A Pécsi Tudományegyetem Számviteli Politikája Pécs 2013 2013. július 1. napjától hatályos változat 1
Preambulum A Pécsi Tudományegyetem (továbbiakban Egyetem) Számviteli Politikája a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben (továbbiakban Szt.), illetve az államháztartás szervezetei és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól rendelkező 249/2000. (XII. 24.) kormányrendelet (továbbiakban Áhsz.) 8. (3) bekezdésben foglalt előírások alapján készült. I. Általános rendelkezések A szabályzat hatálya 1. A Számviteli Politika szervezeti, gazdálkodási feladatok szerinti, és személyi hatálya kiterjed a Gazdálkodási Szabályzat (továbbiakban GSZ) 2. -ban felsorolt egységekre, személyekre. A Számviteli Politika célja, követelményrendszere 2. (1) A Számviteli Politika célja az, hogy meghatározza az Egyetemnél alkalmazott számviteli rendszer szabályait, a tevékenység működési rendjét, az előírásokat, eljárásokat és módszereket, melyek biztosítják a számviteli alapelvek érvényesülését, továbbá megfelelő feltételeket teremtenek a valós információkat tartalmazó féléves, éves költségvetési beszámoló, mérlegjelentések, és egyéb pénzügyi gazdasági adatszolgáltatások összeállításához, egyidejűleg a vezetői döntések számára is alkalmas információs bázisul szolgálnak. (2) Az Egyetem Számviteli Politikája a) a számviteli törvényben meghatározott alapelvekre, b) értékelési eljárásokra épül, és c) figyelembe veszi az Egyetem sajátosságait. (3) Az Egyetem Számviteli Politikája határozza meg: a) a számviteli rendszer működését, b) az adatfeldolgozás módszerének, c) az ellenőrzés rendszerének kialakítását. A Számviteli Politika keretébe tartozó szabályzatok. 3. A Számviteli Politika keretébe tartozó szabályzatok: a) A PTE pénztári és pénzkezelési szabályzata b) A PTE leltározási és leltárkészítési szabályzata c) A PTE értékelési szabályzata d) A PTE önköltség számítási szabályzata e) A PTE számlarendje 2
A Számviteli Politikával kapcsolatos felelősségi szabályok 4. (1) A Számviteli Politika és a Számviteli Politika keretébe tartozó szabályzatok (továbbiakban kapcsolódó szabályzatok) elkészítéséért, módosításáért, főbb irányainak meghatározásáért a gazdasági főigazgató a felelős. (2) A Számviteli Politika és a kapcsolódó szabályzatok jóváhagyása a GSZ 43. (4) bekezdése alapján az Egyetem rektorának a hatásköre. (3) A Számviteli Politika és a kapcsolódó szabályzatok összeállítása, a jogszabályi változásokhoz, belső értékelési szabályokhoz, belső információs igények változásához igazodó rendszer módosításának előkészítése, a gazdasági főigazgató irányítása mellett, szükség esetén más szakterületek vezetőinek bevonásával, a Gazdasági Főigazgatóság osztályvezetőinek a feladata az alábbiak szerint: a) PTE pénztári és pénzkezelési szabályzata - pénzügyi osztályvezető b) PTE leltározási és leltárkészítési szabályzata - számviteli osztályvezető c) PTE értékelési szabályzata - számviteli osztályvezető d) PTE önköltség számítási szabályzata - terv és gazdasági elemzési osztályvezető e) PTE számlarendje - számviteli osztályvezető (4) Amennyiben a korábbi szabályzathoz képest olyan lényegi változás következik be, vagy a törvényi, illetve az államháztartási számviteli kormányrendeleti előírások olyan mértékben megváltoznak, amelyek a Számviteli Politika, vagy a kapcsolódó szabályzatok módosítását szükségessé teszik, akkor az Szt. 14. (11) bekezdése alapján a változtatások hatályba lépését követő 90 napon belül végre kell hajtani a szabályzat(ok) módosítását. (5) A Számviteli Politika és a kapcsolódó szabályzatok szabályainak betartatása elsődlegesen a rektor feladata, de betartása a saját szakterületén, minden gazdálkodással foglalkozó vezetőnek és alkalmazottnak feladata, felelőssége. (6) A Gazdasági Főigazgatóságon a Számviteli Politika és a kapcsolódó szabályzatok betartásának ellenőrzését a gazdasági főigazgató, a gazdálkodó egységeknél a gazdálkodó egység vezetője szervezi meg. 5. (1) Az Egyetem azonosító adatai: II. Részletes rendelkezések Az egyetem tevékenységének bemutatása Az Egyetem elnevezése: Pécsi Tudományegyetem Az Egyetem rövidített elnevezése: PTE Alapítója: a Magyar Köztársaság Országgyűlése Fenntartója: Emberi Erőforrások Minisztériuma (EMMI) Székhelye: 7622 Pécs, Vasvári Pál utca 4. Alapító okiratának száma: 8815/3/2001. 3
Alapító okirat kelte:2001. június 25. Alapító okirat módosításának száma: 105495-5/2011. Alapító okirat módosításának kelte: 2011. szeptember 28. Gazdálkodási jogköre: önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv Szakágazati besorolása: 8542 Felsőfokú oktatás Fejezete: 20 PIR törzsszáma: 329794 ÁHT egyedi azonosítója: 230243 OM azonosító: FI 58544 (2) Az Egyetem szervezeti felépítését az Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzata (továbbiakban SZMSZ) 80-86. -a, és az SZMSZ mellékletét képező organogram részletezi. (3) Az Egyetem tevékenységi körét, az alaptevékenység körében ellátandó, és az alaptevékenység keretében szabad kapacitáskihasználás címén végzett feladatokat az Alapító Okirat, és az SZMSZ 11-16. -a tartalmazza. Az Egyetem vállalkozási tevékenységet nem folytat. (4) Az Egyetem feladatainak szakfeladatrend szerinti felsorolását az Egyetem Alapító Okirata tartalmazza. (5) Az Egyetem az általános forgalmi adónak alanya. Az általános forgalmi adó visszaigénylésénél a tételes elkülönítés módszerét kell alkalmazni. (6) Az Egyetem bankszámláit, használatuk célját a Gazdálkodási szabályzat 34. -a, felsorolásukat, a pénzkezelésre vonatkozó részletes szabályokat az Egyetem Pénztári és Pénzkezelési szabályzata tartalmazza. A számviteli alapelvek érvényesülésének szabályai 6. (1) Az Egyetem Számviteli Politikájában, a Kormányrendeletben meghatározott eltérésekkel, a számviteli törvényben meghatározott számviteli alapelvek érvényesülnek. A törvényben előírtaknak megfelelően: a) A valódiság elvének érvényesülése érdekében a mérleg adatait megbízható leltárral kell alátámasztani. A könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szereplő tételeknek a valóságban is megtalálhatóknak, bizonyíthatóknak, kívülállók által megállapíthatóknak kell lenniük. Értékelésüknek meg kell felelni a törvényben rögzített értékelési elveknek és az azokhoz kapcsolódó értékelési eljárásoknak. b) A világosság elvének érvényesülését a külső és belső adatszolgáltatási és információs kötelezettségek teljesítését lehetővé tevő, az Szt-nek és a Kormányrendeletnek megfelelő, áttekinthető könyvvezetési és analitikus nyilvántartási rendszerrel kell biztosítani. c) A folytonosság elve értelmében az év elejei nyitó adatoknak meg kell egyezniük az előző év megfelelő záró adataival. Az egymást követő években az eszközök és a források értékelésének, az eredmény számbavételének szabályait az Szt-ben meghatározottak szerint lehet megváltozatni. d) Az egyedi értékelés elve alapján a könyvvezetés, és beszámolás során egyedileg kell értékelni az eszközöket és kötelezettségeket. 4
e) A tartalom elsődlegessége a formával szemben elv érvényesítése érdekében a beszámolóban és annak mellékleteiben, a könyvvezetés minden szakaszában, az analitikus nyilvántartások vezetése során is a gazdasági eseményeket valóságos tartalmuk szerint kell értékelni. f) A következetesség elve a számviteli politika vonatkozásában azt is jelenti, hogy az abban megfogalmazott szabályokat, eljárásokat következetesen alkalmazni kell. Az elemi költségvetési beszámoló tartalma és formája, valamint az azt alátámasztó könyvvezetés tekintetében az állandóságot és az összehasonlíthatóságot biztosítani kell. g) A valódiság, a világosság, a következetesség, a folytonosság, valamint a tartalom elsődlegessége a formával szemben elveket az államháztartás szervezetei az Szt.-ben foglalt általános előírások szerint alkalmazzák. (2) A költségvetési szervek sajátos könyvvezetési és beszámolási rendszeréből következően: a) A teljesség elvének érvényesülése érdekében, el kell számolni és a beszámolóban ki kell mutatni minden olyan bevételt, kiadást, ami az Egyetem gazdálkodása során az adott költségvetési évben január elseje, és december 31-e között pénzforgalmi szempontból felmerült, és teljesült. b) A lényegesség elvének érvényesülése érdekében, a könyvvezetésnek, az analitikus nyilvántartásoknak, költségvetési beszámoló és kiegészítő mellékletei szöveges indoklásának, a gazdasági terv végrehajtásáról összeállított Szenátusi előterjesztésnek minden olyan körülményt, információt tartalmaznia kell, amely befolyásolhatja az ezeket a dokumentumokat felhasználók döntéseit. c) A költség haszon összevetésének elve alkalmazásánál az információk hasznosítása és az előállításukkal kapcsolatos kiadások egybevetésénél nem lehet figyelembe venni azon információk előállításának kiadásait, amelyek szolgáltatását törvények és kormányrendeletek szabályozzák. d) A vállalkozás folytatásának elve érvényesítése érdekében a beszámoló elkészítésekor figyelembe kell venni a költségvetési évben bekövetkezett esetleges szervezeti és feladat változásokat is. A beszámolóban az adatokat úgy kell megjeleníteni, hogy azok alapot adjanak a következő év pénzügyi tervezéséhez. e) A bruttó elszámolás elvének biztosítása érdekében a bevételek és kiadások egymással szemben nem számolhatók el. A tartozásokat és követeléseket, illetve a bevételeket és kiadásokat térítményezés címén egymással szemben elszámolni nem lehet, kivéve a függő, átfutó tételeket, ahol a halmozódás elkerülése érdekében szükséges a nettó jellegű rendezés. f) Az összemérés elvének biztosítása érdekében bevételként a tárgyévben ténylegesen befolyt bevételeket és teljesített kiadásokat lehet elszámolni. Ennek megfelelően a könyvelésben ráfordításként csak a ténylegesen teljesített kiadásokat, bevételként a befolyt bevételeket és pénzforgalom nélküli bevételeket lehet elszámolni g) h) Az óvatosság csak korlátozottan tud érvényesülni, tekintettel a pénzforgalmi szemléletre, kizárólag a pénzügyileg teljesült bevételek és kiadások kerülnek elszámolásra. Az óvatosság elve alapján a készletek, követelések, részesedések és más befektetések árfolyamcsökkenését, értékvesztését el kell számolni és a beszámolóban a tényleges vagyoni értékeket kell szerepeltetni. (3) Az Egyetem, mint központi költségvetési szerv az időbeli elhatárolásra vonatkozó számviteli alapelvet nem alkalmazza. 5
Az elemi költségvetési beszámoló tartalma, a beszámoló készítéssel, könyvvezetéssel kapcsolatos időpontok és feladatok 7. (1) Az éves elemi költségvetési beszámoló részei a mindenkori, aktuális jogszabályi előírások alapján: a) könyvviteli mérleg b) pénzforgalmi jelentés, c) előirányzat-maradvány kimutatás, d) kiegészítő melléklet számszaki és szöveges része. (2) A féléves elemi költségvetési beszámoló a) a pénzforgalmi jelentést, b) az éves elemi költségvetési beszámoló kiegészítő mellékletéből a pénzforgalom egyeztetését, c) a bevételek tevékenységenként és kiadások tevékenységenként mellékleteket tartalmazza. (3) Az Egyetemnek az éves és féléves elemi költségvetési beszámolót központilag előírt tartalmú nyomtatványon kell elkészíteni és benyújtani. A beszámolók űrlapjainak összetételét, részletes kitöltési előírásait, a kiegészítő melléklet szöveges részének tartalmi követelményeit a Nemzetgazdasági Minisztérium által évente kiadott Módszertani útmutató tartalmazza. (4) Az Egyetemnek az eszközeinek és forrásainak alakulásáról negyedévenként, a főkönyvi kivonat állományi számláinak adataiból, illetve az ezekhez kapcsolódó nyilvántartásokból időközi mérlegjelentést kell készítenie. (5) A beszámoló összeállításhoz kapcsolódó határidők: a) az első félévi elemi költségvetési beszámolóval kapcsolatban a fordulónap június 30., az irányító szerv részére történő megküldés határideje július 31., b) az éves elemi költségvetési beszámolóval kapcsolatban a fordulónap december 31., az irányító szerv részére történő megküldés határideje a következő év február 28. c) az időközi mérlegjelentést a tárgynegyedévet követő hónap 20. napjáig, a negyedik negyedévre vonatkozó gyorsjelentést a tárgynegyedévet követő 40 napon belül, az éves jelentést az éves elemi költségvetési beszámoló benyújtásának határidejével megegyezően kell az irányító szervhez benyújtani. d) főkönyvi zárlat (üzemgazdasági főkönyv) a vezetés és a szervezeti egységek tájékoztatása céljából: havonta, az adott hónapot követő hó 8. munkanapjáig; pénzforgalmi főkönyv zárása: az üzemgazdasági zárást követő 3. munkanap. e) mérlegkészítés időpontja (az az időpont, amely dátumig ismertté vált gazdasági események hatása a beszámolóban megjelenik): tárgyévet követő február 5. (6) A költségvetési év zárásával kapcsolatban tárgyév október 31-ig tájékoztatót kell készíteni, és eljuttatni a szervezeti egységek vezetőinek. A tájékoztatónak tartalmaznia kell az év végi zárás időbeli ütemezését, figyelembe véve az e szabályzatban rögzített határidőket. (7) A beszámolókkal kapcsolatos feladatok elvégzése, az Egyetem más szervezeti egységeivel kapcsolatos koordinációs feladatok megoldása a Gazdasági Főigazgatóság Közgazdasági Igazgatóságának a feladata. 6
A számviteli elszámolás és az értékelés szempontjából lényegesnek tekintett szempontok 8. A Számviteli Politika keretében szabályozni kell, hogy a számviteli elszámolás és az értékelés szempontjából az Egyetem mit tekint lényegesnek, nem lényegesnek, jelentős összegnek, nem jelentős összegnek. Ennek keretében figyelembe veendő szempontnak minősülnek az alábbiak: a) A kisértékű tárgyi eszközök, vagyoni értékű jogok és szellemi termékek minősítése szempontjából lényegesnek minősül a használati idő, nem minősül lényegesnek a bekerülési érték. b) Az általános kiadások megosztási módszerének kiválasztásánál lényeges szempont, hogy a felosztás alapjaként az adott tevékenységre jellemző olyan naturális mutató kerüljön megállapításra, amely a legjobban kifejezi az ellátott feladatot. Nem tekintendő lényeges szempontnak, ha naturális mutató hiányában a felosztás az igénybevételnek megfelelő arányszámmal történik. A felosztás eredményeképpen keletkező kiadás valós adattól való eltérése akkor minősül jelentős összegűnek, ha annak aránya egy-egy szakfeladatra felosztott kiadás 10%-át meghaladja. c) A raktári készletek leltározása során az eltérések kompenzálásánál lényeges szempont, hogy a kompenzálandó készletek azonos felhasználási célúak és összetéveszthetők legyenek. A kompenzálás kizárólag azonos mennyiségre terjedhet ki. A káló elszámolásánál lényeges szempont az az ismérv, hogy a készletféleség az időjárás, a körülmények, a hőmérséklet hatására megromolhat, mennyisége csökkenhet, használhatatlanná válhat. d) A terven felüli értékcsökkenés elszámolása tekintetében nem tekintendő lényeges szempontnak, hogy az érték csökkenését milyen tényező okozta, lényeges azonban az, hogy használaton kívüli, csökkent használhatóságú eszköz a mérlegben teljes értéken ne kerüljön kimutatásra. A jelentős összegek meghatározása 9. Jelentős összegűnek minősül a különbözet abban az esetben, ha a) a tulajdoni részesedést jelentő befektetéseknél, valamint a hitelviszonyt megtestesítő, egy évnél hosszabb lejáratú értékpapíroknál, továbbá a készleteknél az értékvesztés összege meghaladja a bekerülési érték 20%-át vagy a 100.000 forintot; b) a követeléseknél az értékvesztés összege meghaladja a bekerülési érték 20%-át vagy a 100.000 forintot; c) a külföldi pénzértékre szóló követelés, befektetett pénzügyi eszköz, értékpapír, illetve kötelezettség mérlegfordulónapi értékelésekor a költségvetési év mérlegfordulónapjára vonatkozó devizaárfolyamon átszámított forintértéke és az értékelés előtti könyv szerinti értéke közötti különbözet összege meghaladja az értékelés előtti könyv szerinti érték 20%-át vagy a 100.000 forintot. A jelentős, a nem jelentős összegű hiba meghatározása 10. (1) Jelentős összegű a hiba, ha a hiba megállapításának évében, a különböző ellenőrzések során, egy adott költségvetési évet érintően (évenként külön-külön) feltárt hibák és hibahatások a saját tőkét és a tartalékokat növelő-csökkentő - értékének együttes (előjeltől független) összege eléri, vagy 7
meghaladja az ellenőrzött költségvetési év mérlegfőösszegének 2 százalékát, illetve a mérlegfőösszeg 2 százaléka nem haladja meg az 1 millió forintot, akkor az 1 millió forint. (2) Nem jelentős összegű a hiba, ha a hiba megállapításának évében, a különböző ellenőrzések során, egy adott költségvetési évet érintően (évenként külön-külön) feltárt hibák és hibahatások a saját tőkét és a tartalékokat növelő-csökkentő - értékének együttes (előjeltől független) összege nem haladja meg a jelentős összegű hiba előző bekezdés szerinti értékhatárát. (3) (4) Az Egyetem e szakasz (1)-(32) bekezdésében meghatározott értékek esetében az Áhsz. vonatkozó előírásait alkalmazza, a jogszabálytól Számviteli Politikájában nem tér el. (5) Amennyiben az ellenőrzés az előző költségvetési év(ek) éves elemi beszámolójában elkövetett jelentős összegű hibákat állapított meg, akkor az előző év(ek)re vonatkozó módosításokat a tárgyévi beszámoló kiegészítő mellékletének szöveges részében kell bemutatni. A szöveges beszámolóban kizárólag azoknak a jelentős hibáknak a hatását lehet bemutatni, amelyek a mérlegkészítés időpontjáig ismertté váltak, azokat a költségvetési szerv nem vitatja, nem fellebbezett, illetve már jogerőssé váltak. Az előző év(ek)et érintő hibákat függetlenül attól, hogy azok jelentős összegűek vagy sem, a hiba megállapításának évében kell a folyó évi könyvelésben elszámolni. A könyvvezetés kötelezettségének, a bevételek és kiadások könyvviteli elszámolásának szabályozása 11. (1) Az Egyetem kezelésében, ill. tulajdonában lévő eszközöket és azok forrásait, vagyoni helyzetében bekövetkezett változásait a valóságnak megfelelően, áttekinthetően, zárt rendszerben mutatja be. (2) Az Egyetem könyvvitelének idősoros és számlasoros vezetése az SAP rendszerben történik. Az SAP programmal a gazdasági események rögzítése elsődlegesen üzemgazdasági szemléletben történik. A költségvetési beszámoló elkészítéséhez szükséges pénzforgalmi főkönyvi könyveléseket átforgató programok biztosítják az üzemgazdasági bizonylatokból. Az átforgató programok futtatása a hó végi zárás keretében történik. Az üzemgazdasági illetve a pénzforgalmi főkönyvek megkülönböztetésére az üzemgazdasági főkönyvi számlák előtti T betű szolgál. (3) A program pénzforgalmi gazdasági műveleteket folyamatos adatrögzítéssel, a könyvviteli számlák meghatározott rendszerében az eszköz és forrás számlákon elsődleges költségnem elszámolással (közgazdasági osztályozás szerint) tartja nyilván. A funkcionális (szakfeladatra történő) könyvelési tételeket az SAP rendszer automatikusan hozza létre a költséghelyekhez rendelt szakfeladatok alapján. (4) Az Egyetem, az éves költségvetés bevételi, kiadási teljesítésével kapcsolatos gazdasági események forgalmát a Pénztári és Pénzkezelési szabályzatban felsorolt bankszámlákon bonyolítja le. A pénzforgalmi, illetve pénzforgalom nélküli bevételek, kiadások a megfelelő bankszámlákhoz kapcsolódva, illetve főkönyvi vegyes tételként külön kerülnek könyvelésre. Az egyéb gazdasági műveletek eszközökre és forrásokra gyakorolt hatását időszakonként, az analitikus nyilvántartásokból készített összesítő bizonylat (feladás) alapján kell rögzíteni a könyvviteli nyilvántartásban. 8
(5) A gazdasági események rögzítése a főkönyvi számlákon kívül egyidejűleg a következő kódokra történik: a) költséghely vagy rendelés, b) pénzügyi központ, c) pénzügyi tétel, d) pénzügyi alap (6) A kódok biztosítják: a) az Egyetem különböző szervezeti egységei gazdálkodásának elkülönítését, (költséghely, pénzügyi központ) b) a külön elkülönítetten kezelt témák megkülönböztetését, (rendelés) c) a bankszámlákkal történő egyeztetést. (pénzügyi alap) (7) Az analitikus nyilvántartásoknak szoros kapcsolatban kell lenniük a főkönyvi könyveléssel és a kettő között az értékadatok számszerű egyezőségét biztosítani kell. Az egyes eszközök és források analitikus nyilvántartásainak rendjét Számlarend tartalmazza. III. Záró rendelkezések 12. (1) A szabályzat 2011. december 16. napján lép hatályba. (2) A szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg a Szenátus 2006. december 14-i ülésén elfogadott Számviteli Politika hatályát veszti. Pécs 2011. december 16. dr. Bódis József rektor Záradék: A szabályzatot az Egyetem rektora a PTE Szervezeti és Működési Szabályzatának 3. sz. melléklete, az Egyetem Gazdálkodási Szabályzat 42. (7) bekezdése alapján 2011. december 16-án jóváhagyta. A szabályzat módosítását az Egyetem rektora a PTE Szervezeti és Működési Szabályzatának 3. számú melléklete, az Egyetem Gazdálkodási Szabályzat 43. (4) bekezdése alapján 2012. június 28-án jóváhagyta. A szabályzat módosítását az Egyetem rektora a PTE Szervezeti és Működési Szabályzatának 3. sz. melléklete, az Egyetem Gazdálkodási Szabályzat 43. (4) bekezdése alapján 2013. június 28-án jóváhagyta. A módosítások 2013. július 1. napján lépnek hatályba. 9