InterMap Térinformatikai Tanácsadó Iroda 1037 Budapest, Viharhegyi út 19/c. Tel.: 06-1-212-2070, 06-1-214-0352, Fax: 06-1-214-0352 Honlap: www.intermap.hu, e-mail: info@intermap.hu BÜKKSZENTKERESZT ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS SZERVEZET ÉS MŰKÖDÉS KÉZIRAT Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése Pályázat Bükkszentkereszt-Répáshuta Községek Körjegyzősége Szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2/A-2008-0105 kódszámú kódszámú pályázata keretében 2009 V I AD O R O K Ö Z I G A Z G A T Á S F E J L E S Z T É S I T A N Á C S A D Ó É S S Z O L G Á L T A T Ó K F T. A R O P.PA L Y A Z A T@YA H O O. C O M 30-5 5 5-90 96
1. A hivatali menedzsment szerkezete (szociális igazgatás, a pénzügyi és a pályázatkezelési ügytípusok szempontjából) Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalában a szociális igazgatás, a pénzügyi és a pályázatkezelési ügytípusok szervezéséért a jegyző a felelős, ugyanezen ügytípusok ellenőrzését a jegyző végzi. Az ellenőrzés időpontja nem kötött. Az ellenőrzések eredményei nem kapnak nyilvánosságot, így annak szervezése sincs, és visszacsatolás sincs. Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalában a szociális igazgatás ügytípusának ellátásában egy fő, a pénzügyi és a pályázatkezelés ügytípusának ellátásban ugyanaz egy fő ügyintéző vesz részt. Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalában a szociális igazgatás, a pénzügyi és a pályázatkezelési ügymeneteknek nincs leirt eljárásrendje. Ha lenne, akkor azt a jegyző állítaná össze, és a képviselőtestület fogadná el. 2. Az ügymenetek működése Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalban a szociális igazgatás, a pénzügyi és a pályázatkezelési ügytípusokhoz elektronikus ügyfélkapcsolat jelenleg nem tartozik, azonban tervezik a kapcsolódást az ügyfélkapuhoz. A pénzügy ügytípus ügyintézőjének helyettesítése nem megoldott. Megfelelő képzettségű ügyintéző munkatárs el tudná látni pénzügy ügytípus ügyintézőjének helyettesítését, de az ügyintézőknek nincs idejük egymás munkájára figyelni. A pénzügy ügytípus ügyintézőjének igénye van arra, hogy végzettségben hasonló és egyes kapcsolódó munkaterületeken közös tevékenységet végző ügyintézők legalább a másik ügyintéző munkájának lényegesebb folyamatait elsajátítsák egymástól. Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalában intraneten kapcsolat az ügyintézők között nincs. Szociális igazgatást vagy pályázatkezelést támogató szoftver nincs. A pénzügy ügytípus ügyvitelében az ügyintéző munkáját támogatják informatikai programok: a K11 egyezőségeket mérő program és az ERVIK, amely szabályzat mintákat tartalmaz a tervezéstől az elszámolásig. 2.1. A szociális igazgatás ügymenet működése Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalban a szociális igazgatás ügytípushoz tartozó ügyeknek három nagy csoportja van: a) A jegyző hatáskörébe utalt ügyek: Az ügyfél vagy személyesen vagy postai úton, vagy családsegítő útján kérelemmel fordul a polgármesteri hivatalhoz. Jegyző vagy a polgármester bontja a napi postát. Ezután a bontott kérelem az ügyintézőhöz kerül. Majd iktatják (erre van egy másik kijelölt ügyintéző). Végül átkerül az illetékes ügyintézőhöz az akta. Az ügyintéző megvizsgálja, hogy a kérelem helytálló-e, megvannak-e a mellékletek. Az általános ügyintézési idő 30 nap) A hiánypótlásra felhívás levélben történik. A hiánypótlás után az ügyintéző dönt arról, hogy a kérelmet helybenhagyja, vagy elutasítja. A jegyző informális megbeszélés után helybenhagyja az ügyintéző döntését. Ezt követi a postázás az ügyfél felé. 2
b) Az önkormányzat szociális bizottsága hatáskörébe utalt ügyek esetén: Az ügyfél vagy személyesen vagy postai úton, vagy családsegítő útján kérelemmel fordul a polgármesteri hivatalhoz. Jegyző vagy a polgármester bontja a napi postát. Ezután a bontott kérelem az ügyintézőhöz kerül. Ezután iktatják (erre van egy másik kijelölt ügyintéző). Végül átkerül az illetékes ügyintézőhöz az akta. Az ügyintéző megvizsgálja, hogy a kérelem helytálló-e, megvannak-e a mellékletek. Az általános ügyintézési idő 30 nap) A hiánypótlásra felhívás levélben történik. Hiánypótlás befogadása után az ügyintéző előkészíti a szociális bizottságnak döntésre a beérkezett kérelmeket. Szükség szerint az ügyintéző informális megbeszélést kezdeményez a jegyzővel, de a jegyző a szociális bizottság hatáskörébe tartozó ügyekben nem dönthet. Havonta egyszer ülésezik a szociális bizottság, 6 nappal előtte megy ki a meghívó. Az ügyintézőnek a kérelmekről nyilvántartást vezet, amelyben jegyzi milyen döntés született. Az ügyintéző határozatot hoz a szociális bizottság nevében, a kiadmányozás a jegyző felelőssége c) képviselőtestület közvetlenül döntési hatáskörébe utalt ügyek. Az ügyfél vagy személyesen vagy postai úton, vagy családsegítő útján kérelemmel fordul a polgármesteri hivatalhoz. Jegyző vagy a polgármester bontja a napi postát. Ezután a bontott kérelem az ügyintézőhöz kerül. Ezután iktatják (erre van egy másik kijelölt ügyintéző). Végül átkerül az illetékes ügyintézőhöz az akta. Az ügyintéző megvizsgálja, hogy a kérelem helytálló-e, megvannak-e a mellékletek. Az általános ügyintézési idő 30 nap) A hiánypótlásra felhívás levélben történik Szükség szerint az ügyintéző informális megbeszélést kezdeményez a jegyzővel. Ezt követően a kérelem a polgármester elé kerül (szükség szerint a polgármester informális megbeszélést kezdeményez a jegyzővel). Ezt követően a jegyző a képviselőtestület elé terjeszti a kérelmet, és a testület dönt. Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalában a szociális igazgatást végző ügyintéző ügyfélbarátnak tartja az ügytípus során, ha érdemben el tudja intézni az ügyet, a jogszabály által nyitva álló határidő keretén belül, és a kapcsolódó döntés(ek) törvényes feltételeknek megfelel(nek). Az ügytípus során ügyfélbarátnak tartja azt is az ügyintéző, ha az ügyféllel történő kommunikáció zökkenőmentes, az ügyintéző felhívja az ügyfél figyelmét, hogy milyen egyéb intézményhez (hatóság) fordulhat segítségért. A szociális igazgatást végző ügyintéző szerint az ügytípus ügyfélbarát színvonalát javítaná, ha lenne egy fő munkatárs, aki mindegyik ügyféllel foglalkozna hivatali vagy telefonos ügyfélszolgálat keretein belül)). Javítaná továbbá ha a szociális ügyekkel kapcsolatos információk fenn lennének az önkormányzat honlapján. 2.2. A pénzügyi ügymenet működése Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalában a pénzügy ügytípusa két részről szabályozott: magasabb szintű jogszabályok határozzák meg, másrészről pedig az önkormányzat elfogadott éves költségvetési terv szakmai és pénzügyi kereteit kell betartania. Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalában a pénzügy ügymentének folyamata 3
1. szóban beérkező javaslatok, kérések (intézményvezetőktől, képviselőktől): polgármester és jegyző informálisan meghallgatja az igényeket 2. az önkormányzat éves költségvetési tervének bázislapú tervezése (állandó költségek levonása, dologi kiadások, normatív hozzájárulások, egyéb támogatások, szakpolitikák képviselőivel és intézményvezetőkkel egyeztetés): gazdasági ügytípus ügyintézője 3. Beérkezett igények, javaslatok, illetve a várható kiadások alapján az éves költségvetés első tervezetének elkészítése: könyvvizsgáló 4. éves költségvetés első tervezetének ellenőrzése a magasabb szintű és a helyi jogszabályok alapján : jegyző, gazdasági ügytípus ügyintézője 5. éves költségvetés tervének előterjesztése a képviselőtestület elé: jegyző 6. éves költségvetés tervének megvitatása és elfogadása: képviselőtestület 7. Bükkszentkereszt önkormányzata éves költségvetési tervének elfogadása: Magyar Államkincstár részéről. Az elfogadott költségvetés módosításárnak javaslatairól jegyzői előterjesztéseken keresztül a képviselőtestület dönt. A pénzügyi ügytípus ügyintézője végzi el a költségvetési terv felülvizsgálatát abból a célból, hogy az előre nem látott, és a képviselőtestület által elfogadott kiadások fedezetére forrást találjon. A pénzügyi ügytípus ügyintézője számára a költségvetési terv felülvizsgálata munkaidőn túl eltart, esetleg hétvégén is dolgozik rajta. 2.3. A pályázatkezelés ügymenet működése Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalban a pályázatkezelés ügytípusához nem tartozik tervezés. A pályázatkezelés folyamata: 1. pályázatfigyelés: polgármester, külső cégek 2. döntés egy pályázaton történő részvételről: polgármester 3. pályázaton való részvétel elfogadása: képviselőtestület határozat formájában 4. saját erő tervezése: pénzügyi ügyintéző (nyerés esetén) 5. döntés a közbeszerzésre érkezett ajánlatokról: közbeszerzési bizottság 6. ellenőrzés: csak külső 7. pályázat után követése: nem megoldott, ellenőrző sablon szükséges lenne (vagy PM sw a gépre) Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalában a pályázatkezelés ügytípus ügyintézője ügyfélbarátnak tartja az ügytípus során, ha képes a rábízott valamennyi feladat teljesítésére. Növelné az ügyfélbarát jelleget az ügyfelek folyamatos tájékoztatása is, bár információk jelennek vannak a kábeltévén és a faliújságon is. 3. Az ügymenetek eredményei 3.1. A szociális igazgatás ügymenet eredményei Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalban a szociális igazgatás ügytípusának ügyintézési ideje jogszabály szerint rendelt 30 nap, ami egyszer meghosszabbítható. Egy átlagos ügy ügyintézése 15-30 napig tarthat. Az ügyintéző által egy ügyre fordított idő: kb. 1 óra. A jegyzőtől visszakapott ügyirat ügyintézési ideje még egyszer 1 óra. Az ügymenthez utólagos munkák is kapcsolódnak: meghozott határozat nyilvántartásba vétele, a térti vevények nyilvántartásba vétele, a határozatokat irattárba helyezése (kb. 30 perc). 4
Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalban a szociális igazgatás ügytípus lépéseinek száma a hatáskör szintjétől függ. A jegyző hatáskörébe utalt ügyek esetén: 9-11 lépés A bizottsági ügyek esetén: 12-14 lépés A képviselőtestület hatáskörében: 12-14 lépés (a számításnál figyelembe vettük a hiánypótlás többlet lépéseit) 3.2. A pénzügy ügymenet eredményei Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalban a pénzügy ügytípusának ügyintézési ideje - az ügyintéző önhibáján kívül - nagyon hosszú és általában utolsó pillanatban készül el.. Mivel a tervezés sok esetben módosul, ezért többször előfordul a csúszás, a döntéshozók sem értenek azonnal egyet minden esetben. Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalban a pénzügy ügytípusa lépéseinek száma sok és szerteágazó, ezért megbecsülni sem lehet 3.3. A pályázatkezelés ügymenet eredményei Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalban a pályázatkezelés ügytípusának ügyintézési ideje változó, több pályázat is fut egymás mellett, sok az időbeni átfedés. A pályázatkezelés ügytípusának ügyintézési ideje jellemzően hosszú, sok esetben a határidőhöz közel történik még esemény. Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalban a pályázatkezelés ügytípus lépéseinek száma: napi 1, heti 6, havi 24, éves 100. 4. Az ügymenetek elemzése 4.1. A szociális igazgatás és a gazdasági ügymenet elemzése Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalának szociális igazgatásán belül alkalmanként kér kimutatást a jegyző. S szociális igazgatáshoz kapcsolható jelentésekben, nincs meghatározva az adatok köre. nincsenek sablonok, nincs jelentési kötelezettség. A statisztikai (számszerűsített) információk szinte kizárólag informális úton közlekednek. 4.2. A pénzügy ügymenet elemzése Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalának pénzügy ügytípusén belül folyamatosan készülnek statisztikai elemzések. A statisztikai elemzések nagyobb részét magasabb szintű jogszabályok írják elő. A pénzügy ügytípus ügyintézője rendszeresen tájékozóik a Magyar Államkincstár hivatalos folyóiratából és a Magyar Államkincstár szervezésében történő előadásokon is részt vesz. A pénzügy ügytípus statisztikai elemzésének eredményeit a jegyző nem terjeszti a képviselőtestület elé, bár a testület számára készült egyéb döntés-előkészítő dokumentumok aránya magas. A pénzügyi ügytípus statisztikai elemzésének folyamatai a rendelkezésre álló informatikai programoknak köszönthetően gyorsak 5
4.3. A pályázatkezelés ügymenet elemzése Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalának pályázatkezelés ügytípusáról nem készül statisztika. Bár a pályázatkezelő ügyintéző nyilvántartást vezet a nyertes és nem nyertes, de beadott pályázatokról. Ezeket nyilvántartásokat a pályázatkezelő ügyintéző és a polgármester készítik el, de nincsenek iktatva. A pályázatok nyilvántartása folyamatosan történik, év végén összesítés van és a képviselőket is tájékoztatják. A pályázatkezelés ügytípus ügyintézője számára a pályázat elszámolása jelenti a legtöbb munkát, ehhez az ügyintéző egyedül készít elemzéseket, általában elfogadják a javaslatát, (mivel utólag kell mindent kikalkulálnia). A pályázatkezelés, illetve a pályázati projektek értékelés, felülvizsgálata nem történik. A felülvizsgálat egyetlen módja talán, ha valamit egy másik kollégának is alá kell írnia és a saját maga érdekében ellenőrzi az aláírandó anyagot. 5. Az ügyfélszolgálat Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalában önálló szervezet egységként nem működik ügyfélszolgálat. Az ügyfélszolgálati feladatok kapcsolt feladatként jelentkeznek a hivatal dolgozóinak munkakörében. Az önálló szervezeti egységként működő ügyfélszolgáltat hiányának okai: nem áll rendelkezésre csak ezzel a feladattal foglalkozó önálló munkaerő, nincs a hivatal erre az ügyfélszolgálat ellátásra elkülöníthető irodahelység, és a napi ügyfelek alacsony száma (kb. 8-10 fő) nem is indokolja az önálló ügyfélszolgálat kialakítását. Mivel az ügyfélszolgálat kapcsolt feladatként jelenik meg a hivatal dolgozóinak munkakörében, ezért a gyakorlatban bármelyik ügyintéző ellát ügyfélszolgálathoz kapcsolódó feladatot. Az ügyfélszolgálat általános menete Bükkszentkereszt önkormányzata polgármesteri hivatalának titkárságán indul, itt jelentkezik be az ügyfél, ahonnan titkárság ügyintézője az érintett ügy ügyintézőjéhez irányítja az ügyfelet. 6. Az ügymenetek kapcsolatai és kapcsolódásai 6.1. A szociális igazgatás ügytípus kapcsolatai és kapcsolódásai Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalban a szociális igazgatás ügytípushoz a következő szervezeti egységek kapcsolódnak: iktató, postázó, ügyintéző, pénzügyi ügyintéző, szociális bizottság, jegyző, képviselőtestület, polgármester, közcélú kézbesítő, 6.2. A pénzügyi ügytípus kapcsolatai és kapcsolódásai Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalban a pénzügy ügytípusához a következő ügytípusok kapcsolódnak: szociális ügytípus, építéshatósági ügytípus, igazgatási ügytípus, adó és pénzügyi ügytípus, pályázatkezelési ügytípus, egyéb szervezeti egységként kapcsolódik a könyvvizsgáló, és a pénztár. Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalban a pénzügy ügytípusához az alábbi külső intézmények kapcsolódnak: Magyar Államkincstár, a posta és az OTP. 6.3. A pályázatkezelés ügytípus kapcsolatai és kapcsolódásai 6
Bükkszentkereszt polgármesteri hivatalban a pályázatkezelés ügytípushoz nem kapcsolódik más szervezeti egység, mivel a pályázatkezelés ügyintézője egyben a pénzügyi ügyintéző is. Egyéb kapcsolódások: közbeszerzési ad hoc bizottság, jegyző, képviselőtestület, polgármester. Külső kapcsolatok: iskola vezetője, külső pályázatíró cég, OTP, posta. 7. Önkormányzat által felügyelt intézményekkel (partnerekkel) tartott külső együttműködés Bükkszentkereszt önkormányzata által felügyelt intézményekkel (óvoda és iskola) a rendszeres információ áramlás legjelentősebb tárgya az intézmények éves költségvetésének megtervezése és elfogadása. Az önkormányzat rendesen bázisalapú ciklusterv alapján készíti költségvetését, ennek megfelelően az önkormányzata által felügyelt intézmények is hasonló módon terveznek. A polgármesteri hivatal és az önkormányzat által felügyelt intézmények közötti információáramlásnak külön kijelölt felelőse egyik oldalról sincs. A polgármesteri hivatal és az önkormányzat által felügyelt intézmények közötti szakmai információ nagyobb részét a költségvetés tervezés döntés-előkészítéséhez szükséges dokumentumok alkotják. Ezeken túl jelentősebb információt az intézmény belső ellenőrzési tervének előkészítése igényli. Az intézmények vezetői részt vesznek az intézmény belső ellenőrzési tervének előkészítésében. Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának támogatására jelenleg nem áll rendelkezésre informatikai támogatás. Azonban mind a hivatal vezetője, mint az intézmény vezetője igényi, és a pályázat során megvalósítandó. 8. A nyilvánosság Bükkszentkereszt önkormányzati hivatalában lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásához nem kapcsolódnak döntés-elkészítési folyamatok. Alakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásáért és a döntések nyilvánossá tételéért a jegyző a felelős. A képviselőtestület üléseinek jegyzőkönyvei, az önkormányzat határozatai és rendeletei, a szociális feladatok egy része papíralapon hozzáférhetők a nyilvánosság számára a hivatalban. A lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatása folyamatában az intézmények részéről jelenleg nincsenek felelősök. A honlap tartalommenedzsment fejlesztése folytán azonban ki kell jelölni A jegyző utasítására a hivatal ügykezelő munkatársa az önkormányzat épületének hirdetőtáblán kifüggeszti az aktuális dokumentumokat. Az önkormányzati jogszabályokat a helyi kábeltévé képújsága is közli. Cél a tájékoztatás elektronikus támogatása, azaz a dokumentumok közzététele a honlapon, illetve a hivatal dolgozó számára visszakereshető adatállomány készítésére van igény. Bükkszentkereszt önkormányzati hivatalában a döntések nyilvánossá tételéhez jelenleg a hivatali hirdetőtáblát, és a kábeltévé képújságát használják. Igény van elektronikus támogatottságra, pl. honlap tartalommenedzsment, ami a pályázat céljai között szerepel és megvalósítandó. Bükkszentkereszt önkormányzati hivatalában a döntések nyilvánossá tételében a jegyző a felelős. Külön szabályozásban, munkaköri leírásban nem jelenik meg, képzést, továbbképzést nem terveznek. Bükkszentkereszt önkormányzati hivatalában a döntések nyilvánossá tételének ideje követi a döntések meghozatalának időpontját, késés nincs. Bükkszentkereszt önkormányzata jelenleg nem rendelkezik kommunikációs vagy PR tervvel, koncepcióval. A polgármester és jegyző szóbeli egyeztetése alapján születnek meg a területtel kapcsolatos formai és tartalmi döntése. 7
Bükkszentkereszt önkormányzati hivatalában a döntések nyilvánossá tételének jelenleg nincs IKT támogatottsága. Azonban a honlap tartalomfejlesztése iránt igény van, ez a pályázat során megvalósítandó. Bükkszentkereszt önkormányzatánál a korábbi évek gyakorlata volt, hogy a helyi társadalmi szervezeteket évente egyszer meghívták képviselőtestületi ülésre, ahol a képviselőket önkéntesen tájékoztatták az egyesület éves tevékenységéről. Az önkormányzat közalapítványa a beszámolóra kötelezett volt. Ez mára megszűnt, a jegyző részéről megfogalmazódott az igény a felújítására. A nyilvánosság folyamatát szabályozó dokumentum jelenleg nincs az önkormányzatnál, ezért eljárásrend sem létezik, munkaköri leírásokban sem szerepel. 8