Hibridlevél Gyors útmutató Ver: 2014.07.14. 1 / 14
Tartalomjegyzék 1. Dokumentum beküldése... 3 1.1. Dokumentum beküldése virtuális nyomtató segítségével... 3 1.2. Dokumentum feltöltése webes felületen... 5 1.3. Dokumentum gyorsküldése webes felületen... 8 2. Bejelentkezés... 9 3. Fizetés menete... 10 3.1. Bankkártyás fizetés... 10 3.2. Átutalás... 11 4. Dokumentum állapotának ellenőrzése... 12 5. Helyes címpozíciók... 12 Ver: 2014.07.14. 2 / 14
1. Dokumentum beküldése A postai levelek elküldésére jelenleg három lehetőséget kínálunk: Dokumentum beküldése virtuális nyomtató segítségével, Dokumentum feltöltése webes felületen (doc, docx, pdf), Dokumentum szerkesztése webes felületen (gyorsküldés). A levelek kétablakos borítékban kerülnek kiküldésre, így az első oldalnak mindenképp címoldalnak kell lennie. Ezt Ön megszerkesztheti a saját számítógépén, de lehetőség van külön címoldal megadására is a küldés folyamán. A pontos címpozíciókat az útmutató 5. pontjában találja. 1.1. Dokumentum beküldése virtuális nyomtató segítségével Az Ön dokumentumának legegyszerűbb küldési módja, hogy ha a dokumentumot saját gépéről egy úgynevezett virtuális nyomtató segítségével küldi el a Hibridlevél kiszolgálójára. a) A levél tartalmazza a címzettet és a feladót 1. ábra: A dokumentum tartalmazza a címeket Ver: 2014.07.14. 3 / 14
Amennyiben a levél a megfelelő helyen tartalmazza a címzettet és a feladót (1. ábra), úgy a dokumentumot egyszerűen be tudja küldeni. Kérem válassza a használt programból a nyomtatás opciót, Microsoft Word és Acrobat Reader esetén kattintson a Fájl menüre, majd válassza a Nyomtatás opciót, ezután válassza ki a Hibridlevél Postai feladás nevű nyomtatót (2. ábra). 2. ábra: Nyomtató kiválasztása A nyomtatás megkezdése után a helyi számítógépre telepített Hibridlevél szoftver megkezdi a dokumentumok feldolgozását. Amint befejezte a dokumentumának elemzését, megjelenik a felhasználói felület. Ver: 2014.07.14. 4 / 14
3. ábra: A virtuális nyomtató felhasználói felülete Amennyiben a címek a megfelelő pozícióban vannak, akkor körülöttük zöld keret jelenik meg, ellenkező esetben a program pirossal jelöli azt. Válassza ki az Ön számára megfelelő postázási és előállítási tulajdonságokat, majd kattintson a Küldés gombra a dokumentum elküldéséhez. 1.2. Dokumentum feltöltése webes felületen Jelentkezzen be a https://www.hibridlevel.hu weboldalon. A kezdő képernyőn találja a Levélkezelő panelt, itt kattintson a belépés gombra (4. ábra). Ver: 2014.07.14. 5 / 14
4. ábra: Belépés a levélkezelőbe Belépés után válassza a gyorsmenüből az Új dokumentum küldése menüpontot (5. ábra). Ekkor egy ablak jelenik meg, ahol feltöltheti dokumentumát. 5. ábra: Új dokumentum küldése A dokumentum (doc, docx, pdf) feltöltése után választhat (6. ábra), hogy levelét: normál postai levélként, vagy ajánlott (és tértivevényes) módon szeretné elküldeni. Ezt a lenyíló menüből tudja kiválasztani. Itt van lehetősége kiválasztani a címzés módját. Erre három lehetősége van: Egyszerű levélfeladás: A levél általában nem tartalmaz semmilyen címzést (feladó, címzett), ezt most szeretné megtenni. A levél tartalmazza a címzettet, és azok a megfelelő pozícióban vannak. A hibridlevél szoftvere ebben az esetben megpróbálja kiolvasni a címzett címét. Körlevél készítése: Lehetőség van csv formátumban címadatbázis feltöltésére, így Ön egy dokumentumot több címzettnek tudja egyszerre elküldeni. Ver: 2014.07.14. 6 / 14
6. ábra: Levél feladási módok Ha kiválasztotta a megfelelő opciót, kattintson a tovább (nyíl) gombra. 7.ábra: Levél küldése A beolvasott címet itt ellenőrizheti, ha hibásan vagy hiányosan történt a cím beolvasása, akkor azt itt átírhatja. A paraméterek fülre kattintva ellenőrizheti és beállíthatja a levél nyomtatás és postára adás módjait. Az alábbi lehetőségeket találja itt: Feladás dátuma; Egyoldalas, kétoldalas mód kiválasztása; Ver: 2014.07.14. 7 / 14
Szín kiválasztása (fekete-fehér, színes); Boríték típus megválasztása; Elsőbbségi levélfeladás megválasztása; Külön címoldal létrehozása. 8. ábra: Összegző képernyő A levél végleges küldése előtt egy áttekintő képernyőn megtekintheti a gyártási és kézbesítési paramétereket, illetve a küldés költségét. 1.3. Dokumentum gyorsküldése webes felületen Jelentkezzen be a https://www.hibridlevel.hu weboldalon. Az áttekintő képernyőn kattintson a Gyorsküldés panel címsorában lévő kerek ikonra. Ez lenyitja a gyorsküldés munkaablakát (9. ábra). Ezután Önnek már csak a címzettet kell kitöltenie, illetve a levelet megírnia. A jobb oldali menü segítségével tud formázási opciók közül választani: sorkizárt és betűméret. Amennyiben levelét szeretné különszolgáltatásokkal feladni, úgy lehetősége van itt az elsőbbségi, ajánlott és tértivevényes opciók közül választani. Ha levele meghaladja a két oldalt, úgy lehetőség van a kétoldalas nyomtatás választására. Ver: 2014.07.14. 8 / 14
9. ábra: Gyorsküldés 2. Bejelentkezés A bejelentkezéshez kérem látogassa meg a https://www.hibridlevel.hu oldalt. A jobb felső Bejelentkezés nevű panelen tud bejelentkezni (10. ábra). Itt három adatot kell megadnia: cégazonosító, felhasználónév és jelszó. Ver: 2014.07.14. 9 / 14
10. ábra: Bejelentkező ablak Amennyiben cége már használja a szolgáltatást és Ön nem tud bejelentkezni, kérem érdeklődjön rendszergazdájánál. Amennyiben cége még nem regisztrált, ezen a panelen megteheti. Bejelentkezés után az alábbi funkciókat tudja igénybe venni, amennyiben Ön adminisztrátor vagy menedzser jogosultságokkal rendelkezik: Egyenleg megtekintése, Egyenleg feltöltése (bankkártya, átutalás), Postai levél gyorsküldése, Levelek kezelése, megrendelések követése, Felhasználók kezelése (hozzáadás, törlés), Levelezési és számlázási adatok megváltoztatása, Díjbekérő számla készítése, Virtuális nyomató és dokumentáció letöltése. 3. Fizetés menete A szolgáltatás használatához az egyenlegét két módon lehet feltölteni: bankkártyás fizetéssel és átutalással. 3.1. Bankkártyás fizetés A fizetés elkezdéséhez az egyenlegfeltöltő panelen válasszon feltöltendő összeget a lenyíló menüből. Amennyiben nem találja a megfelelő összeget, úgy lehetőség van egyedi összeg megadására. Válassza a Bankkártyás fizetés opciót. A Feltöltés Ver: 2014.07.14. 10 / 14
gombra kattintva elindul a banki fizetés, Önt a banki fizető oldalra navigáljuk, ahol az alábbi adatok megadása kötelező: Bankkártyán feltüntetett név, Bankkártya száma, Lejárati dátum (hh/nn), Érvényesítési kód (CVV2/CVC2). A Bank a dombornyomott VISA és Mastercard, Visa Electron (a kártyát kibocsátó bank döntésétől függően), valamint azon Maestro kártyákat fogadja el, amelyekhez ellenőrzőkód (CVC) került kibocsátásra. Amennyiben az Ön Maestro bankkártyáján ilyen nem található, érdeklődjön számlavezető Bankjánál. A kizárólag elektronikus használatra kibocsátott bankkártyákat csak abban az esetben tudjuk elfogadni, amennyiben annak használatát a kártyát kibocsátó bank engedélyezi! Kérjük, érdeklődjön számlavezető bankjánál, hogy az Ön bankkártyája felhasználható-e interneten keresztül lebonyolítandó vásárláshoz. A fizetést követően a feltöltést összegét az Ön egyenlegére haladéktalanul jóváírjuk, illetve számláját elkészítjük. A számlát postán fogja megkapni, amelyen a megadott számlázási adatok szerepelnek. 3.2. Átutalás A fizetés elkezdéséhez az egyenlegfeltöltő panelen válasszon feltöltendő összeget a lenyíló menüből. Amennyiben nem találja a megfelelő összeget, úgy lehetőség van egyedi összeg megadására. Válassza az átutalás opciót. A feltöltés gombra kattintva egy díjbekérő számla készül el, amely tartalmazza az átutaláshoz szükséges adatokat: Feltöltés összege, Teljesítés pénzforgalmi számlaszáma, Hivatkozási szám. A Hivatkozási számot kérem az átutalás során a Közlemény rovatban feltüntetni. Az átutalás csak abban az esetben kerül automatikusan jóváírásra, ha az összeg Ver: 2014.07.14. 11 / 14
beérkezik és a Közlemény valós Hivatkozási számot tartalmaz és az átutalás összege megegyezik a díjbekérő számlán lévő összeggel. 4. Dokumentum állapotának ellenőrzése Jelentkezzen be a https://www.hibridlevel.hu címen. A Levélkezelő panelen kattintson a Bejelentkezés gombra. A kezdőképernyőn megtekintheti legutóbbi megrendeléseit és azok állapotát. Amennyiben nem találja korábban beküldött megrendelését, akkor előfordulhat, hogy egy hiba miatt nem került előfeldolgozásra. Ebben az esetben kérem ellenőrizze a Várakozó leveleim megtekintése menüpontot. A levelei nyomon követését a Saját megrendelések követése menüpontban tudja megtenni. 5. Helyes címpozíciók A dokumentumok margó nélkül kerülnek kinyomtatásra (kifutó), így amit Ön a saját számítógépén lát ugyanúgy fog nyomtatásban megjelenni. A dokumentumok minden esetben A4-es formátumban (210 x 297 mm - 8.26 x 11.69 inch) kerülnek kinyomtatásra. A technikai területeken belül kell elhelyezni a címzést. A magyar címzési szabályoknak megfelelően az igazítást a cím bal alsó sarkához (általában irányítószám) kell mérni, de annak mindenképpen a technikai zónán (foglalt terület) belül kell maradnia. A címzett címpozíciója: Címzett Méret (mm) x (bal alsó sarok) 127 y (bal alsó sarok) 88 szélesség 76 magasság 25 (maximum 5 sor) Ez a terület csak szöveges címet tartalmazhat és meg kell felelnie a magyar címzési szabályoknak. A címzés maximum 5 soros lehet és Arial 10-es betűtípust kell kötelezően alkalmazni. Ver: 2014.07.14. 12 / 14
11. ábra: Címpozíciók A feladó címpozíciója: Feladó Méret (mm) x 18 y 30 szélesség 90 magasság 20 (maximum 4 sor) Ver: 2014.07.14. 13 / 14
Ez a terület mind szöveges címet mind grafikai elemeket is tartalmazhat és meg kell felelnie a magyar címzési szabályoknak. A címzés maximum 4 soros lehet és lehetőség szerint Arial 8-as betűtípust kell alkalmazni. Gyártástechnológiai okok miatt minden levélpapírra kerül egy azonosító vonalkód, amely minden páratlan oldalra rákerül és az alatta lévő területet kitakarja. A technológiai terület pozíciója: Feladó Méret (mm) x 0 y 189,3 szélesség 10 magasság 107,7 Ver: 2014.07.14. 14 / 14