koncepció, a gazdasági program, valamint a vagyonpolitikai koncepció érvényre juttatását az operatív feladatok megfogalmazásában. - Az önkormányzat Közgyűlése által meghatározott keretek között ellátja az önkormányzat tulajdonosi érdekeltségi körébe tartozó gazdasági társaságok, egyéb szervek tulajdonosi irányításának, illetve befolyásolásának feladatait, folyamatos kapcsolatot tart e cégekkel.
- Közreműködik az önkormányzat vagyongazdálkodási rendeletének megalkotásában, folyamatos karbantartásban, szükség szerinti módosításában, a döntés-előkészítő javaslatok összeállításában, a vagyonpolitikai koncepcióval való összhang megteremtésében. - Közreműködik az önkormányzat éves vagyongazdálkodási irányelveinek kialakításában és végrehajtásának ellenőrzésében. - Az önkormányzat rendeletében meghatározott módon és keretek között operatív vagyongazdálkodási feladatokat lát el. - Az önkormányzati és hivatali működés során gondoskodik az elfogadott vagyonpolitikai szempontok érvényre juttatásáról, a város- és gazdálkodáspolitikai elhatározások megjelenítéséről. - A Megyei Jogú Városok Szövetségének tevékenysége kapcsán felmerülő feladatok (véleményezés, érdekérvényesítés, álláspontok összehangolása, egységes megnyilvánulások, stb.) hivatalon belüli koordinálása, a tisztségviselők munkájának segítésében, - Együttműködés koordinálása a Pécsi Többcélú Kistérségi Társulással és a Dél-dunántúli Regionális Önkormányzati Társulással. - javaslatot tesz az önkormányzati, hivatali munkával összefüggő közvélemény kutatások, szociológiai felmérések elkészíttetésére, részt vesz az értékelésben. f.) Egyéb koordinációs (és referatúra) feladatok: Tisztségviselői keretek felosztásával kapcsolatos szerződéseket készít elő és az elszámolásokat ellenőrzi. - A tisztségviselői utasítások szerint szervezi és irányítja a hivatal külső és belső kapcsolatait, PR-ügyeit. Ezen belül: - szervezi és részt vesz a tisztségviselői lakossági fórumokon, fogadóórákon; - segíti és szervezi az önkormányzati, hivatali, tisztségviselői munka nyilvánosságát, - kapcsolatot tart a tömegkommunikációs szervekkel (sajtó, rádió, televízió, Internet), sajtótájékoztatókat szervez, közreműködik a publikálási feladatokban; - sajtófigyelő szolgálatot működtet, részt vesz a szükséges válaszok elkészítésében; - a tisztségviselői utasítások szerint előkészíti a felszólalások, beszédek, cikkek anyagát;
- alakítja a Hivatal belső arculatát; - ellátja a nemzetközi kapcsolatokkal, testvérvárosokkal összefüggő feladatokat, előkészíti az éves külügyi tervet, gondoskodik annak végrehajtásáról; - koordinálja és ellátja a nemzetközi szervezetekkel, EU szervekkel való kapcsolatokat; - a polgármester illetve a tisztségviselők megbízása alapján részt vesz az állami vezetők, külföldi delegációk, helyi önkormányzati, hivatali rendezvények, fogadások előkészítésében, gondoskodik a program szervezéséről és lebonyolításáról (protokoll ügyek); - városmarketing és idegenforgalmi feladatokat végez (városarculat kialakítása, tájékoztató anyagok, kiadványok készítése, vásárokon, fórumokon, rendezvényeken a város megjelenésének szervezése, kulturális turizmus koordinálása, idegenforgalmi marketing munka és promóció, pályázati tevékenység); - a közigazgatás korszerűsítésével összefüggő feladatok keretében szakmai koordinációs, döntés-előkészítő feladatokat lát el a kistérségi társulás és a regionális társulás működésének segítése érdekében; - az önkormányzati szövetségekben betöltött szerepnek megfelelően szakmai, koordinációs és véleményalkotó szerepet tölt be; - szervezi a hazai és helyi kapcsolatokat az országos, regionális, helyi, szakmai szervezetekkel, egyetemekkel, egyházakkal, kulturális és oktatási intézményekkel, különböző szintű önkormányzatokkal, azok szervezeteivel, vállalkozói szervezetekkel, kisebbségekkel.